Большинство обучений терпят неудачу, потому что решают не ту проблему — или вообще не решают никакую. С Trupeer вы можете сэкономить часы на разработке оценки, начав с бесплатного шаблона оценки потребностей в обучении, настроив его с помощью ваших бренд-гайдлайнов и превращая результаты оценки в видеосводки, которые обеспечивают поддержку руководства для программ обучения.

Что такое бесплатный шаблон оценки потребностей в обучении?

Бесплатный шаблон оценки потребностей в обучении — это повторно используемая структура, позволяющая определить, какое обучение действительно нужно организации, команде или отдельному человеку, прежде чем кто-либо будет проектировать или покупать что-либо.

Каждая опубликованная версия делает примерно одно и то же. Она спрашивает, какие навыки требуются, какие навыки уже есть, и вычитает одно из другого, чтобы получить разрыв. Этот разрыв становится планом обучения.

Арифметика верная. Проблема — в предположении, лежащем в основе, и оно заложено в названии документа. Оценка потребностей в обучении стремится выявить потребности в обучении, и инструмент, разработанный для выявления потребностей в обучении, найдет их — независимо от того, требует ли ситуация именно обучения.

Проблема не в шаблоне. Вопрос, который определяет, стоит ли вообще выполнять это упражнение, задается до начала анализа разрыва — он описан на два раздела ниже.

Формат следует за использованием. Бесплатная версия шаблона оценки потребностей в обучении в Excel подходит для матрицы разрывов, оценок и всего, что охватывает множество ролей одновременно. Бесплатный файл шаблона оценки потребностей в обучении в Word подходит для повествования и отчета. Бесплатный шаблон оценки потребностей в обучении в PDF подходит для оформленной версии.

Оценка потребностей в обучении или анализ потребностей в обучении?

Это одно и то же, и термины используются взаимозаменяемо — стоит это отметить, потому что в результатах поиска они смешиваются свободно.

Анализ потребностей в обучении, обычно сокращаемый до TNA, — более распространенная формулировка в Великобритании и в сфере обучения и развития в целом. Оценка потребностей в обучении чаще встречается в Северной Америке, а также в контексте государственного сектора и здравоохранения.

Иногда заявляют о различии: оценка якобы охватывает выявление, а анализ — диагностику, но это наблюдается непоследовательно, и в любом случае вас никто не поймет неправильно. Шаблон анализа потребностей в обучении в Excel, шаблон анализа потребностей в обучении в Word и шаблон оценки потребностей в обучении — это один и тот же документ под разными названиями, а пример анализа потребностей в обучении в PDF — это то же самое, заполненное.

Гораздо важнее, чем ярлык, то, проверяет ли документ собственное предположение — а почти никто этого не делает.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Шаблоны»

Перейдите в раздел «Шаблоны» из главного меню навигации.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную структуру и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите «Изменить», чтобы начать редактирование выбранного шаблона.

В редакторе вы можете:

• Добавить новые разделы

• Задать или обновить правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Предпросмотр».

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости — так шаблон будет выглядеть ровно так, как вы хотите.

С шаблоном оценки потребностей в обучении вы можете:

• Экономить часы на оценке: Пропустите пустую страницу с проверенной структурой L&D.

• Инвестировать в правильное обучение: Встроенные поля связывают обучение с реальными разрывами в эффективности бизнеса.

• Оставаться в фирменном стиле: Применяйте свой логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.

• Заручиться поддержкой руководства: Превращайте оценки в видеосводки, которые лидеры могут быстро просмотреть.

• Стандартизировать инициативы: Используйте один и тот же шаблон для каждой потребности в обучении.

• Достигать глобальных команд L&D: Переводите оценки на 65+ языков одним кликом.

Большинство оценок предполагают, что ответ — это обучение

Вот последовательность, которая разыгрывается в большинстве организаций.

Кто-то замечает проблему в эффективности. Ошибок слишком много, процесс слишком медленный, отсутствует метрика, не достигающая цели. Предлагают обучение, потому что обучение — единственный доступный ответ и потому что «виноватых» нет, в отличие от других объяснений.

Проводится оценка потребностей. Опросили людей, которые выполняют работу, и спрашивают об их уверенности и знаниях. Люди сообщают, что им нужно больше обучения, потому что почти все отвечают «да», когда спрашивают, поможет ли большее обучение.

Разрабатывают и проводят модуль. Завершение высокое. Обратная связь положительная.

Проблема в эффективности не исчезает.

