Use este modelo
A experiência de onboarding de RH molda a forma como um novo colaborador vê a empresa antes mesmo de tocar no trabalho. Com Trupeer, pode poupar horas no design do onboarding de RH começando com um modelo de guia de onboarding de RH gratuito, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando o guia em módulos de vídeo envolventes que os novos colaboradores realmente concluem.
O onboarding falha de uma forma específica. A papelada é concluída porque é obrigatória e alguém a persegue. O portátil chega porque a TI abriu um ticket. E, depois, a pessoa fica numa secretária no terceiro dia sem nada para fazer e sem ninguém a quem perguntar, porque a parte que determina se fica ou não é de ninguém.
Este guia é para as pessoas que gerem o processo. Separa o que é legalmente exigido do que é apenas organizado e do que realmente importa.
Descarregar o guia de onboarding de RH
Formato | Melhor para |
|---|---|
Word (.docx) | O próprio guia do processo, para RH e gestores de contratação |
Excel (.xlsx) | O gestor de onboarding: uma linha por colaborador, tarefas ao longo, responsáveis e datas |
A versão aprovada e listas de verificação imprimíveis por etapa | |
Google Docs | Elaboração com gestores de contratação e TI |
.doc | Sistemas antigos de RH |
Gratuito, editável, sem marca de água.
Que documento de onboarding precisa?
Precisa de... | Usar |
|---|---|
Conduzir o processo de onboarding como RH | Este guia |
Acompanhar tarefas por colaborador, com responsáveis e datas | |
Dar ao novo colaborador algo para ler | |
Planear os primeiros 90 dias de competências | |
Formá-lo em sistemas e tarefas da função | |
Definir políticas e condições | |
Fazer onboarding de um cliente em vez de um empregado |
Como personalizar este modelo no Trupeer
Passo 1: Abrir a secção de Modelos
Vá à secção de Modelos no menu principal.
Passo 2: Selecionar e abrir um modelo
Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.
Passo 3: Expandir a visualização do modelo
Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.
Passo 4: Editar o modelo
Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.
No editor, pode:
Adicionar novas secções
Definir ou atualizar regras de formatação
Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas
Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado
Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.
Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo
Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.
No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.
Com um modelo de guia de onboarding de RH, pode:
Poupar horas no design: Ignore a página em branco com uma estrutura criada para o onboarding de RH.
Melhorar as primeiras impressões: Campos integrados para cobrir tudo o que os novos colaboradores precisam no primeiro dia.
Manter-se alinhado com a marca: Aplicar o seu logótipo, fontes e cores com o kit de marca da Trupeer.
Envolver desde o primeiro dia: Transformar a papelada densa de onboarding em módulos de vídeo.
Uniformizar o onboarding de RH: Usar o mesmo modelo para cada novo colaborador e local.
Atingir colaboradores globais: Traduzir o onboarding de RH para 65+ idiomas com um clique.
As três funções do onboarding de RH
Cada tarefa de onboarding serve um dos três objetivos, e recebe níveis de atenção muito diferentes.
Cumprir. Direito ao trabalho, contrato, folha de pagamentos, impostos, proteção de dados, formação obrigatória. Exigido por lei, orientado por prazos e concluído de forma fiável porque as consequências de falhar são visíveis.
Preparar. Contas, acessos, portátil, secretária, sistemas, ferramentas. Exigente do ponto de vista logístico, normalmente concluído e a origem da maior frustração no primeiro dia quando não é.
Integrar. Compreender a função, conhecer pessoas, perceber como as decisões são tomadas, sentir que pertence. Não é um trabalho explícito de ninguém, não tem prazo, não há consequência visível por ignorá-lo e é o maior fator para saber se alguém fica.
O padrão é consistente: as duas primeiras são concluídas porque têm responsáveis e datas, e a terceira não. Se alterar uma coisa no seu onboarding, dê um responsável e uma data às tarefas de integração, como acontece com tudo o resto.
Cumprir
A camada inegociável. As exigências variam consideravelmente por país, por isso é mais uma forma do que uma lista.
