Хороший план обучения — это то, что отделяет обучение, которое дает результат, от обучения, которое просто заполняет календарь. С Trupeer вы можете сэкономить часы на разработке обучения, начав с бесплатного шаблона плана обучения, настроив его с помощью бренд-гайдов и превратив план в обучение на основе видео, с которым команда действительно будет взаимодействовать.

Что такое бесплатный шаблон плана обучения?

Бесплатный шаблон плана обучения — это повторно используемая структура для планирования обучения: кто проходит обучение, чему именно, в каком порядке, к какому сроку и как вы поймете, что оно сработало.

Важно не содержание, а расписание. То, что людям нужно знать, размещается в учебном руководстве. Подходит ли обучение вообще как решение, определяется с помощью оценки потребностей в обучении. Этот документ — план по его внедрению.

Каждый опубликованный шаблон охватывает одни и те же поля, и это правильные поля. Тема, аудитория, метод, тренер, дата, длительность, оценка. Проблема планов обучения не в структуре.

Проблема — в порядке, и решение о порядке по умолчанию принимается почти в каждом плане.

Формат следует за применением. Бесплатная версия шаблона плана обучения в Excel подходит для самого расписания — это сетка «люди против тем против дат». Бесплатный шаблон плана обучения в Word подходит для повествования вокруг него: цели, подход, метод оценки. Бесплатный шаблон плана обучения в PowerPoint подходит для представления плана на согласование, а бесплатный шаблон плана обучения в PDF — это согласованная версия.

Планы обучения выстраиваются по логике первого применения

Посмотрите, как упорядочен любой план адаптации или ролевого обучения.

Он начнется с общего и перейдет к конкретному. Сначала обзор компании, затем системы, затем продукты, затем процессы, затем более сложные или редкие случаи. Сначала основы, затем наращивание. Так организуется образование: это кажется очевидно правильным, и каждый шаблон плана обучения неявно поощряет это, представляя темы как список, который нужно пройти.

Проблема в том, что порядок, в котором человеку нужно понять вещи, не совпадает с тем порядком, в котором он будет их делать.

Новичку обучают обработке жалоб на второй неделе, потому что логично, что это идет после базовых вещей. Первую реальную жалобу он получает на семидесятый день. Модуль по индикаторам мошенничества доставляют на третий день, потому что он регуляторный и его «загружают» заранее. Первый случай с реальными маркерами мошенничества приходит на четвертый месяц.

Между обучением и практикой стоит забывание, и забывание не происходит полезно и постепенно. Содержание, которое объяснили один раз, не отрабатывали и впервые применили через десять недель, в значительной степени исчезает. Не полностью — в этом и кроется обман: человек сохраняет достаточно, чтобы распознать тему, но недостаточно, чтобы выполнить ее, поэтому идет вперед с уверенностью и делает ошибку.

Это формирует паттерн, который большинство организаций видит в своих данных и никогда не строило. Ошибки по теме коррелируют с разрывом между тем, когда тему преподавали, и когда ее впервые применили, сильнее, чем с тем, насколько тема сложная, или насколько хорошо ее донесли.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Templates»

Перейдите в раздел «Templates» из главной навигации.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную раскладку и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите «Edit», чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Определять или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите «Save», чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Preview».

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости — так шаблон будет выглядеть ровно так, как вы хотите.

С шаблоном плана обучения вы можете:

• Экономить часы на планировании: пропускайте пустую страницу со структурой, которую используют специалисты L&D.

• Проектировать с намерением: встроенные разделы для целей обучения, аудитории и результатов гарантируют, что обучение будет осмысленным.

• Оставаться в фирменном стиле: применяйте свой логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.

• Масштабировать обучение: используйте один и тот же шаблон плана для каждого обучающего проекта.

• Измерять эффект: встроенные поля с метриками помогают отслеживать, действительно ли обучение работает.

• Достигать глобальных участников: переводите планы обучения и контент на 65+ языков в один клик.

Выстраивание по первому применению

Изменение заключается в том, чтобы добавить в план один столбец и позволить ему определять порядок.

Для каждой темы фиксируйте, когда обучающийся впервые выполнит ее по-настоящему. Не когда она появляется в учебной программе. Фактическая дата или типичное количество дней с момента начала.

