A formação inicial de novos colaboradores é o melhor indicador isolado do sucesso a longo prazo dos colaboradores. Com a Trupeer, pode poupar horas na conceção da formação ao começar com um modelo gratuito de formação inicial, personalizá-lo com as suas orientações de marca e transformar a formação em módulos de vídeo envolventes que os novos colaboradores realmente acabam.

O que é um modelo de formação inicial e o que é que planeia?

Um modelo de formação inicial é a estrutura reutilizável para planear o que um novo colaborador aprende, por que ordem, com quem e até quando. Abrange as competências e conhecimentos específicos para desempenhar o trabalho, o que é mais restrito do que a integração e mais abrangente do que um único curso.

Responde a três perguntas. O que é que esta pessoa precisa de conseguir fazer. Em que sequência vai aprendê-lo. E como é que alguém consegue dizer se funcionou.

A maioria dos modelos que vai encontrar responde às duas primeiras mapeando o conteúdo para um calendário contado a partir da data de início: semana um, semana dois, trinta dias, sessenta dias. Esta é a estrutura intuitiva e é a origem do problema de que esta página trata.

Porque é que a formação da primeira semana é quase esquecida até à quinta

Quase todas as organizações fazem uma abordagem “front-load”. A primeira semana ou duas é uma sequência densa de demonstrações de sistemas, panoramas de produtos, briefings de políticas e walkthroughs de processos, entregues enquanto o novo colaborador não tem contexto para associar qualquer uma dessas coisas.

Há boas razões para isso acontecer. Os formadores estão disponíveis nessa altura. Parece eficiente agrupar. Toda a gente está nervosa por a pessoa não ter nada para fazer. E existe uma sensação real de que se deve dizer às pessoas as coisas antes de elas precisarem, em vez de depois.

O problema é que as pessoas não retêm conhecimento processual que não têm uso imediato. Mostre a alguém como levantar uma nota de crédito na semana um e essa pessoa não vai levantar uma até à semana seis, altura em que vai precisar de voltar a ser mostrado. A formação aconteceu, o registo diz que está concluída, e o conhecimento não está lá.

Pode ver isto num número que quase todas as organizações conseguem calcular e quase nenhuma faz: a diferença entre o dia em que uma peça de formação é entregue e o dia em que a pessoa a utiliza pela primeira vez. Quando essa diferença é de alguns dias, a retenção é boa. Quando é de dois meses, a formação foi essencialmente teatro, e o verdadeiro ensino será feito mais tarde por quem estiver mais perto quando a pessoa ficar bloqueada.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção Templates

Vá à secção Templates no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a vista do modelo

Se necessário, expanda a vista do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra o Preview.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de formação inicial pode:

• Poupar horas na conceção: Evite a página em branco com uma estrutura completa para a formação inicial.

• Ganhar velocidade: Uma formação mais clara reduz o tempo até à produtividade para cada novo colaborador.

• Manter-se fiel à marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o brand kit da Trupeer.

• Envolver desde o primeiro dia: Transforme uma formação densa em módulos de vídeo que os novos colaboradores realmente veem.

• Uniformizar entre colaboradores: Use o mesmo modelo para cada função e região.

• Atingir colaboradores globais: Traduza a formação inicial para 65+ idiomas com um clique.

A diferença entre a entrega e a primeira utilização — e por que prevê tudo

Pegue na sua formação inicial existente e liste todos os módulos, sessões ou temas. Depois, para cada um, calcule o dia mediano em que um novo colaborador o utiliza pela primeira vez.

Esse segundo número é determinável. Pergunte a três pessoas que entraram no último ano, ou observe o trabalho em si: quando é que um novo vendedor negocia um contrato pela primeira vez, quando é que um novo engenheiro faz a primeira implementação, quando é que um novo agente de suporte trata pela primeira vez uma escalada.

Subtraia. O resultado é a diferença entre a entrega e a primeira utilização de cada item, e isso divide a sua formação em três grupos.

Com menos de cerca de dez dias, a formação mantém-se. Este é o material que pertence genuinamente à primeira quinzena.

