برنامج مجاني لخطط الأعمال بالذكاء الاصطناعي

ينتج Trupeer توثيق أدلة العمل (Business playbook) من تسجيلات الشاشة. سجّل سير العمل مرة واحدة أثناء العمل الفعلي، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء مستند دليل عمل منظم بخطوات مرقمة، مع لقطات شاشة مُعلّقة، ومراجعة فيديو مطابقة. يتم توفير المخرجات كملف PDF أو Word للتنزيل، أو تضمينها داخل Notion أو Confluence أو SharePoint أو Document360 للاستضافة، أو العيش داخل تنسيق الصفحة المشتركة لدى Trupeer مع عناصر تحكم في الخصوصية لكل مستند.

ملاحظة حول التصنيف قبل المتابعة. "برنامج أدلة العمل" يُستخدم للدلالة على شيئين مختلفين. المعنى الأول: منصات تنفيذ سير العمل مثل Trainual وProcess Street وWhale وTango Workflows. تستضيف هذه الأدلة وتُشغّلها كمهام مُعيّنة للفريق. يتم تعيين المسؤولين على الخطوات، ويتم تتبع الاكتمال، وتظهر طرق العرض حسب الدور أقسامًا مختلفة لأشخاص مختلفين، وتُظهر التحليلات أي الخطوات يتم إكمالها أو تخطيها. لا يُعد Trupeer من هذا النوع من المنصات.

المعنى الثاني: أدوات تساعد الفرق على إنتاج المحتوى الإجرائي الذي يدخل في دليل العمل. مثل إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، وأدلة التدريب، وإجراءات دليل المبيعات، وسير عمل استقبال العملاء، وقوائم المراجعة التشغيلية. يناسب Trupeer الفئة الثانية. يتولى الذكاء الاصطناعي مهمة إنتاج المحتوى التي كانت تستغرق تقليديًا أيامًا من الكتابة اليدوية والالتقاط بالصور. ثم يتم استضافة المحتوى في أي مكان يقوم فيه الفريق بالفعل بتشغيل أدلة العمل (في Trainual أو Whale إذا كان الفريق يستخدم إحدى هذه المنصات، في Notion أو Confluence إذا كان الفريق يستخدم ويكي، في قاعدة المعرفة لدى Trupeer إذا لم يكن لدى الفريق نظام قائم).

لماذا يلزم برنامج أدلة العمل؟

النمط الذي تصطدم به معظم الفرق. يعرف الموظفون ذوو الخبرة كيف يتم إنجاز العمل لأنهم يقومون به منذ عامين أو ثلاثة. أما الموظفون الجدد فلا يعرفون، لأن أحدًا لم يكتب دليل العمل. لذلك يستغرق الإعداد 6-12 أسبوعًا لأن الموظفين الجدد يتعين عليهم تعلم كل إجراء عبر مرافقة شخص خبير أو عبر مقاطعة الآخرين بأسئلة مثل "انتظر، كيف نفعل هذا؟" تمتلئ جداول العضو الخبير بنفس الشروحات التي قدمها قبل ستة أشهر لموظف جديد آخر. وعندما تضاعف ذلك عبر الأقسام والمواقع والربعيات، تتضاعف التكلفة بسرعة. لهذا السبب يتكامل ذلك جيدًا مع قوالب خطط الأعمال التي تأتي منها عملية الإعداد والتوثيق من نفس المصدر.

النمط الآخر. يوجد دليل العمل في Trainual أو Whale أو Notion. يتم سرد الخطوات. يتم تعيين المسؤولين. لكن عندما يجلس المسؤول لتنفيذ الخطوة الموكلة إليه، يقرأ التوثيق ويكتشف أنه كُتب قبل 18 شهرًا، ويشير إلى واجهة تغيرت، ويتخطى رسائل التأكيد الثلاث التي تمت إضافتها منذ ذلك الحين. إذن التوثيق موجود من الناحية التقنية، لكنه غير صحيح. يطلب المسؤولون على Slack بدلًا من ذلك. يتحول دليل العمل إلى عرض توثيقي يبدو مكتملًا، لكن لا أحد يثق به.

