明確な会社の方針（ポリシー）を定めることで、期待値を揃え、事業を守り、公平な職場をつくれます。Trupeerなら、無料の会社ポリシーテンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、各ポリシーを従業員が実際に見る動画のウォークスルーに変えることで、ポリシー作成にかかる時間を何時間も節約できます。

会社のポリシーを書くこと自体は簡単です。多くの組織はそれを管理しているつもりになり、3年後には、40のポリシーのうち12が古くなっているのに、誰が所有しているのか誰も言えず、誰が読んだのかの記録もありません。

この無料の会社ポリシーテンプレートでは、あらゆるポリシーに使える条項構成と、ライブラリを使える状態に保つための2つの要素――登録（レジスター）とレビューサイクル――を提供します。

会社ポリシーテンプレートをダウンロード

無料、編集可能、透かしなし。重要なのはWordとExcelの登録（レジスター）の組み合わせです。登録があるからこそ、ライブラリの問題を防げます。

会社ポリシーテンプレート

同じ構成が、すべてのポリシーに機能します。ライブラリ全体での一貫性は、各文書を個別に最適化することよりも価値があります。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したいテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内で、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、位置や関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートの見え方を確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じてそのまま調整を続けることができ、テンプレートが希望どおりに表示されることを確認できます。

会社ポリシーテンプレートでできること：

• 作成時間を節約：実績のあるポリシー構成で、空白のページをスキップできます。

• ポリシーを標準化：ポリシー領域ごとに同じ形式をすべてに適用します。

• ブランドを維持：Trupeerのブランドキットでロゴ、フォント、カラーを適用します。

• すべての従業員をトレーニング：ポリシーを動画のウォークスルーと組み合わせます。メールよりはるかに効果的です。

• コンプライアンスを維持：組み込みのセクションが雇用法と監査対応の準備を支えます。

• グローバルチームに対応：1クリックで会社ポリシーを65+言語に翻訳できます。

優れた会社ポリシーは、期待値を明確にし、職場を公平にします。このテンプレートを使って、すべてのポリシーを明確に、統一感を持たせ、ブランドに沿った形にしましょう。

すべての会社ポリシーに含まれる重要な条項

そのうち4つのセクションは、人が省きがちな部分であり、どれを省いても同じように起こる問題があります。

除外を含む適用範囲（スコープ）。適用対象は書いているのに、適用しない対象が書かれていないポリシーは、請負社員、パートタイマー、海外スタッフからの絶え間ない質問を生みます。

定義。ポリシーの紛争の半分は、用語の解釈違いです。リモートワークポリシーで「remote（リモート）」を定義していないと、誰かが別の国のことだと解釈してしまいます。

例外と、例外を認められる人。すべてのポリシーには例外があります。文書化されていないと、頼まれた相手がその場で一貫性なく承認してしまい、ポリシーがないよりも悪い結果になります。なぜなら、誰も合意していない前例ができてしまうからです。

非遵守（ノンコンプライアンス）。結果（コンシークエンス）が明記されていないポリシーはガイダンスです。強制したいのであれば、強制の内容がどうなるのかを明確にしてください。

記入済みの会社ポリシー例

省略したリモートワークポリシーで、ポリシーを実際に使える状態にするための具体性のレベルを示します。

[COMPANY NAME] リモートワークポリシー · POL-014 · v2.1
発効日：10月1日 · 所有者：人事マネージャー · 承認者：COO、9月12日 · 次回レビュー：翌年10月1日 · 適用対象：オフィス勤務のすべての正社員。現場拠点、リテール、または請負社員の役割には適用されません。

1. 目的。従業員がいつ、どのようにリモート勤務できるかを定めることで、取り決めを一貫させ、公平にし、業務運営上のニーズと両立できるようにします。

2. 適用範囲（スコープ）。[country]における定期的および臨時のリモート勤務を対象とします。別の国からの勤務は対象外であり、国際勤務ポリシーに基づく別途の承認が必要です。また、フルタイムのリモート契約は採用時に合意されます。

