このテンプレートを使用してください
適切に書かれた勤怠ポリシーは、勤務時間、有給・無給の休暇、遅刻、欠勤について、全員が同じ認識を持てるようにします。Trupeerなら、従業員の勤怠ポリシーのテンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、さらに、チームが実際に視聴できるわかりやすい動画によってポリシーを作成することで、HRドキュメント作成にかかる時間を何時間も節約できます。
多くの勤怠トラブルは「定義」の問題です。誰も「遅刻に当たるもの」「欠勤はどれくらい前までに報告すべきか」「4回目の発生ではどうなるか」を書き残していないのです。その結果、マネージャーは場当たり的に判断し、従業員はメモを見比べ、そして不一致そのものが実際のポリシーになってしまいます。
以下は、手引き（ハンドブック）にそのまま貼り付けられる勤怠ポリシーの全文です。会社固有の詳細はすべて角括弧で示しています。入力して、適用モデルを選び、レビューしてから発行してください。
勤怠ポリシーテンプレートをダウンロード
形式 | おすすめ |
|---|---|
Word (.docx) | ポリシーを編集し、ハンドブックに貼り付ける |
配布と署名付きの受領確認 | |
Google Docs | HRおよび法務との共同レビュー |
Google Doc (.doc) | 古いシステムやレガシーのハンドブック形式 |
無料で編集可能、透かしなし、帰属表示不要です。
Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法
ステップ1：テンプレートセクションを開く
メインナビゲーションからテンプレートセクションへ移動します。
ステップ2：テンプレートを選択して開く
作業したいテンプレートをクリックして開きます。
ステップ3：テンプレート表示を展開する
必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。
ステップ4：テンプレートを編集する
編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。
エディター内で、次のことができます：
新しいセクションを追加
書式ルールを定義または更新
ロゴを追加し、その位置および関連設定を調整
ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する
必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新されたテンプレートを自分のものとして保存します。
ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する
カスタマイズしたテンプレートがどのように表示されるか確認したいときは、プレビューを開きます。
プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートが希望どおりに表示されることを確認できます。
勤怠ポリシー全文
下記をすべてコピーしてください。角括弧のテキストを自社の情報に置き換えます。該当しないセクションは削除してください。
[COMPANY NAME] 勤怠ポリシー
発効日： [date] · 対象： [全従業員 / 時給従業員 / 指定の勤務地] · ポリシー管理者： [HR Manager] · バージョン： [1.0]
1. 目的
定期的で信頼できる出勤は、[Company Name]の業務運営と、互いに依存し合う同僚の業務負荷にとって不可欠です。このポリシーは、出勤および定刻遵守に関する期待事項、欠勤の報告方法、そしてこれらの期待事項を満たさなかった場合の結果を定めます。期待事項を明確にし、かつ一貫して適用するために存在します。
2. 適用範囲
本ポリシーは、[Company Name]のすべての従業員に適用されます。フルタイム、パートタイム、臨時、季節スタッフ [および、契約書で指定されている場合は請負業者] を含みます。団体交渉協定が適用される場合、その協定の条件が優先されます。
3. 定義
予定シフト： [scheduling system]に掲載されている、従業員が勤務するよう割り当てられた時間。
