このテンプレートを使用してください
改善、業務の自動化、アウトソース、または置き換えを行う前に、まずは「今日そのプロセスが実際にどう動いているか」を把握する必要があります。方針がこうあるべきだと言っている内容でも、ワークショップで人が説明する内容でもなく、実際の手順、システム、横にあるスプレッドシート、そして経験者だけが知っている例外です。現状（as-is）のプロセス文書化テンプレートを使えば、それらを一貫した方法で記録できるため、その後のあらゆる判断が同じ正確な全体像から始まります。
この無料の現状（as-is）プロセス文書化テンプレートでは、プロセスの範囲、役割、システム、手順ごとのアクティビティ、入力と出力、コントロール、例外、ボリューム、タイミング、課題（ペインポイント）を、入力済みの例とともにカバーしています。実際の作業の記録から完成させることを想定しており、プロセスを行う人を記録し、その記録を現状（as-is）文書に変換します。下の構造をコピーするか、Trupeerで開いてカスタマイズしてください。
現状（as-is）プロセス文書化テンプレートとは？
現状（as-is）プロセス文書化テンプレートは、ビジネスプロセスが現在どのように機能しているかを記録するための、構造化された文書です。誰が何を、どの順序で、どのシステムで、どの入力・出力・コントロールを使って行うのかに加え、パフォーマンスに影響する例外、回避策（ワークアラウンド）、ボリューム、課題（ペインポイント）も記録します。その結果は、改善、自動化、システム導入、アウトソース、またはトレーニングのためのベースラインになります。
as-isは現状を表し、to-beは将来の設計を表します。両者の違いについては、as-is vs to-be processをご覧ください。
なぜ現状（as-is）のプロセスを文書化するのですか？
実際に起きていることを明らかにします。方針では見えない回避策や手作業の手順も含めて把握できます。
改善をエビデンスに基づけます。変更が実際の問題を解決するようになります。
システム導入プロジェクトの出発点になります。要件定義からフィットギャップ分析まで。
知識を保護します。少数の経験者が持つ知見を守ります。
移管やアウトソースを支援します。作業がチーム間で移動する場合に有効です。
比較のためのベースラインを提供します。改善を測定できます。
現状（as-is）プロセス文書化テンプレートは誰が使いますか？
ビジネスアナリストおよびプロセス・エクセレンスチームが、現行プロセスをマッピングします。
ERPおよびシステム導入チームが、要件定義やフィットギャップ分析の準備をします。
共通サービス、GBS、BPOチームが、移行前に作業を文書化します。
オペレーションマネージャーが、改善や自動化の機会を探します。
監査チームおよびリスクチームが、コントロールが実際にどう機能しているかを確認します。
トレーニングチームが、今日から何が変わるのかを説明する必要があります。
現状（as-is）プロセス文書化テンプレートをプレビュー
テンプレートは、プロセス概要（名称、オーナー、範囲、トリガー、アウトカム、そして記録元）から始まります。その後に役割とシステムが続きます。中心となるのは、各ステップについて役割、システム、アクション、入力、出力、所要時間を記載した手順（ステップ）テーブルです。コントロール、例外、回避策（ワークアラウンド）、ボリュームとタイミング、課題（ペインポイント）、改善アイデアを扱う別セクションも用意されています。すべてのセクションは編集可能なので、自分の分析に合わせて列を追加できます。
Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法
ステップ1：テンプレートセクションを開く
メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。
ステップ2：テンプレートを選択して開く
開きたいテンプレートをクリックします。
ステップ3：テンプレート表示を展開する
必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。
ステップ4：テンプレートを編集する
編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。
エディター内で、次のことができます：
新しいセクションを追加する
書式ルールを定義または更新する
ロゴを追加し、その位置や関連設定を調整する
ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する
必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みのテンプレートを自分のものとして保存します。
ステップ6：テンプレートをプレビューして微調整する
カスタマイズしたテンプレートがどのように表示されるかを確認したいときは、プレビューを開きます。
プレビュー画面から、必要に応じて引き続き直接調整できます。テンプレートが、思い通りの見た目になることを確認できます。
現状（as-is）プロセス文書化テンプレートを使うと、次のことができます：
理想化されたものではなく、実際のプロセスを記録する。
すべてのプロセスを同じ方法で文書化するため、比較できます。
例外と回避策（ワークアラウンド）を可視化する。
エビデンスから改善、自動化、システム導入プロジェクトを始める。
人が入れ替わっても専門知識を維持する。
現状（as-is）プロセス文書化テンプレートに必ず含めるべき内容
セクション | カバーする内容 |
|---|---|
プロセス概要 | 名称、ID、オーナー、範囲、トリガー、アウトカム |
ソース | 文書の根拠となる記録、インタビュー、または観察内容（日時付き） |
役割 | 各ステップで実施する人、承認する人、相談される人 |
システムとツール | 使用するERP、CRM、スプレッドシート、メール、その他のツール |
アクティビティステップ | 各ステップについて、役割、システム、アクション、入力、出力、所要時間 |
意思決定ポイント | プロセスが分岐する場所と、その判断ルール |
コントロール | 承認、チェック、照合 |
例外と回避策（ワークアラウンド） | 標準の手順が適用されない場合に何が起きるか |
ボリュームとタイミング | 頻度、件数、所要時間 |
課題（ペインポイント） | 遅い、エラーが起きやすい、またはストレスになる点 |
改善アイデア | 記録中に見つかった機会 |
バリデーション | 文書が現実を反映していることを確認した人と、その時期 |
無料の現状（as-is）プロセス文書化テンプレート：コピーするための構造
下の構造を自分の文書にコピーするか、Trupeerで開いてカスタマイズしてください。
1. プロセス概要。 プロセス名称：[name]。プロセスID：[ID]。オーナー：[role]。範囲：[いつ始まり、いつ終わるか…]。トリガー：[event]。アウトカム：[result]。
2. ソース。 記録元：[recording link, interview or observation]。実施者：[role]。日付：[date]。
3. 役割。
役割 | このプロセスにおける責任 |
|---|---|
[Role] | [What they do] |
4. システムとツール。 [ERP, spreadsheets, email, shared drives, other tools.]
5. アクティビティステップ。
ステップ | 役割 | システム | アクション | 入力 | 出力 | 所要時間 |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
2 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
6. 意思決定ポイント。 [ステップXで、条件Aなら…、それ以外なら…]
7. コントロール。 [承認、チェック、照合、そしてそれを実施する人。]
8. 例外と回避策（ワークアラウンド）。
例外または回避策 | 発生するタイミング | 人が行うこと | 頻度 |
|---|---|---|---|
[Exception] | [Trigger] | [Workaround] | [Frequency] |
9. ボリュームとタイミング。 ボリューム：[1日、1週、または1か月あたり]。サイクルタイム：[開始から終了まで]。ピーク：[期末、季節要因など]。
10. 課題（ペインポイント）。 [何が遅いか、手作業か、エラーが起きやすいか、またはストレスになるか。]
11. 改善アイデア。 [手順の削除、自動化、標準化など、記録中に見つかった機会。]
12. バリデーション。 レビュー担当：[process owner]。日付：[date]。
現状（as-is）プロセス文書化の例：仕入請求書処理
