Un'ottima formazione sul prodotto è ciò che trasforma gli utenti curiosi in clienti sicuri. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla progettazione della formazione sul prodotto partendo da un modello di piano di formazione sul prodotto gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il piano in moduli video accattivanti che gli studenti completano davvero.

Cos'è un modello di piano di formazione sul prodotto?

Un piano di formazione sul prodotto definisce come le persone imparano a usare, vendere, supportare o implementare un prodotto specifico: cosa devono essere in grado di fare, in quale ordine, come deve essere erogato e entro quando.

Un modello ti fornisce la struttura. Destinatari, competenze, moduli, metodo di erogazione, programma e valutazione.

Se ne cerchi uno, ti verranno offerti modelli generici di piani di formazione per dipendenti, perché quasi nulla nella prima pagina dei risultati riguarda specificamente la formazione sul prodotto. Quei modelli vanno bene per quello che offrono, ma trascurano l'unico elemento che rende la formazione sul prodotto diversa da qualsiasi altro tipo.

Il soggetto cambia sotto i tuoi occhi, secondo la pianificazione di qualcun altro.

La formazione sul prodotto è l'unica formazione con un numero di versione

Se formi qualcuno su come fornire feedback, gestire un cliente difficile o guidare un carrello elevatore, l'argomento è stabile. La formazione creata tre anni fa è ancora ampiamente corretta.

La formazione sul prodotto non è così. Se il tuo prodotto viene rilasciato ogni tre settimane, una parte della tua formazione diventa obsoleta ogni tre settimane. Non gradualmente, e non perché qualcuno l'abbia trascurata: ma perché una schermata è cambiata, un'impostazione è stata rinominata, un flusso di lavoro è stato rimosso o è stata aggiunta una nuova funzionalità.

Ne conseguono due cose, e nessuna delle due è presente in un modello standard di piano di formazione.

Ogni risorsa formativa fa riferimento a una versione specifica su cui è stata creata, ma quasi nessuna di esse la registra. Chiedi a un'organizzazione quale versione del prodotto copre il suo corso di inserimento e di solito otterrai un'alzata di spalle e una data.

Inoltre, non c'è alcun collegamento tra il processo di rilascio e la formazione. Le checklist di rilascio coprono lo sviluppo, il QA, la documentazione, le note di rilascio, la prontezza del supporto e talvolta il marketing. Pochissime di esse chiedono quale formazione sia influenzata da ciò, quindi nessuno lo scopre finché un nuovo assunto non dice al proprio manager che il modulo sette non corrisponde al prodotto.

A quel punto la soluzione informale è già in atto: alle persone viene detto a voce quali moduli saltare, il che costituisce una conoscenza che non esiste da nessuna parte e scompare quando quel manager se ne va.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza in anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di piano di formazione sul prodotto puoi:

• Risparmiare ore di progettazione: evita la pagina bianca grazie a una struttura di formazione collaudata.

• Formare più destinatari: adatta lo stesso piano per nuovi assunti, clienti e partner.

• Rimanere in linea con il brand: applica il tuo logo, i tuoi caratteri e i tuoi colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Incentivare l'adozione: gli utenti formati adottano più funzionalità e rimangono clienti più a lungo.

• Standardizzare l'apprendimento: usa lo stesso modello di piano per ogni iniziativa di formazione sul prodotto.

• Raggiungere studenti a livello globale: traduci la formazione sul prodotto in oltre 65 lingue con un solo clic.

Dividere la formazione in un livello durevole e uno volatile

La soluzione strutturale consiste nello smettere di creare la formazione sul prodotto come un blocco unico.

La maggior parte della formazione sul prodotto li mescola. Un singolo modulo di novanta minuti spiega perché il prodotto esiste e poi illustra l'interfaccia, così nel momento in care l'interfaccia cambia, l'intero modulo è compromesso. Poiché ricostruire un modulo prodotto è costoso, non viene ricostruito, e il contenuto durevole diventa obsoleto insieme al contenuto volatile a cui era associato.

Separandoli accadono due cose utili. Il livello durevole smette di essere influenzato dai rilasci, il che significa che può giustificare un vero sforzo di produzione. E il livello volatile può essere economico e usa e getta, perché sai in anticipo che lo sostituirai.

La regola pratica quando si scrive un modulo: se contiene uno screenshot o un percorso di clic, è volatile. Se rimarrebbe valido anche se il prodotto venisse ricostruito da zero su una tecnologia diversa, è durevole.

Come collegare il processo di rilascio alla formazione

Una riga sulla checklist di rilascio, compilata dal product manager, che richiede circa tre minuti.