遅刻： 予定された開始時刻から[5]分以上遅れて到着すること。
早退： 事前の承認なしに、予定された終了時刻より[5]分以上前に退勤すること。
欠勤： 予定されたシフトを勤務しないこと。
正当な欠勤： 事前に承認された欠勤、または予期しない欠勤で、セクション5に従って報告され、必要に応じて書類で裏付けられているもの。
無断欠勤： 事前に承認されておらず、セクション5に従って報告されていない欠勤。
無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー）： 予定されたシフトに出勤しないこと。シフト開始から[2]時間以内に[Company Name]へ通知しない場合。
発生（Occurrence）： 長さに関わらず、遅刻・早退・欠勤のいずれかが1回発生すること。[継続する単一の理由による連続した欠勤の日数は、1回の発生として数えます。]
4. 出勤に関する期待事項
従業員は次のことが求められます：
割り当てられた勤務場所に出勤する、または該当する場合はリモートで利用可能な状態で、予定された開始時刻に勤務できるよう準備しておくこと。
予定されたシフトの全時間を勤務する（予定された休憩時間の遵守を含む）。
勤務スケジュールの変更、シフトの入れ替え、早退を行う前に、[their manager]から承認を得ること。
[timekeeping system]に正確に勤怠を記録すること。他の従業員の勤怠を記録すること、または同僚に記録を依頼することは、重大な懲戒事項です。
5. 欠勤または遅刻の報告
予測可能な欠勤は、[system or process]を通じて少なくとも[14]日前までに申請する必要があります。
予測不可能な欠勤は、予定された開始時刻の少なくとも[2]時間前までに[manager / attendance line / system]へ報告するか、緊急時には可能な限り速やかに報告してください。
通知は従業員本人から行う必要があります。身体的に不可能な場合は、その限りではなく、家族または代理人が本人に代わって報告できます。
ショートメッセージ [は / はしない] での通知は許容されます。ボイスメールのみ [は / はしない] での通知は許容されます。
[their manager]と復帰日が合意されていない限り、継続する欠勤の各日について従業員は報告しなければなりません。
6. 書類（ドキュメンテーション）
[Company Name]は、次のために裏付けとなる書類の提出を求める場合があります：
[3]回連続する予定シフトの欠勤。
祝日、週末、または以前に却下された休暇申請に隣接する欠勤。
合理的な懸念を生じさせる欠勤のパターン。
書類の要件は一貫して適用され、適用される法律で許可されている範囲を超えることはありません。医療情報は機密として扱い、従業員ファイルとは別に保管します。
7. 正当な欠勤と無断欠勤
欠勤は、事前に承認されている場合、セクション5に従って報告されている場合、未消化の有給休暇として取得される場合、またはセクション10に基づき法律で保護されている場合は、正当な欠勤として扱われます。欠勤は、セクション5に従って報告されていない場合、書類が求められてから[5]営業日以内に提出されない場合、または従業員が利用可能な有給休暇を使い切っており、法律で保護される休暇が適用されない場合は、無断欠勤として扱われます。
8. 無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー）と職務放棄
無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー）は無断欠勤として扱われ、即時の懲戒処分の対象となります。
[Two]回連続の無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー）の発生は、従業員が通知できなかったことを示す証拠を提示する場合を除き、自主退職および職務放棄として扱われます。[Company Name]は、雇用が終了したものとして扱う前に、従業員へ連絡するための[one]回の記録された試みを行います。
9. 強制力の行使と懲戒ステップ
