優れたワークフローは、拡大できるチームとバタバタするチームの違いです。Trupeerなら、無料のワークフローテンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、各ステップを生き生きと伝える動画ウォークスルーに変えることで、ワークフローデザインにかかる時間を何時間も節約できます。

無料のワークフローテンプレートとは？

無料のワークフローテンプレートとは、作業が一連のステージをどのように進むかを、トリガーから完成した成果物まで記述するための再利用可能な構造です。

公開されているほぼすべてのバージョンは図です。ステージを表すボックス、ボックス間をつなぐ矢印、そして関係者のためのスイムレーンが入っていることもあります。これらは本当に役立ち、しかも無料で、あらゆるツールに何千とあります。

テンプレート自体が、その取り組みが価値あるものかどうかを決めるわけではありません。価値を決めるのは、図のどの部分に労力を投じるかであり、ほとんどの人は間違った部分に投じてしまいます。

用途に合わせて形式が決まります。無料のワークフローテンプレートのPPTレイアウトが最も一般的なのは、ワークフローが図であり、プレゼンテーションソフトがそれを描けるからです。無料のワークフローテンプレートのExcel版は、その裏にあるステージ表とタイミングに適しています。無料のワークフローテンプレートのWordファイルは、手順書ドキュメントに埋め込まれたワークフローに適し、無料のワークフローテンプレートのPDFは、回覧のために合意されたバージョンに適しています。

どの種類のワークフローを指していますか？

この言葉は3つの異なるものを指し、その検索がそれらを自由に混ぜてしまうため、必要なものを決める価値があります。

ワークフローダイアグラム。 作業がどのように移動するかの視覚的な地図です。ステージ、順序、意思決定ポイント、誰が何をするか。ワークフローメーカーやワークフローデザインツールで描きます。そうしたツールは多数あり、ほとんどはチームが必要とするレベルではワークフロー無料です。プロセスを理解したり合意したりするために使われ、このページの大半がそれについてです。ワークフローダイアグラムは、プロセスワークフローテンプレートとも呼ばれ、フローチャートと重なりが大きいです。

ドキュメント化されたワークフロー。 図ではなく手順として書かれた同じ情報で、担当者、タイミング、ルールが含まれます。組織が「ワークフローが欲しい」と言うときに、実際に必要としていることが多いのはこれです。

自動化されたワークフロー。 ツール内で設定された一連の流れにより、誰も運ばなくても作業が人やシステム間を移動します。ワークフローメーカー、ワークフローデザインツール、またはオートメーションプラットフォームが提供するのはこれで、事前に用意されたものが何千とあります。これは別の取り組みで、このページの最後のセクションで、それが役立つタイミングを扱います。

順序が重要です。自動化の前にマッピングすることで、速くなるだけで良くならない「悪いプロセス」を自動化してしまうのを防げます。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したい任意のテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内では、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、位置や関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新されたテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように見えるか確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートがご希望どおりに表示されることを確認できます。

ワークフローテンプレートを使うと：

• デザインの時間を節約： どんなワークフローにも対応できる構造で、空白のページをスキップできます。

• 複雑な作業を可視化： トリガー、意思決定、引き継ぎのための組み込みフィールド。

• ブランドを維持： Trupeerのブランドキットでロゴ、フォント、カラーを適用。

• チームをより早くトレーニング： 動画ウォークスルーとワークフローを組み合わせて、新入社員のオンボーディングを加速。

• チーム間で標準化： すべてのワークフローに同じテンプレートを使用。

• グローバルチームに対応： 1クリックでワークフローを65以上の言語に翻訳。

矢印こそがワークフロー

ほぼすべてのワークフローマップが間違えている点を紹介します。

どんなワークフローダイアグラムでも見てください。ボックスは丁寧に説明されます。申請を起票する、予算を確認する、技術承認、商業承認、購買発注書を起票する。各ボックスは誰かが行う作業を表しており、プロセスをマッピングした人は、それぞれのボックスで何が起きるのかを尋ねています。

