このテンプレートを使用してください
優れたジョブエイドは、最も高いレバレッジを生むパフォーマンス支援ツールの一つです。Trupeer を使えば、無料のジョブエイドテンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、さらに AI ジョブエイドジェネレーターでワークフローを明確でスキャンしやすい参照情報に変換することで、ジョブエイド作成にかかる時間を何時間も節約できます。
ジョブエイドテンプレートとは？トレーニングとの違いは？
ジョブエイドは、作業が進行している最中に、すでにトレーニングを受けた人が使う短い参照情報です。タスクのうち、暗記する価値がない部分を担います。ジョブエイドテンプレートは、それらを作るための再利用できる器です。入力欄、構造、そして長さに関するルールが含まれます。
トレーニングは「できること」を変えます。ジョブエイドは「作業中に頭の中で保持しなければならないこと」を変えます。必要なテストはシンプルです。そもそもタスクをまったく実行できないなら、それはトレーニングの不足です。実行はできるが、特定の一部分を間違えるなら、それはジョブエイドです。
有用な結果として、ジョブエイドは安価です。良いものは3週間ではなく1時間で作れ、プロセスが変わったら永遠に維持するのではなく置き換えることを想定しています。
ジョブエイドではないもの、そして別のものを書くべきタイミング
それは手順書ではありません。SOP は権威ある文書で、バージョン管理され、誰もがつまずかない部分も含めてタスク全体をカバーします。ジョブエイドは難しい部分だけを扱い、残りは SOP を参照するようにします。
それはトレーニングモジュールでもありません。読者に文脈や背景、そして「なぜそうするのか」を理解する必要があるなら、トレーニング資料が必要で、ジョブエイドは無視されます。
それは ハウツー記事でもありません。記事は作業の前後に一度読まれ、理解できるように書かれます。ジョブエイドはタスクの途中でスキャンされ、使うために書かれます。
そして、それはウィキページでもありません。2回検索しないと見つからない参照情報は、必要になった瞬間に約15秒しか持たないため、すでに負けています。
Trupeer でこのテンプレートをカスタマイズする方法
ステップ1：テンプレートセクションを開く
メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。
ステップ2：テンプレートを選択して開く
作業したい任意のテンプレートをクリックして開きます。
ステップ3：テンプレート表示を展開する
必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウト全体と詳細をはっきり確認します。
ステップ4：テンプレートを編集する
編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。
エディター内で、次のことができます：
新しいセクションを追加
書式ルールを定義または更新
ロゴを追加し、位置や関連設定を調整
ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する
必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みテンプレートを自分のものとして保存します。
ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する
カスタマイズしたテンプレートがどのように見えるか確認したいときは、プレビューを開きます。
プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートが思い通りに表示されることを確認できます。
ジョブエイドテンプレートを使うと、次のことができます：
作成時間を節約：実績のあるスキャンしやすい構造で、空白のページをスキップできます。
パフォーマンスを向上：ジョブエイドは、必要なタイミングで情報を提供することでミスを減らします。
ブランドを維持：Trupeer のブランドキットを使って、ロゴ、フォント、カラーを適用できます。
