Une formation efficace des employés est l’un des investissements les plus rentables qu’une entreprise puisse réaliser : elle améliore la performance, la rétention et la culture. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la conception de vos formations en partant d’un modèle gratuit de formation des employés, en le personnalisant avec vos directives de marque, puis en le diffusant sous forme de formation en vidéos que les employés finissent vraiment.

La plupart des organisations savent quelles formations elles ont dispensées. Très peu peuvent répondre à la question la plus utile : qui est actuellement qualifié pour faire quoi, et qu’est-ce qui expire le mois prochain.

C’est un problème de suivi plutôt que de planification, et il faut une matrice plutôt qu’un plan.

Télécharger les modèles de formation des employés

Gratuit, modifiable, sans filigrane. Excel est au centre ici, car tout sur cette page est fondamentalement un tableau.

De quel document de formation avez-vous besoin ?

Quatre éléments différents sont appelés « modèle de formation ». Choisissez d’abord le bon.

La plupart des équipes ont besoin de l’évaluation, du plan et de la matrice. La matrice est celle qu’on vous demande lors d’un audit.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à modifier le modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

Depuis l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle s’affiche exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de formation des employés, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la conception : évitez la page blanche grâce à une structure de formation éprouvée.

• Standardiser l’apprentissage : utilisez le même modèle pour chaque programme : la qualité reste ainsi constante.

• Rester fidèle à votre marque : appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs à l’aide du brand kit de Trupeer.

• Impliquer les apprenants : transformez un contenu trop textuel en formation vidéo plus facile à suivre et à retenir.

• Déployer à l’échelle mondiale : traduisez vos supports de formation dans 65+ langues en un clic.

• Mesurer l’impact : des champs de métriques intégrés vous aident à suivre l’engagement et les résultats.

La matrice de formation

L’élément central. Les rôles sur un axe, la formation requise sur l’autre, et le statut dans les cellules.

Quatre états par cellule : terminé avec une date, réservé avec une date, non démarré, ou non applicable. Ajoutez un cinquième état, expiré ou en retard, en rouge.

Ce qui la rend utile plutôt que décorative :

• La formation requise dépend du rôle, pas de la personne. Modifiez une fois la définition du rôle et les exigences de chaque titulaire se mettent à jour.

• Des dates, pas des coches. Une coche vous indique que c’est fait. Une date vous indique si c’est encore valable.

• Expiration calculée, pas saisie. La version Excel déduit l’expiration à partir de la date d’achèvement et de la période de validité.

• Les lacunes sont visibles d’un coup d’œil. L’intérêt d’une matrice, c’est que les cellules vides sautent aux yeux.

Construire la matrice

1. Lister les rôles, pas les personnes. Dix rôles sont plus faciles à maintenir que quatre-vingts individus.

2. Pour chaque rôle, lister la formation requise. Séparez l’essentiel, c’est-à-dire obligatoire (exigé par la loi ou par une politique), et spécifique au rôle, c’est-à-dire nécessaire pour faire le travail.

3. Définir une période de validité pour chacun. Certaines formations expirent par réglementation, d’autres par une politique raisonnable, certaines jamais.

4. Renseigner l’état actuel avec honnêteté. La première version aura l’air mauvaise. C’est le constat, pas une raison de retarder.

5. Définir le déclencheur de renouvellement. Qui la met à jour, quand, et à quel événement.

6. La rendre visible. Une matrice que seul le service RH peut voir ne change pas les comportements. Les managers doivent voir celle de leur équipe.

Limitez-la à la formation qui compte réellement. Une matrice avec quarante colonnes ne sera pas maintenue, et une matrice non maintenue est pire que l’absence de matrice, car elle sera produite lors d’un audit et jugée incorrecte.

Expiration et recertification

La moitié du suivi de la formation que tout le monde oublie jusqu’à ce qu’un auditeur pose la question.