以下は、現状（as-is）文書の一部として「仕入請求書処理」がどのように見えるかの例です。詳細は説明用です。
プロセス概要。 仕入請求書処理。オーナー：APマネージャー。請求書が届いた時点で開始し、計上（投稿）されるか却下されるまでが対象です。AP担当者が1日の請求書を処理する様子を記録したものから作成しました。
ステップ | 役割 | システム | アクション | 所要時間 |
|---|---|---|---|---|
1 | AP担当者 | メール | 共有メールボックスから請求書をダウンロードし、フォルダに保存する | 2分 |
2 | AP担当者 | スプレッドシート | 追跡用スプレッドシートに各請求書を記録する | 1分 |
3 | AP担当者 | ERP | 請求書の詳細を手作業で入力する | 4分 |
4 | AP担当者 | ERP | POと納品書（goods receipt）に照合する | 2分 |
5 | AP担当者 | メール | 価格に差異がある場合は、購入者にメールして返信を待つ | 状況により異なる |
6 | AP担当者 | ERP | 購入者が確認したら請求書を計上する | 1分 |
例外と回避策（ワークアラウンド）。POのない請求書は、メールで依頼者に転送されます。価格差異は、別のスプレッドシートの列で追跡します。一部のサプライヤーは、請求書を個別の購入者に送付し、購入者が数日後に転送します。
課題（ペインポイント）。手作業のデータ入力、承認のためのメール対応、購入者待ちの請求書が見えないこと。
改善アイデア。請求書データを自動で取得し、差異（バリアンス）をERPのワークフローで処理する。請求書のメールボックスを1つにして、すべてのサプライヤーに共有する。
記録によって現状（as-is）を取得する方法
インタビューやワークショップは記憶に頼るため、例外、脇にあるスプレッドシート、そして無意識に行っている手順が抜け落ちがちです。実際の作業を記録する方が、より速く、より正確です：
プロセスを最も頻繁に実行している人を選ぶ。見守っているマネージャーではありません。
実際のタスクを行っているところを記録する。実際のシステム上で、何をしているのか、なぜそうしているのかを説明してもらいます。
例外を見せてもらう。また、システム外で使っているスプレッドシートやメールも確認します。
記録を手順ごとの文書に変換する。TrupeerのAI screen recorderで変換し、その後テンプレートの残りのセクションを埋めます。
システムレポートと短い会話から、ボリューム、タイミング、課題（ペインポイント）を追加する。
文書をバリデーションする。プロセスオーナーと、実際に作業を行う2人目の担当者に確認してもらいます。
記録と一緒に尋ねるべき質問については、process discovery checklistをご利用ください。
現状（as-is）文書化にはどれくらいの詳細が必要ですか？
レベル | 何を説明するか | いつ使うべきか |
|---|---|---|
エンドツーエンドのプロセス | トリガーからアウトカムまでを、いくつかの段階で全体として示す | スコーピングと優先順位付け |
プロセス | 主要なステップと役割 | ほとんどの改善およびシステム導入プロジェクト |
タスク／画面レベル | すべてのクリック、項目、意思決定 | 高ボリューム、高リスク、または例外が多いタスク、自動化、トレーニング |
タスクレベルは、本当に重要な場合にのみ進めてください。多くのプロセスでは、例外を注記したプロセスレベルで十分です。
現状（as-is）文書化はどのように使われますか？
用途 | 現状（as-is）がどのように役立つか |
|---|---|
ERPおよびシステム導入 | 要件定義とフィットギャップ分析のためのベースライン。fit-gap analysis templateを使用します。 |
プロセス改善 | 時間、エラー、手戻りがどこから生まれているかを示します。 |
自動化 | 自動化できる手作業のルールベース手順を明らかにします。 |
移管やアウトソース | 受け手のチームに、作業の全体像を提供します。 |
監査とコントロール | コントロールが実際にどう機能するかを示します。 |
トレーニング | 新しいプロセスで、今日から何が変わるのかを説明します。 |
自動化に関しては特に、文書化されたプロセスにおける自動化の機会を見つける方法をご覧ください。
現状（as-is）プロセスを分析する方法
現状（as-is）が文書化できたら、改善につながるパターンを探します：