[Company Name]は、下記のセクション9aに定める[points-based / progressive discipline / written warning]モデルを使用します。懲戒処分は一貫して適用され、書面で記録されます。本セクションのいかなる内容も、適用される場合の雇用の随意性（at-will）を変更するものではありません。
9a. [1つのモデルを選択して保持し、他を削除]
選択肢A：ポイント制（無過失）システム
発生 | ポイント |
|---|---|
30分未満の遅刻 | [0.5] |
30分超の遅刻 | [1] |
承認なしの早退 | [1] |
セクション5に従って報告された欠勤 | [1] |
無断欠勤 | [2] |
無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー） | [3] |
累積ポイント | 対応 |
|---|---|
[4] | 記録付きの口頭カウンセリング |
[6] | 書面による警告 |
[8] | 最終の書面による警告 [および出勤停止] |
[10] | 雇用の終了 |
ポイントは[発生日の12か月後に失効する / 12か月のローリング期間で失効する]。
選択肢B：段階的な懲戒（プログレッシブ・ディシプリン）
[12]か月以内の発生 | 対応 |
|---|---|
[3rd] | 記録付きの口頭カウンセリング |
[5th] | 書面による警告 |
[7th] | 最終の書面による警告 |
[8th] | 雇用の終了 |
選択肢C：書面による警告プロセス
勤怠上の懸念は、記録された面談を通じて対応し、その後に書面による警告、最終の書面による警告、そしてパターンが継続する場合は雇用の終了へと進みます。マネージャーは、いかなる書面による警告を発行する前にも[HR]に相談しなければなりません。
10. 保護された休暇と配慮
本ポリシーのいかなる内容も、従業員の適用される法律に基づく権利を制限するものではありません。法律で保護される欠勤は、セクション9における発生またはポイントとしてはカウントされません。保護される欠勤には、管轄および適格性に応じて、次のようなものが含まれる場合があります：
家族・医療休暇法（FMLA）に基づく休暇。
米国障害者法（ADA）に基づく合理的配慮（修正された勤務スケジュールや追加の休暇を含む）。
州および地方の有給の病気休暇、家族休暇、家庭内暴力休暇。
陪審員の職務、投票のための休暇、軍務のための休暇。
労働者災害補償（ワーカーズ・コンペンセーション）に基づく欠勤。
妊娠に関連する欠勤および配慮。
配慮が必要な従業員は、[HR contact]に連絡してください。配慮の依頼を受けたマネージャーは、自分で判断するのではなく、それを[HR]へ回付しなければなりません。
11. 従業員の権利と異議申し立て
従業員は、[10]営業日以内に[HR contact]へ連絡することで、勤怠に関するいかなる処置についてもレビューを求めることができます。[Company Name]は、本ポリシーに基づく懸念の報告、保護された休暇の要請、または配慮の要請を行った従業員に対して報復しません。
12. 受領確認
私は、[Company Name] 勤怠ポリシーを受領し、読み、理解したことを確認します。これらの期待事項を満たせない場合、懲戒処分が行われる可能性があり、その処分には雇用の終了（解雇）を含むことを理解しています。
従業員名：[ ] · 署名：[ ] · 日付：[ ] · マネージャー：[ ]
ポリシー全文の終了。
必ずお読みください： 本テンプレートは一般的な情報提供のみを目的としており、法的助言ではありません。勤怠ポリシーはFMLA、ADA、州および地方の休暇法と相互に関係し、場合によっては団体交渉協定とも関係します。発行前に、資格のある雇用関連の法律顧問またはHRアドバイザーにレビューしてもらってください。
このポリシーでカバーされる内容
目的と適用範囲（どの雇用形態に適用されるかを含む）。
定義（「遅刻」や「欠勤」が複数の意味ではなく、1つの意味として定義されるように）。
出勤に関する期待事項（勤怠管理を含む）。
欠勤の報告（通知期間と、許容される通知方法）。
書類（ドキュメンテーション）（提出を求める範囲の上限）。
正当な欠勤と無断欠勤（報告ルールに照らして定義）。