Это происходит достаточно часто, чтобы считаться нормальным результатом, а не редким исключением. Причина в том, что оценка так и не установила, был ли разрыв разрывом в навыках. Она спрашивала, какое обучение хотят люди, и получила ответ.

Единственный вопрос, который это предотвращает, идет из традиции анализа эффективности — и он удивительно прост.

Смогли бы они сделать это сегодня правильно, если бы это действительно имело значение? Если бы кто-то стоял рядом и от результата зависело бы многое, сделали бы они это правильно?

Если ответ «да», они могут это делать и при этом не делают — значит, это не проблема обучения. Никакое инструктирование не улучшит эффективность человека, который уже умеет.

Если ответ действительно «нет», возможно, у вас есть потребность в обучении, и остальная часть оценки действительно стоит того.

Пять причин разрыва в эффективности

Если применять это правильно, это пятнадцатиминутный разговор на каждый разрыв — и в большинстве случаев меняет вывод.

Они не знают, что от них ожидают. Стандарт никогда не называли, или называли один раз при вводном инструктаже, или формулируют по-разному разные руководители. Решение — объяснить им, и это не обучение, а дело на полдня.

У них нет того, что им нужно. Инструменты, время, информация, доступ, система, которая работает. Это самая часто неверно диагностируемая причина, потому что человек, работающий вокруг сломанного инструмента, выглядит точно так же, как человек, который не был обучен.

Им не дают обратную связь. Они не могут понять, делают ли они это правильно, или обратная связь приходит через недели от кого-то другого. Без обратной связи эффективность «плывет» независимо от того, насколько хорошо кого-то обучили.

Последствия указывают в другую сторону. Их измеряют по чему-то, что противоречит тому, чтобы делать это правильно. Когда требуют скорость и не оценивают качество, люди будут быстрыми. Это не провал характера — это рациональная реакция на то, как измеряют работу.

Им не хватает знаний или навыка. Настоящая потребность в обучении — и последняя из пяти причин, которую стоит проверять, а не первую.

Только пятая причина решается обучением. Первые четыре решаются ясностью, ресурсами, измерением и стимулами — и все четыре варианта дешевле, чем программа обучения.

Полезная дисциплина: для каждого разрыва в вашей оценке отметьте, какая из пяти причин к нему относится. Если большинство ваших разрывов приходится на пятую, перепроверьте анализ, а не поздравляйте себя — такая структура распределения необычна.

Что должен содержать шаблон оценки потребностей в обучении

Девять компонентов. Третий и четвертый — это то, чем он отличается от стандартного шаблона.

Последние две строки превращают оценку во что-то проверяемое. Большинство оценок потребностей рекомендуют обучение и никогда не сверяют с результатом — поэтому те же разрывы снова появляются в оценке следующего года.

Бесплатный шаблон оценки потребностей в обучении: структура для копирования

Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. Организация — логистический бизнес.

Скопируйте отсюда.

Разрыв в эффективности, выраженный числом. Тридцать один процент доставок имеет отсутствующее или непригодное для использования фото подтверждения доставки. Измерено по системе доставки за три месяца. Стоимость — около двухсот десяти тысяч фунтов в год по заявленным претензиям, которые мы не можем обосновать.

Кто затронут. Триста сорок водителей на шести депо. Показатели по депо: Депо A — одиннадцать процентов, B — четырнадцать процентов, C — тридцать восемь процентов, D — сорок один процент, E — тридцать девять процентов, F — сорок три процента. Обратите внимание на разделение — это самая информативная строка в этом документе.

Проверка пяти причин.

Смогут ли они сделать это, если это будет важно. Да, на более новом устройстве. Установлено наблюдением за двенадцатью водителями на двух депо и по разделению депо выше. На более старом устройстве несколько водителей не могли сделать это надежно — независимо от усилий.

Требуемая компетентность. Сделать фотографию в точке доставки, которая показывает посылку, место и любую подпись, достаточно читаемую, чтобы использовать в споре.

Текущая компетентность и доказательства. Достаточная там, где устройство позволяет это. Доказательства — это данные по результатам по депо плюс прямое наблюдение, а не самооценка уверенности.

Рекомендация. Не обучение. Заменить ручные терминалы в депо C–F. Добавить водителю сообщение в тот же день, когда фото отклоняют. Добавить качество фото на дашборд депо рядом со временем на доставку.

Стоимость и ожидаемый эффект. Замена устройств — девяносто четыре тысячи фунтов разово. Сообщение с обратной связью и изменение дашборда — четыре дня разработки. Ожидаемый эффект: доля ниже десяти процентов в течение четырех месяцев, исходя из показателей, уже достигнутых в депо A и B.