Затем перестройте порядок. Все, что впервые выполняется на первой неделе, преподается на первой неделе. Все, что впервые выполняется в третьем месяце, преподается в третьем месяце, а не на четвертый день вместе со всем остальным.

Два правила делают это работающим.

Нельзя обучать больше чем примерно за две недели до первого применения, если нет конкретной причины. Это допустимое исключение для критически важного по безопасности контента и всего, что по закону требуется до того, как человек начнет работу. И это следует помечать как исключение, а не считать по умолчанию.

Если разрыв невозможно сократить, планируйте повторение, а не надейтесь. Некоторые вещи действительно нужно проходить заранее. В таких случаях план должен включать короткий повтор сразу перед первым применением — это намного дешевле, чем преподавать их правильно дважды.

Далее следуют три последствия, и все три обычно приветствуются.

Время в аудитории сокращается, потому что «загруженная» заранее программа несет контент, который никто пока не может использовать. В теории общий разгон становится длиннее, а на практике — короче. И новички сообщают, что чувствуют себя менее перегруженными, что проявляется в раннем оттоке.

Что должен содержать шаблон плана обучения

Девять компонентов. Третий — это тот, который меняет план.

Строка с временем обучающегося — вторая по частоте отсутствующая. Планы тщательно планируют доступность тренера и предполагают, что время обучающегося свободно, хотя это не так. В результате обучение откладывается из-за операционного давления, пока разрыв между обучением и практикой не увеличится еще больше.

Бесплатный шаблон плана обучения: структура, которую нужно копировать

Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. План обучает новых специалистов по обработке заявлений в страховой компании.

Скопируйте отсюда.

Для кого этот план. Новые специалисты по обработке заявлений без предыдущего опыта в страховании, набираемые в когорты примерно по восемь человек.

Цели по компетенциям. Записаны как то, что человека можно наблюдать за выполнением.

Возьмите новое моторное заявление до точки валидации. Закройте простое заявление в пределах полномочий. Определите, когда заявление превышает полномочия, и корректно эскалируйте. Распознавайте индикаторы мошенничества и инициируйте направление. Обрабатывайте жалобу по стандарту первого ответа. Объясните клиенту отклоненное заявление.

Последовательность, упорядоченная по первому применению.

Регуляторный контент, который требуется до обработки любого контакта с клиентом, доставляется в первый день независимо от первого применения и помечается как исключение с запланированным повторным визитом на шестой неделе.

Требуемое время обучающегося. Двенадцать дней формального обучения в течение четырнадцати недель плюс четыре часа в неделю практики с коучем со второй недели. Линейный руководитель подтвердил, что эти четыре часа защищены, и без согласования их не будут освобождать для операционного покрытия.

Тренер или владелец. Первая и вторая недели проводятся командой обучения. Все, что с третьей недели, проводит руководитель команды с материалами команды обучения. Руководитель команды несет ответственность за то, что это происходит.

Точка проверки. Показатели ошибок по темам проверяются через шесть месяцев для каждой когорты — с акцентом на сравнение тем, которые преподавали близко к первому применению, с теми, которые преподавали заранее.

Скопируйте сюда.

Пример плана обучения: преподавалось на первой неделе, впервые применено на девяностый день

Arncliffe Mutual — региональная страховая компания примерно на семьсот сотрудников, нанимающая около девяноста специалистов по обработке заявлений в год.

Ее адаптация представляла собой четырехнедельную программу обучения в аудитории, охватывающую все, что нужно было специалисту: системы, продукты, регулирование, типы заявлений, жалобы, мошенничество, полная потеря. Перед тем как кто-либо начал самостоятельно работать с живыми заявлениями, было проведено двадцать дней формального обучения. Программа была хорошо спроектирована, хорошо проведена и высоко оценивалась в формах обратной связи.

Через шесть месяцев аудит ошибок выявил паттерн, которого никто не ожидал.

Обработка жалоб, преподавалась на второй неделе, впервые выполнялась в среднем на семидесятый день. Показатель ошибок относительно стандартов первого ответа: тридцать четыре процента.

Направление по мошенничеству, преподавалось на третий день, потому что это регуляторное требование и его заранее «загружают», впервые действительно понадобилось в среднем на девяносто четвертый день. Сорок один процент случаев с четкими индикаторами были пропущены.

