Ücretsiz İş Planı Oluşturucu

Trupeer’in İş Planı Dokümantasyon aracı, kaydedilmiş iş akışlarını operasyon ekiplerinin iş planlarını tutarlı şekilde yürütmek için kullandığı yapılandırılmış prosedürel çalışma kitaplarına dönüştürür. İş akışını ekranda kaydedin, adımları yeni bir ekip üyesini eğitirken nasıl anlatacağınız gibi adım adım konuşun; AI, ekran görüntüleri içeren ve eşleşen bir video anlatımı bulunan yazılı bir iş planı dokümanı üretir. Çıktı, ekip tarafından Shared Page (Paylaşılan Sayfa) bağlantısı üzerinden gönderilir, ekibin zaten kullandığı proje yönetim aracına gömülür (Asana, Jira, Monday.com, Notion, Confluence) veya ekip kanalları üzerinden dağıtım için PDF ya da Word olarak indirilir.

Kapsamı baştan netleştirmek önemli. Bu bir Gantt şeması oluşturucu değil. Görev atama ve bağımlılık takibi aracı da değil. Ekip teslimatları planlamaya, sorumluları belirlemeye ve zaman çizelgelerini izlemeye ihtiyaç duyuyorsa, bu iş için doğru araçlar Asana, Monday.com, Linear, ClickUp, Notion ve benzeri proje yönetim platformlarıdır. Trupeer ise iş planının farklı bir katmanını kapsar: iş planındaki her adımın gerçekte nasıl yürütüldüğünü anlatan prosedürel dokümantasyon. Bu iki katman birbirini tamamlar. PM aracı “ne yapılıyor, kim tarafından, ne zaman” sorusunu yanıtlar. Trupeer ise “bu adım tam olarak nasıl uygulanıyor” sorusunu yanıtlar.

İş Planı Oluşturucu neden gereklidir?

Operasyon ekiplerinde sık görülen bir desen. İş planı Asana’da yer alır; ekip genelinde 40 görev atanmıştır. Son tarihler belirlenmiştir. Sorumlular atanmıştır. Bağımlılıklar haritalanmıştır. Ancak her sorumlu, kendisine atanan görevi yürütmek için oturduğunda, yarısı bunu nasıl yapacağını tam olarak bilmez. İş planını tasarlayan kıdemli ekip üyesi prosedürleri ezbere bilir; fakat bu prosedürler dokümantasyonda değil, kas hafızasında yaşar. Bu yüzden Asana’da eksiksiz görünen iş planı, üç farklı sorumlu aynı “bekleyin, bu adımı gerçekte nasıl yapıyorum?” sorusuyla karşılaştığında üçüncü günde takılır.

Diğer yaygın desen: iş planı, ekibin her çeyrekte çalıştırdığı tekrarlayan bir süreç içindir. Ürün lansmanı. Ay sonu kapanışı. Müşteri onboarding (müşteri edinimi) döngüsü. Yeni işe alım adaptasyonu. İş planı ilk kez çalıştığında, süreci bilen kıdemli ekip üyesi bunun büyük kısmını bizzat yürütür. İkinci kez, bunu bir başkasına öğretir; o kişi de bunu kabul edilebilir şekilde yapar. Üçüncü kez, ekipten yeni biri ekibe katılır ve Asana’daki iş planını takip etmeye çalışır; ancak gerçek prosedürler, daha önce bunu çalıştırmış iki kişinin kafasında vardır. Süreç kayması çeyrekler boyunca birikir. Dördüncü çeyrekteki çalışma, ilkinden farklı görünür.

Her iki desenin de ortak kök nedeni şudur: altında prosedürel dokümantasyon olmayan iş planları, yürütme yalnızca görev atamayı gerektirmediğinde takılır. Trupeer bu prosedürel dokümantasyon katmanını özel olarak düzeltir. Gerçek prosedürleri bir kez kaydedin; dokümantasyon oluşur. İş planında bir görev atanan herkes, eşleşen prosedürel dokümanı açabilir, adımları takip edebilir ve işi teslim edebilir.

Bu İş Planı Oluşturucu ne yapar

Trupeer’in iş planı dokümantasyon aracı, bir iş planındaki her adımın gerçekte nasıl yürütüldüğüne dair ekran kayıtlarını alır ve ekip üyelerinin iş planını çalıştırırken başvurduğu prosedürel dokümanları üretir. AI, aynı işleme sürecinde üç işi birden üstlenir:

İlk olarak, kayıttan zaman damgalarıyla birlikte sıralı adımları çıkarır; her tıklamada açıklamalı ekran görüntüleri yakalar ve eşleşen yazılı talimatları üretir. Böylece “NetSuite’te çeyreklik kapanış nasıl yapılır” şeklindeki 6 dakikalık bir kayıt, 14 numaralı adım ve her adımda ekran görüntüleri içeren yazılı bir prosedürel dokümana dönüşür. Toplam yazma süresi: yaklaşık sıfır. değişim yönetimi planı şablonu arkasındaki fikir de aynıdır: kaydı bir kez yakalayın ve işi yeniden yapmak yerine yeniden kullanın.