次に矢印を見てください。そこには何も書かれていない、ただの線になっているはずです。

それがまさに逆で、作業が起きるのはボックスで、時間が流れるのは矢印です。

ボックスの中にあるものはすべて、1人の担当者の管理下にあります。やり方を知っていて、それを実行し、かかる時間は必要なだけで、通常は数分です。一方、矢印は性質が違います。誰かの手元から別の誰かの手元へ移る作業を表し、その間には、受信トレイ、キュー、トレー、システムの状態、あるいは週次の会議アジェンダがあります。

ボックス内の作業時間を合計してください。次に、トリガーから成果物までの経過時間と比較します。多くのプロセスでは、その比率は驚くほどで、違いのすべては矢印にあります。

これには直接的な実務上の結果があります。ボックスの中の作業を改善しても（通常、プロセス改善の労力が向けられる場所ですが）、経過時間の大半には手が届きません。手が届くのは引き継ぎへの注意だけです。

引き継ぎにラベリングする

すべての矢印に対して記録すべきことは4つです。各項目は数分で済み、それが方法のすべてです。

誰から誰へ。 部署名ではなく役割名で記します。役割から部署へ作業が渡っても、着地先がありません。

どうやってトリガーされるか。 次の担当者が「自分のための何かがある」と知るきっかけは何か。メール、システム通知、ステータス変更、物理トレー、あるいは何もないこと。これは人々が想像するよりもよくあり、最悪のケースです。次のステージが始まるのは、誰かがたまたま見たときになってしまうからです。

どこで待つか。 指名された場所です。共有インボックス、承認キュー、フォルダ、会議アジェンダ。場所を名付けられないなら、中身に責任を持つ人はいません。

通常どれくらい待つか。 データまたはヒアリングに基づく実数です。どの2本の矢印を直すべきかを特定するのがこの数字です。

これを行うと、ほぼすぐに2つのパターンが見えてきます。

共有インボックスや名前のないキューへの引き継ぎは、通常最も遅くなります。見る責任が分散してしまうからです。キューに所有者を名付けると、他を変えなくても待ち時間が半分になることがよくあります。

また、定期イベント、週次の会議、隔週のパネルへの引き継ぎは、作業自体がどれほど早くても、最大で1サイクル分の待ち時間を伴います。週次アジェンダで5分の承認は、5日間の承認です。

ワークフローテンプレートに必ず含めるべきもの

8つの構成要素です。引き継ぎ表は追加要素であり、公開されているテンプレートにない部分です。

作業時間と経過時間の行は、他に何もしなくても計算する価値があります。午後で終わり、会話の焦点が「ステージをどう速くするか」から「なぜこれが11日かかるのか」に変わることが多いです。

無料のワークフローテンプレート：コピーするための構造

プレースホルダーではなく、実際の例で埋めています。このワークフローは、エンジニアリングサービス会社における購買要求から購買発注書までです。

ここからコピーしてください。

トリガー。 エンジニアが必要な部品またはサービスを特定し、要求を提出します。

成果物。 契約済みのサプライヤーに発行された購買発注書。要求者には通知されます。

ステージ（作業時間付き）。

総作業時間：47分。

引き継ぎ表。 重要な部分です。

作業時間と経過時間。 作業は47分。経過は11.4営業日。経過時間の約99%は待機で、そのうち85%は2本の矢印にあります。

意思決定ポイント。 1万ポンドを超える要求はディレクター承認が必要で、ステージが1つ増え、さらに引き継ぎが1回追加されます。契約していないサプライヤー向けの要求は、調達のサブプロセスへ回されます。

例外。 緊急の要件は、口頭での承認によりワークフローを迂回します。これは契約外の支出の最大の要因で、別途追跡されています。ステージ3で却下された要求は、通知なしでエンジニアに戻ります。そのため、一部は再提出されることがありません。

