Une formation des nouvelles recrues solide est le meilleur indicateur de la réussite durable des employés. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la conception de la formation en partant d’un modèle de formation pour nouvelle recrue gratuit, en le personnalisant avec vos directives de marque, puis en transformant la formation en modules vidéo engageants que les nouvelles recrues finissent réellement.

Qu’est-ce qu’un modèle de formation pour nouvelle recrue, et que prévoit-il ?

Un modèle de formation pour nouvelle recrue est la structure réutilisable qui permet de planifier ce qu’une nouvelle recrue apprend, dans quel ordre, auprès de qui et à quel moment. Il couvre les compétences et les connaissances spécifiques nécessaires pour faire le travail, ce qui est plus ciblé que l’onboarding et plus large qu’un simple cours.

Il répond à trois questions. De quoi cette personne doit être capable. Dans quel ordre elle va l’apprendre. Et comment vérifier que cela a fonctionné.

La plupart des modèles que vous trouverez répondent aux deux premières questions en mappant le contenu sur un calendrier compté à partir de la date de début : semaine un, semaine deux, trente jours, soixante jours. C’est la structure intuitive, et c’est la source du problème dont parle cette page.

Pourquoi la formation de la semaine un est surtout oubliée à la semaine cinq

Presque toutes les organisations font un « front-loading ». La première semaine ou les deux premières sont une séquence dense de démonstrations de systèmes, d’aperçus produits, de briefings sur les politiques et de parcours des processus, le tout livré pendant que la nouvelle recrue n’a aucun contexte pour rattacher quoi que ce soit à ce qu’elle voit.

Il y a de bonnes raisons à cela. Les formateurs sont disponibles à ce moment-là. Cela donne l’impression d’être efficace de regrouper. Tout le monde est nerveux à l’idée que la personne n’ait rien à faire. Et il existe une vraie conviction qu’il faut dire aux gens les choses avant qu’ils en aient besoin, plutôt qu’après.

Le problème, c’est que les gens ne retiennent pas les connaissances procédurales dont ils n’ont pas un usage immédiat. Montrez à quelqu’un comment émettre une note de crédit dès la semaine un, et il ne l’émettra pas avant la semaine six, moment où il faudra recommencer à lui montrer. La formation a eu lieu, le relevé indique que c’est terminé, et la connaissance n’est pas là.

Vous pouvez le constater avec un chiffre que chaque organisation pourrait calculer et que presque aucune ne calcule : l’écart entre le jour où une formation est délivrée et le jour où la personne l’utilise pour la première fois. Quand cet écart ne dure que quelques jours, la rétention est bonne. Quand il dure deux mois, la formation était essentiellement du théâtre, et le vrai apprentissage sera fait plus tard par la personne la plus proche au moment où la nouvelle recrue se retrouve bloquée.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir la mise en page complète et les détails clairement.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à apporter des changements au modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué tous les changements nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustement fin du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

À partir de l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle s’affiche exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de formation pour nouvelle recrue, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la conception : évitez la page blanche grâce à une structure complète pour la formation des nouvelles recrues.

• Monter en compétence plus vite : une formation plus claire réduit le délai avant la productivité pour chaque nouvelle recrue.

• Rester fidèle à votre marque : appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs grâce au brand kit de Trupeer.

• Mobiliser dès le premier jour : transformez une formation dense en modules vidéo que les nouvelles recrues regardent réellement.

• Standardiser pour toutes les recrues : utilisez le même modèle pour chaque poste et chaque région.

• Atteindre les recrues internationales : traduisez la formation pour nouvelle recrue en 65+ langues en un clic.

L’écart entre la livraison et la première utilisation, et pourquoi il prédit tout

Prenez votre formation actuelle pour nouvelle recrue et listez chaque module, session ou sujet. Ensuite, pour chacun, calculez le jour médian auquel une nouvelle recrue l’utilise réellement pour la première fois.

Ce deuxième chiffre est déterminable. Demandez à trois personnes recrutées au cours de l’année écoulée, ou regardez le travail lui-même : à quel moment un nouveau commercial négocie-t-il pour la première fois un contrat ? à quel moment un nouvel ingénieur déploie-t-il pour la première fois ? à quel moment un nouvel agent support traite-t-il pour la première fois une escalade ?

Soustrayez. Le résultat est l’écart entre la livraison et la première utilisation pour chaque élément, et il classe votre formation en trois groupes.

En dessous d’environ dix jours, la formation tient. C’est le contenu qui appartient réellement aux deux premières semaines.

