従業員、顧客、パートナーのいずれであっても、オンボーディングはあらゆる長期的な関係が始まる場所です。Trupeerなら、無料のオンボーディングチェックリストとプランのテンプレートから始めることで、オンボーディング計画にかかる時間を何時間も節約できます。さらにブランドガイドラインでカスタマイズし、チェックリストを動画ウォークスルーに変えて、オンボーディングを生き生きとしたものにします。

オンボーディングチェックリストとは何で、何を含めるべきですか？

オンボーディングチェックリストは、新しく入る人が法的に雇用され、必要な装備を整え、働ける状態になるまでに「必ず起こるべきこと」を、業務として列挙した運用リストです。これは雇用側のドキュメントであり、複数の機能にまたがって管理され、その役割は、1年に何十人もの採用があっても、何も忘れないようにすることです。

通常、その横に置かれるプランは別の成果物です。プランは、その人が一定期間に何を達成し、何を学ぶのかを示します。チェックリストは、その到着の前後を含めて、その人に対して何を行う必要があるのかを示します。

どちらも役に立ち、担当者も異なります。チェックリストは「統制」です。プランは「合意」です。1つのドキュメントにまとめることはよくありますが、その結果として、どちらでもないものになりがちです。というのも、対象者とレビューのタイミングが一致しないからです。

サウンド（音）を出さずに、なぜオンボーディングチェックリストは失敗するのか

多くの業務プロセスは、自分たちの失敗を自ら知らせます。デプロイで手順を1つ見落とせばビルドが壊れます。ディスパッチで手順を1つ見落とせば、怒った顧客が生まれます。何かが跳ね返ってきます。

オンボーディングは、まったくシグナルを出しません。リストにある2つ目のシステムへの新規担当者のアクセスを誰も用意しなければ、何も起きません。警報も、チケットも、クレームもありません。その人は3週目になって静かに気づき、相棒に聞いて、なんとか回り道をします。多くの場合、マネージャーはそのことを知りません。

だからこそ、オンボーディングチェックリストは高い「90年代」の完了率を報告しつつ、オンボーディングはまだ壊れているように感じられるのです。各項目は、確かに「誰かが」実際にやっています。チェックは嘘ではありません。

チェックは、あなたが気にしているのとは別の質問に答えているだけです。「アクションが実行された」ことは示します。しかし「意図した状態が今存在する」ことは示しません。4人の担当者と12回の引き継ぎがあるプロセスでは、この2つは常にズレます。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートセクションを開く

メインナビゲーションから「テンプレート」セクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したい任意のテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内で、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式設定ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、位置や関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように表示されるか確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートが希望どおりに表示されることを確認できます。

オンボーディングチェックリストのテンプレートでできること：

• 計画の時間を節約：オンボーディング向けに構成された空白ページをスキップできます。

• すべてのステップをカバー：内蔵フィールドにより、セットアップ、トレーニング、サインオフの見落としを防ぎます。

• ブランドに沿った運用：Trupeerのブランドキットを使って、ロゴ、フォント、カラーを適用できます。

• 立ち上がりを加速：チェックリストと動画ウォークスルーを組み合わせて、プロダクティブになるまでの時間を短縮します。

• オンボーディングの種類を横断して標準化：従業員、顧客、パートナーに同じテンプレートを使用できます。

• グローバルチームに対応：1クリックでオンボーディングプランを65+言語に翻訳できます。

「実際に起きたこと」ではなく「真実」を記録する方法

2つ目の完了列を追加し、その作業が「誰のために行われたか」を把握している人に渡します。

オーナーの列はそのままにします。ITは「アカウント作成」をチェックします。施設は「デスク割り当て」をチェックします。人事は「契約の返却」をチェックします。これらはアクションに関する主張であり、それを実行した人が行うため、有用です。

2つ目の列は、新しく入る人による「結果として生じた状態が存在する」ことの確認です。私は、リストにあるすべてのシステムにログインできます。座る場所があります。いつ給料が支払われるかを聞いています。仕事が割り当てられています。

チェックリストの他の内容は何も変わりません。しかし、これで「1つ」ではなく「2つ」の数字ができ、両者のギャップがあなたの実際の失敗率になります。多くの組織はそれを見たことがなく、その大きさに驚きます。

