Usa questo modello
Quando tutti pensano che un compito spetti a qualcun altro, nessuno lo fa. Con Trupeer, puoi risparmiare ore di pianificazione partendo da un modello di matrice RACI gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e creandone una bozza a partire dalle registrazioni del lavoro e dalle sessioni di pianificazione che già svolgi.
Cos'è un modello di matrice RACI?
Un modello di matrice RACI è una griglia pronta all'uso per assegnare chi fa cosa in un progetto, processo o transizione. Le attività o i deliverable si sviluppano lungo le righe, i ruoli lungo le colonne, e ogni cella mostra una di quattro lettere:
R, Responsible (Responsabile operativo): svolge il lavoro.
A, Accountable (Responsabile finale): approva il risultato e prende la decisione finale. Deve esserci esattamente una sola A per attività.
C, Consulted (Consultato): fornisce input prima che il lavoro sia completato o venga presa una decisione. Comunicazione bidirezionale.
I, Informed (Informato): viene tenuto aggiornato sui progressi o sulle decisioni. Comunicazione unidirezionale.
È chiamato anche diagramma RACI, matrice di assegnazione delle responsabilità (RAM) o modello RACI. Il modello pronto per la copia riportato di seguito è utilizzabile gratuitamente così com'è; non è necessario un account per copiarlo.
Perché utilizzare una matrice RACI?
Una matrice RACI risponde alle domande che causano la maggior parte dei ritardi e delle controversie:
Chi decide? Una sola persona responsabile finale (A) per attività elimina il "pensavo lo stessi approvando tu".
Chi deve essere consultato? I ruoli consultati vengono concordati in anticipo, in modo che nessuno sia sorpreso da una decisione.
Chi ha solo bisogno di sapere? I ruoli informati ricevono aggiornamenti senza essere trascinati in ogni riunione.
Qualcuno è sovraccarico? Leggendo una colonna dall'alto in basso si vede chi ha troppe R o A.
C'è qualcosa senza un proprietario? Leggendo una riga da sinistra a destra si mostrano le attività senza alcuna A.
Quando serve una matrice RACI?
La RACI è utile in qualsiasi lavoro che coinvolga diversi team. È essenziale quando si tratta di:
Gestire una transizione, come l'outsourcing, un cambio di fornitore o la creazione di un GCC, in cui il lavoro si sposta tra le parti.
Implementare un sistema, come una piattaforma ERP, CRM o HR, in cui l'IT, il business e un fornitore condividono tutti il lavoro.
Gestire un progetto con diversi team, fornitori o approvatori.
Definire un modello operativo o un nuovo processo dopo una riorganizzazione.
Prepararsi per un audit, in cui è necessario mostrare chi possiede ciascun controllo.
Anteprima del modello di matrice RACI
Il modello si apre con una breve intestazione per il nome del progetto o della transizione, il proprietario e la data. La sezione principale è la griglia RACI, con le attività raggruppate per fase a sinistra e i ruoli in alto. Una legenda spiega R, A, C e I, e una sezione di validazione elenca i controlli da effettuare prima di condividere la matrice. Ogni riga, colonna e fase è modificabile.
Come personalizzare questo modello in Trupeer
Passo 1: Apri la sezione Modelli
Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.
Passo 2: Seleziona e apri un modello
Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.
Passo 3: Espandi la vista del modello
Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.
Passo 4: Modifica il modello
Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.
All'interno dell'editor, puoi:
Aggiungere nuove sezioni
Definire o aggiornare le regole di formattazione
Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni
Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.
Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello
Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.
Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.
Con un modello di matrice RACI puoi:
Eliminare la confusione sulle responsabilità: Una persona responsabile finale per attività, concordata in anticipo.
Velocizzare le decisioni: Tutti sanno chi decide e chi deve essere consultato.
Individuare presto i sovraccarichi: Vedi chi ha troppe responsabilità.
Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori con il kit del brand di Trupeer.
Creare bozze dalle registrazioni: Utilizza le sessioni di pianificazione registrate e i walkthrough dei processi come fonte.
Condividere un unico riferimento chiaro: Offri a ogni team la stessa visione di chi fa cosa.