Entre deux semaines et un mois, la rétention est partielle. La personne se souviendra que cela existe et aura besoin d’une référence plutôt que d’une nouvelle re-formation, ce qui signifie un support de référence plutôt qu’une autre session.

Au-delà d’environ un mois, considérez-le comme non formé. Ce que vous avez livré devra être délivré à nouveau : les options honnêtes sont donc de décaler la formation plus tard ou d’accepter que vous la payez deux fois.

La refonte qui suit est simple. Gardez les éléments à court écart là où ils sont. Transformez les éléments à écart moyen en supports de référence. Déplacez les éléments à long écart au moment où ils sont nécessaires, déclenchés par le travail plutôt que par le calendrier.

Comment mapper chaque élément de formation à sa première utilisation

Construisez ce tableau pour votre propre programme avant de changer quoi que ce soit. Cela prend généralement un après-midi, et cela vous donne raison, car les chiffres de la colonne « écart » sont difficiles à défendre une fois qu’ils sont écrits.

Deux avertissements. Certaines formations doivent réellement être « front-loadées » quoi qu’il arrive, ce qui signifie tout ce qui est lié à une exigence de sécurité, juridique ou réglementaire : ces lignes restent à leur place pour des raisons qui n’ont rien à voir avec la rétention. Et un long écart indique parfois que le travail est mal séquencé plutôt que la formation : cela vaut la peine d’être vérifié avant de déplacer quoi que ce soit.

Modèle de formation pour nouvelle recrue gratuit : la structure à copier

Copiez depuis ici. Une ligne par élément de formation.

En-tête. Poste. Date de début. Responsable et propriétaire de la formation. Le résultat unique que cette formation doit produire, formulé comme quelque chose que la personne sera capable de faire sans supervision.

Liste des compétences. Ce que cette personne doit être capable de faire de manière autonome à la fin de la période de formation. Six à dix éléments, formulés comme des tâches plutôt que comme des sujets. « Mener un appel de découverte sans aide » plutôt que « formation à la découverte ».

Lignes de formation. Pour chaque élément : ce qu’il couvre, qui le délivre, le format, quand il est délivré, le déclencheur qui le déclenche lorsqu’il n’est pas basé sur le calendrier, la première utilisation attendue, et comment la compétence est vérifiée.

Déclencheurs. Les événements observables qui libèrent la formation ultérieure. Premier deal atteignant un certain stade, première escalade reçue, fin du premier mois, première réclamation client. C’est la colonne qui distingue le modèle d’un planning.

Vérifications. Pour chaque compétence, comment vous le saurez. Observation, une tâche réelle effectuée en autonomie, une revue d’un résultat concret. Pas un quiz, et pas une simple présence.

Supports de référence. Ce qui existe sous forme de document ou de support de référence plutôt qu’une session, pour les éléments à écart moyen.

Points de revue. Deux dates : une à la fin de la période « front-loadée », une au moment où la plupart des déclencheurs auraient dû se déclencher. À chaque fois, la question est de savoir quelles compétences sont confirmées, plutôt que quelles sessions ont été délivrées.

Copiez jusqu’ici. Gardez l’ensemble sur deux pages. Le mode d’échec des modèles de formation est qu’ils s’étendent pour lister tous les sujets de l’entreprise, au point où personne ne planifie quoi que ce soit en face.

Que doit inclure un plan de formation pour nouvelle recrue ?

Six éléments, et la plupart des modèles en incluent quatre.

Les compétences, formulées comme des tâches que la personne fera sans supervision. Les éléments de formation qui construisent chacune d’elles. Qui délivre quoi, par nom. Quand, par date ou par déclencheur. Comment la compétence est confirmée. Et ce qui se passe si ce n’est pas le cas.

Les deux éléments généralement manquants sont la colonne des déclencheurs et le dernier. Presque aucun plan de formation n’indique ce qui se passe lorsqu’une personne atteint le point de revue sans qu’une compétence soit confirmée : la réponse est donc généralement « rien », et le plan devient silencieusement un relevé des sessions auxquelles on a assisté.

Dites-le clairement : prolonger, re-enseigner, ajuster le poste, ou escalader. Nommer les options à l’avance rend la discussion possible.

Le bootcamp qui a appris les questionnaires de sécurité au neuvième jour

Wickstead Software a recruté des account executives dans un bootcamp d’onboarding de deux semaines couvrant vingt-trois modules : produit, tarification, positionnement concurrentiel, CRM, découverte, gestion des objections, contractualisation, questionnaires de sécurité et navigation procurement, entre autres.

