最高の技術文書とユーザーガイドの作成方法

今日はあなたの新しいSaaSプラットフォームのローンチ日です。エンジニアリングチームはお祝いをしており、製品はライブで、ロードマップはすでに新機能でいっぱいです。しかし、最初の企業クライアントがログインすると、質問が次々と寄せられます。「SSOを設定するにはどうすればいいですか？」 「APIキーはどこで見つけれますか？」 「チームをオンボードさせる最良の方法は何ですか？」突然、すべての統合、ワークフロー、トラブルシューティングに関する知識が少数の重要な人々の頭の中にあることに気付くのです。そして、それらの人々はすでに次のスプリントで忙しいのです。

聞き覚えがありますか？急速に変化するB2B環境では、技術文書はしばしば後回しにされ、締め切りの合間に押し込まれるか、誰が利用可能かによって書かれます。その結果？？想定しすぎて重要なステップを飛ばし、新しいユーザーやパートナーが迷った気持ちになる文書が生まれます。文書が急いで作成されたり不完全であったりすると、オンボーディングが遅れ、顧客がフラストレーションを感じ、サポートおよび営業チームにボトルネックを生じさせます。

この記事では、B2B製品の技術文書にどのようにアプローチするか、いつ始めるべきか、何を含めるべきか、クライアントやパートナー、自分のチームにとって本当に役立つ文書を作成する方法について学びます。優れた文書が単なる「Nice-to-have」ではなく、ビジネスの必需品である理由を掘り下げてみましょう。

技術文書とは何か、なぜ重要なのか？

技術文書は、ソフトウェア、ハードウェア、システム、または会社のプロセスを利用、修理、構築する方法を理解するのに役立つ、基本的に書かれたガイドやマニュアルです。複雑な内容を簡単なステップ、指示、または図に分解することで、ユーザー、開発者、内部チームが混乱せずに仕事を完了できるようにします。新しいガジェットに付属する取扱説明書や、ソフトウェアツールにオンラインで見つける手順書のようなものです。

なぜそれがそんなに重要なのでしょうか？良好な文書がなければ、どんなにスマートな製品やシステムでも、使用したり維持したりするのが不可能に感じることがあります。文書は、質問が発生する前にそれに答えることで時間を節約し、明確な指示を提供することでミスを減らし、チームと顧客が同じページに留まるのを助けます。良好な技術文書は、フラストレーションを解消し、サポートコールを減らし、初心者が始める方法を理解する場合や、開発者が複雑な機能を統合する場合に、全体的にスムーズな体験を提供します。

ユーザーガイドとは何か、技術文書とどのように異なるか？

ユーザーガイドは、技術文書の例でもありますが、その広範な利用のために、別のトピックとして議論されることがあります。他のタイプの技術文書とは異なるものとして扱われることができます。ユーザーガイドは、製品やソフトウェアをステップバイステップで使用する方法を示すシンプルで役立つ文書です。それは専門家でない人々のために作られており、物事を平易で分かりやすい言葉で説明しています。新しい電話を設定すること、キッチンの器具を使うこと、または新しいアプリをナビゲートすることに関して、ユーザーガイドは迅速に開始し、一般的な問題を解決するのを助けます。これには、インストール方法、基本的な機能、トラブルシューティングのヒント、およびよくある質問が含まれることがよくあります。

ユーザーガイドは、あなたの生活を容易にすることを目指しており、必要なことを案内する親しみやすいヘルパーのように機能しますので、製品を使用する自信を持てるようになります。印刷された小冊子やPDFからビデオやアプリ内チュートリアルまで、さまざまな形式で提供され、深い技術的詳細よりも明確な指示にフォーカスしています。ユーザーが迅速に問題を解決し、混乱せずに製品を楽しむことを助けるのが目標です。

Trupeerを使った技術文書の作成方法

ここでは、可能な限り最高の技術文書を作成するための7つのステップを紹介します。優れた技術文書は、顧客、開発者、または自チームの仲間を問わず、実際の人々のために物事を簡単にすることに関するものです。文書が実際に役立つようにしたい場合は、以下のシンプルで実用的なプロセスに従ってください：

ステップ1：対象者を特定し、トピックを定義する

最高のハウツーガイドは1つの特徴を共有しています。それは、特定の単一のトピックに焦点を当てることです。
例えば、「Notion AIで会議のメモを設定する方法」は、「Notion AIを使用する方法」よりもはるかに明確です。