Créez des alertes à 90, 30 et 7 jours avant l’expiration, à la personne et à son manager. Une expiration qui n’apparaît que dans un rapport mensuel est remarquée après coup.

Pour tout ce qui a une implication juridique ou d’assurance, considérez une expiration comme une absence de formation. Une personne dont le certificat de premiers secours a expiré le mois dernier n’est pas secouriste, quoi que dise le tableau mural.

Le relevé de formation

Le détail au niveau individuel, derrière chaque cellule de la matrice.

Ce dernier champ compte plus qu’il n’y paraît. Quand une procédure change, vous devez savoir qui a été formé sur l’ancienne version, et un relevé indiquant seulement « Formation à la protection des données, mars » ne peut pas vous le dire.

Conservation : conservez les relevés au moins pendant la période exigée par votre secteur ou votre assureur, et plus longtemps pour tout ce qui est lié à la sécurité. Les relevés de formation sur un processus qui a ensuite causé un incident sont exactement ce qui est demandé.

Le calendrier de formation

Le calendrier à venir. Distinct du plan, qui indique ce qui doit se passer, et de la matrice, qui indique ce qui s’est réellement passé.

Points pratiques. Publiez-le un trimestre à l’avance pour que les managers puissent s’organiser. Limitez la capacité et suivez les réservations : une session sursouscrite livrée de manière médiocre vaut moins qu’une deuxième date. Planifiez les recyclages obligatoires à partir des dates d’expiration de la matrice plutôt que de la mémoire. Et prévoyez des alternatives enregistrées pour chaque session, car quelqu’un ne pourra toujours pas y assister.

Supports de session

Ce dont vous avez besoin par session, conservé dans le même dossier que le relevé.

• Plan de session. Objectifs, horaires, contenu, activités, supports requis.

• Feuille de présence. Imprimée et signée pour tout ce qui est lié à la conformité. Un accusé de calendrier n’est pas une présence.

• Documents à distribuer ou aide-mémoire. Ce que les personnes emportent et utilisent réellement ensuite.

• Évaluation, lorsque la compétence doit être démontrée plutôt que supposée.

• Formulaire d’évaluation. Court, et voir ci-dessous ce qu’il faut demander.

• Enregistrement, lorsque la session devra être rejouée.

Évaluer la formation

La plupart des évaluations demandent si les personnes ont apprécié la session, ce qui ne vous apprend presque rien. Le modèle de Kirkpatrick propose quatre niveaux, et les plus utiles sont les plus difficiles.

Niveau 1, réaction. L’ont-ils trouvée utile et bien dispensée ? Facile à collecter, corrélée faiblement à tout. À demander, mais sans surpondérer.

Niveau 2, apprentissage. Peuvent-ils désormais le faire ou l’expliquer ? Cela nécessite une évaluation plutôt qu’un formulaire de feedback.

Niveau 3, comportement. Le font-ils différemment au travail, quatre à douze semaines plus tard ? C’est là que la valeur apparaît, et presque personne ne mesure ce niveau.

Niveau 4, résultats. La métrique métier a-t-elle bougé ? Les erreurs diminuent, les tickets diminuent, le temps pour atteindre la compétence est raccourci.

La version pratique pour la plupart des équipes : faites toujours brièvement le niveau 1, faites le niveau 2 pour tout ce qui exige une compétence, et faites le niveau 3 uniquement pour vos deux ou trois programmes les plus importants. Le niveau 4 vaut la peine d’être tenté lorsque la formation a été commandée pour corriger un problème mesuré spécifique.

Un contrôle de niveau 3 est plus simple qu’il n’y paraît. Six semaines après la session, posez une seule question au manager : cette personne fait-elle quelque chose différemment ? Si tous les managers répondent non, la formation était du théâtre, quel que soit le score des retours.

Types de formation des employés à suivre

La formation obligatoire et la formation sécurité sont les colonnes que l’auditeur regarde en premier. La formation croisée est celle qui apporte le plus de valeur opérationnelle et qui nécessite le moins de suivi.