Валидация стандартного моторного заявления, преподавалась на четвертой неделе, впервые выполнялась на двадцать шестой день. Показатель ошибок: восемь процентов.

Проблема не в сложности и не в качестве проведения. Те же тренеры, те же материалы, те же когорты. Это был разрыв между тем, когда обучали, и тем, когда делали.

Мошенничество, преподавали раньше всего, выполняли позже всего — худшие результаты. Моторная валидация, преподавали последней, выполняли раньше всего — лучшие результаты.

Перестройка последовательности не добавила контент. Первая неделя была сокращена до того, что человек использует в первые две недели: навигация по системе и прием заявления. Жалобы перенесли на полдня на шестой неделе — когда специалисты уже начали их получать. Мошенничество перенесли на десятую неделю. Полную потерю — на четырнадцатую.

Формальное время в аудитории сократилось с двадцати дней до двенадцати: восемь дней перераспределили между вторым и четвертым месяцами. Разгон на бумаге стал длиннее, а обучение — короче.

Через двенадцать месяцев доля ошибок по жалобам снизилась с тридцати четырех процентов до одиннадцати. Пропуски по мошенничеству — с сорока одного процента до пятнадцати. Время до полной продуктивности сократилось примерно с пяти месяцев до трех с половиной.

Неожиданный результат — отток. Уходящие в первые шесть месяцев снизились с двадцати двух процентов до четырнадцати. Разговоры при выходе стабильно упоминали ощущение перегруженности в первый месяц — именно это дают двадцать дней контента о работе, которую вы еще не делали.

Ничего в обучении не улучшилось. Изменился порядок.

Как создать план обучения за шесть шагов

1. Сначала подтвердите, что обучение — это правильный ответ. План, построенный на оценке потребностей, которая никогда не проверяла свое предположение, запланирует обучение для проблемы, которую обучение не может исправить.

2. Пишите цели по компетенциям, а не темы. Это должно быть то, что вы можете наблюдать, как человек делает. «Понимание жалоб» нельзя оценить; «обрабатывать жалобу по стандарту первого ответа» — можно.

3. Для каждой цели выясните, когда ее впервые выполняют по-настоящему. Спросите руководителей команд или посмотрите данные по кейсам с учетом стажа. Это шаг, который никто не делает, и он занимает полдня.

4. Упорядочьте план по этой дате, указав список исключений для всего, что по закону или по безопасности требуется раньше.

5. Запланируйте время обучающегося и защитите его. Не тренера. В письменном виде — с линейным руководителем.

6. Установите проверку, которая оценивает результат по темам, чтобы вы узнали, был ли правильным порядок, а не то, понравилось ли обучение.

Шаг третий — это все вмешательство, и он почти ничего не стоит. Информация существует внутри вашей организации и обычно хранится неформально у руководителей, которых никогда не просили ее предоставить.

Типы планов обучения

Структура сохраняется, а вопрос последовательности применим ко всем.

План адаптации или вводного обучения. Там, где проблема первого применения наиболее острая, потому что все преподается сразу и используется в течение месяцев. Самые большие выгоды от перестройки последовательности — здесь.

План, специфичный для роли. Для человека, который переходит в определенную роль. Даты первого применения обычно можно определить достаточно точно, поэтому это самый простой тип для качественной последовательности.

План обучения по требованиям соответствия. Дедлайны задаются извне, а завершение должно быть подтверждено доказательствами, поэтому план частично является записью. Обратите внимание: если контент по закону требуется до того, как человек выполняет роль, то последовательность по первому применению не применяется, а запланированное повторение до фактического использования — это обходной путь.

План перекрестного обучения. Обучение людей второй роли для подстраховки. Дата первого применения по определению непредсказуема, поэтому это тот тип, где материалы «по требованию» важнее всего.

Ежегодный план или план развития команды. Более длинный горизонт, более крупная «зернистость» и ближе к плану для группы, чем для отдельного человека. матрица обучения сотрудников охватывает представление покрытия по всей команде.

Индивидуальный план развития. Для роста одного человека, а не для компетентности в его роли, и он определяется пробелами, а не стандартной учебной программой. индивидуальный план обучения охватывает это.

