Os primeiros 30 dias da integração de uma nova pessoa contratada moldam tudo o que se segue. Com a Trupeer, pode poupar horas no design da integração começando com um modelo de guia de integração gratuito para novas pessoas contratadas, personalizando-o com as suas orientações de marca e transformando o guia em módulos de vídeo envolventes que as novas pessoas contratadas realmente acabam.

Para que serve um modelo de guia de integração de novas pessoas contratadas?

Um guia de integração de novas pessoas contratadas é o documento que a pessoa que está a começar realmente lê. Não é a lista de verificação pela qual o RH trabalha, não é o plano que o/a gestor(a) preenche, não é o registo que mostra até onde chegou o grupo. É o que chega ao e-mail dela e responde à pergunta que ela está mesmo a fazer: o que é que eu faço agora.

Essa diferença pode soar pedante e é precisamente esse o ponto. Pesquise por modelos de integração e vai encontrar listas de verificação, horários, registos, formulários e matrizes — quase todos existem para que o empregador possa ver que a integração aconteceu. Pouquíssimos são legíveis para a pessoa que está a ser integrada.

O guia é o documento em falta, e é aquele que muda a rapidez com que alguém se torna útil.

Porque é que a maioria dos modelos de integração é escrita para o RH, e não para a pessoa contratada

Veja o que o resultado principal desta pesquisa oferece: dezasseis modelos, incluindo um modelo de registo, uma lista de verificação para RH, uma lista de verificação do/a gestor(a), um formulário e um horário. Todos são documentos legítimos. Quinze dos dezasseis são coisas que a nova pessoa contratada nunca vê.

Há uma razão para isso. A integração é medida por conclusão, porque a conclusão é fácil de medir. O portátil chegou? O contrato foi assinado? O/a colega foi atribuído? A reunião de verificação do dia 30 foi realizada? Uma lista de verificação é o instrumento natural para isso e cumpre bem a sua função.

O que a conclusão não mede é se a pessoa consegue fazer alguma coisa ainda. São variáveis diferentes e que se separam com frequência: uma organização pode concluir quarenta e duas tarefas de integração a tempo, enquanto a nova pessoa contratada fica sentada na secretária durante uma quinzena sem saber se tem permissão para avançar com uma mudança.

Por isso, o guia não é uma versão mais simpática da lista de verificação. Responde a uma pergunta diferente para um leitor diferente e, se só construir um, construa este, porque a lista de verificação gere sobretudo o seu próprio risco.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abra a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecione e abra um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expanda a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Edite o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de guia de integração de novas pessoas contratadas, pode:

• Poupar horas no design: Evite a página em branco com uma estrutura de integração abrangente.

• Acelerar a integração: Uma integração clara reduz significativamente o tempo até à produtividade.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Envolver desde o primeiro dia: Transforme documentos densos de integração em módulos de vídeo que as novas pessoas contratadas realmente veem.

• Uniformizar entre novas pessoas contratadas: Use o mesmo modelo para cada nova pessoa contratada e para cada função.

• Atingir equipas globais: Traduza guias de integração para 65+ idiomas com um clique.

O trabalho do guia é eliminar a hesitação, não transferir informação

As novas pessoas contratadas não ficam sem informação. No primeiro dia, normalmente recebem um manual, um organigrama, um resumo de benefícios, ligações para uma dúzia de sistemas e um convite para perguntar o que quiserem.

O que as atrasa é a hesitação. Elas não marcam tempo com a pessoa de que precisam, não fazem a pergunta que as desbloqueia, não carregam no botão, porque não conseguem dizer se têm permissão para isso e não conseguem avaliar como é que perguntar as vai fazer parecer.

Essa hesitação é cara e quase totalmente invisível, porque não gera nenhum ticket, nenhuma reclamação e nenhuma resposta a um inquérito. Aparece apenas como uma integração longa, que depois é atribuída à dificuldade da função.