ここにコピーしてください。

ワークフロー例：11日間のうち47分

Lensfield Groupは、施設とエンジニアリングサービスを提供し、約750人を雇用しています。

その購買要求ワークフローは、プロセス改善の取り組みの中で2年前にマッピングされていました。マップはきれいでした。9つのボックスがあり、それぞれが明確にラベル付けされ、各ステージの担当者も指定されていました。調達オフィスに掲示されていました。

その後の改善作業は、ボックスに焦点を当てました。要求フォームは簡素化されました。予算確認はダッシュボード表示に移されました。承認画面は合理化されました。

すべてのステージにまたがる総作業時間は47分でした。

要求から購買発注書までの平均経過時間は、11.4営業日でした。

この2つの数字を並べて見た人はいませんでした。マップにはどちらの項目もフィールドとして用意されていなかったからです。

誰かがついに矢印を測定したとき、9本のうち2本が大部分を占めていることが分かりました。

予算確認から技術承認への引き継ぎは平均2.8日でした。要求は、所有者が指定されていない共有エンジニアリングインボックスにメールで届き、誰かがたまたま見たときに回収されました。

技術承認から商業承認への引き継ぎは平均4.1日でした。商業マネージャーが火曜日に要求を確認していたためです。週次サイクルで5分の承認は5日間の承認で、水曜日に届けば7日になります。

結果は「購買が遅い」ことではありませんでした。エンジニアがプロセスの使用をやめたことでした。現場で部品が必要で、11日間は確保できなかったため、人々は緊急の口頭承認ルートを使って直接注文するようになりました。

契約外の支出は年間約120万ポンドで、契約レートに対する価格プレミアムは推定で14%でした。約17万ポンド分に加えて、コミット済み支出の可視性がないこともあり、これは財務ディレクターの実際の不満でした。

修正は2本の矢印に対処し、それ以外は何も変えませんでした。

商業承認は火曜日から、1日20分の枠へ移されました。権限は、5,000ポンド未満についてはエンジニアリングマネージャーに委任されました。これにより、要求の71%をカバーし、該当するケースでは引き継ぎ自体が完全に不要になりました。

共有エンジニアリングインボックスは廃止され、代理人付きで、指名されたマネージャーへの直接割り当てに置き換えられました。

経過時間は11.4日から2.3日に短縮されました。

翌年の契約外支出は約31万ポンドとなり、残りは主に、遅いプロセスを回避する人ではなく、本当に緊急の事態でした。

ボックスに対する2年間の取り組みで47分が改善されました。2本の矢印に6週間注目したことで、9日が取り除かれました。

6ステップでワークフローをマッピングする方法

1. トリガーと成果物に名前を付ける。 どちらも観測可能な出来事として扱います。開始地点が曖昧なワークフローは測定できません。

2. ステージを列挙する（5〜9）。 20あるなら、複数のワークフローをマッピングしているか、作業指示書に属するタスクの詳細を含めています。

3. ステージごとに1つの役割を割り当てる。 部署が所有するステージは、誰も所有していないステージです。

4. すべての矢印にラベルを付ける。 誰から誰へ、トリガー、どこで待つか、そしてどれくらいの時間。これは多くの人がスキップするステップで、答えがある場所です。

5. 作業時間を合計し、経過時間と比較する。 ギャップは改善の機会であり、ほとんどの場合ステージにはありません。

6. 他の何かに触れる前に、最悪の2本の矢印を直す。 多くのワークフローでは、遅延の大半は2回の引き継ぎで発生します。

ステップ4は、人が抵抗しても（そして抵抗するはずですが）強く主張する価値があります。データが存在せず、集めることがプロジェクトのように感じられるからです。各ステージの担当者に「自分のところに届くまで通常どれくらい待つか」を聞くと、午後で終わり、重要な2本の矢印を特定するのに十分な精度が得られます。

表記法：ボックス、スイムレーン、記号

3つの慣習があり、選択の重要度は多くのガイドが示すほどではありません。

シンプルなボックスと矢印。 ほとんどの目的に十分で、管理が最も簡単です。この種のシンプルなワークフローテンプレートは適切なデフォルトで、トレーニングなしでも誰でも読めます。

