توفر برمجية إدارة الوثائق من Trupeer تنظيمًا وتعاونًا وأتمتة مدعومين بالذكاء الاصطناعي للوثائق التجارية، وأدلة الإجراءات التشغيلية القياسية، ومواد التدريب، وقواعد المعرفة. تستبدل هذه المنصة الذكية أنظمة الملفات المتFragmented بتخزين مركزي، وتحرير في الوقت الفعلي، وتوليد محتوى تلقائي من تسجيلات الشاشة وسير العمل.

لماذا تعتبر برمجية إدارة الوثائق ضرورية؟

تهدر الفرق ساعات في البحث عن الوثائق المشتتة عبر البريد الإلكتروني، ومحركات الأقراص، والمجلدات بينما تضيع الملفات المهمة أو تصبح قديمة. يسبب التحكم اليدوي بالإصدارات ارتباكًا بسبب تعدد النسخ المنتشرة عبر منصات مختلفة. يتأثر التعاون عندما تحدث التعديلات في عزلة دون ملكية واضحة أو تتبع للتغييرات.

تواجه فرق الامتثال صعوبة في الحفاظ على سجلات التدقيق وضوابط الوصول عبر مستودعات معزولة. يتعطل تبادل المعرفة حيث يقوم الموظفون الجدد بالبحث عن مواد التوجيه بينما يعيد الخبراء إنشاء الوثائق المفقودة. يصبح توسيع الوثائق للفرق المتنامية أمرًا مرهقًا بدون تنظيم وأتمتة تلقائية.

ما الذي تقوم به برمجية إدارة الوثائق هذه

تنظم برمجية إدارة الوثائق من Trupeer الملفات المحملة تلقائيًا باستخدام وسم AI، وتمكن من تحرير تعاوني في الوقت الفعلي، وتولد مستندات جديدة من تسجيلات الشاشة، وسير العمل، أو أوصاف العمليات. تجمع بين تخزين الملفات التقليدي وإنشاء محتوى ذكي، والتحكم في الإصدارات، وبناء قاعدة المعرفة في منصة واحدة موحدة.

القدرات الأساسية

• وسم وتنظيم الوثائق تلقائيًا مدعومًا بالذكاء الاصطناعي

• تحرير تعاوني في الوقت الفعلي مع سجل الإصدار

• توليد أدلة وكتيبات من تسجيلات الشاشة تلقائيًا

• بحث مركزي عبر جميع أنواع الوثائق والصيغ

• مشاركة آمنة مع ضوابط وصول تفصيلية وسجلات تدقيق
  
  

كيف تعمل برمجية إدارة الوثائق من Trupeer

الخطوة 1: تحميل أو إنشاء محتوى

قم بسحب وإفلات الملفات أو تسجيل العمليات. يقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بوسم، وتصنيف، واستخراج المعلومات الرئيسية من الوثائق والتسجيلات.

الخطوة 2: التعاون والتنظيم

يحرر أعضاء الفريق في وقت واحد مع تعليقات حية بينما يقترح الذكاء الاصطناعي تحسينات، ويربط المحتوى ذي الصلة، ويحافظ على تاريخ الإصدار تلقائيًا.

الخطوة 3: المشاركة والأتمتة

حدد الأذونات، أنشئ روابط مشاركة، أو قم بأتمتة سير العمل. تبقى الوثائق منظمة، قابلة للبحث، وممكن الوصول إليها عبر مؤسستك بالكامل.

لمن هي برمجية إدارة الوثائق من Trupeer

تخدم برمجية إدارة الوثائق من Trupeer الفرق التي تشعر بالإرهاق بسبب الوثائق المتناثرة واحتياجات مشاركة المعرفة المعقدة.

• قسم الموارد البشرية وعمليات الأفراد:
  مركزية أدلة التوجيه، وكتيبات السياسات، ومواد التدريب، ووثائق الامتثال حتى يتمكن الموظفون الجدد من الوصول إلى كل شيء بشكل فوري مع الحفاظ على التحكم بالإصدارات وسجلات التدقيق لما يطلبه التنظيم.

