Отличное руководство пользователя для ПО превращает растерянных пользователей в уверенных. С Trupeer вы можете сэкономить часы на написании документации по программному обеспечению, начав с бесплатного шаблона руководства пользователя, настроив его с помощью ваших бренд-гайдлайнов и используя наш AI-создатель руководств, чтобы превратить продуктовые walkthrough’и в аккуратные видеоруководства.

Что такое бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО?

Бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО — это повторно используемая структура для полного документa с версиями, в котором описано, как пользоваться программным обеспечением. Такой документ создаётся как результат, а не как «живой» сайт.

Именно это различие объясняет, почему этот документ всё ещё существует в мире справочных сайтов. Руководства создаются тогда, когда документация должна быть полной, неизменной и самодостаточной: ПО, поставляемое on premise, продукты, продаваемые в регулируемых средах, системы, работающие в сетях без внешнего доступа, и договоры, где руководство указано как именованный результат.

Если ваше ПО — размещаемый продукт и пользователи находят документацию через поисковую систему или ссылку в продукте, вам нужен справочный сайт, а не руководство. Страница software user guide описывает, как это должно быть структурировано.

Шаблон — это не руководство. Списки разделов для руководств широко публикуются и в основном взаимозаменяемы. То, насколько руководство работает на практике, определяется тем, как оно решает проблему ниже — с которой справочные сайты никогда не сталкиваются, и которую почти ни один шаблон не учитывает.

Формат следует за поставкой. Файл Word бесплатного шаблона руководства пользователя для ПО — это место, где всё это пишется и проходит проверку. PDF бесплатного шаблона руководства пользователя для ПО — это то, что отправляется пользователям, потому что руководство — это фиксированная запись, а PDF — единственный распространённый формат, который ведёт себя как таковая. Макет PPT бесплатного шаблона руководства пользователя для ПО подходит для обучения, основанного на руководстве, а Excel-файл — для перечня контента, который стоит за документом, а не для самого документа.

Руководство — это снимок, а справочный сайт — поток

У справочного сайта есть одна версия: актуальная. Когда ПО меняется, меняется и страница, и каждый читатель видит новую. Старые версии не сохраняются, потому что существует только одна копия.

Руководство ведёт себя наоборот. Вы его создаёте, отправляете, и с этого момента копии существуют независимо от вас. Они лежат на файловых серверах клиентов, в распечатанных папках, прикреплены к старым письмам и внутри закупочных записей. Их нельзя обновить, и часто вы не можете точно сказать, у кого какая копия.

Тем временем ПО продолжает развиваться. Через пару лет ваша клиентская база распределяется по множеству релизов, все читают документы, созданные в разные моменты, и нет надёжного способа понять, какой документ сейчас держит конкретный читатель.

Это ключевая проблема программного руководства, и она полностью отсутствует на справочном сайте. Все решения по дизайну ниже следуют из неё.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел Templates

Перейдите в раздел Templates из главной навигации.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полный макет и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите Edit, чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесёте все необходимые изменения, нажмите Save, чтобы сохранить обновлённый шаблон как ваш собственный.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте Preview.

На экране предпросмотра при необходимости вы можете продолжить вносить правки напрямую, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вам нужно.

С шаблоном руководства пользователя для ПО вы можете:

• Экономить часы на написании: пропускайте пустую страницу — структура уже создана для документации по ПО.

• Снижать количество обращений в поддержку: понятные руководства помогают пользователям решать вопросы самостоятельно — и обращений становится значительно меньше.

• Оставаться в рамках бренда: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.

• Повышать вовлечённость: пользователи, которые понимают, как работает ваше ПО, используют его активнее — и остаются дольше.

• Добавлять видеопошаговые инструкции: встраивайте видео для шагов, которые сложно объяснить текстом.

• Достигать глобальной аудитории: переводите руководства пользователя на 65+ языков одним кликом.

Проблема версий и что с ней делать

Повторяются три сбоя — и все три можно дёшево предотвратить ещё на этапе написания.

Читатель не знает, какую версию описывает его руководство. Почти каждое руководство указывает версию на обложке и больше нигде. Читатель, который открывает PDF и ищет внутри, как обычно и делают, попадает на страницу девяносто четыре и никогда не видит обложку. Укажите версию ПО в подвале каждой страницы. Это стоит одного поля в шаблоне и убирает самую распространённую форму этой проблемы.

