Сильное обучение новых сотрудников — самый главный предиктор долгосрочного успеха сотрудников. С Trupeer вы можете сэкономить часы на разработке обучения, начав с бесплатного шаблона обучения для новых сотрудников, настроив его с помощью ваших бренд-гайдлайнов и превратив обучение в увлекательные видео-модули, которые новые сотрудники действительно досматривают.

Что такое шаблон обучения для новых сотрудников и что он планирует?

Шаблон обучения для новых сотрудников — это повторно используемая структура для планирования того, чему будет учиться новый сотрудник, в каком порядке, от кого и к какому сроку. Он охватывает навыки и знания, специфичные для выполнения работы: уже, чем адаптация, и шире, чем один курс.

Он отвечает на три вопроса. Что этот человек должен уметь делать. В какой последовательности он это будет изучать. И как кто-то сможет понять, что это сработало.

Большинство шаблонов, которые вы найдете, отвечают на первые два вопроса, сопоставляя контент с календарем, отсчитываемым от даты начала: первая неделя, вторая неделя, тридцать дней, шестьдесят дней. Это интуитивная структура — и источник проблемы, о которой говорится на этой странице.

Почему обучение в первую неделю чаще всего забывается к пятой

Почти каждая организация делает «предзагрузку». Первая неделя или две — это плотная последовательность демонстраций систем, обзоров продуктов, инструктажей по политике и пошаговых разборов процессов, которые проводятся, пока у нового сотрудника нет контекста, к которому можно было бы привязать всё это.

Есть хорошие причины, почему так происходит. Тренеры доступны именно тогда. Кажется эффективным «собрать всё в пакет». Все нервничают, что у человека не будет дел. И есть реальное ощущение, что нужно рассказывать людям вещи до того, как они им понадобятся, а не после.

Проблема в том, что люди не удерживают процедурные знания, если у них нет немедленной необходимости. Покажите человеку, как оформить кредит-ноту в первую неделю — и он не оформит её до шестой, когда снова потребуется объяснение. Обучение состоялось, запись говорит, что всё завершено, а знания — не появились.

Это видно по цифре, которую каждая организация могла бы посчитать, но почти никто не делает: разрыв между днем, когда обучение было проведено, и днем, когда человек впервые реально использует это. Если разрыв — несколько дней, удержание хорошее. Если разрыв — два месяца, обучение по сути превращается в спектакль, а реальное обучение будет сделано позже тем, кто окажется рядом, когда человек столкнется с проблемой.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Templates»

Перейдите в раздел Templates из главного меню.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную раскладку и детали более четко.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите Edit, чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его позицию и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите Save, чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте Preview.

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости — чтобы шаблон выглядел ровно так, как вы хотите.

С новым шаблоном обучения для новых сотрудников вы можете:

• Экономить часы на дизайне: Пропустите пустую страницу — используйте подробную структуру для обучения новых сотрудников.

• Быстрее выходить на продуктивность: Четкое обучение сокращает время до продуктивности для каждого нового сотрудника.

• Оставаться в фирменном стиле: Применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.

• Вовлекать с первого дня: Превращайте плотное обучение в видео-модули, которые новые сотрудники действительно смотрят.

• Стандартизировать обучение для всех: Используйте один и тот же шаблон для каждой роли и региона.

• Обучать сотрудников по всему миру: Переводите обучение для новых сотрудников на 65+ языков одним кликом.

Разрыв между доставкой и первым использованием — и почему он предсказывает всё

Возьмите ваше текущее обучение для новых сотрудников и перечислите каждый модуль, сессию или тему. Затем для каждого из них определите медианный день, когда новый сотрудник впервые реально начинает это использовать.

Второе число можно узнать. Спросите троих сотрудников, которые присоединились за последний год, или посмотрите на работу: когда новый продавец впервые ведет переговоры по контракту, когда новый инженер впервые развертывает, когда новый специалист поддержки впервые обрабатывает эскалацию.

Вычтите. Получится разрыв между доставкой и первым использованием для каждого элемента — и ваше обучение автоматически разделится на три группы.