• فرق التوثيق الفني:
  تحويل تسجيلات الشاشة إلى إجراءات تشغيل قياسية منظمة، وأدلة مستخدم، وكتيبات استكشاف الأخطاء وإصلاحها مع لقطات شاشة تلقائية، وتعليقات، وتنسيق خطوة بخطوة يبقى محدثًا مع تطور العمليات.

• الدعم والنجاح العملاء:
  بناء قواعد معرفة حية مع أسئلة متداخلة، وتدفقات استكشاف الأخطاء، وشرح بالفيديو يقلل من حجم التذاكر من خلال تمكين العملاء من خدمة أنفسهم بينما تتعاون فرق الدعم في تحديث المحتوى.

• إدارة المشاريع والعمليات:
  تنظيم خرائط الطريق، وسير العمل، وتسليمات العملاء، وتقارير الحالة في مساحات عمل مشتركة حيث تسهم الفرق متعددة التخصصات في الوقت نفسه مع ملكية واضحة وإشعارات تغييرات تلقائية.

• فرق الامتثال والقانونية:
  الحفاظ على مستودعات آمنة مع ضوابط وصول تفصيلية، وسياسات احتفاظ تلقائية، وسجلات تدقيق كاملة للصناعات المنظمة التي تحتاج لإثبات إدارة الوثائق وإكمال تدريب الموظفين.
  
  

الميزات الرئيسية لبرمجية إدارة الوثائق من Trupeer

تجمع برمجية إدارة الوثائق بين الأتمتة الذكية والتعاون بجودة المؤسسات للقضاء تمامًا على فوضى الوثائق.

• الأتمتة الذكية المدعومة بالذكاء الاصطناعي:
  يستخدم معالجة اللغة الطبيعية لمسح المحتوى، وتوليد الوسوم، وتصنيف الملفات، وإنشاء هياكل مجلدات ذكية تلقائيًا، مما يلغي الفرز اليدوي بينما يجعل كل وثيقة قابلة للبحث على الفور حسب السياق، أو الموضوع، أو الفريق.

• تحرير تعاوني في الوقت الفعلي:
  يقوم عدة مستخدمين بتحرير في وقت واحد مع مؤشرات حية، وتعليقات متداخلة، و@إشارات، وأنماط اقتراح، بالإضافة إلى مساعدة كتابة مدعومة بالذكاء الاصطناعي التي تحسن الوضوح، والتناسق، وسهولة القراءة عبر جميع وثائق الشركة.

• أتمتة التحويل من الشاشة إلى الوثيقة:
  تحويل تسجيلات سير العمل إلى أدلة بتنسيقات محددة مع خطوات مرقمة، ولقطات شاشة مع التعليقات، ومقاطع فيديو مدمجة، وتفسيرات مكتوبة بالذكاء الاصطناعي بدقة تصل إلى 95% في تمريرة واحدة، مما يلغي النسخ اليدوي وتحرير لقطات الشاشة.

• التحكم المتقدم بالإصدارات وسجلات التدقيق:
  تتبع كل تغيير مع تفاصيل من يقوم/متى/ما، والحفاظ على تاريخ إصدارات غير محدود، وتوليد تقارير الامتثال تلقائيًا، بينما تمنع الكتابة فوق غير المقصود من خلال عمليات الموافقة وقدرات التراجع.

• دمج المعرفة التفاعلية:
  يربط الوثائق ذات الصلة تلقائيًا، ويضمن مقاطع الفيديو التدريبية مع فصول قابلة للنقر، ويخلق أنظمة أسئلة شائعة من تذاكر الدعم، ويبني قواعد معرفة ديناميكية حيث تتوزع التحديثات عبر جميع الموارد المتصلة على الفور.
  
  

استكشاف الأدوات ذات الصلة

• مولد التوثيق الفني

• دليل المستخدم

• برمجية قاعدة المعرفة

• برمجية توثيق تكنولوجيا المعلومات

• مولد توثيق تكنولوجيا المعلومات

• مولد العملية البرمجية

• كاتب الذكاء الاصطناعي لدعم العملاء

• مولد كتيب المحاسبة