Точка проверки. Через четыре месяца — по той же мере из того же источника.

Скопируйте отсюда.

Пример оценки потребностей в обучении: 71 процент уже знал

Farnworth Logistics нанимает около тысячи ста человек на шести депо, из них триста сорок водителей.

Тридцать один процент доставок имел отсутствующее или непригодное для использования фото подтверждения доставки. Клиенты оспаривали доставки, которые компания не могла обосновать, а заявленные претензии шли примерно на уровне двухсот десяти тысяч фунтов в год.

Оценку потребностей в обучении провели корректно по стандартам, которые обычно применяются. Водителей опросили об их понимании требования. Вывод: недостаток понимания стандартов подтверждения доставки.

Разработали и провели модуль на сорок пять минут для всех трехсот сорока водителей в течение восьми недель. Двести пятьдесят пять часов времени водителей плюс разработка обошлись примерно в шестьдесят восемь тысяч фунтов.

Через шесть месяцев показатель составил двадцать девять процентов.

Затем кто-то применил проверку пяти причин, и оказалось, что четыре из пяти применимы.

Ограничением никогда не были знания. Семьдесят один процент мог правильно назвать требование до обучения, а восемьдесят восемь процентов — после. Семнадцать процентных пунктов прироста знаний дали два пункта изменения эффективности — это признак проблемы, которая никогда не была про знания.

Ограничением были инструменты. Четыре из шести депо использовали более старый ручной терминал, камера которого наводилась примерно за одиннадцать секунд и регулярно выходила из строя при плохом освещении. Водители, работающие по навязанным целям времени на доставку, пропускали это — это было рациональным выбором из доступных им.

Обратной связи не существовало. Отклонения происходили в бэк-офисе через недели и никогда не сообщались водителю, который делал фото.

А последствия указывали в другую сторону. Время на доставку измеряли по каждому водителю и требовали соблюдать. Качество фото нигде не измерялось на уровне водителя.

Данные по депо все это время содержали ответ. Депо A и B, на более новом устройстве, работали на уровне одиннадцати и четырнадцати процентов без дополнительного обучения. Это разделение было в отчетности до начала оценки, и никто на него не посмотрел, потому что вопрос, который задавали, был о том, какое обучение нужно водителям.

Средство стоило девяносто четыре тысячи фунтов на замену устройств — это больше, чем стоимость обучения, плюс четыре дня разработки сообщения с обратной связью и изменения дашборда.

Показатель снизился с двадцати девяти процентов до шести процентов за четыре месяца. Заявленные претензии упали примерно на сто семьдесят тысяч фунтов в год.

Шестьдесят восемь тысяч фунтов, потраченные на обучение, не были потрачены впустую из-за некомпетентности. Их потратили потому, что инструмент, использованный для диагностики проблемы, был разработан для выявления потребностей в обучении.

Как провести оценку потребностей в обучении за шесть шагов

1. Опишите разрыв числом и укажите источник. Если вы не можете этого сделать, у вас скорее есть проблема/сомнение, а не разрыв, и вы не сможете понять, работает ли то, что вы делаете.

2. Разбейте число по локациям, командам, сменам и отдельным людям. Вариативность — диагностический признак. Разрыв, который одинаков везде, указывает на знания или стандарты. Разрыв, сосредоточенный в некоторых местах, указывает на инструменты, надзор или измерение.

3. Спросите, могли бы они сделать это, если бы это было важно. Установите это наблюдением, а не опросом. Посмотрите, как выполняют работу.

4. Проверьте все пять причин перед выводом. Зафиксируйте, какая применима, и какие доказательства это подтверждают.

5. Рекомендуйте меру, которую подразумевает причина, — обучение только там, где применима пятая причина.

6. Определите точку проверки и ожидаемое число. Оценка без проверяемого прогноза не поддается обучению.

Шаг второй — самый дешевый и чаще всего игнорируемый. Ответ Farnworth был уже в их собственной отчетности до того, как кто-то опросил кого-либо.

Вопросы, которые стоит задать

Большинство оценок потребностей спрашивают людей, какое обучение они хотят. Лучшие вопросы дают более качественную информацию.

О работе, а не об обучении. Проведите меня через то, как вы делали это вчера. Что замедляло вас. С чем приходилось обходиться. Где приходилось догадываться.

О стандарте. Как выглядит «хорошо» здесь — своими словами. Кто вам это сказал. Откуда вы знаете, что сделали неправильно.

