Utilisez ce modèle
Les utilisateurs SAP ont rarement besoin d’une nouvelle formation. Ce dont ils ont besoin, c’est de la bonne réponse au moment où ils sont bloqués : quel champ renseigner pour le centre de coûts, quelle est la tolérance, pourquoi la facture est bloquée, quelle application utiliser quand le bon de commande a changé. C’est exactement ce qu’est une fiche d’aide. Un modèle de fiche d’aide SAP vous donne un format d’une page, conçu pour cela, basé sur la tâche SAP, l’écran et la décision où les utilisateurs se trompent réellement.
Ce modèle de fiche d’aide SAP gratuit vous offre une méthode éprouvée pour choisir le bon type de fiche d’aide, une structure d’une page à copier, un exemple SAP déjà rempli et des conseils sur l’endroit où placer les fiches d’aide pour que les utilisateurs les consultent. Il fonctionne aussi bien pour les applications SAP S/4HANA Fiori que pour les transactions SAP GUI, et vous pouvez générer une fiche d’aide à partir d’un enregistrement de la tâche, plutôt que de l’écrire à partir de zéro.
Qu’est-ce qu’un modèle de fiche d’aide SAP ?
Un modèle de fiche d’aide SAP est un format prêt à l’emploi, d’une page, pour une consultation rapide qui aide quelqu’un à accomplir correctement une tâche SAP précise pendant qu’il la réalise. Il indique la tâche, l’application ou la transaction, quand l’utiliser, les étapes ou décisions qui comptent, les valeurs de champs ou codes que les gens oublient, et quoi faire si la fiche d’aide ne couvre pas le cas. Ce n’est ni une formation ni une procédure complète : c’est le support que les équipes utilisent au point de travail.
Une fiche d’aide se situe entre la formation et la procédure SOP complète. Pour le format général que vous pouvez utiliser pour n’importe quel système, cette même page fonctionne aussi comme modèle de fiche d’aide pour des tâches non SAP.
En quoi une fiche d’aide SAP est-elle différente de la formation et des SOP ?
Formation | SOP ou instruction de travail | Fiche d’aide SAP | |
|---|---|---|---|
Objectif | Développer des compétences avant la tâche | Définir l’ensemble de la procédure | Soutenir la tâche pendant qu’elle est réalisée |
Durée | Des heures | Plusieurs pages | Une page ou une courte vidéo |
Moment d’utilisation | Avant la mise en production ou l’onboarding | Lors de l’apprentissage ou de la vérification du processus complet | Au moment d’exécuter la tâche |
Contenu | Concepts, pratique, contexte | Chaque étape, rôle, contrôle et exception | Uniquement les étapes, décisions ou valeurs que les gens ne maîtrisent pas |
Rédigez une fiche d’aide lorsque des personnes formées font encore la même erreur sur une tâche SAP familière. Rédigez une SOP lorsque l’ensemble du processus doit être défini ; consultez le modèle d’instructions de travail pour des procédures au niveau des étapes.
Pourquoi la plupart des fiches d’aide SAP échouent avant même qu’un mot ne soit écrit
La plupart des fiches d’aide sont choisies en fonction du format : un organigramme, une checklist, une fiche mémo avec des captures d’écran de chaque écran. Elles semblent soignées et ne changent rien, parce que le format a été choisi avant même que l’on découvre comment les utilisateurs se trompent réellement.
L’étape manquante, c’est le diagnostic. Avant de choisir un format, examinez les vingt dernières erreurs, tickets ou questions « comment faire… » pour cette tâche SAP, puis classez-les selon ce que la personne n’avait pas au moment où elle s’est trompée. Cela prend généralement moins d’une heure, en utilisant des tickets de support, des rapports de documents bloqués ou une discussion avec des super users, et la réponse détermine le format pour vous.