Il était bien construit et bien évalué. Le délai médian avant le premier deal clôturé d’un nouvel AE était de cent quarante et un jours, contre une cible de quatre-vingt-dix.

Quelqu’un a mappé chaque module au jour médian auquel un nouvel AE l’utilisait pour la première fois.

Six modules ont été utilisés dans les dix jours : bases CRM, prospection, démonstration produit essentielle. Neuf se situaient entre le jour trente et le jour soixante-dix, principalement découverte, tarification et gestion des objections. Huit n’ont été utilisés qu’après le jour quatre-vingt-dix. Les redlines MSA, enseignés au jour huit, ont été utilisés pour la première fois au jour quatre-vingt-seize. Le déplacement concurrentiel, au jour cent quatre. Les questionnaires de sécurité, enseignés au jour neuf, ont été nécessaires pour la première fois au jour cent dix-huit. La navigation procurement, au jour cent trente et un.

L’écart médian sur l’ensemble des vingt-trois modules était de soixante et un jours.

Le deuxième chiffre provenait des managers. À la question du temps qu’ils passaient à re-expliquer le contenu du bootcamp aux AE pendant leurs six premiers mois, la réponse moyenne était de quatre heures par AE et par mois. Sur vingt-deux recrutements cette année-là, cela représentait environ mille heures de temps de management commercial consacrées à enseigner des choses qui avaient déjà été enseignées.

La refonte a réduit le bootcamp de deux semaines à quatre jours, en ne couvrant que les six modules à court écart. Les dix-sept autres sont devenus des sessions déclenchées, libérées par le pipeline propre à l’AE. La formation sur les questionnaires de sécurité se déclenche lorsque leur première opportunité entreprise entre en évaluation technique. La formation sur les redlines se déclenche lorsqu’une proposition est acceptée en principe. La navigation procurement se déclenche lors de la première fois où un deal atteint le juridique.

Le délai médian avant le premier deal clôturé est passé de cent quarante et un jours à cent quatre. La re-formation par le manager est passée d’environ quatre heures par AE et par mois à une heure et demie.

Le résultat inattendu a été le score de satisfaction, qui a augmenté. Quatre jours ciblés ont mieux fonctionné que deux semaines de « flux continu », et les nouveaux AE ont déclaré se sentir moins en retard, plutôt que plus.

Comment créer un plan de formation pour nouvelle recrue, étape par étape

Rédigez d’abord la liste des compétences, avec le manager plutôt qu’avec les RH. Six à dix éléments que la personne doit être capable de faire sans supervision, formulés comme des tâches.

Pour chaque compétence, demandez quand une nouvelle recrue doit la faire pour la première fois. Cela vous donne la colonne « première utilisation » avant même d’avoir conçu quoi que ce soit : c’est le bon ordre.

Décidez maintenant du moment de délivrance pour chaque élément, en remontant depuis la première utilisation plutôt qu’en avançant depuis la date de début. Tout ce qui a un court écart va dans les deux premières semaines. Tout ce qui a un long écart obtient un déclencheur.

Nommez la personne qui délivre chaque élément. Une formation sans responsable identifié n’a pas lieu, et « l’équipe » n’est pas un nom.

Décidez comment chaque compétence est vérifiée, et faites en sorte que ce soit une observation du travail réel dans la mesure du possible.

Ensuite, testez la solidité en faisant passer les quatre-vingt-dix premiers jours d’une nouvelle recrue réelle à travers le plan. Chaque point où le plan dit « enseigné » et où le travail dit « pas encore nécessaire » est une ligne à déplacer.

Comment personnaliser le plan de formation par poste

La structure s’applique à travers les postes. Trois choses changent.

La liste des compétences, évidemment, et elle doit être rédigée par la personne qui gère ce poste plutôt que d’être adaptée depuis l’autre équipe.

Les événements déclencheurs, car ils proviennent du travail. Les déclencheurs commerciaux viennent des étapes du pipeline. Les déclencheurs support viennent des types de tickets reçus. Les déclencheurs ingénierie viennent de la première fois où un certain type de changement est nécessaire. Les déclencheurs opérations viennent souvent du calendrier, ce qui signifie fin du premier mois ou premier inventaire, et ce sont les plus faciles à planifier.

Et la partie « front-loadée », qui varie plus que ce que les gens imaginent. Les postes avec un contact client immédiat ont besoin de davantage dès la première semaine, car le coût d’une erreur précoce est externe. Les postes avec une longue période de sécurité peuvent se permettre presque rien au départ.

