より良いビジネスへの最短ルートは、今日その業務が実際にどう回っているかを記録することです。Trupeerなら、無料のビジネスプロセステンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、各ステップをチームにとって生きたものにする動画ウォークスルーへと変換することで、業務プロセス文書の作成にかかる時間を何時間も節約できます。

どのビジネスも、書き残されていないプロセスで動いています。うまく回っているのは、そのプロセスを知っている人が休暇中でないときだけ。休暇に入ったり、退職したり、昇進したりすると、同じ質問が、まったく違う推測をする3人によって、最初から別々に答えられてしまいます。

この無料のビジネスプロセステンプレートは、1つのプロセスずつ解決します。難しいのは文書そのものではなく、どれくらいの詳細を記録するかを決めること。そのため、ここから始めます。

ビジネスプロセステンプレートをダウンロード

無料で編集可能、透かしなし。WordとExcelでほとんどのニーズをカバーします。PowerPointは、手順に沿って進めるというより「プロセスを提示する」ためのものです。

どのプロセス文書が本当に必要ですか？

よくある失敗は、間違った成果物を選んで、その形式に振り回されることです。ここから始めましょう。

迷ったら、まずプロセス文書を書きましょう。そこからマップを描くことはいつでもできます。説明していないプロセスのマップを描こうとすると、実際に誰もやっていないことをきれいに図解したものになりがちです。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したいテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内で、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、その位置や関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みのテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように表示されるか確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じてそのまま調整を続けることができ、テンプレートが思い通りに表示されることを確認できます。

ビジネスプロセステンプレートでできること：

• 文書作成の時間を節約：あらゆるビジネスプロセスに対応する構造で、空白のページをスキップできます。

• 仕事の実態を記録：入力、手順、判断、出力のための組み込みセクション。

• ブランドに沿った見た目：Trupeerのブランドキットでロゴ、フォント、カラーを適用。

• 実行を標準化：チームや機能をまたいで同じテンプレートを使用。

• 改善点を特定：プロセスをマッピングすることが、改善の第一歩です。

• グローバルチームに対応：1クリックでプロセス文書を65+言語に翻訳。

プロセス文書の3つのレベル

多くの文書化プロジェクトが止まるのは、誰かが最大限の詳細で「すべてを記録しよう」とするからです。プロセスは3つのレベルで整理して文書化でき、目の前の問いに答えるレベルだけで十分です。

レベル1：プロセスマップ。 すべてを1ページにまとめます。段階、引き継ぎ、判断ポイント、そして開始と終了の場所。対象はマネージャーや、その領域に不慣れな人です。「これはどうやって進むの？」に答えます。

レベル2：プロセス文書。 各段階を説明します。入力、手順、出力、オーナー、システム、タイミング。対象はプロセスを実行する人です。「何が、どの順番で起きて、誰がやるの？」に答えます。このページのテンプレートが作るのはこれです。

レベル3：作業指示書。 1つのタスクを、仕様やスクリーンショットを含めて完全な詳細で記載します。対象は、その特定のタスクを実行する人（初日かもしれません）。「具体的にどうやるの？」に答えます。

プロセス全体をいきなりレベル3から始めるからこそ、文書化プロジェクトは放棄されがちです。すべてをレベル1で行い、重要なプロセスはレベル2、そしてミスが高コストになる場合や離職率が高い場合に限ってレベル3にします。

ビジネスプロセステンプレート

ヘッダーブロック

ステップブロック（ステップごとに繰り返し）：

フッターブロック：例外とエスカレーション、関連文書、改訂履歴。

記入済みのビジネスプロセス例

PR-014 · 経費精算の承認 · v1.3 · オーナー：財務マネージャー
目的：1つの給与計算サイクル内で、有効な従業員の経費を払い戻す。
範囲：従業員が申請を提出した時点で開始し、支払いが解放された時点で終了する。コーポレートカードの照合は除外。
トリガー：経費システムで申請が提出されること。
サイクルタイムの目標：10営業日。

