Хорошее руководство по инструкции помогает клиентам перейти от нового покупателя к уверенному пользователю. С Trupeer вы можете сэкономить часы на написании руководств, начав с бесплатного шаблона руководства по инструкции, настроив его с помощью бренд-гайдов и используя наш AI-создатель руководств, чтобы превратить демонстрации продукта в аккуратные видеоинструкции.

Руководство по инструкции — это не документация в обычном смысле. Оно идет вместе с продуктом, часто требуется по закону, и если с продуктом что-то идет не так, руководство — одна из первых вещей, которые проверяют.

Это меняет то, как его следует писать. Ясность важна по тем же причинам, что и всегда, а полнота информации по безопасности — по причинам, которые не применимы к справочной статье.

Скачать шаблон руководства по инструкции

Бесплатно, редактируемо, без водяного знака.

Какое руководство вам нужно?

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Шаблоны»

Перейдите в раздел «Шаблоны» из главного меню.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную структуру и детали максимально четко.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите «Редактировать», чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавлять логотип и настраивать его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Предпросмотр».

На экране предпросмотра при необходимости вы можете продолжать вносить правки напрямую, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вам нужно.

С шаблоном руководства по инструкции вы можете:

• Экономить часы на написании: пропускайте пустую страницу — используйте всеобъемлющую структуру руководства.

• Сокращать обращения в поддержку: понятные руководства помогают клиентам решать вопросы самостоятельно, уменьшая количество обращений и возвратов.

• Оставаться в фирменном стиле: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.

• Повышать безопасность: встроенные разделы для предупреждений, предостережений и инструкций по безопасности.

• Добавлять видеоуроки: встраивайте видео для шагов, которые сложно объяснить только текстом.

• Достигать глобальных клиентов: переводите руководства на 65+ языков одним кликом.

Руководство входит в состав продукта

Стоит сказать прямо, потому что это меняет приоритеты.

Во многих юрисдикциях поставка продукта без достаточных инструкций и информации по безопасности — это само по себе нарушение требований, отдельно от того, безопасен ли продукт. Требования существенно различаются в зависимости от категории продукта и рынка, а для машин, электротехнических товаров, товаров для детей, медицинских изделий и всего, где есть риск предсказуемого неправильного использования, они строже.

Если продукт причиняет травмы, инструкции рассматривают вместе с конструкцией. Возникают два вопроса, которые повторяются снова и снова: предупреждали ли о риске и было ли предупреждение достаточным с учетом того, как продукт будет предсказуемо использоваться.

Пожалуйста, обратите внимание: эта страница — общие рекомендации, а не юридическая или консультация по безопасности. Требования различаются по типу продукта и по рынку, и несколько режимов устанавливают обязательства по содержанию, формату и языку. Попросите, чтобы ваши руководства проверил специалист, квалифицированный в вопросах соответствия продукта требованиям для тех рынков, куда вы поставляете.

Информация по безопасности и иерархия предупреждений

Существует устоявшаяся практика использования сигнальных слов, изложенная в стандартах, включая ANSI Z535 и ISO 3864, и корректное применение — один из самых четких признаков того, что руководство подготовлено компетентно.

Три правила, которые действительно важны.

Не преувеличивайте. Маркировка незначительного риска как ОПАСНО обесценивает слово, и как только читатели понимают, что предупреждения преувеличены, они перестают читать все предупреждения. Это худший результат, чем если бы вы недооценили риск в одном пункте.

Не используйте ОСТОРОЖНО для повреждения имущества. Для этого есть УВЕДОМЛЕНИЕ. Смешивание этих категорий размывает различие между травмой и ущербом, которое иерархия существует, чтобы передавать.

Структурируйте каждое предупреждение последовательно. Укажите опасность, последствия и как их избежать. «ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: вращающееся лезвие. Контакт приведет к серьезной травме. Отключите питание перед снятием защитного кожуха». Не «ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: будьте осторожны».

Куда размещать предупреждения

Размещение важно так же, как и формулировка.

Ожидается и необходимо наличие общего раздела по безопасности в начале, но этого недостаточно. Читатель, выполняющий шаг семь по сборке, не вспомнит предупреждение со страницы два.

Размещайте предупреждение сразу перед тем шагом, к которому оно относится, дополнительно к общему разделу. Повторение здесь уместно так, как оно не уместно в других типах документации.

