As políticas claras da empresa definem expectativas, protegem o negócio e criam um local de trabalho justo. Com a Trupeer, pode poupar horas na elaboração de políticas começando com um modelo de política de empresa gratuito, personalizando-o com as suas orientações de marca e transformando cada política num vídeo de apresentação que os colaboradores realmente veem, em vez de apenas folhearem.

Escrever uma política de empresa é a parte fácil. A maioria das organizações gere isso e, três anos mais tarde, acaba com quarenta políticas em que uma dúzia está desatualizada, ninguém consegue dizer quem é o responsável e não há registo de quem alguma vez as leu.

Este modelo gratuito de política de empresa dá-lhe a estrutura de cláusulas que funciona para qualquer política e as duas coisas que mantêm uma biblioteca utilizável: um registo e um ciclo de revisão.

Descarregar o modelo de política de empresa

Gratuito, editável, sem marca de água. Word mais o registo em Excel é a combinação que importa, porque é o registo que evita o problema da biblioteca.

O modelo de política de empresa

A mesma estrutura funciona para todas as políticas. A consistência ao longo de uma biblioteca vale mais do que adaptar cada documento.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção Templates

Aceda à secção Templates a partir da navegação principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes de forma clara.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a opção Preview.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de política de empresa, pode:

• Poupar horas na elaboração: Evite a página em branco com uma estrutura de política comprovada.

• Uniformizar políticas: Use o mesmo formato em todas as áreas de política.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o brand kit da Trupeer.

• Formar todos os colaboradores: Combine políticas com vídeos de apresentação — muito mais eficaz do que e-mail.

• Manter a conformidade: Secções integradas suportam a legislação laboral e a prontidão para auditorias.

• Atingir equipas globais: Traduza as políticas de empresa para 65+ idiomas com um único clique.

Boas políticas de empresa tornam as expectativas claras e o local de trabalho justo. Use este modelo para tornar cada política clara, consistente e alinhada com a marca.

Cláusulas essenciais que toda a política de empresa contém

Quatro dessas secções são as que as pessoas omitem e cada omissão causa um problema previsível.

Âmbito, incluindo exclusões. Políticas que dizem a quem se aplicam, mas não a quem não se aplicam, geram perguntas constantes por parte de prestadores, trabalhadores a tempo parcial e colaboradores no estrangeiro.

Definições. Metade dos litígios sobre políticas são litígios sobre vocabulário. Se uma política de trabalho remoto não definir “remoto”, alguém vai interpretá-la como outro país.

Exceções e quem pode concedê-las. Toda a política tem exceções. Sem documentação, são concedidas de forma inconsistente por quem for abordado, o que é pior do que não ter uma política, porque cria um precedente que ninguém aceitou.

Não conformidade. Uma política sem consequência definida é apenas orientação. Se pretende aplicá-la, diga como é que a aplicação se traduz na prática.

Exemplo de política de empresa preenchida

Uma política de trabalho remoto abreviada, que mostra o nível de especificidade que torna uma política utilizável.

[NOME DA EMPRESA] POLÍTICA DE TRABALHO REMOTO · POL-014 · v2.1
Entrada em vigor: 1 de outubro · Responsável: Gestor de RH · Aprovada por: COO, 12 de setembro · Próxima revisão: 1 de outubro do próximo ano · Aplica-se a: Todos os colaboradores permanentes em funções baseadas no escritório. Não se aplica a funções baseadas no local, retalho ou de prestadores.

1. Finalidade. Definir quando e como os colaboradores podem trabalhar remotamente, para que os acordos sejam consistentes, justos e compatíveis com as necessidades operacionais.

2. Âmbito. Abrange trabalho remoto regular e ocasional dentro de [país]. Não abrange trabalhar a partir de outro país, o que requer aprovação separada ao abrigo da Política de Trabalho Internacional, nem contratos de trabalho remoto a tempo inteiro, que são acordados no momento da contratação.

3. Definições.

• Trabalho remoto: Desempenhar a sua função a partir de um local diferente do escritório da empresa, acordado com antecedência.