Quali moduli di formazione sono influenzati da questo rilascio?

Questo è l'intero intervento. Funziona perché i product manager conoscono la risposta, non costa quasi nulla e sposta la scoperta di un problema dalla terza settimana di un nuovo assunto al giorno prima del rilascio.

Tre abitudini di supporto lo rendono efficace.

Inserire il timbro della versione in ogni modulo volatile con la versione del prodotto su cui è stato creato, visibile allo studente. Un modulo che dichiara di coprire la versione 4.2 mentre il prodotto è alla 4.9 è quantomeno onesto, e gli studenti gestiscono l'onestà meglio dell'errore.

Assegnare un proprietario per modulo, non per l'intero programma di formazione. I proprietari del programma complessivo non si accorgono se i singoli moduli diventano obsoleti.

Segnalare un indice di aggiornamento, ovvero la percentuale di moduli volatili allineati alla versione corrente. Un unico numero, esaminato mensilmente, che è l'unica misura che ti dice se il collegamento sta funzionando.

Laddove il cambiamento è così significativo da dover informare anche i clienti, la nota di rilascio e l'aggiornamento della formazione provengono dallo stesso materiale di origine, e i nostri modelli di articoli per la knowledge base coprono la parte rivolta al cliente.

Modello gratuito di piano di formazione sul prodotto: la struttura da copiare

Copia da qui.

Intestazione. Prodotto e versione corrente. Destinatari. Proprietario. Data dell'ultima revisione. Finestra di erogazione.

Destinatari e risultati. A chi è rivolto e cosa devono essere in grado di fare autonomamente alla fine, espressi sotto forma di attività piuttosto che di argomenti. Vendite, supporto, implementazione e clienti hanno bisogno di piani separati, descritti di seguito.

Competenze. Da sei a dieci cose che lo studente sarà in grado di fare. "Gestire una chiamata conoscitiva coprendo i tre criteri di qualificazione" piuttosto che "comprendere il prodotto".

Moduli durevoli. Il mercato, l'acquirente, il problema, il modello di valore, il posizionamento. Con una data di revisione anziché una versione.

Moduli volatili. Una riga ciascuno, con la competenza che supporta, il formato di erogazione, la durata, il proprietario, la versione del prodotto su cui è stato creato e la data dell'ultima ricostruzione.

Programma di erogazione. Quando viene erogato ciascun modulo e se si tratta di una sequenza fissa o attivata da qualcosa nel lavoro dello studente.

Valutazione. Come viene confermata la competenza. Osservazione del lavoro reale ove possibile, piuttosto che un quiz, poiché la conoscenza del prodotto testata subito dopo un modulo misura la memorizzazione piuttosto che la competenza reale.

Collegamento con il rilascio. Quale elemento della checklist di rilascio avvia una revisione di questo piano e chi vi risponde.

Misura dell'aggiornamento. Percentuale di moduli volatili allineati alla versione corrente, aggiornata mensilmente.

Copia fino a qui. Due pagine. Se il tuo piano è più lungo, di solito significa che le descrizioni dei moduli si sono espanse nel contenuto del modulo stesso, che invece appartiene ai moduli.

L'azienda di software con tre moduli accurati su quattordici

Calderstone Software vende software per la gestione dei servizi sul campo ed esegue rilasci ogni tre settimane. La sua organizzazione go-to-market copre circa sessanta persone nelle vendite, ottantacinque nel supporto e quaranta consulenti di implementazione, che si occupano anche della formazione dei nuovi clienti.

La formazione sul prodotto era stata strutturata correttamente nel 2023: quattordici moduli, circa nove ore, video con schede di lavoro, prodotti con un'agenzia per un costo totale di circa centoventimila sterline.

Due anni dopo qualcuno ha verificato quali moduli corrispondessero al prodotto in produzione.

Tre erano ancora del tutto accurati. Sei contenevano almeno una sezione che mostrava una schermata non più esistente. Cinque erano sostanzialmente errati.

Nessuno se n'era accorto, perché nessuno possedeva i singoli moduli e la checklist di rilascio conteneva undici elementi, nessuno dei quali menzionava la formazione.

I sintomi erano tutti informali. Ai nuovi assunti nelle vendite veniva detto dai loro manager di saltare il modulo sette perché non aggiornato, una conoscenza che esisteva solo a voce. Gli agenti di supporto formati sul modulo nove fornivano ai clienti istruzioni per un flusso di lavoro rimosso quattordici mesi prima. E i quattro consulenti di implementazione che si occupavano della formazione dei clienti avevano creato ciascuno la propria presentazione, poiché quella ufficiale era errata, insegnando così ai clienti quattro versioni diverse del prodotto.