Используйте единое визуальное оформление, чтобы предупреждения были узнаваемы с первого взгляда, и никогда не разделяйте одно предупреждение разрывом страницы в печатном руководстве.

Язык и рынки

Если вы продаете более чем в одну страну, перевод часто является юридическим требованием, а не проявлением вежливости. Во многих странах требуется, чтобы инструкции и информация по безопасности были на официальном языке страны продажи, и это особенно относится к содержанию по безопасности.

Практические последствия для того, как вы пишете:

• Пишите так, чтобы перевод был возможен с самого начала. Короткие предложения, единая терминология, без идиом и без юмора. Руководство, написанное простым, повторяющимся английским, переводится дешево и точно.

• Используйте один термин на каждую концепцию. Если это «guard», то в другом месте руководства это никогда не будет «cover» или «shield». Переводчики не могут знать, что это одно и то же.

• Предпочитайте символы и иллюстрации, когда они могут нести смысл, поскольку они «пересекают» языки без дополнительных затрат.

• Оставляйте место под верстку. Переведенный текст часто получается длиннее английского, из-за чего страница может «ломаться» в тесных макетах.

• Ведите матрицу перевода, чтобы отслеживать, какие языковые версии существуют, на какой редакции, для каких рынков. Файл Excel включает одну.

Самая частая ошибка — руководство, переведенное для версии 1 и затем трижды обновленное только на английском, из-за чего другие рынки получают инструкции, которые больше не соответствуют продукту.

Структура руководства по инструкции

Разделы в основном закреплены традицией и, в некоторых категориях, регулированием. И читатели, и инспекторы ожидают именно этот порядок.

Предполагаемое использование и предсказуемое неправильное использование

Раздел, который большинство руководств пишет слишком узко.

Предполагаемое использование описывает, для чего предназначен продукт и кем он должен использоваться. Указывайте ограничения конкретно: грузоподъемность, условия эксплуатации, возрастные ограничения, требуемая компетентность.

Предсказуемое неправильное использование охватывает то, что люди будут делать предсказуемо, но чего делать не следует. Не все мыслимые варианты неправильного использования, а те вещи, которые очевидно произойдут: вставать на него, использовать на улице, эксплуатировать без защитного кожуха, подключать к неправильному источнику питания.

Предсказуемость — ключевое понятие. «Никто не должен был так делать» — слабая позиция, если то, что человек сделал, было полностью предсказуемо, а в руководстве об этом не сказано.

Сборка и установка

• Пронумеруйте каждый шаг, по одному действию на шаг.

• Проиллюстрируйте каждый шаг, где важны ориентация, положение или последовательность. Сборка — самый иллюстрационно-зависимый раздел любого руководства.

• Определяйте детали по тем же меткам, что используются в списке деталей и на упаковке.

• Укажите характеристики крепежа, где это важно: момент затяжки, последовательность, глубина/взаимодействие резьбы.

• Добавьте контрольную точку. «Панель должна плотно прилегать без зазора» говорит читателю, сделал ли он все правильно.

• Предупреждайте на шаге, а не только в начале.

• Укажите, когда нужна помощь. Подъем вдвоем и вес — чтобы читатель мог оценить.

Эксплуатация

Сначала опишите обычное использование, затем варианты, а потом — что делать, если что-то выглядит неправильно.

Добавьте описание того, как выглядит и звучит нормальная работа. Пользователь, который не знает, что вентилятор должен работать две минуты после выключения, сообщит об этом как о неисправности или, что хуже, отключит устройство от сети.

Описывайте элементы управления в том порядке, в котором с ними сталкивается пользователь, с теми же обозначениями, которые указаны на продукте.

Обслуживание

Колонка «Кто» важна. Четкое разделение задач, которые может выполнять пользователь, и тех, которые требуют квалифицированного техника, — это и мера безопасности, и гарантийный аспект.

Поиск и устранение неисправностей

Симптом, вероятная причина, действие. Написано словами, которыми пользователь описывает проблему, а не лексикой механизма.

Он не запускается. Проверьте подключение к питанию. Проверьте, что предохранительная блокировка включена. Если индикатор мигает дважды, сработало тепловое отключение, и устройству нужно 30 минут, чтобы остыть.