エスカレーション：15営業日を超えて未処理の申請は、週次レビューで財務マネージャーに報告する。
関連文書：経費規程、VATコードガイド、委任権限マトリクス。

すべてのステップにオーナーと例外の経路があることに注目してください。例外の列は、多くのテンプレートで省略されがちですが、未記録のプロセスが実際に破綻するのはまさにここです。通常の経路が機能しないとき、人はその場しのぎで対応してしまうからです。

ビジネスプロセス文書に含めるべき内容

• 目的と範囲：開始点と終了点を明確に記載すること。範囲の曖昧さは、プロセスの紛争の最も一般的な原因です。

• トリガー。トリガーが定義されていないプロセスは、確実に開始しません。

• 入力と出力：プロセス間の引き継ぎが揃うように。

• 手順を順番どおりに：各ステップで1つのアクション。役割を紐づけて能動態で記述。

• 両方の分岐がある判断ポイント。「承認された場合」には、その横に「承認されない場合」が必要です。

• システム：ツール変更があっても、書き直しではなく記録された編集でプロセスが維持されるように。

• 各ステップのタイミングと目標サイクルタイム。そうしないと、遅いプロセスと壊れているプロセスを見分けられません。

• 例外とエスカレーション。最も価値の高いセクションであり、最も頻繁に欠けます。

• 名前ではなく役割。人は異動します。

• バージョン、オーナー、レビュー日。日付のないプロセス文書は古いものとみなされます。

ビジネスプロセスを文書化する方法

1. まず1つのプロセスを選び、その境界を最初に定義します。開始地点と終了地点を決めること。最初の1ステップを書く前に行ってください。そうしないと、書き進めるにつれて範囲がずれていきます。

2. 実際に行われているところを見ます（理想は2人の別々の人）。その違いが、未記録の判断です。そしてそれが、あなたが最も価値ある形で記録できるものです。

3. 見ている間に画面を記録します。どの項目を更新したのか、どのレポートを確認したのかは覚えていられません。

4. 理想ではなく現状（as-is）を下書きします。まず現実を文書化します。改善は別の作業であり、混ぜてしまうと、誰も認識できない文書になります。

5. 各ステップにつき1つのアクションを記述、能動態で、役割を明記。

6. 判断ポイントを見つけ、両方の分岐に名前を付けます。

7. 何がうまくいかないのかを尋ねます。次に、各回答について例外の経路を書きます。ここにこそ本当の知識があります。

8. タイミングを追加します。大まかでも、ボトルネックはすぐに見えてきます。

9. 不慣れな人に追ってもらいます。その人が尋ねるすべての質問が、ギャップの印です。

10. オーナーとレビュー日を割り当て、作業が行われる場所で公開します。

現状（as-is）とあるべき姿（to-be）

同じプロセスの2つのバージョンで、それらを混同すると多くの労力が無駄になります。

現状（as-is）は、プロセスが今日どのように回っているかを指します。回避策や、誰もが飛ばしているステップも含まれます。その目的は、共有された率直な全体像です。現状（as-is）を文書化するのが不快なのは、むしろ「本当は書きたくないこと」を露呈してしまうからです。しかしだからこそ有用なのです。

あるべき姿（to-be）は、変更後にどう回るべきかを指します。その目的は、目標に合意し、改善を測定するための土台を作ることです。

現状（as-is）をまず文書化するのが常に正解です。正直な現状（as-is）なしで描いたあるべき姿（to-be）のマップは、ビジネスが抱えていない問題を解決してしまいがちで、実際のボトルネックはそのまま残ります。両方が揃ったら、そのギャップがあなたのプロセス改善計画です。

プロセスマップ、フローチャート、スイムレーン

文章の文書と図は別の役割を担っており、多くのプロセスでは両方が役立ちます。

• フローチャート。 箱とひし形で、ステップと判断を表します。一目で分岐ロジックを示すのに最適です。

• スイムレーン図。 同じフローを、役割またはチームごとに行に分けます。引き継ぎが問題になっているときに最適で、たいていそれが問題です。

• プロセスマップ。 ステップではなく段階で捉える、より上位の俯瞰図を1ページに。

• BPMN。 定義された記号を使う正式な表記法で、プロセスが自動化または監査される場面で用いられます。社内の多くの文書化にはやりすぎです。

文章の手順ではなく図が欲しい場合は、プロセスフローテンプレートまたはワークフローテンプレートを使ってください。Wordで直接作りたい場合は、SmartArtや図形で作成できます。15個程度の箱、または実際の分岐を超えると、Wordは専用の図作成ツールより遅くなるため、文章の文書とシンプルなマップの組み合わせのほうが、複雑なチャートよりも多くの人にとって役立ちます。

