Хорошее учебное руководство — это разница между обучением, которое развивает навыки, и обучением, которое тратит время впустую. С Trupeer вы можете сэкономить часы на разработке руководства, начав с бесплатного шаблона учебного руководства, настроив его с помощью ваших бренд-гайдлайнов и используя наш AI-создатель руководств, чтобы превратить руководство в увлекательные видео-модули.

Что такое бесплатный шаблон учебного руководства?

Бесплатный шаблон учебного руководства — это повторно используемая структура документа, предназначенного для обучения человека выполнению работы: что ему нужно знать, в каком порядке, с какими процедурами он будет работать.

Список разделов хорошо устоялся. Введение, цели обучения, модули, процедуры, оценки, приложения. У каждого опубликованного шаблона есть какая-то версия этого, и он отлично подходит для той цели, которую большинство людей имеет в виду, когда начинают писать.

Проблема появляется примерно через четыре месяца — и появляется потому, что у документа появляется второй читатель, на которого никто не рассчитывал.

Шаблон — не проблема. То, будет ли учебное руководство по-прежнему приносить пользу в шестом месяце, зависит от того, было ли оно написано для одного читателя или для двух.

Формат следует использованию. Бесплатный шаблон учебного руководства Word — это место, где все это пишется, а связка шаблона учебного руководства Word PDF — обычная схема: документ редактируется, а затем выпускается PDF. Бесплатный шаблон учебного руководства PDF подходит для распространения и печати. Бесплатный шаблон руководства почти любого типа даст вам список разделов, который занимает двадцать минут, чтобы воспроизвести.

У учебного руководства два читателя

Это один и тот же человек в два разных момента времени — и ему нужны противоположные вещи.

Обучаемый, читает один раз. Новый, без словарного запаса, проходит руководство по порядку во время вводного инструктажа или в первые недели. Ему нужен контекст, объяснение и логичная последовательность. Почему — прежде чем как. Этот читатель хорошо обслуживается почти любым учебным руководством, когда-либо написанным, потому что именно на него автор и рассчитывал.

Тот же человек, через четыре месяца. Он знает работу. Он столкнулся с чем-то необычным или забыл шаг, который выполняет редко, и ему нужна одна конкретная информация менее чем за минуту — в середине смены, вероятно, пока кто-то ждет.

Второй читатель нуждается в противоположном тому, что нужно первому. Без объяснений, без контекста, без последовательности. Способ войти в тему и короткий ответ.

Почти любое учебное руководство обслуживает первого читателя, а затем годами используется в основном вторым. Именно это несоответствие приводит к тому, что руководства, высоко оцененные во время вводного инструктажа, оказываются нераскрытыми — а ответы на вопросы вместо этого приходят на стол руководителя.

Тест занимает две минуты. Найдите человека, который прошел обучение четыре месяца назад, дайте ему руководство и попросите найти одну конкретную информацию. Засеките время. Если это занимает больше примерно тридцати секунд, ваше руководство имеет одного читателя.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Шаблоны»

Перейдите в раздел «Шаблоны» из главной навигации.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы четко увидеть полную структуру и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите «Редактировать», чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавлять логотип и настраивать его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Предпросмотр».

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости — так шаблон будет выглядеть ровно так, как вы хотите.

С шаблоном учебного руководства вы можете:

• Сэкономить часы на дизайне: пропустите пустую страницу со всеобъемлющей структурой.

• Улучшить обучение: встроенные разделы гарантируют, что цели, контент и оценки согласованы.

• Оставаться в фирменном стиле: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-кита Trupeer.

• Увлечь обучаемых: превращайте текстовые руководства в видео-модули, которые обучаемые действительно дочитывают до конца.

• Стандартизировать обучение: используйте один и тот же шаблон в программах и отделах.

• Достигать глобальных обучаемых: переводите учебные руководства на 65+ языков одним кликом.

Пишем для обоих: слои, а не главы

Исправление — не в том, чтобы написать два документа, за которыми никто не будет следить. Нужно наложить каждый раздел так, чтобы оба читателя могли входить в тему на том уровне, который им нужен.

Три слоя на каждую тему.

Объяснение. Почему это важно, какая лежит логика, что произойдет, если пойдет не так. Читается один раз — во время обучения — и редко снова. Именно здесь происходит преподавание.

Процедура. Шаги, пронумерованные, с тем, что человек должен видеть на каждом этапе. Используется во время обучения и снова — всякий раз, когда задачу выполняют нечасто.

Справка. Одна строка или одна строка в таблице. Что означает настройка, что значит код, какая кнопка. Этот слой — то, что ищет второй читатель, и то, чего почти нет ни в одном руководстве.