この仕組みが機能するのは、質問される相手が変わるからです。自分のアクションについて報告するオーナーには、それがうまくいったと信じる十分な理由があります。受け手側で、それが本当にできたかを知る立場にいるのは、その人だけです。

新しく入る人が5日目の確認を完了する日

約9つの文に絞り、正直にしか答えられないように表現し、1日目ではなく5日目に送ります。そうすることで、静かに失敗してしまう事柄が、失敗するまでの時間を持てます。

私は、自分のメールと、渡されたリストにあるすべてのシステムにログインできます。作業できる機器があります。自分のマネージャーが誰か分かり、実際に会っています。いつ、どのように給料が支払われるか分かっています。働く場所があります。このサイトまたはチームについての導入（インダクション）を受けました。実際の仕事が割り当てられています。行き詰まったときに誰に聞けばいいか分かっています。最初の1か月の終わりまでに、何を達成していることが期待されているか分かっています。

別の書式になってしまうのではなく、2つの設計ポイントが機能させます。未確認の行は対応するチェックリスト項目のオーナーに自動的にチケットを立てるべきなので、確認は「それについてのクレーム」ではなく「問題を解決するためのルート」になります。そして、否定的な回答が実際には回答者個人ではなくプロセスに反映されることが明確である必要があります。実務上は、マネージャーに伝わり、新しく入る人には追いかけさせない、ということを意味します。

5日目で未確認だったものについては、30日目にも同じ9つの文をもう一度送ります。2回失敗する項目は偶然ではなく構造的な問題です。

無料のオンボーディングチェックリストとプランのテンプレート：コピーするための構造

ここからコピーしてください。項目ごとに1行。多くのテンプレートが省略するフィールドには、印を付けています。

チェックリストのヘッダー。 新しく入る人の氏名、役割、勤務地、開始日、マネージャー、そしてオファー受諾日。これは実際にプロセスを引き起こすのがそれだからです。

チェックリストの行。 項目。オーナーは部署ではなく、名前の付いた役割。稼働日数でのリードタイム。 締切日（開始日からリードタイムを引いて計算）。オーナー完了（はい／いいえ）。新しく入る人の確認（はい／いいえ）。 メモ。

グルーピング。 部署ではなくフェーズで分けます：受諾時点から2週間前、1週間前、1日目、最初の週、最初の1か月。部署ごとのグルーピングは、これらのドキュメントが書かれる方法であり、依存関係の順序を隠してしまいます。

引き継ぎ（ハンドオフ）。 ある項目で、1つの機能が別の機能が動く前に何かを提供する必要がある場合は、両側を名前で示し、最初の側の締切を明記します。マネージャーが、ITがプロビジョニングする前に必要なシステムを指定する、というのが最も一般的な例であり、最も一般的な失敗でもあります。

確認ブロック。 上記の9つの文。5日目と30日目の日時を入れます。

プランのセクション。 内容ではなく、3つの名前付きドキュメント：新しく入る人が受け取るオンボーディングガイド、トレーニングプラン、そして30日・60日・90日のプラン。埋め込まずに参照してください。オーナーが異なり、更新される頻度も異なるからです。

例外。 この採用に適用されるバリアントを、下のリストから選びます。

ここまでコピーしてください。約35項目に収めます。40を超えると、人々はスキップし始め、スキップが通常になると、チェックリストは統制として機能しなくなります。

リードタイムから逆算してチェックリストを作る方法

1日目の失敗がこれほど多い理由は、チェックリストがリードタイムではなく締切日を記録しており、各項目が実際にいつ開始される必要があったのか誰も分からないからです。

リストを見て、各項目に稼働日数でのリードタイムを割り当てます。機器の調達。アカウントのプロビジョニング。身元確認（または就労資格確認）のチェック。アクセスカードの作成。給与の締切。購入が必要なソフトウェアライセンス。第三者が関わるあらゆること。

その数値の一部は、気持ちよくないかもしれません。身元確認は週単位で測り、ハードウェアは2週間単位で測り、給与は「月次の締切」があり、それが「誰かが時間どおりに支払われるか」を決めます。