Lorsqu’un poste comporte un volet réglementaire ou sécurité, cette partie n’est pas négociable quel que soit l’écart : elle doit être placée au début avec une validation de fin enregistrée. Cette page n’est pas un conseil de conformité, et lorsque la formation est légalement requise, l’exigence fixe le calendrier plutôt que cette méthode.

Types de modèles de formation pour nouvelle recrue, et lequel utiliser

Plan basé sur le calendrier. Tout est planifié par jour ou par semaine à partir de la date de début. Simple, et c’est ce que la plupart des modèles vous donnent. Fonctionne lorsque le poste est répétitif et que tout est utilisé rapidement : c’est vrai pour certains postes opérationnels et presque jamais pour les postes professionnels.

Plan basé sur les déclencheurs. Les éléments ultérieurs sont libérés par des événements observables dans le travail. Meilleure rétention, plus d’administration, et cela nécessite quelqu’un qui surveille les déclencheurs.

Hybride. Deux premières semaines « front-loadées » pour le contenu à court écart, déclencheurs pour le reste. C’est ce que suppose le modèle ci-dessus et ce que la plupart des organisations devraient utiliser.

Programme en cohorte. Groupes fixes qui avancent ensemble, courant dans les recrutements à fort volume. Efficace à délivrer, mais structurellement en décalage avec les déclencheurs, car les déclencheurs se déclenchent à des moments différents selon les personnes. Le compromis : un démarrage de cohorte fixe, puis des déclencheurs individuels ensuite.

Avec un buddy ou un apprentissage en shadow. Apprendre en travaillant aux côtés de quelqu’un. Excellent pour les connaissances tacites, peu fiable pour la couverture, et fonctionne mieux comme un complément plutôt que comme le plan.

Comment mesurer le succès de la formation pour nouvelle recrue ?

Ni par la complétion, ni par la satisfaction, même si les deux valent la peine d’être collectées.

Trois indicateurs vous disent quelque chose. Le délai avant la première complétion sans supervision de chaque compétence : c’est la lecture directe de savoir si la formation a fonctionné. Les heures de re-formation, c’est-à-dire le temps que les managers passent à re-expliquer : c’est le signal le plus clair d’un problème d’écart. Et le moment où la qualité de production d’une nouvelle recrue correspond à la médiane de l’équipe : c’est le chiffre qui intéresse réellement l’entreprise.

Collectez le premier auprès du manager à chaque point de revue, le deuxième en demandant aux managers chaque mois pendant un trimestre, et le troisième à partir de n’importe quel indicateur de qualité que le poste utilise déjà.

Les scores de satisfaction valent la peine d’être surveillés pour une chose précise. Un score élevé avec une montée en compétence longue signifie généralement que la formation était agréable mais mal programmée : c’est exactement le schéma de l’exemple ci-dessus.

Plan de formation ou guide d’onboarding : lequel construisez-vous ?

Ce sont des documents différents pour des lecteurs différents, et il vaut mieux les séparer avant de commencer.

Le plan de formation est destiné au manager et au propriétaire de la formation. Il séquence le développement des compétences, nomme les personnes qui délivrent et définit les vérifications. La nouvelle recrue le voit, mais il n’est pas rédigé pour elle.

Le guide d’onboarding est destiné à la nouvelle recrue. Il couvre ce qui se passe, ce qu’elle peut faire sans demander, qui contacter pour quoi, et ce qui est normal. Notre modèle de guide d’onboarding pour nouvelle recrue couvre cela, et répond à des questions que ce plan n’aborde pas.

Le plan 30-60-90 est le document de résultat convenu entre le manager et la recrue, couvrant ce qu’elles auront accompli plutôt que ce qu’elles auront appris. Notre modèle 30-60-90 jours couvre cela, et il se place à côté de ce document plutôt que de le remplacer.

Si vous construisez les trois, construisez celui-ci en second. Le guide doit exister avant le jour un, le plan de formation avant la semaine un, et le 30-60-90 dans les deux premières semaines, une fois que le manager a rencontré la personne.

Puis-je obtenir un modèle de formation pour nouvelle recrue dans Word ou Excel ?

Excel convient au plan lui-même, car la version utile contient une ligne par élément de formation avec des colonnes pour le point de délivrance, le déclencheur, la première utilisation attendue, l’écart et la vérification. La colonne d’écart doit se calculer automatiquement, et c’est le tri par cette colonne qui permet la refonte.

Word convient à la liste des compétences et aux notes de revue, et c’est le meilleur format si votre plan doit être discuté avec la nouvelle recrue plutôt que d’être utilisé uniquement pour la planification.