Un exemple concret

Équipe : équipe opérations de 12 personnes. Rôles : analyste, analyste senior, responsable d’équipe.

Formation requise par rôle

État actuel, résumé à partir de la matrice

Les deux constats qui comptent ne sont pas les formations obligatoires en retard, qui sont visibles et seront corrigées. Il s’agit plutôt du fait que cinq personnes exécutent un processus sur une version obsolète, et que le poste de nuit n’a pas de responsable incendie. Aucun des deux n’apparaîtrait dans un plan de formation. Les deux sont évidents dans une matrice.

Formation de conformité

Des règles différentes s’appliquent lorsque la formation est une exigence légale.

Les exigences de preuve sont plus élevées. Vous devez disposer du relevé, de la signature de présence, du résultat de l’évaluation et souvent de la version du support. Un « tick » d’achèvement dans un LMS peut ne pas suffire selon l’exigence.

En retard signifie non conforme, immédiatement, pas lors du prochain audit. Mettez en place l’alerte pour prévenir les manquements plutôt que pour les signaler.

Le contenu évolue avec la loi : cela signifie que les personnes formées l’an dernier peuvent avoir besoin d’une reformation plutôt que d’un simple recyclage. Suivez la version du support avec la date.

Et vérifiez si votre juridiction impose des fréquences ou des contenus spécifiques, car des recyclages annuels génériques peuvent ne pas satisfaire une exigence légale donnée.

Formation croisée

Le type qui offre le meilleur retour et le pire suivi.

Suivez-la comme une question de couverture plutôt que comme une question individuelle. Pour chaque tâche critique, combien de personnes peuvent la faire sans supervision ? Tout ce qui a un total de un est un risque, et la matrice rend ces risques visibles d’une manière qu’aucun plan ne fait.

Fixez un objectif minimal de couverture par tâche critique, généralement deux ou trois, et traitez le fait de passer en dessous comme un incident à planifier plutôt que comme un objectif.

Puis mettez-la à jour. La formation croisée utilisée une fois et jamais à nouveau se dégrade en quelques mois, et une personne formée il y a dix-huit mois et qui n’a pas fait la tâche depuis n’est pas une couverture réelle.

Comment organiser la formation des employés

1. Commencez par la matrice, pas par le calendrier. Ce qui manque ou expire détermine ce qu’il faut planifier.

2. Définissez les exigences par rôle et gardez la liste des rôles courte.

3. Renseignez l’état actuel, en acceptant que la première version sera inconfortable.

4. Définissez les périodes de validité et construisez les alertes.

5. Planifiez à partir des dates d’expiration, un trimestre à l’avance.

6. Enregistrez correctement à la diffusion, y compris la version du support.

7. Évaluez là où la compétence compte, plutôt que d’enregistrer la présence comme une réussite.

8. Vérifiez le comportement à six semaines pour vos programmes les plus importants.

9. Revue de la couverture sur les tâches critiques chaque trimestre.

10. Donnez aux managers une visibilité sur la matrice de leur équipe.

Bonnes pratiques

• Les exigences dépendent du rôle, pas de la personne.

• Des dates dans les cellules, jamais des coches.

• L’expiration est calculée automatiquement, avec des alertes à 90, 30 et 7 jours.

• La version du support est enregistrée avec la date d’achèvement.

• La présence est signée pour tout ce qui est lié à la conformité.

• Une évaluation là où la compétence compte, pas seulement la présence.

• Un contrôle du comportement à six semaines pour les programmes clés.

• La couverture est suivie par tâche critique, avec un minimum de deux.

• Les managers peuvent voir la matrice de leur équipe.

• La matrice est suffisamment courte pour être maintenue.

Erreurs courantes

• Des coches au lieu des dates : rien ne peut être vérifié pour la validité.