Читатель не знает, какую версию он использует. Скажите, как это проверить, в первых страницах, одной строкой. Большинство руководств предполагают, что читатель знает — и многие пользователи действительно не знают.

В руководстве не указано, когда появилась функция. Пользователь на более старом релизе следует инструкции для того, чего ещё нет, делает вывод, что ПО сломано, и обращается в поддержку. Отмечайте функции версией, в которой они появились, и отмечайте всё, чьё поведение изменилось, версией, в которой это изменение произошло. Это больше работы, чем два предыдущих пункта, но это предотвращает дорогие сбои.

Добавьте ещё одну вещь — не про читателя, а про вас. Держите в доступе на вашем сайте поддержки каждую опубликованную версию руководства, а не только последнюю. Клиент на старом релизе нуждается в руководстве именно для своего релиза, и размещение только актуальной версии гарантирует, что он будет использовать неправильный документ.

Что должно содержать руководство пользователя для ПО

Десять компонентов. Первые два и последние два — это то, что отличает руководство от справочного сайта.

Требование полноты стоит сформулировать явно. Руководство не может ссылаться на «живой» контент для всего, что действительно нужно читателю, потому что его могут читать в среде без сетевого доступа или после того, как страница по ссылке переместилась. Всё необходимое находится внутри документа.

Бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО: структура, которую стоит скопировать

Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. ПО — это лабораторная информационная система, поставляемая on premise.

Скопируйте отсюда.

Обложка. Название продукта. Версия ПО 11.2. Редакция руководства C. Опубликовано 14 марта. Применимо только к версиям 11.0–11.2.

Подвал страницы, на каждой странице. Название продукта, версия ПО 11.2, редакция C, номер страницы. Это самая полезная строка в документе.

Как проверить вашу версию. Выберите Help, затем About. Версия отображается как число, например 11.2.4. Если первые две цифры не 11.2, это руководство не описывает вашу систему, а правильное руководство для вашей версии находится на сайте поддержки в разделе Documentation Archive.

Что изменилось в редакции C. Архивирование стало обратимым в версии 11.0. В более ранних версиях архивирование является постоянным и не может быть отменено внутри приложения. См. главу девять. Переименование образцов с повторной маркировкой получило второй этап подтверждения в 10.4.

Целевая аудитория. Сотрудники лаборатории, выполняющие рутинную обработку проб и отчётность. Предполагается, что вам выдали пользовательскую учётную запись и вы прошли локальный инструктаж. Не рассматривается администрирование системы — оно описано в руководстве администратора.

Начало работы. Вход в систему, главная страница и завершение регистрации одной пробы end to end.

Разделы по задачам. Организовано по тому, что делают люди. Регистрация проб. Запись результатов. Подготовка отчётов. Поиск исторических записей. Архивирование. На каждой странице задачи указано, что предполагается, и в подвале — применимость по версии.

Маркеры доступности функций. Используются по всему документу в формате: Доступно с версии 10.4. Поведение изменилось в версии 11.0. Эти строки появляются рядом с соответствующей инструкцией, а не в приложении.

Справка. Определения полей, коды статусов, сообщения об ошибках с пояснениями, сочетания клавиш.

Устранение неполадок. Двенадцать записей из очереди поддержки: каждая включает симптом, вероятную причину и решение.

Указатель. Реальный, охватывающий термины, которые используют пользователи, а также термины, которые использует интерфейс. Поэтому читатель, который ищет «возврат», находит страницу с кредит-нотой.

Поддержка. Телефон, портал, часы работы и какую информацию нужно подготовить. Добавлено потому, что у пользователя, который читает этот документ, может не быть другого маршрута.

Скопируйте отсюда.

Пример руководства пользователя для ПО: шестьдесят один процент на другой версии

Denholm Clinical Systems — компания примерно из ста двадцати человек — поставляет лабораторную информационную систему для больниц и частных лабораторий. ПО устанавливается на площадках клиентов, а клиенты обновляют его по собственным графикам.

Руководство занимало двести сорок страниц, было подготовлено как PDF и выдавалось с каждым релизом. Оно было хорошо написано и полным.

