Qu’il s’agisse d’un employé, d’un client ou d’un partenaire, l’onboarding est le point de départ de chaque relation durable. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la planification de l’onboarding en commençant par une checklist d’onboarding gratuite et un modèle de plan, en le personnalisant avec vos directives de marque, puis en transformant les checklists en visites guidées vidéo qui donnent vie à l’onboarding.

Qu’est-ce qu’une checklist d’onboarding et que doit-elle contenir ?

Une checklist d’onboarding est la liste opérationnelle de tout ce qui doit se produire pour qu’une nouvelle recrue soit légalement employée, équipée et en mesure de travailler. C’est un document côté employeur, détenu par plusieurs fonctions, et son rôle est de s’assurer que rien n’est oublié au fil des dizaines de recrutements effectués chaque année.

Les plans qui se trouvent généralement à côté sont des documents différents. Un plan décrit ce que la personne va accomplir ou apprendre sur une période donnée. La checklist décrit ce qui doit être fait pour et avec elle avant et autour de son arrivée.

Les deux sont utiles, mais ils répondent à des propriétaires différents. La checklist est un contrôle. Le plan est un accord. Les regrouper dans un seul document est courant, mais cela produit souvent quelque chose qui n’est ni l’un ni l’autre, car les publics et les rythmes de validation ne correspondent pas.

Pourquoi les checklists d’onboarding échouent sans faire de bruit

La plupart des processus opérationnels annoncent leurs propres échecs. Une étape manquée lors d’un déploiement casse la construction. Une étape manquée lors de l’expédition provoque un client en colère. Quelque chose bloque.

L’onboarding ne produit aucun signal. Si personne ne provisionne l’accès de la nouvelle recrue au deuxième système de sa liste, rien ne se passe. Pas d’alarme, pas de ticket, pas de réclamation. La personne s’en rend compte en semaine trois, demande discrètement à son binôme, puis contourne le problème. Souvent, le manager n’en entend jamais parler.

C’est pourquoi les checklists d’onboarding affichent des taux de complétion dans les hautes valeurs et l’onboarding continue de sembler dysfonctionnel. Chaque élément a été fait, réellement, par quelqu’un qui l’a réellement fait. Le coche n’est pas un mensonge.

Le coche répond simplement à une question différente de celle qui vous intéresse. Il indique qu’une action a été effectuée. Il ne dit pas que l’état visé existe désormais, et dans un processus avec quatre propriétaires et une douzaine de passations, ces deux éléments se dissocient constamment.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à apporter des changements au modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué tous les changements nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

Depuis l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle s’affiche exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de checklist d’onboarding, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la planification : évitez la page blanche grâce à une structure conçue pour l’onboarding.

• Couvrir chaque étape : des champs intégrés garantissent qu’aucune configuration, formation ou validation n’est oubliée.

• Rester conforme à votre image de marque : appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs grâce au brand kit de Trupeer.

• Accélérer la montée en compétence : associez les checklists à des visites guidées vidéo pour réduire le temps jusqu’à la productivité.

• Standardiser selon les types d’onboarding : utilisez le même modèle pour les employés, les clients et les partenaires.

• Atteindre des équipes internationales : traduisez les plans d’onboarding en 65+ langues en un clic.

Comment enregistrer ce qui est vrai, et pas seulement ce qui a été fait

Ajoutez une deuxième colonne de complétion et confiez-la à la personne pour laquelle le travail a été réalisé.

La colonne du propriétaire reste telle quelle. IT coche la création des comptes. Les Facilities cochent le bureau attribué. Les RH cochent le contrat retourné. Ce sont des affirmations sur des actions, faites par les personnes qui les ont réalisées, et elles sont utiles.

La deuxième colonne est une confirmation, faite par la nouvelle recrue, que l’état résultant existe bien. Je peux me connecter à tous les systèmes de ma liste. J’ai un endroit où m’asseoir. On m’a dit quand je serai payé. J’ai du travail assigné.

Rien d’autre dans la checklist ne change. Mais vous disposez désormais de deux chiffres au lieu d’un, et l’écart entre les deux correspond à votre taux d’échec réel. La plupart des organisations ne l’ont jamais observé et sont surprises par son ampleur.

Le mécanisme fonctionne parce qu’il change la personne à qui l’on demande. Un propriétaire qui rend compte de sa propre action a toutes les raisons de croire que cela a fonctionné. La personne qui reçoit est la seule en mesure de savoir si c’est réellement le cas.