3. 定義。

• リモート勤務：事前に合意された、会社のオフィス以外の場所から職務を遂行すること。

• コアタイム：現地時間の10:00〜16:00。従業員はこの時間帯に連絡可能であることが求められます。

• 臨時のリモート勤務：月あたり[4]日未満。直属のマネージャーと調整して決定します。

4. ポリシーステートメント。
4.1 対象となる従業員は、マネージャーの承認により、週あたり最大[2]日までリモート勤務できます。
4.2 リモート勤務日（リモート勤務を行う日）は、緊急の事情を除き、少なくとも[24]時間前に合意されている必要があります。
4.3 従業員は、コアタイムの間、連絡可能であり、利用可能である必要があります。
4.4 従業員は、信頼できるインターネット接続や、機密性のある通話を可能にするワークスペースなど、適切な作業環境を用意する必要があります。
4.5 チーム全体のオフィス出勤日は、個別のリモート勤務の取り決めより優先されます。これらは少なくとも[2]週間前に公表されます。
4.6 リモート勤務は、傷病休暇または介護休暇の代替ではありません。
4.7 会社の機器は会社の業務に使用する必要があります。会社データを個人の端末に保存してはなりません。これはデータ保護ポリシーに従います。

5. 責任。

• 従業員：事前に取り決めに合意し、コアタイムの間は連絡可能な状態を維持し、適切な環境を保ち、データセキュリティ要件に従うこと。

• マネージャー：自チームに対してこのポリシーを一貫して適用し、業務運営上のカバーを確保し、恒常的な変更の要請があれば人事に照会すること。

• 人事：このポリシーを維持し、例外について助言し、配慮（アコモデーション）の要請を取り扱うこと。

6. 例外。週あたり[2]日を超える変更は、人事の承認が必要です。また、障がいまたは健康状態に関連する場合は、本ポリシーではなく、合理的配慮の要請として取り扱います。

7. 非遵守。本ポリシーに従わない場合は、懲戒手続きのもとで対応される可能性があります。コアタイムの間に継続的に利用できない状態が続く場合は、業績（パフォーマンス）の問題として扱われます。

8. 関連文書。データ保護ポリシー、ITの適切な利用ポリシー、出勤（出席）ポリシー、懲戒手続き。

9. 改訂履歴。v2.1、9月12日、コアタイムを絞り込み、チームのオフィス出勤日を追加。COOが承認。v2.0、前年、パンデミック後の初回改訂。

必ずお読みください：このテンプレートおよび例は一般情報として提供されており、法的助言ではありません。会社ポリシーは雇用法、健康と安全の義務、データ保護法、そして場合によっては団体協約と相互に関係し、要件は管轄区域によって異なります。発行前に、資格のある雇用法の専門家または人事アドバイザーによりレビューを受けてください。

どの会社ポリシーが必要ですか？

まずは、ポリシーがないことがすでに一貫性の欠如を引き起こしているものから始めてください。通常、これはフルのライブラリよりも短いリストになります。

• 同じことが、さまざまなマネージャーによって毎回違う判断で決まっている。ポリシーを書きましょう。

• 法的または規制上の要件が適用される。書いて、レビューを受けましょう。

• インシデントが起きて、再発を防ぎたい。書きましょう。ただし、実際のギャップがポリシーではなく手順だった可能性がないか確認してください。

• 特定の従業員が、本人にはしてほしくないことをしている。話し合いましょう。特定の1人を対象にした会社全体のポリシーは、誰にでも見えてしまい、うまく機能することはめったにありません。