次に、開始日から逆算します。プロセス全体のトリガーは開始日ではなくオファー受諾であり、その差があなたの確保できる猶予（ランウェイ）です。最長のリードタイムが通常の通知期間を超えるなら、追いかけの量では解決できない構造的な問題があります。正直な対応は、リードタイムを短縮するか、その項目が遅れて到着することを受け入れ、それに合わせて計画することです。

採用担当者や採用マネージャーには、この計算が見えるべきです。開始日を柔軟にせず早めに確定することが合理的だと判断できるのは、まさにこのためです。

完了率97%で、準備状況61%の会社

Ardenmoor Groupは、11拠点に約900人を雇用し、年間約200人を採用しています。同社のオンボーディングチェックリストは4人のオーナー（人事、IT、施設、ラインマネージャー）で38項目でした。報告された完了は97%で、2年間その状態でした。

彼らは5日目の確認と、9つの文（新しく入る人が完了するもの）を追加しました。

最初の四半期に、47人の新しく入る人が完了しました。そのうち29人（61%）が、9つすべてを確認できました。

47人のうち19人は、少なくとも1つの主要システムにアクセスできませんでした。11人は特定の勤務地についての導入（インダクション）を受けていませんでした。9人は5日目までに仕事が割り当てられていませんでした。6人は、行き詰まったときに誰に聞けばいいか分かりませんでした。

システムアクセスの失敗は、1つの構造的な欠陥にたどり着きました。マネージャーは、開始前フォームに必要なシステムを列挙するはずでした。約40%がその項目を空欄のままにしていました。するとITはデフォルトのセットをプロビジョニングし、「アカウント作成」をチェックしました。そうすること自体は完全に正しい対応でした。人事も「開始前フォームを送付済み」をチェックしており、これも正しい対応でした。チェックリスト上は2項目が完了し、どこにも失敗がありません。それでも新しく入る人は仕事ができませんでした。

影響を受けた新しく入る人1人あたり、失われた生産性は約2.3日と見積もられました。つまり、会社全体では四半期あたり約44日、年間ではおよそ170日相当です。

その後、3つの変更が行われました。完了列を2つにしたこと。開始前フォームは、システム欄が空だと提出できないようにしたこと。そして、5日目に未確認の行があると、項目オーナーに自動でチケットが立つようにしたことです。

次の2四半期で、確認された準備状況は89%まで上がり、システムアクセスの失敗は40%から7%へ減りました。

報告されたチェックリストの完了率は91%まで下がりました。そこがポイントでした。失敗は以前から存在していました。ただ、どこにも記録されていなかったのです。

リモート採用・契約採用向けのオンボーディングチェックリストのテンプレートバリアント

中央値の採用向けに書かれた単一のリストでは、適用されない項目が生まれ、適用されない項目は「スキップすることを教える」ことになります。

1つのコアチェックリストに、名前付きのバリアントを追加し、ヘッダーでどのバリアントが適用されるかを記録します。

リモートまたはハイブリッド。 発行ではなく配送で、配送確認を伴います。在宅勤務のアセスメント。リモートの新しく入る人には、物事を吸収するための廊下がないため、最初の1週間のミーティング予定を明確にします。相棒（バディ）の割り当ては、ここでは他のどこよりも重要です。

請負（コントラクター）または一時雇用。 就労資格とステータス確認が異なり、給与のセットアップは不要で、アクセスはデフォルトで制限されます。さらに、オンボーディングの時点でオフボーディングのトリガーが発生するように、終了日を定義します。

社内異動。 多くの機器やアクセスの項目は外れ、古いものを無効化することで置き換えられます。これはほぼ常に見落とされる項目です。前任マネージャーからの引き継ぎを追加してください。

再雇用。 新しく作るのではなく、まだ存在するものを確認します。休眠アカウント、保持された記録、以前に発行された機器は、再発行ではなく確認が必要です。

エグゼクティブ。 機器の項目は少なくなり、導入や背景・文脈の項目がかなり増えます。チームの導入ではなく、ステークホルダーのマップを用意します。

複数拠点またはフィールドベース。 各勤務地ごとに、その場所で働くための拠点固有の導入（インダクション）を行います。これはArdenmoorが失敗していた項目です。