Le jour cinq : la confirmation que la nouvelle recrue complète

Limitez-vous à environ neuf affirmations, formulées de façon à ne pouvoir être répondues que de manière honnête, et envoyez-les le jour cinq plutôt que le jour un, afin que les éléments qui échouent discrètement aient eu le temps d’échouer.

Je peux me connecter à mon e-mail et à tous les systèmes de la liste qui m’a été donnée. J’ai du matériel opérationnel. Je sais qui est mon manager et je l’ai rencontré. Je sais quand et comment je serai payé. J’ai un endroit où travailler. J’ai eu une induction pour ce site ou cette équipe. On m’a assigné un travail concret. Je sais qui contacter quand je suis bloqué. Je sais ce que l’on attend de moi pour avoir atteint les objectifs à la fin de mon premier mois.

Deux choix de conception rendent cela efficace plutôt que d’en faire un autre formulaire. Toute ligne non confirmée doit automatiquement générer un ticket auprès de la personne qui est propriétaire de l’élément de checklist correspondant : ainsi, confirmer permet de faire corriger le problème plutôt que de déposer une plainte. Et il doit être clair qu’une réponse négative reflète le processus plutôt que la personne qui répond ; en pratique, cela signifie que le manager est informé et que la nouvelle recrue n’est pas invitée à relancer.

Renvoyez les mêmes neuf affirmations au jour trente pour tout ce qui n’a pas été confirmé au jour cinq. Les éléments qui échouent deux fois sont structurels plutôt qu’accidentels.

Checklist d’onboarding gratuite et modèle de plan : la structure à copier

Copiez depuis ici. Une ligne par élément, avec les champs que la plupart des modèles omettent indiqués.

En-tête de la checklist. Nom de la recrue, rôle, site, date de début, manager et date d’acceptation de l’offre, car c’est ce qui déclenche réellement le processus.

Lignes de la checklist. Élément. Propriétaire, un rôle nommé et non un département. Délai en jours ouvrés. Date d’échéance, calculée à partir de la date de début moins le délai. Propriétaire terminé, oui ou non. Recrue confirmée, oui ou non. Notes.

Regroupement. Par phase plutôt que par département : à l’acceptation, deux semaines avant, une semaine avant, jour un, première semaine, premier mois. Le regroupement par département est la façon dont ces documents sont rédigés, et il masque l’ordre des dépendances.

Passations. Lorsque qu’un élément nécessite qu’une fonction fournisse quelque chose avant qu’une autre puisse agir, nommez les deux côtés et fixez la date limite pour le premier. Le fait que le manager précise quels systèmes, avant que l’IT puisse les provisionner, est l’exemple le plus courant et l’échec le plus courant.

Bloc de confirmation. Les neuf affirmations ci-dessus, avec des dates pour le jour cinq et le jour trente.

Section Plans. Trois documents nommés plutôt que du contenu : le guide d’onboarding que reçoit la recrue, le plan de formation, et le plan à 30, 60 et 90 jours. Référencez-les plutôt que de les intégrer, car ils ont des propriétaires différents et évoluent à des rythmes différents.

Exceptions. Quelle variante s’applique à ce recrutement, parmi la liste plus bas.

Copiez jusqu’ici. Limitez-vous à environ trente-cinq éléments. Au-delà d’environ quarante, les gens commencent à sauter des étapes, et une fois que cela devient normal, la checklist cesse d’être un contrôle.

Comment construire la checklist à rebours à partir des délais

La raison pour laquelle autant d’échecs au jour un se produisent est que les checklists enregistrent des dates d’échéance et non des délais ; ainsi, personne ne sait quand un élément devait réellement commencer.

Parcourez votre liste et associez un délai en jours ouvrés à chaque élément. Approvisionnement du matériel. Provisioning des comptes. Vérifications d’antécédents ou de droit au travail. Cartes d’accès. Cut-off de paie. Licences logicielles nécessitant un achat. Tout ce qui implique un tiers.

Certains de ces chiffres seront inconfortables. Les vérifications d’antécédents mesurées en semaines, le matériel mesuré sur une quinzaine, la paie avec un cut-off mensuel strict qui détermine si quelqu’un est payé à temps.

Travaillez maintenant à rebours à partir de la date de début. Le déclencheur de l’ensemble du processus est l’acceptation de l’offre, pas la date de début, et l’écart entre les deux correspond à votre marge disponible. Si votre délai le plus long dépasse votre période de préavis habituelle, vous avez un problème structurel que rien ne pourra corriger, et la réponse honnête consiste soit à raccourcir le délai, soit à accepter que cet élément arrivera en retard et à planifier en conséquence.