يشترك النمطان في سبب جذري واحد: يجب أن يكون المحتوى الإجرائي الموجود تحت هيكل دليل العمل دقيقًا وحديثًا، وإلا سيتوقف دليل العمل عن العمل. يقوم Trupeer بإصلاح إنتاج المحتوى الإجرائي تحديدًا. سجّل الإجراء الفعلي، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء التوثيق. وعندما يتغير الإجراء، أعد تسجيل الخطوة المتأثرة، وسيتم تحديث التوثيق في مكانه. هكذا يبقى المحتوى الإجرائي لدليل العمل متزامنًا مع الواقع.

ماذا يفعل برنامج أدلة العمل هذا

تقوم أداة توثيق أدلة العمل لدى Trupeer بإنشاء المحتوى الإجرائي الذي يتم تنظيمه بعد ذلك ضمن أدلة العمل. يتولى الذكاء الاصطناعي ثلاث مهام في تمريرة معالجة واحدة:

أولًا، يستخرج الخطوات التسلسلية من التسجيل مع الطوابع الزمنية، ويلتقط لقطات شاشة مُعلّقة عند كل نقرة، وينشئ مستند الإجراء المكتوب المطابق. لذلك، يتحول تسجيل مدته 6 دقائق بعنوان "كيف ننفذ إغلاق المبيعات ربع السنوي" إلى مستند منظم يحتوي على 12 خطوة مرقمة مع لقطات شاشة عند كل خطوة. إجمالي وقت الكتابة: قريب من الصفر.

ثانيًا، ينتج مراجعة فيديو مطابقة لنفس الإجراء. التسجيل نفسه الذي يغذي المستند المكتوب ينتج نسخة فيديو مصقولة مع إزالة الكلمات الحشو، وتأثيرات التكبير المحددة توقيتها لحظات النقر، وتطبيق تنسيق حزمة العلامة التجارية تلقائيًا. كلا التنسيقين من نفس المصدر.

ثالثًا، يتم تنظيم المستندات داخل هيكل قاعدة المعرفة المدمج لدى Trupeer مع الأقسام والفصول، مع إعدادات الخصوصية لكل مستند (عام، للمؤسسة فقط، نطاقات محددة، دعوة فقط). لذلك يعيش توثيق دليل العمل في مكتبة منظمة يمكن للفريق التنقل فيها، أو يتم تصديره إلى أي منصة لاستضافة أدلة العمل يستخدمها الفريق بالفعل.

القدرات الأساسية:

• إنشاء مستندات إجرائية مكتوبة من تسجيلات الشاشة مع لقطات شاشة وخطوات مرقمة داخلية

• إنتاج مراجعات فيديو مطابقة من نفس تسجيل المصدر

• تنظيم المستندات الإجرائية إلى أقسام وفصول مع البحث عبر المكتبة

• إعدادات الخصوصية لكل مستند: عام، للمؤسسة فقط، نطاقات محددة، دعوة فقط

• تصدير إلى PDF أو Word أو MP4 للاستضافة خارج Trupeer

• ترجمة المستندات إلى 65+ لغة في الخطط المدفوعة، وتطبيقها على كل من الدليل المكتوب وتعليق الفيديو الصوتي

كيف يعمل برنامج أدلة العمل لدى Trupeer

الخطوة 1: سجّل إجراءك

افتح مسجل الشاشة عبر المتصفح ومرّر خلال الإجراء الذي تريد توثيقه. تحدث عبر الخطوات بالطريقة التي ستشرح بها لموظف جديد. أو ارفع تسجيلًا موجودًا من Loom أو Zoom أو أدوات مشابهة.

الخطوة 2: يقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء محتوى دليل العمل

تستخرج المنصة كل خطوة من التسجيل، وتلتقط لقطات شاشة مُعلّقة، وتُنشئ التوثيق المكتوب، وتنتج مراجعة الفيديو المطابقة. إزالة الكلمات الحشو، وتنعيم اهتزاز المؤشر، وتطبيق حزمة العلامة التجارية. إجمالي معالجة الذكاء الاصطناعي: عادةً 5-15 دقيقة حسب طول التسجيل.

الخطوة 3: تنظيم وتوزيع

راجع المستند الذي تم إنشاؤه تلقائيًا، وأجرِ أي تعديلات، ثم نظّمه ضمن أقسام قاعدة المعرفة التي تتوافق مع هيكل دليل العمل لديك. شاركه عبر رابط الصفحة المشتركة، أو قم بتضمينه داخل منصة دليل العمل الحالية لديك، أو نزّله كملف PDF أو Word.