オンボーディングプログラムをステップバイステップで作る方法

現在起きていることを、すべての機能から1か所にリストアップします。多くの組織では、各機能がそれぞれ持っているため、全体のリストを見たことがありません。

各項目にオーナーとリードタイムを割り当て、その後は部署ではなくフェーズで並べ替えます。

引き継ぎ（ハンドオフ）を見つけます。つまり、ある機能が別の機能が動く前に何かを提供する必要がある項目です。それぞれを、提供側に名前付きの締切として明確にします。

重要なのは項目ではなく、成果（アウトカム）から9つの確認文を書きます。文は、あなたが望む状態を説明し、それを生み出すタスクを説明するものではありません。

1四半期実行し、その後、オーナーの完了と新しく入る人の確認のギャップを見て、最大の原因を修正します。上の例のように、ほとんどの場合、そのギャップの大半を生む原因は1つです。

次に項目数を見直します。4四半期連続で失敗することなく完了にチェックされているものは、削除または自動化の候補です。

顧客・クライアントのオンボーディングは別物です

この言葉は、無関係な2つのプロセスを指し、オンボーディングテンプレートの検索結果が混ざってしまうため、明確にしておく価値があります。

従業員のオンボーディングは、このページで扱っている内容です。制約は、法的な雇用、機器、アクセス、そしてチームへの統合です。

クライアントまたは顧客のオンボーディングは、商業（ビジネス）プロセスです。新しいアカウントをセットアップし、設定し、トレーニングし、価値に到達することが目的です。制約は契約上・技術上のもの、そして「最初の価値までの時間」に関するものです。ドキュメントは名前以外にほとんど共通点がなく、クライアントのオンボーディングフォームは、社内タスクのチェックリストというよりデータ収集の成果物です。

もし商業版を探してここに来たのであれば、構造は本当に異なり、上記の従業員向けチェックリストはうまく適応できません。

よくあるオンボーディングの課題と、実際に解決する方法

これらの多くに共通するパターンは同じです。よくある説明は「人のせい」にしますが、実際の修正はほぼいつも「項目の欠落」「締切の欠落」「オーナーの欠落」です。

追跡する価値のあるオンボーディング成功指標はどれですか？

5日目の確認された準備状況。つまり、すべての文を確認できる新しく入る人の割合です。これは運用上の指標であり、何かを直したときに最も早く動く指標でもあります。

最初の意味のある貢献までの時間。役割ごとに定義します。ばらつきは非常に大きく、絶対値同士の比較ではなく、同じ役割内での比較に限れば意味があります。トレンドを見るため、という点で問題ありません。

90日および12か月の定着率。マネージャー別、拠点別に分けます。早期離職のパターンが集中し、その集中が見つかるのがポイントです。

再作業に費やしたマネージャーの時間。四半期ごとに質問して把握するのがよく、追跡して正確な数値を取るよりも、実際に回収できる見積もりのほうが勝ちます。

満足度スコアは収集する価値があり、慎重に扱う価値もあります。準備状況の確認が低いのにスコアが高い場合、体験は温かかったがロジスティクスが失敗しており、人々は結果ではなく歓迎の印象を評価していることが多いからです。

コンプライアンスに関する注意点が1つあります。就労資格の確認、バックグラウンドチェック、健康と安全の導入、データ保護の義務は、チェックリストの「便利さ」ではなく法的要件です。チェックリストはコンプライアンス記録ではありません。証拠は人事・法務の要件に従って保管し、管轄地域と業界で適用される内容をそれぞれ確認してもらってください。

ExcelまたはWordでオンボーディングチェックリストのテンプレートを入手できますか？

チェックリストはExcelが適しています。こちらは迷う余地がありません。役に立つ版では、締切日が開始日から各項目のリードタイムを引いて自動計算され、比較できる2つの完了列が必要です。オーナーがチェックしたのに、新しく入る人が未確認の行に対する条件付き書式は、どんな再設計よりもプロセスに貢献します。

横に置くプランはWord向きです。新しく入る人が読むガイドと、30日・60日・90日の合意です。これらは文章であり、追跡するというより議論されるもので、ドキュメントに属します。

オンボーディング期間の終了時に、ライブ版からエクスポートしてPDFにします。PDFや印刷シートからチェックリスト自体を運用するのはうまくいきません。価値のすべてが、コホート内で2つの列を比較することにあるからです。