На сайте поддержки размещалось одно руководство: последнее.

Шестьдесят один процент установленной базы работал на версии старше той, которую описывало текущее руководство. Несколько сайтов отставали на две основные версии — это не удивительно для этой отрасли, где обновления требуют валидации.

Лаборатории, работающей на версии 8.4, нужно было архивировать четырнадцать месяцев исторических записей. Они открыли текущее руководство, редакцию для версии 11.2, и прочитали главу про архивирование. Там было сказано, что архивированные записи можно восстановить во вкладке Archive в любой момент.

Это было верно начиная с версии 11.0. На 8.4 архивирование было постоянным.

Они заархивировали четырнадцать месяцев записей. Восстановления не было. Для восстановления требовалось выполнить восстановление из резервной копии, что заняло три дня простоя лаборатории и инженера поставщика на месте, и стоило около сорока шести тысяч фунтов стерлингов — между работами по восстановлению и нарушением работы. Затем последовала официальная жалоба, и она была обоснована.

Ничего в руководстве не было неточным. Каждое утверждение в нём было верным для версии 11.2. На обложке было указано 11.2. Читатель искал по PDF, попал на страницу сто сорок одну и прочитал корректную инструкцию для ПО, которое он не использовал.

После этого произошло три изменения — и ни одно не было дорогим.

Версия появилась в подвале каждой страницы. Одна строка с инструкцией, как проверить собственную версию, была размещена ближе к началу. Функции и сценарии получили маркеры доступности, поэтому теперь глава про архивирование говорит, что восстановление доступно с версии 11.0, а на более ранних релизах архивирование является постоянным.

Четвёртое изменение — размещение. Каждая опубликованная редакция руководства появилась на сайте поддержки в разделе документационного архива, поэтому клиент на 8.4 мог найти руководство для 8.4.

Обращения в поддержку, связанные с путаницей версий, снизились примерно с двадцати трёх в месяц до четырёх.

Читатель не сделал ничего неправильного. Он использовал единственное руководство, которое поставщик сделал доступным.

Как написать руководство пользователя для ПО за шесть шагов

1. Решите, действительно ли вам нужно руководство. Если у ваших пользователей есть доступ к сети и они находят документацию через поиск, справочный сайт подойдёт лучше. Руководства нужны для поставляемых, фиксированных, полных документов.

2. Сначала исправьте схему версий. Какие версии ПО описывает это руководство и какая у него собственная нумерация редакций. Оба пункта должны быть в подвале.

3. Структурируйте по задачам, а не по меню. Структура меню продукта описывает то, как он был собран. Пользователи приходят с задачей, которую они пытаются выполнить.

4. Отмечайте доступность по мере написания. Указать, что функция появилась в конкретной версии, легко во время написания и почти невозможно восстановить позже.

5. Возьмите устранение неполадок из очереди поддержки. Ваши самые частые обращения — это глава, которая уже расставлена по приоритетам.

6. Соберите реальный указатель. Включайте слова, которые говорят пользователи, а не только те, что использует интерфейс. В поставляемом документе указатель — это функция поиска.

Четвёртый шаг — тот, который обычно откладывают, и тот, который предотвращает сбои, из-за которых тратятся деньги.

Когда вам нужно руководство, а не справочный сайт

Пять ситуаций, когда руководство — правильный ответ, а во всех остальных случаях обычно выигрывает справочный сайт.

ПО поставляется on premise и обновляется по графику клиента. Ваши пользователи распределены по версиям, и всех нельзя обслужить одной актуальной страницей.

Среды без внешнего сетевого доступа. Защищённые объекты, промышленные системы управления, медицинские устройства, оборона. Документация должна быть доступна локально и быть полной.

Регулируемые продукты. Когда документация является частью того, что оценивалось или сертифицировалось, она должна быть фиксированной, версионированной и доступной для получения. Валидационные среды часто требуют руководство именно для валидационной версии. Любое руководство, входящее в состав регуляторной заявки или сертифицированного продукта, должно быть проверено квалифицированным специалистом по применимому стандарту, и ничто на этой странице не заменяет такую проверку.

Договорные результаты. Если руководство — это именованный пункт в договоре или в графике закупок, требования договора определяют формат и содержание.

