Os SOP de RH são a base das operações de pessoas consistentes, justas e em conformidade. Com a Trupeer, pode poupar horas na documentação de RH começando com um modelo de SOP de RH gratuito, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e usando o nosso criador de SOP com IA para transformar cada procedimento num guia em vídeo claro e passo a passo.

A maioria dos modelos de SOP de RH fornece-lhe uma estrutura genérica de procedimento e uma lista de processos para preencher. Funciona bem para marcar férias anuais.

Funciona mal para um procedimento de reclamação, em que o documento não é apenas uma ferramenta de eficiência, mas a prova de que tratou duas pessoas da mesma forma. O RH é a única função em que um procedimento seguido de forma inconsistente pode acabar por ser lido em tribunal.

Descarregar o modelo de SOP de RH

Gratuito, editável, sem marca de água.

Por que razão os SOP de RH são diferentes

Três aspetos tornam os procedimentos de RH diferentes de outras funções.

A consistência tem peso jurídico. Na maioria das jurisdições, tratar dois colaboradores de forma diferente numa situação comparável é, por si só, um problema, independentemente de qualquer um dos resultados estar errado. O SOP é como demonstra a consistência, e o registo de que o seguiu é frequentemente o que mais importa.

Tratam os dados mais sensíveis que uma organização possui. Informação de saúde, registos disciplinares, remuneração, circunstâncias pessoais. As regras de acesso, retenção e divulgação pertencem dentro do procedimento, e não numa política separada que ninguém lê.

Envolvem pessoas em momentos difíceis. Alguém é despedido, apresenta uma reclamação sobre o seu gestor ou divulga uma condição de saúde. Um procedimento escrito apenas para eficiência produz um processo que é tecnicamente correto e sentido como insensível.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a vista do modelo

Se necessário, expanda a vista do modelo para ver o layout completo e os detalhes de forma clara.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de SOP de RH pode:

• Poupar horas na escrita: Ignore a página em branco com uma estrutura criada para procedimentos de RH.

• Uniformizar os processos de RH: Use o mesmo formato de SOP para cada procedimento de pessoas.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Formar equipas de RH: Combine SOPs com guias em vídeo para formação em RH e integração.

• Manter a conformidade: Secções integradas suportam a legislação laboral e a prontidão para auditorias.

• Alcançar equipas globais: Traduza os SOP de RH para 65+ idiomas com um único clique.

Os três níveis dos SOP de RH

Classifique cada procedimento antes de o escrever, porque o nível determina o rigor de que precisa.

A maioria das equipas de RH documenta primeiro o nível 3, porque esses procedimentos são frequentes e irritantes. O nível 1 é normalmente escrito depois de algo já ter corrido mal.

Escreva um procedimento de nível 1 antes de qualquer procedimento de nível 3.

Nível um: procedimentos com consequências legais

O que estes precisam para além de um SOP normal.

• Documentar todas as fases, com datas. Não apenas o resultado. Quem foi informado do quê, quando, e o que disseram.

• Os direitos do colaborador indicados em cada fase, incluindo qualquer direito a ser acompanhado, a responder ou a recorrer.

• Prazos que são efetivamente cumpridos. Um procedimento que promete uma decisão em dez dias úteis, mas é ignorado, é pior do que um sem prazo.

• Sem margem de decisão não registada. Quando um passo possa ser alterado, diga quem pode alterá-lo e exija que o motivo seja registado por escrito.

• Um caminho de recurso, ouvido por alguém que não esteve envolvido na decisão original.

• Revisão jurídica antes da adoção, e após qualquer alteração na legislação laboral.

• Retenção do registo, por um período definido.

A falha mais comum nos procedimentos de nível 1 não é o conteúdo. É o facto de o procedimento documentado e a prática real terem-se afastado, pelo que a organização é avaliada com base num padrão que definiu para si e que não cumpre.

Se não vai seguir um passo, remova-o do procedimento em vez de o deixar lá.

Nível dois: procedimentos sensíveis a dados

A camada onde o RH se cruza com a proteção de dados.

Cada procedimento deve indicar quais os dados pessoais recolhidos, a base legal para o seu tratamento, quem tem acesso, onde são armazenados, durante quanto tempo são mantidos e quando são eliminados. Os dados de categoria especial, como a informação de saúde, exigem um tratamento mais rigoroso, normalmente com armazenamento separado do ficheiro geral de pessoal e uma lista de acesso mais restrita.