スイムレーン。 役割ごとの行または列にし、ステージはそれを実行する人のレーンに配置します。実際に価値がある理由は1つだけです。線がレーン境界をまたぐたびに、それは引き継ぎだからです。スイムレーンにより、重要な矢印が視覚的に明確になります。形式的な表記法から1つだけ持ち帰るなら、これです。

フォーマルなフローチャート記号。 意思決定はひし形、データは円筒、その他はそれに準じます。対象者がその慣習をすでに知っている場合に有用で、知らない場合の混乱の原因にもなります。多くの社内ワークフローマップは、ボックス、矢印、ひし形以上は必要ありません。

実務上のポイントが2つあります。図は1ページまたは1画面に収めてください。3ページにまたがるワークフローは全体として読まれず、ページ間の引き継ぎはまさに失われるものだからです。そして、ツールが許すなら、図の中の矢印にタイミングを記載してください。4日待つことが、5分の承認の横に示されれば、誰かが説明しなくても主張が伝わります。

ワークフロー？プロセスマップ？SOP？

関連する4つのドキュメントがあり、その違いが、何を作るべきかを決めます。

ワークフローまたはプロセスワークフローテンプレートは、作業がステージと人の間をどう移動するかを示します。その価値は、順序と引き継ぎにあります。

プロセスマップは、概ね同じ成果物で、通常はより詳細に描かれ、場合によってはタイミングも含まれます。そして、ほとんどの組織では用語が互換的に使われています。

SIPOCは、誰かがマッピングする前に、プロセスがどこから始まりどこで終わるかを定める1ページの要約であり、SIPOC分析テンプレートでは、その境界の問いがなぜこれほど無駄な労力を生むのかを扱います。

標準作業手順書（standard operating procedure）は、作業がどう移動するかではなく、プロセスがどのように実行されるかを説明し、通常は役割をまたぎます。SOPテンプレートがそれをカバーします。

それらのすべての下にあるのは、1人が1つのタスクをどう実行するかという詳細で、それは作業指示書（work instruction）に属します。

うまく機能する順序は、境界を合意するためのSIPOC、引き継ぎを見るためのワークフロー、プロセスを定義するためのSOP、タスクのための作業指示書です。最初の2つを飛ばしてSOPに直行すると、誰も見たことのないプロセスを説明する文書ができます。

ワークフローの自動化

この用語に関連する検索は、ほとんどがツール検索なので、直接取り上げる価値があります。

ワークフローメーカーやワークフローデザインツールは、図を描きます。オートメーションプラットフォームはさらに一歩進み、作業を動かします。ルーティング、通知の送信、ステータスの変更、タイマーによるエスカレーションです。一般的なプロセス向けに、事前に用意された自動化テンプレートが何千と存在します。

自動化は、このページで説明している課題に非常に適しています。なぜなら、矢印こそが自動化によって取り除けるものだからです。メールの受信に誰かが気づくことに依存していた引き継ぎは、何にも依存しない引き継ぎになります。

注意点が2つあります。どちらも、多くの組織が高い代償を払って学んだことです。

自動化する前にマッピングを行ってください。Lensfieldで最も遅かった矢印は週次のレビューサイクルで、そのキューへの通知を自動化して入れていれば、4日中の数時間は節約できたはずでした。ですが、修正はサイクルの変更であり、自動化では見つけられないものでした。

そして、自動化はキューを取り除きません。気づくまでの遅れだけを取り除きます。もし、週次で1人が処理するキューに作業が即座に届くなら、経過時間は変わらず、「より速くレポートするもの」を作っただけになります。

自動化が本当に役立つのは、通知や可視性によって生じる「実際の待ち」がある引き継ぎです。そうしたケースはよくあり、どれがそれに当たるか分かったら、一度は自動化する価値があります。