Il costo misurabile si è palesato nei tempi di inserimento (ramp). Il tempo medio per un nuovo venditore per gestire una demo cliente senza assistenza era passato da circa cinque settimane nel 2023 a nove settimane entro il 2025. I colloqui di uscita e i feedback dei manager attribuivano la maggior parte di questo ritardo al divario tra ciò che diceva la formazione e ciò che faceva il prodotto, poiché i nuovi assunti dovevano disimparare prima di poter vendere.

La ricostruzione ha diviso i quattordici moduli in quattro durevoli e dieci volatili. I quattro durevoli coprivano il mercato, l'acquirente, il problema e il modello di valore, e da allora non sono più stati toccati. I dieci volatili sono stati ricostruiti a partire da registrazioni dello schermo piuttosto che prodotti come progetti video, riducendo l'aggiornamento dei moduli da un lavoro di agenzia del costo di circa quattromila sterline a ore di lavoro interno.

È stata aggiunta una riga alla checklist di rilascio per chiedere quali moduli di formazione fossero influenzati dal rilascio, con risposta del product manager in circa tre minuti.

Dodici mesi dopo, tutti e dieci i moduli volatili erano aggiornati a ogni controllo mensile. I quattro moduli durevoli non avevano avuto bisogno di modifiche, che era proprio l'obiettivo. Il tempo per la prima demo senza assistenza è tornato a cinque settimane.

Formazione sul prodotto interna o per i clienti: quale stai pianificando?

Le due cose vengono spesso confuse ma richiedono piani separati, perché i risultati, l'attenzione disponibile e le conseguenze di un fallimento sono completamente diversi.

La formazione interna sul prodotto è per le persone che vendono, supportano, implementano o sviluppano insieme al prodotto. La partecipazione è prevista, il risultato è la competenza professionale e puoi valutarla osservandoli lavorare. La profondità conta più del coinvolgimento e i diversi destinatari interni hanno bisogno di piani realmente differenti. Le vendite hanno bisogno dell'acquirente, del modello di valore e della demo. Il supporto ha bisogno di modalità di guasto, diagnostica e soluzioni alternative, che il nostro modello SOP di supporto del prodotto copre dal punto di vista procedurale. L'implementazione ha bisogno di configurazione e casi limite.

La formazione sul prodotto per i clienti è per le persone che hanno acquistato il prodotto. La partecipazione è volontaria nei fatti anche quando è contrattuale, il risultato è l'adozione e di solito non puoi osservare direttamente se ha funzionato. Deve essere più breve, più visiva e organizzata attorno a ciò che il cliente sta cercando di ottenere piuttosto che sul set di funzionalità.

L'errore comune è creare un unico corso ed erogarlo a entrambi. I clienti ottengono una profondità interna di cui non hanno bisogno, e i team interni ricevono una presentazione commerciale che non li prepara a domande difficili.

Se stai pianificando la formazione per le persone che entrano in azienda piuttosto che per un prodotto specifico, il nostro modello di formazione per nuovi assunti copre il problema della sequenza temporale in quel contesto, che è diverso.

Cosa dovrebbe includere un piano di formazione sul prodotto?

I destinatari, le competenze, i moduli divisi per livello, il programma, la valutazione e il collegamento con il rilascio.

Ci sono tre campi che vale la pena difendere da chiunque voglia tagliare il documento.

Il timbro della versione sui moduli volatili. Senza di esso non c'è modo di capire cosa sia obsoleto se non guardandolo.

La proprietà per modulo. La proprietà a livello di programma non è sufficiente, ed è la differenza tra qualcuno che si accorge del problema e nessuno che se ne accorga.

La misura dell'aggiornamento. Un numero, mensile, che mostra quale percentuale del livello volatile corrisponde al prodotto in produzione. È l'unica misura che ti dice se il sistema sta reggendo.

Cosa escludere dal piano stesso: il contenuto dei moduli, che appartiene ai moduli; la roadmap del prodotto, che cambia più velocemente del piano; e la programmazione dettagliata per i gruppi di studio, che appartiene a un calendario.

Come creare un piano di formazione sul prodotto, passo dopo passo

Inizia con i destinatari e scegline uno. Progettare contemporaneamente per vendite, supporto e clienti produce un piano che non si adatta a nessuno di loro.

Scrivi le competenze sotto forma di attività che la persona svolgerà senza supervisione, concordate con il manager che valuterà se è in grado di farlo.

Suddividi i potenziali contenuti in durevoli e volatili utilizzando il test dello screenshot. Qualsiasi cosa contenga un percorso di clic è volatile.