• Pas de suivi des expirations, découvert lors de l’audit.

• Les exigences sont listées par personne, ce qui devient impossible à maintenir à grande échelle.

• La présence est enregistrée comme une compétence.

• Une évaluation qui ne demande que si les personnes ont aimé.

• Pas de relevé de la version du support qui a été diffusée.

• La formation croisée est suivie comme « terminée » plutôt que comme couverture actuelle.

• Une matrice à quarante colonnes que personne ne met à jour.

• Une matrice visible uniquement par le service RH, donc les managers n’agissent jamais.

• Une certification expirée traitée comme presque valide.

• Une formation planifiée selon l’habitude du calendrier plutôt que selon ce qui expire ou ce qui manque.

Diffuser la même formation à chaque fois, sans la diffuser à chaque fois

Ouvrez les modèles dans Trupeer AI, appliquez votre brand kit pour que les supports de formation correspondent à votre autre documentation, puis modifiez directement n’importe quelle section. La configuration se trouve dans le guide du modèle.

La matrice révèle généralement les mêmes deux problèmes. Les personnes sont en retard parce que les sessions sont difficiles à planifier, et les personnes sont formées sur une version obsolète parce que reformer douze personnes après un changement de processus signifie relancer la session.

L’enregistrement résout les deux. Enregistrez une fois la session ou le processus, et Trupeer AI génère le guide écrit ainsi qu’une visite vidéo commentée à partir du même enregistrement, de sorte que l’achèvement ne dépend plus du fait que tout le monde soit disponible à la même heure, et qu’un changement de processus implique de refaire l’enregistrement plutôt que de replanifier. L’achèvement est traçable, ce dont la matrice a besoin.

Traduisez-le dans 65+ langues, ce qui compte pour la formation de conformité lorsque la compréhension a des conséquences. Conservez l’ensemble dans votre base de connaissances afin qu’il serve de référence après la session, et utilisez-le pour l’onboarding et la formation continue.

Enregistrez-le. Mettez-le à votre marque. Traduisez-le. Trupeer it.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle gratuit de formation des employés dans Excel ?

Oui, et Excel est le format principal ici. Il inclut la matrice de formation avec calcul automatique de l’expiration, les relevés individuels de formation et le calendrier à venir. Tout sur cette page est fondamentalement un tableau : c’est pourquoi la feuille de calcul fait le plus gros du travail.

Existe-t-il un modèle gratuit de formation des employés dans Word ?

Oui. Word couvre le plan de session, la feuille de présence et le formulaire d’évaluation : ce sont donc les documents que les personnes remplissent, plutôt que ceux que vous filtrez et triez.

Existe-t-il un modèle de formation des employés au format Word doc ?

Oui, une version .doc est incluse avec .docx pour les anciens systèmes RH et les bibliothèques de documents.

Puis-je télécharger un modèle gratuit de formation des employés dans Word ?

Oui, chaque format est un téléchargement gratuit, sans compte requis et sans filigrane.

Existe-t-il un modèle gratuit de formation des employés au format PDF ?

Oui, sous forme de feuilles de présence imprimables, du formulaire d’évaluation et d’un certificat d’achèvement que vous pouvez délivrer après une session.

Existe-t-il un modèle de calendrier de formation dans Excel, téléchargeable gratuitement ?

Oui. L’onglet calendrier couvre la date, la session, le public, le mode de diffusion, le formateur, la capacité, les réservations et le lieu. Planifiez à partir des dates d’expiration de la matrice plutôt que depuis le calendrier, car c’est ce qui détermine réellement ce qu’il faut faire.

Existe-t-il un modèle de plan de formation dans Word ?

Oui, mais c’est un document différent de ceux de cette page. Un plan de formation décrit ce qui va se passer et pour qui. Utilisez le modèle de plan de formation pour la planification, et la matrice ici pour suivre ce qui a réellement été complété.

Existe-t-il un modèle gratuit de plan de formation dans Word à télécharger ?

