Использовать этот шаблон
Пользователям SAP редко нужна еще одна обучающая программа. Им нужно правильное решение в тот момент, когда они застряли: какое поле заполняет центр затрат, какова допустимая погрешность, почему заблокирован счет-фактура, какое приложение использовать, если изменился PO. Именно это и делает job aid. Шаблон job aid для SAP дает вам формат на одну страницу — ровно под ту задачу, где пользователи чаще всего ошибаются: вокруг конкретного действия в SAP, экрана и решения.
Этот бесплатный шаблон job aid для SAP дает проверенный способ выбрать нужный тип job aid, структуру на одну страницу для копирования, заполненный пример SAP и подсказки, куда размещать job aid, чтобы люди действительно ими пользовались. Он работает и для приложений SAP S/4HANA Fiori, и для транзакций SAP GUI, а job aid можно сгенерировать из записи выполнения задачи, а не писать с нуля.
Что такое шаблон job aid для SAP?
Шаблон job aid для SAP — это готовый формат на одну страницу для быстрого справочника. Он помогает человеку правильно выполнить конкретную задачу в SAP прямо в процессе работы. В нем указаны задача, приложение или транзакция, когда использовать, важные шаги или решения, значения полей или коды, которые чаще всего забывают, и что делать, если шаблон не покрывает нужный случай. Это не обучающий курс и не полная процедура; это поддержка, которой пользуются в момент работы.
Job aid находится между обучением и полной SOP. Для общего формата, который можно использовать для любой системы, эта же страница работает и как шаблон job aid для задач не из SAP.
Чем job aid для SAP отличается от обучения и SOP?
Обучение | SOP или рабочая инструкция | Job aid для SAP | |
|---|---|---|---|
Цель | Развить навыки до выполнения задачи | Определить всю процедуру | Поддержать выполнение задачи в процессе |
Объем | Часы | Несколько страниц | Одна страница или короткое видео |
Когда используется | До go-live или онбординга | При обучении или проверке полного процесса | В момент выполнения задачи |
Содержание | Концепции, практика, контекст | Каждый шаг, роль, контроль и исключение | Только шаги, решения или значения, где люди ошибаются |
Напишите job aid, если обученные люди все равно делают ту же ошибку на знакомой задаче в SAP. Напишите SOP, когда нужно определить весь процесс; смотрите шаблон рабочей инструкции для процедур на уровне шагов.
Почему большинство job aid для SAP не работает еще до того, как написано первое слово
Большинство job aid выбирают по формату: блок-схема, чек-лист, шпаргалка со скриншотами каждого экрана. Они выглядят аккуратно и ничего не меняют, потому что формат выбирают до того, как кто-то выяснит, где именно пользователи ошибаются.
Пропущенный шаг — диагностика. Прежде чем выбирать формат, посмотрите последние двадцать ошибок, тикетов или вопросов формата «как мне…» по этой задаче в SAP и отсортируйте их по тому, чего человеку не хватало в момент, когда он ошибся. Обычно это занимает меньше часа: с помощью тикетов поддержки, отчетов о заблокированных документах или разговора с суперпользователями — а ответ подскажет, какой формат нужен.
Как выбрать правильный формат job aid для SAP
Что идет не так в SAP | Что вы слышите | Job aid, который это исправляет | Что он должен содержать |
|---|---|---|---|
Последовательность: шаги пропущены или выполнены не по порядку | «Я всегда забываю сначала проверить историю PO» | Карточка шага | Нумерованные действия, по одному на строку, с ожидаемым результатом рядом |
Выбор: выбрана неверная опция из нескольких | «Какой тип документа мне использовать для этого?» | Таблица решений | Условия слева, точное значение или действие справа |
Вспоминание: забыто нужное действие под давлением | «Я забыл разблокировать заблокированный счет-фактуру перед запуском» | Чек-лист | Короткие пункты с четким триггером, когда запускать |
Распознавание: не отличают правильное от неправильного | «Как понять, что эта проводка выполнена правильно?» | Аннотированный пример | Правильный и неправильный экран рядом, с отмеченной разницей |
Значение: знают действие, но не код | «Какой код налога для этого поставщика?» | Карточка-справочник | Коды, пороги, допустимые погрешности и контакты — и ничего лишнего |
Блок-схема обычно представляет собой таблицу решений, но нарисованную менее наглядно. Используйте ее только тогда, когда задача действительно возвращается назад или «смыкается» в таком виде, который таблица не может показать.