• 誰かが「それを用意すべきだ」と言っている。まず、それが解決する問題は何かを確認してください。

多くの企業が必要とするコアポリシー

職場の行動に関するポリシー

行動規範、ハラスメント防止・差別、懲戒・苦情、薬物・アルコール、ドレスコード、利益相反、贈答・接待、内部通報。

これらは、何か問題が起きたときに最も検討されやすいポリシーです。つまり、他のどのグループよりも、整った構成、文書化された承認、受領確認の記録が必要になります。

休暇・休業に関するポリシー

年次休暇、病気休暇、育児・家族休暇、弔慰、無給休暇、サバティカル、裁判員の職務、公休日。

ここでよくある失敗は、手続きなしに権利だけを記載してしまうことです。「従業員は25日受け取る」だけでは、申請、承認、繰越、通知のルールが未回答になり、そこから質問が生まれます。

データ、プライバシー、テクノロジーに関するポリシー

データ保護、ITの適切な利用、情報セキュリティ、BYODと端末管理、パスワードとアクセス制御、メールとインターネットの利用、AIの利用、ソフトウェアの調達。

現時点で多くのライブラリにおける目立つギャップは、AIの利用です。従業員はすでに会社データを使ってこれらのツールを利用していますが、後からポリシーを作るより、先に作るほうが難易度は低くなります。特に調達については、IT調達ポリシーテンプレートをご覧ください。

健康・安全・環境に関するポリシー

健康と安全、事故・インシデントの報告、火災と緊急時、応急処置、単独作業、ディスプレイ画面機器、メンタルヘルスとウェルビーイング、環境またはサステナビリティのポリシー。

これらのうちいくつかは任意ではなく法定であり、要件は管轄区域と人員規模によって異なります。このグループは、テンプレートに対して現地でのレビューが最も必要になる領域です。

運用・経費に関するポリシー

経費・出張、調達・購買、会社車両とフリート、資産管理、事業継続。

これらは、曖昧だと最も明確な金銭的な影響が出るポリシーです。「妥当な経費」は、このカテゴリで最も高くつく単語です。

ポリシー登録（レジスター）

ポリシーライブラリを、単なる文書フォルダと分けるための成果物です。ポリシーにつき1行。

2つの列が役割を果たします。次回レビュー（レビュー日があること）です。日付のないポリシーは、見えないうちに古くなっていきます。そして所有者です。「人事」ではなく役割として所有されていないポリシーは、更新が必要になっても誰も気づきません。

四半期ごとに、次回レビュー日で登録（レジスター）を並べ替えます。期限超過のものは、古くなっているか、そもそも必要なかったかのどちらかです。どちらにせよ把握しておく価値があります。

ポリシーのライフサイクル

ドラフト（作成）。対象に最も近い人が、標準の構成を使って作成します。

レビュー。人事、法務、そして影響を受ける可能性のある部門。ここで、管轄区域に関する問題が見つかります。

承認。それに従うことを求められる権限を持つ人が承認します。誰が、いつ承認したかを記録します。

発行・配布。発効日そのものではなく、発効日前に通知します。

受領確認。ポリシーが実際に強制される場所で、回収して記録します。

運用。質問に答え、どこが不明確かをメモし、認められた例外を追跡します。

予定どおりにレビュー。登録（レジスター）の日付に加え、ポリシーが防げなかったインシデントの直後、または関連する法改正の直後に行います。

廃止または置き換え。旧バージョンを流通から撤回します。イントラネットに残っている置き換え済みポリシーは、依然としてリスク（責任）を生みます。

承認とサインオフ

承認は、文書を書いた人ではなく、結果に責任を持つ人が行うべきです。実務上は、全社ポリシーなら経営層、部門別のポリシーなら部門責任者、法定の影響があるものは法務レビューが必要になります。

ポリシー自体に、名前、役割、日付を記録してください。もし意思決定が争われることになった場合、最初の質問は「その時点でポリシーが適切に承認され、効力があったかどうか」です。

配布と受領確認

• 発効日前に通知する。従業員に実質的な影響があるものは30日。

• 変更点を説明するだけでなく、公開するだけにしない。文脈のないまま届いたポリシーは、抵抗を招きます。

• 1つのバージョンを1つの場所に保管する。強制できないポリシーの最も一般的な原因は、流通しているバージョンが3つあることです。

• 強制したい内容については受領確認を回収し、署名の横にポリシーバージョンを記録します。

• オンボーディングにポリシーを含める。新入社員ごとにライブラリが薄まってしまいます。

• まずマネージャーに伝える。質問に答えられるようにするためです。

レビューと廃止

デフォルトでは年1回レビューし、法律が変わったとき、インシデントが起きてポリシーが防げなかったとき、組織再編の後、同じ質問が繰り返し届くときは、すぐにレビューします。