Развитие лидерства и менеджмента. Длинный горизонт, и проблема первого применения реальна, но сложнее поддается датированию, поскольку ситуации, на которые готовят, возникают непредсказуемо.

План обучения, оценка потребностей или учебное руководство?

Три документа по порядку, и создание их не по очереди — самая частая ошибка в этой области.

Сначала оценка потребностей в обучении определяет, есть ли разрыв и является ли обучение правильным решением. Она идет первой, а страница training needs assessment объясняет, почему большинство все равно приходит к выводу, что нужно обучение.

Затем план обучения планирует проведение. Кто, что, когда, как оценивается. Эта страница.

А учебное руководство — это само содержание, и страница учебного руководства описывает его.

Организации часто сначала собирают план, потому что план можно подготовить за утро и он выглядит как прогресс. Далее идет календарь сессий, для которых кто-то пишет материалы накануне вечером — так контент оказывается организован вокруг удобства тренера, а не вокруг использования обучающимся.

Как измерить, сработало ли это

Четыре показателя, и завершение — не один из них.

Процент завершения. Достигает 95% в двух когортах и не говорит ничего о компетенциях. Отслеживайте это для доказательств соответствия и не рассматривайте как результат.

Процент успешной сдачи оценки на момент проведения. Полезно, но измеряет краткосрочное удержание, а не результативность. Высокие проценты сдачи при плохой результативности через шесть месяцев — это ровно тот паттерн, который решает последовательность по первому применению.

Показатели ошибок или качества по темам, по стажу. Это показатель, который действительно важен, и он показывает проблемы последовательности. Arncliffe нашла здесь весь ответ.

Время до полной продуктивности. Лучшее единое число для плана обучения, потому что оно отражает все, ради чего план создается. Определите это один раз и больше не меняйте определение.

Разбейте третий показатель по темам, а не сообщайте общий процент ошибок. Среднее скрывает ровно тот паттерн, который вы ищете: некоторые темы намного хуже других по причинам, не связанным с тем, как их преподавали.

Что бесплатный шаблон плана обучения не может исправить

Обучение проблеме, которая не является проблемой обучения. Оценка идет первой по причине.

Время обучающегося, которого не существует. План, требующий четыре часа в неделю от человека, у которого нет этих четырех часов, сорвется, а срыв увеличит разрыв между обучением и практикой.

Контент, который еще не написан. Ни один бесплатный шаблон плана обучения для скачивания не предоставляет материал, и план для контента, которого пока нет, превращается в расписание, за которым кто-то гонится.

Вынужденная «заготовка» контента извне. Если регулятор, клиент или страховая компания требует, чтобы все было покрыто до того, как человек начнет работу, последовательность по первому применению недоступна. Планируйте повторение вместо этого и четко обозначьте, что требование — это требование соответствия, а не обучения.

Доставляйте в момент использования

Последовательность по первому применению имеет очевидную проблему — и именно поэтому большинство организаций «загружают» контент заранее в первую очередь.

Доставлять для каждой когорты сессию на полдня на шестой, десятой и четырнадцатой неделе — это больше похоже на планирование, чем на то, чтобы заранее провести двадцать дней. При девяноста наймах в год в «плавающих» когортах календарь тренера становится ограничением, и честный ответ обычно — сдаться и преподавать все в начале.

Выход в том, что большая часть того, что «загружают» заранее, вообще не требует сессии. Ей нужно быть доступной в момент, когда человек впервые с ней сталкивается.

Trupeer AI делает это практичным. Кто-то выполняет задачу один раз во время записи, а результат — это письменный пошаговый разбор с уже сделанными и размещенными скриншотами, а также видео, в вашем фирменном стиле. Специалист, получивший свою первую жалобу на семидесятый день, открывает разбор по жалобам — он длится четыре минуты и появляется ровно тогда, когда он нужен.

Запишите. Оформите в бренде. Переведите. Сделайте Trupeer.

Три последствия следуют для планов обучения именно в этом случае. Доставка «точно вовремя» работает только если материал существует по требованию, а производство материалов по требованию для сорока задач вручную — причина, почему это обычно не делается. Перекрестное обучение становится возможным, потому что дата первого применения непредсказуема и материал по требованию не требует даты. И та же запись подходит для каждой когорты, поэтому стоимость хорошо выстроенного плана перестает масштабироваться вместе с количеством приемов.