Dois aspetos específicos que vale a pena incluir. A informação médica obtida para um processo de adaptação ou de ausência deve estar acessível apenas às pessoas que precisam de agir com base nela e a mais ninguém, o que normalmente significa não o gestor de linha em detalhe total. E os pedidos de referências precisam de uma política definida sobre o que vai e não vai dizer, aplicada de forma uniforme, porque referências inconsistentes criam os seus próprios problemas.

O modelo de política de proteção de dados cobre a camada de política que fica acima destes procedimentos.

Nível três: procedimentos operacionais

Os de alta frequência e baixo impacto. Pedidos de férias, tarefas de integração, marcações de formação, aprovações de despesas.

Estes precisam de clareza e rapidez, mais do que rigor. Passos curtos, uma página, responsável claro, escalonamento óbvio. O principal valor é eliminar os vinte e-mails por mês a perguntar como funciona algo.

Onde estes importam mais do que parecem: a experiência de um procedimento de nível 3 molda a forma como as pessoas se sentem em relação ao RH e, portanto, se mais tarde se envolvem de forma honesta com um procedimento de nível 1.

O registo de SOP de RH

O conjunto completo, por níveis. Construa o registo primeiro e escreva por ordem de nível.

Recrutamento e contratação

Integração e vínculo laboral

Remuneração, benefícios e tempo

Desempenho e desenvolvimento

Relações com colaboradores

Saída

Cerca de quarenta procedimentos, dos quais cerca de quinze são de nível 1. Ninguém escreve os quarenta de uma só vez. Escreva primeiro os de nível 1 que é mais provável que precise, depois os de nível 2 sensíveis a dados e, por fim, os operacionais, conforme o tempo permitir.

O modelo de SOP de RH

Dois campos são específicos de RH e não existem nos modelos genéricos de SOP: direitos do colaborador e documentação necessária. Ambos existem porque, em RH, o registo de que seguiu o procedimento é frequentemente tão importante como o resultado.

Um SOP de RH completo e preenchido

HR-014 · Procedimento de reclamação · Nível 1 · v2.1

Objetivo. Fornecer um percurso consistente e documentado para os colaboradores levantarem preocupações sobre o seu vínculo laboral e resolvê-las de forma justa.

Aplica-se a. Todos os colaboradores. Os prestadores de serviços levantam preocupações através da sua agência, a menos que a preocupação esteja relacionada com conduta nas nossas instalações.

Responsável. Gestor de RH. Aprovado por. Diretor de RH, [data]. Revisão jurídica. [data].

Gatilho. Um colaborador levanta uma preocupação por escrito, ou verbalmente de uma forma que indique que pretende que seja tratada formalmente.

Nota sobre reconhecimento. Os colaboradores não têm de usar a palavra reclamação nem seguir qualquer formato específico. Qualquer gestor que receba uma preocupação que pareça formal deve encaminhá-la para o RH no prazo de um dia útil, em vez de decidir por si se se qualifica.

Passos.

1. Receção. O RH reconhece por escrito no prazo de 2 dias úteis, confirmando o processo, o prazo esperado e o direito do colaborador a ser acompanhado em qualquer reunião.

2. Atribuir. O RH atribui um responsável pela audiência que não teve qualquer envolvimento no assunto e não é o alvo da reclamação. Registado no processo, com o motivo da escolha.

3. Verificação preliminar. Determinar se a preocupação envolve discriminação, assédio, segurança ou denúncia. Se for esse o caso, escalar para o Diretor de RH no prazo de 1 dia útil, pois podem aplicar-se obrigações adicionais.

4. Investigação, quando os factos são contestados. Nomear um investigador separado do responsável pela audiência. Investigação concluída no prazo de 10 dias úteis, a menos que seja alargada por escrito com um motivo.

5. Convidar para a audiência. Por escrito, pelo menos 5 dias úteis antes, incluindo a preocupação tal como é entendida, quaisquer provas em que se baseia, o direito a ser acompanhado e a data e hora.

6. Audiência. Realizada pelo responsável pela audiência. O colaborador apresenta a sua preocupação. As notas são tomadas por um notetaker separado. O colaborador pode ser acompanhado. Adiar se surgir informação nova, em vez de decidir no momento.

7. Decisão. Por escrito no prazo de 5 dias úteis após a audiência, indicando o resultado, a fundamentação, qualquer ação a tomar e o direito de recurso com o prazo e a quem.

8. Recurso. Submetido no prazo de 5 dias úteis. Ouvido por alguém mais sénior que não teve envolvimento prévio. Resultado do recurso por escrito no prazo de 10 dias úteis. A decisão do recurso é final internamente.

