"Quanto sono efficienti i nostri processi?" è una delle domande più difficili a cui un responsabile delle operation o della finanza possa rispondere. Rispetto a cosa? All'anno scorso, a un'altra sede, a un concorrente, a uno standard di settore o alle best practice di SAP? Senza una baseline chiara e un metodo di misurazione coerente, le iniziative di miglioramento si trasformano in opinioni soggettive e i business case di trasformazione finiscono per basarsi su congetture.

Il benchmarking dei processi fornisce proprio quella baseline e quel termine di confronto. Questa guida spiega che cos'è il benchmarking dei processi, perché i processi documentati ne costituiscono le fondamenta e come si integrano due framework ampiamente diffusi: SAP Activate, che struttura le implementazioni SAP attorno all'approccio fit-to-standard, e il Six Sigma, che offre un metodo di miglioramento rigoroso e basato sui dati. Troverai inoltre un percorso in otto fasi per il benchmarking dei processi, metriche di esempio e gli errori da evitare.

Che cos'è il benchmarking dei processi?

Il benchmarking dei processi è la pratica volta a misurare le prestazioni di un processo e a confrontarle con un punto di riferimento — come un altro team, un'altra organizzazione, uno standard di settore o un modello di best practice — per individuare gap e opportunità di miglioramento. Esamina i risultati, quali costi, tempi e qualità, nonché le modalità operative di esecuzione del processo, consentendo di comprendere non solo l'entità del divario prestazionale, ma anche le cause sottostanti.

Quali sono le tipologie di benchmarking dei processi?

Il benchmarking interno è solitamente il punto di partenza più accessibile, poiché i dati sono disponibili e i processi sono comparabili. Molte organizzazioni adottano una tassonomia comune dei processi, come l'APQC Process Classification Framework, per confrontare elementi realmente omogenei.

Perché la documentazione è la baseline del benchmarking dei processi?

Non è possibile eseguire il benchmark di un processo che non è stato definito. Prima che qualsiasi confronto possa avere senso, è necessario sapere:

• Cosa include il processo, dall'inizio alla fine, e quali passaggi comprende al suo interno.

• Come viene effettivamente eseguito oggi, includendo eccezioni, soluzioni alternative e passaggi manuali all'esterno del sistema.

• Chi fa cosa, in modo che le discrepanze prestazionali possano essere ricondotte a ruoli, passaggi di consegne o strumenti.

• Da dove provengono i dati, affinché le metriche vengano misurate ovunque nello stesso modo.

I processi documentati rendono credibile il benchmarking. Consentono di confrontare elementi omogenei, spiegare perché un team ottiene risultati migliori rispetto a un altro e trasformare il miglior modo di lavorare nello standard condiviso. Registrare come viene svolto il lavoro è la modalità più rapida per creare tale baseline; consulta SAP S/4HANA transformation: document as-is processes first.

Come si integra il benchmarking dei processi con SAP Activate?

SAP Activate è la metodologia di implementazione di SAP, strutturata nelle fasi Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy e Run. Promuove un approccio fit-to-standard: confrontare i propri requisiti con le best practice preconfigurate di SAP e adottare lo standard ovunque possibile. Ciò rende SAP Activate un contesto naturale per il benchmarking dei processi.

I workshop fit-to-standard nella fase Explore sono il contesto in cui la documentazione ripaga maggiormente. Quando il processo attuale è registrato e documentato, i team possono individuare con precisione dove differiscono dallo standard e capire se tale discrepanza crei valore o sia semplicemente un'abitudine consolidata. Per la gestione dei requisiti, consulta ERP requirements gathering from process recordings.

Come si integra il benchmarking dei processi con il Six Sigma?

Il Six Sigma è un metodo di miglioramento basato sui dati che mira a ridurre la variabilità e i difetti. Il suo ciclo di miglioramento fondamentale, il DMAIC, si allinea strettamente al benchmarking dei processi:

Il Six Sigma fornisce inoltre metriche preziose per il benchmarking, quali difetti per milione di opportunità, resa al primo passaggio (first-pass yield), tempo di ciclo e capacità di processo. La sua fase di Control, inoltre, dipende interamente dalla documentazione: il processo migliorato deve essere formalizzato per iscritto, insegnato e monitorato, altrimenti tende a regredire. Un process control plan template aiuta a strutturare questo passaggio.

In che modo SAP Activate e Six Sigma lavorano insieme?

SAP Activate indica come implementare efficacemente SAP; il Six Sigma insegna a misurare e migliorare i processi con rigore. Utilizzati insieme:

• Le fasi Define e Measure del Six Sigma rafforzano le fasi Discover e Prepare di SAP Activate con una chiara definizione del problema e una baseline affidabile.

• I workshop fit-to-standard risultano più efficaci quando l'analisi delle cause radice ha chiarito quali differenze abbiano un impatto reale.

• La fase Control del Six Sigma fornisce alla fase Run di SAP Activate una modalità strutturata per consolidare i benefici dopo il go-live.