Продукты, где у пользователя нет маршрута поддержки. Физическая дистрибуция, разовые продажи, оборудование с долгим сроком службы. Руководство — это всё, что у них когда-либо будет.

Лучший бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО для любой из этих ситуаций — тот, который переживёт переиздание четыре раза в год. Если ни одна из этих ситуаций не подходит, честный ответ в том, что вы создаёте руководство по привычке, и справочный сайт лучше обслужит ваших пользователей и будет стоить меньше в поддержке.

Руководство пользователя для ПО, user guide или instruction manual?

Три термина с пересекающимся использованием, и различия, которые стоит знать при выборе структуры.

A software user manual — это полное, версионированное и поставляемое руководство. Оно предполагает, что у читателя может не быть других ресурсов и нет способа задать вопрос.

A software user guide — это тот же контент в онлайн-традиции с непрерывными обновлениями: он открывается из поиска и поддерживается постранично. Применяются другие правила структуры — они описаны на странице software user guide.

An instruction manual обычно идёт вместе с физическим оборудованием, где применяются материалы по безопасности, размещение предупреждений и предусмотренные законом обязательства, которые не несёт документация по ПО. Страница instruction manual описывает эту традицию.

На практике команды часто нуждаются и в руководстве, и в справочном сайте: руководство генерируется из того же исходного контента на релизе. Это и есть тот вариант, к которому стоит стремиться, потому что поддержка двух независимых наборов документации приводит к двум наборам, которые расходятся.

Что бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО не может исправить

Одно руководство для многих версий. Никакая структура не решает это. Только публикация руководства для каждой версии и сохранение архива.

Руководство, которое никто не может найти. Размещение только последней редакции гарантирует, что клиенты на старых версиях прочитают неправильный документ.

Скриншоты из предыдущего релиза. Каждое изображение в руководстве привязано к версии — это аргумент в пользу того, чтобы их отмечать, и в пользу подхода ниже.

Информация о версиях, которую шаблон никогда не запрашивал. Ни бесплатная загрузка шаблона руководства пользователя для ПО, ни бесплатная загрузка шаблона руководства пользователя не содержат поля применимости по версии, потому что шаблоны руководств были разработаны для продуктов, которые не меняются.

Документ, собранный из справочного сайта без адаптации. Онлайн-страницы предполагают, что ссылки работают и контент актуален. При экспорте в фиксированный документ оба предположения рушатся, и результат читается как сайт, распечатанный на бумаге — потому что это так и есть.

Показывайте ПО, а не описывайте его

Руководства несут более тяжёлую визуальную нагрузку, чем любой другой формат документации — по причине, связанной именно с тем, как они поставляются.

Страница справки может ссылаться на видео. Руководство часто не может, потому что его могут читать офлайн, в защищённой среде или спустя годы после того, как ссылка перестала работать. Поэтому всё, что нужно читателю, должно быть внутри документа: это означает изображения вместо ссылок, и двухсотстраничное руководство может содержать несколько сотен таких изображений.

Затем проблема версий умножает это. Каждое изображение привязано к релизу, на котором оно было снято: новая крупная версия означает, что набор нужно переснимать. Поэтому руководства так часто выходят с изображениями двух релизов «позади» — и поэтому читатели перестают им доверять.

Trupeer AI меняет математику. Кто-то выполняет задачу один раз — на версии, которая документируется, — во время записи, а результат представляет собой пошаговое письменное walkthrough’и с уже снятыми изображениями, аннотациями и размещением, рядом с видео, в вашем собственном брендинге. Подготовка набора изображений для нового релиза означает пересъёмку, а не повторную запись нескольких сотен экранов.

Запишите это. Оформите в бренде. Переведите. Trupeer’ьте.

Есть ещё два момента, которые особенно важны для руководств. Версия видео может сопровождать руководство на сайте поддержки для клиентов, у которых есть сетевой доступ — поэтому один и тот же процесс производства подходит для обоих маршрутов поставки без удвоения работы. А когда продукт поставляется на международном уровне, одна и та же запись создаёт одинаковый контент руководства на каждом языке — и это здесь важнее, чем для справочного сайта, потому что поставленное руководство на неправильном языке нельзя тихо исправить позже.