Укажите момент, на котором пользователь должен остановиться и обратиться в поддержку, вместо того чтобы продолжать выяснять причину. Эта граница — инструкция по безопасности так же, как и сервисная.

Иллюстрации

Здесь иллюстрации важнее, чем в любом другом типе документа, потому что сборка и эксплуатация — пространственные.

• Одна иллюстрация на каждый шаг, где важны положение или ориентация.

• Разнесенные (взорванные) виды для сборок, с пронумерованными деталями, соответствующими списку.

• Единый угол просмотра на протяжении последовательности, чтобы читателю не приходилось каждый раз переориентироваться.

• Выноски с теми же номерами, что и в списке деталей.

• Линейные чертежи часто лучше фотографий для сборки, потому что они убирают визуальный шум и хорошо воспроизводятся при печати за небольшую стоимость.

• Символы по стандартам ISO, где они существуют, поскольку пользователи узнают их в разных продуктах.

Иллюстрации обычно являются самой большой статьей затрат при создании руководства по инструкции и самым большим фактором, определяющим, будет ли оно работать.

Разбор на примере

Сборка, шаг 4 из 9

⚠ ОСТОРОЖНО · Риск защемления. Рама может закрыться под собственным весом. Держите руки подальше от шарнира, пока устанавливаете панель.

4. Прикрепите панель сиденья к раме.

Детали: панель сиденья (A), болты M6 × 30 (F) × 4, шайбы (G) × 4.
Инструменты: шестигранный ключ 5 мм (в комплекте).

Расположите панель A на раме так, чтобы предварительно просверленные отверстия совпали, а гладкая сторона была направлена вверх. Наденьте шайбу (G) на каждый болт (F), затем установите все четыре болта свободно рукой, прежде чем затягивать любой из них.

Затяните в последовательности, показанной на рисунке, с моментом 8 Н·м. Не превышайте 10 Н·м.

Проверьте: панель должна стоять ровно, без люфта, и не должно быть зазора более 1 мм в любом углу. Если панель люфтит, ослабьте все четыре болта и повторите.

[Иллюстрация: разнесенный вид, детали обозначены A, F, G, последовательность затяжки пронумерована 1–4]

Обратите внимание на элементы: предупреждение в точке риска, детали обозначены теми же метками, что и в списке, установка рукой до затяжки — это тот шаг, который люди чаще всего делают неправильно, значение момента затяжки с верхним пределом, проверка, которую можно подтвердить, и инструкция по восстановлению, если проверка не пройдена.

Стиль написания

• Повелительное наклонение. «Затяните болты», а не «болты должны быть затянуты».

• Одна инструкция в одном предложении.

• Настоящее время, активный залог.

• Конкретные измерения, никогда не «надежно» или «плотно».

• Один термин на каждую концепцию, используйте последовательно на протяжении всего текста.

• Без идиом и юмора. И то и другое переводится плохо, и ни то, ни другое не должно быть в документе, связанном с безопасностью.

• Короткие предложения, примерно до двадцати слов.

• Второе лицо, обращение к пользователю напрямую.

Проверка руководства

Дайте его человеку, который никогда не видел продукт, покажите продукт и понаблюдайте.

Ничего не говорите. Любая пауза означает неясный шаг, любой вопрос — дефект, а каждая деталь, которую они берут и поворачивают, — проблема идентификации. Отметьте, читали ли они раздел по безопасности, потому что если они его пропустят, ваши предупреждения должны быть на шагах.

Проверяйте с человеком, который соответствует реальному пользователю; для потребительских продуктов это означает человека без технического бэкграунда. Инженеры, тестирующие руководство по сборке, успешно завершат сборку и не узнают для вас ничего нового.

Это самый ценный час при создании руководства по инструкции, и его регулярно пропускают.

Версии и редакции

Руководства по инструкции требуют более строгого контроля версий, чем большинство других типов документации, потому что они привязаны к продукту, который тоже меняется.

Указывайте редакцию руководства на обложке и связывайте ее с моделью продукта или серийным диапазоном, к которому она относится. Руководство, которое не указывает, какую версию продукта оно описывает, создает реальные проблемы в сервисе.

Храните устаревшие редакции в архиве, а не удаляйте. Если продукт находится в эксплуатации годами, вам может понадобиться выпускать инструкции, которые были предоставлены на момент продажи.