Entre duas semanas e um mês, a retenção é parcial. A pessoa vai lembrar-se de que existe e vai precisar de uma referência em vez de uma nova explicação, o que significa um job aid em vez de outra sessão.

Para além de cerca de um mês, trate-o como não treinado. Seja o que for que tenha sido entregue, vai precisar de ser entregue novamente; por isso, as opções honestas são mover a formação para mais tarde ou aceitar que está a pagar por ela duas vezes.

A reformulação que se segue é simples. Mantenha os itens com diferença curta onde estão. Transforme os itens com diferença média em material de referência. Mova os itens com diferença longa para o momento em que são necessários, acionados pelo trabalho e não pelo calendário.

Como mapear cada item de formação para a sua primeira utilização

Construa esta tabela para o seu próprio programa antes de mudar qualquer coisa. Normalmente demora uma tarde e faz o argumento por si, porque os números na coluna de diferença são difíceis de defender depois de estarem escritos.

Duas cautelas. Alguns conteúdos de formação têm mesmo de ser “front-loaded” independentemente da diferença, o que significa qualquer coisa com uma exigência de segurança, legal ou regulamentar associada, e essas linhas ficam onde estão por razões que não têm a ver com a retenção. E uma diferença longa às vezes indica que o trabalho está mal sequenciado e não a formação, o que vale a pena verificar antes de mover qualquer coisa.

Modelo gratuito de formação inicial: a estrutura a copiar

Copie daqui. Uma linha por item de formação.

Cabeçalho. Função. Data de início. Gestor e responsável pela formação. O resultado único que esta formação existe para produzir, expresso como algo que a pessoa conseguirá fazer sem supervisão.

Lista de competências. O que esta pessoa tem de conseguir fazer de forma independente até ao fim do período de formação. Seis a dez itens, formulados como tarefas em vez de temas. “Conduzir uma chamada de descoberta sem ajuda” em vez de “formação de descoberta”.

Linhas de formação. Para cada item: o que abrange, quem o entrega, formato, quando é entregue, o acionador que o dispara quando não é baseado no calendário, primeira utilização esperada e como é verificada a competência.

Acionadores. Os eventos observáveis que libertam a formação posterior. Primeiro negócio a atingir um determinado nível, primeira escalada recebida, fim do primeiro mês, primeira reclamação do cliente. Esta é a coluna que distingue o modelo de um calendário.

Verificações. Para cada competência, como é que vai saber. Observação, uma tarefa real feita sem supervisão, uma revisão de um resultado real. Não é um teste, e não é presença.

Material de referência. O que existe como documento ou job aid em vez de uma sessão, para os itens com diferença média.

Pontos de revisão. Duas datas: uma no fim do período “front-loaded” e outra no momento em que a maioria dos acionadores deveria ter sido disparada. Em cada um, a pergunta é quais as competências confirmadas, e não quais as sessões que foram entregues.

Copie até aqui. Mantenha tudo com duas páginas. O modo de falha dos modelos de formação é que se expandem para listar todos os temas do negócio; e, a partir daí, ninguém agenda nada com base neles.

O que deve incluir um plano de formação inicial?

Seis coisas, e a maioria dos modelos inclui quatro delas.

As competências, escritas como tarefas que a pessoa vai fazer sem supervisão. Os itens de formação que constroem cada uma. Quem entrega cada um, pelo nome. Quando, por data ou por acionador. Como é confirmada a competência. E o que acontece se não for.

As duas que normalmente faltam são a coluna de acionador e a última. Quase nenhum plano de formação diz o que acontece quando alguém chega ao ponto de revisão sem uma competência confirmada, o que significa que, na maioria das vezes, não acontece nada, e o plano passa silenciosamente a ser um registo das sessões a que a pessoa assistiu.

Diga-o de forma clara: estender, voltar a ensinar, ajustar a função ou escalar. Nomear as opções com antecedência torna a conversa possível.

O bootcamp que ensinou questionários de segurança ao nono dia

A Wickstead Software contratou executivos de contas para um bootcamp de integração de duas semanas, com vinte e três módulos: produto, preços, posicionamento competitivo, CRM, descoberta, tratamento de objeções, contratação, questionários de segurança e navegação de procurement entre eles.