Материал находится в вашем knowledge base и одновременно служит обучением для действующих сотрудников, которые забыли что-то, что делают дважды в год. Согласованность между документами — это вопрос один раз настроить бренд-набор, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатная версия шаблона плана обучения в Excel?

Excel — естественный формат, потому что план обучения — это сетка «люди против тем против дат». Бесплатный файл шаблона плана обучения в Excel позволяет сортировать по дате, фильтровать по когорте и видеть, кто отстает.

Добавьте один столбец, которого нет ни в одном опубликованном шаблоне: когда обучающийся впервые выполнит каждую тему по-настоящему. Сортировка плана по этому столбцу вместо порядка учебной программы — это единственное изменение, которое сильнее всего улучшает то, что люди удерживают.

Есть ли версия шаблона плана обучения в Excel для отслеживания всей команды?

Да, и это немного другой документ, чем план для одной когорты. Если использовать файл шаблона плана обучения в Excel по всей команде, он превращается в матрицу покрытия: кто прошел обучение по чему, когда и когда это истекает.

Держите их отдельно. Матрица отвечает на вопрос, кто что может делать сегодня. План отвечает на вопрос, что будет дальше и в каком порядке. Если объединить их, получится слишком плотная сетка, чтобы по ней можно было планировать.

Есть ли бесплатная версия шаблона плана обучения в Word?

Word подходит для «половины повествования»: цели, подход, метод оценки и обоснование последовательности. Бесплатный файл шаблона плана обучения в Word хорошо работает для версии, которую нужно согласовать.

Оставьте само расписание в таблице и ссылайтесь на него. План с датами в таблице Word перестает обновляться примерно через три недели, а устаревший план хуже, чем отсутствие плана, потому что люди работают по нему.

Есть ли бесплатная версия шаблона плана обучения в Word (документ)?

Да, и бесплатный файл шаблона плана обучения в Word (doc) — это то же самое, только в более старом расширении.

Более важный выбор — записывает ли документ, почему темы расположены именно в таком порядке. План с указанным обоснованием последовательности можно оспорить и улучшить. План без объяснения порядка будет унаследован без изменений на годы.

Есть ли бесплатная загрузка шаблона плана обучения в Word?

Она широко доступна, и почти все варианты представляют темы как список, который нужно пройти в заданном порядке. Бесплатная загрузка шаблона плана обучения в Word даст вам этот список и стандартные поля.

Добавить стоит столбец первого применения, а также короткий список исключений для всего, что нужно доставить заранее по юридическим или требованиям безопасности. Эти два изменения занимают десять минут и являются разницей между учебной программой и планом.

Есть ли бесплатная версия шаблона плана обучения в PowerPoint?

Слайды подходят для представления плана на согласование, особенно когда вам нужно, чтобы руководитель согласился защитить время обучающегося. Бесплатная презентация шаблона плана обучения в PowerPoint хорошо подходит для последовательности, объема времени и подхода к оценке.

Не запускайте план из нее. Даты меняются, когорты сдвигаются, и колода, которая «отъехала» от фактического расписания, — это версия, которую люди запоминают.

Есть ли бесплатный шаблон плана обучения в PDF?

PDF подходит для согласованной и распространенной версии, особенно когда план поддерживает требование соответствия или заявку на финансирование. Экспортируйте бесплатный шаблон плана обучения в PDF один раз после согласования — с датой и точкой проверки на нем.

Сохраните редактируемый исходник. Планы обучения меняются по мере того, как когорты перемещаются, и когда даты первого применения оказываются другими, чем оценивали руководители.

Стоит ли использовать бесплатную загрузку шаблона плана обучения?

Поля остаются стабильными годами, и каждая опубликованная версия предлагает примерно те же самые, поэтому бесплатная загрузка шаблона плана обучения экономит вам максимум полдня.

Оценивайте любой из них по одному вопросу. Есть ли где-то возможность записать, когда обучающийся впервые сделает то, чему его обучают? Ни у одного этого нет, и именно поэтому так много планов выдают все на первой неделе и теряют большую часть.