Les recruteurs et les managers en charge du recrutement devraient voir ce calcul, car c’est ce qui justifie de confirmer une date de début tôt plutôt que de la laisser flexible.

L’entreprise avec 97 % de complétion et 61 % de préparation

Ardenmoor Group emploie environ neuf cents personnes sur onze sites et recrute environ deux cents personnes par an. Sa checklist d’onboarding comptait trente-huit éléments répartis entre quatre propriétaires : RH, IT, Facilities et le manager de ligne. La complétion déclarée était de 97 % et le taux était stable depuis deux ans.

Ils ont ajouté la confirmation du jour cinq, neuf affirmations, complétées par la recrue.

Au premier trimestre, quarante-sept nouvelles recrues l’ont complétée. Vingt-neuf d’entre elles, soit 61 %, pouvaient confirmer les neuf affirmations.

Dix-neuf des quarante-sept ne pouvaient pas accéder à au moins un système essentiel. Onze n’avaient pas eu d’induction pour leur site spécifique. Neuf n’avaient aucun travail assigné au jour cinq. Six ne savaient pas qui contacter quand elles étaient bloquées.

L’échec d’accès aux systèmes provenait d’un défaut structurel. Les managers devaient lister les systèmes requis dans un formulaire pré-début. Environ quarante pour cent ont laissé ce champ vide. L’IT a ensuite provisionné l’ensemble par défaut, coché la création des comptes, et il était tout à fait correct de le faire. Les RH avaient coché le formulaire pré-début envoyé, ce qui était également correct. Deux éléments terminés, aucun échec nulle part dans la checklist, et pourtant la nouvelle recrue ne pouvait pas faire son travail.

Estimé à environ deux jours et un tiers de productivité perdue par recrue concernée, cela représente environ quarante-quatre jours par trimestre pour l’ensemble de l’entreprise, soit quelque chose comme cent soixante-dix jours par an.

Trois changements ont suivi. Les deux colonnes de complétion. Le formulaire pré-début rendait impossible la soumission lorsque le champ systèmes était vide. Et toute ligne non confirmée au jour cinq générait automatiquement un ticket auprès du propriétaire de l’élément.

Au cours des deux trimestres suivants, la préparation confirmée est passée à 89 % et les échecs d’accès aux systèmes ont chuté de 40 % à 7 %.

La complétion de la checklist déclarée est tombée à 91 %, ce qui était le but. Les échecs étaient toujours là. Ils n’avaient simplement jamais été enregistrés quelque part.

Variantes de modèles de checklist d’onboarding pour les recrutements à distance et en contrat

Une seule liste rédigée pour le recrutement médian produit des éléments qui ne s’appliquent pas, et des éléments qui ne s’appliquent pas apprennent aux gens à sauter.

Utilisez une checklist de base plus des variantes nommées, et indiquez dans l’en-tête quelle variante s’applique.

À distance ou hybride. Matériel expédié plutôt que remis, avec une confirmation de livraison. Évaluation du travail à domicile. Planning explicite des réunions de la première semaine, car une recrue à distance n’a pas de couloir pour absorber les informations. L’attribution d’un binôme compte davantage ici que n’importe où ailleurs.

Prestataire ou temporaire. Vérifications différentes du droit au travail et du statut, pas de configuration de paie, accès restreint par défaut, et une date de fin définie qui doit déclencher un processus de sortie au moment de l’onboarding.

Transfert interne. La plupart des éléments liés au matériel et aux accès disparaissent et sont remplacés par la révocation des anciens, ce qui est l’élément presque toujours manqué. Ajoutez une passation avec le manager précédent.

Réembauche. Vérifiez ce qui existe déjà plutôt que de tout recréer. Les comptes dormants, les dossiers conservés et le matériel déjà fourni doivent être vérifiés plutôt que d’être réémis.

Direction. Moins d’éléments liés au matériel, considérablement plus d’éléments d’introduction et de contexte, et une cartographie des parties prenantes plutôt qu’une introduction à l’équipe.

Multi-sites ou basé sur le terrain. Induction spécifique à chaque site pour les lieux où la personne travaillera, c’est l’élément sur lequel Ardenmoor échouait.

Comment créer un programme d’onboarding, étape par étape

Listez tout ce qui se fait actuellement, pour chaque fonction, au même endroit. La plupart des organisations n’ont jamais vu la liste complète, car chaque fonction conserve la sienne.

Attribuez un propriétaire et un délai à chaque élément, puis triez par phase plutôt que par département.

Identifiez les passations, c’est-à-dire tout élément pour lequel une fonction doit fournir quelque chose avant qu’une autre puisse agir. Rendez chaque passation explicite avec une date limite nommée du côté qui fournit.