Если разрыв меньше примерно десяти дней, обучение удерживается. Это материал, который действительно должен быть в первой «половине» периода.

Если разрыв между двумя неделями и месяцем, удержание частичное. Человек будет помнить, что это существует, и ему понадобится справка, а не повторное обучение — то есть job aid, а не еще одна сессия.

Если разрыв больше примерно месяца, считайте это не обучением. Всё, что вы передали, придется доставлять снова — поэтому честные варианты: перенести обучение позже или принять, что вы платите за него дважды.

Следующий редизайн сделать просто. Оставьте элементы с коротким разрывом на месте. Превратите элементы со средним разрывом в справочные материалы. Переместите элементы с длинным разрывом в тот момент, когда они действительно нужны — по триггеру работы, а не по календарю.

Как сопоставить каждый элемент обучения с его первым использованием

Соберите эту таблицу для вашей собственной программы, прежде чем менять что-либо. Обычно это занимает полдня, и она приводит аргументы в вашу пользу, потому что цифры в колонке разрыва сложно защищать, когда они уже записаны.

Два предупреждения. Некоторое обучение действительно нужно предзагружать независимо от разрыва: всё, что связано с требованиями безопасности, законодательства или регулирования. Эти строки остаются на месте по причинам, не связанным с удержанием. И иногда длинный разрыв означает, что работа выстроена в неправильной последовательности, а не обучение — это стоит проверить, прежде чем переносить что-либо.

Бесплатный шаблон обучения для новых сотрудников: структура для копирования

Скопируйте отсюда. Одна строка на каждый элемент обучения.

Заголовок. Роль. Дата начала. Менеджер и владелец обучения. Один итог, ради которого существует это обучение: сформулирован как то, что человек сможет делать без надзора.

Список возможностей. Что этот человек должен уметь делать самостоятельно к концу периода обучения. От шести до десяти пунктов, сформулированных как задачи, а не темы. «Провести discovery-звонок без помощи» вместо «обучение discovery».

Строки обучения. Для каждого пункта: что он включает, кто проводит, формат, когда он проводится, триггер, который его запускает, если он не основан на календаре, ожидаемое первое использование и как проверяется компетентность.

Триггеры. Наблюдаемые события, которые запускают более позднее обучение. Первая сделка, достигшая заданной стадии, первый полученный эскалационный запрос, конец первого месяца, первая жалоба клиента. Это колонка, которая отличает шаблон от расписания.

Проверки. Для каждой возможности — как вы поймете, что всё получилось. Наблюдение, выполнение живой задачи без надзора, проверка реального результата. Не тест, и не посещаемость.

Справочные материалы. Что существует как документ или job aid вместо сессии — для элементов со средним разрывом.

Точки обзора. Две даты: одна в конце периода предзагрузки, вторая — в момент, когда большинство триггеров должно было сработать. В каждой точке вопрос в том, какие возможности подтверждены, а не какие сессии были проведены.

Скопируйте сюда. Держите всё в двух страницах. Типичная проблема шаблонов обучения — они разрастаются и перечисляют каждую тему в бизнесе, после чего никто не планирует обучение по ним.

Что должно включать план обучения для новых сотрудников?

Шесть вещей, и большинство шаблонов включает четыре из них.

Возможности, записанные как задачи, которые человек будет выполнять без надзора. Элементы обучения, которые формируют каждую из них. Кто проводит каждый, поименно. Когда — по дате или по триггеру. Как подтверждается компетентность. И что происходит, если это не подтверждается.

Обычно отсутствуют две вещи: колонка с триггером и последняя. Почти ни один план обучения не говорит, что происходит, когда кто-то приходит в точку обзора, но ни одна возможность не подтверждена. Поэтому ответ обычно «ничего», и план незаметно превращается в запись посещенных сессий.

Сформулируйте это прямо: расширить, переобучить, скорректировать роль или эскалировать. Если заранее назвать варианты, разговор становится возможным.

