Un excellent plan de formation fait la différence entre une formation qui produit des résultats et une formation qui remplit simplement le calendrier. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la conception de la formation en commençant par un modèle de plan de formation gratuit, en le personnalisant avec vos directives de marque, puis en transformant le plan en formation basée sur des vidéos que votre équipe aura réellement envie de suivre.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de formation gratuit ?

Un modèle de plan de formation gratuit est une structure réutilisable pour planifier une formation : qui est formé, sur quoi, dans quel ordre, d’ici quand, et comment vous saurez que cela a fonctionné.

Ce n’est pas le contenu, c’est le calendrier. Ce que les personnes doivent savoir figure dans un manuel de formation. La question de savoir si la formation est la bonne réponse se tranche grâce à une évaluation des besoins de formation. Ce document sert de plan pour la mettre en œuvre.

Chaque modèle publié couvre les mêmes champs, et ce sont les bons. Sujet, public, méthode, formateur, date, durée, évaluation. La structure n’est pas là où les plans de formation se trompent.

Ils se trompent dans l’ordre, et la décision d’ordre est, par défaut, prise dans presque tous les plans.

La forme suit l’usage. Une version Excel d’un modèle de plan de formation gratuit convient au calendrier lui-même, une grille de personnes face à des sujets face à des dates. Une version Word d’un modèle de plan de formation gratuit convient au récit qui l’entoure : objectifs, approche, méthode d’évaluation. Une mise en page PowerPoint d’un modèle de plan de formation gratuit convient à la présentation du plan pour approbation, et un modèle de plan de formation gratuit au format PDF est la version validée.

Les plans de formation sont séquencés selon la logique du premier usage

Regardez comment n’importe quel plan d’intégration ou de formation à un poste est ordonné.

Il commence par le général pour aller vers le spécifique. Vue d’ensemble de l’entreprise, puis systèmes, puis produits, puis processus, puis les cas plus difficiles ou plus rares. Les bases d’abord, puis on construit. C’est ainsi que l’éducation est organisée, cela semble évidemment correct, et chaque modèle de plan de formation encourage implicitement cette approche en présentant les sujets comme une liste à parcourir.

Le problème, c’est que l’ordre dans lequel quelqu’un doit comprendre les choses n’est pas l’ordre dans lequel il va les faire.

Un nouvel arrivant apprend la gestion des réclamations dès la deuxième semaine parce que cela s’enchaîne logiquement après les bases. Il reçoit sa première vraie réclamation au jour soixante-dix. Un module sur les indicateurs de fraude est livré au jour trois parce qu’il est réglementaire et qu’il est traité en amont. Le premier cas avec de véritables marqueurs de fraude arrive au quatrième mois.

Entre l’apprentissage et la mise en pratique, il y a l’oubli, et l’oubli n’est pas progressif d’une manière utile. Un contenu enseigné une seule fois, jamais pratiqué, puis utilisé dix semaines plus tard, a largement disparu. Pas entièrement, ce qui est la partie trompeuse : la personne conserve suffisamment pour reconnaître le sujet, mais pas assez pour le réaliser ; elle avance donc avec confiance et se trompe.

Cela produit un schéma que la plupart des organisations peuvent observer dans leurs propres données, mais qu’elles n’ont jamais tracé. Les taux d’erreur par sujet sont corrélés à l’écart entre le moment où un sujet a été enseigné et le moment où il a été réalisé pour la première fois, plus fortement que la difficulté du sujet ou la qualité de sa délivrance.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à modifier le modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Prévisualiser et affiner le modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez la Prévisualisation.

Depuis l’écran de prévisualisation, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle apparaît exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de plan de formation, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la planification : Ignorez la page blanche avec une structure utilisée par les professionnels de la formation (L&D).

• Concevoir avec intention : Des sections intégrées pour les objectifs d’apprentissage, le public et les résultats garantissent que la formation a un but précis.

• Rester conforme à votre marque : Appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs grâce au kit de marque de Trupeer.

