A formação universal raramente encaixa perfeitamente em alguém. Com a Trupeer, pode poupar horas no desenvolvimento personalizado começando com um modelo de plano de formação individual gratuito para cada colaborador, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando cada plano num resumo em vídeo que o colaborador e o gestor podem rever durante as reuniões 1:1.

A maioria dos planos de formação individual é uma lista de cursos em que a pessoa foi inscrita. Raramente estão errados, exatamente, mas raramente derivam de qualquer coisa.

Um plano individual vale a pena quando começa por uma lacuna específica: esta pessoa precisa de estar no nível três nesta competência, está no nível um, e aqui está como lá chega até quando. O resto é apenas uma marcação de formação com um nome.

Descarregar o modelo de plano de formação individual

Gratuito, editável, sem marca de água. Primeiro o Excel, porque a avaliação de lacunas é uma grelha e o plano sai dela.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de plano de formação individual para colaboradores, pode:

• Poupar horas no planeamento: Ignore a página em branco com uma estrutura criada para o desenvolvimento personalizado.

• Ajustar a aprendizagem à pessoa: Campos integrados para a função individual, objetivos e lacunas.

• Manter a identidade da marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Promover o envolvimento: Planos personalizados sinalizam investimento no crescimento do colaborador.

• Uniformizar entre colaboradores: Use o mesmo modelo para cada membro da equipa.

• Atingir equipas globais: Traduza planos de formação para 65+ idiomas com um clique.

Que documento de formação precisa?

Plano de formação ou plano de desenvolvimento?

Dois documentos para a mesma pessoa que respondem a perguntas diferentes, e misturá-los é a razão pela qual ambos acabam por ficar vagos.

Um novo colaborador, alguém numa função alterada, ou alguém com desempenho abaixo do esperado numa competência específica precisa de um plano de formação. Uma pessoa competente que quer evoluir precisa de um plano de desenvolvimento. Muitas pessoas precisam de ambos, e devem ser documentos separados porque, ao misturá-los, os objetivos de formação ficam pouco claros.

A escala de proficiência

Tudo depende de conseguir dizer em que nível a pessoa está e em que nível a função exige. Sem uma escala, as lacunas são opiniões.

Cinco níveis são suficientes. Mais granularidade gera discussões sobre se alguém é um 6 ou um 7 sem alterar nenhuma decisão.

A distinção importante é entre 2 e 3, porque é a linha entre precisar de supervisão e não precisar. A maioria dos planos de formação existe para levar alguém a ultrapassar essa linha.

O nível 5 raramente é um objetivo de formação. Vem de anos a fazer o trabalho, não de um curso.

A matriz individual de competências

Uma pessoa, as suas competências, o nível necessário e onde está.

A coluna necessária vem da função, não da pessoa. Defina-a uma vez por função e reutilize-a para todos os que estão nessa função, o que também torna a avaliação defensável em vez de pessoal.

Repare na linha com uma lacuna de três que tem prioridade baixa. O tamanho da lacuna e a urgência são coisas diferentes, e tratar a maior lacuna como a mais importante é um erro comum.

Identificar a lacuna com honestidade

A autoavaliação, por si só, tende a exagerar em algumas pessoas e a subestimar noutras, de forma bastante previsível. A avaliação do gestor, por si só, falha no que o gestor não observa.

O método prático: avaliem ambos de forma independente com base na mesma escala e, depois, discutam onde divergem. As discordâncias são a parte útil e, normalmente, revelam ou que a competência está mal definida, ou que o trabalho da pessoa não é visível para o gestor.

Quando as implicações o justificam, acrescentem evidência. Observem a pessoa a executar a tarefa, revejam resultados recentes ou perguntem a alguém que trabalha com ela. A avaliação baseada apenas numa conversa tende a medir confiança em vez de competência.

Sejam específicos sobre a própria competência. "Bom com folhas de cálculo" não pode ser avaliado. "Consegue criar uma tabela dinâmica a partir de dados exportados e verificar que a reconcilia" pode.

Priorizar as lacunas

Nem todas as lacunas são ultrapassadas de uma só vez. Três fatores determinam a ordem.

Consequência da lacuna. O que corre mal hoje porque não conseguem fazer isto? Uma lacuna numa coisa de que precisam semanalmente tem prioridade sobre uma lacuna numa coisa que só precisam trimestralmente.