Затем извлеките третий слой в отдельный короткий документ. Двусторонняя карточка, ламинированный лист, страница во внутренней сети. В ней нет ничего нового: она полностью выводится из руководства — и именно ей люди будут пользоваться в течение следующих трех лет.

Два правила делают извлечение работающим. Во-первых, упорядочивайте по тому, что люди спрашивают, а не по главам: у второго читателя есть вопрос, а не номер главы. Во-вторых, озаглавливайте все словами, которые они используют, а не словами из руководства — это описано в quick reference guide.

Что должен содержать шаблон учебного руководства

Девять компонентов, и последние два — то, чего большинство шаблонов не включает.

Строка с целями стоит того, чтобы сделать ее правильно, потому что она меняет все, что идет ниже. Цели, записанные как темы, дают руководство, организованное по предметам. Цели, записанные как навыки, дают руководство, организованное по задачам — а это ближе к тому, как оно будет использоваться.

Бесплатный шаблон учебного руководства: структура, которую стоит скопировать

Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. Руководство обучает сотрудников front of house в пабе и в группе ресторанов.

Скопируйте отсюда.

Для кого это. Новые сотрудники команды front of house в первые две недели. Предполагается отсутствие предыдущего опыта работы с нашей системой кассы. Не рассматриваются кухонные процедуры, работа в погребе или обязанности по лицензированию — у них есть собственные руководства.

Что вы сможете делать. Записано как навыки.

Принимать заказ за столом и отправлять его на кухню. Принимать оплату картой, наличными, разделять на несколько карт и с использованием ваучера. Обрабатывать возвращенное блюдо. Оформлять возврат с авторизацией менеджера. Открывать и закрывать стол. Находить бронирование и вносить изменения.

Как использовать это руководство. В первые две смены с вашим тренером проходите модули с первого по шестой по порядку. Карточка в конце — это то, что вы будете держать при себе после обучения. Все, что есть на карточке, есть и в руководстве, поэтому если карточка не покрывает какой-то пункт, значит, в руководстве он есть.

Модуль четвертый — как пример трех слоев.

Объяснение. Платежи — это тот момент, где ошибки стоят денег и дольше всего устраняются, потому что неверный платеж нужно исправлять через менеджера и он появляется в итоговой сверке за день. Касса построена вокруг идеи, что стол остается открытым, пока он полностью не оплачен, поэтому частично оплаченный стол все еще отображается как открытый. Понимание этой одной идеи предотвращает большую часть путаницы с платежами.

Процедура: как принять платеж, разделенный на две карты.

1. Откройте стол и выберите Pay.

2. Выберите Split, затем By amount.

3. Введите первую сумму и выберите Card. На экране оставшийся баланс отображается красным.

4. Примите первый платеж. Экран вернется к виду разделения, а баланс будет обновлен.

5. Введите вторую сумму и выберите Card.

6. Примите второй платеж. Стол закроется автоматически, а экран вернется к плану зала.

Если стол не закрывается, суммы не складываются в общий итог. Выберите Balance, чтобы увидеть разницу.

Строка справки, извлеченная в карточку. Разделите счет на две карты: Pay, Split, By amount, введите каждую сумму отдельно. Стол закрывается сам, когда баланс достигает нуля.

Практика и оценка. Продемонстрируйте разделенный платеж, оплату по ваучеру и возврат вашему тренеру на реальном столе, а не в демонстрационном режиме. Подтверждается тренером, а не обучаемым.

Карточка справки. Две стороны, тридцать восемь строк, упорядочены от A до Z по тому, какая ситуация. Клиент хочет оплатить отдельно. Карта отклонена. Ваучер не сканируется. Неверный товар отправлен на кухню. После оплаты стол остается открытым.

Указатель. Включает возврат в разделах refund, void, cancel и mistake, потому что это четыре слова, которыми люди называют одно и то же.

Версия. Версия 6, владелец — менеджер по обучению; процедуры в последний раз проверялись по системе кассы в апреле.

Скопируйте сюда.

Пример учебного руководства: семьдесят один процент перебивок

Ravensmere Group управляет двадцать тремя пабами и точками общепита с примерно девятью сотнями сотрудников и оборотом, типичным для сектора.

Ее учебное руководство для front of house занимало восемьдесят шесть страниц. Оно было хорошо написано, использовалось в течение двухдневного вводного инструктажа и высоко оценивалось обучаемыми по их формам обратной связи. Как учебный документ оно не имело проблем.