O conteúdo que a elimina não é mais informação. É permissão e normas: o que pode fazer sem pedir, o que é normal aqui, a quem perguntar sobre o quê e o que não se espera que ainda compreenda. Quase nenhum pacote de integração contém qualquer uma das quatro coisas — e são baratas de escrever porque toda a gente já sabe as respostas.

As quatro perguntas de integração que uma nova pessoa contratada não vai fazer

O padrão em todas as quatro é o mesmo. Cada uma é uma pergunta com um custo social associado, o que significa que as pessoas ficam à espera em vez de perguntar — e o ficar à espera é o custo.

Escrevê-las elimina totalmente o custo social, porque uma frase num documento não é um favor que alguém tenha de conceder.

Modelo gratuito de guia de integração de novas pessoas contratadas: a estrutura a copiar

Copie a partir daqui. Escrito na segunda pessoa, dirigido à nova pessoa contratada.

Antes de começar. O que chega e quando, o que precisa de trazer ou concluir, quem vai encontrar, a que horas e onde, e o que fazer se algo não tiver chegado.

O seu primeiro dia. Uma lista curta e ordenada do que vai acontecer, com um estado final: no fim de hoje terá as suas contas, terá conhecido a sua equipa e saberá quem é o/a seu/sua colega de apoio. Inclua o que não precisa de fazer hoje.

O que pode fazer sem pedir. A lista de permissões. Esta é a secção que faz mais trabalho e a que ninguém escreve.

A quem perguntar sobre o quê. Uma tabela de encaminhamento por tema com um nome e um canal.

Como é que o normal é aqui. Tempos de resposta, cultura de reuniões, realidade do horário de trabalho, como é que as decisões são tomadas, o que as pessoas fazem quando discordam.

A sua primeira semana. Três ou quatro resultados em vez de um horário, e o nome da primeira pequena parte de trabalho real.

O seu primeiro mês. O que deve conseguir fazer sem supervisão até ao fim, para que possam medir-se face a algo.

O que não se espera que saiba ainda. Explicitamente, com um prazo. Esta secção evita mais ansiedade do que o resto do documento combinado.

Palavras e siglas que usamos. No máximo vinte entradas, escolhidas do que as pessoas dizem realmente nas reuniões, e não da documentação do produto.

Se ficar bloqueado. O que fazer, por ordem, com uma pessoa identificada no fim.

Copie até aqui. Procure ter três a cinco páginas. A tendência é incluir tudo o que a nova pessoa contratada vai precisar eventualmente, e essa tendência produz um documento que ninguém acaba.

O que posso fazer sem pedir? A lista de permissões

Esta é a secção que vale a pena construir primeiro e demora cerca de quarenta minutos com um/a gestor(a) e alguém que se juntou nos últimos seis meses.

Pergunte à pessoa que entrou recentemente sobre o que hesitou. Pergunte ao/à gestor(a) o que gostaria que as pessoas simplesmente fizessem. A sobreposição é a sua lista.

Uma versão típica de engenharia vai até doze ou quinze itens: marcar tempo com qualquer pessoa, incluindo a liderança; recusar uma reunião em que não é necessário e dizer porquê; avançar para um branch de funcionalidade; abrir um pull request de rascunho antes de estar terminado; fazer uma pergunta no canal da equipa em vez de uma mensagem direta; gastar até um valor indicado em ferramentas sem aprovação; dizer numa standup que não compreende algo; trabalhar a partir de casa num dia em que precisa; reservar uma hora para ler documentação; fechar um ticket que não consegue reproduzir.

Duas regras tornam isto credível. Cada item tem de ser verdadeiramente correto, porque um item que se venha a descobrir que precisa de aprovação descredibiliza toda a lista. E tem de ser assinado pela pessoa que poderia anulá-lo, ou seja, o/a gestor(a) e não o RH.

Quando algo realmente precisa de aprovação, diga-o de forma clara e indique quem a dá. A lista funciona porque é honesta em ambos os sentidos.

A quem perguntar sobre o quê: a tabela de encaminhamento de integração

As novas pessoas contratadas recebem um organigrama, que lhes diz quem responde a quem e nada sobre a quem perguntar.