Normalmente inclui: verificar o direito ao trabalho, o contrato assinado e quaisquer condições de suporte, registo de folha de pagamentos e impostos, dados bancários, contactos de emergência, inscrição na pensão ou opção de exclusão, aviso de proteção de dados e consentimento quando aplicável, indução de saúde e segurança e qualquer formação obrigatória que a função ou o setor exija.
Três pontos práticos.
Os prazos são externos. Cortes da folha de pagamentos e janelas de registo estatutário não mudam. Integre-os na linha temporal em vez de os tratar como administração de RH.
A verificação tem frequentemente de acontecer antes ou no primeiro dia, e não durante a primeira semana. Fazer isto mal pode ter consequências para o empregador para além do incómodo.
Mantenha os registos corretamente, com períodos de retenção de acordo com a sua política e jurisdição. Esta é a camada mais provável de ser examinada mais tarde.
Preparar
Tudo o que a pessoa precisa de fazer fisicamente para desempenhar o trabalho.
Contas e single sign-on, e-mail, os sistemas essenciais para a sua função, ferramentas de comunicação, hardware, periféricos, telefone se necessário, acesso ao edifício e passes, secretária ou espaço de trabalho, estacionamento e quaisquer ferramentas ou licenças específicas da função.
A regra que evita a maioria dos problemas no primeiro dia: tudo é disponibilizado e testado antes de a pessoa chegar, e não é pedido antes de chegar. Um ticket aberto não é a mesma coisa que uma conta que funciona, e a diferença é descoberta às nove da manhã de segunda-feira.
Teste iniciando sessão como a pessoa, ou fazendo com que ela inicie sessão um dia antes, quando a sua política de segurança o permitir.
Integrar
A camada que é ignorada, descrita de forma concreta para poder ser atribuída.
Alguém a recebe à porta. Não é a receção, é uma pessoa que está à espera.
Um buddy, com briefing antecipado, e não nomeado na manhã.
O gestor tem tempo bloqueado no primeiro dia e na primeira semana. Bloqueado mesmo, não apenas previsto.
Apresentações agendadas, para a equipa imediata e para as três ou quatro pessoas das quais vai depender.
Uma primeira tarefa, pequena e real, nos primeiros dias. Contribuir algo cedo é mais importante do que qualquer kit de boas-vindas.
Como as decisões são tomadas, explicado. As regras não escritas são o que demora mais a aprender e ninguém as documenta.
Um check-in na primeira semana e no primeiro mês, com alguém que não seja o gestor, para que possa ser honesto.
Cada item acima precisa de um responsável e de uma data no gestor. Caso contrário, são aspirações e vão perder para qualquer coisa urgente nessa semana.
As cinco etapas
Pré-onboarding
Da aceitação da proposta ao primeiro dia, e a janela mais subutilizada de todo o processo.
Envie o contrato rapidamente. Mantenha contacto, porque o intervalo entre aceitar e começar é quando as pessoas recebem contra-propostas e dúvidas. Recolha a papelada de conformidade com antecedência para que o primeiro dia não seja um exercício de preenchimento de formulários. Confirme os detalhes de início: hora, local, a quem pedir, o que levar e o que vestir. Disponibilize tudo e teste. Anuncie internamente antes de a pessoa chegar. Envie algo na sexta-feira anterior, para que o primeiro dia não comece com incerteza.
O erro de pré-onboarding mais comum é o silêncio entre a proposta e o início.
Primeiro dia
O dia em que as pessoas formam uma impressão difícil de alterar.
Alguém à espera à porta. Uma configuração a funcionar. Almoço com alguém. O gestor disponível. Um tour, físico ou virtual. Acesso essencial confirmado. Quaisquer itens de conformidade restantes concluídos. Nada mais agendado que exija que a pessoa saiba qualquer coisa.
O que evitar: um dia inteiro de formação em sistemas, uma pilha de documentos de políticas para ler e o gestor em reuniões.
Primeira semana
Contexto antes da contribuição, mas com algo real para fazer.