О обратной связи. Как вы узнаете, если вы сделали это плохо. Сколько времени это займет. Кто вам об этом скажет.

О конфликте. По чему вас измеряют. Если делать это правильно делает вас медленнее, что бы вы выбрали и что тогда произойдет.

Только затем — о компетентности. Есть ли здесь что-то, чему вас никогда не учили, как это делать.

Обратите внимание: последний вопрос — единственный, который задает традиционная оценка, и ответы на четыре предыдущих обычно делают ответ на него ненужным.

Не спрашивайте, хотели бы люди пройти больше обучения. Почти все говорят «да», ответ не несет информации и заранее обязывает вас к вмешательству до диагностики.

Что включить в отчет об оценке

Шесть разделов, и он должен быть коротким. От двух до четырех страниц.

Разрыв как число, с указанием источника и стоимости. Разбивка, показывающая, где он сосредоточен. Анализ пяти причин с доказательствами по каждой причине. Рекомендация, которой причина соответствует. Стоимость в сравнении с ожидаемым изменением числа. И точка проверки.

Что исключить: отчет об опросе, где люди рассказывают о своей уверенности, если только это не является поддерживающим доказательством чего-то, установленного другим способом. Самооценка уверенности слабо коррелирует с компетентностью и сильно — с недавним опытом, поэтому это плохая основа для траты денег.

Если рекомендация — не обучение, скажите об этом прямо и в начале. Отчет, который прячет рекомендацию по замене устройства на девятой странице документа об обучении, скорее всего, проигнорируют, потому что все, кто его читает, ожидают план обучения.

Уровни: организационный, командный и индивидуальный

Та же логика пяти причин применяется на трех уровнях, но доказательства отличаются.

Организационный. Обусловлен стратегией, регулированием или системной проблемой эффективности. Доказательства — это данные по результатам, результаты аудита и паттерны инцидентов. Риск на этом уровне — предположить, что широко распространенный разрыв является разрывом в компетентности, хотя чаще такие разрывы указывают на проблему стандартов или систем.

Команда или роль. Самый распространенный уровень, и именно под него подходит шаблон выше. Сравнение между похожими командами — самое сильное доказательство из доступных, как это было у Farnworth.

Индивидуальный. Здесь более вероятен реальный разрыв в компетентности, потому что вариативность внутри группы, которая сталкивается с одними и теми же инструментами, стандартами и измерениями. Если один человек отстает от своих коллег, пятая причина становится правдоподобной так, как это не происходит на уровне команды. индивидуальный план обучения охватывает то, что следует дальше.

После подтверждения потребностей расписание по их закрытию относится в план обучения, а содержание — в учебное пособие.

Что бесплатный шаблон оценки потребностей в обучении не может исправить

Разрыв, который никто не измерял. Ни один бесплатный шаблон оценки потребностей в обучении не создаст для вас число, и без числа это упражнение превращается в обсуждение.

Организация, которая уже решила. Если обучение объявили до оценки, оценка становится обоснованием. Это стоит назвать, а не участвовать в этом.

Доказательства, основанные на самоотчете. Опросы дешевы, а наблюдение дорого — поэтому большинство оценок опираются на более слабое. Ни один бесплатный шаблон анализа потребностей в обучении в Excel не изменит то, какие доказательства вы собираете.

Стимулы, указывающие не в ту сторону. Четвертую причину сложнее всего устранить, потому что обычно нужно менять то, что выбрал измерять кто-то старший, а рекомендацию по обучению гораздо проще утвердить.

Показывайте работу, а не опрашивайте ее

Самые сильные доказательства во всей оценке — это наблюдение за тем, как люди выполняют работу, и именно этот шаг чаще всего заменяют опросом, потому что наблюдение требует времени и поездок.

Диагноз Farnworth появился после наблюдения за двенадцатью водителями на двух депо. Это полтора дня времени одного человека, и в результате выяснилось, что обучение на сумму шестьдесят восемь тысяч фунтов не помогло.

Trupeer AI делает такое наблюдение воспроизводимым и недорогим. Запись нескольких людей, выполняющих одну и ту же задачу, дает письменный разбор с примерами на скриншотах и видео — в вашем фирменном стиле, а различия между записями и есть диагностика. Если два человека делают одну и ту же работу по-разному, один из них нашел обходной путь, а обходной путь — это доказательство по инструментам, стандартам или обратной связи, а не по навыку.

Записывайте. Оформляйте в фирменном стиле. Переводите. Делайте Trupeer.