Urgência. Até quando precisam disso? Uma lacuna numa tarefa com prazo em novembro não é prioridade deste mês, mesmo que seja grande.

Dependência. Algumas competências são pré-requisitos para outras. Ordenem-nas.

Duas ou três lacunas ativas de cada vez. Um plano que vise seis competências em simultâneo produz progressos lentos em todas e a pessoa acaba por ser avaliada como ainda no nível 2 em todas.

O modelo de plano de formação individual

O campo "como a competência será avaliada" é o que transforma isto de um calendário num plano. Decida-o antes de a formação acontecer, ou a avaliação vira uma conversa sobre se a pessoa se sente pronta.

Um plano de formação individual com exemplo

Colaborador: Analista de operações, 6 semanas na função. Motivo: Novo colaborador. Período: 3 meses.

Competência 1: Conduzir a reconciliação mensal

Competência 2: Responder a questões de fornecedores

Competência 3: Processar exceções

Não está neste plano. Pacote trimestral, lacuna de 3, adiado para o próximo plano, uma vez que não é necessário até novembro. A walkthrough gravada está disponível entretanto.

Revisão: mensal, 20 minutos.

Repare que a competência 3 tem como objetivo o nível 2 e não o nível 3. Definir um objetivo intermédio alcançável é melhor do que um objetivo de lacuna total que falha silenciosamente, e o plano diz explicitamente o que o nível 2 significa e o que não significa.

Escolher o método para cada lacuna

O método deve corresponder ao tipo de lacuna e a maioria dos planos recorre a um curso, independentemente.

A última linha vale a pena ser notada. Uma pessoa que compreende uma tarefa e ainda assim a faz mal não precisa de mais explicações. Precisa de fazê-la mais vezes, com alguém a verificar, o que é uma intervenção totalmente diferente.

Calendarização

• Proteja o tempo em horas, no calendário. A formação que compete com a entrega perde todas as semanas.

• Sequencie primeiro os pré-requisitos. Algumas competências dependem de outras.

• Alinhe o timing com o ciclo da tarefa. Aprender um processo mensal demora, no mínimo, três meses, porque só tem três tentativas.

• Não antecipe tudo. Uma semana de formação antes de alguém conseguir aplicar qualquer coisa é, em grande parte, desperdiçada.

• Deixe folga. Os planos com todas as semanas alocadas falham nas primeiras duas semanas mais ocupadas.

O ponto do ciclo da tarefa é aquele que as pessoas subestimam. Para qualquer coisa trimestral ou anual, a resposta honesta é que a pessoa não consegue atingir a independência dentro do período do plano e o plano deve dizê-lo, com uma gravação como solução intermédia.

Avaliar a competência

Decida a avaliação antes da formação e torne-a observável.

Observe a pessoa a fazê-lo. Não pergunte se se sente confiante, porque confiança e competência estão fracamente correlacionadas e a direção do erro varia consoante a pessoa.

Para qualquer coisa com implicações de conformidade, registe o resultado da avaliação e a data na matriz de formação, não apenas no plano.

O papel do gestor

Um plano de formação individual exige mais do gestor do que um programa em grupo.

• Defina os níveis necessários para a função, antes de avaliar qualquer pessoa com base neles.

• Avalie com honestidade, incluindo as competências em que a pessoa já está.

• Crie a oportunidade. A maioria dos métodos acima precisa de acesso a trabalho real que o gestor controla.

• Proteja o tempo e não o recupere numa semana atribulada.

• Deixe de fazer a tarefa. Para várias competências, a ação-chave do gestor é deixar de intervir, o que é mais difícil do que parece.

• Avalie no final, por observação em vez de conversa.

• Respeite as datas de revisão.

Cada competência no plano deve ter pelo menos uma ação do gestor. Se nenhuma delas tiver, o plano não acontece.

Rever o plano

Mensalmente para um plano ativo, e vinte minutos é suficiente.

Aborde o que foi tentado em vez do que foi agendado. Pergunte o que acharam mais difícil do que esperavam, o que normalmente revela uma lacuna que ninguém identificou. Reavalie o nível atual com honestidade, incluindo onde não houve evolução. Ajuste a linha temporal em vez de fingir que está no caminho certo.