Буткемп, который научил анкетам по безопасности на девятый день

Wickstead Software наняла account executives в буткемп по адаптации на две недели, который включал двадцать три модуля: продукт, ценообразование, конкурентное позиционирование, CRM, discovery, обработку возражений, контрактование, анкеты по безопасности и навигацию по закупкам — среди них.

Он был хорошо построен и хорошо проверен. Медианное время до первой закрытой сделки нового AE составило сто сорок один день при целевом значении девяносто.

Кто-то сопоставил каждый модуль с медианным днем, когда новый AE впервые начал его использовать.

Шесть модулей использовались в течение десяти дней: базовые знания CRM, поиск потенциальных клиентов, базовая демонстрация продукта. Девять попали в промежуток между тридцатым и семидесятым днем — в основном discovery, ценообразование и обработка возражений. Восемь не использовались до тех пор, пока не прошло девяносто дней. Правки в красных линиях по MSA, которые преподавали на восьмой день, были впервые использованы на девяносто шестой. Конкурентное вытеснение — на сто четвертый день. Анкеты по безопасности, которые преподавали на девятый день, впервые понадобились на сто восемнадцатый. Навигация по закупкам — на сто тридцать первый.

Медианный разрыв по всем двадцати трем модулям составил шестьдесят один день.

Второе число получили от менеджеров. Когда спросили, сколько времени они тратили на повторное объяснение контента буткемпа AE в первые шесть месяцев, ответ в среднем составил четыре часа на одного AE в месяц. За тот год по двадцати двум наймам это примерно тысяча часов управленческого времени продаж, потраченного на обучение тому, что уже было объяснено.

Редизайн сократил буткемп с двух недель до четырех дней, оставив только шесть модулей с короткими разрывами. Остальные семнадцать стали сессиями по триггеру, которые запускались собственной воронкой AE. Обучение по анкетам безопасности срабатывает, когда первая возможность для предприятия попадает в техническую оценку. Обучение по redlines срабатывает, когда предложение принимается в принципе. Навигация по закупкам срабатывает при первом достижении сделки юридической стадии.

Медианное время до первой закрытой сделки сдвинулось со ста сорока одного дня до ста четырех. Повторное обучение менеджерами снизилось примерно с четырех часов на AE в месяц до полутора.

Неожиданный результат — рост оценки удовлетворенности. Четыре сфокусированных дня сработали лучше, чем две недели «из шланга», и новые AE сообщали, что чувствуют себя менее отстающими, а не более.

Как создать план обучения для новых сотрудников — шаг за шагом

Сначала составьте список возможностей вместе с менеджером, а не с HR. От шести до десяти вещей, которые человек должен уметь делать без надзора, сформулированных как задачи.

Для каждой возможности спросите, когда новый сотрудник впервые должен будет это сделать. Так вы получите колонку первого использования еще до того, как что-либо спроектировано — и это правильный порядок.

Теперь определите точку доставки для каждого элемента, двигаясь назад от первого использования, а не вперед от даты начала. Всё, что имеет короткий разрыв, попадает в первую «половину» периода. Всё, что имеет длинный разрыв, получает триггер.

Назовите человека, который будет доставлять каждый элемент. Обучение без назначенного исполнителя не происходит, а «команда» — это не имя.

Решите, как будет проверяться каждая возможность, и по возможности сделайте это наблюдением за реальной работой.

Затем «прогоните» план на прочность: пройдитесь по первым девяноста дням реального нового сотрудника. Каждый момент, где план говорит «обучали», а работа говорит «пока не нужно», — это строка, которую стоит перенести.

Как настроить план обучения по роли

Структура сохраняется для разных ролей. Меняются три вещи.

Список возможностей, очевидно, и его должен писать человек, который управляет этой ролью, а не адаптировать из другого отдела.

События-триггеры, потому что они берутся из работы. Триггеры продаж приходят из стадий воронки. Триггеры поддержки — из типов тикетов, которые поступают. Триггеры инженерии — из первого раза, когда нужен определенный тип изменений. Триггеры в операциях часто завязаны на календарь: конец первого месяца или первая инвентаризация — и их проще всего планировать.

