La maggior parte del lavoro di documentazione non richiede pensiero. Consiste nello scrivere passaggi che qualcuno già conosce, riformulare una bozza scritta male, ristrutturare una pagina cresciuta in modo disordinato e aggiornare la formulazione dopo una modifica. Questa metà ripetitiva è lo scopo per cui esiste uno strumento di scrittura della documentazione basato sull'intelligenza artificiale.

Questo articolo illustra cosa fanno effettivamente questi strumenti, come si svolge il flusso di lavoro di redazione, cosa confrontare nella scelta di uno strumento e cosa richiede ancora l'intervento di una persona.

Che cos'è uno strumento di scrittura della documentazione basato sull'IA?

Uno strumento che utilizza l'intelligenza artificiale per redigere, riscrivere, strutturare o migliorare la documentazione. L'accento è posto sulla scrittura stessa: trasformare input grezzi in istruzioni leggibili, rendere la prosa più incisiva, applicare una struttura coerente e adattare il tono per un pubblico diverso.

Vale la pena separare due concetti che spesso vengono raggruppati.

• La scrittura di documentazione basata sull'IA parte da un testo o da una scaletta. Voi fornite la sostanza e lo strumento la redige, la riscrive o la ristruttura

• La generazione di documentazione basata sull'IA parte da un processo acquisito. Una registrazione fornisce la sostanza e lo strumento produce passaggi e screenshot in base a ciò che ha osservato

Alcuni strumenti fanno solo la prima cosa. Pochi fanno entrambe, il che è importante se la vostra documentazione è principalmente procedurale piuttosto che concettuale. Per quanto riguarda specificamente la generazione, consultate il generatore di SOP.

Cosa fanno effettivamente questi strumenti

La riscrittura è spesso una delle funzionalità più utili, perché molti team hanno più documentazione illeggibile che documentazione mancante.

Riscrivere la documentazione esistente

Prendere una pagina che è accurata ma difficile da seguire e migliorarne la chiarezza, la struttura o la lunghezza. Può essere una vittoria rapida, perché la sostanza è già corretta e solo la scrittura è carente.

Redigere da una scaletta o da note

Voi fornite i passaggi, i titoli o le note grezze; lo strumento produce una prosa leggibile. Utile quando si conosce il processo e l'ostacolo è trasformarlo in frasi di senso compiuto.

Ristrutturare

Riorganizzare un documento che è cresciuto per accumulo dandogli una forma coerente, oppure dividere una pagina eccessivamente lunga in più parti.

Adattamento del tono e del pubblico

Riscrivere una nota tecnica interna per trasformarla in contenuti di aiuto rivolti ai clienti, oppure accorciare una procedura dettagliata in una guida rapida di riferimento.

Coerenza tra gli autori

Applicare la stessa terminologia, struttura e stile alla documentazione scritta da persone diverse in momenti diversi.

Traduzione e localizzazione

Produrre lo stesso contenuto in altre lingue a partire da un'unica fonte, invece di mantenere documenti paralleli.

Come si svolge il flusso di lavoro di redazione

• 1. Fornire la fonte: una scaletta, note grezze o un documento esistente. Per la documentazione basata sul flusso di lavoro, strumenti come Trupeer possono partire da una registrazione dello schermo anziché da note digitate

• 2. Generare la bozza: lo strumento produce una prosa strutturata anziché una pagina vuota

• 3. Verificare la sostanza: c'è qualcosa di errato, mancante o inventato?

• 4. Modificare in base al contesto: terminologia, tono e qualsiasi elemento specifico del funzionamento del vostro team

• 5. Aggiungere ciò che la fonte non conteneva: motivazioni, condizioni, approvazioni ed eccezioni

• 6. Revisionare e pubblicare: approvazione da parte di chi possiede la competenza in materia, non della persona che ha redatto la bozza

I passaggi 3 e 5 rappresentano il vero lavoro: la redazione è rapida, la verifica no. La sezione Accuratezza della documentazione IA definisce cosa controllare e in quale ordine.

Cosa confrontare in uno strumento di scrittura della documentazione basato sull'IA

Valutate lo strumento in base alla sua capacità di scrittura piuttosto che alle funzionalità generali della piattaforma. Quattro criteri guidano la maggior parte della decisione: redazione IA, riscrittura ed editing, flessibilità di input e revisione. Vale la pena verificare gli altri elementi, ma raramente sono decisivi.

• Redazione IA: è in grado di produrre una prima bozza utilizzabile a partire da note o da una scaletta?

• Riscrittura ed editing: è in grado di migliorare un documento esistente, non solo di crearne di nuovi?

• Flessibilità di input: può lavorare partendo da note, da un documento esistente o da un processo acquisito?

• Screenshot e contesto visivo: l'output può includere immagini collegate ai passaggi?

• Modelli: è possibile imporre le sezioni che la documentazione deve sempre contenere?

• Controlli di tono e stile: è possibile impostare lo stile, il livello di leggibilità e la terminologia?

• Revisione ed editing: con quanta facilità un essere umano può correggere la bozza direttamente sul posto?

• Output multilingue: un'unica fonte può pubblicare in diverse lingue?

• Pubblicazione ed esportazione: l'output viene inviato a un centro assistenza o esportato in un file necessario al team?

Date molto peso alla riscrittura. La maggior parte degli strumenti scrive bozze; meno sanno riscrivere bene, e la riscrittura è l'aspetto in cui risiede il valore ricorrente una volta che la documentazione esiste. La stesura di una bozza è un vantaggio una tantum per documento, mentre la riscrittura si applica a tutto ciò che è già stato scritto, che spesso rappresenta la mole di lavoro maggiore.