Comment choisir le bon format de fiche d’aide SAP
Ce qui se passe mal dans SAP | Ce que vous entendez | La fiche d’aide qui corrige le problème | Ce qu’elle doit contenir |
|---|---|---|---|
Séquence : étapes manquées ou effectuées dans le mauvais ordre | « J’oublie toujours de vérifier d’abord l’historique du bon de commande » | Carte d’étape | Actions numérotées, une par ligne, avec le résultat attendu à côté de chacune |
Choix : mauvaise option sélectionnée parmi plusieurs | « Quel type de document dois-je utiliser dans ce cas ? » | Table de décision | Conditions à gauche, valeur ou action exacte à droite |
Rappel : élément oublié sous pression | « J’ai oublié de libérer la facture bloquée avant l’exécution » | Checklist | Éléments courts avec un déclencheur clair pour savoir quand l’exécuter |
Reconnaissance : impossible de distinguer le bon du mauvais | « Comment savoir si cette saisie est correcte ? » | Exemple annoté | Un écran correct et un écran incorrect côte à côte, avec la différence indiquée |
Valeur : connaît l’action, pas le code | « Quel est le code de taxe pour ce fournisseur ? » | Carte de référence | Codes, seuils, tolérances et contacts, et rien d’autre |
Un organigramme est généralement une table de décision dessinée de façon moins claire. N’en utilisez un que lorsque la tâche revient réellement en boucle ou se rejoint d’une manière qu’une table ne peut pas montrer.
Aperçu du modèle de fiche d’aide SAP
Le modèle tient sur une page. Il s’ouvre avec le titre de la tâche, l’application SAP ou la transaction, le rôle et le déclencheur d’utilisation. La zone principale contient la fiche d’aide elle-même : une carte d’étape, une table de décision, une checklist, un exemple annoté ou une carte de référence, sélectionnés à partir du diagnostic ci-dessus. La page se termine par quoi faire si la fiche d’aide ne couvre pas le cas, un lien vers la procédure complète, un lien vers une courte vidéo et le propriétaire ainsi que la date de dernière vérification. Chaque section est modifiable, vous pouvez donc changer le type d’aide ou ajouter vos propres champs et codes SAP.
Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer
Étape 1 : Ouvrir la section Modèles
Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.
Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle
Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.
Étape 3 : Développer l’affichage du modèle
Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page et les détails.
Étape 4 : Modifier le modèle
Cliquez sur Modifier pour commencer à modifier le modèle sélectionné.
Dans l’éditeur, vous pouvez :
Ajouter de nouvelles sections
Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme
Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés
Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé
Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.
Étape 6 : Prévisualiser et affiner le modèle
Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez la Prévisualisation.
Depuis l’écran de prévisualisation, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle apparaît exactement comme vous le souhaitez.
Avec un modèle de fiche d’aide SAP, vous pouvez :
Corriger l’étape exacte que les utilisateurs ne maîtrisent pas : ciblez l’erreur, pas l’ensemble du processus.
Prendre en charge les tâches Fiori et SAP GUI : nommez l’application ou la transaction, ainsi que les champs et valeurs qui comptent.
Réduire les tickets récurrents : répondez une seule fois à la même question « comment faire… ».
Garder les fiches d’aide à jour : chaque fiche a un propriétaire et une date de dernière vérification.
Générer des fiches d’aide à partir d’enregistrements : enregistrez la tâche une fois et obtenez un brouillon de fiche d’aide et une vidéo.
Modèle de fiche d’aide SAP gratuit : la structure à copier
Copiez ceci dans votre propre document, ou ouvrez-le dans Trupeer et personnalisez-le. Il tient sur une seule face de page et doit le rester.
Champ | Que saisir |
|---|---|
Titre de la tâche | Rédigé comme la tâche, par exemple « Saisir une facture fournisseur avec une variation de prix », et non « Guide de facturation » |
Application SAP ou transaction | Nom et ID de l’application Fiori, ou code de transaction SAP GUI |
Rôle | Qui réalise cette tâche |
À utiliser quand | Le déclencheur, en une ligne |
La fiche d’aide | Carte d’étape, table de décision, checklist, exemple annoté ou carte de référence |
Champs et valeurs clés | Uniquement les champs et valeurs que les gens ne maîtrisent pas |
Si cela ne couvre pas le cas | Qui contacter et comment, par exemple un super user ou le canal de support |
Procédure complète | Un lien vers la SOP ou l’instruction de travail |
Vidéo | Un lien vers une courte vidéo de la tâche |
Propriétaire et dernière vérification | Un nom et la date à laquelle quelqu’un a confirmé pour la dernière fois que cela fonctionne toujours dans le système |
Si votre version remplie s’étend sur une deuxième page, vous avez rédigé une procédure. Déplacez-la vers une SOP et conservez la fiche d’aide uniquement pour la partie que les gens ne maîtrisent pas.