Предпросмотр шаблона job aid для SAP
Шаблон помещается на одной странице. Он начинается с названия задачи, приложения SAP или транзакции, роли и триггера для использования. Основная область содержит сам job aid: карточку шага, таблицу решений, чек-лист, аннотированный пример или карточку-справочник — выбранные на основе диагностики выше. В конце указано, что делать, если job aid не покрывает нужный случай, ссылка на полную процедуру, ссылка на короткое видео, а также владелец и дата последней проверки. Каждую секцию можно редактировать, поэтому вы можете переключить тип aid или добавить свои поля и коды SAP.
Как настроить этот шаблон в Trupeer
Шаг 1: Откройте раздел Templates
Перейдите в раздел Templates из главной навигации.
Шаг 2: Выберите и откройте шаблон
Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.
Шаг 3: Разверните просмотр шаблона
При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы четко увидеть полную разметку и детали.
Шаг 4: Отредактируйте шаблон
Нажмите Edit, чтобы начать изменять выбранный шаблон.
В редакторе вы можете:
Добавить новые секции
Задать или обновить правила форматирования
Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры
Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон
После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите Save, чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.
Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона
Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте Preview.
На экране предпросмотра при необходимости вы можете продолжить вносить изменения напрямую, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вам нужно.
С шаблоном job aid для SAP вы можете:
Исправить точный шаг, на котором пользователи ошибаются: нацеливайтесь на ошибку, а не на весь процесс.
Поддерживать задачи в Fiori и SAP GUI: укажите приложение или транзакцию, поля и значения, которые важны.
Сократить повторяющиеся тикеты: ответьте на один и тот же вопрос формата «как мне…» один раз.
Держать job aid актуальными: у каждого aid есть владелец и дата последней проверки.
Генерировать job aid из записей: один раз запишите задачу и получите черновик job aid и видео.
Бесплатный шаблон job aid для SAP: структура для копирования
Скопируйте это в свой документ или откройте в Trupeer и настройте. Шаблон помещается на одной стороне страницы, и так он и должен оставаться.
Поле | Что нужно указать |
|---|---|
Название задачи | Запишите как задачу, например «Провести счет-фактуру поставщика с отклонением по цене», а не «Руководство по счету-фактуре» |
Приложение SAP или транзакция | Название и ID приложения Fiori или код транзакции SAP GUI |
Роль | Кто выполняет эту задачу |
Используйте это, когда | Триггер, одной строкой |
Job aid | Карточка шага, таблица решений, чек-лист, аннотированный пример или карточка-справочник |
Ключевые поля и значения | Только те поля и значения, где люди ошибаются |
Если это не покрывает нужный случай | Кого спросить и как, например суперпользователь или канал поддержки |
Полная процедура | Одна ссылка на SOP или рабочую инструкцию |
Видео | Одна ссылка на короткое видео с выполнением задачи |
Владелец и последняя проверка | Имя и дата, когда кто-то в последний раз подтвердил, что это по-прежнему работает в системе |
Если ваша заполненная версия занимает вторую страницу, значит, вы написали процедуру. Перенесите ее в SOP и оставьте job aid только для той части, где люди ошибаются.
Пример job aid для SAP: проведение счета-фактуры поставщика с отклонением
Вот заполненный job aid для задачи по кредиторской задолженности. Детали приведены в качестве примера; используйте вашу конфигурацию системы, допустимые погрешности и контакты.
Название задачи. Проведите счет-фактуру поставщика, когда цена отличается от PO.
Приложение SAP или транзакция. Приложение Fiori «Create Supplier Invoice» или транзакция MIRO в SAP GUI.
Роль. Сотрудник отдела AP.
Используйте это, когда. Цена счета-фактуры не совпадает с ценой в заказе на покупку.
Job aid (таблица решений).
Если разница по цене… | То… |
|---|---|
В пределах допустимой погрешности | Проведите счет-фактуру как обычно; система принимает отклонение |
Выше допустимой погрешности и покупатель подтвердил новую цену | Проведите счет-фактуру; она будет заблокирована для оплаты; попросите покупателя одобрить разблокировку |
Выше допустимой погрешности и покупатель не подтвердил | Припаркуйте счет-фактуру, добавьте примечание с отклонением и отправьте покупателю |
Дубликат счета-фактуры, который уже был проведен | Не проводите; отклоните его у поставщика |
Ключевые поля и значения. Допустимая погрешность: [ваша допустимая погрешность по цене]. Причина блокировки оплаты для отклонения по цене: [ваш код].
Если это не покрывает нужный случай. Спросите суперпользователя в вашей команде или напишите в [канал поддержки].
Полная процедура. [Ссылка на SOP по обработке счетов-фактур AP]. Видео. [Ссылка на двухминутное видео].
Владелец и последняя проверка. [Владелец процесса AP], [дата].