Apresentações à equipa imediata e às dependências-chave. Expectativas da função discutidas explicitamente, incluindo o que significa ter sucesso aos 30 dias. Processos e ritmos da equipa explicados. Formação em sistemas para as ferramentas que vão usar mais. Uma pequena primeira tarefa. Check-ins com o buddy. Um check-in com RH no final da semana para detetar cedo qualquer coisa que esteja a correr mal.
Primeiro mês
Construir competência e ligação.
Estabelecer one-to-ones regulares como compromisso recorrente. Formação específica da função. Apresentações mais abrangentes por toda a organização. A revisão dos 30 dias face às expectativas acordadas. Feedback em ambas as direções, e é aqui que surge a maior parte da melhoria do processo, porque ainda conseguem ver o que era confuso.
Primeiros 90 dias e além
Independência e a transição para fora do onboarding.
Revisões aos 60 e 90 dias. Revisão de período experimental quando aplicável, com a data registada e não falhada. Conversa de desenvolvimento assim que a função estiver compreendida. Um fim formal do onboarding, para que ambos os lados saibam que terminou. E um inquérito de experiência de onboarding, que é muito mais honesto aos 90 dias do que na primeira semana.
O onboarding que se vai apagando em vez de terminar significa que ninguém sabe se funcionou.
A estrutura do guia de onboarding de RH
Secção | Conteúdos |
|---|---|
Objetivo e âmbito | Que colaboradores abrange e quaisquer exceções |
Funções e responsabilidades | RH, gestor de contratação, TI, instalações, buddy, o novo colaborador |
Requisitos de conformidade | O que tem de acontecer, até quando, e quem é responsável por cada item |
As cinco etapas | Atividades, responsáveis e timing para cada uma |
Modelos e formulários | Links para tudo o que é referenciado |
Matriz de sistemas e acessos | O que cada função precisa de ter disponibilizado |
Variações para remoto e híbrido | O que muda |
Escalonamento | O que fazer quando algo está atrasado |
Métricas | O que é acompanhado e reportado |
Versão e responsável | Com data de revisão |
O problema de coordenação
O onboarding envolve cinco funções e quase todas as falhas são uma passagem de responsabilidade entre elas, em vez de uma tarefa que ninguém tentou.
Função | Responsável | Falha quando |
|---|---|---|
RH | Conformidade, processo, comunicações | Assume que a TI sabe a data de início |
Gestor de contratação | Clareza da função, primeira tarefa, integração | Marca reuniões no primeiro dia |
TI | Contas, hardware, acessos | Recebe aviso tarde, ou disponibiliza sem testar |
Instalações | Secretária, passes, acesso físico | Não é informado de todo |
A equipa | Boas-vindas, buddy, apoio no dia a dia | Ninguém foi solicitado com antecedência |
A correção mais eficaz é um único evento de disparo que notifica toda a gente em simultâneo. A proposta aceite dispara uma notificação para RH, TI, instalações e o gestor, cada um com a sua própria lista de tarefas e prazo. A notificação sequencial, em que RH informa TI apenas depois de o contrato ser assinado, é onde os dias se perdem.
A segunda correção é um responsável nomeado por colaborador que seja accountable por todo o processo, e não apenas pela parte da sua função. Normalmente é RH, por vezes o gestor, nunca ninguém.
Onboarding remoto e híbrido
Tudo o que está acima continua a aplicar-se, e quatro aspetos precisam de substituição deliberada.
Logística do equipamento. Envio, confirmação de entrega, apoio na configuração no dia e um plano alternativo quando chega tarde. Inclua mais tempo do que parece necessário.
As apresentações ocasionais que acontecem fisicamente não acontecem remotamente. Agende-as explicitamente, em chamadas curtas, e aceite que isto é mais trabalho extra em vez de fingir que acontece naturalmente.
Ouvir por acaso. Os novos colaboradores num escritório aprendem imenso com conversas ao fundo. Remotamente isso não existe, por isso o contexto tem de ser entregue de forma deliberada: explicações gravadas, contexto escrito e uma descrição mais explícita de como as coisas funcionam.