9. Registos. Toda a correspondência, notas e resultados são mantidos no processo, separados do ficheiro de pessoal, por [período de retenção]. Acesso restrito ao RH e às pessoas diretamente envolvidas.

Prazos. Todos os pontos acima são compromissos. Quando algum não possa ser cumprido, o colaborador é informado por escrito antes de o prazo terminar, com um motivo e uma data revista.

Direitos do colaborador. Levantar uma preocupação sem prejuízo. Ser acompanhado em qualquer reunião formal por um colega ou representante do sindicato. Ver as provas em que se baseia. Recorrer. Proteção contra retaliação, que se aplica independentemente de a reclamação ser ou não acolhida.

Nunca. Ter a reclamação ouvida pelo seu próprio objeto. Discuti-la com qualquer pessoa que não esteja diretamente envolvida. Adiar sem aviso prévio por escrito. Tratar uma preocupação verbal como informal sem confirmar o que o colaborador pretende.

Revisão. Anualmente e imediatamente após qualquer alteração à legislação laboral ou aos procedimentos reconhecidos em qualquer jurisdição onde empregamos pessoas.

Nota: este exemplo é apenas ilustrativo. Os procedimentos de reclamação são regidos pela legislação laboral e, em algumas jurisdições, por códigos de prática legais com requisitos específicos. Faça com que o seu seja redigido ou revisto por um consultor jurídico laboral qualificado.

Consistência e por que razão o registo é importante

O que distingue os procedimentos de RH de todos os outros.

Se dois colaboradores em situações comparáveis receberem tratamento diferente, a diferença tem de ser explicável. Não necessariamente errada, mas explicável, com a fundamentação registada na altura e não reconstruída depois.

Isso tem três consequências práticas para a forma como escreve os SOP de RH.

Documentar decisões, não apenas resultados. Por que razão este responsável pela audiência, por que razão este alargamento de prazo, por que razão esta sanção em vez de uma menos gravosa.

Registar em tempo real. As notas escritas na altura têm peso. As notas escritas três meses depois, quando chega uma reclamação, não têm.

Seguir o que escreveu. A falha mais comum em RH é um procedimento que promete mais do que a organização entrega. Se o seu procedimento de reclamação se compromete com uma decisão em cinco dias e, na prática, leva três semanas, criou um padrão que está a violar. Ou aloque recursos ou altere o documento.

Quem aprova os SOP de RH

Os procedimentos de nível 1 precisam de aprovação da liderança de RH e de revisão da legislação laboral, e de nova revisão sempre que a lei mude numa jurisdição onde opere. Isto não é opcional e não é caro em comparação com um despedimento ou reclamação mal geridos.

Os procedimentos de nível 2 precisam de aprovação da liderança de RH e, quando o tratamento de dados pessoais for significativo, de uma revisão de proteção de dados.

Os procedimentos de nível 3 precisam do responsável de RH e de qualquer outra pessoa que o processo envolva, normalmente folha de pagamentos, TI ou finanças.

Registe o aprovador e a data no próprio procedimento, juntamente com a data de revisão jurídica para o nível 1. Se uma decisão for contestada, as primeiras perguntas são o que o procedimento dizia na altura e se tinha sido devidamente aprovado.

Manter o conjunto

Revisão anual como padrão, com os procedimentos de nível 1 revistos imediatamente sempre que a legislação laboral mude em qualquer local onde empregue pessoas.

Versione cada procedimento e registe qual a versão em vigor em cada data. Isto importa mais em RH do que noutros contextos, porque um caso pode ser avaliado com base no procedimento tal como estava há dezoito meses.

Vigie desvios. O sinal é o RH tratar algo de uma forma que o procedimento não descreve, o que normalmente significa que o procedimento é impraticável e não que a equipa é descuidada. Corrija o documento para corresponder às boas práticas, ou corrija a prática, mas não permita que se afastem.

Como construir o seu conjunto de SOP de RH

1. Construa o registo e atribua o nível a cada procedimento antes de escrever qualquer coisa.

2. Escreva primeiro os procedimentos de nível 1 que é mais provável que precise. Disciplinares e reclamações, quase sempre.

3. Obtenha revisão da legislação laboral em cada procedimento de nível 1 antes da adoção.

4. Escreva apenas o que vai efetivamente fazer. Prazos aspiracionais criam responsabilidade.

5. Adicione os campos de direitos e documentação a cada procedimento de nível 1 e 2.

6. Indique o tratamento de dados dentro do procedimento, não apenas na política.

7. Forme os gestores no reconhecimento, uma vez que a maioria dos procedimentos de nível 1 começa com um gestor a receber algo e sem perceber o que é.