Rédigez les neuf affirmations de confirmation à partir des résultats qui comptent, plutôt que des éléments. Les affirmations décrivent l’état que vous souhaitez, pas les tâches qui y mènent.

Exécutez le processus sur un trimestre, puis examinez l’écart entre la complétion du propriétaire et la confirmation de la recrue, et corrigez la cause la plus importante. Il y a presque toujours une cause qui produit la majorité de l’écart, comme dans l’exemple ci-dessus.

Ensuite, passez en revue le nombre d’éléments. Tout ce qui a été coché comme terminé pendant quatre trimestres consécutifs sans jamais échouer est un candidat à la suppression ou à l’automatisation.

L’onboarding client et l’onboarding du client : ce n’est pas la même chose

Le mot recouvre deux processus sans lien et les résultats de recherche pour les modèles d’onboarding les mélangent librement, donc il vaut mieux être explicite.

L’onboarding des employés est ce que couvre cette page. Ses contraintes sont l’emploi légal, le matériel, les accès et l’intégration à une équipe.

L’onboarding d’un client ou d’un client est un processus commercial : mettre en place un nouveau compte, le configurer, former et atteindre de la valeur. Ses contraintes sont contractuelles, techniques et liées au délai jusqu’à la première valeur. Les documents partagent presque rien au-delà du nom, et un formulaire d’onboarding client est un artefact de collecte de données plutôt qu’une checklist de tâches internes.

Si vous êtes arrivé ici en cherchant la version commerciale, les structures sont réellement différentes et la checklist employé ci-dessus ne s’adaptera pas bien.

Défis courants de l’onboarding et ce qui les corrige vraiment

Le schéma observé dans la plupart de ces cas est le même. L’explication habituelle accuse une personne, et la correction est presque toujours un champ manquant, une date limite manquante ou un propriétaire manquant.

Quels indicateurs de réussite de l’onboarding valent la peine d’être suivis ?

La préparation confirmée au jour cinq, c’est-à-dire la proportion de recrues capables de confirmer toutes les affirmations. C’est la mesure opérationnelle et celle qui évolue le plus vite lorsque vous corrigez quelque chose.

Le temps jusqu’à la première contribution significative, défini par rôle. Il varie énormément et n’est comparable qu’au sein d’un même rôle, ce qui convient, car vous observez la tendance plutôt que la valeur absolue.

Le maintien à 90 jours et à 12 mois, ventilé par manager et par site. Les schémas de départ précoce se concentrent, et cette concentration est le résultat à retenir.

Le temps du manager consacré à la reprise, demandé chaque trimestre plutôt que suivi, car une estimation que vous collectez réellement vaut mieux qu’un chiffre précis que vous ne collectez pas.

Les scores de satisfaction valent la peine d’être collectés et doivent être traités avec précaution. Un score élevé avec une préparation confirmée faible signifie généralement que l’expérience était chaleureuse, mais que la logistique a échoué, et que les gens évaluent l’accueil plutôt que le résultat.

Une note de conformité. Les vérifications du droit au travail, le contrôle des antécédents, l’induction santé et sécurité et les obligations de protection des données sont des exigences légales plutôt qu’un simple confort de checklist, et la checklist n’est pas le dossier de conformité. Conservez les preuves là où vos fonctions RH et juridiques l’exigent, et faites-leur confirmer ce qui s’applique dans votre juridiction et votre secteur.

Puis-je obtenir un modèle de checklist d’onboarding dans Excel ou Word ?

Excel pour la checklist, et ce n’est pas un choix difficile. La version utile calcule ses propres dates d’échéance à partir de la date de début moins le délai de chaque élément, et elle nécessite deux colonnes de complétion que vous pouvez comparer. La mise en forme conditionnelle sur les lignes cochées par le propriétaire mais non confirmées par la recrue fait davantage pour le processus que n’importe quelle refonte.

Word pour les plans qui l’accompagnent : le guide que lit la nouvelle recrue et l’accord à 30, 60 et 90 jours. Ce sont des textes : ils sont discutés plutôt que suivis, et ils appartiennent à un document.

PDF pour le dossier final à la fin de la période d’onboarding, exporté depuis la version en direct. Ce qui ne fonctionne pas, c’est d’exécuter la checklist elle-même depuis un PDF ou une feuille imprimée, car toute la valeur réside dans la comparaison de deux colonnes sur un groupe.

