HR-онбординг формирует представление нового сотрудника о компании еще до того, как он приступит к работе. С Trupeer вы можете сэкономить часы на проектировании HR-онбординга, начав с бесплатного шаблона гайда по HR-онбордингу, настроив его с помощью ваших бренд-гайдлайнов и превратив гайд в увлекательные видео-модули, которые новые сотрудники действительно проходят до конца.

Онбординг проваливается по определенному сценарию. Документы оформляются, потому что это обязательно, и кто-то за ними гоняется. Ноутбук приходит, потому что в IT есть тикет. А на третий день человек сидит за столом и не знает, что делать, и не у кого спросить — потому что часть, которая определяет, останется ли он, не входит в чьи-либо обязанности.

Этот гайд предназначен для тех, кто управляет процессом. Он отделяет то, что требуется по закону, от того, что просто организовано, и от того, что действительно важно.

Скачать гайд по HR-онбордингу

Бесплатно, редактируемо, без водяного знака.

Какой документ для онбординга вам нужен?

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Шаблоны»

Перейдите в раздел «Шаблоны» из главного меню.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную структуру и детали максимально четко.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите «Редактировать», чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Предпросмотр».

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости — так шаблон будет выглядеть ровно так, как вам нужно.

С шаблоном гайда по HR-онбордингу вы можете:

• Экономить часы на дизайне: пропускайте пустую страницу — структура уже создана под HR-онбординг.

• Улучшать первое впечатление: встроенные поля закрывают все, что нужно новым сотрудникам в первый день.

• Оставаться в фирменном стиле: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-кита Trupeer.

• Вовлекать с первого дня: превращайте плотные документы онбординга в видео-модули.

• Стандартизировать HR-онбординг: используйте один и тот же шаблон для каждого нового сотрудника и локации.

• Достигать глобальных сотрудников: переводите HR-онбординг на 65+ языков одним кликом.

Три задачи HR-онбординга

Каждая задача онбординга решает одну из трех целей — и им уделяют совершенно разное внимание.

Соблюдать. Право на работу, контракт, зарплата, налоги, защита данных, обязательное обучение. Требуется по закону, привязано к срокам и выполняется надежно, потому что последствия пропуска видны.

Обеспечить. Аккаунты, доступ, ноутбук, стол, системы, инструменты. Процесс логистически сложный, обычно он выполняется, и именно он чаще всего становится источником разочарований в первый день, если его не сделать как следует.

Интегрировать. Понимание роли, знакомство с людьми, понимание того, как принимаются решения, ощущение принадлежности. Это не чья-то явная задача, нет дедлайна, нет видимых последствий за пропуск — и именно это сильнее всего влияет на то, останется ли человек.

Схема стабильна: первые две задачи выполняются, потому что у них есть ответственные и даты, а третья — нет. Если вы измените что-то в онбординге, дайте задачам по интеграции ответственного и дату — как и всем остальным.

Соблюдать

Непреодолимый слой. Требования сильно различаются по странам, поэтому это скорее форма, а не список.

Обычно покрывается: проверка права на работу, подписанный контракт и любые сопутствующие условия, регистрация по зарплате и налогам, банковские реквизиты, контакты для экстренных случаев, зачисление в пенсионную программу или отказ, уведомление о защите данных и согласие, где применимо, вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности, а также любое обязательное обучение, которое требует роль или отрасль.

Три практичных момента.

Дедлайны внешние. Окончательные сроки по зарплате и окна обязательной регистрации не сдвигаются. Встраивайте их в таймлайн, а не относите к HR-администрированию.

Проверка часто должна происходить до первого дня или в первый день, а не во время первой недели. Ошибка здесь может иметь последствия для работодателя помимо неудобств.

Ведите записи правильно, с периодами хранения согласно вашей политике и юрисдикции. Это тот слой, который чаще всего будут проверять позже.

Обеспечить

Все, что человеку нужно физически, чтобы выполнять работу.

Аккаунты и единый вход (SSO), email, базовые системы для его роли, инструменты коммуникации, оборудование, периферия, телефон при необходимости, доступ в здание и пропуска, рабочее место или стол, парковка и любые инструменты или лицензии, специфичные для роли.

Правило, которое предотвращает большинство проблем в первый день: все выдается и тестируется до того, как человек приедет, а не запрашивается до приезда. Тикет, созданный в системе, — это не то же самое, что аккаунт, который работает, и разница обнаруживается в девять утра в понедельник.