Substitua-o por uma tabela de encaminhamento por tema. Portátil avariado. Não consigo aceder a um sistema. Pergunta sobre remuneração. Pergunta sobre o produto. Bloqueado num problema técnico. Preciso de algo comprado. Acho que encontrei um bug. Não sei se algo é uma prioridade. Questão pessoal a afetar o trabalho.

Cada linha recebe um nome, um canal e, quando a resposta é genuinamente uma equipa e não uma pessoa, basta o canal.

Adicione uma linha que a maioria das tabelas não tem: o que fazer quando não sabe qual linha se aplica. Essa é a situação mais comum na primeira semana e merece um valor por defeito com nome.

O pacote de integração com uma lista de verificação perfeita e uma integração de 19 dias

Ashgrove Analytics, uma empresa de software B2B com cerca de duzentas e quarenta pessoas, contratava aproximadamente sessenta por ano. A sua integração era bem considerada internamente. Uma lista de verificação com quarenta e dois itens, concluída de forma consistente a tempo, e um inquérito de satisfação no dia 30 com uma média de 4,3 em 5.

O número que não correspondia era a integração. O tempo mediano entre a data de início de um engenheiro e a sua primeira alteração fundida era de dezanove dias. As pessoas contratadas séniores que tinham vindo de concorrentes disseram que quatro ou cinco era normal de onde vinham.

Alguém pediu às últimas doze pessoas contratadas de engenharia que registassem todas as perguntas que fizeram e todas as vezes em que ficaram bloqueadas durante as primeiras quatro semanas. Voltaram duzentas e catorze entradas, cerca de dezoito por pessoa.

Ordenadas, trinta e um por cento eram acesso e ferramentas, que a lista de verificação cobria em grande parte. Vinte e dois por cento eram “a quem é que eu pergunto sobre isto”. Dezanove por cento eram perguntas de permissão: posso marcar tempo com o CTO, posso avançar para o main, posso recusar esta reunião, posso dizer numa standup que não compreendo. Dezasseis por cento eram “isto é normal”, sobretudo sobre tempos de implementação e tempos de resposta. Doze por cento eram genuinamente técnicos.

Assim, quarenta e um por cento de tudo o que uma nova pessoa de engenharia ficou bloqueada era permissão ou normas — e o pacote de integração não tinha uma única palavra sobre nenhuma das duas coisas. Tinha uma lista de verificação, um organigrama, um resumo de benefícios e trinta e quatro ligações.

O pior número era atraso. O tempo mediano entre uma pergunta de permissão surgir e ser feita era de dois dias e meio. Duas das doze tinham passado mais de uma semana sem avançar nada para um branch partilhado, porque ninguém lhes tinha dito se isso era permitido. Uma tinha assumido que existia um processo de revisão do qual não lhe tinham falado e tinha estado em silêncio à espera de lhe dizerem.

Reescreveram o guia a partir do registo de perguntas. Uma lista de permissões com catorze itens. Uma tabela de encaminhamento por tema. Uma página sobre como é que o normal é aqui, incluindo que a implementação realmente demora quarenta minutos e que dois dias para uma revisão é lento, mas não é incomum. E uma secção sobre o que não se espera que saiba até ao terceiro mês.

Nas próximas quinze pessoas contratadas, o tempo mediano até à primeira alteração fundida caiu de dezanove dias para oito. As perguntas registadas caíram de cerca de dezoito por pessoa para onze, e a percentagem de permissões caiu de dezanove por cento para seis.

Nada foi adicionado à lista de verificação. Ela já estava a fazer o seu trabalho.

Guia de integração, lista de verificação, plano ou manual: de que precisa?

Quatro documentos, quatro leitores, e confundi-los é a razão pela qual os pacotes de integração ficam longos e não são lidos.

O checklist é para o RH e para o/a gestor(a). Acompanha tarefas com responsáveis e datas, cobre conformidade e equipamento, e a sua medida é a conclusão. A nova pessoa contratada nunca deve receber isto.