トレーニング時間を短縮：ジョブエイドが利用しやすいほど、作業者はより早く習熟に到達します。
実行を標準化：チームごとに、すべてのジョブエイドで同じ形式を使います。
グローバルチームに対応：ワンクリックでジョブエイドを 65+ 言語に翻訳できます。
なぜ多くのジョブエイドテンプレートは、文章が書かれる前に失敗するのか
この用語を検索すると、リストが出てきます。盗める5つの例、18の例とテンプレート、6つの無料ダウンロード。フローチャート、チェックリスト、チートシート、意思決定ツリー、インフォグラフィック。どれか一つ選んで、埋めるだけ。
形式は最初の判断ではなく最後の判断です。フローチャートと参照表は解決する問題が違い、見た目で選ぶと、よく作られ、よくブランド化されていても、測定可能な変化は何も起きない文書になります。
欠けているのは診断です。形式を選ぶ前に、今このタスクで人がどのように失敗しているのかを正確に把握します。難しいからではなく、どの部分を、どんな形で間違えるのかです。これは通常、品質監査、チケットのキュー、エラーログ、または実際に作業している人との会話2回から、20分以内で得られます。訓練を受けた人が馴染みのあるタスクで失敗する方法は多くありません。それぞれに対応する支援があります。そして正しい診断が、あなたのために形式を選びます。
形式を選ぶ前に、失敗を診断する方法
直近の20件のエラー、または誰かが同僚に助けを求めた直近の20回を見て、それを「間違った瞬間に、その人が持っていなかったもの」で分類します。
それは順序の問題でしょうか。つまり、手順を飛ばしたり、順番を入れ替えて行ったりしている。選択の問題でしょうか。つまり、複数のもっともらしい選択肢の中から誤ったものを選んでいる。想起の問題でしょうか。つまり、知っているのに、負荷がかかる状況で項目を抜かしている。認識の問題でしょうか。つまり、見ているものが正しいかどうか判断できない。あるいは価値の問題でしょうか。つまり、何をすべきかは正確に分かっているのに、コード、しきい値、設定などの手元の情報がない。
20件のエラーなら、通常は1つの区分に半分以上が収まります。その区分が、あなたのジョブエイドです。
ジョブエイドの形式タイプ：ステップカード、意思決定表、参照カード
実際に何がうまくいかないのか | 聞こえてくる声 | それを直す支援 | 必ず含めるべき内容 |
|---|---|---|---|
順序：手順を飛ばす、または順番が入れ替わる | "承認が先か後か、いつも忘れてしまう" | ステップカード | 番号付きのアクションを1行に1つ。各行の横に期待される結果 |
選択：複数の中から誤った選択肢を選ぶ | "どれも同じに聞こえる" | 意思決定表 | 左列に条件、右列に正確な値またはアクション |
想起：時間的なプレッシャーで項目を抜かす | "知ってるんだけど、金曜だってことを忘れてた" | チェックリスト（事後に確認） | 短い項目、説明なし。実行すべきタイミングのトリガーを定義 |
認識：良いものと悪いものを見分けられない | "どれが正しいか、どうやって分かるの？" | 注釈付きの例 | 実際に正しいサンプルと実際に間違いのあるサンプルを並べ、違いを示す |
価値：番号ではなく、アクションを知っている | "それってコードは何だっけ？" | 参照カード | コード、しきい値、連絡先、上限など。その他は何も入れない |
持っておくと役立つ形式に関する2つの補足があります。フローチャートは多くの場合、意思決定表をうまく描けなかったものです。表では表現できない、実際のループや再合流がある場合にのみ有用です。そしてインフォグラフィックは、ジョブエイドのカテゴリではなく「見せ方」に関する判断です。まずタイプを決めてから、次に魅力的に仕上げましょう。
コピーして埋められる無料のジョブエイドテンプレート構造
ここからコピーしてください。1ページの片面に収まり、このままの形で維持するのが理想です。
タイトル（タスクとして書く）。 "返金ガイダンス" ではなく "適切な返金台帳コードを選ぶ"。ユーザーはタスクを探しているので、1つとして名前を付けます。
このときに使う。 トリガーを1行で。ジョブエイドが間違ったタイミングで読まれないようにするものです。