Verificar se está tudo bem. A dificuldade é visível num escritório e invisível remotamente. Check-ins mais frequentes e mais curtos no primeiro mês, com mais do que uma pessoa.
Conformidade e gestão de registos
Nota: os requisitos de conformidade do onboarding variam substancialmente por país e, em alguns países, por estado ou região. A verificação do direito ao trabalho, o registo de folha de pagamentos, os avisos obrigatórios e os períodos de retenção são diferentes. Este guia descreve o formato geral em vez de requisitos específicos de qualquer jurisdição, e não constitui aconselhamento jurídico. Faça com que o seu processo seja revisto por um consultor qualificado de RH ou de direito laboral em cada jurisdição onde contrata.
O que se mantém geralmente: a verificação costuma ter um prazo associado à data de início, os registos têm de ser mantidos por um período definido e as consequências de fazer isto mal recaem sobre o empregador e não sobre o colaborador. Integre-os na linha temporal como pontos fixos, e não como tarefas a concluir quando for conveniente.
Medição do onboarding
Tempo até à produtividade. Quanto tempo até a pessoa estar a desempenhar ao nível esperado. Definido por função, ou então o número não significa nada.
Prontidão no primeiro dia. Percentagem de colaboradores com tudo disponibilizado e a funcionar à chegada. A medida mais limpa e única do seu processo.
Taxa de conclusão de tarefas por etapa, que mostra onde o processo falha.
Retenção aos 90 dias, e especificamente saídas antecipadas, que quase sempre são falhas de onboarding ou de contratação e não de desempenho.
Feedback do novo colaborador aos 30 e 90 dias. A versão dos 90 dias é mais honesta.
Feedback do gestor, já que veem o que o novo colaborador não conseguiu fazer e não sabia.
Tempo entre proposta aceite e disponibilização total, que é onde o problema de coordenação aparece numericamente.
A prontidão no primeiro dia é a que deve servir de ponto de partida. É fácil de medir, é embaraçosa quando é baixa e melhorá-la resolve vários outros problemas.
Onde o onboarding costuma falhar
Silêncio entre a proposta e o início, para que as pessoas cheguem incertas ou nem cheguem.
TI avisada tarde, ou avisada e nunca confirmada.
Contas disponibilizadas mas nunca testadas.
Gestor indisponível no primeiro dia.
Sem primeira tarefa, por isso a pessoa passa uma semana a ler.
Buddy nomeado na manhã e sem briefing.
Tarefas de integração sem responsável, por isso são ignoradas sempre que a semana está ocupada.
A revisão dos 30 dias não é feita, que é quando os problemas ainda podiam ser resolvidos com pouco custo.
Onboarding a desaparecer em vez de terminar formalmente.
Feedback recolhido e nunca aplicado, por isso os mesmos problemas se repetem com cada contratação.
Como construir o seu processo de onboarding
Mapear quem é responsável pelo quê entre RH, o gestor, TI, instalações e a equipa.
Construir a matriz de sistemas e acessos por função, para que a disponibilização seja uma consulta e não uma conversa.
Definir um único evento de disparo que notifica toda a gente em simultâneo.
Separar conformidade, equipamento e integração para que a terceira fique visível em vez de ser assumida.
Atribuir responsáveis e datas às tarefas de integração, exatamente como às outras.
Escrever as listas de verificação por etapa, com timing realista.
Nomear um responsável por colaborador, accountable pelo processo completo.
Testar com o próximo novo colaborador e perguntar-lhe no quinto dia o que foi confuso.
Medir a prontidão no primeiro dia e reportá-la.
Rever trimestralmente, usando feedback do novo colaborador e do gestor.
Boas práticas
Disponibilizar e testar antes da chegada, nunca apenas pedir.
Um único evento de disparo a notificar todas as funções em simultâneo.
Responsável nomeado por colaborador.
Tarefas de integração com responsáveis e datas.