意図的に廃止してください。置き換え済みとして文書に印を付け、イントラネットとハンドブックから削除し、記録のために日付付きのアーカイブ版を保管し、置き換え後の改訂履歴に変更点を記載します。静かに消えてしまうポリシーは、適用される内容が分からなくなり、従業員を不安にします。

会社ポリシーとは何ですか？

組織がどのように運営され、そこで働く人々がどのように振る舞うべきかの一部に関して、ルールと期待値を文章で示したものです。何が起きてよい／起きてはならないか、誰に適用されるか、誰が責任を負うか、そして非遵守から何が生じるかを定めます。

その役割は一貫性です。ポリシーがないと、同じ状況でも対応する人によって扱いが変わってしまいます。これは従業員にとって不公平であり、争われた場合に守りにくくなります。

ポリシー、手順（プロシージャー）、SOP、ハンドブック、ガイドライン

よく混同され、その混乱が「何にも合わない」文書を生みます。

実務上のルール：システム上で番号付きの手順を書いているなら、ポリシーから手順（プロシージャー）に移っています。それらを分け、ポリシーがSOPを参照するようにしてください。手順を吸収してしまうポリシーは、ツールが変わるたびに再承認が必要になります。

会社ポリシーが必要になるのはいつ？

• 法的または規制上の義務が適用される。

• 同じ判断が一貫せずに行われている。

• 間違えたときのコストが十分に高く、書面のルールで正当化できる。

• 創業者やマネージャーがケースごとにすべて決められる範囲を超えて成長している。通常は15〜30人のあたりです。

• インシデントによって、合意された立場がなかったことが明らかになった。

• 保険会社、顧客、または監査担当者が「それを見せてほしい」と求めている。

すべてにポリシーが必要なわけではありません。20人規模の会社で40のポリシーを抱えるのは維持できず、維持されないポリシーは、ない場合よりも悪くなります。なぜなら、誰も満たしていない期待値を生んでしまうからです。

会社ポリシーの書き方

1. 解決する問題を1文で定義する。それができないなら、ポリシーは不要かもしれません。

2. すでにあるものを確認する。重複するポリシーは、いずれ矛盾します。

3. まず法的な立場を確立する。決められない内容が一部あり、それは管轄区域によって異なります。

4. 標準の構成を使う。ライブラリ全体での一貫性は、個別に作り込む書式より価値があります。

5. 除外を含む適用範囲（スコープ）を書く。請負社員、パートタイマー、海外スタッフ。

6. 曖昧な用語はすべて定義する。

7. must（〜しなければならない）、may（〜してよい）、will not（〜してはならない）でルールを書く。拘束力のあるポリシーではshould（〜すべき）を避けてください。解釈の余地が生まれるためです。