無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー）と職務放棄（連絡試行の要件を含む）。
懲戒の段階（3つの選択可能なモデル）。
保護された休暇と配慮（保護される欠勤がカウントされないように）。
異議申し立てと報復防止。
署名付きの受領確認（実務上、ポリシーを強制力のあるものにする要となるもの）。
強制力の行使モデルを選ぶ
セクション9aには3つのモデルがあります。これは文書内で最も重要な意思決定であり、間違ったモデルを選ぶと、勤怠ポリシーの失敗の大半につながります。
モデル | 仕組み | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|---|
ポイント制（無過失） | 各発生にポイントが付与され、しきい値に達すると対応が発動します。理由は関係ありません。 | シフト制の業務、規模の大きい時給の人員、複数拠点の運営 | 硬直的に適用すると保護された欠勤を不利益に扱う可能性があります。明確な除外規定と、ローリング失効が必要です。 |
段階的な懲戒（プログレッシブ・ディシプリン） | 発生回数に応じて発動する、定義された一連の警告であり、判断の余地があります。 | 給与制のチーム、小規模な組織 | 一貫性はマネージャー次第です。すべてを記録しないと、パターンが崩れます。 |
書面による警告 | 記録された面談が、警告へとエスカレートしていく仕組みで、主にマネージャーの裁量に委ねられます。 | 小規模チーム、プロフェッショナルで柔軟な文化 | 意思決定が争われた場合に最も防御しにくいモデルです。標準が書かれていないためです。 |
ポイント制モデルは、理由が十分かどうかを判断する必要がなくなるため、時給環境で最も一般的です。リスクも同じです。理由を無視する仕組みは、あなたが明示的にそれを止めない限り、FMLAで保護される欠勤をカウントしてしまいます。そのためにセクション10があり、削除すべきではありません。
時給従業員向けの勤怠ポリシー例
時給制・シフト制の職場では、給与制のチームよりも、より厳密なルールが必要です。シフトに欠員が出ることは、予定を組み直せる会議のようなものではなく、即時の業務上の問題になるためです。貴社の人員が時給制の場合は、以下のように調整してください。
通知期間を短くする。カバーを手配する必要があるため、同じ営業日ではなく、シフト開始の2時間前にします。
通知チャネルを正確に指定する。「上司に伝える」ではなく、単一の勤怠連絡窓口またはアプリにします。シフトの引き継ぎではメッセージが失われがちです。
ポイント制モデルを使う。拠点やシフトをまたいで運用でき、同じ理由でも異なる上司が異なる判断をすることで生じる不一致を取り除けます。
遅刻を「印象」ではなく「分」で定義する。5分とし、勤怠管理システムで計測します。
シフトの入れ替えを明確に扱う。誰が承認するのか、どれくらい前までに行うのか、そして、入れ替えが成立しなかった場合に、その手配をした本人に不利益が生じるかどうかを定めます。
早退を欠勤とは別に扱う。時給環境では、早退は出勤しないのと同じくらい業務に支障をきたします。
休憩ルールには注意する。長時間の無給休憩は勤怠の問題ですが、賃金・労働時間の法律が休憩の権利を規定するため、両者を分けて管理してください。
丸め（端数処理）を正確にする。勤怠管理システムで丸めを行う場合は、どのように丸めるのかを明記してください。遅刻の記録タイミングに影響します。
勤怠ポリシーとは何ですか？
勤怠ポリシーとは、従業員がいつ勤務すべきか、勤務できない場合の報告方法、そして期待事項が満たされなかった場合に何が起こるのかを定めた書面です。通常は従業員ハンドブックに掲載され、書面で受領確認が行われます。
勤怠ポリシーテンプレートとは、構成と条項があらかじめ下書きされた状態の文書で、通知期間、しきい値、連絡先などを入力するだけで完成します。勤怠管理ポリシー、欠勤ポリシー、遅刻ポリシーという用語は、同じ文書を指します。
適切な勤怠ポリシーとは？
「適切」とは、寛容ではなく、強制力があり、法的にも筋が通っていることです。ポリシーが適切であるのは、次の場合です：
しきい値が業務に合っている。5分の遅刻ルールは製造ラインに適しています。柔軟な勤務時間がある給与制の役割では、些細すぎる可能性があります。
