Software gratuito per la mappatura e la documentazione dei processi

Trupeer trasforma la registrazione di un processo in una documentazione passo-passo con screenshot con didascalie e un video narrato, in oltre 65 lingue. È il complemento di una mappa di processo, non un suo sostituto: la mappa mostra la forma del processo, mentre questo mostra a una persona come eseguirlo concretamente. Questa pagina tratta la mappatura dei processi in modo adeguato, indicando anche i casi in cui uno strumento di diagrammazione è ciò di cui hai bisogno.​

Che cos'è la mappatura dei processi?

La mappatura dei processi è la pratica di rappresentare il flusso di lavoro all'interno di un'organizzazione sotto forma di diagramma visivo: i passaggi in ordine, chi è il responsabile di ciascuno, dove si diramano le decisioni e dove avvengono i passaggi di consegna. Il risultato è un'immagine del processo anziché una sua descrizione.​

Il suo valore risiede in ciò che un'immagine rivela e che la prosa nasconde. Una volta disegnato un processo, l'approvazione duplicata, il passaggio che attende tre giorni per una sola persona e il ciclo in cui il lavoro torna indietro diventano visibili a colpo d'occhio. Ecco perché la mappatura dei processi aziendali è una pratica standard nelle operazioni, nella qualità e nel lavoro di miglioramento continuo.​

Che cos'è una mappa di processo?

Una mappa di processo è l'artefatto stesso, il diagramma. La maggior parte contiene gli stessi elementi: un punto di inizio e di fine, passaggi in sequenza, punti decisionali in cui il percorso si divide e spesso corsie (swimlane) che mostrano quale ruolo o team esegue ciascuna parte.​

Vale la pena separare due cose che le persone tendono a confondere. Una mappa di processo risponde a cosa succede e in quale ordine. Non risponde a come farlo, perché una casella con l'etichetta Approva fattura non è un'istruzione per approvare una fattura. Entrambe sono necessarie, e confondere l'una con l'altra è il motivo più comune per cui i progetti di mappatura producono artefatti che nessuno utilizza in seguito.​

Quali sono le tipologie di mappa di processo?

Esistono diversi formati, e scegliere quello sbagliato per il proprio scopo è il motivo per cui alcune mappe vengono lette e altre finiscono in archivio.​

• Diagramma di flusso di base:
  passaggi e decisioni in sequenza. La scelta predefinita corretta per la maggior parte degli scopi e la più facile da leggere per chiunque senza bisogno di formazione

• Mappa di processo a corsie (Swimlane):
  lo stesso flusso suddiviso in corsie per ruolo, team o sistema. Una mappa di processo swimlane è il formato migliore per esporre i problemi di passaggio di consegna, che è dove si concentra la maggior parte dei ritardi

• Mappa del flusso di valore (Value stream map):
  aggiunge dati sui tempi e sul valore a ciascun passaggio, distinguendo il lavoro che aggiunge valore dall'attesa e dalle rilavorazioni. Il confronto che le persone spesso chiedono, mappatura del flusso di valore rispetto a mappatura dei processi, si riduce a questo: le mappe del flusso di valore misurano l'efficienza del flusso, le mappe di processo descrivono la sequenza

• Mappa dettagliata o top-down:
  una mappa ad alto livello con sotto-passaggi espansi al di sotto, utile quando un processo è troppo grande per entrare in una sola pagina leggibile

• Diagramma SIPOC:
  fornitori, input, processo, output, clienti (suppliers, inputs, process, outputs, customers). Comune nel lavoro di mappatura dei processi Six Sigma come esercizio di definizione dell'ambito prima della mappatura dettagliata

• Diagramma del modello di processo aziendale:
  notazione formale BPMN, precisa e standardizzata, e decisamente difficile da leggere per chiunque non abbia appreso la notazione

Simboli e forme della mappa di processo

I simboli della mappatura dei processi sono ampiamente standardizzati e una manciata di essi copre quasi ogni mappa che disegnerai o leggerai.​

• Ovale o rettangolo arrotondato:
  punti di inizio e fine, a volte chiamati terminatori

• Rettangolo:
  un passaggio del processo, ovvero un'azione eseguita da qualcuno o qualcosa. La forma più utilizzata in assoluto

• Rombo:
  un punto decisionale, dove il percorso si dirama in base a una risposta sì o no

• Freccia:
  la direzione del flusso tra i passaggi. Le frecce che tornano indietro segnalano una rilavorazione, che di solito è la prima cosa da analizzare