• Passer à l’échelle : Utilisez le même modèle de plan pour chaque initiative de formation.

• Mesurer l’impact : Les champs de métriques intégrés vous aident à suivre si la formation fonctionne réellement.

• Toucher des apprenants partout dans le monde : Traduisez les plans de formation et le contenu en 65+ langues en un clic.

Séquençage selon le premier usage

Le changement consiste à ajouter une colonne au plan et à laisser cette colonne piloter l’ordre.

Pour chaque sujet, indiquez quand l’apprenant va d’abord le réaliser pour de vrai. Pas quand il apparaît dans le programme. La date réelle, ou le nombre de jours typiques écoulés depuis leur démarrage.

Ensuite, réordonnez. Tout ce qui est réalisé pour la première fois la semaine un est enseigné la semaine un. Tout ce qui est réalisé pour la première fois le troisième mois est enseigné le troisième mois, et non le quatrième jour, avec le reste.

Deux règles rendent cela possible.

Rien n’est enseigné plus de deux semaines avant le premier usage, sauf raison spécifique. Le contenu critique pour la sécurité et tout ce qui est légalement requis avant qu’une personne ne commence constituent une exception légitime : elle doit être signalée comme telle plutôt que traitée comme la règle par défaut.

Quand l’écart ne peut pas être comblé, planifiez la révision plutôt que d’espérer. Certaines choses doivent vraiment être couvertes tôt. Dans ces cas, le plan doit inclure une courte relecture juste avant le premier usage, ce qui coûte bien moins cher que de l’enseigner correctement deux fois.

Trois conséquences en découlent, et les trois sont généralement bien accueillies.

Le temps en classe diminue, car un programme “en amont” transporte du contenu que personne ne peut encore utiliser. La montée en charge est plus longue sur le papier et plus courte dans la pratique. Et les nouveaux arrivants déclarent se sentir moins dépassés, ce qui se traduit par une baisse de l’attrition au début.

Ce qu’un modèle de plan de formation doit contenir

Neuf éléments. Le troisième est celui qui change le plan.

La ligne “temps d’apprentissage” est la deuxième plus souvent absente. Les plans planifient la disponibilité du formateur avec soin et supposent que le temps de l’apprenant est libre, ce qui n’est pas le cas ; le résultat est une formation reportée par la pression opérationnelle jusqu’à ce que l’écart entre apprentissage et mise en pratique s’élargisse davantage.

Modèle de plan de formation gratuit : la structure à copier

Rempli d’un exemple réel plutôt que de placeholders. Le plan forme de nouveaux gestionnaires de sinistres dans un assureur.

Copiez à partir d’ici.

À qui ce plan s’adresse. De nouveaux gestionnaires de sinistres sans expérience préalable de l’assurance, intégrés en cohortes d’environ huit.

Objectifs de compétences. Rédigés comme des choses que l’on peut observer quelqu’un faire.

Prendre un nouveau dossier de sinistre automobile jusqu’au point de validation. Régler un dossier simple dans le cadre de l’autorité. Identifier quand un dossier dépasse l’autorité et escalader correctement. Reconnaître les indicateurs de fraude et déclencher une demande de renvoi. Traiter une réclamation selon la norme de première réponse. Expliquer à un client une réclamation refusée.

Séquence, ordonnée par le premier usage.

Le contenu réglementaire requis avant de traiter tout contact client est délivré le premier jour, quel que soit le premier usage, et il est signalé comme une exception avec une révision planifiée à la semaine six.

Temps d’apprentissage requis. Douze jours de formation formelle sur quatorze semaines, plus quatre heures par semaine de pratique encadrée à partir de la semaine deux. Le responsable hiérarchique a confirmé que ces quatre heures sont protégées et ne seront pas libérées pour une couverture opérationnelle sans accord.

Formateur ou responsable. Les semaines un et deux sont délivrées par l’équipe de formation. Tout ce qui concerne la semaine trois est délivré par le responsable d’équipe avec les supports de l’équipe de formation. Le responsable d’équipe est responsable de la mise en œuvre.