注目するポイント | それが通常意味すること |
|---|---|
主要なシステムの外で行われるステップ | システムのギャップ、またはその設定の問題 |
複数回入力されるデータ | 統合または自動化の候補 |
ステップ間の待ち時間 | 引き継ぎや承認のボトルネック |
頻繁な例外 | ルールが不明確、上流のデータが不十分、または現実に合わないプロセス |
特定の1人しかできないステップ | 知識のリスクと、トレーニングの必要性 |
同じエラーを繰り返し検出するチェック | 原因のところで直すべき問題 |
見つけた内容は、課題（ペインポイント）と改善アイデアのセクションに記録し、記録（録画）から得たエビデンスを添えてください。
移管やアウトソースのための現状（as-is）文書化
作業がチーム、拠点、提供元の間で移動するとき、現状（as-is）文書は知識移転の中核になります。受け手のチームには、要約ではなく、すべてのステップ、例外、連絡先、システムアクセスが必要です。月末やまれなタスクを含め、現行チームが各プロセスを実行している様子を記録し、シャドーイングやリバースシャドーイングの際の参照資料として文書を活用します。knowledge transfer gap analysisを使うと、受け手が引き継ぐ前に抜けがないことを確認できます。
ERPプロジェクトのための現状（as-is）文書化
ERP導入では、現状（as-is）は設計ワークショップの前に早い段階で記録され、すべての要件の根拠となるエビデンスになります。新しいシステムが対応すべき現行のステップ、レポート、回避策（ワークアラウンド）を示し、各役割の作業がどれくらい変わるかも明確にします。完全な手法については、SAP S/4HANA transformation: document as-is processes firstをご覧ください。
現状（as-is）プロセス文書化のフォーマット
ステップテーブルで文書化：ほとんどのプロセスに適しており、このテンプレートでも採用しています。
プロセスマップまたはフローチャート：エンドツーエンドの全体像に適しており、特に複数の役割や引き継ぎがある場合に有効です。
スプレッドシート：ボリューム、タイミング、オーナーを含む大規模なプロセス一覧に適しています。
記録と動画：実際の作業を記録し、他者に見せるのに適しています。
現状（as-is）プロセス文書化のベストプラクティス
説明ではなく、実際の作業を記録する。
例外と回避策（ワークアラウンド）を記録する。問題の多くはそこに隠れています。
メインシステム外のツールをメモする。スプレッドシートやメールなど。
推測ではなく計測する。可能な限りボリュームとタイミングを測ります。
作業を行う人たちと一緒にバリデーションする。
文書化しながらプロセスを直さない。現状のまま記録し、その後に改善します。
よくある失敗（避けるべきこと）
実態ではなく、方針を文書化する。
作業を行う人ではなく、マネージャーにインタビューする。
例外と回避策（ワークアラウンド）を省く。
どこでも画面レベルに行き過ぎるため、文書化が終わらない。
改善、設計、トレーニングにつなげずに現状（as-is）文書を使わないままにする。
現状（as-is）プロセス文書化チェックリスト
範囲、トリガー、アウトカム、オーナーが定義されている。
文書は、記録または観察に基づいており、ソースが明記されている。
役割とシステム（サイドツールを含む）が一覧化されている。
すべてのステップに、役割、システム、アクション、入力、出力、所要時間がある。
意思決定ポイントとコントロールが文書化されている。
例外と回避策（ワークアラウンド）が頻度とともに記録されている。
ボリューム、タイミング、課題（ペインポイント）が記録されている。
プロセスオーナーが文書をバリデーションしている。
Trupeerが、記録によって現状（as-is）を取得するのをどう支援するか
現状（as-is）の課題 | Trupeerができること |
|---|---|
インタビューではステップや例外が抜け落ちる | 実際の作業を記録し、Trupeerがスクリーンショットと動画付きの手順ごとの文書に変換します |
文書化にはアナリストの作業時間が何週間もかかる | 1回の記録が、数分で現状（as-is）文書の下書きになります |
知識が少数の専門家に偏っている | 記録は、担当者が異動しても知識を保持します |
複数の国のチームが同じプロセスを別のやり方で実施している | 各拠点を記録し、文書を並べて比較できます |