Comment arrêter de réécrire le même contenu d’onboarding

La plupart du contenu dont une nouvelle recrue a besoin est une visite guidée d’un système que quelqu’un connaît déjà. Écrire ces visites, c’est ce que personne n’a le temps de faire, c’est pourquoi la checklist finit par pointer vers un dossier de liens plutôt que vers quelque chose d’exploitable.

Trupeer AI transforme un enregistrement d’écran en guide écrit et en vidéo à partir d’un seul passage : la personne qui connaît déjà l’outil l’enregistre une fois, et chaque nouvelle recrue obtient la même chose. L’induction des systèmes cesse d’être une réunion qu’il faut reprogrammer pour chaque recrutement.

Enregistrez-le. Mettez-le à votre marque. Traduisez-le. Trupeerisez-le.

Les mêmes enregistrements alimentent votre base de connaissances avec une image de marque cohérente, là où le guide doit renvoyer plutôt que de dupliquer le contenu. Notre modèle de guide d’onboarding pour nouvelle recrue couvre le document que lit la recrue, notre modèle de formation pour nouvelle recrue couvre la séquence des compétences, et le modèle à 30-60-90 jours couvre l’accord sur les résultats. Les vidéos de formation couvrent la livraison, et les instructions de configuration se trouvent dans le guide de configuration du modèle de document.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de checklist d’onboarding gratuit dans Excel ?

Excel est le bon format pour la checklist. Une ligne par élément, avec des colonnes pour l’élément, le propriétaire, le délai en jours ouvrés, la date d’échéance calculée, le propriétaire terminé, la recrue confirmée et les notes. Ajoutez une formule qui déduit la date d’échéance de la date de début et du délai, ainsi qu’une mise en forme conditionnelle qui signale tout ce qui a été coché par le propriétaire mais non confirmé par la recrue.

Existe-t-il un modèle de checklist d’onboarding gratuit dans Word ?

Word convient aux plans plutôt qu’à la checklist, c’est-à-dire au guide que lit la recrue et à l’accord à 30, 60 et 90 jours. Si vous souhaitez tout de même la checklist dans Word, conservez-la sous forme de tableau et acceptez que le calcul des délais soit manuel : c’est la principale raison pour laquelle la plupart des équipes finissent par la déplacer vers un tableur.

Existe-t-il un modèle de checklist d’onboarding gratuit en PDF ?

Exportez à la fin de la période d’onboarding comme trace de ce qui a été complété et confirmé. Conservez la version de travail modifiable, car les délais changent et des variantes sont ajoutées, et une checklist figée cesse discrètement de correspondre à la façon dont le recrutement fonctionne réellement.

Existe-t-il un modèle de checklist d’onboarding pour nouvel employé dans Excel ?

Même structure, et les champs qui comptent sont les deux colonnes de complétion et le délai. Si vous ne prenez qu’une seule chose de cette page pour votre tableur existant, ajoutez la colonne de confirmation de la recrue : cela ne coûte rien et c’est celle qui vous montre ce que votre reporting actuel masque.

Où puis-je trouver un formulaire d’onboarding client ?

Il s’agit du processus commercial plutôt que du processus d’emploi, et il collecte des informations auprès d’un nouveau client plutôt que de suivre des tâches internes. La checklist employé ci-dessus ne s’y adaptera pas utilement, car les contraintes, les propriétaires et les mesures de réussite sont tous différents.

Combien d’éléments une checklist d’onboarding doit-elle contenir ?

Environ trente-cinq, avec des variantes pour les cas qui ne correspondent pas. Au-delà de quarante, les gens commencent à sauter des étapes, et une fois que le fait de sauter est établi, la liste ne fonctionne plus comme un contrôle. Si la vôtre est à soixante, la cause habituelle est que des éléments spécifiques aux variantes ont été ajoutés à la liste de base au lieu d’être conservés séparément.

Qui doit être propriétaire de la checklist d’onboarding ?

Une personne nommée possède la checklist elle-même, généralement au sein des RH ou des opérations people, et chaque élément individuel a son propre propriétaire nommé. Ce qui ne fonctionne pas, c’est la propriété par département, car les départements ne remarquent pas les dates limites et les personnes, si. Le manager doit posséder la plus grande part des éléments, ce qui surprend la plupart des managers.

Checklist d’onboarding ou plan d’onboarding : quelle différence ?

La checklist est un contrôle qui liste des tâches avec des propriétaires et des dates, utilisé pour chaque recrutement et revu pour la complétion. Le plan est un accord sur ce qu’une personne va apprendre ou accomplir, utilisé une fois et revu sur les résultats. Les combiner produit un document trop opérationnel pour être discuté avec la nouvelle recrue et trop personnel pour être géré comme un processus.