Point de revue. Les taux d’erreur par sujet sont revus à six mois pour chaque cohorte, en comparant spécifiquement les sujets enseignés près du premier usage à ceux enseignés tôt.

Copiez à partir d’ici.

Exemple de plan de formation : enseigné en semaine un, premier usage le jour quatre-vingt-quatorze

Arncliffe Mutual est un assureur régional d’environ sept cents personnes, qui recrute quelque-vingt-dix gestionnaires de sinistres par an.

Son intégration était un programme de classe de quatre semaines couvrant tout ce dont un gestionnaire avait besoin : systèmes, produits, réglementation, types de sinistres, réclamations, fraude, perte totale. Vingt jours de formation formelle avant que quiconque ne touche un dossier en direct de manière indépendante. Le tout a été bien conçu, bien délivré et très bien noté dans les formulaires de retour.

Au bout de six mois, un audit des erreurs a produit un schéma auquel personne ne s’attendait.

La gestion des réclamations, enseignée en semaine deux, a été réalisée pour la première fois en moyenne au jour soixante et onze. Taux d’erreur par rapport aux normes de première réponse : trente-quatre pour cent.

Renvoi pour fraude, enseigné au jour trois parce que c’était réglementaire et traité en amont, a été réellement nécessaire en moyenne au jour quatre-vingt-quatorze. Quarante et un pour cent des dossiers avec des indicateurs clairs ont été manqués.

Validation d’un dossier automobile standard, enseignée en semaine quatre, première réalisation au jour vingt-six. Taux d’erreur : huit pour cent.

Le schéma n’était ni une question de difficulté, ni une question de qualité de délivrance. Les mêmes formateurs, les mêmes supports, les mêmes cohortes. C’était l’écart entre le fait d’avoir été enseigné et le fait d’avoir fait.

La fraude, enseignée le plus tôt, réalisée le plus tard, avec les pires résultats. La validation automobile, enseignée en dernier, réalisée le plus tôt, avec les meilleurs résultats.

Le re-séquencement n’a pas ajouté de contenu. La semaine un a été réduite à ce qu’une personne utilise dans ses deux premières semaines : navigation dans le système et réception des dossiers. Les réclamations ont été déplacées à une demi-journée en semaine six, délivrée au moment où les gestionnaires avaient réellement commencé à les recevoir. La fraude a été déplacée à la semaine dix. La perte totale à la semaine quatorze.

Le temps formel en classe est passé de vingt jours à douze, avec huit jours redistribués entre les mois deux et quatre. La montée en charge a été plus longue sur le papier et la formation plus courte.

Douze mois plus tard, le taux d’erreur sur les réclamations est passé de trente-quatre pour cent à onze. Les erreurs de fraude sont passées de quarante et un pour cent à quinze. Le temps nécessaire pour atteindre une productivité complète est passé d’environ cinq mois à trois mois et demi.

Le résultat inattendu a été l’attrition. Les départs au cours des six premiers mois sont passés de vingt-deux pour cent à quatorze. Les discussions de sortie avaient systématiquement mentionné le fait de se sentir dépassé le premier mois, ce que produisent vingt jours de contenu sur un travail que vous n’avez pas encore fait.

Rien dans la formation n’a été amélioré. L’ordre a changé.

Comment créer un plan de formation en six étapes

1. Confirmez d’abord que la formation est la bonne réponse. Un plan construit sur une évaluation des besoins qui n’a jamais testé son hypothèse planifiera une formation pour un problème que la formation ne peut pas résoudre.

2. Rédigez des objectifs de compétences, pas des sujets. Quelque chose que vous pouvez observer quelqu’un faire. « Comprendre les réclamations » ne peut pas être évalué ; « traiter une réclamation selon la norme de première réponse » peut l’être.

3. Pour chaque objectif, déterminez quand il est d’abord réalisé pour de vrai. Demandez aux responsables d’équipe, ou consultez les données de cas selon l’ancienneté. C’est l’étape que personne ne fait et qui prend un après-midi.