Через четыре месяца после начала года менеджеров смены постоянно перебивали одними и теми же вопросами. Кто-то фиксировал их в течение месяца на четырех точках: около шестисот перебивок, из которых примерно семьдесят один процент — это вопросы, на которые руководство давало ответы.

Причина была не в том, что люди забыли. Причина была в том, что найти ответ было сложнее, чем спросить кого-то.

Чтобы научиться разделять счет на две карты, нужно было знать, что это находится в главе пятой, Payments, в подразделе complex transactions, на странице сорок один. Названия глав были педагогическими, а не практическими: понимание пути платежа, философия обслуживания за столом. Не было указателя. И никто не носит с собой восемьдесят шесть страниц на смену.

Руководство было написано целиком для первого читателя и почти полностью использовалось вторым.

Исправление сохранило руководство в целости, потому что оно работало на то, для чего было задумано. Добавили недостающий слой: двустороннюю карточку с тридцатью восемью строками, упорядоченную по тому, какая ситуация, а не по главе, и сформулированную словами, которые реально были в журнале перебивок. Названия глав переписали на язык задач, а указатель дополнили синонимами, которые используют люди.

Ничего нового не писали. Каждая строка на карточке уже была в руководстве.

Перебивки менеджеров смены снизились примерно на пятьдесят восемь процентов в течение следующих трех месяцев. Обратная связь по вводному инструктажу не изменилась, потому что ту часть, которая работала, оставили в покое.

Как создать учебное руководство бесплатно?

Это вполне реально, а стоимость — это время, а не программное обеспечение.

Скопируйте структуру выше в любой редактор документов. Записывайте цели как навыки. Пишите каждую тему в трех слоях. Извлеките слой справки в карточку в конце.

Четыре вещи делают это быстрее и лучше.

Сначала посмотрите, как выполняют работу, а потом пишите. Не один раз и не по рассказу лучшего исполнителя. Человек, который работает там уже шесть месяцев, совершает те ошибки, которые руководство должно предотвращать.

Берите список содержимого из вопросов, а не из системы. Что спрашивают новички в первые шесть недель. Эти вопросы — ваши главы, уже расставленные по приоритету.

Пишите процедуры во время их выполнения. Все, что вы делаете автоматически, иначе будет отсутствовать — и именно на этом шаге обучаемый чаще всего застревает.

Пусть кто-то новый пройдет это без помощи. Каждый вопрос, который он задает, — это дефект. Запишите ответ, а не объясняйте его.

Самая «дорогая» часть учебного руководства — изображения, и это описано дальше.

Какой лучший формат для учебного руководства?

Нет единого лучшего формата, и честный ответ в том, что формат следует за читателем.

Word или редактор документов для написания и сопровождения. Процедуры меняются, и формат, который нельзя легко редактировать, приводит к тому, что руководство устаревает, а не остается стабильным.

PDF для выпуска и печати. Связка шаблона учебного руководства Word PDF — обычная схема в большинстве организаций: редактируете документ, выпускаете PDF, храните оба.

Страница во внутренней сети или в базе знаний для всего, что часто меняется: поскольку руководство в общей системе имеет одну актуальную версию, а не по одной версии для каждого получателя.

Печатное и ламинированное специально для слоя справки. Это та часть, которую люди носят с собой, и бумага лучше переживает кухню или производственный цех, чем телефон.

Видео для всего, где просмотр важнее чтения — а это большинство физических задач и большинство задач в ПО.

Ошибка — выбрать один формат для всего. Один PDF на восемьдесят шесть страниц — нормальный документ для вводного инструктажа и плохая справка, и именно это — главный аргумент на этой странице.

Можете привести пример учебного руководства?

Заполненная структура выше — это один пример, и он намеренно представлен как один модуль, а не как целое руководство: ведь именно в модуле живет шаблон.

Для изучения опубликованных примеров лучше подходят три источника, чем коммерческие шаблоны. Организации государственного сектора и здравоохранения публикуют реальные материалы по обучению персонала. Производители публикуют руководства оператора с сильными визуальными соглашениями. А франчайзинговые операционные руководства, когда они публичны, отличаются необычной строгостью, потому что вся бизнес-модель зависит от того, что кто-то в другом городе делает это тем же способом.

Когда вы читаете любой PDF-пример учебного руководства, посмотрите на две вещи. Являются ли названия глав задачами или темами, и существует ли где-то слой справки. Большинство опубликованных примеров не проходят оба критерия — поэтому они полезны в основном как источник структуры разделов, а не как модели.

Учебное руководство, план обучения или пользовательское руководство?

Три документа, которые путают, и один из них — вообще другое.