オーナーと最終確認日。 名前と日付。誰も読まないバージョン番号ではありません。また、"最終更新" でもありません。文言を編集することは、まだ機能していることを確認するのとは別だからです。
支援そのもの。 上のセクションから、ステップカード、表、チェックリスト、例、または参照カード。これ以外は、このスペースを奪うものがあってはいけません。
これでカバーできない場合。 誰に聞くか、どのルートで。意図的に除外したケースのための「出口」が、すべてのジョブエイドに必要です。すべてをカバーすると見せかけたジョブエイドは、最初にうまくいかないときに捨てられてしまうからです。
完全な手順へのリンク。 SOP または 作業指示 へのリンクを1つ。タスク全体を所有するものです。
ここにコピーしてください。入力したバージョンが2ページ目まで伸びるなら、手順書を書いてしまっており、別の場所に属します。
ジョブエイドの例：何も変えなかったフローチャート
Kestrel Home Insurance は、90名のエージェントがいるコンタクトセンターを運営していました。品質監査で、顧客の返金の14%が誤った台帳コードに登録されていることが判明し、その結果、月あたり約110件の修正チケットが財務部門に発生していました（1件あたり約12分）。つまり、毎月約22時間の手戻りが発生していたのです。
学習・開発チームはジョブエイドを作成しました。返金の旅路を示す1ページのプロセスフローチャートで、11個のボックス、適切にブランド化され、床用にラミネートされ、チームチャネルにピン留めされました。デザインレビューを含めて3週間かかりました。
展開から6週間後、エラー率は13%でした。
理由はフローチャートそのものに見えています。エージェントは順序を間違えていませんでした。彼らはそれぞれ、何百件もの返金を処理していました。すべてのエラーは1つのボックスの中で起きていました。「正しい台帳コードを選択する」という読み取りの部分です。23個のコードがあり、そのうちいくつかがほぼ同じに見えたためです。更新前にキャンセルされたポリシーの返金、更新後にキャンセルされたポリシーの返金、そして過払いの保険料の返金は、午前11時に顧客が待っている状況で、ドロップダウン上ではほとんど同じに読めてしまっていました。
これは順序の失敗ではなく、価値（情報の種類）の失敗です。チームは、参照カードが必要な問題に対して、ステップカードを作ってしまっていました。
代わりにしたのは、A5の片面に収まる意思決定表で、各モニターの下端にテープで貼りました。左列は顧客が言った内容。右列は選択すべき正確なコード文字列です。23個のコードは9つの行に集約され、約94%のケースをカバーしました。最後の行には、それ以外はチームリーダーに回すと書かれています。作成には90分かかり、その大半は前四半期の返金から94%の数字を引き出す作業でした。
次の四半期にはエラー率が3%まで下がり、修正チケットは月あたり約110件から約24件へ減りました。
3週間かけたフローチャートは悪い文書ではありませんでした。誰も聞いていない質問への良い答えだったのです。そして90分の表が機能したのは、誰かがまず午後の時間を使って、人々がなぜ間違えるのかを突き止めたからです。
1時間以内で、ステップバイステップにジョブエイドテンプレートを作る方法
実際のシステムで、流暢にできる人がタスクを一度行うところを見てください。邪魔しないでください。
直近の20件のエラーまたは質問を集めて、5つの区分に分類します。最大の区分を選び、対応する形式を使います。
流暢な人と同席して支援を下書きし、その後半分に削ります。最初の下書きには、トレーニングに属する説明や、誰も間違えない手順が必ず含まれます。
トレーニング済みだが流暢ではない人に対して、手助けなしで、タスクの途中でテストします。どこで視線が止まるかを見ます。
名前と日付を付けて配置し、次へ進みます。合計90分は妥当で、1週間に近づくなら、ジョブエイドではなくトレーニング資産を作っていることになります。
職場でよくある5つのタスクに対するジョブエイド例
コード、カテゴリ、または口座の選択。 意思決定表。左は条件、右は正確な文字列。最も一般的な「本当に必要な」ジョブエイドであり、最も作られにくいタイプでもあります。