8. 手順を入れない。代わりにSOPを参照してください。

9. 例外と、それを認める人を明記する。

10. 非遵守の結果（コンシークエンス）を明記する。強制するつもりがある場合。

11. 人事・法務・影響を受ける部門にレビューしてもらう。

12. 承認し、登録し、通知付きで発行し、受領確認を回収する。

13. 公開する前に、登録（レジスター）へレビュー日を設定する。

ポリシーの文章スタイル

• 短い文。プレッシャー下で読まれるポリシーは、上品さよりも曖昧さのないことが重要です。

• 役割名を明示した能動態。「マネージャーは承認しなければならない」は「承認を得る必要がある」より優れています。

• must、may、will not。ルールが拘束力を持つ箇所ではshouldではなく。

• 形容詞よりも数字。「速やかに」ではなく「営業日5日以内に」。

• 専門用語を使わず、変わり得る社内システム名も入れない。

• 合理的な人が2通りに読めてしまう可能性のあるものは定義する。

• 可能なら1ページ。複雑なテーマなら2〜4ページ。通常、それ以上長い場合は手順が混ざっています。

ベストプラクティス

• ライブラリ全体で同じ構成。

• すべてのポリシーに所有者として役割名を指定。部署ではなく。

• すべてのポリシーと登録（レジスター）に、日付付きの次回レビューを記載。

• 手順はポリシーから切り離して管理。

• 発効日前に通知。

• 受領確認をバージョンとともに記録。

• 1つのバージョンを1つの場所に。

• レビュー日で四半期ごとに登録（レジスター）を並べ替え。

• 置き換え済みのバージョンは差し替えるだけでなく撤回。

よくあるミス

• ポリシーと手順が統合されているため、ツール変更のたびに再承認が必要になる。

• 適用範囲の除外がないため、誰が対象かについての質問が絶えない。

• 定義されていない用語。これがポリシー紛争の多くの根本原因です。

• 例外が文書化されていないため、一貫性なく承認され、前例になってしまう。

• 強制するつもりのポリシーに、結果（コンシークエンス）が明記されていない。

• 受領確認の記録がないため、強制が難しくなる。

• 流通しているバージョンが複数ある。

• 所有者がいないため、更新されない。

• レビュー日がないため、ライブラリが見えないうちに古くなる。

• 組織規模に対してポリシーが多すぎる。

• 特定の個人に対応するために書かれた全社ポリシー。

• 説明なしで公開してしまい、不信感として読まれる。

ポリシーを説明し、公開するだけにしない

Trupeer AIでテンプレートを開き、ブランドキットを適用して、すべてのポリシーがハンドブックや社内文書と一致するようにし、各セクションを直接編集します。セットアップはテンプレートガイドにあります。

ポリシーは読まれないまま署名されることがあります。そのため、受領確認の記録は「理解したかどうか」ではなく「受け取ったこと」を証明します。誤解のコストが最も高いのは、通常、運用に関するポリシーです。欠勤の報告方法、経費の申請方法、データインシデントを見つけたときにどうするか、などです。

そのため、短いウォークスルーを記録してください。Trupeer AIは、1回の録画から書面の手順とナレーション付きの動画ウォークスルーを生成します。つまり、ポリシーにはルールが書かれ、動画にはプロセスが示されます。65+言語に翻訳することもできます。ここで重要なのは、第二言語でポリシーを誤解した従業員が、その結果を負う可能性があるからです。ライブラリはナレッジベースに保管して、常に最新の1つのバージョンにし、オンボーディングにも含めましょう。

記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

よくある質問

Wordの無料会社ポリシーテンプレートはありますか？

はい。Wordが主要な形式で、全文の条項構成と、書き進める中で削除するガイダンスノートが含まれています。無料ダウンロード、サインアップ不要、透かしなし。

Wordで無料の会社ポリシーテンプレートをダウンロードできますか？

はい。すべての形式が、アカウント不要で無料ダウンロードでき、必要なだけのポリシーに再利用できます。

Wordのドキュメント形式の会社ポリシーテンプレートはありますか？

はい。古いシステムやレガシーのハンドブック形式向けに、.doc版が.docxと一緒に含まれています。

PDFの無料会社ポリシーテンプレートはありますか？

はい。PDFは発行版で、署名用の受領確認ブロックが最終ページにあります。ポリシーを強制するつもりがある場合に必要です。

Excelの無料会社ポリシーテンプレートはありますか？

はい。形式としてのためだけではなく、実際に役立つ内容です。Excelファイルはポリシー登録（レジスター）で、ポリシーごとに1行、所有者、バージョン、承認日、次回レビュー日、受領確認ステータス、場所が記載されています。レビュー日で並べ替えることが、ポリシーライブラリを常に最新に保つために最も効果的なことです。