• Horário central: Das 10:00 às 16:00, hora local, em que se espera que os colaboradores sejam contactáveis.

• Trabalho remoto ocasional: Menos de [4] dias por mês, acordado com o seu gestor.

4. Declaração da política.
4.1 Os colaboradores elegíveis podem trabalhar remotamente até [2] dias por semana mediante aprovação do gestor.
4.2 Os dias de trabalho remoto devem ser acordados com pelo menos [24] horas de antecedência, exceto em circunstâncias urgentes.
4.3 Os colaboradores devem ser contactáveis e disponíveis durante o horário central.
4.4 Os colaboradores devem ter um ambiente de trabalho adequado, incluindo uma ligação à Internet fiável e um espaço que permita chamadas confidenciais.
4.5 Os dias de escritório para toda a equipa têm prioridade sobre os acordos individuais de trabalho remoto. Estes serão publicados com pelo menos [2] semanas de antecedência.
4.6 O trabalho remoto não substitui licença por doença nem licença para assistência.
4.7 O equipamento da empresa deve ser utilizado para trabalho da empresa. Os dados da empresa não devem ser armazenados em dispositivos pessoais, em linha com a política de proteção de dados.

5. Responsabilidades.

• Colaboradores: Acordar os termos com antecedência, manter-se contactável durante o horário central, manter um ambiente adequado e cumprir os requisitos de segurança de dados.

• Gestores: Aplicar esta política de forma consistente na sua equipa, garantir cobertura operacional e encaminhar qualquer pedido de alteração permanente para RH.

• RH: Manter esta política, aconselhar sobre exceções e tratar pedidos de adaptação.

6. Exceções. As variações para além de [2] dias por semana exigem aprovação de RH e, quando relacionadas com uma deficiência ou condição de saúde, serão tratadas como um pedido de adaptação razoável, em vez de ao abrigo desta política.

7. Não conformidade. O incumprimento desta política pode ser tratado ao abrigo do procedimento disciplinar. A indisponibilidade persistente durante o horário central será tratada como uma questão de desempenho.

8. Documentos relacionados. Política de proteção de dados, política de utilização aceitável de TI, política de assiduidade, procedimento disciplinar.

9. Histórico de revisões. v2.1, 12 de setembro, horário central ajustado e dias de escritório da equipa adicionados, aprovado pelo COO. v2.0, ano anterior, revisão inicial após a pandemia.

Por favor, leia: Este modelo e o exemplo são fornecidos para informação geral e não constituem aconselhamento jurídico. As políticas de empresa interagem com a legislação laboral, obrigações de saúde e segurança, legislação de proteção de dados e, em alguns casos, acordos coletivos, e os requisitos variam consoante a jurisdição. Antes de emitir, peça a revisão de qualquer política a um jurista laboral qualificado ou ao seu consultor de RH.

De que política de empresa precisa?

Comece pelas que, por falta de uma política, já estão a causar inconsistência. Normalmente, essa lista é mais curta do que uma biblioteca completa.

• Algo continua a ser decidido de forma diferente por gestores diferentes. Escreva a política.

• Aplica-se um requisito legal ou regulamentar. Escreva-o e faça-o rever.

• Aconteceu um incidente e quer evitar uma recorrência. Escreva-o, mas verifique se a verdadeira lacuna era um procedimento e não uma política.

• Um único colaborador está a fazer algo que preferia que não fizesse. Tenha a conversa. Uma política a nível de empresa pensada para uma pessoa é visível para todos e raramente resulta bem.

• Alguém sugeriu que devia ter uma. Pergunte primeiro que problema resolve.

Políticas essenciais de que a maioria das empresas precisa

Políticas de conduta no local de trabalho

Código de conduta, anti-assédio e discriminação, disciplinar e queixas, drogas e álcool, código de vestuário, conflitos de interesses, ofertas e hospitalidade, e denúncia de irregularidades.