Проверяйте, заходя в систему под его учетной записью, или попросите его войти на день раньше, если это разрешает ваша политика безопасности.

Интегрировать

Тот слой, который чаще всего пропускают, описанный конкретно, чтобы его можно было назначить.

• Кто-то встречает его у двери. Не ресепшен, а человек, который ждет именно его.

• Наставник (buddy), заранее проинструктированный, а не назначенный утром.

• У руководителя в первый день и в первую неделю выделено время. Именно выделено, а не «предполагалось».

• Заранее запланированы знакомства, с ближайшей командой и тремя-четырьмя людьми, от которых он будет зависеть.

• Первая задача, небольшая и реальная, в первые несколько дней. Вклад в самом начале важнее любого приветственного пакета.

• Как принимаются решения, объясняется. Неписаные правила — то, чему учатся дольше всего, и никто их не документирует.

• Чек-ин на первой неделе и в первый месяц, с кем-то, кроме руководителя, чтобы человек мог говорить честно.

Каждый пункт выше должен иметь ответственного и дату в трекере. Иначе это будут пожелания, которые проиграют всему срочному, что случится в течение той недели.

Пять этапов

Предонбординг

От принятия оффера до первого дня — и это самое недоиспользуемое окно во всем процессе.

Быстро отправьте контракт. Поддерживайте связь, потому что разрыв между принятием и стартом — это время, когда людям делают контрофферы и появляются сомнения. Соберите документы по соблюдению требований заранее, чтобы первый день не превратился в упражнение по заполнению форм. Подтвердите детали старта: время, место, к кому обращаться, что взять с собой, что надеть. Подготовьте все и протестируйте. Сообщите об этом внутри компании до приезда. Отправьте что-то в пятницу заранее, чтобы первый день не начинался с неопределенности.

Самая частая ошибка предонбординга — тишина между оффером и стартом.

Первый день

День, когда у людей формируется впечатление, которое сложно изменить.

Кто-то ждет его у двери. Рабочая настройка. Обед с кем-то. Руководитель на связи. Экскурсия — физическая или виртуальная. Подтвержден доступ. Любые оставшиеся элементы по соблюдению требований завершены. Ничего больше не запланировано, что требует от него знать что-то заранее.

Чего избегать: целый день обучения системам, стопку документов с политиками для чтения и руководителя на встречах.

Первая неделя

Контекст перед вкладом, но при этом — с чем-то реальным, что нужно сделать.

Знакомства с ближайшей командой и ключевыми зависимостями. Ожидания по роли обсуждаются явно, включая то, как выглядит успех на 30-й день. Объясняются процессы и ритмы команды. Проводится обучение системам для инструментов, которыми они будут пользоваться чаще всего. Небольшая первая задача. Чек-ины с наставником. Чек-ин с HR в конце недели, чтобы поймать все, что пошло не так, как можно раньше.

Первый месяц

Формирование компетенций и связи.

Регулярные one-to-one встречи закрепляются как повторяющееся обязательство. Обучение, специфичное для роли. Более широкие знакомства по всей организации. Обзор на 30-й день относительно согласованных ожиданий. Обратная связь в обе стороны — и именно здесь чаще всего появляется самое полезное улучшение процесса, потому что человек все еще может увидеть, что было непонятно.

Первые 90 дней и дальше

Самостоятельность и переход от онбординга.

Обзоры на 60-й и 90-й день. Испытательный обзор, где применимо, с отслеживанием даты и без пропусков. Разговор о развитии после того, как роль становится понятной. Формальное завершение онбординга, чтобы обе стороны знали, что он закончился. И опрос об опыте онбординга — он гораздо честнее на 90-й день, чем на первой неделе.

Онбординг, который просто затухает, а не заканчивается формально, означает, что никто не знает, сработало ли это.

Структура гайда по HR-онбордингу

Проблема координации

Онбординг включает пять функций, и почти все сбои — это передача ответственности между ними, а не задача, которую никто не попытался выполнить.

Самое эффективное исправление — одно событие-триггер, которое одновременно уведомляет всех. Принятие оффера запускает уведомление для HR, IT, facilities и руководителя — у каждого своя таблица задач и дедлайн. Последовательное уведомление, когда HR сообщает IT только после подписания контракта, — это то место, где теряются дни.