Foi bem construído e bem revisto. O tempo mediano até ao primeiro negócio fechado de um novo AE foi de cento e quarenta e um dias, face a uma meta de noventa.

Alguém mapeou cada módulo para o dia mediano em que um novo AE o utilizou pela primeira vez.

Seis módulos foram usados dentro de dez dias: noções de CRM, prospeção, demonstração do produto base. Nove ficaram entre o dia trinta e o dia setenta, maioritariamente descoberta, preços e tratamento de objeções. Oito não foram usados até depois do dia noventa. As correções do MSA, ensinadas no dia oito, foram usadas pela primeira vez no dia noventa e seis. O deslocamento competitivo, no dia cento e quatro. Os questionários de segurança, ensinados no dia nove, foram necessários pela primeira vez no dia cento e dezoito. A navegação de procurement, no dia cento e trinta e um.

A diferença mediana em todos os vinte e três módulos foi de sessenta e um dias.

O segundo número veio dos gestores. Quando perguntaram quanto tempo passaram a voltar a explicar o conteúdo do bootcamp aos AE nos seus primeiros seis meses, a resposta média foi de quatro horas por AE por mês. Ao longo de vinte e dois novos colaboradores nesse ano, foram cerca de mil horas de tempo de gestão comercial a ensinar coisas que já tinham sido ensinadas.

A reformulação reduziu o bootcamp de duas semanas para quatro dias, cobrindo apenas os seis módulos com diferenças curtas. Os dezassete restantes tornaram-se sessões acionadas, libertadas pelo pipeline do próprio AE. O treino de questionários de segurança dispara quando a primeira oportunidade enterprise entra na avaliação técnica. O treino de correções dispara quando uma proposta é aceite em princípio. A navegação de procurement dispara na primeira vez em que um negócio chega ao jurídico.

O tempo mediano até ao primeiro negócio fechado passou de cento e quarenta e um dias para cento e quatro. A reexplicação pelo gestor caiu de cerca de quatro horas por AE por mês para uma hora e meia.

O resultado inesperado foi a pontuação de satisfação, que subiu. Quatro dias focados resultaram melhor do que duas semanas de “firehose”, e os novos AE reportaram sentir-se menos atrasados, e não mais.

Como criar um plano de formação inicial, passo a passo

Escreva primeiro a lista de competências, com o gestor e não com o RH. Seis a dez coisas que a pessoa tem de conseguir fazer sem supervisão, formuladas como tarefas.

Para cada competência, pergunte quando é que um novo colaborador tem de a fazer pela primeira vez. Isso dá-lhe a coluna de primeira utilização antes de desenhar qualquer coisa, que é a ordem certa.

Agora decida o ponto de entrega de cada uma, trabalhando para trás a partir da primeira utilização e não para a frente a partir da data de início. Tudo o que tiver diferença curta entra na primeira quinzena. Tudo o que tiver diferença longa recebe um acionador.

Dê nome à pessoa que vai entregar cada item. A formação sem um responsável nomeado não acontece, e “a equipa” não é um nome.

Decida como é verificada cada competência e, sempre que possível, faça-o através de observação do trabalho real.

Depois, faça um teste de pressão percorrendo os primeiros noventa dias de um novo colaborador real. Cada ponto em que o plano diz “ensinado” e o trabalho diz “ainda não é necessário” é uma linha para mover.

Como personalizar o plano de formação por função

A estrutura mantém-se entre funções. Três coisas mudam.

A lista de competências, obviamente, e deve ser escrita pela pessoa que gere essa função, em vez de ser adaptada a partir da de outra equipa.

Os eventos acionadores, porque vêm do trabalho. Os acionadores de vendas vêm de etapas do pipeline. Os acionadores de suporte vêm dos tipos de tickets recebidos. Os acionadores de engenharia vêm da primeira vez em que é necessário um certo tipo de mudança. Os acionadores de operações vêm muitas vezes do calendário, o que significa fim do primeiro mês ou primeira contagem de stock, e são os mais fáceis de planear.