8. Versione e registe as datas de aprovação.

9. Revise anualmente e em qualquer alteração legal.

10. Verifique desvios entre o que os documentos dizem e o que a equipa faz.

Aviso legal

Este modelo e as orientações são fornecidos para informação geral e não constituem aconselhamento jurídico. Os procedimentos de RH são regidos pela legislação laboral que varia substancialmente por país e, em alguns casos, por estado ou região. Vários dos procedimentos descritos aqui estão sujeitos a requisitos legais ou a códigos de prática em jurisdições específicas.

Faça com que qualquer procedimento de nível 1 seja redigido ou revisto por um advogado laboral qualificado ou consultor de RH em cada jurisdição onde emprega pessoas, antes de o adotar.

Boas práticas

• Atribua o nível a cada procedimento antes de o escrever.

• Procedimentos de nível 1 escritos e revistos juridicamente em primeiro lugar.

• Documente decisões e fundamentação, não apenas resultados.

• Registos em tempo real, sempre.

• Indique explicitamente os direitos do colaborador nos procedimentos de nível 1.

• Tratamento de dados dentro do procedimento, não apenas na política.

• Forme os gestores para reconhecer e encaminhar, em vez de julgar.

• Nunca prometa um prazo que não vai cumprir.

• Versione tudo e registe qual a versão aplicada em cada momento.

• Corrija desvios entre o documento e a prática.

Erros comuns

• Todos os procedimentos tratados de forma idêntica, pelo que uma reclamação é documentada como um pedido de férias.

• Procedimentos de nível 3 escritos primeiro, porque são mais fáceis.

• Procedimentos que prometem prazos que a equipa não consegue cumprir.

• Resultados registados, sem fundamentação.

• Notas escritas a posteriori.

• A audiência é conduzida por alguém com envolvimento prévio.

• Informação médica armazenada no ficheiro geral de pessoal.

• Gestores a decidir se uma preocupação é formal, em vez de a encaminhar.

• Sem caminho de recurso, ou um recurso ouvido pelo decisor original.

• Procedimentos de nível 1 adotados sem revisão jurídica.

• Versões não registadas, pelo que ninguém sabe o que estava em vigor na altura.

• Procedimento documentado e prática real a divergir em silêncio.

Formar gestores nos procedimentos que vão usar

Abra os modelos no Trupeer AI, aplique o seu kit de marca para que os documentos de RH sejam consistentes e edite qualquer secção diretamente. A configuração está no guia do modelo.

A maioria dos procedimentos de nível 1 começa com um gestor de linha e a maioria dos gestores de linha vai usar um procedimento de reclamação uma ou duas vezes ao longo da sua carreira. Não o terão lido recentemente e o momento em que precisam dele é o momento em que mais importa.

Um procedimento escrito é uma forma fraca de preparar alguém para isso. Registe um guia em vídeo do que fazer quando um colaborador levanta uma preocupação, e o Trupeer AI gera o guia escrito e um vídeo narrado a partir da mesma versão, para que um gestor possa ver a versão de cinco minutos quando acontecer, em vez de ler catorze passos sob pressão.

Traduza-o para 65+ idiomas, o que é importante quando as pessoas são solicitadas a seguir procedimentos com consequências legais. Mantenha a versão atual na sua base de conhecimento para que ninguém trabalhe a partir de uma versão substituída e use-a em formação de gestores com um registo de conclusão.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo de SOP de RH gratuito em Word?

Sim. O Word é o formato principal, com a estrutura completa do procedimento, incluindo os campos específicos de RH para direitos do colaborador e documentação necessária. Descarregamento gratuito, sem registo, sem marca de água.

Posso descarregar um modelo de SOP de RH gratuito em Word?

Sim, todos os formatos são descarregamentos gratuitos sem necessidade de conta e sem atribuição.

Existe um modelo de SOP de RH em formato de documento Word?

Sim, a versão .doc está incluída juntamente com a .docx para sistemas antigos de RH.

Existe um SOP para o departamento de RH em PDF, gratuito para descarregar?

Sim, tanto o modelo em branco como o exemplo preenchido do procedimento de reclamação estão incluídos como PDFs, para que possa ver um procedimento de nível 1 finalizado no nível certo de detalhe antes de escrever o seu.

Existe um modelo de SOP de RH gratuito em Excel?

