社内向け・社外向けのためのAIドキュメントツール

多くのチームは、同じワークフローを2回同じように記録しています。社内向けのバージョンはチームのために社内で作成され、顧客向けのバージョンは別の誰かによって別途作成され、その2つは徐々に同じ内容を説明しなくなっていきます。

Trupeerは、社内向けおよび外部向けのドキュメント作成のためのAIドキュメンテーションツールです。チームがワークフローを1回記録するだけで、社内チームと顧客の両方に向けたバージョンを作成できます。2つは同じ記録から始まるため、読み方は異なってもカバーする手順は同じです。

社内向け・外部向けドキュメンテーションツールとは？

1つの記録済みワークフローから、それをもとに2つの対象者向けのドキュメントを作成できるソフトウェアです。各バージョンを最初から別々に書くのではなく、同じ素材から作ります。

ソースは、実行されるプロセスの記録です。AIがその記録から手順とスクリーンショットを生成するため、両方のバージョンに必要な要素が最初から揃った下書きが得られます。次に調整します。社内向けバージョンは技術的な詳細とチームの文脈を維持し、外部向けバージョンは社内情報を削除したうえで、顧客向けの言葉に簡略化します。完成したバージョンは別々の場所に公開されます。通常は社内のナレッジベースと、公開ヘルプセンターです。Trupeerはスクリーン録画をソースとして使用し、編集可能な手順書を生成します。その後、社内向けまたは顧客向けの用途に合わせて調整できます。

社内向けと外部向けのドキュメンテーション

必要としているものが大きく異なる読者に対して、同じワークフローを説明します。

手順は同じです。構成、語彙、詳細の粒度は異なるため、別々に書くことが必要だと感じられ、実際にそうするとズレていきます。

1つのソース、2つの対象者

2回書く代わりに、両方のバージョンを同じ記録から始めるのが代替案です。ワークフローは1回だけ記録します。社内向けドキュメントと外部向けドキュメントは、それぞれその記録の2つの提示方法です。

ソースは同じまま、対象者向けの文脈が変わります。

これにより、ソース起点でのドキュメンテーションのズレのリスクが下がります。2人が同じプロセスをそれぞれ別々に把握した内容から書くのではなく、両方のバージョンが同じ観測された手順から始まるためです。

社内向け・外部向けドキュメンテーションはどのように機能するか

ステップ1：ワークフローを1回だけ記録する

ブラウザでプロセスをキャプチャするか、すでにある録画をアップロードします。1つのキャプチャで両方の対象者に対応できるため、2回目のスケジュール調整は不要です。

ステップ2：1つのソースからドキュメンテーションを生成する

AIが、記録された操作を構造化された手順に変換し、ラフなワークフロー記録から編集可能なドキュメンテーション下書きへと導きます。Trupeerは、各アクションに対するスクリーンショット付きでその下書きを生成します。この1つの下書きが、両方のバージョンの出発点となり、どちらの対象者にも必要なすべての手順を含みます。

ステップ3：各バージョンを調整して公開する

生成された下書きは編集可能なままなので、対象者ごとに調整できます。社内では技術的な詳細とエスカレーションのメモを維持し、外部では文言を簡略化し、建物の外に出してはいけないものはぼかすか置き換えます。社内向けはチームが見る場所に公開し、外部向けはヘルプセンターに公開します。または、どちらもPDFまたはWordにエクスポートできます。