Sviluppa correttamente il livello durevole. Ne vale la pena perché durerà nel tempo ed è ciò che dà senso al livello volatile.

Crea il livello volatile in modo economico e contrassegnalo con la versione. Prevedi di sostituirlo piuttosto che mantenerlo.

Aggiungi la riga della checklist di rilascio e assegna un proprietario per ciascun modulo volatile.

Quindi imposta la valutazione sul lavoro reale e definisci il controllo mensile dell'aggiornamento.

Tipi di modelli di piano di formazione sul prodotto e quando usarli

Inserimento del nuovo assunto sul prodotto. Concentrato all'inizio, prima il livello durevole, poi il livello volatile. L'unico caso in cui la sequenza conta davvero, poiché il contenuto durevole è ciò che rende comprensibile il contenuto volatile.

Formazione sul rilascio. Breve, attivata da un rilascio, solo livello volatile. Quindici minuti anziché un'ora, erogata a ridosso della data di rilascio. Questo è il piano che manca del tutto alla maggior parte delle organizzazioni.

Conversione di ruolo. Qualcuno che passa dal supporto all'implementazione, o dalle vendite al customer success. Principalmente livello volatile con una piccola integrazione durevole, e di solito è sovraccaricato perché si presume sia necessario più di quanto lo sia realmente.

Formazione per l'onboarding del cliente. Breve, organizzata in base ai risultati, erogata vicino al momento del primo utilizzo piuttosto che alla firma del contratto.

Formazione per certificazione o partner. Laddove una terza parte deve dimostrare competenza. Richiede una valutazione rigorosa, un controllo della versione verificabile e un trigger di ricertificazione sui rilasci principali.

Corso di aggiornamento. Raramente vale la pena organizzarlo come un corso. Le domande ricorrenti a cui rispondono i tuoi team di supporto e abilitazione sono una guida migliore per capire cosa deve essere insegnato di nuovo, e un supporto operativo (job aid) di solito è meglio di una sessione formativa.

Come misurare la formazione sul prodotto che continua a cambiare

Il completamento e la soddisfazione sono facili da raccogliere ma nessuno dei due dice molto, in particolare qui, dove uno studente può completare e apprezzare un modulo che descrive una versione del prodotto non più esistente.

Tre misure meritano di essere utilizzate.

Livello di aggiornamento. La percentuale di moduli volatili allineati alla versione in produzione. Questo è l'indicatore principale ed è quello che anticipa gli altri.

Tempo per raggiungere la competenza autonoma, per destinatario. Tempo per la prima demo senza assistenza per le vendite, tempo per la prima risoluzione autonoma di un ticket per il supporto, tempo per la prima configurazione indipendente per l'implementazione. Confronta i vari gruppi di assunti piuttosto che basarti su un obiettivo fisso.

Volume di domande al supporto e all'abilitazione, ovvero quanto spesso le persone formate fanno domande su argomenti su cui avrebbero dovuto ricevere formazione. Un volume crescente su un argomento indica un modulo obsoleto o mancante, ed è il segnale più precoce che potrai ottenere.

Specificamente per la formazione dei clienti, l'utilizzo effettivo della funzionalità spiegata è l'unica misura onesta e dovrebbe essere analizzato da quattro a sei settimane dopo la sessione piuttosto che immediatamente.

Posso ottenere un modello di piano di formazione in Word o Excel?

Excel per il registro dei moduli, che è il cuore operativo. Una riga per modulo con la competenza che supporta, livello, formato, durata, proprietario, versione del prodotto su cui è stato creato, data dell'ultima ricostruzione e stato attuale. Aggiungi una formula che segnali qualsiasi modulo volatile indietro di più di una versione e una cella che mostri la percentuale di aggiornamento.

Word o Google Documenti per la parte descrittiva del piano: destinatari, competenze, approccio di valutazione e collegamento con il rilascio. Questo è ciò che viene concordato con le persone i cui team vengono formati.

PowerPoint per i moduli stessi se questo è il tuo formato di erogazione, anche se la tesi di questa pagina è che i moduli volatili sono migliori come registrazioni che come presentazioni di diapositive, perché le diapositive sono costose da ricostruire e le registrazioni no.

PDF per la versione rilasciata a un partner o allegata a un programma di certificazione, esportata dal registro live con la versione stampata su di essa.

Come ricostruire un modulo di formazione in un pomeriggio

Tutto quanto sopra dipende dal fatto che una cosa sia economica. Se sostituire un modulo volatile significa un'agenzia, una sceneggiatura, uno studio e tre settimane, nessuno lo sostituirà, e la divisione tra durevole e volatile sarà solo una convenzione di archiviazione.