Куда размещать job aid, чтобы люди ими пользовались
Job aid, спрятанный в общей папке, — это просто еще один документ. Размещайте там, где выполняется задача в SAP:
Сделайте ссылку из Fiori launchpad или из соответствующего приложения — там, где ваша конфигурация это позволяет.
Закрепите в чате команды там, где люди спрашивают, как выполнить задачу.
Прикрепите к категории тикетов поддержки, которую создает эта задача.
Храните одну мастер-копию в базе знаний, и делайте ссылки на нее отовсюду.
Достаточно двух мест; двух версий — нет. Обновляйте мастер-копию, и все ссылки останутся актуальными.
Как создать job aid шаг за шагом
Выберите задачу с наибольшим числом ошибок, тикетов или повторяющихся вопросов.
Диагностируйте сбой, используя последние двадцать ошибок или вопросов: последовательность, выбор, вспоминание, распознавание или значение.
Выберите тип job aid, который соответствует типу сбоя.
Запишите выполнение задачи в SAP вместе с тем, кто делает ее хорошо, проговаривая точки принятия решений.
Сгенерируйте черновик с помощью job aid generator от Trupeer, а затем сократите его до той части, где люди ошибаются.
Проверьте с новым пользователем, который выполняет реальную задачу.
Опубликуйте там, где выполняется задача, с указанием владельца и даты последней проверки.
Измерьте частоту ошибок или тикетов до и после.
Примеры job aid для SAP для типовых задач
Задача в SAP | Лучший тип job aid | Что он покрывает |
|---|---|---|
Создание заказа на покупку | Карточка шага | Шаги, которые люди пропускают, например назначение счета |
Выбор правильного типа документа | Таблица решений | Какой тип документа использовать в каждой ситуации |
Разблокировка заблокированных счетов-фактур перед платежным запуском | Чек-лист | Проверки, которые нужно выполнить до запуска |
Проверка, что проводка выполнена правильно | Аннотированный пример | Правильный и неправильный документ рядом |
Поиск кодов налогов, центров затрат или допустимых погрешностей | Карточка-справочник | Те значения, которые люди чаще всего ищут |
Одобрение запроса в My Inbox | Карточка шага или короткое видео | Шаги одобрения для пользователей, которые делают это время от времени |
Чтобы увидеть полный набор материалов для обучения работе с SAP, посмотрите, что можно создать в SAP Fiori end user training materials.
Как job aid для SAP улучшают производительность?
Они уменьшают ошибки на конкретном шаге, который их вызывает, и сокращают время, которое новым пользователям нужно, чтобы достичь приемлемого качества работы в SAP. Оба эффекта можно измерить: если записывать частоту ошибок или тикетов по задаче до публикации aid — и это же дисциплина, которая не дает вам создавать «не тот» aid.
Чего job aid не делают — так это не повышают общие навыки работы с SAP. Их эффект узкий по замыслу, поэтому пять job aid, нацеленных на пять известных точек отказа, обычно дают больше, чем сорок, которые пытаются покрыть все сразу.
Job aid для SAP, SAP Enable Now и инструменты на основе записи
Многие команды SAP уже используют SAP Enable Now для создания симуляций и встроенной справки. Job aid дополняют это: симуляция обучает задаче, а job aid поддерживает человека при выполнении. Какой бы инструмент вы ни использовали, действуют одни и те же правила: сначала диагностируйте сбой, держите aid на одной странице или в виде короткого видео и сохраняйте актуальность после каждого релиза. Если вы сравниваете инструменты для создания материалов, смотрите наше руководство по конкурентам SAP Enable Now.
Какой формат использовать
Word или документ подходит для карточек шагов, таблиц решений и аннотированных примеров.
Excel подходит для карточек-справочников с кодами и значениями, которые люди ищут или фильтруют.
PowerPoint подходит для распечатанных или закрепленных на стене материалов с крупными визуальными элементами.
Короткое видео подходит для задач, где важнее увидеть экран, чем читать шаги, особенно для пользователей, которые выполняют задачу время от времени.
PDF подходит для копии только для чтения, которую можно закрепить или распечатать, при этом редактируемая мастер-версия хранится в вашей базе знаний.
Как проверять и выводить из использования job aid
Перепроверяйте каждый job aid после каждого релиза SAP или изменения конфигурации, влияющего на задачу.
Смотрите частоту ошибок или тикетов по задаче; если она не снизилась, aid не работает.
Выводите job aid из использования для задач, которые изменились, были автоматизированы или больше не вызывают ошибки.
Обновляйте дату последней проверки только после того, как кто-то подтвердил aid на работающей системе.
Что не включать
Скриншоты каждого экрана, когда проблема вызвана только одним полем.