実務的な順番は、まず文書を書いてからそこを元に図を描くことです。先に描いた図は、説明しているプロセスよりも整って見えがちです。

ベストプラクティス

• 1つの文書につき1つのプロセス。 複合した文書は流し読みされ、その後無視されます。

• 毎回同じ構造にする。 見慣れているほど文書の使い勝手が良くなり、実際に使われるかどうかの大部分を左右します。

• 実務者に下書きを書かせる。 実際に作業をしないマネージャーが書いた文書は、想像上のプロセスとして説明されます。

• 例外を文書化する。 内容の20%でありながら、価値の80%を占めます。

• 作業が行われる場所に保管する。 別のWikiではなく、すでに人が使っているシステム内に。

• すべてにバージョンと日付を付ける。

• システム変更の後にレビューする。 ツール移行は、他の何よりも多くのプロセス文書を無効にします。

• 2ページに収める。 長くなる場合は、通常は複数のプロセスを統合してしまっています。

よくある失敗

• 実際ではなく理想を文書化する。 誰も認識できないため、誰も従わない文書ができます。

• 開始と終了が定義されていない。 範囲が膨らみ続け、文書が終わりません。

• 例外の経路が欠けている。 人はその場しのぎで対応し、その場しのぎが「ばらつき」と「エラー」を生みます。

• 分岐の片側だけの判断ポイント。 読者が「いいえ」の経路で行き詰まります。

• 役割ではなく名前。 最初の組織再編で古くなります。

• 作業指示書レベルの詳細をすべて。 文書化プロジェクトが放棄される最も一般的な理由です。

• オーナーがいない。 プロセスが変わっても、文書が更新されないことに誰も気づきません。

• 文書のない図。 完成して見えるのに、実際にどうやるかについてはほとんど答えがありません。

記録してプロセスを文書化する

Trupeer AIでテンプレートを開き、すべてのプロセス文書が社内基準に合うようにブランドキットを適用し、各セクションを直接編集します。セットアップはテンプレートガイドにあります。

プロセス文書が未完成のままになってしまう理由は、プロセスごとに文書を書くのに午後1日かかり、それが40件あるからです。代わりにプロセスを1回記録すれば、Trupeer AIが、実際に起きた順番でステップを並べた書面の文書を生成し、スクリーンショットも自動で取得し、同じ記録からナレーション付きの動画ウォークスルーも作成します。最後の部分が重要なのは、システム操作を説明する文章のステップは、見て理解するよりも常に曖昧になりやすいからです。

記録する。文書化する。翻訳することで65+言語に対応。ナレッジベースに保存し、チームのトレーニングに活用します。Trupeerします。

よくある質問

Wordで無料のビジネスプロセステンプレートはありますか？

はい。Wordは、手順が頻繁に改訂されるため、多くのチームがプロセス文書を作成する形式として最も一般的です。無料ダウンロード、登録不要、透かしなし。

Wordで無料のビジネスプロセステンプレートをダウンロードできますか？

はい。すべての形式が、アカウント不要で無料ダウンロードでき、透かしもありません。必要なだけ社内で利用できます。

PowerPointまたはPPTで無料のビジネスプロセステンプレートはありますか？

はい。PowerPoint版は、手順に沿って進めるというより「プロセスを提示する」ために作られており、スライドごとに段階を配置するレイアウトと、現状（as-is）とあるべき姿（to-be）の比較スライドがあります。関係者レビューや変更提案に使い、実際に作業する人が参照する文書としてはWord版を使ってください。

Excelで無料のビジネスプロセステンプレートはありますか？

はい。Excelは、手順台帳、RACIマトリクス、そして各プロセスのオーナーとレビュー日を一覧にしたプロセスインベントリに適しています。このインベントリは、何もない状態から文書化を始めるときに、最も役立つ単一の成果物であることが多いです。