• La documentazione fa da ponte tra entrambi, poiché entrambi i framework dipendono dalla conoscenza esatta di come il processo viene eseguito prima e dopo il cambiamento.

È preferibile iniziare con il benchmarking dei processi interno o esterno?

Nella maggior parte dei casi è opportuno iniziare internamente. Il benchmarking dei processi interno mette a confronto team, sedi o entità che condividono gli stessi sistemi, policy e definizioni dei dati; di conseguenza, le discrepanze evidenziano direttamente il modo in cui viene svolto il lavoro. È inoltre più rapido, perché i dati sono di proprietà aziendale e le persone sono a disposizione per illustrare le proprie attività.

Il benchmarking esterno acquisisce valore una volta che i propri processi sono stati documentati e misurati in modo coerente. Consente di verificare se le migliori prestazioni interne siano competitive rispetto a standard più ampi ed è utile per stabilire obiettivi ambiziosi all'interno di un business case. Quando si utilizzano benchmark esterni, è essenziale verificare come è stata definita ciascuna metrica ed effettuare le dovute compensazioni per differenze di scala, complessità e contesto normativo prima di trarre conclusioni.

Come si esegue il benchmarking dei processi tra diverse sedi di servizi condivisi?

Le organizzazioni di servizi condivisi e di Global Business Services sono ideali per il benchmarking dei processi, poiché lo stesso processo viene spesso eseguito in più centri. Per farlo in modo efficace:

• Utilizzare una sola definizione di processo e una sola SOP per processo, con varianti locali documentate laddove richiesto dalle normative.

• Registrare come ciascuna sede esegue concretamente il processo, rendendo visibili le differenze in passaggi, strumenti e handoff.

• Misurare le stesse metriche nello stesso modo in ogni sede.

• Mettere a confronto sedi ad alte prestazioni con quelle a prestazioni inferiori per comprendere cosa differenzia l'operato delle sedi più efficienti.

• Trasformare la best practice nello standard, quindi formare tutte le sedi su di essa.

Per quanto riguarda gli aspetti documentali nella gestione dei servizi condivisi su larga scala, consulta shared services SOP documentation at scale.

Chi dovrebbe guidare il benchmarking dei processi?

Il benchmarking dei processi dà i migliori risultati quando viene gestito in modo collaborativo. Un team di Process Excellence o di miglioramento continuo, spesso dotato di competenze Six Sigma, definisce il metodo ed esegue l'analisi. I process owner sono responsabili dei risultati e dei miglioramenti nella propria area. Gli analisti finance o delle operation forniscono e convalidano i dati, mentre le persone che eseguono operativamente il lavoro illustrano le ragioni dietro ai numeri. Raccogli ogni iniziativa di miglioramento in un process improvement plan template, indicando responsabili, obiettivi e scadenze, affinché il benchmarking si traduca in azioni concrete anziché in un semplice report.

Come eseguire il benchmarking dei processi, passo dopo passo?

Fase 1: Definire ambito e tassonomia

Scegli i processi da sottoporre a benchmark e definiscine i confini utilizzando una tassonomia comune, affinché per ogni team termini come "elaborazione fatture" o "chiusura di fine mese" abbiano lo stesso identico significato.

Fase 2: Documentare il processo attuale

Registra i membri più esperti del team mentre eseguono ciascun processo utilizzando l'AI screen recorder di Trupeer, includendo eccezioni e passaggi manuali, e trasforma le registrazioni in documenti di processo dettagliati passo dopo passo.

Fase 3: Scegliere le metriche

Seleziona un insieme mirato di parametri per ciascun processo, coprendo costi, tempi, qualità e volumi, e definisci con esattezza le modalità di calcolo di ciascuno.

Fase 4: Misurare la baseline

Raccogli i dati per ciascuna metrica dai sistemi e, ove necessario, tramite osservazione diretta o campionamento. Documenta il metodo di misurazione in modo che possa essere replicato.

Fase 5: Scegliere il punto di riferimento e confrontare

Confronta le prestazioni con peer interni, benchmark esterni o un modello di best practice, come il processo standard SAP. Analizza sia i dati quantitativi sia i singoli passaggi del processo che ne sono alla base.

Fase 6: Analizzare i gap

Utilizza l'analisi delle cause radice per spiegare i divari riscontrati: passaggi superflui, rilavorazioni, handoff, assenza di automazione o regole poco chiare. I processi documentati rendono evidenti queste criticità.

Fase 7: Progettare e implementare i miglioramenti

Adotta le pratiche migliori individuate, che si tratti di allinearsi maggiormente allo standard SAP, eliminare passaggi non necessari o automatizzare determinate attività; vedi how to identify automation opportunities in documented processes.

Fase 8: Standardizzare, formare e misurare nuovamente

Aggiorna la documentazione di processo, forma i team sul nuovo standard ed effettua nuove misurazioni per confermare la stabilità del miglioramento ottenuto.