始めたばかりの場合は、ガイドをシンプルかつ狭い範囲で保ちましょう。
誰のために作成するのかを決定します。候補者、顧客、または内部チームのメンバーか。
初心者は、より多くのステップバイステップの支援を必要とするかもしれませんが、上級ユーザーはより深い製品の洞察を望むかもしれません。

ステップ2：Trupeerを使用してプロセスを記録する

Trupeer Chrome拡張機能をインストールし、タスクを実行しながら画面を録画します。
各ステップを実行する際に歩きながら説明するだけで、Trupeerは自動的にあなたの画面と声をビデオとして録画します。

すでに録画がある場合は、問題ありません。
既存のビデオ（最大5分または150 MB）を標準形式でTrupeerに直接アップロードできます。💡ヒント：録画する際は、後の精度のために入力言語を選択してください。

ステップ3：Trupeerにガイドを自動生成させる

録画後、左上の文書タブに移動します。

TrupeerのAIがあなたのビデオを分析し、主要なステップを瞬時に抽出し、スクリーンショット、アクション、および説明を組み合わせて下書きガイドを生成します。

これは、AIアシスタントがあなたの画面録画を構造化された文書に変えるようなものです。

ステップ4：内容を洗練しカスタマイズする

TrupeerにはWordのようなエディタが含まれているため、編集は自然で直感的です。コーディングは必要ありません。

できること：

• ステップを再配置または名前を変更する

• 注釈やハイパーリンクを追加する

• スクリーンショットを編集または削除する

• 追加の説明やビジュアルを挿入する

• この柔軟性は、あなたのガイドを完璧にするのに役立ちます。

ステップ5：AIでパーソナライズまたは書き換える

異なるオーディエンス向けにガイドを適応する必要がありますか？

TrupeerのAI書き換え機能を使用すると、再録音せずに同じ内容を初心者、上級ユーザー、または異なる製品バージョン向けに即座に調整できます。

指示を追加するだけで、Trupeerはそれに応じてトーンと深さを調整します。

ステップ6：グローバルチーム向けにローカライズする

オーディエンスが複数の地域にわたる場合、Trupeerは9以上の言語への翻訳をサポートしています。

これにより、あなたのハウツーガイドは世界中でアクセスでき、多言語のチームや顧客のオンボーディングの摩擦が軽減されます。

ステップ7：どこでもエクスポートおよび共有する

ガイドに満足したら、PDF、Word、またはMarkdownとしてエクスポートするか、リンクを介して直接共有するか、ナレッジベース、LMS、またはヘルプセンターに埋め込むことができます。

💡プロのヒント：Trupeerは、書かれたガイドをハウツービデオ（MP4）に変換することもでき、ビデオチュートリアルや迅速な視覚学習に最適です。

これらのステップに従うことで、技術文書を本当に役立つもの、使いやすいものとして作成でき、プロジェクトの種類に関係なく、誰もが同じページにいることを保つことができます。

技術文書を作成する際に避けるべきミスは何か？

技術文書を作成していると、ドキュメントを混乱させ、使用しづらくしたり、読者にとってただ単にイライラを引き起こすいくつかの一般的な罠に陥りやすくなります。目標は明確で役立つことを確認することであり、これらのミスを避けることで、ユーザーの多くの頭痛を節約し、ドキュメントがはるかに効果的になります。​

以下は、注意すべき5つの一般的なミスで、各ミスについて迅速な説明を提供し、回避策をお伝えします:

オーディエンスを無視する:

あなたの文書を読む人を考慮せずに書くことは混乱のレシピです。読者の経験と一致しない言語や例を使用すると、彼らはついていくのが難しくなります。内容は、初心者でも専門家でも、そのスキルレベルやニーズに合わせて調整する必要があります。​  

不必要な詳細での過剰負荷:

文書にありとあらゆる事実や技術的な小情報を詰め込むことで、ユーザーを圧倒し、重要な内容を埋もれさせることがあります。本当に役立つこと、行動可能なことに焦点を当て、読者が問題を解決したり製品を理解するのに役立たないものは省きましょう。

専門用語や未説明の用語を使用する:

Acronymや技術的な言葉を明確な説明なしに使用すると、文書が理解しづらくなります。新しい用語はすぐに定義し、できるだけシンプルな言語で保ち、読者が指示に従うために調べる必要がないようにします。

悪い組織と構造:

文書がただのテキストの壁であったり、明確なセクションなしに飛び回ったりすると、ユーザーは迷子になります。情報を見つけやすく、追いやすくするために、見出し、箇条書き、論理的な流れを使用します。よく整理された文書は、全員の時間とフラストレーションを節約します。