لمن يناسب برنامج أدلة العمل لدى Trupeer

تخدم أداة توثيق أدلة العمل لدى Trupeer الفرق التي تحتاج إلى إنتاج محتوى إجرائي لأدلة العمل بشكل منتظم، ولكن لا تمتلك وظيفة مخصصة للتوثيق التقني.

• مديرو العمليات: وثّق الإجراءات المتكررة التي يشغّلها الفريق كل ربع (إغلاق، إطلاق، تجهيزات التدقيق، استقبال الموظفين الجدد) بحيث يعمل نفس الإجراء بالطريقة نفسها بغض النظر عن الشخص الذي ينفذه في ذلك الربع. يبقى دليل العمل حديثًا مع تطور الإجراءات لأن التحديثات تتم عبر إعادة تسجيل خطوة واحدة تم تغييرها.

• عمليات المبيعات وتمكين المبيعات: وثّق حركات مبيعات قابلة للتكرار — إجراءات العروض التوضيحية، وسير عمل مكالمات الاستكشاف، وخطوات تسليم استقبال العملاء، وإجراءات دليل مراجعة الصفقات. ينتج نفس تسجيل المصدر كلاً من مراجعة الفيديو لتدريب ممثلين جدد والمستند المرجعي المكتوب للمحتوى المستضاف ضمن دليل العمل.

• قادة نجاح العملاء: وثّق إجراءات دليل استقبال العملاء، وسير عمل مراجعة صحة الحساب، وأطر محادثات التوسع، وإجراءات مراجعة الأعمال ربع السنوية. لكل إجراء مستنده الخاص مع لقطات شاشة وخطوات داخلية وفيديو مطابق — وكل ذلك مرتبط من هيكل دليل العمل الحالي لدى الفريق.

• متخصصو الموارد البشرية والتعلم والتطوير (HR وL&D): وثّق إجراءات استقبال الموظفين، وسير عمل تسجيل المزايا، ودورات مراجعة الأداء، وجولات شرح السياسات. يتم تحديث دليل العمل السنوي عبر إعادة تسجيل خطوة واحدة تم تغييرها بدلًا من إعادة البناء بالكامل عندما تتغير الأنظمة أو العمليات.

• شركات الفروع والعمليات متعددة المواقع: أنشئ توثيقًا إجرائيًا موحدًا يتم إرساله إلى كل موقع. ترجم إلى اللغات المحلية من تسجيل مصدر واحد. تضمن حزمة العلامة التجارية أن يبدو توثيق دليل العمل في كل موقع متسقًا بغض النظر عن الشخص الذي سجل المصدر.

• شركات التوسع: التقط المعرفة الإجرائية من الموظفين ذوي الخبرة قبل أن تغادرهم. تسجيل الإجراءات الفعلية أثناء العمل المعتاد ينتج التوثيق كمنتج ثانوي، وليس كمشروع كتابة منفصل دائمًا ما يتأخر.

الميزات الرئيسية لبرنامج أدلة العمل لدى Trupeer

• يولد الذكاء الاصطناعي محتوى إجرائي من التسجيلات: يراقب الذكاء الاصطناعي تسلسل النقرات في تسجيلك ويولد المستند المكتوب المطابق مع خطوات مرقمة ولقطات شاشة داخلية. لذلك تتحول 30 عملية التقاط يدوي للصور إلى لا شيء. يقوم كاتب المحتوى بمراجعة ما تم التقاطه، واستبدال أي أجزاء تحتاج إلى تعديل، ثم يرسل.

• مراجعة فيديو مطابقة من نفس المصدر: ينتج نفس التسجيل الذي أنشأ المستند المكتوب نسخة فيديو مصقولة. إزالة الكلمات الحشو، وتنعيم اهتزاز المؤشر، وتوقيت تأثيرات التكبير لحظات النقر، وتطبيق تنسيق حزمة العلامة التجارية. كلا التنسيقين من نفس تسجيل المصدر.

• قاعدة معرفة مع أقسام وفصول: نظّم المستندات الإجرائية ضمن الهيكل الذي يتطابق مع دليل العمل لديك. يحصل كل تصنيف في دليل العمل على قسمه الخاص. يؤدي البحث عبر المكتبة إلى إرجاع المستند الصحيح عندما يكتب شخص ما استعلامًا. بعد تجاوز علامة 50 مستندًا، تبدأ معظم أنظمة التوثيق في التعثر. يحافظ بحث Trupeer على عمله.