Contacto entre proposta e início, pelo menos semanal.
Papelada de conformidade concluída antes do primeiro dia, quando possível.
Sem formação em sistemas no primeiro dia.
Uma primeira tarefa real na primeira semana.
Buddy com briefing antecipado.
Fim formal do onboarding aos 90 dias.
Erros comuns
Conformidade e equipamento tratados como o onboarding inteiro.
Notificação sequencial, para que a TI saiba por último.
Disponibilização pedida mas não verificada.
Primeiro dia preenchido com documentos de políticas.
Gestor em reuniões no primeiro dia.
Buddy informado na manhã.
Integração deixada para acontecer naturalmente, o que não acontece, especialmente remotamente.
Datas de revisão do período experimental não registadas e falhadas.
Feedback recolhido na primeira semana, quando ninguém diz nada honesto.
Os mesmos problemas voltam a acontecer com cada novo colaborador porque ninguém é responsável pelo processo em si.
Um processo para colaboradores do escritório e remotos.
Faça o mesmo onboarding, independentemente de quem o execute
Abra os modelos no Trupeer AI, aplique o seu kit de marca para que os materiais de onboarding correspondam aos seus outros documentos de RH e edite qualquer secção diretamente. A configuração está no guia do modelo.
A parte do onboarding que pior escala é a formação em sistemas. Cada novo colaborador precisa do mesmo walkthrough das mesmas ferramentas; tem de ser agendado consoante quem estiver disponível; acontece uma vez e, até ao terceiro mês, já se esqueceu sem nada para voltar.
Registe cada walkthrough uma vez e o Trupeer AI gera o guia escrito e um video walkthrough narrado a partir da mesma passagem. Os novos colaboradores veem no segundo dia em vez de esperar por uma vaga; podem rever no terceiro mês e a qualidade não depende de quem estava disponível para o entregar.
Traduza-o para 65+ idiomas para colaboradores internacionais e mantenha o conjunto na sua base de conhecimento, para que funcione também como referência contínua. Útil para formação muito além do primeiro mês.
Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.
Perguntas Frequentes
Existe um modelo gratuito de guia de onboarding de RH em Word?
Sim. A versão em Word é o guia do processo para RH e gestores de contratação, cobrindo responsabilidades, as cinco etapas, requisitos de conformidade e escalonamento. Descarregamento gratuito, sem registo, sem marca de água.
Existe um modelo gratuito de onboarding de colaboradores em Word?
Sim, e existem dois documentos diferentes dependendo do que precisa. Esta página tem o guia do processo de RH. Para a lista de verificação de tarefas com responsáveis e datas, use o modelo de lista de verificação e planos de onboarding. Para o documento que entrega ao novo colaborador, use o guia de onboarding do novo colaborador.
Existe um modelo gratuito de onboarding de colaboradores em Word e PDF?
Sim, ambos os formatos estão incluídos para cada documento aqui. Word para edição, PDF para a versão aprovada e listas de verificação imprimíveis por etapa.
Existe um modelo gratuito de guia de onboarding de RH em Excel?
Sim. O ficheiro Excel é o gestor de onboarding: uma linha por colaborador, tarefas nas colunas, com responsáveis, datas de entrega e estado. É o que lhe mostra o padrão entre colaboradores, e não as tarefas de um único.
Existe um modelo de onboarding de colaboradores em Excel, gratuito?
Sim, o mesmo gestor cobre isso. Inclui a matriz de sistemas e acessos por função, que transforma a disponibilização de uma conversa numa consulta e é a única aba mais útil para reduzir problemas no primeiro dia.
Existe um modelo de lista de verificação de onboarding de colaboradores em Excel?
Sim, na página do modelo de lista de verificação e planos de onboarding, com tarefas agrupadas por etapa e responsável. Esta página cobre o processo por trás, e não a própria lista de verificação.
Existe um modelo gratuito de guia de onboarding de RH em PDF?
Sim, como documento de processo aprovado e como listas de verificação imprimíveis por etapa para pré-onboarding, primeiro dia, primeira semana, primeiro mês e 90 dias.