Учебное руководство — это контент. То, что человеку нужно знать и уметь делать, с процедурами. Оно относится к роли и переживает любого конкретного человека.

План обучения — это расписание. Кто обучается чему, в каком порядке, к какому сроку и как это оценивается. Он отвечает на вопросы «когда» и «кому», а не «что». Если вы ищете шаблон бесплатного плана обучения, то это тот документ, который вам нужен, и шаблон плана обучения покрывает это.

Пользовательское руководство описывает продукт для людей, которые им пользуются, а шаблон пользовательского руководства Word будет организован по функциям продукта, а не по задачам работы. Если вы документируете ПО для клиентов, а не обучаете персонал, то руководство пользователя ПО покрывает это.

Самая распространенная ошибка — составлять план до того, как существует контент: тогда получается расписание для материала, который кто-то пишет ночью перед каждым занятием.

Варианты учебного руководства

Структура сохраняется, а акценты смещаются.

Учебное руководство для сотрудников. Общий случай. Бесплатный шаблон учебного руководства для сотрудников Word даст вам стандартные разделы, а то, что стоит добавить, — это цели, основанные на навыках, и извлеченный слой справки.

Учебное руководство для обучения сервису для клиентов. Больше внимания к суждениям и формулировкам, чем к процедурам: вариативность — в разговоре, а не в системе. учебное руководство по обслуживанию клиентов описывает это различие.

Учебное руководство по ПО или системе. Много скриншотов и быстрее всего устаревает. Здесь больше всего важен слой справки и меньше всего — слой объяснений: пользователи быстро учатся логике и забывают детали.

Производственное и операционное обучение. Соседствует с рабочими инструкциями и документацией по безопасности, а не заменяет их. Любое, что связано с безопасностью, должно быть в контролируемом документе с соответствующими предупреждениями, и шаблон рабочих инструкций покрывает это.

Руководства для франшизы и для нескольких площадок. Консистентность — это главная цель, а значит растет ценность слоя справки и всего, что убирает локальные трактовки.

Обучение требованиям соответствия и регулированию. Там, где завершение нужно подтверждать, вес имеют разделы оценки и ведения записей, а требования могут быть предписаны. Получайте консультацию о том, что требует ваш сектор, а не полагайтесь на общий шаблон.

Что бесплатный шаблон учебного руководства не может исправить

Руководство написано человеком, который не выполняет эту работу. Он создаст точное описание предполагаемого процесса и опустит все, что делает его сложным.

Цели записаны как темы. Понимание платежей — это не то, что кто-то может продемонстрировать. А вот разделенный платеж — да.

Нет слоя справки. Ни один бесплатный шаблон учебного руководства с бесплатной загрузкой не содержит его: шаблоны строятся вокруг обучающего документа, а обучающий документ — это та половина, которая уже работает.

Изображения, за которыми никто не следит. Каждый скриншот и фотография — это обязательство заново их воспроизводить, и именно здесь учебные руководства начинают быстрее всего деградировать.

Показывайте задачу, а не описывайте ее

Трехслойная структура имеет очевидный недостаток: чтобы сделать ее правильно, нужно больше работы, чем просто написать руководство с нуля, и дополнительная работа сосредоточена ровно в той части, которая больше всего помогает.

Слой объяснений — это текст, и он не требует дополнительных затрат. Слой процедуры нуждается в изображениях, а слой справки — в том, чтобы процедуры существовали сначала. Поэтому слои, которые обслуживают второго читателя, — это те, которые вырезают, когда в пятницу руководство нужно сдавать.

Trupeer AI меняет эту арифметику. Кто-то выполняет задачу один раз во время записи, а результат — это пошаговая письменная процедура со скриншотами, которые уже сняты, подписаны и размещены, рядом с видео — в вашем собственном фирменном стиле. Слой процедуры приходит готовым, а строка справки — это однострочное резюме того, что уже существует, а не то, что написано с нуля.

Запишите. Оформите в бренде. Переведите. Trupeer it.

Три вещи особенно важны для обучения. Видео обслуживает первого читателя, а письменная процедура — второго, из одной записи: это самый чистый из доступных ответов на проблему двух читателей. Повторная запись после изменения системы быстрее, чем повторное воспроизведение набора скриншотов — а именно это решает, остается ли руководство точным во втором году. И когда в команде есть люди, для которых первый язык — не язык рабочего места, та же запись дает то же руководство для каждого — а это важнее в секторах с высокой текучестью, чем почти где-либо еще.