Oui, sur la page modèle de plan de formation, gratuitement, sans inscription. Pour le plan d’une seule personne, le plan individuel de formation des employés est le meilleur choix.

Qu’est-ce qu’une matrice de formation ?

Une grille qui indique quelle formation chaque rôle exige et quelles personnes l’ont terminée, avec des dates plutôt que des coches pour que la validité soit visible. Elle répond à la question de savoir qui est actuellement qualifié pour faire quoi, ce qu’un plan de formation ne peut pas faire.

Que doit inclure un relevé de formation des employés ?

Employé, titre de la formation, type, mode de diffusion, prestataire, date d’achèvement, durée, formateur, résultat de l’évaluation, référence du certificat, date d’expiration, coût et version du support diffusé. Ce dernier champ vous permet d’identifier qui a été formé sur un processus remplacé.

Comment suivre la formation des employés ?

Avec une matrice au niveau des rôles indiquant les dates d’achèvement et l’expiration calculée, des relevés individuels derrière chaque entrée, et des alertes à 90, 30 et 7 jours avant toute expiration. Donnez aux managers une visibilité sur leur équipe, car une matrice que seul le service RH peut voir ne change pas les comportements.

Combien de temps faut-il conserver les relevés de formation ?

Au moins aussi longtemps que votre secteur, votre organisme de réglementation ou votre assureur l’exige, et plus longtemps pour tout ce qui est lié à la sécurité. Les relevés de formation sur un processus qui a ensuite causé un incident sont exactement ce qui est demandé : mieux vaut donc les conserver.

À quelle fréquence la formation obligatoire doit-elle être renouvelée ?

Cela dépend de la formation et de la juridiction. Les premiers secours sont généralement autour de trois ans, le responsable incendie d’un à deux ans, la protection des données et la sécurité de l’information sont généralement annuelles, et la manutention manuelle de deux à trois ans. Vérifiez l’exigence spécifique plutôt que d’appliquer un recyclage annuel systématique, car certaines exigences légales précisent aussi le contenu, en plus de la fréquence.

Comment mesurer si la formation a fonctionné ?

Quatre niveaux : si les personnes l’ont trouvée utile, si elles peuvent désormais la faire, si elles la font différemment au travail six semaines plus tard, et si la métrique métier a évolué. La plupart des organisations ne mesurent que le premier niveau, qui est faiblement corrélé à tout. Un contrôle du comportement à six semaines sur vos programmes les plus importants vaut plus que n’importe quel nombre de formulaires de feedback.

Quelle est la différence entre un plan de formation et une matrice de formation ?

Un plan est tourné vers l’avenir et indique quelle formation aura lieu, pour qui et quand. Une matrice est un relevé de l’état actuel qui montre qui est formé sur quoi et si c’est encore valable. Vous avez besoin des deux, et la matrice doit piloter le plan plutôt que l’inverse.

Comment suivre la formation croisée ?

Comme une couverture par tâche critique plutôt que comme une complétion par personne. Pour chaque tâche critique, comptez combien de personnes peuvent la faire sans supervision. Tout ce qui a un total de un est un point de défaillance unique, et c’est ce nombre qu’il vaut la peine de communiquer.

Puis-je personnaliser ces modèles de formation des employés ?

Oui, toutes les versions sont entièrement modifiables. Les définitions de rôles et les périodes de validité sont les éléments qui doivent être les vôtres. Dans Trupeer AI, vous pouvez aussi appliquer votre brand kit pour que les supports de formation correspondent à votre autre documentation.

Modèles associés

• Modèle de plan de formation

• Plan individuel de formation des employés

• Évaluation des besoins en formation

• Modèle de manuel de formation

• Plan de développement des employés

• Formation des nouveaux employés

• Modèle de checklist d’onboarding et de plans

• Modèle d’aide-mémoire

• Modèle de manuel de formation au service client