現実の生活を考慮している。誰でも時々渋滞に巻き込まれたり、病気の子どもがいたりします。許容ゼロのポリシーは無視され、無視されるポリシーは、そもそもない場合よりも悪い結果になります。
発生が期限切れになる。標準は12か月のローリング期間です。期限が切れないポイントは、2年前に起きた出来事に対して、最終的に人を解雇に追い込むことになります。
保護される欠勤が除外されている。譲れない要件であり、最もよくある重大なミスです。
一貫して適用される。同じ行為に対して、異なるマネージャーが異なる対応をすることが、勤怠トラブルを差別の主張へと変えてしまいます。
予測できるほど明確である。従業員は読めば、自分がどこに立っているかを理解できるべきです。
なぜ勤怠ポリシーが必要なのですか？
一貫性。同じ行為には同じ対応がなされるため、公平であるだけでなく、法的にも筋が通りやすくなります。
マネージャーが場当たり的に判断するのを止められる。ポリシーがないと、すべての上司がそれぞれ独自に作り、従業員はそれに気づきます。
欠勤が測定可能になる。個別の出来事に反応するのではなく、パターンを見て判断できます。
法的に防御しやすい。書面で、受領確認があり、一貫して適用されるポリシーは、意思決定が争われたときの証拠になります。
信頼できる人への公平。未対応の欠勤は、出勤している人に業務を押し付けることになり、結果として彼らは最終的に離れていきます。
明確な期待事項が不安を減らす。多くの人は、ルールを推測するよりも、ルールを知りたいはずです。
このテンプレートを使うべき人
HRチームがハンドブックを作成または更新する場合。
中小企業のオーナーで、HR機能がなく、法的にも筋が通るものが必要な場合。
運営担当およびシフトマネージャーが、時給環境で一貫した拠点ルールを必要としている場合。
フランチャイズおよび複数拠点の運営者が、拠点間で標準化する場合。
スタートアップが、人数が増える中で勤怠を初めて正式化する場合。
団体交渉協定ですでに勤怠が規定されている場合、または成果によって勤怠が測定される、真に無制限の柔軟な勤務時間モデルを運用している場合は、このまま読み飛ばしてください。
このテンプレートをカスタマイズする方法
すべての角括弧を埋める。公開されたポリシーで角括弧が空のままだと、文書全体が損なわれます。
セクション9aで「強制力の行使モデル」を1つ選び、残り2つを削除します。
数値を意図的に設定する。通知期間、遅刻のしきい値、ポイントの値、失効期限。これらがポリシーです。
州および地方の法律を確認する。有給の病気休暇の権利は大きく異なり、一部の管轄では保護される病気休暇を発生としてカウントすることを制限しています。
セクション10を残す。それ以外は削除して構いません。
レビューしてもらう雇用関連の法律顧問またはHRアドバイザーに。
発行して受領確認を回収する。受領確認されていないポリシーは、強制しにくくなります。
マネージャーをトレーニングする。マネージャーによって一貫性なく適用されるポリシーは、ポリシーがないよりも悪いです。なぜなら、その不一致が今や記録されてしまうからです。
レビュー日を設定する。毎年、そして運用している管轄で休暇に関する法律が変更されたとき。
ローリング導入のベストプラクティス
発効前に告知する。新しいまたは変更されたポリシーについて、少なくとも[30]日前までに通知します。
ルールだけでなく理由も説明する。理解できるポリシーには人は従います。
時計をリセットして始める。新しいポイント制を遡って適用しないでください。
人が見つけられる場所に置く。ハンドブック、イントラネット、シフト制の運用なら休憩室。
すべてのマネージャーに同じ方法でトレーニングする。ここで一貫性が生まれるか、失われます。
受領確認を記録する。署名、日付、ポリシーバージョン。
データを四半期ごとにレビューする。ある拠点やシフトだけ数字が大きく異なる場合、原因は通常、スケジューリングやマネジメントであり、労働力そのものではありません。
よくあるミス
保護される欠勤をカウントする。最も重大なミスであり、ポイント制システムで最もよく起こるミスです。
期限が切れないポイント。いずれ、古い出来事に対する解雇が生まれます。
曖昧な定義。「過度な欠勤」は強制できません。「ローリング12か月で[8]ポイント」はそうではありません。
ファイル上に受領確認がない。誰も署名していないポリシーは強制しにくいです。