Обновляйте переводы, когда меняется исходный текст, и отслеживайте это в матрице перевода. Редакция, которая доходит только до английской версии, — это пробел в соответствии требованиям на каждом другом рынке.

Лучшие практики

• Используйте иерархию сигнальных слов правильно и не преувеличивайте.

• Предупреждения на шаге, а также в разделе по безопасности.

• Один термин на каждую концепцию на протяжении всего текста.

• Иллюстрируйте каждый шаг, где важна ориентация.

• Детали с едиными обозначениями в списке, иллюстрациях и упаковке.

• Конкретные спецификации вместо «надежно».

• Проверка на подтверждение после шагов, которые могут пойти не так.

• Пишите так, чтобы перевод был возможен с первого черновика.

• Тестируйте с настоящим новичком, держащим продукт в руках.

• Привязывайте руководство к модели продукта и архивируйте устаревшие редакции.

Частые ошибки

• Сигнальные слова преувеличены, поэтому читатели игнорируют все предупреждения.

• ОСТОРОЖНО используется для повреждения имущества вместо УВЕДОМЛЕНИЯ.

• Информация по безопасности только в начале, никогда на соответствующем шаге.

• Нечеткие инструкции: затягивайте «плотно», обеспечьте правильное выравнивание.

• Терминология меняется между разделами, что также ломает перевод.

• Детали названы по-разному в списке и на иллюстрациях.

• Нет проверок на подтверждение, поэтому пользователи не могут понять, что шаг выполнен успешно.

• Предсказуемое неправильное использование не описано.

• Переводы оставлены на более ранней редакции, чем исходный текст.

• Тестирование только людьми, которые проектировали продукт.

• Нет указания, к какой версии продукта относится руководство.

• Иллюстраций слишком мало, потому что они — самая дорогая часть.

Запишите сборку один раз, на каждом языке

Откройте шаблон в Trupeer AI, примените ваш бренд-набор, чтобы руководства совпадали с документацией вашего продукта, и отредактируйте любой раздел напрямую. Настройка находится в гайде по шаблону.

Два фактора делают руководства по инструкции дорогими. Иллюстрации — самая крупная статья затрат и самый большой фактор того, будет ли руководство работать. И перевод — он умножает каждую редакцию на количество рынков, куда вы продаете.

Запись решает обе задачи. Выполните сборку или рабочую процедуру один раз, и Trupeer AI создаст письменные шаги с визуальными материалами, снятыми во время записи, плюс озвученный видеогайд. Переведите на 65+ языков — это та стоимость, которая хуже всего масштабируется при традиционном подходе.

Видео не заменяет печатное руководство, и для регулируемых продуктов оно не удовлетворяет требование предоставлять письменные инструкции. Что оно делает — дает вам версию, которую клиенты действительно смотрят, вместе с документом, который должен существовать. Храните оба в вашем хранилище знаний, чтобы поддержка могла отправить нужный вариант.

Запишите. Оформите в бренде. Переведите. Trupeer it.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатный шаблон руководства по инструкции в Word?

Да. Word — основной формат: все разделы структурированы, включая информацию по безопасности, список деталей, сборку, эксплуатацию, обслуживание и поиск неисправностей. Бесплатная загрузка, без регистрации, без водяного знака.

Могу ли я скачать бесплатный шаблон руководства по инструкции?

Да, каждый формат — это бесплатная загрузка без необходимости создавать аккаунт и без указания авторства.

Есть ли бесплатный шаблон руководства по инструкции в PDF?

Да, есть и пустой вариант, и вариант с готовым примером, который показывает уровень детализации в разделах сборки и безопасности — это два раздела, которые чаще всего отличают хорошее руководство от плохого.

Есть ли бесплатный шаблон руководства по инструкции в PPT или PowerPoint?

Да. Версия PowerPoint подходит для быстрых стартовых гайдов и инструкций по настройке на одном листе, для карточки, которая поставляется в коробке вместе с полным руководством. Это не замена самому руководству, когда требуются письменные инструкции.

Есть ли бесплатный шаблон руководства по инструкции в Excel?

Да, он хранит табличный контент: списки деталей с количеством и идентификаторами, таблицы спецификаций, график обслуживания и матрицу перевода, которая отслеживает, какие языковые версии существуют для каждой редакции.

Есть ли шаблон руководства пользователя в Word?