文書を古くさせる:

古い指示やスクリーンショットは、ミスや混乱を引き起こす可能性があります。特に製品の変更や新しいリリースの後は、文書を定期的に確認し、更新する習慣を持ちましょう。新鮮で正確な文書は信頼を築き、ユーザーを喜ばせます。

技術文書の例とは？（テンプレート付き）

技術文書は多くの形とサイズがありますが、すべては人々が製品やシステムをより効果的に理解、使用、維持、または構築するのを助けることを目的としています。開発者向けの詳細なガイドから日常のユーザー向けのシンプルなマニュアルまで、これらの文書は問題を解決し、ワークフローを改善し、全員が調和を保つための重要なツールとして機能します。

1. ユーザーガイド

ユーザーガイドも技術文書の一部です。ユーザーガイドは、製品の使用法をステップバイステップで教える親しみやすいマニュアルのようなものです。彼らは日常のユーザーが迅速に開始し、機能を自信を持って使用し、一般的な問題をストレスなくトラブルシューティングできるようにすることに焦点を当てています。スマートフォンやソフトウェアであろうと、これらのガイドはユーザーが迷わないようにするのです。

ユーザーガイドテンプレート

はじめに

製品と対象ユーザーを説明します。ガイドの目的と主な利点を説明します。

前提条件

使用前に必要なハードウェア、ソフトウェア、または知識をリストします。

セットアップ/インストール

インストールまたはセットアップのためのステップバイステップの指示。

基本的な使用法

一般的なタスクのための明確で番号付けされたステップと簡単な説明。必要な場合のみ最小限のスクリーンショットを使用します。

高度な機能

オプションまたは高度な機能とその使用法を説明します。

トラブルシューティング & よくある質問

一般的な問題と迅速な修正。

連絡先 & サポート詳細

2. API文書

API文書は、ソフトウェアシステムを接続または統合したい開発者向けに書かれています。提供される機能、リクエストの送信方法、予想される応答、認証の詳細、およびエラー処理を説明します。明確なAPI文書は、スムーズな開発者体験と迅速な統合の鍵です。

API文書テンプレート

はじめに

APIの簡単な概要、対象の開発者、一般的な使用例。

前提条件

認証キー、環境設定、依存関係。

ベースURL & 認証

APIエンドポイントのルートURLと認証方法。

エンドポイント

エンドポイントの名前と説明

3. トラブルシューティングガイド

これらの文書は、ユーザーが問題を特定し、自分で修正するのを助けます。一般的なエラー、原因、およびステップバイステップの解決策をリストし、サポートチームへの依存を減らし、問題を早く解決します。

トラブルシューティングガイドテンプレート

はじめに

製品またはシステムの簡単な概要と、ユーザーが直面する可能性のある一般的な問題。

症状 & エラーメッセージ

典型的な問題、エラーコード、およびユーザーが見る可能性のある内容のリスト。

ステップバイステップの解決策

各問題を診断し解決するための明確な指示。

ヒント & 予防策

一般的なミスや再発する問題を避けるためのアドバイス。

エスカレーション & サポート

ガイドが問題を解決しない場合にいつどのようにサポートに連絡するか。

よくある質問

頻繁に見られるトラブルシューティングの質問に対する迅速な回答。

4. ナレッジベース

ナレッジベースは、FAQ、ハウツー、およびベストプラクティスを網羅するオンラインライブラリです。これらの検索可能なリソースは、ユーザーがいつでも回答を見つけることを可能にし、セルフサービスを増やし、顧客満足度を向上させます。Trupeer.aiは、これを次のレベルに引き上げる独自の高度なナレッジベースプラットフォームを提供し、AI駆動のビデオ検索を統合しています。これにより、チームや顧客は、長文のテキストや長いビデオを掘り下げることなく、ビデオチュートリアルや文書から特定のタイムスタンプ付きの回答を瞬時に得ることができます。

Trupeerのナレッジベースは、インタラクティブなビデオ、AIアバター、多言語のボイスオーバー、ステップバイステップガイドなどを含むマルチメディアコンテンツをサポートしており、多様なオーディエンスのために学びを魅力的でアクセスしやすいものとしています。すべての製品ビデオ、ガイド、およびSOPを1つのブランディングされ、ナビゲートしやすい場所に統合することで、Trupeerは再発性のコールやメールを減らすのを助けています。これにより、ユーザーは必要な情報を迅速に見つけ、自動とインテリジェントなAIからの回答を得たり、深い理解のためにビデオコンテンツと直接チャットすることができます。これは、オンボーディング、サポート、コラボレーションを迅速化し、実際に文書を動的なナレッジハブに変えるゲームチェンジャーです。