E a parte “front-loaded”, que varia mais do que as pessoas esperam. As funções com contacto imediato com clientes precisam de mais na primeira semana, porque o custo de um erro inicial é externo. As funções com um período seguro longo podem quase nada ter de ser entregues à partida.

Quando uma função tem uma componente regulamentar ou de segurança, essa parte não é negociável independentemente da diferença, e pertence ao início com uma conclusão registada. Esta página não é aconselhamento de conformidade e, quando a formação é exigida por lei, a exigência define o calendário e não este método.

Tipos de modelo de formação inicial e qual usar

Plano baseado no calendário. Tudo agendado por dia ou semana a partir da data de início. Simples, e é o que a maioria dos modelos lhe dá. Funciona quando o trabalho é repetitivo e tudo é usado rapidamente, o que é verdade para algumas funções operacionais e para quase nenhuma função profissional.

Plano baseado em acionadores. Itens posteriores libertados por eventos observáveis no trabalho. Melhor retenção, mais administração, e precisa de alguém a vigiar os acionadores.

Híbrido. Quinzena “front-loaded” para o material com diferença curta, acionadores para o resto. É o que o modelo acima assume e o que a maioria das organizações deve usar.

Programa por cohort. Grupos fixos a avançar em conjunto, comum em contratações de grande volume. É eficiente de entregar e estruturalmente incompatível com acionadores, já que os acionadores disparam em momentos diferentes para cada pessoa. O compromisso é um início fixo do cohort mais acionadores individuais depois.

Com buddy ou orientado por shadow. Aprender trabalhando ao lado de alguém. Excelente para conhecimento tácito, pouco fiável para cobertura, e funciona melhor como complemento em vez do plano.

Como medir o sucesso da formação inicial?

Não pela conclusão e não pela satisfação, embora ambos valham a pena recolher.

Três medidas dizem-lhe algo. Tempo até à conclusão sem supervisão de cada competência, que é a leitura direta de se a formação funcionou. Horas de reensino, ou seja, quanto tempo os gestores passam a voltar a explicar, que é o sinal mais claro de um problema de diferença. E o ponto em que a qualidade do output de um novo colaborador corresponde à mediana da equipa, que é o número de que o negócio realmente se importa.

Recolha a primeira com o gestor em cada ponto de revisão, a segunda pedindo aos gestores mensalmente por um trimestre, e a terceira a partir de qualquer medida de qualidade que a função já tenha.

As pontuações de satisfação valem a pena ser observadas por uma coisa específica. Uma pontuação alta com uma rampa longa costuma significar que a formação foi agradável e mal calendarizada — exatamente o padrão no exemplo trabalhado acima.

Plano de formação ou guia de integração: o que está a construir?

São documentos diferentes para leitores diferentes e vale a pena separá-los antes de começar.

O plano de formação é para o gestor e para o responsável pela formação. Sequencia a construção de competências, nomeia os responsáveis pela entrega e define verificações. O novo colaborador vê-o, mas não é escrito para ele.

O guia de integração é para o novo colaborador. Explica o que acontece, o que consegue fazer sem pedir, a quem pedir sobre o quê e o que é normal. O nosso modelo de guia de integração para novos colaboradores cobre isso e responde a perguntas que este plano não aborda.

O plano 30-60-90 é o documento de resultado acordado entre o gestor e o colaborador, cobrindo o que terão alcançado e não o que terão sido ensinados. O nosso modelo de 30-60-90 dias cobre isso e fica ao lado deste, em vez de o substituir.

Se estiver a construir os três, construa este em segundo. O guia deve existir antes do primeiro dia, o plano de formação antes da primeira semana e o 30-60-90 na primeira quinzena, depois de o gestor ter conhecido a pessoa.

Posso obter um modelo de formação inicial em Word ou Excel?

O Excel serve para o próprio plano, porque a versão útil tem uma linha por item de formação com colunas para ponto de entrega, acionador, primeira utilização esperada, diferença e verificação. A coluna de diferença deve calcular-se sozinha, e é a ordenação por ela que produz a reformulação.