4. Ordonnez le plan à partir de cette date, avec une liste d’exceptions clairement indiquée pour tout ce qui est légalement ou en matière de sécurité requis plus tôt.

5. Réservez le temps de l’apprenant et protégez-le. Pas celui du formateur. Par écrit, avec le responsable hiérarchique.

6. Définissez une revue qui examine la performance par sujet, afin de savoir si le séquençage était correct plutôt que de savoir si la formation a été appréciée.

L’étape trois correspond à l’intervention complète et elle coûte presque rien. L’information existe dans votre propre organisation et est généralement détenue de manière informelle par des superviseurs à qui on n’a jamais demandé.

Types de plan de formation

La structure est la même et la question du séquençage s’applique à tous.

Plan d’onboarding ou d’intégration. Là où le problème du premier usage est le plus sévère, car tout est enseigné en une seule fois et utilisé sur plusieurs mois. Les plus grands gains du re-séquencement se trouvent ici.

Plan spécifique au poste. Pour quelqu’un qui passe vers un poste défini. Les dates de premier usage sont généralement connues avec précision, ce qui rend ce type le plus facile à séquencer correctement.

Plan de formation à la conformité. Les délais sont fixés de l’extérieur et la complétion doit être prouvée ; le plan est donc en partie un document de traçabilité. Notez que lorsque le contenu est légalement requis avant qu’une personne n’occupe un poste, le séquençage du premier usage ne s’applique pas : une révision planifiée avant l’usage réel est la solution de contournement.

Plan de formation croisée. Enseigner un deuxième poste pour assurer la couverture. La date de premier usage est imprévisible par définition, ce qui fait que c’est le type où le contenu à la demande compte le plus.

Plan annuel ou de développement d’équipe. Horizon plus long, granularité plus large, et plus proche d’un plan de formation pour un groupe que pour un individu. La matrice de formation des employés couvre la vue de couverture à l’échelle d’une équipe.

Plan de développement individuel. Pour la progression d’une personne plutôt que sa compétence liée à un poste, et piloté par ses lacunes plutôt que par un programme standard. Le plan de formation individuel le couvre.

Développement du leadership et du management. Horizon long et problème du premier usage réel, mais plus difficile à dater, car les situations pour lesquelles on forme arrivent de manière imprévisible.

Plan de formation, évaluation des besoins ou manuel de formation ?

Trois documents dans l’ordre, et les construire dans le mauvais ordre est l’échec le plus courant dans ce domaine.

Une évaluation des besoins de formation établit s’il existe un écart et si la formation est le bon remède. Elle vient en premier, et la page de l’évaluation des besoins de formation explique pourquoi la plupart concluent malgré tout à la formation.

Un plan de formation planifie la délivrance. Qui, quoi, quand, comment évalué. Cette page.

Un manuel de formation correspond au contenu lui-même, et la page du manuel de formation le couvre.

Les organisations construisent souvent d’abord le plan, car un plan peut être produit en une matinée et ressemble à une avancée. Ensuite vient un calendrier de sessions pour lesquelles quelqu’un rédige le matériel la veille au soir : c’est ainsi que le contenu finit organisé autour de la convenance du formateur plutôt que de l’usage de l’apprenant.

Mesurer si cela a fonctionné

Quatre mesures, et la complétion n’en fait pas partie.

Taux de complétion. Atteint quatre-vingt-quinze pour cent au bout de deux cohortes et ne vous dit rien sur les compétences. Suivez-le pour la preuve de conformité et ne le considérez pas comme un résultat.

Taux de réussite à l’évaluation au moment de la délivrance. Utile, mais il mesure la rétention à court terme plutôt que la performance. Des taux de réussite élevés avec une mauvaise performance six mois plus tard correspondent exactement au schéma que le séquençage du premier usage corrige.

Taux d’erreur ou de qualité par sujet, par ancienneté. La mesure qui compte, et celle qui révèle les problèmes de séquençage. Arncliffe a trouvé ici l’ensemble de sa réponse.