• الخصوصية لكل مستند: تبقى مستندات دليل العمل التشغيلية للمؤسسة فقط. يتم تحديد ظهور الخطوات الخاصة بدليل العمل الموجه للعملاء مع نطاقات محددة ضمن نطاقات المجالات الخاصة بالعميل. تبقى الإجراءات الحساسة للامتثال ضمن دعوة فقط. حدّد الخصوصية لكل مستند، ويمكنك تغييرها لاحقًا دون إعادة البناء.

• تحديثات عبر إعادة تسجيل خطوة واحدة تم تغييرها: عندما يتحول الإجراء الأساسي (تحديث واجهة النظام، تحسين سير العمل)، أعد تسجيل تلك الخطوة فقط. يعيد الذكاء الاصطناعي معالجة المقطع. يتم تحديث كل من الفيديو والمستند المكتوب في مكانهما. لذلك يبقى المحتوى الإجرائي لدليل العمل حديثًا مع تغير الأنظمة والعمليات.

أين يقع Trupeer بجانب Trainual وProcess Street وWhale ومنصات تنفيذ أدلة العمل

مساحة أدوات أدلة العمل للأعمال (business playbook tooling) تضم فئتين متميزتين. الأولى هي منصات تنفيذ أدلة العمل: Trainual وProcess Street وWhale وSweetProcess وTango Workflows وأدوات مشابهة. تستضيف هذه الأدلة وتُشغّلها كمهام مُعيّنة. يتم تعيين المسؤولين على الإجراءات، ويتم تتبع الاكتمال، وتعرض صلاحيات الوصول حسب الدور إجراءات مختلفة لأعضاء الفريق المختلفين، وتعرض لوحات المعلومات أي أدلة عمل يتم تنفيذها وأيها يتم تخطيه. تم تصميم هذه المنصات لطبقة تنفيذ أدلة العمل. لا يُبنى Trupeer لهذه الطبقة ولا يحاول ذلك.

أما الفئة الثانية فهي إنتاج المحتوى الإجرائي لأدلة العمل. أدوات تُنشئ المستندات التي يتم تنظيمها ضمن هياكل أدلة العمل. يناسب Trupeer وScribe وTango (أداة التقاط النقرات، وليست Tango Workflows) وGuidde هذه الفئة. عادةً يكون المشتري ضمن العمليات أو تمكين المبيعات أو نجاح العملاء أو الموارد البشرية أو التعلم والتطوير. حالة الاستخدام: إنتاج محتوى إجرائي أسرع وبشكل أدق مما تسمح به الكتابة اليدوية. يتموضع Trupeer تحديدًا داخل هذه الفئة: فيديو ومستند مكتوب من تسجيل واحد، وحزمة العلامة التجارية وترجمة 65+ لغة مدمجة، وآلية تحديث عبر إعادة تسجيل خطوة واحدة للحفاظ على المحتوى الإجرائي حديثًا مع تغير الإجراءات.

النمط الصادق الذي تستقر عليه معظم الفرق. استخدم منصة تنفيذ أدلة العمل (Trainual وProcess Street وWhale) كطبقة الاستضافة والتعيين. استخدم Trupeer كطبقة إنتاج المحتوى التي تغذيها. تتولى منصة التنفيذ التعامل مع "من المُعيّن على أي خطوة في دليل العمل، ومن أكملها، ومن يحتاج إلى تذكيرات". يتولى Trupeer التعامل مع "كيف يبدو الإجراء لكل خطوة فعليًا، مع لقطات شاشة ومراجعة فيديو". تجد معظم الفرق التي تشغّل الأداةين معًا أن الاقتران يعمل لأن كل أداة تؤدي طبقتها المحددة بشكل جيد. وبالنسبة للفرق التي لا تمتلك منصة تنفيذ قائمة وتحتاج فقط إلى توثيق إجرائي مُنظم في هيكل قاعدة معرفة، فإن قاعدة المعرفة المدمجة لدى Trupeer تغطي جانب الاستضافة أيضًا. يعمل أي من النمطين.

استكشف أدوات ذات صلة

• مولد التوثيق التقني

• دليل المستخدم

• برنامج قاعدة المعرفة

• برنامج إدارة المستندات

• مولد ملاحظات إصدار المنتج

• مولد عمليات البرمجيات

• كاتب خدمة العملاء بالذكاء الاصطناعي

• مولد دليل المحاسبة