İkinci olarak, aynı prosedürün eşleşen bir video anlatımını üretir. Yazılı dokümana girdi sağlayan aynı kayıt, dolgu kelimeleri kaldırılmış, tıklama anlarına göre zamanlanmış yakınlaştırma efektleri uygulanmış ve marka kit’i stilleri otomatik olarak eklenmiş, cilalı video sürümünü de üretir. Her iki format da aynı kaynaktan çıkar.

Üçüncü olarak, prosedürel doküman ve video, bölümler ve bölümler/chapters (bölümler) içeren bir bilgi tabanı yapısına düzenlenir; her makale için görünürlük ayarları (genel, yalnızca kuruluş, seçili alan adları, davetle) belirlenir. Böylece operasyonel iş planı dokümantasyonu, ekibin gerçekten gezinebileceği yapılandırılmış bir kütüphanede yaşar; Google Drive’da dağılmış 80 bağlantısız doküman gibi değil.

Temel Özellikler:

• Ekran kayıtlarından ekran görüntüleri ve satır içi numaralı adımlarla yazılı prosedürel dokümanlar oluşturun

• Aynı kaynak kayıttan eşleşen video anlatımları üretin

• Prosedürel dokümanları kütüphane içinde aramayla birlikte bölümler ve bölümler/chapters halinde düzenleyin

• Doküman başına görünürlük ayarları: genel, yalnızca kuruluş, seçili alan adları, davetle

• PDF, Word veya MP4 olarak dışa aktarın. Shared Page bağlantılarını Asana, Jira, Monday.com, Notion, Confluence veya iframe gömme kabul eden herhangi bir platforma gömün

• Ücretli katmanlarda 65+ dile çeviri yapın; tek bir işte hem yazılı kılavuza hem de video seslendirmesine uygulayın

Trupeer’in İş Planı Oluşturucu’su nasıl çalışır

Adım 1: Prosedürü kaydedin

Dokümante etmek istediğiniz iş akışını açın. Tarayıcıda kaydet’e basın. Adımları, yeni bir ekip üyesine öğretir gibi ilerleyin. Tıklarken konuşun. İş bitince kaydı durdurun. Toplam zaman yatırımı: prosedürü bir kez gerçekten yürütmekle geçen süreye yaklaşık olarak eşittir.

Adım 2: AI dokümantasyonu üretir

AI kaydı işler. Dolgu kelimeleri kaldırılır. İmleç titremesi yumuşatılır. Yakınlaştırma efektleri tıklama anlarına göre zamanlanır. Marka kit’i uygulanır. Ekran görüntüleri satır içinde ve numaralı adımlarla yazılı prosedürel doküman üretilir. Eşleşen video sürümü üretilir. Toplam AI işleme süresi: genellikle kayıt uzunluğuna bağlı olarak 5-15 dakikadır.

​Adım 3: Düzenleyin ve paylaşın

Otomatik oluşturulan dokümanı gözden geçirin, gerekli düzenlemeleri yapın ve iş planının yapısıyla eşleşen bilgi tabanı bölümlerine göre düzenleyin. Shared Page bağlantısı üzerinden paylaşın, ekibin PM aracına gömün veya PDF ya da Word olarak indirin. Prosedür değiştiğinde (bir adım güncellendiğinde) yalnızca o değişen adımı yeniden kaydederek güncellemeler yapın.

Bu Trupeer’in İş Planı Oluşturucu’su kimin için

Trupeer’in iş planı dokümantasyon aracı, iş planlarının altında yer alan prosedürel katmanı dokümante etmesi gereken ekiplere hizmet eder. PM aracı görev katmanını yönetir. Trupeer ise görevlerin gerçekte nasıl yürütüldüğünü açıklayan prosedürel katmanı yönetir.

• Operasyon Yöneticileri: Ekiplerin her çeyrekte çalıştırdığı tekrarlayan süreçleri (kapanış, lansman, onboarding döngüsü) dokümante edin; böylece o çeyrekte işi yürüten kim olursa olsun aynı süreç aynı şekilde çalışır. Çeyrekler boyunca süreç kayması, dokümantasyon tutarlılığı zorunlu kıldığı için artık yaşanmaz.