最適な無料会社ポリシーテンプレートはどれですか？

毎回すべてのポリシーに使うものです。毎回別の構成にする必要はありません。ライブラリ全体での一貫性は、個別の文書を調整することよりも重要です。従業員は「どこを見ればよいか」を学べ、レビュー担当者はバージョンを比較できます。作成にはWordテンプレート、管理にはExcelの登録（レジスター）を使ってください。多くのポリシーの問題は、ドラフトの問題ではなくメンテナンスの問題だからです。

PDFで従業員向けの会社ポリシーはどこで見つけられますか？

このテンプレートのPDF版は発行形式で、記入済みのリモートワーク例も完成したポリシーとして丸ごとPDFに含まれています。従業員向けにすべてを1つの文書にまとめたい場合、それはポリシーではなくハンドブックであり、従業員ハンドブックテンプレートがそのために作られています。

会社ポリシーとは何ですか？

組織がどのように運営されるか、そしてそこで働く人々がどのように振る舞うべきかの一部に関して、ルールと期待値を文章で示したものです。何が起きてよい／起きてはならないか、誰に適用されるか、誰が責任を負うか、そして非遵守から何が生じるかを定めます。その目的は一貫性です。誰が対応するかに関わらず、同じ状況は同じ方法で扱われます。

会社ポリシーには何を含めるべきですか？

タイトルと参照番号、バージョンと発効日、所有者、承認者、次回レビュー日、適用対象、目的、除外を含む適用範囲（スコープ）、定義、番号付きのポリシーステートメント、役割別の責任、例外とそれを認める人、非遵守の結果、関連文書、改訂履歴、受領確認ブロックです。

ポリシーと手順（プロシージャー）の違いは何ですか？

ポリシーはルールと理由を示します。手順は、実行方法を段階的に示します。「£500を超える経費は取締役の承認が必要」はポリシーです。その請求を提出し、振り分けるための手順は手順（プロシージャー）です。別々の文書に保管してください。そうしないと、システムが変わるたびにポリシーの再承認が必要になります。

会社は何件のポリシーを持つ必要がありますか？

多くのテンプレートライブラリが示すよりも少なくて済みます。行動規範、出勤、休暇、データ保護、ITの適切な利用、健康と安全、ハラスメント防止、懲戒・苦情から始めましょう。どれかが欠けていて一貫性が崩れている、または要件が適用される場合に追加します。20人規模の会社で40のポリシーを維持することはできず、維持されないポリシーは、誰も満たしていない期待値を生みます。

会社ポリシーはどれくらいの長さにすべきですか？

可能なら1ページ、複雑なテーマなら2〜4ページです。もっと長くなる場合は、手順が混ざっていないか確認してください。ほぼ常にそのことが原因です。

誰が会社ポリシーを書き、承認すべきですか？

対象に最も近い人がドラフトを作成し、人事と法務がレビューし、それに従うことを求められる権限を持つ人が承認します。承認者の名前、役割、日付をポリシー自体に記録してください。どの異議申し立てでも最初の質問は「その時点でポリシーが適切に承認され、効力があったかどうか」だからです。

従業員は会社ポリシーに署名する必要がありますか？

強制するつもりのポリシーについては、はい。署名、日付、ポリシーバージョンを記録します。受領確認は理解の証明ではなく受け取ったことの証明です。そのため、運用ポリシーにも、文書だけでなく短い説明が必要です。

会社ポリシーはどのくらいの頻度でレビューすべきですか？

デフォルトでは年1回、関連する法律が変わったときはすぐに、ポリシーが防げなかったインシデントの後、組織再編の後、同じ質問が繰り返し届くときはその都度レビューします。登録（レジスター）でレビュー日を追跡し、四半期ごとにそれらで並べ替えてください。

この会社ポリシーテンプレートをカスタマイズできますか？

はい。すべてのバージョンは完全に編集可能です。特定のポリシーに適用されないセクションは空欄のまま残すのではなく削除してください。Trupeer AIでは、ブランドキットを適用してライブラリ全体を一貫した見た目にすることもできます。

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