PDF convient à la version déposée à la fin de la période de formation comme trace de ce qui a été délivré et confirmé. Pour l’exercice de mappage dans le tableau ci-dessus, utilisez une feuille de calcul, car la valeur réside entièrement dans le tri par la colonne d’écart.

Comment créer du contenu de formation sans projet de cours

La raison pour laquelle la formation à long écart est « front-loadée » est rarement une conviction. C’est surtout que le formateur est disponible dès la semaine un, et qu’organiser à nouveau sa présence au mois quatre est plus difficile : alors tout est délivré quand c’est possible plutôt que quand c’est nécessaire.

L’enregistrement supprime entièrement cette contrainte. Trupeer AI transforme un enregistrement d’écran en guide écrit et en vidéo à partir du même passage : la personne qui sait gérer un questionnaire de sécurité l’enregistre une fois, et cela se déclenche lorsque le déclencheur s’active, sans que personne ait besoin de reprogrammer une session.

Enregistrez-le. Mettez-le à votre marque. Traduisez-le. Trupeerisez-le.

Cela corrige aussi les éléments à écart moyen, qui nécessitent une référence plutôt qu’une session. Le même enregistrement produit un document pour votre base de connaissances et un court guide dans votre propre branding. Les vidéos de formation et les guides couvrent le programme plus large, et la traduction signifie qu’un plan construit pour une région fonctionne dans la suivante. Les instructions de configuration se trouvent dans le guide de configuration du modèle de document.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de formation pour nouvelle recrue gratuit dans Word ou doc ?

La structure ci-dessus se colle directement dans Word ou Google Docs, y compris la colonne des déclencheurs que les modèles standard omettent. Il n’y a pas de téléchargement verrouillé et pas de formulaire. Rédigez d’abord la liste des compétences, car tout le reste en dépend et c’est la partie qui doit être validée par le manager plutôt que par un modèle.

Existe-t-il un modèle de formation pour nouvelle recrue gratuit dans Excel ?

Excel est le bon contenant. Une ligne par élément de formation, avec des colonnes pour la compétence, la personne qui délivre, le point de délivrance, le déclencheur, la première utilisation attendue, l’écart calculé et la vérification. Triez par la colonne d’écart une fois, et la refonte devient évidente sans qu’il soit nécessaire d’en débattre.

Existe-t-il un modèle de formation pour nouvelle recrue gratuit en PDF ?

Exportez à la fin de la période de formation comme trace de ce qui a été délivré et des compétences qui ont été confirmées. Gardez la version de travail modifiable, car les déclencheurs se déclenchent à des moments différents selon les personnes et le plan évolue au fur et à mesure.

Existe-t-il un modèle de planning de formation dans Excel ?

Un planning et un plan sont deux choses différentes. Le planning, ce sont des dates, des salles, des personnes qui délivrent et la présence, et Excel le gère bien. Le plan, ce sont les compétences et les vérifications. Construisez d’abord le plan, puis générez le planning à partir de la partie « front-loadée », car un planning rédigé en premier a tendance à remplir le temps disponible plutôt que de répondre au besoin réel.

Où puis-je trouver un modèle gratuit d’onboarding des employés dans Word ?

L’onboarding couvre l’équipement, les comptes, la conformité et l’accueil, ce qui est un document différent de la formation. Si vous voulez la version rédigée pour que la nouvelle recrue la lise, notre modèle de guide d’onboarding pour nouvelle recrue couvre cela. La checklist côté employeur est un troisième document.

Combien de temps la formation pour nouvelle recrue doit-elle durer ?

La partie « front-loadée » doit être aussi courte que le nécessite le contenu à court écart, ce qui est généralement de trois à cinq jours plutôt que deux semaines. Le programme complet dure aussi longtemps que les déclencheurs mettent à se déclencher : pour un poste complexe, cela peut aller jusqu’à six mois. Ce sont des chiffres différents, et les confondre explique pourquoi les bootcamps durent.

Qui doit délivrer la formation pour nouvelle recrue ?

La personne qui fait le travail, avec le manager qui possède le plan. Une formation délivrée entièrement par une fonction centrale est souvent bien structurée, mais légèrement incorrecte dans les détails, car les détails changent plus vite que le cours. Nommez une personne pour chaque ligne, car une formation non attribuée n’a pas lieu.

Quelle est la différence entre un plan de formation et une matrice de formation ?

Un plan est pour une personne sur une période donnée. Une matrice est pour une équipe : elle montre qui est formé à quoi et où se trouvent les lacunes de couverture, et c’est un document permanent plutôt qu’un document temporaire. Les nouvelles recrues apparaissent comme une colonne dans la matrice une fois leur plan terminé.