Estas são as políticas que é mais provável que sejam analisadas quando algo corre mal, o que significa que precisam de uma estrutura consistente, registos de aprovação documentados e registos de reconhecimento mais do que qualquer outro grupo.

Políticas de férias e ausências

Férias anuais, licença por doença, licença parental e licença familiar, luto, licença não remunerada, sabáticas, serviço de júri e feriados.

A falha mais comum aqui é indicar direitos sem processo. “Os colaboradores recebem 25 dias” deixa sem resposta as regras de pedido, aprovação, transição e aviso, e são essas que geram as perguntas.

Políticas de dados, privacidade e tecnologia

Proteção de dados, utilização aceitável de TI, segurança da informação, BYOD e gestão de dispositivos, passwords e controlo de acesso, utilização de e-mail e Internet, utilização de IA e aquisição de software.

A utilização de IA é a lacuna mais notável na maioria das bibliotecas neste momento. Os colaboradores já usam estas ferramentas com dados da empresa e uma política criada depois é mais difícil do que uma criada antes. Para aquisição especificamente, consulte o modelo de política de aquisição de TI.

Políticas de saúde, segurança e ambiente

Saúde e segurança, comunicação de acidentes e incidentes, incêndio e emergência, primeiros socorros, trabalho isolado, equipamento de ecrã, saúde mental e bem-estar, e política ambiental ou de sustentabilidade.

Várias destas são obrigatórias por lei e não opcionais, e os requisitos diferem consoante a jurisdição e o número de colaboradores. Este é o grupo em que um modelo precisa mais de revisão local.

Políticas operacionais e de despesas

Despesas e viagens, aquisição e compras, veículos da empresa e frota, gestão de ativos e continuidade do negócio.

Estas são as políticas com a consequência financeira mais clara quando são vagas. “Despesas razoáveis” é a frase mais cara da categoria.

O registo da política

O elemento que separa uma biblioteca de políticas de uma pasta de documentos. Uma linha por política.

Duas colunas fazem o trabalho. A próxima revisão, porque as políticas sem uma data de revisão ficam desatualizadas de forma invisível. E o responsável, porque uma política “de RH” em vez de uma função significa que ninguém nota quando precisa de atualização.

Ordene o registo pela data da próxima revisão uma vez por trimestre. Tudo o que estiver em atraso está desatualizado ou nunca foi necessário, e ambos os casos vale a pena conhecer.

O ciclo de vida da política

Rascunho. Escrito pela pessoa mais próxima do tema, usando a estrutura padrão.

Revisão. RH, jurídico e qualquer função afetada. É aqui que os problemas relacionados com a jurisdição são detetados.

Aprovar. Por alguém com autoridade para ser responsabilizado. Registe quem e quando.

Emitir e distribuir. Com aviso antes da data de entrada em vigor, não na própria data.

Reconhecer. Recolher e registar, quando a política será aplicada.

Operar. Responder a perguntas, assinalar onde não está claro, acompanhar as exceções concedidas.

Rever no calendário. Na data do registo e imediatamente após qualquer incidente que não tenha sido possível prevenir ou após qualquer alteração legal relevante.

Retirar ou substituir. Retirar a versão antiga da circulação. Uma política substituída que ainda esteja na intranet é uma responsabilidade ativa.

Aprovação e validação

A aprovação deve ficar com alguém responsável pelo resultado, e não com quem a escreveu. Na prática, isso significa um executivo para políticas transversais à empresa, o responsável de uma função para políticas funcionais e revisão jurídica para tudo o que tenha implicações legais.

Registe o nome, a função e a data na própria política. Se alguma decisão for contestada, a primeira pergunta é se a política foi devidamente aprovada e estava em vigor na altura.

Distribuição e reconhecimento

• Dê aviso antes da data de entrada em vigor. Trinta dias para tudo o que afete materialmente os colaboradores.

• Explique a mudança, não apenas a publique. Uma política que chega sem contexto convida à resistência.

• Guarde uma versão num único local. A causa mais comum de uma política não aplicável é haver três versões em circulação.