Второе исправление — назначить конкретного ответственного по каждому сотруднику, который отвечает за весь процесс целиком, а не только за свою часть. Обычно это HR, иногда руководитель, но никогда — «никто».

Удаленный и гибридный онбординг

Все, что описано выше, по-прежнему актуально, и нужно заменить четыре вещи осознанно.

Логистика оборудования. Отправка, подтверждение доставки, поддержка по настройке в день получения и запасной вариант, если доставка задерживается. Заложите больше времени, чем кажется необходимым.

Незапланированные знакомства, которые происходят при личной встрече, не происходят удаленно. Запланируйте их явно — короткими созвонами — и примите, что это дополнительная нагрузка, а не попытка притвориться, что все случится само собой.

Подслушивание. В офисе новые сотрудники узнают очень много из разговоров вокруг. Удаленно этого нет, поэтому контекст нужно передавать осознанно: записанные объяснения, письменная справка и более явное описание того, как все устроено.

Проверка, что все в порядке. Трудности видны в офисе и незаметны удаленно. В первый месяц делайте более частые и короткие чек-ины — силами более чем одного человека.

Соблюдение требований и ведение записей

Пожалуйста, обратите внимание: требования к соблюдению требований при онбординге существенно различаются по странам и, в некоторых странах, по штатам или регионам. Проверка права на работу, регистрация по зарплате, обязательные уведомления и сроки хранения — все это отличается. Этот гайд описывает общий подход, а не конкретные требования какой-либо юрисдикции, и не является юридической консультацией. Попросите квалифицированного HR-специалиста или юриста по трудовому праву проверить ваш процесс в каждой юрисдикции, где вы нанимаете сотрудников.

Что обычно остается неизменным: проверка обычно имеет дедлайн, привязанный к дате старта, записи нужно хранить в течение определенного периода, а последствия ошибок ложатся на работодателя, а не на сотрудника. Встраивайте это в таймлайн как фиксированные точки, а не как задачи, которые нужно выполнить «когда будет удобно».

Как измерять онбординг

• Время до продуктивности. Сколько времени нужно, чтобы человек выполнял работу на ожидаемом уровне. Определяется по роли — или число не имеет смысла.

• Готовность в первый день. Доля сотрудников, у которых все выдано и работает на момент выхода. Самый чистый показатель качества вашего процесса.

• Процент выполнения задач по этапам, который показывает, где процесс ломается.

• Сохранение в течение 90 дней, и особенно ранние уходы — почти всегда это сбои онбординга или найма, а не проблемы с эффективностью.

• Обратная связь от нового сотрудника на 30 и 90 дней. Версия на 90-й день честнее.

• Обратная связь от руководителя, потому что он видит, что новый сотрудник не мог сделать и чего не знал.

• Время от принятия оффера до полного обеспечения, где проблема координации проявляется численно.

Готовность в первый день — с нее и стоит начинать. Ее легко измерять, она становится неловкой, когда низкая, и улучшение решает сразу несколько других проблем.

Где онбординг чаще всего проваливается

• Тишина между оффером и стартом, из-за чего люди приходят неуверенными или вообще не приходят.

• IT сообщил слишком поздно, или сообщил, но так и не подтвердил.

• Аккаунты выданы, но не протестированы.

• Руководитель недоступен в первый день.

• Нет первой задачи, поэтому человек проводит неделю за чтением.

• Наставника назначили утром и не проинструктировали.

• Задачи по интеграции без ответственного, поэтому их пропускают, когда неделя загружена.

• Обзор на 30-й день не проводится, а именно тогда проблемы еще можно было бы исправить недорого.

• Онбординг затухает, а не заканчивается формально.

• Собрали обратную связь и не приняли меры, поэтому те же проблемы повторяются с каждым новым сотрудником.

Как построить процесс онбординга

1. Определите, кто за что отвечает в HR, у руководителя, в IT, facilities и в команде.

2. Соберите системы и матрицу доступа по ролям, чтобы выдача была поиском, а не разговором.

3. Назначьте одно событие-триггер, которое одновременно уведомляет всех.

4. Разделите соблюдение требований, оборудование и интеграцию, чтобы третий блок был виден, а не предполагался.

5. Назначьте ответственных и даты для задач по интеграции, точно так же, как для остальных.

6. Напишите чеклисты по этапам, с реалистичными сроками.

7. Назначьте ответственного по каждому сотруднику, который отвечает за весь процесс.

8. Протестируйте на следующем новом сотруднике и спросите на пятый день, что было непонятно.