Esempi di metriche per il benchmarking dei processi

Scegli metriche che abbiano un valore concreto per i clienti e per il business, non solo quelle più facili da misurare. Per un esempio di uno di questi processi mappato end-to-end, consulta il procure to pay process flow.

Errori comuni nel benchmarking dei processi

• Confrontare processi non omogenei a causa di perimetri e definizioni non concordati.

• Valutare i numeri del benchmark senza comprendere il processo che vi sta dietro.

• Utilizzare acriticamente benchmark esterni, senza adeguare le metriche a fattori di scala, complessità o vincoli normativi.

• Tralasciare la documentazione dello stato as-is, rendendo impossibile comprendere le ragioni dei gap riscontrati.

• Considerare il benchmarking come un'attività isolata invece di integrarlo in un ciclo continuativo.

• Omettere l'aggiornamento della documentazione e della formazione dopo l'introduzione dei miglioramenti, con conseguente perdita dei benefici ottenuti.

Checklist per il benchmarking dei processi

• I processi in ambito sono definiti mediante una tassonomia condivisa.

• Ciascun processo è documentato secondo l'effettiva esecuzione odierna.

• Le metriche sono selezionate e formalizzate, con un metodo di misurazione replicabile.

• È stata misurata una baseline per ciascuna metrica.

• I punti di riferimento sono concordati: interni, esterni o basati su best practice.

• I divari vengono analizzati ricercandone le cause radice, non semplicemente rendicontati.

• I miglioramenti sono standardizzati, documentati e oggetto di formazione.

• Le prestazioni vengono rimisurate con una frequenza prestabilita.

Per una panoramica più ampia degli strumenti a supporto di queste attività, consulta la nostra guida ai process mapping tools.

Come Trupeer fornisce una baseline affidabile per il benchmarking

Il benchmarking dei processi richiede la conoscenza approfondita di come ciascun processo viene svolto oggi: ed è esattamente qui che entra in gioco Trupeer:

Genpact ha utilizzato sessioni di processi registrati per creare oltre 500 materiali formativi su 20 flussi di lavoro in cinque lingue, completando il progetto in 3 mesi anziché 12; un chiaro esempio della rapidità con cui è possibile costruire su larga scala una baseline documentata e uno standard formativo. Leggi la Genpact customer story.

Se le tue iniziative di benchmarking continuano a bloccarsi di fronte alla constatazione che "non sappiamo con precisione come venga svolto questo processo", Trupeer trasforma tale incertezza in una baseline documentata nel giro di pochi giorni.

Domande frequenti

Che cos'è il benchmarking dei processi?

Il benchmarking dei processi consiste nel misurare l'efficienza operativa di un processo e confrontarla con un elemento di riferimento — come un altro team, un'altra organizzazione o un modello di best practice — per evidenziare gap e opportunità di miglioramento.

Quali sono le principali tipologie di benchmarking dei processi?

Benchmarking interno, competitivo, funzionale e generico o di best practice.

In che modo SAP Activate supporta il benchmarking dei processi?

L'approccio fit-to-standard di SAP Activate confronta i processi aziendali con le best practice fornite da SAP, in particolare nella fase Explore, mentre la fase Run supporta il monitoraggio delle prestazioni operative dopo il go-live.

Qual è la relazione tra il Six Sigma e il benchmarking dei processi?

Il ciclo DMAIC del Six Sigma (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) fornisce un metodo strutturato e basato sui dati per misurare una baseline, esaminare i divari, introdurre miglioramenti e consolidare i risultati ottenuti nel tempo.

Perché la documentazione è essenziale per il benchmarking?

Perché è possibile effettuare un confronto attendibile tra processi solo conoscendone con precisione limiti, passaggi, ruoli e origini dati; inoltre, la documentazione permette di spiegare le motivazioni alla base delle differenze di rendimento.

Quali metriche vengono utilizzate nel benchmarking dei processi?

Le metriche più comuni riguardano costi, tempistiche, qualità e volumi, come tempo di ciclo, costo per transazione, tassi di errore, resa al primo passaggio (first-pass yield) e giorni necessari per la chiusura contabile.

Con quale frequenza bisognerebbe eseguire il benchmarking dei processi?

Con regolarità, ad esempio a cadenza annuale, e a seguito di trasformazioni significative quali l'implementazione di nuovi sistemi gestionali o una riorganizzazione aziendale.

In che modo Trupeer supporta il benchmarking dei processi?

Trupeer converte registrazioni di attività lavorative reali in documentazione di processo dettagliata passo dopo passo, offrendo una solida baseline as-is su cui impostare il confronto, facilitando successivamente la standardizzazione e l'addestramento sul processo ottimizzato.

Esegui il benchmark partendo da una baseline affidabile

Il benchmarking dei processi risulta efficace solo conoscendo esattamente le modalità attuali di svolgimento delle attività operative. Documentale per prime, misura le prestazioni in modo coerente e affidati a framework comprovati come SAP Activate e Six Sigma per trasformare le lacune rilevate in miglioramenti stabili e duraturi. Scopri di più su Trupeer AI.