現状（as-is）とトレーニングは別プロジェクト | 同じ記録アプローチで、新しいプロセスのトレーニングも作れます |
Genpactは、この「記録を最初に行う」アプローチを、全社規模のWorkday導入で活用しました。記録したプロセスセッションとSME（業務の専門家）によるウォークスルーを、5つの言語で20のワークストリームにまたがる500点以上のトレーニング資料に変換し、40か国の140,000人の従業員に対して、12か月ではなく3か月で完了させました。Genpactの導入事例をご覧ください。
as-is以外の一般的なプロセス文書化フォーマットについては、process documentation templateをご覧ください。
無料の現状（as-is）プロセス文書化テンプレートをダウンロード
Trupeerでテンプレートを開き、最初のプロセスを記録して、共有できる現状（as-is）文書に変換し、バリデーションします。 無料の現状（as-is）プロセス文書化テンプレートを入手する。
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Requirements traceability matrix template
よくある質問
現状（as-is）プロセス文書化テンプレートとは？
プロセスが現在どのように機能しているかを記録するための、構造化された文書です。範囲、役割、システム、ステップ、入力と出力、意思決定ポイント、コントロール、例外、ボリューム、タイミング、課題（ペインポイント）、バリデーションをカバーします。
現状（as-is）とto-beプロセス文書化の違いは何ですか？
現状（as-is）文書化は、プロセスが現在どのように機能しているかを記録します。to-be文書化は、変更後にどのように機能するかを説明します。現状（as-is）は、to-beが設計されるためのベースラインです。
現状（as-is）のプロセスはどのように文書化しますか？
範囲を定義し、プロセスを実際に行っている人を記録し、その記録を手順ごとの文書に変換します。コントロール、例外、ボリューム、課題（ペインポイント）を追加し、プロセスオーナーと一緒にバリデーションします。
インタビューではなく、なぜ現状（as-is）を記録するのですか？
記録では、人が実際に行っていることが分かります。例外、回避策（ワークアラウンド）、そしてインタビューでは見落とされがちなサイドツールも含まれます。インタビューは文脈やボリュームの把握に今でも役立ちます。
現状（as-is）文書化はどれくらい詳しくするべきですか？
通常は、例外を注記したプロセスレベルで十分です。高ボリューム、高リスク、または例外が多いタスク、あるいは自動化やトレーニングを計画している場合に限り、タスク／画面レベルへ進みます。
現状（as-is）のプロセスは誰が文書化すべきですか？
ビジネスアナリストまたはプロセス・エクセレンスチームが、実際にプロセスを行う人たちと連携して作成し、プロセスオーナーがバリデーションします。
Wordで現状（as-is）プロセス文書化テンプレートはありますか？
はい。Wordはステップテーブルとナラティブ（文章）セクションに適しています。Trupeerでテンプレートを開き、カスタマイズして、必要な形式でエクスポートしてください。
Excelで現状（as-is）プロセス文書化テンプレートはありますか？
はい。Excelはプロセス一覧と、ボリュームやタイミングを含むステップテーブルに適しています。Trupeerでテンプレートをカスタマイズしてエクスポートするか、構造をExcelにコピーしてください。
現状（as-is）プロセス文書化テンプレートのPDFはありますか？
はい。承認と共有のために、バリデーション済みの文書をPDFとしてエクスポートし、編集可能なバージョンはマスターとして保管してください。
現状（as-is）プロセス文書化テンプレートは無料ですか？
はい。無料で登録してTrupeerでテンプレートを開き、カスタマイズしてエクスポートできます。
現状（as-is）を文書化した後は何をすべきですか？
課題（ペインポイント）と機会を分析し、to-beプロセスを設計し、要件、自動化、トレーニング、そして改善の測定のためのベースラインとして活用します。
画面録画から現状（as-is）文書を作成できますか？
はい。プロセスを行っている人を記録し、Trupeerがスクリーンショットと動画付きで、その記録を手順ごとの現状（as-is）文書に変換します。