И часть с предзагрузкой, которая меняется сильнее, чем люди ожидают. Роли с непосредственным контактом с клиентами требуют больше в первую неделю, потому что цена ранней ошибки — внешняя. Роли с длинным безопасным периодом могут позволить себе почти ничего не давать заранее.

Если у роли есть регуляторная или безопасностная составляющая, эта часть не обсуждается независимо от разрыва: она должна быть в начале с зафиксированным завершением. Эта страница не является консультацией по комплаенсу, и если обучение требуется по закону, требование задает расписание, а не этот метод.

Типы шаблонов обучения для новых сотрудников и какой выбрать

План на основе календаря. Всё запланировано по дням или неделям от даты начала. Просто, и именно это дают большинство шаблонов. Работает там, где работа повторяется и всё используется быстро — это верно для некоторых операционных ролей и почти не верно для профессиональных.

План на основе триггеров. Более поздние элементы запускаются наблюдаемыми событиями в работе. Лучше удержание, больше администрирования, и нужен человек, который будет следить за триггерами.

Гибрид. Предзагрузка на короткий разрыв в первой «половине» периода, триггеры — для остального. Именно это предполагает шаблон выше, и именно это должны использовать большинство организаций.

Когортная программа. Фиксированные группы, которые движутся вместе; часто встречается при найме в больших объемах. Эффективно для проведения, но структурно не совпадает с триггерами, поскольку триггеры срабатывают в разное время для разных людей. Компромисс — фиксированное начало когорты плюс индивидуальные триггеры после него.

Обучение с напарником или «тенью». Обучение через совместную работу с кем-то. Отлично для неявных знаний, ненадежно для покрытия, и лучше всего работает как дополнение, а не как сам план.

Как измерить успех обучения новых сотрудников?

Не по завершению и не по удовлетворенности, хотя оба показателя стоит собирать.

Есть три измерения, которые многое объясняют. Время до первого завершения каждой возможности без надзора — это прямое чтение того, сработало ли обучение. Часы повторного обучения — то есть сколько времени менеджеры тратят на повторное объяснение; это самый четкий сигнал проблемы с разрывом. И момент, когда качество результата нового сотрудника совпадает со средним по команде — это число, которое бизнес действительно заботит.

Первое собирайте у менеджера в каждой точке обзора, второе — спрашивая менеджеров ежемесячно за квартал, а третье — из любого показателя качества, который уже есть у роли.

Оценки удовлетворенности стоит отслеживать ради одной конкретной вещи. Высокий балл при длинном «разгоне» обычно означает, что обучение было приятным, но по времени не совпало — и это ровно тот паттерн из приведенного примера.

План обучения или руководство по адаптации: что вы создаете?

Это разные документы для разных читателей, и их стоит разделить до того, как вы начнете.

План обучения предназначен для менеджера и владельца обучения. Он выстраивает последовательность развития возможностей, называет исполнителей и определяет проверки. Новый сотрудник это видит, но документ не пишется «для него».

Руководство по адаптации предназначено для нового сотрудника. Оно описывает, что происходит, что он может делать без вопросов, кого спрашивать по каким темам и что считается нормой. Наш шаблон руководства по адаптации для новых сотрудников это покрывает и отвечает на вопросы, которые этот план не затрагивает.

План 30-60-90 — это итоговый документ, согласованный между менеджером и сотрудником, который описывает, чего они достигнут, а не чему их будут учить. Наш шаблон 30-60-90 дней это покрывает; он идет рядом с этим документом, а не заменяет его.

Если вы создаете все три, создайте этот второй. Руководство должно существовать до первого дня, план обучения — до первой недели, а 30-60-90 — в первой «половине» периода, когда менеджер уже познакомился с человеком.

Могу ли я получить шаблон обучения для новых сотрудников в Word или Excel?

Excel подходит для самого плана, потому что полезная версия — это строка на каждый элемент обучения с колонками для точки доставки, триггера, ожидаемого первого использования, разрыва и проверки. Колонка разрыва должна рассчитываться автоматически, а сортировка по ней и дает редизайн.