同じオンボーディングコンテンツを書き直すのをやめる方法

新しく入る人が必要とするコンテンツの大半は、すでに誰かが知っているシステムのウォークスルーです。それらを書く時間が誰にもないため、チェックリストは「使えるもの」ではなく「リンク集のフォルダ」を指す形になりがちです。

Trupeer AIは、画面録画を1回の操作から書面のガイドと動画に変換します。つまり、そのツールをすでに知っている人が1度だけ記録すれば、以後の新しく入る人には同じものが届きます。システムの導入（インダクション）が、採用のたびに再調整が必要なミーティングでなくなります。

記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

同じ録画が、あなたのナレッジベースに一貫したブランドで取り込まれます。ガイドがリンクすべき場所は、コンテンツを複製することではなく、ここです。私たちの新入社員オンボーディングガイドのテンプレートは、新しく入る人が読むドキュメントを扱い、私たちの新入社員トレーニングのテンプレートは、能力の順序付けを扱い、30-60-90日テンプレートは、成果の合意を扱います。トレーニング動画は提供方法をカバーし、セットアップ手順はドキュメントテンプレートセットアップガイドにあります。

よくある質問

Excelで無料のオンボーディングチェックリストテンプレートはありますか？

Excelはチェックリストの適切な入れ物です。項目ごとに1行で、項目、オーナー、稼働日数でのリードタイム、計算された締切日、オーナー完了、新しく入る人の確認、メモの列を用意します。開始日とリードタイムから締切日を導く数式を追加し、オーナーがチェックしたのに新しく入る人が未確認のものを知らせる条件付き書式を追加してください。

Wordで無料のオンボーディングチェックリストテンプレートはありますか？

Wordはチェックリストというよりプランに向いています。つまり、新しく入る人が読むガイドと、30日・60日・90日の合意です。チェックリストをWordで用意したい場合は、表として維持し、リードタイムの計算が手作業になることを受け入れてください。これは多くのチームが最終的にスプレッドシートへ移す主な理由でもあります。

PDFで無料のオンボーディングチェックリストテンプレートはありますか？

オンボーディング期間の終了時に、完了と確認の記録としてエクスポートします。リードタイムは変わり、バリアントも追加されるため、編集可能な作業版は残しておきます。固定化されたチェックリストは、採用が実際にどう進むかと静かに一致しなくなります。

Excelで新入社員向けオンボーディングチェックリストテンプレートはありますか？

同じ構造で、重要なのは2つの完了列とリードタイムです。このページから既存のスプレッドシートに取り込むなら、1つだけでも「新しく入る人の確認」列を追加してください。費用はかからず、あなたの現在のレポートが隠しているものを示すのがこの列だからです。

クライアントのオンボーディングフォームはどこで見つけられますか？

それは雇用側のプロセスではなく商業（ビジネス）プロセスであり、社内タスクを追跡するのではなく、新しい顧客から情報を収集します。上記の従業員向けチェックリストは、制約、オーナー、成功指標がすべて異なるため、有用な形では適応できません。

オンボーディングチェックリストには何項目必要ですか？

約35項目が目安で、合わないケースにはバリアントを用意します。40を超えると人々はスキップし始め、スキップが定着するとリストは統制として機能しなくなります。もしあなたのリストが60項目なら、通常の原因は、バリアント固有の項目がコアリストに追加され、別に保たれていないことです。

オンボーディングチェックリストのオーナーは誰にすべきですか？

チェックリスト自体は、通常は人事または人材オペレーションのように、1人の指名された担当者が持ちます。そして、各個別項目にはそれぞれ指名されたオーナーがいます。部署単位のオーナーシップはうまくいきません。部署は締切に気づかず、人は気づくからです。マネージャーは項目の大部分を持つべきで、これはほとんどのマネージャーにとって意外です。

オンボーディングチェックリストとオンボーディングプラン：違いは何ですか？

チェックリストは、オーナーと日付を伴うタスクの統制リストで、すべての採用で使われ、完了のためにレビューされます。プランは、1人が学ぶ／達成することについての合意で、1回使われ、成果に基づいてレビューされます。両者を組み合わせると、新しく入る人と話し合うには運用的すぎ、プロセスとして回すには個人的すぎるドキュメントになります。