O Word serve para a lista de competências e as notas de revisão, e é o formato melhor se o seu plano vai ser discutido com o novo colaborador e não apenas usado para agendamento.

O PDF serve para a versão arquivada no fim do período de formação como registo do que foi entregue e confirmado. Para o exercício de mapeamento na tabela acima, use uma folha de cálculo, porque o valor está inteiramente em ordenar pela coluna de diferença.

Como criar conteúdos de formação sem um projeto de curso

A razão pela qual a formação com diferença longa é “front-loaded” raramente é convicção. É que o formador está disponível na semana um e organizá-lo novamente no mês quatro é mais difícil; por isso, tudo é entregue quando pode, e não quando deveria.

A gravação elimina essa restrição por completo. A Trupeer AI transforma uma gravação de ecrã num guia escrito e num vídeo a partir da mesma passagem; assim, a pessoa que sabe como lidar com um questionário de segurança grava-o uma vez e ele dispara quando o acionador acontece, sem que ninguém tenha de reagendar uma sessão.

Grave. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Isto também resolve os itens com diferença média, que precisam de uma referência e não de uma sessão. A mesma gravação produz um documento para a sua knowledge base e um guia curto na sua própria marca. Training videos e guides cobrem o programa mais alargado, e a tradução significa que um plano criado para uma região funciona na seguinte. As instruções de configuração estão no document template setup guide.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito de formação inicial em Word ou doc?

A estrutura acima é colada diretamente no Word ou no Google Docs, incluindo a coluna de acionador que os modelos padrão omitem. Não há download bloqueado e não há formulário. Escreva primeiro a lista de competências, porque tudo o resto depende dela e é a parte que precisa do gestor e não de um modelo.

Existe um modelo gratuito de formação inicial em Excel?

O Excel é o recipiente certo. Uma linha por item de formação, com colunas para competência, responsável pela entrega, ponto de entrega, acionador, primeira utilização esperada, diferença calculada e verificação. Ordene pela coluna de diferença uma vez e a reformulação torna-se óbvia sem que ninguém tenha de discutir.

Existe um modelo gratuito de formação inicial em PDF?

Exporte no fim do período de formação como registo do que foi entregue e quais as competências que foram confirmadas. Mantenha a versão de trabalho editável, já que os acionadores disparam em momentos diferentes por pessoa e o plano muda à medida que isso acontece.

Existe um modelo de calendário de formação em Excel?

Um calendário e um plano são coisas diferentes. O calendário são datas, salas, responsáveis pela entrega e presença, que o Excel trata bem. O plano são competências e verificações. Construa o plano primeiro e depois gere o calendário a partir da parte “front-loaded”, porque um calendário escrito primeiro tende a preencher o tempo disponível em vez da necessidade real.

Onde posso encontrar um modelo gratuito de integração de colaboradores em Word?

A integração abrange equipamento, contas, conformidade e boas-vindas, o que é um documento diferente da formação. Se quiser a versão escrita para o novo colaborador ler, o nosso modelo de guia de integração para novos colaboradores cobre isso. A checklist do lado do empregador é um terceiro documento.

Quanto tempo deve durar a formação inicial?

A parte “front-loaded” deve ser tão curta quanto o material com diferença curta exige, o que normalmente são três a cinco dias e não duas semanas. O programa completo dura enquanto os acionadores demoram a disparar, o que para uma função complexa pode ser seis meses. São números diferentes e confundi-los é por isso que os bootcamps ficam longos.

Quem deve entregar a formação inicial?

Quem quer que faça o trabalho, com o gestor a assumir o plano. A formação entregue inteiramente por uma função central tende a ser bem estruturada e ligeiramente errada nos detalhes, porque os detalhes mudam mais depressa do que o curso. Dê nome a uma pessoa para cada linha, porque a formação sem responsável não acontece.

Qual é a diferença entre um plano de formação e uma matriz de formação?

Um plano é para uma pessoa ao longo de um período. Uma matriz é para uma equipa, mostrando quem é treinado em quê e onde estão as lacunas de cobertura, e é um documento permanente e não temporário. Os novos colaboradores aparecem como uma coluna na matriz assim que o respetivo plano estiver concluído.