Материал хранится в вашей базе знаний и одновременно служит обучающим материалом для каждого нового набора после первого. Консистентность между вашими документами — это вопрос один раз настроить бренд-кит, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатная версия шаблона учебного руководства в Word?

Word подходит для самого руководства, потому что это текст плюс процедуры: его проверяют, и его нужно обновлять по мере изменения систем. Бесплатный файл шаблона учебного руководства Word — правильный рабочий формат.

Два параметра избавляют от проблем в будущем. Используйте реальные стили заголовков, чтобы автоматически генерировалась страница содержания и был возможен указатель, и указывайте версию, владельца и дату последней проверки в подвале каждой страницы, а не только на обложке.

Есть ли бесплатная версия шаблона учебного руководства для сотрудников в Word?

Да, и бесплатная загрузка шаблона учебного руководства для сотрудников Word даст вам стандартные разделы: введение, цели, модули, процедуры, оценка.

Стоит добавить две вещи к любому из них. Перепишите цели так, чтобы они были тем, что человек может продемонстрировать, а не темами, которые он будет проходить. И добавьте раздел справки в конце, извлеченный из процедур, упорядоченный по вопросам, которые люди задают, а не по главам.

Есть ли бесплатный шаблон учебного руководства в PDF?

PDF — это версия для выпуска и печати. Экспортируйте бесплатный шаблон учебного руководства PDF один раз, когда контент будет готов: версия и дата должны быть видны на странице, а не только в имени файла.

Сохраняйте редактируемый исходник. Учебные руководства описывают системы и процедуры, которые меняются, и руководство, которое можно обновлять только заново пересобирая, незаметно перестанет быть правдивым, вместо того чтобы оставаться стабильным.

Есть ли связка шаблона учебного руководства Word PDF?

Большинство издателей предлагают оба варианта, и связка отражает то, как руководства действительно управляются. Связка шаблона учебного руководства Word PDF означает, что документ — это рабочая копия, а PDF — то, что выдается обучаемым.

Разделяйте их четко. Самый распространенный способ, как руководство становится неправильным без чьего-либо замечания, — когда люди работают со старым PDF, в то время как документ уже обновился.

Где найти пример учебного руководства в PDF?

Организации государственного сектора, поставщики услуг здравоохранения и некоторые франчайзинговые операторы публикуют реальные примеры, и PDF-пример учебного руководства из этих источников более информативен, чем коммерческий шаблон, потому что он был написан для людей, которым нужно было им пользоваться.

Читайте его по названиям глав и по тому, есть ли где-то справочный материал. Эти два признака подскажут, было ли руководство задумано только для первого читателя — а большинство из них именно такие.

Является ли файл шаблона пользовательского руководства Word тем же, что и учебное руководство?

Нет. Файл шаблона пользовательского руководства Word документирует продукт для людей, которые им пользуются, и организован по функциям. Учебное руководство документирует работу для людей, которые ее выполняют, и организовано по задачам.

Их путают, когда работа в основном связана с эксплуатацией одной системы — тогда два документа сильно пересекаются. Даже тогда различие сохраняется: пользовательское руководство говорит, что делает ПО, а учебное руководство говорит, что вы делаете в этой роли — включая многое, о чем ПО не знает.

Есть ли бесплатный шаблон руководства, который подходит для любого типа руководства?

Их много, и бесплатный шаблон руководства обычно достаточно универсален, чтобы покрывать учебные руководства, пользовательские руководства и инструкции — но при этом ни один из них не будет хорошо обслужен.

Универсальные шаблоны дают обложку, содержание, главы и указатель — это простая часть. Разница между типами руководств в том, что именно попадает в главы, а учебному руководству в частности нужны цели, основанные на навыках, раздел оценки и слой справки — и ни один универсальный шаблон не подскажет вам это.

Где найти бесплатный шаблон плана обучения?

Это другой документ. План обучения — это расписание того, кто обучается чему, в каком порядке и к какому сроку, с точками оценки. А руководство — это контент, который выдает этот план.

Сначала создайте руководство там, где можете. План, построенный вокруг контента, которого еще нет, обычно превращается в календарь занятий, который кто-то готовит ночью перед каждым из них.

Стоит ли использовать бесплатную загрузку шаблона учебного руководства?

Список разделов хорошо устоялся, и в каждой опубликованной версии он примерно одинаковый, поэтому бесплатная загрузка шаблона учебного руководства экономит вам максимум полдня.

Оцените любой из них по одному вопросу. Есть ли где-то место для слоя справки — то есть коротких ответов, упорядоченных по тому, что спрашивают люди, а не по главам? Ни у одного этого нет, и именно это — та часть учебного руководства, которая используется годами после завершения обучения.