無料のワークフローテンプレートで解決できないこと

ラベルのない矢印。 無料のワークフローテンプレートの無料ダウンロードや、最高の無料ワークフローテンプレートのプロンプトが、引き継ぎデータを求めることはありません。なぜなら、公開されているすべてのテンプレートが、矢印をフィールドではなく線として扱っているからです。

所有者のいないキュー。 図は、作業がどこかに到着することを示します。誰かが見る責任を負うかどうかは、マネジメントの問題です。

承認サイクル。 週次の承認会議は、経過時間に下限を設定します。マッピングの取り組みでは、それを減らせません。別のリズムに変えるには、上位の誰かが合意する必要があります。

プロセスを迂回する人。 Lensfieldの契約外支出は、11日間のワークフローに対する合理的な対応でした。期間を直さずにプロセスを強制しても、問題は解決されず、別の場所へ移るだけです。

引き継ぎで実際に何が起きるかを示す

ワークフローのマッピングは、人に「あなたは何をしているか」を尋ねることに依存しており、答えはボックスについては信頼できる一方、矢印については信頼できません。

人は自分のステージについては正確に説明できます。説明できないのは、ステージ間で何が起きるかです。そこは誰のステージでもないからです。技術承認から商業承認へ作業がどう渡るのかを聞くと、「メールで送る」と言われます。これは事実ですが、さらに「200通の他のメールと同じインボックスに着地し、火曜日に見られる」という点が省略されています。

Trupeer AIは、観測可能な半分を支援します。誰かが自分のステージを進める様子を記録すると、到着した作業をどこで確認するか、何かが欠けていたときに何をするか、そして誰も言及しないのに、もはや「それ」として記録されなくなってしまった回避策まで含めて、実際に行っていることが捉えられます。出力は、すでにキャプチャされて配置済みのスクリーンショット付きの文章によるウォークスルーで、さらに動画と並べて、あなた自身のブランディングの中に置かれます。

記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

次に2つの用途があります。ワークフローが合意されたら、各ステージには担当者が従える手順が必要で、記録はマッピングの副産物としてそれを生み出します。別のドキュメント作成プロジェクトとして作る必要はありません。そして、ワークフローが拠点や言語をまたぐ場合でも、同じ記録が各場所に同じステージのバージョンを提供し、ステージにかかる時間のばらつきのよくある原因を1つ取り除けます。

矢印そのものについては、測定の代わりはありません。各ステージの担当者に「自分のところに届くまでどれくらい待つか」を聞くか、作業を保持しているシステムからタイムスタンプを取り出してください。

素材はあなたのナレッジベースに置かれ、トレーニングとしても活用できます。ドキュメント間の一貫性は、ブランドキットを一度設定するだけで実現でき、セットアップはドキュメントテンプレートセットアップガイドで説明されています。

よくある質問

無料のワークフローテンプレートのPPT版はありますか？

スライドはワークフローの最も一般的な置き場所です。プレゼンテーションソフトはボックスと矢印を描きやすく、その結果は共有可能だからです。無料のワークフローテンプレートのPPTレイアウトは、妥当なデフォルトです。

矢印にタイミングを追加してください。4日待つことが、5分の承認の横に示されていれば、誰かが説明しなくても変更の必要性が伝わり、公開されたスライドテンプレートにはそのフィールドが含まれていません。

無料のワークフローテンプレートのExcel版はありますか？

Excelは、図そのものというより、図の背後にある表に適しています。無料のワークフローテンプレートのExcelファイルは、ステージのリストに作業時間を添える場所として適しており、さらに重要なのは、典型的な待ち時間が入った引き継ぎ表です。

その引き継ぎ表こそが改善の機会を特定する場所です。典型的な待ち時間で降順に並べ替え、上位2行が経過時間の大半を占めることがよくあります。

無料のワークフローテンプレートのWord版はありますか？

Wordは、手順書や品質マニュアル、導入パックなどのように、より大きなドキュメントに埋め込まれたワークフローに適しています。無料のワークフローテンプレートのWordファイルは、その用途に対応でき、図は画像として、引き継ぎ表は表として扱えます。