Regole RACI: come compilare correttamente la matrice
Esattamente una sola A per attività. Due responsabili finali significa che nessuno lo è.
Almeno una R per attività. Se nessuno è responsabile operativo, il lavoro non verrà svolto.
A e R possono essere la stessa persona, specialmente nei piccoli team, ma specificalo esplicitamente.
Limita i C alle persone il cui input cambia il risultato. Troppi C rallentano tutto.
Usa i ruoli, non i nomi, nelle colonne, poi mappa i nomi sui ruoli separatamente. Le persone cambiano; i ruoli durano più a lungo.
Descrivi le attività come risultati o deliverable, ad esempio "approvare il piano di test", non attività generiche.
Controlla ogni colonna per i sovraccarichi e ogni riga per i vuoti prima di condividerla.
Modello di matrice RACI gratuito: la struttura da copiare
Copia la struttura seguente nel tuo documento o foglio di calcolo, oppure aprila in Trupeer e personalizzala.
Intestazione. Progetto o transizione: [nome]. Proprietario della matrice: [nome]. Versione e data: [v1.0, data].
Griglia RACI.
Attività o deliverable | [Ruolo 1] | [Ruolo 2] | [Ruolo 3] | [Ruolo 4] | [Ruolo 5] |
|---|---|---|---|---|---|
[Fase 1: attività] | A | R | C | I | I |
[Fase 1: attività] | R | A | C | C | I |
[Fase 2: attività] | I | R | A | C | I |
[Fase 2: attività] | A | C | R | R | I |
[Fase 3: attività] | C | I | R | A | I |
Legenda. R = Responsabile operativo (Responsible), A = Responsabile finale (Accountable), C = Consultato (Consulted), I = Informato (Informed).
Mappatura ruoli-nomi. Ruolo, nome, team, sostituto.
Controlli di validazione. Ogni riga ha esattamente una A e almeno una R; nessuna colonna è sovraccarica; ogni ruolo ha accettato le proprie assegnazioni.
Cronologia delle revisioni. Versione, data, autore, riepilogo delle modifiche.
Esempio di matrice RACI per una transizione
Ecco il modello compilato per una tipica transizione di outsourcing o GCC. Questi sono gli stessi ruoli utilizzati nel nostro modello di SOP di transizione.
Attività | Responsabile transizione | Responsabile uscente (Sending) | Responsabile entrante (Receiving) | Proprietario del processo | SME (Esperto della materia) |
|---|---|---|---|---|---|
Inventario dei processi e piano delle ondate | A | C | C | R | C |
Piano KT e calendario | A | R | R | C | C |
Sessioni KT e registrazioni | A | R | C | I | R |
SOP e documentazione dei processi | C | C | R | A | C |
Sessioni di playback | C | I | R | I | A |
Affiancamento passivo e attivo (Shadow e reverse shadow) | A | R | R | I | C |
Decisione di Go/no-go | R | C | C | A | I |
Gestione dei problemi in Hypercare | C | C | R | A | I |
Decisione di uscita dall'Hypercare | R | C | C | A | I |
Ogni riga ha esattamente una A. Il proprietario del processo, non il responsabile della transizione, è responsabile finale (A) per le SOP e le decisioni di go/no-go e uscita dall'hypercare, perché possiede il processo dopo la fine della transizione. Il responsabile della transizione è invece responsabile finale della gestione della transizione stessa.
Esempio di matrice RACI per il trasferimento di conoscenza (KT)
Il trasferimento di conoscenza è l'ambito in cui la responsabilità è più spesso poco chiara, perché le persone che conoscono il lavoro e quelle che lo stanno acquisendo fanno capo a manager diversi. Ecco una RACI per la sola fase di KT.
Attività | Coordinatore KT | SME | Membro del team ricevente | Responsabile ricevente | Proprietario del processo |
|---|---|---|---|---|---|
Pianificare le sessioni di KT | R | C | I | C | A |
Registrare i walkthrough di ciascuna attività | C | R | I | I | A |
Trasformare le registrazioni in SOP e video | R | C | I | C | A |
Revisionare e approvare le SOP | I | R | C | C | A |
Eseguire il playback di ciascun processo | I | C | R | A | I |
Rispondere alle domande aperte | C | R | I | A | I |
Suddividere le attività di KT in questo modo evidenzia qualcosa che una RACI a livello di macrofase nasconde: lo SME è responsabile di gran parte del lavoro, quindi il suo tempo va tutelato. Consulta la nostra guida al trasferimento di conoscenza quando gli SME non hanno tempo.