Se state confrontando il mercato in generale piuttosto che la capacità di scrittura, il confronto degli strumenti di documentazione IA è la pagina più adatta.

A chi si rivolge uno strumento di scrittura della documentazione basato sull'IA?

A chiunque abbia un arretrato di documentazione che rappresenta un problema di scrittura piuttosto che di conoscenza: scrittori tecnici, team di supporto, team di prodotto e operazioni.

Due tipi di pubblico hanno i propri criteri di valutazione che vale la pena leggere separatamente: Strumenti di documentazione IA per i team di prodotto e Strumenti IA per la documentazione tecnica.

Come utilizzare efficacemente uno strumento di scrittura della documentazione basato sull'IA

• Migliorare la fonte prima della bozza: una scaletta vaga produce una prosa vaga, e nessuna riscrittura può recuperare la sostanza che non è mai stata fornita.

• Fornire la propria guida di stile: terminologia, tono e convenzioni di formattazione, forniti una sola volta invece di essere corretti ogni volta.

• Verificare i fatti separatamente dalla lettura: un testo fluido non è prova di accuratezza. Una bozza appare sicura sia che sia corretta sia che non lo sia, quindi controllate la sostanza confrontandola con il sistema o con la persona responsabile piuttosto che giudicarla sulla pagina.

• Riscrivere in più passaggi: prima la struttura, poi la formulazione. Sistemate ciò che il documento contiene e in quale ordine, quindi migliorate la leggibilità. Perfezionare frasi che state per spostare o eliminare è uno sforzo inutile.

• Mantenere la terminologia coerente man mano che la libreria cresce: lo stesso concetto nominato in tre modi diversi rappresenta un problema sia per la ricerca che per lo stile.

• Decidere cosa l'IA non deve toccare: formulazioni regolamentate, testi legali e tutto ciò in cui la frase stessa è controllata piuttosto che meramente convenzionale.

Il ruolo di Trupeer

Trupeer unisce la scrittura IA all'acquisizione del flusso di lavoro, in modo che i team possano generare documentazione procedurale a partire dal processo stesso, invece di dover prima scrivere il materiale di partenza. La stessa acquisizione produce il documento scritto e l'output visivo.

Per un flusso di lavoro di scrittura, ciò significa tre cose:

• La sostanza arriva con la bozza: passaggi e screenshot provengono dalla registrazione, quindi vi troverete a modificare anziché dover prima fornire il contenuto

• La riscrittura avviene direttamente sul posto: i passaggi possono essere riordinati, uniti, divisi e riscritti, e gli screenshot ritagliati o annotati, senza doversi spostare tra strumenti diversi

• Due formati da un'unica fonte: una procedura scritta e un video narrato, in modo che i due formati non possano divergere come accade quando vengono scritti separatamente

La sua collocazione ideale è per i contenuti procedurali. Per la documentazione concettuale, uno strumento di scrittura basato su scaletta è la scelta più indicata, perché non c'è un processo da acquisire e la sostanza deve comunque provenire da una persona.

Non verifica ciò che produce. Motivazioni, condizioni e approvazioni che non sono mai state visibili devono comunque essere aggiunte, e il responsabile della materia deve comunque approvare il documento. Consultate convertire una registrazione dello schermo in una SOP per quel flusso di lavoro.

Domande frequenti (FAQ)

Che cos'è uno strumento di scrittura della documentazione basato sull'IA?

Un software che utilizza l'IA per redigere, riscrivere, strutturare o migliorare la documentazione. L'attenzione è rivolta alla scrittura: produrre istruzioni leggibili da input grezzi, rendere più incisiva la prosa esistente, applicare una struttura coerente e adattare i contenuti per un pubblico diverso.

In che modo l'IA aiuta a scrivere la documentazione?

Elimina il problema della pagina vuota e il lavoro ripetitivo di scrittura della prosa. Voi fornite la sostanza sotto forma di note, scaletta o processo acquisito, e lo strumento produce una bozza strutturata. Ciò che non fornisce è la sostanza stessa, motivo per cui la qualità dell'input determina in gran parte la qualità dell'output.

L'IA può riscrivere la documentazione esistente?

Sì, e questo è spesso più prezioso rispetto alla stesura di nuove pagine. La maggior parte dei team ha più documentazione illeggibile che documentazione mancante. L'IA può migliorare la chiarezza, ristrutturare una pagina cresciuta in modo disordinato, accorciare un testo troppo lungo o adattare una nota interna per un pubblico esterno.

L'IA può creare documentazione a partire da una registrazione?

Alcuni strumenti sono in grado di farlo. Una registrazione del processo fornisce i passaggi e gli screenshot, che lo strumento trasforma in una bozza di procedura. Questa è generazione piuttosto che scrittura in senso stretto, ed è molto più adatta ai contenuti procedurali che a quelli concettuali.

Quanto è accurata la documentazione scritta dall'IA?

Affidabile su ciò che era presente nella fonte, inaffidabile su ciò che non lo era. La fluidità del testo non è un indicatore di correttezza, quindi verificate la sostanza separatamente dalla lettura. Accuratezza della documentazione IA copre l'intero framework di revisione.

Cosa dovrebbero controllare gli esseri umani nella documentazione scritta dall'IA?

Fatti, completezza e presenza di condizioni e approvazioni. I problemi di stile sono visibili sulla pagina; le lacune no, motivo per cui la revisione deve essere intenzionale e non una semplice lettura veloce.