編集可能な図は別の場所に保管してください。文書に画像として貼り付けたワークフローは更新できず、ワークフローは、それを含む文書よりも頻繁に変わります。

無料のワークフローテンプレートのPDFはありますか？

PDFは、合意され回覧されるバージョンに適しています。特に、ワークフローが品質システムの一部である場合や、複数の部門によって承認済みの場合です。合意したら、日付とバージョンを記載した無料のワークフローテンプレートPDFを1回エクスポートしてください。

ソースは残しておいてください。引き継ぎのタイミングは定期的に再測定すべきだからです。待ち時間が2年前のワークフローマップは、もはや存在しないプロセスを説明していることになります。

使う価値のあるシンプルなワークフローテンプレートはありますか？

はい。シンプルであることは、たいてい正しいです。ラベル付きの矢印が付いた5〜9個のボックスのシンプルなワークフローテンプレートなら、ほとんどの目的をカバーでき、フォーマルな表記法は、多くの社内向けには不要な精度を追加するだけです。

追加する価値のある複雑さは、記号を増やすことではありません。スイムレーンです。スイムレーンにより、すべての引き継ぎが境界をまたぐ線として見えるようになり、まさにそこが探しているものだからです。

プロセスワークフローテンプレートとは？

少し違う名前で呼ばれている同じ文書です。プロセスワークフローテンプレートは、作業がプロセスの中でどう進むかをマッピングします。ステージ、順序、意思決定、引き継ぎです。

ときどき区別されるのは、ワークフローは作業の移動を扱い、プロセスは作業そのものを含む活動全体を扱うという点です。実務上は用語は互換的で、どちらも矢印にラベルを付けることで改善されます。

最高の無料ワークフローテンプレートはありますか？

最高の無料ワークフローテンプレートとは、ステージ間で何が起きるかを記入するフィールドがあるものですが、実質的にそれを備えたものはほとんどありません。

選択肢を比較しているなら、図の品質は変数ではありません。どのツールも、ボックスは十分に描けます。簡単に更新できる方を選んでください。ワークフローマップは最新である間だけ役に立ち、更新のしやすさが「通用するか」を左右するからです。そして引き継ぎ表は自分で追加してください。

ワークフローメーカーやワークフローデザインツールはテンプレートと同じですか？

いいえ。ワークフローメーカーやワークフローデザインツールは、そこで図を描くためのソフトウェアです。テンプレートは、そこで描くための出発点となるレイアウトです。ほとんどのツールには両方が付属しているため、どちらかを探す検索結果がもう一方を返してしまいます。

ツールの選択は、人が思うほど重要ではありません。どれもボックスと矢印を十分に描けるからです。チームがすでに持っている方を選んでください。ワークフローマップは最新である間だけ役に立ち、更新が簡単かどうかで「通用するか」が決まるからです。

無料のワークフローテンプレートの無料ダウンロードはありますか？それともワークフローはどこでも無料ですか？

どちらも大量にあります。主要なテンプレートサイト、図解ツール、プレゼンテーションプラットフォームの多くが、無料のワークフローテンプレートの無料ダウンロードを提供しており、さらに複数のツールでは、チームが必要とするレベルではワークフローが無料です。

だからこそ、ダウンロードが制約ではありません。レイアウトはどのツールでも10分で作れます。無料版で提供されないのは引き継ぎデータであり、図と、何かを変える文書の違いはそれだけです。

ワークフローダイアグラムとワークフローの自動化の違いは何ですか？

ダイアグラムは、作業がどう移動するかを説明します。自動化は、誰かが運ばなくても、ルーティング、通知の送信、ステータスの変更によってそれを動かします。

まずはダイアグラムを描いてください。自動化は、作業が到着したことに気づくまでの遅れを取り除きます。これは多くのワークフローで、まさに問題の大半です。そして、週次で処理されるキューや、キャパシティのないステージについては何も変えません。それらのうちどれが自分たちに当てはまるかを知ることが、マッピングの目的です。