Word подходит для списка возможностей и заметок по обзору, и это лучший формат, если ваш план будут обсуждать с новым сотрудником, а не использовать только для планирования.

PDF подходит для версии, которая хранится в конце периода обучения как запись того, что было доставлено и подтверждено. Для упражнения по сопоставлению в таблице выше используйте электронную таблицу, потому что ценность полностью в сортировке по колонке разрыва.

Как создавать контент обучения без проекта курса

Причина того, что обучение с длинным разрывом делают предзагруженным, редко связана с убеждением. Дело в том, что тренер доступен в первую неделю, а организовать его снова в четвертом месяце сложнее — поэтому всё доставляют тогда, когда это возможно, а не тогда, когда это нужно.

Запись снимает это ограничение полностью. Trupeer AI превращает запись экрана в письменное руководство и видео из того же прохода: человек, который умеет обрабатывать анкету по безопасности, записывает это один раз — и триггер запускает материал, без необходимости кому-то пересоставлять сессию.

Запишите. Оформите в бренде. Переведите. Trupeer it.

Это также решает элементы со средним разрывом, которым нужна справка, а не сессия. Та же запись дает документ для вашей базы знаний и короткое руководство в вашем собственном брендинге. Training videos и guides охватывают всю программу, а перевод означает, что план, созданный для одного региона, работает и в следующем. Инструкции по настройке находятся в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатный шаблон обучения для новых сотрудников в Word или doc?

Структура выше вставляется прямо в Word или Google Docs, включая колонку с триггером, которую стандартные шаблоны не включают. Нет ограниченной загрузки и нет формы. Сначала напишите список возможностей, потому что от него зависит всё остальное, и именно он нужен менеджеру, а не шаблон.

Есть ли бесплатный шаблон обучения для новых сотрудников в Excel?

Excel — правильный контейнер. Одна строка на каждый элемент обучения, с колонками для возможностей, исполнителя, точки доставки, триггера, ожидаемого первого использования, рассчитанного разрыва и проверки. Один раз отсортируйте по колонке разрыва — и редизайн станет очевидным без споров.

Есть ли бесплатный шаблон обучения для новых сотрудников в PDF?

Экспортируйте в конце периода обучения как запись того, что было доставлено, и какие возможности были подтверждены. Оставьте рабочую версию редактируемой: триггеры срабатывают в разное время для разных людей, и план меняется по мере этого.

Есть ли шаблон расписания обучения в Excel?

Расписание и план — это разные вещи. Расписание — это даты, аудитории, исполнители и посещаемость, с чем Excel справляется хорошо. План — это возможности и проверки. Сначала соберите план, затем сгенерируйте расписание из его предзагруженной части, потому что расписание, написанное первым, обычно заполняет доступное время, а не реальную потребность.

Где найти бесплатный шаблон адаптации сотрудников в Word?

Адаптация включает оборудование, аккаунты, комплаенс и приветствие — это другой документ, не обучение. Если вы хотите версию, написанную для того, чтобы новый сотрудник мог её читать, наш шаблон руководства по адаптации для новых сотрудников это покрывает. Чек-лист для работодателя — это еще один отдельный документ.

Как долго должно длиться обучение новых сотрудников?

Предзагруженная часть должна быть такой же короткой, как требует материал с коротким разрывом: обычно это три-пять дней, а не две недели. Полная программа длится столько, сколько нужно триггерам, чтобы сработать — для сложной роли это может быть шесть месяцев. Это разные числа, и именно поэтому буткемпы получаются длинными.

Кто должен проводить обучение новых сотрудников?

Тот, кто выполняет работу, при этом план принадлежит менеджеру. Обучение, которое проводится полностью централизованной функцией, обычно хорошо структурировано, но немного неверно в деталях, потому что детали меняются быстрее, чем курс. Назначьте человека для каждой строки, потому что неназначенное обучение не происходит.

В чем разница между планом обучения и матрицей обучения?

План — это для одного человека на один период. Матрица — для команды: показывает, кто обучен чему и где есть пробелы в покрытии, и это постоянный документ, а не временный. Новые сотрудники появляются в матрице как колонка, когда их план завершен.