Wordでステップごとのプロセステンプレートはありますか？無料でダウンロードできますか？

はい。こちらのページにある主要なWordテンプレートがそれです。各ステップにオーナー、システム、出力、タイミング、例外の経路を付けた番号付きステップに加え、範囲、トリガー、プロセスオーナーのためのヘッダーフィールドも用意されています。

無料のWordフローチャートテンプレートはありますか？

図を作る目的に限っては、プロセスフローテンプレートを使ってください。これは、文章の手順ではなく、フローチャートやスイムレーン用に作られています。Wordで直接作りたい場合は、SmartArtでシンプルな直線フローをうまく扱えます。15個程度の箱、または実際の分岐を超えると、Wordは専用の図作成ツールより遅くなり、文章の文書とシンプルなマップのほうが、複雑なチャートよりもたいていの人にとって役立ちます。

ビジネスプロセステンプレートとは何ですか？

プロセスがどのように回るかを記録するための、あらかじめ構造化された文書です。目的、範囲、トリガー、入力、オーナー付きの順序立てられた手順、判断ポイント、出力、例外の経路が含まれます。形式を設計するのではなく、プロセスを説明するためのフィールドが用意されています。

ビジネスプロセス文書とSOPの違いは何ですか？

主に範囲と詳細度の違いです。プロセス文書は、役割をまたいでエンドツーエンドで仕事がどう流れるかを説明します。SOPは、1つの手順を、正確にそのまま実行できる十分な詳細で文書化します。実際には用語が重なることが多く、重要なのは、その文書が読者の持つ問いに答えていることです。

プロセス文書と作業指示書の違いは何ですか？

詳細度の違いです。プロセス文書は、「誰が何を、どの順番で行うか」というレベルで、プロセス全体を扱います。作業指示書は、仕様やスクリーンショットを含めて、実行する人のために1つのタスクを完全な詳細で扱います。プロセス文書には「ユニットを組み立てる」という1ステップがあるかもしれませんが、そのステップの作業指示書は、独自に11ステップ分に及ぶことがあります。

ビジネスプロセス文書には何を含めるべきですか？

プロセス名、バージョン、オーナー、目的、開始と終了の地点を明確にした範囲、トリガー、入力と出力、システム、役割付きの番号付きステップ、各ステップのタイミングと例外、両方の分岐がある判断ポイント、エスカレーション、関連文書、改訂履歴です。

ビジネスプロセスを文書化するにはどうすればいいですか？

まず境界を定義し、その後2人の別の人に実際に行ってもらい、画面を記録します。理想ではなく現実に起きていることを下書きし、各ステップにつき役割を紐づけた1つのアクションで記述します。すべての判断で両方の分岐に名前を付けます。何がうまくいかないのかを尋ね、例外の経路を書きます。タイミングを追加し、不慣れな人に追ってもらって、見つけたすべてのギャップを修正します。

ビジネスプロセス文書はどれくらいの長さにすべきですか？

ほとんどのプロセスでは1〜2ページです。もっと長くなる場合は、複数のプロセスを統合しているか、プロセスレベルで十分なところを作業指示書レベルの詳細に落としている可能性があります。

どのプロセスから文書化すべきですか？

1人だけがやり方を知っているもの、そして最も頻繁にうまくいかなくなるものです。この2つのリストは通常重なります。誰も困っていないプロセスを文書化しても、生産性は上がるかもしれませんが、何も変わりません。

プロセス文書はどのくらいの頻度でレビューすべきですか？

最低でも年1回、そしてシステム変更、組織再編、プロセス改善の直後にすぐレビューします。システム移行は、他の何よりも多くの文書を無効にするため、すべての移行にレビューを紐づけてください。

このビジネスプロセステンプレートをカスタマイズできますか？

はい。すべてのバージョンは完全に編集可能です。自分たちのやり方に合わせてフィールドを追加または削除できます。Trupeer AIでは、ブランドキットを適用して、すべてのプロセス文書に自動で社内基準を反映することもできます。

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