Délai avant une productivité complète. Le meilleur chiffre unique pour un plan de formation, car il capture tout ce pour quoi le plan est conçu. Définissez-le une fois et ne changez jamais la définition.

Décomposez la troisième mesure par sujet plutôt que de communiquer un taux d’erreur global. Une moyenne masque exactement le schéma que vous cherchez : certains sujets sont bien pires que d’autres pour des raisons qui n’ont rien à voir avec la manière dont ils ont été enseignés.

Ce qu’un modèle de plan de formation gratuit ne peut pas corriger

Une formation à un problème qui n’est pas un problème de formation. L’évaluation vient d’abord pour une raison.

Le temps d’apprentissage qui n’existe pas. Un plan qui exige quatre heures par semaine de la part de quelqu’un qui n’a pas ces quatre heures va déraper, et ce dérapage élargit l’écart entre apprentissage et mise en pratique.

Un contenu qui n’a pas été rédigé. Aucun téléchargement gratuit de modèle de plan de formation gratuit et aucun téléchargement gratuit de modèle de plan de formation Word ne fournit le matériel ; un plan pour un contenu qui n’existe pas encore devient un calendrier que quelqu’un poursuit.

Un “front loading” imposé de l’extérieur. Lorsque un régulateur, un client ou un assureur exige que tout soit couvert avant qu’une personne ne commence, le séquençage selon le premier usage n’est pas disponible. Planifiez plutôt la révision, et soyez clair que l’exigence relève de la conformité, pas de l’apprentissage.

Délivrez-le au moment du premier usage

Le séquençage selon le premier usage a un problème évident, et c’est la raison pour laquelle la plupart des organisations font du “front loading” dès le départ.

Délivrer une demi-journée en semaine six, en semaine dix et en semaine quatorze pour chaque cohorte, c’est plus de planification que de délivrer vingt jours en amont. Avec quatre-vingt-dix recrutements par an en cohortes successives, le calendrier du formateur devient la contrainte, et la réponse honnête consiste généralement à abandonner et à tout enseigner au début.

La sortie, c’est que la plupart de ce qui est “front loaded” n’a pas besoin d’une session du tout. Il doit simplement être disponible au moment où quelqu’un le rencontre pour la première fois.

Trupeer AI rend cela concret. Quelqu’un réalise la tâche une fois tout en enregistrant, et la sortie est une visite guidée écrite étape par étape avec des captures d’écran déjà capturées et placées, ainsi qu’une vidéo, dans votre propre branding. Un gestionnaire qui reçoit sa première réclamation au jour soixante-dix ouvre la visite guidée pour les réclamations : elle dure quatre minutes et arrive exactement au moment où elle est utile.

Enregistrez-le. Marquez-le. Traduisez-le. Trupeer it.

Trois conséquences s’ensuivent spécifiquement pour les plans de formation. La délivrance “juste à temps” ne fonctionne que si le matériel existe à la demande, et produire du matériel à la demande pour quarante tâches à la main est précisément la raison pour laquelle cela ne fonctionne généralement pas. La formation croisée devient possible, car la date de premier usage est imprévisible et le contenu à la demande n’a pas besoin de date. Et le même enregistrement sert à toutes les cohortes : le coût d’un plan bien séquencé ne croît donc plus avec le nombre d’entrées.

Le matériel se trouve dans votre base de connaissances et sert aussi de formation pour les équipes existantes qui ont oublié quelque chose qu’elles font deux fois par an. La cohérence entre vos documents dépend du fait de définir le kit de marque une seule fois, et la configuration est couverte dans le guide de configuration du modèle de document.

Questions fréquentes

Existe-t-il une version Excel gratuite du modèle de plan de formation ?

Excel est le format naturel, car un plan de formation est une grille de personnes face à des sujets face à des dates. Un fichier Excel de modèle de plan de formation gratuit vous permet de trier par date, de filtrer par cohorte et de voir qui est en retard.