• Recolha o reconhecimento de tudo o que pretende aplicar e registe a versão da política junto da assinatura.

• Inclua políticas no onboarding, ou cada novo colaborador dilui a biblioteca.

• Diga primeiro aos gestores, para que possam responder a perguntas.

Revisão e retirada

Revise anualmente por defeito e imediatamente quando a lei relevante mudar, após qualquer incidente que a política não tenha conseguido prevenir, após uma reorganização ou quando a mesma pergunta continuar a surgir.

Retire de forma deliberada. Marque o documento como substituído, remova-o da intranet e do manual, mantenha uma cópia arquivada com datas para registo e assinale a mudança no histórico de revisões da substituição. As políticas que desaparecem silenciosamente deixam os colaboradores incertos sobre o que se aplica.

O que é uma política de empresa?

Uma declaração escrita das regras e expectativas que regem um aspeto de como uma organização opera e de como as suas pessoas se comportam. Indica o que deve ou não deve acontecer, a quem se aplica, quem é responsável e o que resulta da não conformidade.

A sua função é a consistência. Sem uma política, a mesma situação é tratada de forma diferente consoante quem a está a gerir, o que é injusto para os colaboradores e difícil de defender se for contestada.

Política, procedimento, SOP, manual ou guideline

Frequentemente confundidos, e essa confusão produz documentos que não servem para nada.

Regra prática: se está a escrever passos numerados num sistema, passou de política para procedimento. Separe-os e faça a política referenciar o SOP. As políticas que absorvem procedimentos precisam de nova aprovação sempre que uma ferramenta muda.

Quando precisa de uma política de empresa

• Aplica-se uma obrigação legal ou regulamentar.

• Está a ser tomada a mesma decisão de forma inconsistente.

• O custo de errar é suficientemente alto para justificar uma regra escrita.

• Está a crescer para além do ponto em que o fundador ou o gestor consegue decidir tudo caso a caso, normalmente algures entre quinze e trinta pessoas.

• Um incidente revelou que não havia uma posição acordada.

• Um segurador, cliente ou auditor pede para ver uma.

Não precisa de uma política para tudo. Uma biblioteca de quarenta políticas numa empresa com vinte pessoas é difícil de manter e as políticas não mantidas são piores do que as que não existem, porque criam expectativas que ninguém está a cumprir.

Como escrever uma política de empresa

1. Defina o problema que resolve numa frase. Se não conseguir, pode não precisar da política.

2. Verifique o que já existe. Políticas sobrepostas acabam por se contradizer.

3. Estabeleça primeiro a posição legal. Alguns conteúdos não são da sua responsabilidade decidir e isso varia consoante a jurisdição.

4. Use a estrutura padrão. A consistência ao longo da biblioteca vale mais do que a formatação à medida.

5. Escreva o âmbito, incluindo exclusões. Prestadores, trabalhadores a tempo parcial, colaboradores no estrangeiro.

6. Defina todos os termos ambíguos.

7. Escreva as regras com deve, pode e não vai. Evite “deve” numa política vinculativa, porque convida à interpretação.

8. Mantenha o procedimento fora. Em vez disso, faça referência ao SOP.

9. Indique exceções e quem as concede.

10. Indique a consequência da não conformidade, se pretende aplicá-la.

11. Faça-a rever por RH, jurídico e pela função afetada.

12. Aprove, registe, emita com aviso e recolha o reconhecimento.

13. Defina a data de revisão no registo antes de publicar.

Estilo de escrita para políticas

• Frases curtas. Uma política lida sob pressão precisa de ser inequívoca, não elegante.

• Voz ativa com uma função nomeada. “Os gestores devem aprovar” é melhor do que “a aprovação deve ser obtida”.

• Deve, pode, não vai. Não “deve”, sempre que a regra for vinculativa.

• Números em vez de adjetivos. “Dentro de 5 dias úteis” em vez de “de forma imediata”.

• Sem jargão e sem nomes de sistemas internos que vão mudar.