シフトやインシデントの引き継ぎ。 固定されたトリガー付きのチェックリスト。引き継ぎ中に読むのではなく、引き継ぎ後に確認します。
顧客の問題のエスカレーション。 症状ごとの意思決定表。担当者ではなく、ルートと名前付きのキューを示します。ヘルプデスクの返信テンプレートと組み合わせます。
めったに行わないシステムタスク。 期待される結果付きのステップカード。失敗は順序であり、ユーザーが頼れる直近の記憶がないためです。
作業品質の判断。 不採用のものの横に採用された作業を並べ、決め手となる違いを示した注釈付きの例。
人が実際に使うために、ジョブエイドをどこに置くべきか
配置は成果物の半分です。ナレッジベースに埋もれたジョブエイドは、ただの文書であり、文書とは「必要だと分かった後にだけ探されるもの」です。
タスクを離れずに到達できるべきです。物理的には、モニターのベゼル、機械のそばの壁、またはランヤードカードの裏側が該当します。デジタル的には、作業が議論されるチャンネルにピン留めする、ツールに埋め込む、またはそれを引き起こすチケットタイプに添付することです。
正本は ナレッジベース に保管し、更新するバージョンを1つにします。そのうえで、作業が行われる場所へコピーを展開します。場所は2つまでなら問題ありません。バージョンを2つにしてはいけません。
ジョブエイドは従業員のパフォーマンスをどう改善しますか？
それらは、ミスを生む特定のステップでのエラーを減らし、新しく入った人が許容できる品質に到達するまでの時間を短縮します。どちらの効果も、ジョブエイドを作る前にエラー率を記録しておけば測定可能です。さらに、その記録の習慣が「間違ったジョブエイドを作らない」ための規律にもなります。
一方で、一般的な能力を引き上げることはしません。ジョブエイドによる効果は、設計上、狭い範囲に限定されます。そのため、既知の失敗ポイント5つに向けたジョブエイド5つは、すべてをカバーする40のものよりも、たいてい上回ります。
Word、PowerPoint、または Excel でジョブエイドテンプレートを入手できますか？
それぞれの形式は、異なる種類のジョブエイドに適しています。ダウンロードリンクよりも役立つ答えです。Word はステップカードや注釈付きの例に向いています。Excel は意思決定表や参照カードに向いています。表はその用途に強く、作成しながら並べ替えもできるからです。PowerPoint は、実務用のジョブエイドとしてはあまり向きませんが、すでにテスト済みのものを壁ポスター版にする場合には適切なツールです。
まず支援を作り、そのタイプに合うファイル形式を選びます。先にファイル形式を選ぶと、誰も必要としていないフローチャートが出来上がってしまうのです。
機能しなくなったジョブエイドを見直し、廃止する方法
それぞれを「気分」ではなく「日付」で確認します。6か月以上チェックがないものは、記述しているシステムからズレている可能性が高く、間違っているジョブエイドは、ないものよりも悪いです。人がそれを信じてしまうからです。
積極的に廃止しましょう。プロセスが変わって失敗が起きなくなった場合、またはインターフェースが変わって選択が曖昧でなくなった場合は、更新するのではなく、そのジョブエイドを削除します。失敗のモードを超えて生き残ったジョブエイドは棚を散らかし、有用なものを見つけにくくします。
今四半期に削除したものの数を、作成したものの数と一緒に数えましょう。増え続けるだけのライブラリは、見直されていません。
ジョブエイドを書くときに入れないべきもの
「なぜそうするのか」の説明です。正しい推論はトレーニングと SOP に属し、ジョブエイドの中でその文の1つ1つが、役に立つ部分をページの下へ押し下げてしまいます。
ベンダーが自分の都合で変更するインターフェースのスクリーンショットです。ボタンがどこにあるかを見せるのではなく、ボタン名を記載してください。
誰も間違えない手順です。タスク全体を含めると丁寧に見えますが、重要な部分が薄まります。エージェントが手順1〜7を決して間違えないなら、ジョブエイドは手順8から始めるべきです。