• Proje Yöneticileri: Asana, Monday veya Linear iş planını, her atanan görevin gerçekte nasıl yürütüldüğünü açıklayan eşleşen prosedürel dokümantasyonla eşleştirin. Görev atanan ekip üyeleri gömülü Trupeer bağlantısını açır, prosedürü takip eder ve görevi tamamlandı olarak işaretler. “Bekleyin, bu adımı nasıl yapıyorum?” sorusu iş planlarını takılmaktan çıkarır.

• Ekip Liderleri: Ekiplerin birlikte yürüttüğü iş planı prosedürlerini dokümante edin; böylece yeni ekip üyeleri ilk sprintlerinde atanan görevlerini bağımsız şekilde yerine getirebilir. Prosedürel dokümantasyon “bunu ilk kez yaparken benim yanımda otur” gerekliliğini ortadan kaldırdığı için görev başına onboarding süresi düşer.

• Uygulama ve Müşteri Başarısı Yöneticileri: Müşteri onboarding iş planını bir kez dokümante edin; her yeni müşteriyle tutarlı şekilde çalıştırın. Aktivasyon, yapılandırma, eğitim ve benimseme için standart iş planı prosedürlerinin tamamı dokümantasyon kütüphanesinde yaşar; her müşteriyle paylaşılan Shared Page bağlantıları üzerinden erişilir.

• Uyum ve Denetim Ekipleri: SOX, ISO 27001 veya sektöre özel uyum iş planlarında referans verilen prosedürleri dokümante edin. Denetçiler, her kontrolün tam olarak nasıl yürütüldüğünü ekran görüntüleri ve eşleşen video anlatımıyla birlikte gösteren prosedürel dokümantasyona ulaşır.

Trupeer’in İş Planı Oluşturucu’sunun Öne Çıkan Özellikleri

Ekran kaydına dayalı prosedürel dokümantasyon: AI, kayıttaki tıklama sırasını izler ve numaralı adımlar ile ekran görüntülerini satır içinde içeren eşleşen yazılı prosedürel dokümanı üretir. Geleneksel olarak her prosedür için 4-8 saat tüketen yazma ve ekran görüntüsü alma işi yaklaşık sıfıra düşer.

• Aynı kaynaktan eşleşen video anlatımı: Aynı kayıt hem yazılı prosedürel dokümanı hem de cilalı video sürümünü üretir. Dolgu kelimeleri kaldırılır, imleç titremesi yumuşatılır, yakınlaştırma efektleri tıklama anlarına göre zamanlanır ve marka kit’i stilleri uygulanır. Böylece dokümanı okuyan ekip üyesi ile videoyu izleyen ekip üyesi, prosedürü aynı kaynak içeriğinden alır.

• Bölümler ve bölümler/chapters içeren bilgi tabanı: Prosedürel dokümanları ekibin iş planlarıyla eşleşen yapıya göre düzenleyin. Q4 kapanış iş planında her faz için prosedürel dokümanlar bulunur. Müşteri onboarding iş planında her onboarding adımı için prosedürel dokümanlar bulunur. Kütüphane genelinde arama, biri bir sorgu yazdığında doğru dokümanı getirir.

• Doküman başına görünürlük: Operasyonel iş planı dokümanları yalnızca kuruluş içinde kalır. Müşteriye yönelik onboarding prosedürleri, müşterinin ekibiyle paylaşıldığında seçili alan adları görünürlüğü alır. Uyum açısından hassas prosedürler yalnızca davetle paylaşılır. Doküman başına görünürlüğü ayarlayın; sonradan hiçbir şeyi yeniden inşa etmeden değiştirin.

• Ücretli katmanlarda 65+ dil çevirisi: Aynı iş planını birden fazla bölgede yürüten global ekipler için prosedürel dokümanları ve eşleşen videoları çevirin. Çeviri, tek bir işte yazılı içerik, seslendirme ve ekran görüntülerindeki ekrandaki metinlere uygulanır.

• Değişen tek bir adımı yeniden kaydederek güncellemeler: Altta yatan prosedür değiştiğinde (sistem arayüzü güncellemesi, iş akışı iyileştirmesi, düzenleyici gereklilik değişikliği), yalnızca etkilenen adımı yeniden kaydedin. AI bu bölümü yeniden işler. Hem video hem de yazılı doküman yerinde güncellenir. Bakım maliyeti düşük kalır.

Trupeer, iş planı araçları yığınında nereye oturur

İş planı araçları yığınında anlaşılması gereken üç ayrı katman vardır. Planlama katmanı; Gantt şemaları, görev atama, bağımlılık haritalama, kaynak tahsisi ve zaman çizelgesi takibini kapsar. Asana, Monday.com, ClickUp, Linear, Smartsheet, Wrike ve Microsoft Project gibi araçlar bu katmanı kapsar. Bunlar “ne yapılıyor, kim tarafından, ne zaman” için tasarlanmıştır. Trupeer bunların hiçbirinin yerini almaz.