Esempio di matrice RACI per l'implementazione di un sistema
Ecco una versione per un'implementazione ERP o SaaS. Adatta i ruoli al tuo progetto.
Attività | Sponsor del progetto | Project manager | Fornitore o integratore | Responsabile IT | Proprietario del processo aziendale | Utenti chiave (Key users) |
|---|---|---|---|---|---|---|
Approvare ambito e budget | A | R | C | C | C | I |
Disegnare i processi nello stato futuro | I | C | R | C | A | C |
Configurare il sistema | I | C | R | A | C | I |
Migrazione dei dati | I | A | R | R | C | I |
Test di accettazione utente (UAT) | I | C | C | C | A | R |
Formazione e documentazione | I | A | C | C | R | R |
Decisione di Go-live | A | R | C | C | C | I |
Supporto Hypercare | I | A | R | R | C | I |
La formazione e la documentazione sono spesso i punti in cui le implementazioni subiscono ritardi, perché la responsabilità è ripartita tra fornitore, IT e business. Rendere responsabili operativi (R) il proprietario del processo e gli utenti chiave, con il project manager responsabile finale (A), mantiene il processo in movimento.
Genera una RACI dalle tue registrazioni
La maggior parte delle informazioni necessarie per una RACI esiste già nelle tue registrazioni: riunioni di avvio e di pianificazione in cui vengono assegnati i compiti, e walkthrough dei processi che mostrano chi esegue ciascun passaggio. Trupeer ti aiuta a trasformarli in una prima bozza.
Registra le sessioni in cui si discute dei ruoli. Cattura le riunioni di pianificazione, le sessioni di KT e i walkthrough dei processi in MS Teams o Zoom, o con lo screen recorder AI di Trupeer.
Genera documentazione da ogni registrazione. Carica le registrazioni e Trupeer trasformerà i walkthrough dei processi in SOP passo dopo passo con il creatore di SOP, così potrai vedere chi esegue ogni passaggio e chi lo approva.
Applica il modello RACI. Apri il modello di matrice RACI in Trupeer e usa la documentazione generata per redigere le righe e le assegnazioni.
Rivedi con ciascun ruolo. Condividi la bozza e chiedi a ciascuna persona di confermare le proprie assegnazioni R, A, C e I.
Pubblicala insieme alla documentazione del processo. Memorizza la RACI accanto alle SOP in una knowledge base ricercabile, in modo che ruoli e procedure rimangano uniti.
Partire dalle registrazioni significa che la RACI riflette come il lavoro viene effettivamente svolto, e non solo come l'organigramma dice che dovrebbe essere.
Lo stesso approccio che parte dalle registrazioni funziona su larga scala. Genpact ha registrato le sessioni esistenti di progettazione dei processi su MS Teams e i walkthrough degli SME, li ha caricati su Trupeer e ha ottenuto SOP e video dimostrativi in cinque lingue: più di 500 materiali formativi per 140.000 dipendenti in 40 paesi, consegnati in 3 mesi invece di 12. Leggi la storia di successo del cliente Genpact.
Come analizzare una matrice RACI
Una volta compilata la matrice, leggila in entrambe le direzioni prima di condividerla.
Lettura orizzontale di una riga (una singola attività):
Nessuna A: nessuno possiede il risultato. Assegnane una.
Più di una A: le decisioni si bloccheranno. Scegline una e imposta le altre come C.
Nessuna R: nessuno farà il lavoro. Assegna qualcuno.
Troppi C: l'attività sarà lenta. Mantieni solo le persone il cui contributo cambia effettivamente il risultato.
Troppi I: valuta se un aggiornamento periodico cumulativo possa sostituire le singole notifiche.
Lettura verticale di una colonna (un singolo ruolo):
Molte A: questo ruolo potrebbe rappresentare un collo di bottiglia. Delega alcune responsabilità finali.