Ajoutez une colonne que les modèles publiés n’incluent pas : quand l’apprenant va d’abord réaliser chaque sujet pour de vrai. Trier le plan à partir de cette colonne plutôt que selon l’ordre du programme est le changement unique qui améliore le plus ce que les personnes retiennent.

Existe-t-il une version Excel gratuite du modèle de plan de formation pour suivre toute une équipe ?

Oui, et c’est un document légèrement différent d’un plan pour une seule cohorte. Un fichier Excel de modèle de plan de formation utilisé à l’échelle d’une équipe devient une matrice de couverture : qui a été formé sur quoi, quand, et quand cela expire.

Gardez-les séparés. Une matrice répond à la question : qui peut faire quoi aujourd’hui. Un plan répond à la question : que se passe-t-il ensuite et dans quel ordre. Les combiner produit une grille trop dense pour être planifiée.

Existe-t-il une version Word gratuite du modèle de plan de formation ?

Word convient à la moitié “récit” : objectifs, approche, méthode d’évaluation et justification de la séquence. Un fichier Word de modèle de plan de formation gratuit fonctionne bien pour la version qui est approuvée.

Conservez le calendrier lui-même dans une feuille de calcul et faites-y référence. Un plan avec des dates dans un tableau Word cesse d’être mis à jour au bout d’environ trois semaines, et un plan périmé est pire que l’absence de plan, car les gens travaillent à partir de celui-ci.

Existe-t-il une version gratuite en document Word du modèle de plan de formation ?

Oui, et un fichier Word de modèle de plan de formation gratuit est la même chose sous une extension plus ancienne.

Le choix qui compte davantage est de savoir si le document enregistre pourquoi les sujets sont dans cet ordre. Un plan avec une justification de séquençage indiquée peut être contesté et amélioré. Un plan avec un ordre non expliqué sera repris tel quel pendant des années.

Existe-t-il un téléchargement gratuit du modèle de plan de formation Word ?

Il est largement disponible, et presque tous présentent les sujets comme une liste à parcourir dans l’ordre indiqué. Un téléchargement gratuit du modèle de plan de formation Word vous donnera cette liste et les champs standard.

L’ajout qui vaut la peine d’être fait est la colonne de premier usage, plus une courte liste d’exceptions pour tout ce qui doit être délivré tôt pour des raisons légales ou de sécurité. Ces deux modifications prennent dix minutes et font la différence entre un programme et un plan.

Existe-t-il une version PowerPoint gratuite du modèle de plan de formation ?

Les slides conviennent pour présenter le plan en vue de son approbation, en particulier lorsque vous avez besoin qu’un manager accepte de protéger le temps de l’apprenant. Un deck de modèle de plan de formation gratuit au format PowerPoint fonctionne bien pour la séquence, l’engagement en temps et l’approche d’évaluation.

Ne lancez pas le plan à partir de celui-ci. Les dates changent, les cohortes évoluent, et un deck qui s’est éloigné du calendrier réel est la version que les gens retiennent.

Existe-t-il un modèle de plan de formation gratuit au format PDF ?

Le PDF convient à la version validée et diffusée, en particulier lorsque le plan prend en charge une exigence de conformité ou une demande de financement. Exportez un modèle de plan de formation gratuit au format PDF une fois qu’il est validé, avec la date et le point de revue indiqués.

Conservez la source modifiable. Les plans de formation changent à mesure que les cohortes évoluent et que les dates de premier usage s’avèrent différentes de ce que les superviseurs avaient estimé.

Existe-t-il un téléchargement gratuit du modèle de plan de formation qui vaut la peine d’être utilisé ?

Les champs sont stables depuis des années et chaque version publiée propose à peu près les mêmes, donc un téléchargement gratuit du modèle de plan de formation gratuit vous fait gagner au maximum un après-midi.

Évaluez n’importe lequel d’entre eux sur une seule question. Y a-t-il un endroit pour enregistrer quand l’apprenant va d’abord faire la chose qui est enseignée ? Aucun ne l’a, et c’est pour cela que tant de plans délivrent tout en semaine un et perdent la majeure partie de ce contenu.