Еще два последствия. Если оценка действительно приходит к выводу, что нужно обучение, записанный разбор часто становится всем вмешательством, и он стоит лишь часть курса для реального разрыва в знаниях, который влияет на несколько шагов. А если применима первая причина — то есть стандарт никогда не был четко сформулирован — запись задачи, выполненной правильно, становится самым дешевым способом это заявить.

Материалы лежат в вашем центре знаний и одновременно служат обучением. Последовательность во всех ваших документах — это вопрос один раз настроить бренд-набор, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатная версия шаблона оценки потребностей в обучении в Excel?

Excel — правильный инструмент для аналитической части. Бесплатный файл шаблона оценки потребностей в обучении в Excel обрабатывает матрицу разрывов, оценки по ролям и разбивку по локациям или командам, которая показывает, где разрыв сосредоточен.

Самое полезное, что вы можете в него встроить, — это не матрица навыков. Это одна таблица с числом по эффективности, разбитая по командам, локациям и сменам, потому что вариативность отличает разрыв в компетентности от проблемы инструментов или измерения.

Есть ли версия шаблона анализа потребностей в обучении в Excel?

Тот же документ под более распространенным британским названием. Файл шаблона анализа потребностей в обучении в Excel даст вам матрицу навыков с требуемыми и текущими уровнями по каждой роли — это стандартный формат.

Добавьте один столбец: к какой из пяти причин относится этот разрыв, и какие есть доказательства. Без этого столбца матрица навыков незаметно предполагает, что каждый разрыв — это разрыв в навыках, а это предположение как раз стоит проверить.

Где можно скачать бесплатно шаблон анализа потребностей в обучении в Excel?

Его широко предлагают сайты по обучению и развитию и консалтинговые компании, и большинство из них — вариации одной и той же матрицы. Бесплатная загрузка шаблона анализа потребностей в обучении в Excel даст строки по компетенциям и столбцы для людей с оценками.

Они действительно полезны для пятой причины и молчат о других четырех. Рассматривайте один из них как последний шаг оценки, а не как всю оценку целиком.

Есть ли бесплатная версия шаблона оценки потребностей в обучении в Word?

Word подходит для отчета, а не для анализа. Бесплатный файл шаблона оценки потребностей в обучении в Word подходит для повествования: разрыв, доказательства, анализ пяти причин и рекомендация.

Оставьте это на двух-четырех страницах и разместите рекомендацию на первой. Рекомендация, которая не является обучением, спрятанная внутри документа под названием «оценка потребностей в обучении», обычно читается дальше.

Есть ли версия шаблона анализа потребностей в обучении в Word?

Да, и файл шаблона анализа потребностей в обучении в Word — это то же самое. Название меняется по регионам, а не по содержанию.

Какой бы вариант вы ни использовали, структурируйте отчет вокруг разрыва и его причин, а не вокруг предлагаемого обучения. Отчет, организованный вокруг предложенного курса, не может легко сделать вывод, что курс не нужен.

Есть ли бесплатный шаблон оценки потребностей в обучении в PDF?

PDF подходит для оформленного отчета, особенно когда он поддерживает запрос на финансирование или требования регулирования. Экспортируйте бесплатный шаблон оценки потребностей в обучении в PDF один раз после согласования — с датой и точкой проверки.

Точка проверки — поле, которое стоит защищать. PDF отчета, подшитый без даты для повторного просмотра числа, становится историческим документом, а не тем, из чего кто-то учится.

Где можно найти пример анализа потребностей в обучении в PDF?

Органы государственного сектора, агентства по навыкам и организации здравоохранения публикуют реальные примеры, и пример анализа потребностей в обучении в PDF из этих источников более поучителен, чем коммерческий шаблон, потому что там нужно было обосновать реальные расходы.

Читайте их, чтобы понять, на какие доказательства они опирались. Хорошие примеры ссылаются на данные по результатам и наблюдение. Слабые ссылаются на ответы опросов о уверенности — и их большинство.

Стоит ли использовать бесплатную загрузку шаблона оценки потребностей в обучении?

Матрицу нужно собрать за полчаса, и каждая опубликованная версия в целом похожа, поэтому бесплатная загрузка шаблона оценки потребностей в обучении сэкономит вам немного.

Оценивайте любой из них по одному вопросу. Спрашивает ли он, мог ли человек уже выполнять задачу, если бы это было важно? Ни один не спрашивает, и именно этот один вопрос определяет, приведет ли все упражнение к чему-то полезному.