規制対象のものは何でも。タスクが臨床、電気、食品安全、航空、または高所作業に関わる場合、管理された文書が権威であり、ジョブエイドはそれを参照する必要があります。壁に貼る前に、該当する有資格者により、その設定で使用するジョブエイドの承認を取ってください。
画面録画からジョブエイドを作る方法
ボトルネックは、ジョブエイドに何を書くべきかを決めることではありません。知っている状態から持てる状態になるまでの間に、スクリーンショットを撮り、切り抜き、書式を整える「1時間」がボトルネックです。
Trupeer AI は、画面録画を整形された手順ガイドに変換するため、流暢な人がタスクを1回実行すれば下書きができます。そこから、判断が必要な「失敗しているステップ」だけに削り込みます。同じ録画から、見ることを好む人向けの動画、あなたの ナレッジベース 用のドキュメント、そしてチームが作るすべてのジョブエイドにわたる一貫した ブランディング も得られます。
記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeer にする。
シフト制または多言語の人員を支援するチーム向けに、ガイド と トレーニング動画 は、より広い展開をカバーし、翻訳によって、壁に貼られた参照カードがすべての拠点で同じ内容になります。セットアップ手順は ドキュメントテンプレートのセットアップガイド にあります。
よくある質問
Word で無料のジョブエイドテンプレートはありますか？
上記の構造は、Word にそのまま貼り付けて、自社のハウスシェルとして維持できるように書かれています。Word はステップカードや注釈付きの例に最適です。ゲート付きのダウンロードはありません。つまり、構造の間にフォームが立ちはだかることもありません。入力済みのバージョンを、部門の出発点として保存してください。
PowerPoint で無料のジョブエイドテンプレートはありますか？
作業用のバージョンではなく、ポスター版に PowerPoint を使ってください。まずは最速で作ってテストし、その後、壁や機械に A3 で印刷する必要が出たときに、テスト済みの内容をスライドに配置します。スライドを先にデザインすると、実務用の参照情報というより装飾になりがちです。
Excel で無料のジョブエイドテンプレートはありますか？
Excel は4つのうち意思決定表と参照カードに最適です。これらは、最も役立つジョブエイドタイプの2つです。左は条件、右は正確な値の2列で、各ケースがどれくらいの頻度で起きるかに基づいて並べ替えます。実際に読まれるサイズで印刷してください。
PDF で無料のジョブエイドテンプレートはありますか？
ジョブエイドが実ユーザーでテストされたら、自分でエクスポートしてください。PDF は最終的に配置する版には適しています。壁に貼るものは固定されるべきで、下書きには不向きだからです。ジョブエイドは通常、機能するまでに2ラウンドの切り詰めが必要です。
ステップバイステップのジョブエイドテンプレートはどのような見た目ですか？
番号付きのアクションを1行に1つずつ、各アクションの横に期待される結果を記載します。9ステップ程度までに収めてください。長くなる場合は、タスクを2つのジョブエイドに分けるか、手順に切り詰め可能なナビゲーションを含めている可能性があります。診断された失敗が「順序」の場合にのみ使い、選択や想起には使わないでください。
ジョブエイドテンプレートを無料でダウンロードできますか？
構造、形式の表、作例は無料で、制限なく利用できます。使って、必要に応じて適応し、自分の名前で帰属表示なしに、自社のテンプレートライブラリに入れてください。
ジョブエイドはどれくらいの長さにすべきですか？
1ページの片面で、短いほど通常は良いです。制約は見た目の問題ではありません。ジョブエイドは他の作業が進行している間に約15秒でスキャンされるため、そのウィンドウ内で見つけられないものは、形式が存在する目的を果たしていません。
誰がジョブエイドを書くべきですか？
エラーが見える人が、タスクを流暢にできる人と一緒に作るべきです。これは学習デザイナーというより、チームリーダーや強い実行者であることが多く、そのためジョブエイドは安価に保つべきなのです。上の例が示すように、チームが作った90分のジョブエイドは、チームのために作られた3週間のジョブエイドに勝ちます。