ナレッジベーステンプレート

概説

マニュアルの目的と対象となる内部オーディエンス。

構造 & ナビゲーション

カテゴリ、セクション、および索引情報。

手続き & ベストプラクティス

ステップバイステップのワークフロー、ポリシー概要。

ツール & システム

ソフトウェア/プラットフォーム使用のガイドライン。

トラブルシューティング & 連絡先

既知の問題と内部ヘルプの連絡先。

寄稿ガイドライン

チームメンバーが内容を追加または編集する方法。

改訂履歴

5. 技術設計文書

この種はエンジニアやアーキテクト向けに設計されており、システムアーキテクチャ、技術、インターフェース、データフロー、および設計決定を詳述します。それは開発と今後のメンテナンスをガイドし、複雑なシステムを一貫してスケーラブルに保つのを容易にします。

技術設計文書テンプレート

概要

設計の目的、範囲、及び対象オーディエンス。

システムアーキテクチャ

主要コンポーネントの高レベルの図と説明。

技術 & ツール

使用するフレームワーク、言語、およびプラットフォームのリスト。

データフロー & インターフェース

データがシステム内でどのように移動し、コンポーネントがどのように相互作用するか。

設計決定 & 根拠

主要な決定およびその理由。

制約 & 前提

制限、依存関係、及び任意の前提。

改訂履歴

設計の変更履歴と更新の記録。

6. メンテナンスガイド

メンテナンス文書は、ハードウェアまたはソフトウェアの継続的なケアをガイドし、定期的なチェック、更新、バックアップ、およびインシデントの取り扱いを含みます。これにより、システムの長寿と信頼性が確保されます。

メンテナンスガイドテンプレート

はじめに

ガイドの目的と対象となるシステムや製品。

定期的なメンテナンスタスク

定期的なチェック、更新、清掃手順のリスト。

バックアップ & 復元手順

データのバックアップおよびシステムの復元手順。

インシデント処理

予期しない問題や失敗に対処するための手順。

メンテナンススケジュール

各タスクの推奨頻度。

報告 & 文書化

完了したメンテナンスの記録と問題の報告方法。

7. プロジェクトとビジネス文書

これにはプロジェクト計画、ビジネス基準、提案、白書が含まれます。これによりチームが目標、プロセス、および期待に合意し、全員が効率的に同じ方向に進むことが保証されます。

プロジェクトとビジネス文書テンプレート

プロジェクト概要

目的、範囲、及び利害関係者の要約。

要件 & 目標

プロジェクトが達成しようとすることの詳細なリスト。

タイムライン & マイルストーン

重要な日付、納品物、および進捗チェックポイント。

役割 & 責任

誰が何を行い、連絡先情報。

予算 & リソース

予想されるコスト、必要なツール、材料。

リスク & 緩和策

潜在的な課題とそれに対処する方法。

ステータス更新 & 報告

進捗を追跡し伝達する方法。

付録

参考文書、参照文献、及び追加情報。

これらすべての技術文書は、製品の開発、顧客サポート、内部ワークフローのさまざまな部分で適用され、すべてが協力してチームとユーザーのためのスムーズで成功した体験を作り出しています。

単なる文書作成以上 - Trupeer AIがゲームチェンジャーである理由

要するに、技術文書やユーザーガイドの作成は、無限の会議、繰り返しの電話、または同じプロセスを何度も説明する無駄な時間を意味するべきではありません。Trupeer.aiを使用することで、画面録画やウォークスルーをビデオチュートリアルに変換したり、技術文書を瞬時に生成したり、チームや顧客向けの検索可能なナレッジベースを構築したりすることが1つの場所で可能です。

これは、重要なワークフロー、オンボーディングステップ、またはトラブルシューティング修正が常にアクセス可能で、誰がいつ助けを必要としても対応できることを意味します。同じ質問に電話やチャットで答えるために慌てるのではなく、チームとユーザーはナレッジベースを検索するだけで、TrupeerのAIビデオ検索を利用できます。もっと掘り下げたい場合は、ビデオチュートリアル自体と直接チャットして、そのコンテキストに特有の回答を得ることができます。この効率的なセットアップにより、すべての人の時間が節約され、生産性が向上し、知識の共有が手間なく行えるようになります。

簡単に言えば、Trupeer.aiがあれば、文書の作成は面倒な作業ではなく、チーム全体を力づけ、スピード感を持たせるスマートで対話型のハブです。