Sim. O Excel contém o registo de SOP: cada procedimento com o seu nível, responsável, versão, data de aprovação, data de revisão jurídica e próxima revisão. Para RH, o registo importa mais do que o habitual, porque saber qual a versão aplicada em cada data pode ser relevante se uma decisão for contestada.

Existe um modelo de SOP de RH gratuito em PDF?

Sim, como versões aprovadas de cada procedimento e como registo imprimível.

Existe um modelo de procedimento operacional em Word, gratuito para descarregar?

Sim. Para procedimentos fora de RH, o modelo de SOP geral cobre qualquer processo, com versões para apoio ao cliente, TI, desenvolvimento de negócio e outros.

O que é um SOP em RH?

Um procedimento documentado para um processo recorrente de RH: o gatilho, os passos, quem faz o quê, o que é registado e quais são os direitos do colaborador. Em RH, o procedimento também serve como prova de que situações comparáveis foram tratadas de forma consistente, razão pela qual os requisitos de documentação são mais exigentes do que noutras funções.

Que SOPs de RH é que uma empresa precisa?

Cerca de quarenta cobrem uma função completa de RH, mas comece pelos que, em que a inconsistência cria exposição: disciplinares, reclamações, despedimento, redundância, queixas por discriminação, verificação do direito ao trabalho, gestão de ausências e pedidos de adaptação. Depois, os sensíveis a dados que cobrem folha de pagamentos, dados dos colaboradores e referências. Os procedimentos operacionais, como pedidos de férias, vêm por último.

Como é que escreve um SOP de RH?

Classifique o procedimento por consequência primeiro, uma vez que um procedimento de reclamação precisa de muito mais rigor do que um pedido de férias. Escreva os passos com o que é registado em cada fase, indique explicitamente os direitos do colaborador, defina prazos que vai efetivamente cumprir, defina o tratamento de dados e obtenha revisão da legislação laboral antes de adotar qualquer coisa com consequências legais.

Porque é que os SOP de RH precisam de ser mais detalhados do que os de outros departamentos?

Porque a consistência tem peso jurídico. Tratar dois colaboradores de forma diferente em situações comparáveis pode criar exposição, independentemente de qualquer um dos resultados estar errado, e o procedimento, juntamente com o registo de que o seguiu, é como a consistência é demonstrada. Os procedimentos de RH também tratam os dados pessoais mais sensíveis que uma organização possui.

Os SOP de RH devem ser revistos por um advogado?

Os procedimentos de nível 1, sim, antes da adoção e novamente sempre que a legislação laboral mude numa jurisdição onde emprega pessoas. O custo é pequeno em comparação com um despedimento ou reclamação mal geridos. Em geral, os procedimentos de nível 2 e 3 precisam de aprovação da liderança de RH, em vez de revisão jurídica.

O que acontece se não seguir o seu próprio procedimento de RH?

É frequentemente pior do que não ter um procedimento escrito, porque definiu um padrão e falhou em cumpri-lo, e essa lacuna é fácil de demonstrar. É por isso que os prazos aspiracionais são uma responsabilidade: se o seu procedimento de reclamação se compromete com cinco dias úteis e, na prática, leva três semanas, ou aloque recursos ou altere o documento.

Durante quanto tempo devem ser mantidos os registos de RH?

Os períodos de retenção variam consoante o tipo de registo e a jurisdição, e alguns são definidos por lei. Defina o período em cada procedimento em vez de depender de uma política geral, mantenha os processos de disciplina e reclamação separados do ficheiro de pessoal e aplique um tratamento mais rigoroso aos dados médicos e a outros dados de categoria especial.

Com que frequência devem ser revistos os SOP de RH?

Anualmente como base e, imediatamente, para os procedimentos de nível 1 sempre que a legislação laboral mude em qualquer local onde opere. Dê versão a cada um e registe qual a versão estava em vigor em cada data, uma vez que um caso pode ser avaliado com base no procedimento tal como estava na altura.

Posso personalizar este modelo de SOP de RH?

Sim, e tem de o fazer. A legislação laboral difere substancialmente entre jurisdições e vários destes procedimentos estão sujeitos a requisitos legais em países específicos. Adapte o conteúdo localmente e faça com que qualquer aspeto com consequências legais seja revisto antes da adoção.

Modelos relacionados

• Modelo de SOP

• Modelo de política da empresa

• Modelo de manual do colaborador

• Modelo de política de proteção de dados

• Modelo de política de assiduidade

• Modelo de guia de integração de RH

• Modelo de guia de saída do colaborador

• Modelo de plano de ação corretiva

• Plano de desenvolvimento do colaborador