Posso descarregar um modelo gratuito de guia de onboarding de RH?
Sim, todos os formatos são descarregamentos gratuitos sem necessidade de conta e sem atribuição.
O que é onboarding de RH?
O processo de levar alguém desde a aceitação de uma proposta até se tornar um colaborador totalmente integrado e produtivo. Cobre três funções distintas: cumprir requisitos legais e de conformidade, preparar a pessoa para fazer o trabalho e integrá-la na equipa e na organização.
O que deve incluir um guia de onboarding de RH?
Âmbito, funções e responsabilidades entre RH, o gestor, TI e instalações, requisitos de conformidade com prazos e responsáveis, as cinco etapas com atividades e timing, links para modelos e formulários, uma matriz de acessos a sistemas por função, variações para remoto, escalonamento para tarefas atrasadas e as métricas que acompanha.
Quais são as cinco etapas do onboarding de colaboradores?
Pré-onboarding desde a aceitação da proposta até ao primeiro dia, o próprio primeiro dia, a primeira semana, o primeiro mês e os primeiros 90 dias. Cada uma tem um objetivo diferente: o pré-onboarding remove atrito, o primeiro dia cria uma impressão, a primeira semana dá contexto, o primeiro mês constrói competências e os 90 dias estabelecem independência e terminam formalmente o processo.
Quanto tempo deve durar o onboarding?
Noventa dias para a maioria das funções, com um fim formal para que ambos os lados saibam que terminou. Funções séniores e complexas muitas vezes duram até seis meses. O que importa mais do que a duração é que termine de forma deliberada e não se vá apagando, porque caso contrário ninguém consegue dizer se funcionou.
Qual é a diferença entre onboarding e orientação?
Orientação é a indução inicial, normalmente um ou dois dias a cobrir papelada, políticas, instalações e apresentações. Onboarding é todo o processo de se tornar produtivo e integrado, do qual a orientação é a primeira parte. Tratar a orientação como o onboarding inteiro é o erro estrutural mais comum.
Quem é responsável pelo onboarding de colaboradores?
RH é responsável pelo processo e pela conformidade, o gestor de contratação é responsável pela clareza da função e pela integração, TI é responsável pela disponibilização, instalações é responsável pelo acesso físico e a equipa fornece o buddy e o apoio no dia a dia. A adição crítica é um responsável nomeado por colaborador que seja accountable por todo o processo, porque caso contrário cada função conclui apenas a sua parte e as lacunas entre elas passam despercebidas.
O que deve acontecer antes de um novo colaborador começar?
Contrato assinado, papelada de conformidade concluída, todas as contas e equipamentos disponibilizados e testados, detalhes de início confirmados por escrito, a equipa informada, buddy com briefing, tempo do gestor bloqueado na primeira semana e contacto regular mantido para que a pessoa não fique em silêncio entre aceitar e chegar.
Como medir o sucesso do onboarding?
A prontidão no primeiro dia, ou seja, a percentagem de colaboradores com tudo a funcionar à chegada, é o melhor ponto de partida. Depois, o tempo até à produtividade face a um padrão definido por função, a conclusão de tarefas por etapa, a retenção aos 90 dias e o feedback tanto do novo colaborador como do gestor aos 30 e 90 dias.
Como fazer onboarding de colaboradores remotos?
O mesmo processo com quatro adições deliberadas: logística do equipamento com tempo de reserva, apresentações agendadas explicitamente já que as ocasionais não acontecem, entrega deliberada do contexto que, de outra forma, a pessoa ouviria por acaso e check-ins curtos mais frequentes porque a dificuldade é invisível remotamente.
Posso personalizar este guia de onboarding de RH?
Sim, cada versão é totalmente editável. A secção de conformidade, em particular, tem de ser adaptada à sua jurisdição, uma vez que os requisitos diferem substancialmente entre países. No Trupeer AI, também pode aplicar o seu kit de marca para que os materiais de onboarding correspondam aos seus outros documentos de RH.