• Defina tudo o que uma pessoa razoável poderia ler de duas formas.

• Uma página, quando possível. Duas a quatro para temas complexos. Qualquer coisa mais longa costuma conter um procedimento.

Boas práticas

• Uma estrutura em toda a biblioteca.

• Uma função nomeada como responsável por cada política, nunca um departamento.

• Uma próxima revisão com data em todas as políticas e no registo.

• Procedimento mantido separado da política.

• Aviso antes da data de entrada em vigor.

• Reconhecimento registado com a versão.

• Uma versão num único local.

• Registo ordenado por data de revisão trimestralmente.

• Versões substituídas retiradas, não apenas substituídas.

Erros comuns

• Política e procedimento fundidos, pelo que uma mudança de ferramenta exige nova aprovação.

• Sem exclusões de âmbito, gerando perguntas constantes sobre quem está abrangido.

• Termos não definidos, que são a base da maioria dos litígios sobre políticas.

• Exceções sem documentação, pelo que são concedidas de forma inconsistente e se tornam precedente.

• Sem consequência definida para uma política que pretende aplicar.

• Sem registo de reconhecimento, o que torna a aplicação difícil.

• Várias versões em circulação.

• Sem responsável, pelo que nada é atualizado.

• Sem data de revisão, pelo que a biblioteca fica desatualizada de forma invisível.

• Demas políticas para o tamanho da organização.

• Uma política transversal à empresa escrita para abordar uma pessoa.

• Publicada sem explicação, o que é lido como falta de confiança.

Explique a política, não a publique apenas

Abra o modelo na Trupeer AI, aplique o seu brand kit para que todas as políticas correspondam ao seu manual e aos documentos internos, e edite qualquer secção diretamente. A configuração está no guia do modelo.

As políticas são assinadas sem serem lidas, e é por isso que os registos de reconhecimento provam receção, não compreensão. As políticas com maior custo de mal-entendido são normalmente as operacionais: como comunicar uma ausência, como apresentar uma despesa e o que fazer quando deteta um incidente de dados.

Para essas, registe uma apresentação breve. A Trupeer AI gera o procedimento escrito e um vídeo de apresentação narrado a partir de uma única gravação, pelo que a política indica a regra e o vídeo mostra o processo. Traduza-o para 65+ idiomas, o que é importante aqui porque um colaborador que mal-entende uma política na sua segunda língua pode enfrentar consequências. Mantenha a biblioteca na sua base de conhecimento para haver uma versão atual e inclua-a em onboarding.

Registe. Marque com a marca. Traduza. Trupeer.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito de política de empresa em Word?

Sim. O Word é o formato principal, com a estrutura completa de cláusulas e as notas de orientação que apaga à medida que escreve. Descarregamento gratuito, sem registo, sem marca de água.

Posso descarregar um modelo gratuito de política de empresa em Word?

Sim. Todos os formatos são descarregamentos gratuitos sem necessidade de conta e podem ser reutilizados para tantas políticas quantas precisar.

Existe um modelo de política de empresa em formato Word doc?

Sim, existe uma versão .doc incluída juntamente com .docx para sistemas mais antigos e formatos de manual legado.

Existe um modelo gratuito de política de empresa em PDF?

Sim. O PDF é a versão emitida, com o bloco de reconhecimento na página final para assinatura, que é o que precisa se pretende aplicar a política.

Existe um modelo gratuito de política de empresa em Excel?

Sim, e é genuinamente útil, em vez de ser um formato apenas por ser um formato. O ficheiro Excel é o registo da política: uma linha por política com responsável, versão, data de aprovação, data da próxima revisão, estado do reconhecimento e localização. Ordená-lo por data de revisão é a ação mais eficaz que pode fazer para manter uma biblioteca de políticas atual.

Qual é o melhor modelo gratuito de política de empresa?