Molte R: questo ruolo potrebbe essere sovraccarico. Verifica la capacità operativa prima dell'inizio del lavoro.
Nessuna R o A: domandati se il ruolo debba effettivamente essere presente nella matrice.
Solo C e I: va bene per gli stakeholder, ma verifica che siano d'accordo nell'essere solo consultati/informati piuttosto che decisori.
Quando aggiornare la matrice RACI
Una RACI è utile solo se rispecchia la realtà. Rivedila e aggiornala:
A ogni fase o ondata di una transizione, perché i ruoli cambiano con lo spostarsi del lavoro.
Quando le persone entrano, escono o cambiano ruolo, aggiornando la mappatura dei nomi.
Quando cambia l'ambito (scope), aggiungendo o rimuovendo attività.
Quando una decisione è contestata, perché le controversie di solito rivelano una A mancante o poco chiara.
Dopo il go-live, quando i ruoli di progetto passano ai proprietari operativi.
Come creare una matrice RACI in sei passaggi
Elenca le attività o i deliverable, raggruppati per fase.
Elenca i ruoli nella parte superiore, usando i ruoli anziché i nomi delle persone.
Assegna prima la A per ogni riga, poi le R, e infine le C e le I.
Valida la matrice: una sola A per riga, almeno una R, nessuna colonna sovraccarica.
Rivedila con ogni persona coinvolta e risolvi eventuali disaccordi.
Pubblicala e tienila aggiornata quando cambiano ruoli, persone o ambito.
Varianti della matrice RACI
Matrice RASCI
Aggiunge la S, Supportive (Supporto): persone che aiutano il responsabile operativo ma non possiedono il lavoro. Utile quando molti team contribuiscono con risorse.
Matrice RACI-VS
Aggiunge la V, Verifier (Verificatore), che controlla il lavoro rispetto ai criteri stabiliti, e la S, Signatory (Firmatario), che lo approva formalmente. Comune nei settori regolamentati e nelle transizioni con accettazione formale.
Matrice DACI
Utilizza Driver, Approver, Contributors e Informed (DACI), ed è spesso usata per singole decisioni piuttosto che per attività continuative.
RACI per transizioni di fornitori e outsourcing
Aggiungi colonne per il cliente, il fornitore uscente e il fornitore entrante. Solitamente il cliente mantiene la A per le decisioni di accettazione. Consulta la nostra guida al trasferimento di conoscenza nella transizione da fornitore a fornitore.
RACI per progetti governativi e del settore pubblico
Includi il senior responsible owner, il proprietario del business case e l'eventuale comitato di governance, evidenziando quali decisioni richiedono un'approvazione formale in base alle regole di delega di autorità.
Matrice RACI vs documento di ruoli e responsabilità
Documento | Cosa mostra | Ideale per |
|---|---|---|
Matrice RACI | Chi è R, A, C o I per ciascuna attività | Progetti, transizioni e processi interfunzionali |
Documento di ruoli e responsabilità | Cosa possiede e decide ciascun ruolo | Definizione delle mansioni e delle strutture del team |
SOP di transizione | Come viene gestita una transizione, inclusa la sua RACI | Metodo di transizione ripetibile |
Lista di controllo per l'approvazione (Sign-off) | Chi approva ciascuna fase (gate), con relative evidenze | Accettazione formale nelle transizioni |
Vedi il modello di ruoli e responsabilità, il modello di carta del team (team charter) e la checklist di approvazione per il passaggio di consegne (handover sign-off).
Checklist della matrice RACI
Ogni attività o deliverable è elencato e raggruppato per fase.
Ogni riga ha esattamente una sola A.
Ogni riga ha almeno una R.
Nessuna colonna ha un numero ingestibile di R e A.
I ruoli consultati sono limitati alle persone il cui input cambia effettivamente il risultato.
I ruoli sono mappati su persone fisiche, con relativi sostituti.
Ogni persona indicata ha esaminato e accettato le proprie assegnazioni.
La matrice ha un proprietario e una data di versione.
Errori comuni da evitare
Più di una A su un'attività. Una responsabilità finale condivisa di solito si traduce in nessuna responsabilità.
Tutti contrassegnati con C. Un eccesso di consultazione rallenta le decisioni e crea riunioni inutili.