Материалы находятся в вашем knowledge base и одновременно служат обучением для сотрудников поддержки и команд внедрения. Операционные процедуры для тех, кто запускает ПО, должны быть в runbook. Единообразие во всех ваших документах — это вопрос один раз настроить бренд-набор, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО в формате Word?

Word — это то, где пишут, проверяют и редактируют руководства, и он умеет то, что нужно руководствам: реальное содержание, указатель, перекрёстные ссылки, нумерацию страниц и подвал.

Подвал — это настройка, которую стоит сделать правильно. Укажите версию ПО и редакцию руководства в подвале ещё до того, как начнёте писать, чтобы каждая страница содержала их. Бесплатный файл Word шаблона руководства пользователя для ПО без информации о версии в подвале создаст проблему, описанную на этой странице.

Есть ли шаблон руководства пользователя в Word для общего использования?

Да, и шаблоны общего назначения широко доступны. Шаблон руководства пользователя в Word обычно даёт вам обложку, содержание, главы, раздел по устранению неполадок и указатель — это разумный «скелет».

Для ПО нужны два дополнительных элемента. Применимость по версии в подвале страницы и способ отметить, когда появилась функция. Ни того, ни другого нет в общих шаблонах, потому что ни один из этих пунктов не важен для документа, описывающего то, что не меняется.

Есть ли бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО в формате PDF?

PDF — это то, что поставляется. Напишите в документе, затем экспортируйте бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО в PDF для поставки, чтобы версия и редакция были видны на каждой странице, а не только на обложке.

Два производственных нюанса. Создавайте реальные закладки из заголовков, потому что так читатели ориентируются в длинных PDF. И убедитесь, что текст можно искать, а не это изображение — такое иногда случается, когда руководства собирают из дизайнерских инструментов.

Где можно скачать бесплатный шаблон руководства пользователя?

Он широко доступен, включая на сайтах организаций по стандартам и в публичных агентствах, чьи версии обычно лучше структурированы, чем коммерческие шаблонные сайты, потому что их писали для использования.

С какого бы бесплатного шаблона руководства пользователя вы ни начали, первое изменение — подвал. Второе — добавление короткого раздела ближе к началу, где объясняется читателю, как проверить, какую версию ПО он использует. Почти ни один шаблон этого не включает, а это предотвращает самый распространённый тип обращений в поддержку, связанных с руководствами.

Есть ли бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО в формате PPT?

Слайды подходят для обучения, построенного на основе руководства, а не для самого руководства. Колода PPT бесплатного шаблона руководства пользователя для ПО подходит для сессии онбординга или дня обучения клиентов.

Это не замена документу. Руководство существует, чтобы быть полным и доступным для поиска человеку, у которого нет других ресурсов, а слайд-колода — нет.

Есть ли бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО в формате Excel?

Excel подходит для перечня данных, стоящих за руководством, а не для самого руководства. Бесплатный файл Excel шаблона руководства пользователя для ПО хорошо работает как реестр контента: одна строка на раздел, с владельцем, версией, относительно которой он был в последний раз проверен, актуальны ли его изображения и для каких версий продукта он применяется.

Именно этот реестр делает обновление релиза управляемым. Без него обновление двухсотстраничного руководства для новой версии означает перечитывать всё заново.

Есть ли бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО, который стоит использовать?

Список разделов занимает полчаса на сборку, и большинство опубликованных шаблонов почти идентичны, поэтому бесплатная загрузка шаблона руководства пользователя для ПО не экономит много.

Оцените любой из них по одному вопросу. Есть ли в нём место для применимости по версии на странице, а не только на обложке? По сути, нет, потому что большинство шаблонов руководств были разработаны для продуктов, которые не меняются, а ПО — меняется.

Какой лучший бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО?

Лучший бесплатный шаблон руководства пользователя для ПО — это тот, в который вы можете добавить подвал с версией и поддерживать его актуальность между релизами. На практике это означает простой документ, а не дизайнерский.

Сильно оформленные шаблоны выглядят лучше, но их гораздо сложнее обновлять, а руководство, которое трудно обновлять, — это руководство, которое поставляется с описанием предыдущего релиза. Для документа, который переиздают несколько раз в год, поддерживаемость важнее внешнего вида.