Aquele que utiliza para todas as políticas, em vez de uma estrutura diferente cada vez. A consistência ao longo de uma biblioteca é mais importante do que adaptar documentos individuais, porque os colaboradores aprendem onde procurar e os revisores conseguem comparar versões. Use o modelo em Word para escrever e o registo em Excel para gerir, já que a maioria dos problemas de políticas são problemas de manutenção e não de elaboração.

Onde posso encontrar políticas de empresa para colaboradores em PDF?

A versão em PDF deste modelo é o formato emitido e o exemplo preenchido de trabalho remoto está incluído como um PDF completo para poder ver uma política finalizada. Se quiser o conjunto completo num único documento para colaboradores, isso é um manual e não uma política, e o modelo de manual do colaborador foi criado para isso.

O que é uma política de empresa?

Uma declaração escrita das regras e expectativas que regem um aspeto de como uma organização opera, incluindo o que deve ou não deve acontecer, a quem se aplica, quem é responsável e o que resulta da não conformidade. A sua finalidade é a consistência, pelo que a mesma situação é tratada da mesma forma, independentemente de quem a esteja a gerir.

O que deve incluir uma política de empresa?

Título e referência, versão e data de entrada em vigor, responsável, aprovador, data da próxima revisão, a quem se aplica, finalidade, âmbito com exclusões, definições, a declaração da política numerada, responsabilidades por função, exceções e quem as concede, consequências da não conformidade, documentos relacionados, histórico de revisões e um bloco de reconhecimento.

Qual é a diferença entre uma política e um procedimento?

Uma política define a regra e a razão. Um procedimento define como é executada, passo a passo. “Despesas acima de £500 exigem aprovação do diretor” é uma política. Os passos para submeter e encaminhar esse pedido são um procedimento. Mantenha-os em documentos separados, ou cada mudança de sistema obriga-o a voltar a aprovar a política.

Quantas políticas é que uma empresa precisa?

Menos do que a maioria dos modelos sugere. Comece com código de conduta, assiduidade, férias, proteção de dados, utilização aceitável de TI, saúde e segurança, anti-assédio e disciplinar e queixas. Adicione outras quando a ausência de uma estiver a causar inconsistência ou quando se aplicar um requisito. Quarenta políticas numa empresa com vinte pessoas não serão mantidas e as políticas não mantidas criam expectativas que ninguém está a cumprir.

Quanto tempo deve ter uma política de empresa?

Uma página, quando possível; duas a quatro para temas complexos. Se tiver mais do que isso, verifique se o procedimento se “meteu” lá dentro, porque quase sempre é essa a causa.

Quem deve escrever e aprovar políticas de empresa?

Quem estiver mais próximo do tema deve elaborar o rascunho, RH e jurídico devem rever e deve aprovar alguém com autoridade para ser responsabilizado. Registe o nome, a função e a data do aprovador na própria política, porque a primeira pergunta em qualquer contestação é se a política foi devidamente aprovada e estava em vigor na altura.

Os colaboradores precisam de assinar políticas de empresa?

Para qualquer política que pretenda aplicar, sim. Registe a assinatura, a data e a versão da política. O reconhecimento prova receção, não compreensão, e é por isso que as políticas operacionais também merecem uma explicação breve, e não apenas um documento.

Com que frequência devem ser revistas as políticas de empresa?

Anualmente por defeito e imediatamente quando a lei relevante mudar, após qualquer incidente que a política não tenha conseguido prevenir, após uma reorganização ou quando a mesma pergunta continuar a surgir. Registe as datas de revisão no registo e ordene-as trimestralmente.

Posso personalizar este modelo de política de empresa?

Sim, todas as versões são totalmente editáveis. Elimine secções que não se aplicam a uma política específica, em vez de as deixar em branco. Na Trupeer AI, também pode aplicar o seu brand kit para que toda a biblioteca tenha um aspeto consistente.

Modelos relacionados

• Modelos de política e procedimento

• Modelo de política de assiduidade

• Modelo de política de proteção de dados

• Modelo de política de aquisição de TI

• Modelo de manual do colaborador

• Modelo de SOP

• Modelo de SOP de RH

• Modelo de checklist e planos de onboarding