9. Измеряйте готовность в первый день и публикуйте результаты.

10. Проводите обзор ежеквартально, используя обратную связь от нового сотрудника и руководителя.

Лучшие практики

• Выдавайте и тестируйте до приезда, никогда просто не запрашивайте.

• Один триггер, который уведомляет все функции одновременно.

• Ответственный по каждому сотруднику.

• Задачи по интеграции с ответственными и датами.

• Контакт между оффером и стартом — минимум раз в неделю.

• Документы по соблюдению требований завершены до первого дня, насколько это возможно.

• В первый день нет обучения системам.

• Реальная первая задача в первую неделю.

• Наставник проинструктирован заранее.

• Формальное завершение онбординга на 90-й день.

Частые ошибки

• Соблюдение требований и оборудование рассматриваются как весь онбординг.

• Последовательное уведомление, поэтому IT узнает последним.

• Выдачу запросили, но не проверили.

• В первый день — документы с политиками.

• Руководитель на встречах в первый день.

• Наставника сообщили утром.

• Интеграцию оставили на то, что «само случится», чего не происходит, особенно удаленно.

• Даты обзора на испытательном сроке не отслеживаются и пропускаются.

• Обратную связь собрали в первую неделю, когда никто не говорит честно.

• Те же проблемы повторяются с каждым новым сотрудником, потому что никто не отвечает за сам процесс.

• Один процесс для сотрудников в офисе и для удаленных.

Доставляйте одинаковый онбординг — кто бы ни запускал его

Откройте шаблоны в Trupeer AI, примените ваш бренд-кит, чтобы материалы для онбординга совпадали с другими вашими HR-документами, и отредактируйте любой раздел напрямую. Настройка находится в гайде по шаблонам.

Часть онбординга, которая масштабируется хуже всего, — это обучение системам. Каждому новому сотруднику нужен один и тот же пошаговый разбор одних и тех же инструментов: его нужно планировать в зависимости от того, кто свободен, он проводится один раз, и к третьему месяцу человек все забывает — и возвращаться не к чему.

Запишите каждый пошаговый разбор один раз, и Trupeer AI создаст письменный гайд и озвученный видео-пошаговый разбор из того же прохода. Новые сотрудники смотрят на второй день, а не ждут свободного слота; они могут пересмотреть в третьем месяце, и качество не зависит от того, кто был доступен, чтобы провести обучение.

Переведите на 65+ языков для международных сотрудников и храните набор в вашем центре знаний, чтобы он служил и как постоянная справка. Полезно для обучения далеко за пределами первого месяца.

Запишите. Оформите в бренде. Переведите. Trupeer it.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатный шаблон гайда по HR-онбордингу в Word?

Да. Версия для Word — это гайд процесса для HR и руководителей по найму: он охватывает ответственность, пять этапов, требования по соблюдению требований и эскалацию. Бесплатная загрузка, без регистрации, без водяного знака.

Есть ли бесплатный шаблон онбординга сотрудников в Word?

Да, и есть два разных документа — в зависимости от того, что вам нужно. На этой странице представлен гайд процесса HR. Для чеклиста задач с ответственными и датами используйте шаблон чеклиста онбординга и планов. Для документа, который вы передаете новому сотруднику, используйте гайд по онбордингу нового сотрудника.

Есть ли бесплатный шаблон онбординга сотрудников в Word и PDF?

Да, оба формата включены для каждого документа здесь. Word — для редактирования, PDF — для утвержденной версии и печатных чеклистов этапов.

Есть ли бесплатный шаблон гайда по HR-онбордингу в Excel?

Да. Файл Excel — это трекер онбординга: одна строка на сотрудника, задачи по столбцам, с ответственными, сроками и статусом. Он показывает вам общую схему по всем сотрудникам, а не задачи для одного.

Есть ли шаблон онбординга сотрудников в Excel, бесплатный?

Да, тот же трекер подходит и для этого. Он включает системы и матрицу доступа по ролям, что превращает выдачу из разговора в поиск — и это самая полезная вкладка для снижения проблем в первый день.

Есть ли шаблон чеклиста онбординга нового сотрудника в Excel?

Да, на странице шаблон чеклиста онбординга и планов — задачи сгруппированы по этапам и ответственным. Эта страница описывает процесс за чеклистом, а не сам чеклист.

Есть ли бесплатный шаблон гайда по HR-онбордингу в PDF?