一貫性のない適用。勤怠の問題が、差別のリスクへと変わります。
州の法律を無視する。有給の病気休暇のルールは大きく異なり、一部はあなたのしきい値を上書きします。
配慮のルートがない。従業員には、障害に関連するニーズを申し出る場所が必要であり、マネージャーには、それを自分で判断するのではなく、紹介すべきだと知っておく必要があります。
一度もレビューされない。休暇に関する法律は変わります。4年前のポリシーは、もはや準拠していない可能性があります。
Trupeer AIで導入する
誰も読まないポリシーは、誰も守りません。文言が確定したら、残りのハンドブックと一致するようにブランドキットを適用し、Trupeer AIで直接編集してください。セットアップはテンプレートガイドにあります。
次に、PDFではできない部分を対応します。欠勤報告の仕組みを説明する短い動画ウォークスルーを記録し、新入社員が条項5を流し読みするのではなく、プロセスを視聴できるようにします。翻訳することで65以上の言語に対応させてください。ここではほぼどこよりも重要です。2つ目の言語で報告ルールを誤解した従業員は、そのせいで仕事を失う可能性があるためです。現在のバージョンだけが見つかるようにナレッジベースに保存し、オンボーディングで活用してください。
記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。
勤怠ポリシーテンプレートでできること：
作成時間を節約：HRポリシー向けに構成された枠組みで、空白のページをスキップできます。
コンプライアンスを向上：明確なルールは曖昧さを減らし、従業員と会社の双方を守ります。
ブランドを維持：Trupeerのブランドキットでロゴ、カラー、フォントを適用。HRハンドブックやオンボーディングに最適です。
動画でオンボーディング：分厚いPDFを5分の動画ウォークスルーに置き換えます。従業員向けトレーニング動画に最適です。
グローバルに標準化：地域ごとに同じポリシーテンプレートを使い、現地の法律に合わせて調整します。
すべての従業員に届ける：1クリックでポリシーを65以上の言語に翻訳できます。
勤怠ポリシーは、公平な人員管理の土台です。このテンプレートを使って、すべての従業員にとって明確で一貫性があり、理解しやすいポリシーを作成しましょう。
よくある質問
勤怠ポリシーとは何ですか？
勤怠ポリシーとは、従業員の勤怠に関する期待事項（勤務時間、有給・無給の休暇、遅刻、無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー）、および繰り返し違反があった場合の懲戒プロセス）を定義するHR文書です。従業員ハンドブックの中核を成す重要な要素です。
勤怠ポリシーには何を含めるべきですか？
良い勤怠ポリシーには、標準的な勤務時間、欠勤および遅刻の定義、休暇申請の手順、休暇の種類（病気・私用・休暇・弔事）、無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー）のルール、勤怠の追跡方法、そして違反に対する明確な懲戒プロセスが含まれます。
勤怠ポリシーはどのように作成しますか？
まず会社の勤務時間とシフトパターンから始めます。欠勤、遅刻、早退に該当するものを定義します。休暇の権利と申請方法を文書化します。公平な懲戒プロセスを概説します。草案が現地の雇用関連法に準拠していることを確認するため、HRまたは法務にレビューしてもらってください。
無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー）ポリシーとは何ですか？
無連絡欠勤（ノーコール／ノーショー）ポリシーとは、従業員が上司に通知せずに出勤しなかった場合に何が起こるかを定義するものです。多くのポリシーでは、連続する無連絡欠勤（通常は3日）を自主退職として扱いますが、具体的なルールは会社や管轄によって異なります。
勤怠ポリシーは法的に必須ですか？
常に法的に必須というわけではありませんが、書面による勤怠ポリシーを持つことは強く推奨されます。これは紛争時に会社を守り、従業員への対応を一貫させ、休暇に関連する法律の遵守にも役立ちます。導入前に、必ず弁護士にHRポリシーをレビューしてもらってください。