Feche o plano formalmente quando as lacunas forem ultrapassadas e diga-o. Um plano de formação que vai desaparecendo deixa a pessoa sem certeza sobre se é considerada competente.

Como construir um plano de formação individual

1. Defina a proficiência necessária por competência para a função, uma vez, e reutilize-a.

2. Avalie de forma independente, tanto o colaborador como o gestor, com base na mesma escala.

3. Discuta as diferenças, que são a parte informativa.

4. Priorize com base na consequência, urgência e dependência, não no tamanho da lacuna.

5. Escolha duas ou três competências, no máximo.

6. Defina um objetivo de nível realista para cada uma, que pode ser um passo intermédio.

7. Escolha o método para corresponder ao tipo de lacuna.

8. Defina a avaliação antes da formação.

9. Escreva as ações do gestor e proteja o tempo.

10. Revise mensalmente e feche o plano de forma explícita.

Boas práticas

• Níveis necessários definidos pela função, não por pessoa.

• Ambas as partes avaliam primeiro de forma independente.

• Duas ou três competências de cada vez.

• Objetivos intermédios quando a lacuna é grande.

• Método alinhado com o tipo de lacuna.

• A avaliação é definida antes da formação e feita por observação.

• Tempo protegido em horas.

• Uma ação do gestor por competência.

• Revisões mensais de vinte minutos.

• Plano fechado de forma explícita quando as lacunas forem ultrapassadas.

Erros comuns

• Uma lista de cursos sem avaliação de lacunas por trás.

• Competências demasiado vagas para avaliar, como "boa comunicação".

• Níveis necessários inventados por pessoa em vez de definidos pela função.

• Gestor a avaliar sozinho, sem captar o que não observa.

• Seis competências de uma vez, para que nada avance.

• Objetivos de lacuna total que nunca foram alcançáveis no período.

• Um curso escolhido para cada lacuna, independentemente do tipo.

• A avaliação é feita por conversa, medindo confiança.

• Tempo sem proteção, pelo que a formação perde para a entrega todas as semanas.

• Sem ações do gestor, pelo que o plano depende inteiramente do colaborador.

• Planos para tarefas mensais ou trimestrais com uma linha temporal mais curta do que o ciclo da tarefa.

• Nunca fechado formalmente, pelo que ninguém sabe se funcionou.

Os 20 por cento que não escalam

Abra o modelo na Trupeer AI, aplique o seu kit de marca para que os documentos de formação correspondam aos restantes materiais de RH e edite qualquer secção diretamente. A configuração está no guia do modelo.

Veja a coluna do método no exemplo trabalhado. A maioria das lacunas é ultrapassada ao ver alguém competente, e depois fazer com essa pessoa disponível. Isso depende de o analista sénior ter tempo, estar presente e de a tarefa acontecer enquanto o formando está disponível.

Para qualquer coisa mensal ou trimestral, isso é uma restrição real. Três tentativas em três meses é o máximo absoluto e, se uma for falhada, o plano atrasa um mês.

Registe a tarefa uma vez e a Trupeer AI gera o procedimento escrito e uma walkthrough em vídeo narrada a partir da mesma passagem, pelo que o passo de observação fica disponível sempre que a pessoa estiver pronta, e não quando o ciclo volta a acontecer. Isto não substitui fazer a tarefa, que é de onde vem realmente a competência, mas remove a dependência de calendarização da parte de aprendizagem.

Traduza para 65+ idiomas e mantenha o conjunto na sua base de conhecimento para que o plano da próxima pessoa possa usar o mesmo material.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito de plano de formação individual para colaboradores em Word?

Sim. A versão em Word é o documento do plano a partir do qual o colaborador e o gestor trabalham, com espaço para escrever com as palavras da própria pessoa. Descarregamento gratuito, sem registo, sem marca de água.

Existe um modelo de plano de formação individual para colaboradores em Word em formato .doc?

Sim, uma versão .doc está incluída juntamente com .docx para sistemas antigos de RH.

Posso descarregar um modelo gratuito de plano de formação individual para colaboradores em Word?

Sim, todos os formatos são descarregamentos gratuitos sem necessidade de conta e sem atribuição.