Да, хотя это другой документ. Руководство пользователя описывает, как использовать продукт, часто ПО, а руководство по инструкции — как собирать, эксплуатировать и обслуживать физический продукт. См. шаблон руководства пользователя или шаблон руководства пользователя ПО.

Есть ли бесплатный шаблон пошагового руководства в Word?

Да, на странице шаблон руководства «как сделать», где рассматриваются руководства для нескольких задач. Эта страница предназначена для руководств, которые поставляются вместе с физическим продуктом и включают контент по безопасности, обслуживанию и соответствию требованиям.

Какой лучший бесплатный шаблон руководства по инструкции?

Тот, который правильно обрабатывает безопасность. Большинство шаблонов дают вам структуру содержания — это простая часть и в основном традиционная. То, что отличает компетентное руководство, — корректное использование иерархии предупреждений, размещение предупреждений на соответствующем шаге, а не только в начале, и описание предсказуемого неправильного использования.

Что такое руководство по инструкции?

Документ, который поставляется вместе с продуктом и объясняет, как безопасно собирать, устанавливать, эксплуатировать, обслуживать и утилизировать его, вместе с информацией по безопасности и спецификациями, которые нужны пользователю. Во многих странах предоставление такого документа — юридическое требование, а не выбор.

Что должно быть в руководстве по инструкции?

Обложка с моделью и редакцией, важная информация по безопасности, содержание, что находится в коробке, необходимые инструменты, спецификации, сборка или установка, эксплуатация, обслуживание, поиск неисправностей, хранение и транспортировка, утилизация, гарантия и поддержка, а также заявления о соответствии требованиям.

Какие уровни предупреждений по безопасности есть в руководстве?

Четыре сигнальных слова по традиции: ОПАСНО — для опасностей, которые приведут к смерти или серьезной травме, ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ — для тех, которые могут, ОСТОРОЖНО — для незначительной или умеренной травмы, и УВЕДОМЛЕНИЕ — для повреждения имущества без риска травм. Важно использовать их точно, потому что преувеличение предупреждений учит читателей игнорировать все предупреждения.

Куда должны размещаться предупреждения по безопасности в руководстве?

И в общем разделе по безопасности в начале, и сразу перед каждым шагом, к которому они относятся. Читатель на шаге семь по сборке не вспомнит предупреждение со страницы два, и повторение здесь корректно, даже если в других типах документации это было бы плохой практикой.

Нужно ли переводить руководства по инструкции?

Во многих странах — да. Требования различаются по категории продукта и стране, и особенно часто требуется, чтобы информация по безопасности была на официальном языке страны продажи. Пишите так, чтобы перевод был возможен с первого черновика, используя короткие предложения и единообразную терминологию, и держите каждую языковую версию на той же редакции, что и исходный текст.

Как проверить руководство по инструкции?

Дайте его человеку, который никогда не видел продукт, положите продукт перед ним и наблюдайте, не помогая. Любая пауза — это неясный шаг, а любой вопрос — дефект. Тестируйте с человеком, который соответствует реальному пользователю, а не с инженерами: инженеры успешно завершат сборку независимо от того, как написано руководство.

Какой должна быть длина руководства по инструкции?

Столько, сколько требуется для безопасности и полноты, и не больше. Простым продуктам может хватить четырех страниц, сложному оборудованию — несколько сотен. Длина определяется количеством шагов, опасностей и задач по обслуживанию, а не целевым объемом, и «раздувание» руководства делает важный контент сложнее найти.

Могу ли я настроить этот шаблон руководства по инструкции?

Да, каждая версия полностью редактируемая. Порядок разделов в основном традиционный и его стоит сохранять, потому что и пользователи, и инспекторы ожидают именно его. Вашим обязательно должно быть содержание по безопасности: оно должно отражать ваш конкретный продукт и предсказуемое неправильное использование, и его должен проверить специалист, квалифицированный в вопросах соответствия продукта требованиям для ваших рынков.

Похожие шаблоны

• Шаблоны руководств

• Шаблон руководства пользователя

• Шаблон руководства пользователя ПО

• Шаблон руководства по эксплуатации и обслуживанию

• Шаблон операционного руководства

• Шаблон учебного руководства

• Шаблоны рабочих инструкций

• Шаблон рабочих инструкций по сборке

• Шаблон рабочих инструкций по безопасности