Trupeer AI è ciò che lo rende possibile. Qualcuno esegue l'attività nella versione corrente mentre è attiva una registrazione, e l'output è una guida scritta e un video generati dallo stesso passaggio, con i passaggi e le schermate già acquisiti. L'aggiornamento di un modulo diventa un pomeriggio di lavoro di qualcuno invece di un budget di produzione.

Registralo. Personalizzalo con il brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Ciò cambia l'aspetto economico a tal punto da modificare il piano stesso. Una volta che un modulo costa ore anziché migliaia di euro, la formazione sui rilasci diventa fattibile, le versioni per specifici destinatari diventano fattibili e la traduzione per altre regioni smette di essere un progetto a sé stante. I video di formazione e le guide coprono l'erogazione, il materiale risiede nella tua knowledge base con un branding coerente e i kit del brand mantengono la formazione rivolta ai clienti in linea con l'aspetto del tuo prodotto piuttosto che come una semplice cattura dello schermo. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello gratuito di piano di formazione sul prodotto in Word?

La struttura sopra indicata può essere incollata direttamente in Word o Google Documenti, inclusa la divisione tra durevole e volatile e il collegamento con il rilascio che i modelli di formazione generici omettono. Non ci sono download protetti o moduli da compilare. Mantieni il registro dei moduli in un foglio di calcolo e fai riferimento ad esso, poiché quella parte richiede l'ordinamento e il calcolo dell'aggiornamento.

Esiste un modello gratuito di piano di formazione sul prodotto in Excel?

Excel è la sede ideale per il registro dei moduli. Colonne per modulo, competenza, livello, formato, proprietario, versione del prodotto su cui è stato creato, data dell'ultima ricostruzione e stato. L'aggiunta singola più utile è un contrassegno su qualsiasi modulo volatile che sia indietro di più di un rilascio, il che trasforma l'obsolescenza da qualcosa che scopri a qualcosa che puoi vedere chiaramente.

Esiste un modello gratuito di piano di formazione sul prodotto in PDF?

Esporta in PDF per i partner, i programmi di certificazione o qualsiasi cosa allegata a un contratto, con la versione del prodotto stampata sopra. Mantieni modificabile la versione di lavoro, perché il livello volatile è destinato a cambiare e un piano bloccato nasconde questa necessità facendola apparire come un problema anziché come parte della progettazione.

Esiste un modello di programma di formazione in Excel?

Un programma e un piano sono documenti diversi. Il programma riguarda date, gruppi di studio, aule e presenze, aspetti che Excel gestisce bene. Il piano riguarda competenze, moduli e valutazioni. Crea prima il piano, quindi genera il programma da esso, perché un programma creato per primo tende a riempire il calendario piuttosto che a soddisfare le reali necessità.

Quanto tempo dovrebbe durare la formazione sul prodotto?

Il livello durevole richiede solitamente da due a quattro ore e vale la pena farlo bene. Il livello volatile dovrebbe essere breve quanto richiesto dalle competenze, erogato a ridosso del primo utilizzo piuttosto che in un unico blocco. Un tempo totale iniziale di una giornata è ampiamente sufficiente per la maggior parte dei destinatari interni, con il resto attivato dal lavoro sul campo.

Chi dovrebbe essere il proprietario della formazione sul prodotto?

Il product marketing o l'abilitazione (enablement) possiede il piano generale, e una persona nominata possiede ciascun modulo volatile. Il proprietario del modulo è la figura che conta, perché i proprietari del programma complessivo non si accorgono se i singoli moduli diventano obsoleti, mentre i proprietari dei moduli sì.

Con quale frequenza dovrebbe essere aggiornata la formazione sul prodotto?

Il livello volatile a ogni rilascio che lo tocca, sollecitato dalla checklist di rilascio. Il livello durevole una o due volte l'anno, o quando il posizionamento cambia realmente. Revisionare tutto periodicamente in base a un calendario produce molti moduli riemessi invariati e rischia di perdere il rilascio che ha reso inutilizzabile il modulo sette.

Quali sono le sfide del non formare il proprio team sul prodotto?

Il costo visibile è il tempo di inserimento (ramp). I costi maggiori sono più silenziosi: risposte incoerenti ai clienti, persone che improvvisano presentazioni, supporto che fornisce istruzioni per flussi di lavoro non più esistenti e la rete di conoscenze informali che cresce per compensare, che funziona bene finché la persona che la gestisce non se ne va. Una formazione obsoleta produce tutti gli stessi sintomi di nessuna formazione, con il problema aggiuntivo che le persone si fidano di essa.