Да: как утвержденный документ процесса и как печатные чеклисты этапов для предонбординга, первого дня, первой недели, первого месяца и 90 дней.

Могу ли я скачать бесплатный шаблон гайда по HR-онбордингу?

Да, каждый формат — это бесплатная загрузка без необходимости в аккаунте и без указания авторства.

Что такое HR-онбординг?

Это процесс, который переводит человека от принятия оффера к тому, чтобы он стал полностью интегрированным, продуктивным сотрудником. Он включает три отдельных задачи: выполнение требований по закону и соблюдению требований, обеспечение человека всем необходимым для работы и интеграция в команду и организацию.

Что должен включать гайд по HR-онбордингу?

Охват, роли и ответственность в HR, у руководителя, в IT и facilities, требования по соблюдению требований с дедлайнами и ответственными, пять этапов с активностями и сроками, ссылки на шаблоны и формы, матрицу доступа к системам по ролям, варианты для удаленного формата, эскалацию для поздних задач и показатели, которые вы отслеживаете.

Каковы пять этапов онбординга сотрудников?

Предонбординг от принятия оффера до первого дня, сам первый день, первая неделя, первый месяц и первые 90 дней. У каждого этапа своя цель: предонбординг убирает трение, первый день формирует впечатление, первая неделя дает контекст, первый месяц развивает компетенции, а 90 дней закрепляют самостоятельность и формально завершают процесс.

Как долго должен длиться онбординг?

Для большинства ролей — девяносто дней, с формальным завершением, чтобы обе стороны знали, что процесс закончился. Старшие и сложные роли часто длятся до шести месяцев. Важно не столько количество времени, сколько то, что процесс заканчивается осознанно, а не затухает: иначе никто не сможет сказать, сработало ли это.

В чем разница между онбордингом и ориентацией?

Ориентация — это первоначальное введение, обычно на один-два дня: документы, политики, facilities и знакомства. Онбординг — это весь процесс становления продуктивным и интегрированным, и ориентация — это первая часть. Рассматривать ориентацию как весь онбординг — самая распространенная структурная ошибка.

Кто отвечает за онбординг сотрудников?

HR отвечает за процесс и соблюдение требований, руководитель по найму — за ясность роли и интеграцию, IT — за выдачу, facilities — за физический доступ, а команда обеспечивает наставника (buddy) и поддержку в повседневных задачах. Ключевое дополнение — назначить ответственного по каждому сотруднику, который отвечает за весь процесс целиком, потому что иначе каждая функция делает свою часть, а пробелы между ними остаются незамеченными.

Что должно произойти до того, как новый сотрудник начнет работу?

Контракт подписан, документы по соблюдению требований завершены, все аккаунты и оборудование выданы и протестированы, детали старта подтверждены письменно, команда проинформирована, наставник проинструктирован, у руководителя выделено время на первую неделю, и поддерживается регулярный контакт, чтобы человек не оставался в тишине между принятием оффера и выходом.

Как измерять успех онбординга?

Готовность в первый день, то есть процент сотрудников, у которых все работает на момент выхода, — лучшее место для старта. Затем — время до продуктивности относительно заданного стандарта по роли, выполнение задач по этапам, сохранение в течение 90 дней и обратная связь от нового сотрудника и его руководителя на 30 и 90 дней.

Как онбордить удаленных сотрудников?

Тот же процесс, но с четырьмя осознанными дополнениями: логистика оборудования с запасом по времени, явно запланированные знакомства, потому что случайные не происходят, осознанная доставка контекста, который иначе человек бы подслушал, и более частые короткие чек-ины, потому что трудности удаленно незаметны.

Могу ли я настроить этот гайд по HR-онбордингу?

Да, каждая версия полностью редактируемая. Особенно раздел по соблюдению требований нужно адаптировать под вашу юрисдикцию, поскольку требования существенно различаются между странами. В Trupeer AI вы также можете применить ваш бренд-кит, чтобы материалы для онбординга совпадали с другими вашими HR-документами.

Похожие шаблоны

• Шаблон чеклиста онбординга и планов

• Шаблон гайда по онбордингу нового сотрудника

• Обучение нового сотрудника

• Шаблон плана на 30–60–90 дней

• Шаблон корпоративного справочника сотрудника

• Шаблон HR SOP

• План развития сотрудника

• Шаблон офбординга сотрудника

• Оценка потребностей в обучении