O plano é para o/a gestor(a) e para a pessoa contratada em conjunto. Define o que a pessoa vai conseguir fazer aos trinta, sessenta e noventa dias, e o nosso modelo de 30-60-90 dias cobre isso. Começa aproximadamente onde este guia termina.

O manual é a referência. Políticas, benefícios, regras, as coisas que consulta em vez de ler. É mantido pelo RH, aprovado pelo jurídico e ninguém lê do princípio ao fim.

O guia, este documento, é para a nova pessoa contratada no seu primeiro mês. É lido uma vez, por ordem, e depois é consultado. É o único dos quatro escrito na segunda pessoa.

Construa os quatro se puder. Se só conseguir construir um bem, construa este, porque os outros três já existem de alguma forma em quase todas as organizações.

Como é que os guias de integração diferem por departamento e função

A estrutura mantém-se em todas as funções. Três secções mudam substancialmente.

A lista de permissões é a parte do documento mais específica da função e deve ser escrita por equipa, e não de forma central. A lista de uma pessoa de engenharia é sobre código, acesso e reuniões. A de uma pessoa de vendas é sobre descontos, quais prospects pode abordar e com o que se pode comprometer. A de um agente de suporte é sobre reembolsos, escalonamento e quando passar o testemunho.

O que é normal também muda, porque os ritmos são diferentes. As vendas têm um ciclo mensal que molda tudo. A engenharia tem um ritmo de lançamentos. O suporte tem uma fila diária.

E a primeira parte de trabalho real é totalmente diferente, o que importa porque nomeá-la especificamente é o que transforma a primeira semana de orientação em trabalho.

Todo o resto, a tabela de encaminhamento, o glossário, a sequência do primeiro dia, é para toda a empresa. A organização prática é um guia da empresa com um apêndice curto da equipa, escrito pelo/a líder da equipa, mantido em uma página.

Guias de integração para pessoas contratadas remotas e híbridas

A integração remota falha no mesmo ponto que a integração presencial, apenas é mais difícil, porque a hesitação não tem um corredor para ser resolvida. Uma nova pessoa contratada num escritório ouve a resposta a metade das suas perguntas. Uma pessoa contratada remota não — e pedir tem um custo social mais alto quando significa interromper alguém por escrito.

Há três adições ao guia que valem a pena fazer para pessoas contratadas remotas. Seja explícito que é preferível pedir num canal partilhado em vez de mensagens diretas e diga porquê, já que a maioria das pessoas opta por essa alternativa mais privada por educação. Indique claramente normas de tempo de resposta, porque o silêncio é interpretado como desaprovação quando não se consegue ver que a pessoa está em reuniões. E agende a primeira tarefa real para o dia dois em vez do dia quatro, porque uma pessoa contratada remota com nada para fazer se desengaja mais depressa do que alguém que está num escritório.

Quando o trabalho envolve sistemas que a pessoa nunca viu, uma breve demonstração gravada supera um guia escrito — e é nesse único ponto que o vídeo realmente supera o texto na integração.

Posso obter um modelo de guia de integração de novas pessoas contratadas em Word ou Excel?

O Word ou o Google Docs é adequado para o próprio guia, e a estrutura acima é colada diretamente. Mantenha-o como documento e não como apresentação de diapositivos, porque precisa de ser lido e não apresentado, e mantenha o apêndice da equipa no mesmo ficheiro para que a nova pessoa contratada tenha uma única coisa para abrir.

O Excel serve para a lista de verificação e para o registo, que são os documentos do lado do empregador. Se estiver a procurar um modelo de integração no Excel, isso é quase certamente o que realmente quer: tarefa, responsável, data de entrega, estado, uma linha por item e uma folha por grupo.

O PDF serve para a versão enviada antes do primeiro dia, que é o momento em que o guia é mais valioso e em que ainda muitas vezes não está pronto. Envie as três primeiras secções, antes de começar, o seu primeiro dia e o que pode fazer sem pedir, uma semana antes da data de início.