Existe um modelo gratuito de plano de formação individual para colaboradores em Excel?

Sim, e o Excel é onde o trabalho acontece. Contém a matriz de competências com a proficiência necessária e atual por competência, a lacuna calculada, a prioridade e o próprio plano. A avaliação de lacunas é uma grelha, por isso uma folha de cálculo adapta-se melhor do que um documento.

Existe um modelo gratuito de plano de formação individual para colaboradores em PDF?

Sim, como a versão acordada para assinatura e como um exemplo trabalhado completo para que possa ver o nível de especificidade que torna um plano utilizável.

Existe um modelo de calendário de formação em Excel, gratuito para descarregar?

Sim, embora seja um documento diferente. Um calendário de formação é o calendário avançado das sessões ao longo da organização e existe na página do modelo de formação do colaborador, juntamente com a matriz de formação e os registos.

Existe um modelo de plano de formação em Word?

Sim. Para um programa para equipa ou para toda a organização, em vez de uma pessoa, use o modelo de plano de formação. Esta página abrange o plano para um único colaborador identificado, construído a partir das suas lacunas específicas.

O que é um plano de formação individual para colaboradores?

Um plano para uma pessoa identificada, que define quais as competências de que precisa para atingir um nível necessário, onde está atualmente, como vai ultrapassar a lacuna, até quando e como a competência será avaliada. Distingue-se de um plano de formação porque começa pela lacuna de uma pessoa, e não por um programa.

O que deve incluir um plano de formação individual?

O colaborador e a função, o motivo pelo qual o plano existe, duas ou três competências abrangidas, a proficiência necessária e atual para cada uma, o objetivo para este plano, o método, quem o fornece, as linhas temporais, como a competência será avaliada, as ações do gestor, o tempo protegido e as datas de revisão.

Como identificar as necessidades de formação de um colaborador?

Defina primeiro a proficiência necessária por competência para a função e, depois, peça ao colaborador e ao gestor para avaliarem de forma independente com base na mesma escala e comparem. As discordâncias são a parte útil, uma vez que normalmente significam ou que a competência está mal definida, ou que o trabalho da pessoa não é visível para o gestor. Quando as implicações o justificam, acrescentem evidência observando a tarefa.

O que é uma escala de proficiência e porque usar uma?

Um conjunto definido de níveis, tipicamente nenhum, ciente, com apoio, independente, profissional e especialista, usado para descrever em que nível a pessoa está numa competência. Sem uma escala, as lacunas são opiniões e não é possível avaliar o progresso. A linha crítica é entre com apoio e independente, uma vez que é isso que a maioria dos planos de formação existe para ultrapassar.

Quantas competências deve abranger um plano de formação individual?

Duas ou três de cada vez. Mais do que isso produz progressos lentos em todas e uma pessoa que ainda precisa de apoio em tudo na revisão. Feche duas lacunas e comece um novo plano em vez de abrir seis.

Qual é a diferença entre um plano de formação e um plano de desenvolvimento?

Um plano de formação fecha uma lacuna na função atual e, normalmente, decorre ao longo de semanas a meses. Um plano de desenvolvimento faz a pessoa evoluir para uma função futura ao longo de seis a vinte e quatro meses. Mantenha-os como documentos separados, uma vez que, ao combiná-los, os objetivos de formação ficam pouco claros e as metas de desenvolvimento ficam demasiado a curto prazo.

Quanto tempo deve durar um plano de formação individual?

Três a seis meses para a maioria das lacunas. A restrição determinante é frequentemente o ciclo da tarefa e não a aprendizagem: para um processo mensal, três meses dão três tentativas e, para qualquer coisa trimestral, o plano deve dizer com honestidade que a independência não é alcançável dentro do período.

Como avaliar se a formação funcionou?

Por observação face ao nível-alvo, decidido antes de a formação começar. No nível independente, isso significa concluir a tarefa sem ajuda, com o output verificado e correto. Perguntar se a pessoa se sente pronta mede confiança, que se correlaciona fracamente com competência.

Posso personalizar este modelo de plano de formação individual?

Sim, cada versão é totalmente editável. A escala de proficiência vale a pena manter consistente em toda a sua organização, mesmo que altere os rótulos, uma vez que os planos só são comparáveis se todos estiverem a usar as mesmas definições.

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