Exemple de fiche d’aide SAP : saisir une facture fournisseur avec une variation
Voici une fiche d’aide SAP remplie pour une tâche de comptabilité fournisseurs. Les détails sont fournis à titre illustratif ; utilisez votre propre configuration système, tolérances et contacts.
Titre de la tâche. Saisir une facture fournisseur lorsque le prix diffère du bon de commande.
Application SAP ou transaction. Application Fiori « Create Supplier Invoice », ou transaction MIRO dans SAP GUI.
Rôle. Gestionnaire AP.
À utiliser quand. Le prix de la facture ne correspond pas au prix du bon de commande.
La fiche d’aide (table de décision).
Si l’écart de prix est… | Alors… |
|---|---|
Dans la tolérance | Saisir la facture normalement ; le système accepte la variation |
Au-dessus de la tolérance et l’acheteur a confirmé le nouveau prix | Saisir la facture ; elle sera bloquée pour le paiement ; demander à l’acheteur d’approuver la libération |
Au-dessus de la tolérance et l’acheteur n’a pas confirmé | Mettre la facture en attente, ajouter une note avec la variation et l’envoyer à l’acheteur |
Un doublon d’une facture déjà saisie | Ne pas saisir ; la rejeter au fournisseur |
Champs et valeurs clés. Tolérance : [votre tolérance de prix]. Motif de blocage de paiement pour la variation de prix : [votre code].
Si cela ne couvre pas le cas. Demandez à votre super user, ou publiez dans [canal de support].
Procédure complète. [Lien vers la SOP de traitement des factures AP]. Vidéo. [Lien vers la vidéo de deux minutes].
Propriétaire et dernière vérification. [Propriétaire du processus AP], [date].
Où placer les fiches d’aide pour que les gens les utilisent
Une fiche d’aide enfouie dans un lecteur partagé n’est qu’un autre document. Placez-la là où la tâche SAP a lieu :
Lier depuis le Fiori launchpad ou l’application concernée, là où votre configuration le permet.
Épingler dans le canal de discussion de l’équipe où les gens demandent comment réaliser la tâche.
Joindre à la catégorie de ticket de support que la tâche génère.
Conserver une copie maître dans votre base de connaissances, et y renvoyer depuis partout ailleurs.
Deux emplacements conviennent ; deux versions, non. Mettez à jour la copie maître et tous les liens restent à jour.
Comment créer une fiche d’aide étape par étape
Choisir la tâche qui génère le plus d’erreurs, de tickets ou de questions récurrentes.
Diagnostiquer l’échec à partir des vingt dernières erreurs ou questions : séquence, choix, rappel, reconnaissance ou valeur.
Choisir le type de fiche d’aide qui correspond à l’échec.
Enregistrer la tâche dans SAP avec quelqu’un qui la réalise bien, en racontant les points de décision.
Générer le brouillon avec le job aid generator de Trupeer, puis réduire-le à la partie que les gens ne maîtrisent pas.
Le tester avec un nouvel utilisateur en réalisant la vraie tâche.
Publier là où la tâche a lieu, avec un propriétaire et une date de dernière vérification.
Mesurer le taux d’erreur ou de tickets avant et après.
Exemples de fiches d’aide SAP pour des tâches courantes
Tâche SAP | Meilleur type de fiche d’aide | Ce qu’elle couvre |
|---|---|---|
Créer un bon de commande | Carte d’étape | Les étapes que les gens sautent, comme l’affectation de compte |
Choisir le bon type de document | Table de décision | Quel type de document utiliser dans chaque situation |
Libérer les factures bloquées avant un cycle de paiement | Checklist | Les contrôles à effectuer avant l’exécution |
Vérifier qu’une saisie est correcte | Exemple annoté | Un document correct et un document incorrect, côte à côte |
Trouver les codes de taxe, centres de coûts ou tolérances | Carte de référence | Les valeurs que les gens recherchent le plus souvent |
Approuver une demande dans My Inbox | Carte d’étape ou courte vidéo | Les étapes d’approbation pour les utilisateurs occasionnels |
Pour l’ensemble des contenus de formation SAP, consultez ce qu’il faut créer dans les supports de formation SAP Fiori pour les utilisateurs finaux.