Como criar um guia de integração a partir de uma gravação

A secção do guia que muda mais rapidamente é qualquer coisa que descreva um sistema, e a secção que as pessoas mais querem é uma demonstração das ferramentas que vão usar diariamente. Escrever isso é lento, por isso normalmente é a parte para a qual o guia liga, em vez de a conter.

A Trupeer AI fecha essa lacuna. Quem faz o trabalho grava-se a fazê-lo uma vez e o resultado é um guia escrito com os passos e os ecrãs capturados, além de um vídeo para as pessoas que preferem ver. Duas horas de gravação cobrem as demonstrações das ferramentas que a maioria dos guias nunca chega a fazer.

Grave. Marque com a sua marca. Traduza. Trupeer.

A mesma fonte produz documentos para a sua base de conhecimento com uma marca consistente, o que importa mais do que parece para a primeira impressão. Guias e vídeos de formação cobrem o programa de integração mais alargado e, quando uma pessoa está a substituir alguém que saiu, o nosso SOP de transferência de conhecimento cobre a passagem de testemunho que deve preceder isso. As instruções de configuração estão no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito de guia de integração de novas pessoas contratadas em Word?

A estrutura acima é colada diretamente no Word ou no Google Docs e está escrita para ser preenchida tal como está. Não há download condicionado e não há formulário. Escreva primeiro a lista de permissões, porque é a secção que exige uma decisão real e o resto é descrição.

Existe um modelo gratuito de guia de integração de novas pessoas contratadas em Excel?

O Excel é a ferramenta certa para a lista de verificação e para o registo da integração, e não para o guia. Colunas para tarefa, responsável, data de entrega e estado, uma linha por item e uma folha por pessoa contratada ou por grupo. O próprio guia é texto corrido e pertence num documento, porque ninguém lê uma mensagem de boas-vindas numa célula.

Existe um modelo gratuito de guia de integração de novas pessoas contratadas em PDF?

Exporte as secções antes do início para PDF e envie-as uma semana antes do primeiro dia, que é quando uma nova pessoa contratada está mais ansiosa e menos informada. Mantenha a versão de trabalho editável, porque a lista de permissões e o glossário precisam de atualização a cada poucos meses à medida que as equipas mudam.

Onde posso encontrar um modelo de lista de verificação de integração em PDF?

Esse é o documento do lado do empregador, e não este, cobrindo tarefas de equipamento, contas, contratos, direito de trabalho e conformidade com responsáveis e datas. Mantenha-o separado do guia. Misturar os dois produz um documento que é simultaneamente um registo interno e uma carta de boas-vindas, e funciona como nenhum dos dois.

Quanto tempo deve ter um guia de integração de novas pessoas contratadas?

Três a cinco páginas. Comprimento suficiente para cobrir permissões, encaminhamento e normas de forma adequada, e curto o suficiente para que alguém o leia na primeira noite. Se estiver a passar de oito páginas, a causa habitual é que material de referência se infiltrou, e o material de referência pertence ao manual.

Quem deve escrever o guia de integração?

O RH é responsável pelas secções de toda a empresa e o/a líder da equipa é responsável pelo apêndice, mas o contributo mais útil é alguém que se juntou nos últimos seis meses. É a única pessoa que ainda se lembra do que era confuso, e essa memória desaparece ao fim de cerca de um ano.

Quanto tempo deve durar a integração?

O guia cobre o primeiro mês. O plano cobre noventa dias. A integração completa para uma função técnica ou virada para o cliente costuma durar três a seis meses, e fingir o contrário no guia é contraproducente, porque uma pessoa contratada que espera ser eficaz em duas semanas e não o é vai concluir que há algo de errado com ela.

O que deve receber uma nova pessoa contratada antes do primeiro dia?

Logística prática, ou seja, onde e quando e quem vai encontrá-la, além da lista de permissões e de tudo o que precisa de concluir com antecedência. Enviar isso uma semana antes elimina a maior parte da ansiedade do primeiro dia sem custos. Não envie o pacote completo, porque ler quarenta páginas de políticas no fim de semana antes de começar não é ideia de ninguém para uma carta de boas-vindas.