Yürütme katmanı ise iş planındaki her görevin nasıl yapıldığını açıklayan gerçek prosedürel dokümantasyonu kapsar. Trupeer’in yeri burasıdır. Bazı ekipler bu katmanı Confluence sayfaları, Notion dokümanları veya hafızadan manuel yazılan Google Dokümanlar ile kapsar. Bazı ekipler bu katmanı tamamen atlar ve prosedürleri kıdemli ekip üyelerinin kafasında yaşatır (bu da zaman içinde tutarlılığı bozar). Trupeer, gerçek işin ekran kayıtlarından prosedürel dokümantasyonu üreterek bu katmanı kapsar; böylece dokümantasyon, altı hafta sonra birinin yarım hatırladığı şeyden değil, gerçekte olanlardan yola çıkar.

Barındırma ve arama katmanı, prosedürel dokümanların nerede yaşadığını ve ekip üyelerinin onları nasıl bulduğunu kapsar. Trupeer’in yerleşik bilgi tabanı, zaten bir bilgi tabanına sahip olmayan ekipler için bunu sağlar. Notion, Confluence, Document360 veya benzeri araçlar kullanan ekipler için Trupeer mevcut kurguya uyum sağlar: prosedürel dokümanı Trupeer’da üretin, Shared Page bağlantısını gömün ya da yazılı kılavuzu mevcut sisteme yapıştırın. Böylece Trupeer ekibin dokümantasyon altyapısını taşımaya zorlamaz. Ekiplerin zaten kullandığı barındırma sisteminde çalışan içerikler üretir.

İş planlarını dokümante etmek için en iyi uygulamalar

Gerçek prosedür sırasında kaydedin, sonrasında değil. İş planı dokümantasyonunu “bir gün yapmamız gereken şey”den “kendiliğinden gerçekleşen bir şeye” dönüştüren püf nokta şudur: prosedürü, zaten yürütülürken kaydedin. Çeyreklik kapanış ilk kez çalıştığında, bunu yürüten kıdemli ekip üyesi kaydeder. İlk kez yeni bir müşteri onboarding sürecinden geçtiğinde, uygulama yöneticisi prosedürü onunla birlikte kaydeder. Dokümantasyon, her zaman kaymaya meyilli ayrı bir planlı yazma projesi olarak değil, işin bir yan ürünü olarak oluşturulur.

• İş planının prosedürel dokümanlarını PM aracının görev yapısıyla eşleştirin. Asana’daki iş planında 12 görev varsa, prosedürel dokümantasyon kütüphanesinde 12 karşılık gelen doküman (veya gerektiğinde birleştirilmiş sürümler) olmalıdır. Böylece ekip üyesi Asana’da görev 7’yi açıp gömülü Trupeer bağlantısına tıkladığında, doğrudan o göreve ait dokümana gider. Dolaşması gereken devasa 80 sayfalık bir çalışma kitabına değil.

• Özel sözlüğü ilk günden operasyonel terminolojiyle kurun. Operasyonel iş planları belirli terminolojiyi tutarlı şekilde kullanır. Dahili sistem adları. Dahili kısaltmalar (RCA, EOM, MSO, P0). Tedarikçi adları. Bunları sözlüğe baştan ekleyin. AI, bu terimleri transkriptlerde ve yazılı kılavuzlarda doğru şekilde yazmak için sözlüğü kullanır. Bunu ilk prosedür setinden önce yapmak, 30 yayımlanmış doküman boyunca terminoloji hatalarını bulup değiştirmekten daha iyidir.

• Tekerarlayan iş planı türleri için şablonlar kullanın. Çeyreklik kapanış, müşteri onboarding ve ürün lansmanı iş planlarını yürüten ekip, üç farklı doküman şablonu hazırlamış olmalıdır. Her şablon, o iş planı türünün kullandığı yapıyı yakalar. Çeyreklik kapanış için üretilen her prosedürel doküman kapanış şablonunu kullanır. Her müşteri onboarding dokümanı onboarding şablonunu kullanır. Böylece prosedürel kütüphane, tekrarlayan iş planları boyunca tutarlı kalır.

İlgili Araçları Keşfedin

• Teknik Dokümantasyon Oluşturucu

• Kullanıcı Kılavuzu

• Bilgi tabanı yazılımı

• Operasyon El Kitabı Oluşturucu

• AI ile ChatGPT Kullanıcı Kılavuzları oluşturun

• process generator

• AI ile Profesyonel eBook’lar oluşturun

• Dijital Rehber Oluşturucu