Comment les fiches d’aide SAP améliorent-elles les performances ?
Elles réduisent les erreurs sur l’étape précise qui les provoque, et elles raccourcissent le temps nécessaire aux nouveaux utilisateurs pour atteindre une qualité acceptable dans SAP. Ces deux effets peuvent être mesurés si vous enregistrez le taux d’erreur ou de tickets pour la tâche avant de publier la fiche, ce qui est aussi la discipline qui vous empêche de créer la mauvaise.
Ce que les fiches d’aide ne font pas, en revanche, c’est développer des compétences SAP générales. Leurs gains sont volontairement ciblés, c’est pourquoi cinq fiches d’aide visant cinq points d’échec connus font généralement plus que quarante fiches qui essaient de tout couvrir.
Fiches d’aide SAP, SAP Enable Now et outils basés sur l’enregistrement
De nombreuses équipes SAP utilisent déjà SAP Enable Now pour créer des simulations et de l’aide intégrée à l’application. Les fiches d’aide le complètent : une simulation enseigne une tâche, tandis qu’une fiche d’aide aide quelqu’un à la réaliser. Quel que soit l’outil que vous utilisez, les mêmes règles s’appliquent : diagnostiquer l’échec d’abord, limiter l’aide à une page ou une courte vidéo, et la maintenir à jour après chaque version. Si vous comparez des outils de création, consultez notre guide sur les concurrents de SAP Enable Now.
Quel format utiliser
Word ou un document convient aux cartes d’étape, aux tables de décision et aux exemples annotés.
Excel convient aux cartes de référence avec des codes et valeurs que les gens recherchent ou filtrent.
PowerPoint convient aux fiches imprimées ou fixées au mur, avec de grands visuels.
Courte vidéo convient aux tâches pour lesquelles voir l’écran compte plus que lire les étapes, en particulier pour les utilisateurs occasionnels.
PDF convient à une copie en lecture seule à épingler ou imprimer, avec le modèle modifiable conservé dans votre base de connaissances.
Comment passer en revue et retirer des fiches d’aide
Revérifier chaque fiche d’aide après chaque version SAP ou changement de configuration qui affecte la tâche.
Analyser le taux d’erreur ou de tickets pour la tâche ; s’il n’a pas diminué, la fiche ne fonctionne pas.
Retirer les fiches d’aide pour les tâches qui ont changé, été automatisées ou ne provoquent plus d’erreurs.
Mettre à jour la date de dernière vérification uniquement après qu’une personne a confirmé la fiche sur le système en production.
Ce qu’il faut exclure
Des captures d’écran de chaque écran, lorsque seul un champ est à l’origine du problème.
Le contexte et les explications, qui relèvent de la formation.
Les étapes que personne ne rate.
Les cas rares, qui relèvent de la SOP ; renvoyez-y plutôt.
Les numéros de version que personne ne lit ; utilisez un propriétaire et une date de dernière vérification.
Comment Trupeer vous aide à créer des fiches d’aide SAP à grande échelle
Défi des fiches d’aide SAP | Comment Trupeer aide |
|---|---|
Rédiger des fiches d’aide manuellement prend trop de temps | Enregistrez la tâche une fois dans SAP, et Trupeer génère un brouillon de fiche d’aide avec des captures d’écran et une courte vidéo |
Les fiches d’aide deviennent obsolètes après les versions SAP | Mettez-les à jour en modifiant le script, ou remplacez une seule étape au lieu de tout réenregistrer |
Les utilisateurs travaillent dans de nombreuses langues | Traduisez les fiches d’aide et vidéos depuis une seule source dans 65+ langues |
Les fiches d’aide sont dispersées sur les lecteurs | Publiez-les dans une base de connaissances unique, consultable, et créez des liens depuis les endroits où le travail a lieu |
Le contenu de formation SAP est nécessaire rapidement | Le générateur de vidéos de formation SAP de Trupeer transforme des enregistrements SAP en vidéos de formation |
Les grands BPO utilisent cette approche pour produire des fiches d’aide pour des centaines de processus ; découvrez comment des BPO de type Genpact créent des fiches d’aide pour 300+ processus grâce à des outils vidéo basés sur l’IA.