Trupeerで作成できるもの

同じ記録が、次のそれぞれに適応できます。

• 社内SOP：システム名、エスカレーション経路、チームがすでに持っている文脈を含む完全なワークフロー

• 顧客向けヘルプ記事：社内の詳細を削除し、スクリーンショットを整えたうえで、顧客の言葉で同じ手順を表現

• プロダクトのウォークスルー：同じ記録から作るナレーション付き動画（書面バージョンに加えて、二次的なアウトプットとして提供）

• サポートドキュメンテーション：エスカレーション経路付きの社内トラブルシューティングと、それを含まない公開用の解決ガイド

• 社内トレーニング：同じワークフローに基づく、サポートおよび営業向けの育成コンテンツ

• 顧客オンボーディングガイド：顧客が実際に行うセットアッププロセスを、チームがすでに作成した記録から作成

社内向け・外部向けドキュメンテーションにTrupeerを使う理由

• 対象者ごとに別々のドキュメンテーションセッションを行う代わりに、1回の記録で済む

• 手作業で2回撮影するのではなく、実際のワークフローから生成したスクリーンショット

• 編集可能なアウトプットなので、対象者ごとの変更は書き直しではなく下書き内で行われる

• 同じ記録から作る書面ドキュメンテーションと動画（動画は二次的なアウトプット）

ビフォー＆アフター

Before： SaaS企業が新しい請求ワークフローをリリースします。プロダクトチームが社内SOPを書きます。サポートチームは別々にヘルプセンターの記事を書きます。2人が1つのワークフローを別々にドキュメント化し、その後2つのバージョンはズレていきます。

After： 1つのスクリーン録画で両方を作成します。社内向けバージョンには、技術的なワークフロー、チームの文脈、エスカレーションの詳細が含まれます。外部向けバージョンには、スクリーンショットと顧客に安全な文言を添えた、簡略化された顧客向け指示が含まれます。請求画面が変わったら、影響を受けたワークフローを再録画し、それをもとに両方のバージョンを更新します。

適用される場面

• プロダクトリリース：同じ機能のウォークスルーから、サポートおよび営業向けの社内引き継ぎと、顧客向けヘルプ記事を作成

• サポートドキュメンテーション：エスカレーション経路付きの社内トラブルシューティングと、それらを含まない公開用の解決ガイド

• ソフトウェアのオンボーディング：チーム向けの社内トレーニングと、新規アカウント向けの顧客オンボーディング

• プロセス変更：チームが行うことを説明する社内SOPと、顧客にとって何が変わるかを説明する外部向けのお知らせ

• 機能ドキュメンテーション：社内ではプロダクトおよびエンジニアリングの文脈、外部ではタスク手順

2つのバージョンで変わること

• 用語：システム名や社内名が、顧客が使う言葉になります

• 前提知識：外部向けバージョンでは、管理画面やデータモデルに精通していることを前提にできません

• エスカレーションとショートカット：社内のみの経路は、顧客向けバージョンから除外されます

• スクリーンショット：社内ツール、アカウント識別子、その他の機密情報はぼかすか置き換えます

• 範囲：社内向けバージョンは、外部向けが意図的に省くエッジケースをカバーすることがよくあります

• 掲載先：一方は社内のナレッジベース、もう一方はヘルプセンターに掲載されます

2つのバージョンを揃え続ける

社内向けと外部向けのドキュメンテーションが分岐してしまう理由は、それぞれが別々に管理されているからです。誰かが変更後に社内SOPを更新しても、ヘルプ記事の担当者にそのことが伝わらないことがあります。

1つの記録済みワークフローをもとに作業すると、そのギャップが縮まります。プロセスが変わったら、影響を受けた部分を再録画し、同じソースから両方のバージョンを更新します。どの下流ドキュメントがそれに依存しているかを思い出す必要がなくなります。これは自動ではなく、誰かがプロセス変更に気づく必要があります。

これは行いません

顧客に何を見せるべきか／見せるべきでないかを判断したり、社内の言い回しをレビューなしで顧客向けの言葉に書き換えたり、2つのバージョンを自動で同期したりはしません。「建物の外に出るものは何か」という判断は、その都度人が行います。

公開前に生成された下書きを確認する方法については、AI documentation accuracyをご覧ください。プロダクト機能のドキュメント作成に特化しては、the AI product documentation toolをご覧ください。

1つの記録から両方のバージョンを作成

Trupeerで、同じワークフロー記録から社内向けおよび顧客向けのドキュメンテーションを作成できます。Trupeerを無料でお試しください。