Attività vaghe. "Supportare il progetto" non può essere assegnato in modo chiaro; "approvare il piano di test" sì.
Usare i nomi invece dei ruoli. La matrice si rompe non appena qualcuno lascia l'azienda.
Non aggiornarla mai. Una RACI definita all'avvio del progetto è raramente corretta al momento del go-live.
Scarica il modello di matrice RACI gratuito
Copia gratuitamente il modello sopra, oppure aprilo in Trupeer per applicare il kit del tuo brand, creane una bozza dalle tue registrazioni e condividilo con tutti i team. Apri il modello di matrice RACI gratuito in Trupeer.
Domande frequenti
Cos'è una matrice RACI?
Una matrice RACI è una griglia che mostra chi è Responsabile operativo (Responsible), Responsabile finale (Accountable), Consultato (Consulted) e Informato (Informed) per ciascuna attività o deliverable all'interno di un progetto, processo o transizione.
Cosa significa l'acronimo RACI?
Responsible, Accountable, Consulted, Informed (Responsabile operativo, Responsabile finale, Consultato, Informato).
Qual è la differenza tra responsible e accountable?
La persona "responsible" (R) svolge materialmente il lavoro. La persona "accountable" (A) possiede il risultato finale e prende la decisione ultima. Possono esserci più persone responsabili dell'esecuzione (R), ma solo un responsabile finale (A) per attività.
Una persona può essere sia responsible sia accountable?
Sì. Nei piccoli team, la stessa persona spesso svolge il lavoro e ne approva il risultato. Contrassegnala come A e R, oppure come A sottintendendo che svolge anche l'attività operativa.
Quante persone dovrebbero essere responsabili finali (accountable) per un'attività?
Esattamente una. Se due persone sono responsabili finali, le decisioni si bloccano e nessuno si assume la piena titolarità del risultato.
Qual è un esempio di matrice RACI?
Un esempio di matrice RACI è il modello compilato per una situazione reale. Questa pagina include esempi per una transizione di outsourcing o GCC, per il trasferimento di conoscenza e per l'implementazione di un sistema.
Chi dovrebbe creare una matrice RACI?
Di solito è il project manager o il responsabile della transizione a redigerne la bozza, con l'input di ciascun ruolo presente sulla matrice. Lo sponsor o il proprietario del processo dovrebbe approvarla, e tutti i soggetti nominati dovrebbero concordare le proprie assegnazioni prima della condivisione.
Qual è la differenza tra RACI e RASCI?
La RASCI aggiunge una S per Supportive (Supporto): persone che aiutano il responsabile operativo nello svolgimento del lavoro senza però possederne il risultato finale.
Come posso creare una matrice RACI a partire dalle registrazioni?
Registra le riunioni di pianificazione e i walkthrough dei processi, usa Trupeer per trasformare i walkthrough in documentazione passo dopo passo, quindi usa tale documentazione per redigere le righe e le assegnazioni nel modello di matrice RACI prima di verificarlo con ciascun ruolo.
Esiste un modello di matrice RACI in Excel?
Excel è il formato più comune per una RACI perché la matrice è strutturata a griglia. Copia la struttura sopra in Excel, utilizzando una riga per attività e una colonna per ruolo.
Esiste un modello di matrice RACI in Word?
Word funziona bene quando la RACI fa parte di un documento più ampio, come un project charter o una SOP di transizione. Apri questo modello in Trupeer ed esportalo, oppure copia la struttura riportata sopra.
Esiste un modello di matrice RACI in PowerPoint?
Le slide sono adatte per presentare la RACI a un comitato di controllo o al team di progetto. Usa una diapositiva per fase in modo da mantenere leggibile la griglia.
Esiste un modello di matrice RACI in PDF?
Il formato PDF è ideale per la versione approvata da condividere con tutte le parti. Conserva comunque una copia modificabile per i futuri aggiornamenti.
Esiste un modello di matrice RACI in Google Fogli?
Sì. Copia la struttura sopra in Google Fogli, oppure apri il modello in Trupeer ed esportalo. Google Fogli è utile quando più team devono rivedere e commentare le proprie assegnazioni contemporaneamente.