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Télécharger le modèle de fiche d’aide SAP gratuit
Inscrivez-vous pour ouvrir le modèle de fiche d’aide SAP dans Trupeer, générer des fiches d’aide à partir de vos propres enregistrements SAP et obtenir l’ensemble des résultats sous forme de fiches d’aide et vidéos modifiables. Obtenir le modèle de fiche d’aide SAP gratuit.
Modèles associés
Modèle de plan de formation pour les utilisateurs finaux ERP
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un modèle de fiche d’aide SAP ?
C’est un format prêt à l’emploi, d’une page, pour une consultation rapide qui aide quelqu’un à accomplir correctement une tâche SAP précise pendant qu’il la réalise, en couvrant la tâche, l’application ou la transaction, le déclencheur, les étapes ou décisions que les gens ne maîtrisent pas, les valeurs clés et où obtenir de l’aide.
Quelle est la différence entre une fiche d’aide SAP et un manuel de formation SAP ?
Un manuel de formation développe des compétences avant la tâche et couvre les concepts ainsi que la pratique. Une fiche d’aide soutient la tâche pendant qu’elle est réalisée et ne couvre que ce que les gens ne maîtrisent pas.
Quelle doit être la longueur d’une fiche d’aide SAP ?
Une page ou une courte vidéo. Si elle dure plus longtemps, il s’agit d’une procédure et elle doit figurer dans une SOP ou une instruction de travail.
Quel type de fiche d’aide dois-je utiliser ?
Choisissez selon la façon dont les gens échouent : une carte d’étape pour les étapes manquées, une table de décision pour les mauvais choix, une checklist pour les éléments oubliés, un exemple annoté pour reconnaître les erreurs et une carte de référence pour les codes et valeurs.
Le modèle fonctionne-t-il pour SAP Fiori et SAP GUI ?
Oui. Nommez l’application Fiori ou le code de transaction SAP GUI dans le modèle, et incluez uniquement les champs et valeurs qui comptent pour la tâche.
Puis-je générer une fiche d’aide SAP à partir d’un enregistrement ?
Oui. Enregistrez la tâche dans SAP, et le générateur de fiches d’aide de Trupeer crée un brouillon de fiche d’aide avec des captures d’écran et une courte vidéo, que vous réduisez ensuite aux étapes que les gens ne maîtrisent pas.
Existe-t-il un modèle de fiche d’aide SAP gratuit dans Word ?
Oui. Word convient aux cartes d’étape, aux tables de décision et aux exemples annotés. Ouvrez le modèle dans Trupeer, personnalisez-le et exportez-le dans le format dont vous avez besoin.
Existe-t-il un modèle de fiche d’aide SAP dans Excel ou PowerPoint ?
Oui. Excel convient aux cartes de référence avec des codes et valeurs, et PowerPoint convient aux fiches imprimées ou fixées au mur. Personnalisez le modèle dans Trupeer et exportez-le.
Existe-t-il un modèle de fiche d’aide SAP au format PDF ?
Oui. Exportez la fiche d’aide en PDF pour l’épingler ou l’imprimer, et conservez le modèle modifiable dans votre base de connaissances.
Puis-je l’utiliser comme modèle de fiche d’aide général ?
Oui. La structure et la méthode pour choisir le type de fiche d’aide fonctionnent pour n’importe quel système ou tâche, pas seulement SAP.
Qui doit rédiger les fiches d’aide SAP ?
Des super users ou des propriétaires de processus qui savent où les utilisateurs se trompent, avec le soutien de l’équipe de formation, et idéalement testées par un nouvel utilisateur avant publication.
À quelle fréquence faut-il revoir les fiches d’aide SAP ?
Après chaque version SAP ou changement de configuration qui affecte la tâche, et dès que le taux d’erreur ou de tickets pour la tâche cesse de diminuer.