Фон и объяснения, которые относятся к обучению.
Шаги, которые никто не делает неправильно.
Редкие случаи, которые относятся к SOP; вместо этого сделайте на нее ссылку.
Номера версий, которые никто не читает; используйте владельца и дату последней проверки.
Как Trupeer помогает создавать job aid для SAP в масштабе
Проблема с job aid для SAP | Как Trupeer помогает |
|---|---|
Написание job aid вручную занимает слишком много времени | Запишите задачу один раз в SAP, и Trupeer сгенерирует черновик job aid со скриншотами и коротким видео |
Job aid устаревают после релизов SAP | Обновляйте, редактируя сценарий, или заменяйте один шаг вместо повторной записи |
Пользователи работают на многих языках | Переводите job aid и видео из одного источника на 65+ языков |
Job aid разбросаны по дискам | Публикуйте их в одной базе знаний с поиском и делайте ссылки на них оттуда, где выполняется работа |
Материалы для обучения SAP нужны быстро | С помощью SAP training video generator от Trupeer записи из SAP превращаются в обучающие видео |
Крупные BPO используют этот подход, чтобы выпускать job aid для сотен процессов; посмотрите, как BPO в стиле Genpact создают job aid для 300+ процессов с помощью AI video tools.
Genpact использовала Trupeer для развертывания Workday по всей компании: записанные сессии процессов превратились более чем в 500 обучающих материалов на 20 рабочих потоков на пяти языках — для 140 000 сотрудников в 40 странах, за 3 месяца вместо 12. Прочитайте историю клиента Genpact.
Скачать бесплатный шаблон job aid для SAP
Зарегистрируйтесь, чтобы открыть шаблон job aid для SAP в Trupeer, сгенерировать job aid из ваших собственных записей SAP и получить полный результат в виде редактируемых job aid и видео. Получить бесплатный шаблон job aid для SAP.
Похожие шаблоны
Шаблон плана обучения для конечных пользователей ERP
Часто задаваемые вопросы
Что такое шаблон job aid для SAP?
Это готовый формат на одну страницу для быстрого справочника. Он помогает человеку правильно выполнить конкретную задачу в SAP в процессе работы, охватывая задачу, приложение или транзакцию, триггер, те шаги или решения, где люди ошибаются, ключевые значения и где получить помощь.
В чем разница между job aid для SAP и руководством по обучению?
Учебное руководство формирует навыки до выполнения задачи и охватывает концепции и практику. Job aid поддерживает выполнение задачи в процессе и охватывает только то, где люди ошибаются.
Какой должна быть длина job aid для SAP?
Одна страница или короткое видео. Если получается дольше, это уже процедура и должна быть в SOP или рабочей инструкции.
Какой тип job aid мне выбрать?
Выбирайте по тому, как люди ошибаются: карточка шага — для пропущенных шагов, таблица решений — для неверного выбора, чек-лист — для забытых пунктов, аннотированный пример — для распознавания ошибок, и карточка-справочник — для кодов и значений.
Подходит ли шаблон для SAP Fiori и SAP GUI?
Да. Укажите в шаблоне приложение Fiori или код транзакции SAP GUI и включите только те поля и значения, которые важны для задачи.
Можно ли сгенерировать job aid для SAP из записи?
Да. Запишите задачу в SAP, и job aid generator от Trupeer создаст черновик job aid со скриншотами и коротким видео — затем вы сократите его до шагов, где люди ошибаются.
Есть ли бесплатный шаблон job aid для SAP в Word?
Да. Word подходит для карточек шагов, таблиц решений и аннотированных примеров. Откройте шаблон в Trupeer, настройте его и экспортируйте в нужном формате.
Есть ли шаблон job aid для SAP в Excel или PowerPoint?
Да. Excel подходит для карточек-справочников с кодами и значениями, а PowerPoint — для распечатанных или закрепленных на стене материалов. Настройте шаблон в Trupeer и экспортируйте его.
Есть ли шаблон job aid для SAP в формате PDF?
Да. Экспортируйте job aid в PDF, чтобы закрепить или распечатать, а редактируемую мастер-версию храните в базе знаний.
Можно ли использовать это как общий шаблон job aid?
Да. Структура и метод выбора типа job aid подходят для любой системы или задачи — не только для SAP.
Кто должен писать job aid для SAP?
Суперпользователи или владельцы процессов, которые знают, где пользователи ошибаются, при поддержке команды обучения и, по возможности, с проверкой новым пользователем перед публикацией.
Как часто нужно пересматривать job aid для SAP?
После каждого релиза SAP или изменения конфигурации, влияющего на задачу, а также всякий раз, когда частота ошибок или тикетов по задаче перестает снижаться.