• Parallelogramma:
  un input o un output, come dati inseriti o un documento prodotto

• Cilindro:
  dati memorizzati o un database

• Forma di documento:
  un record stampato o scritto generato dal processo

• Simbolo di ritardo:
  un'attesa nel processo. Spesso omesso, il che è un peccato, perché i ritardi sono solitamente il punto in cui si annidano i costi reali

Una nota pratica sulle forme delle mappe di processo: la precisione conta meno della leggibilità per la maggior parte degli scopi aziendali. Una mappa che utilizza tre forme e viene letta batte un diagramma BPMN formalmente corretto che solo il suo autore comprende.​

Perché la maggior parte delle mappe di processo smette di essere utilizzata?

La maggior parte degli esercizi di mappatura segue lo stesso arco. Si tiene un workshop, si produce un diagramma, tutti concordano sul fatto che sia accurato e, nel giro di un paio di mesi, nessuno lo apre più. I motivi sono ricorrenti.​

• La mappa descrive l'ideale, non il reale:
  i workshop catturano il modo in cui le persone credono che il processo si svolga. Quello reale presenta soluzioni alternative non documentate e il divario si amplia fin dal primo giorno

• Risponde alla domanda sbagliata per chi la apre:
  chi consulta un processo di solito vuole sapere come completare il proprio passaggio. Un diagramma dice loro dove si colloca il loro passaggio, il che non è lo stesso tipo di aiuto

• La revisione è costosa:
  modificare un diagramma significa aprire lo strumento, riorganizzare le forme, esportare nuovamente e ridistribuire. Di conseguenza, le modifiche vengono raggruppate, posticipate e infine saltate

• Risiede dove nessuno lavora:
  un diagramma in una presentazione o su una lavagna virtuale per cui nessuno ha una licenza è di fatto invisibile

• Nessuno ne è il proprietario:
  le mappe vengono prodotte dai progetti, e i progetti finiscono. Gli artefatti senza proprietario decadono

Nulla di tutto ciò è un argomento contro la mappatura. È un argomento a favore della chiarezza sullo scopo della mappa e sulla necessità di associarla a qualcosa che una persona possa effettivamente seguire.​

Mappare o documentare: di cosa hai bisogno?

Siamo chiari sull'ambito, perché da questo dipende se questo strumento è rilevante per te. Trupeer non disegna diagrammi. Non c'è una lavagna virtuale, nessuna libreria di forme, nessuna corsia e nessuna esportazione BPMN. Se il tuo compito è produrre la mappa stessa, hai bisogno di uno strumento di diagrammazione, e Visio, Miro, Lucidchart e SmartDraw svolgono tutti bene questo lavoro.​

Hai bisogno di uno strumento di mappatura quando:

• Stai analizzando o riprogettando un processo:
  il punto è vedere l'intero flusso in una volta sola, e solo un diagramma permette di farlo

• Devi esporre passaggi di consegna e colli di bottiglia:
  una vista a corsie (swimlane) rende evidenti i problemi strutturali in un modo che nessun documento può fare

• Il pubblico è composto da stakeholder, non da operatori:
  i dirigenti e i proprietari dei processi vogliono vedere la struttura generale, non i singoli passaggi operativi

• La notazione è importante per scopi di conformità o per il lavoro sui sistemi:
  la notazione formale BPMN esiste per ottime ragioni in determinati contesti

Hai bisogno di documentazione di processo quando:

• Qualcuno deve eseguire il processo, non solo comprenderlo:
  un operatore deve sapere quale pulsante premere, in quale sistema, in quale ordine

• Il processo viene eseguito in un software:
  le schermate cambiano e un diagramma non può mostrare l'aspetto di un campo o dove si nasconde un'impostazione

• Stai effettuando l'onboarding o la formazione:
  i nuovi assunti hanno bisogno di sapere "come" fare le cose, e ne hanno bisogno nella lingua in cui leggono

• L'accuratezza deve sopravvivere al cambiamento:
  la documentazione rigenerata da una registrazione del processo reale rimane più vicina alla realtà rispetto a un diagramma modificato a mano

La combinazione produttiva è una mappa per la struttura generale e la documentazione per i singoli passaggi, collegate tra loro. Trupeer produce la seconda e si integra naturalmente con un flusso di lavoro di software di documentazione dei processi che potresti già utilizzare.​

Come funziona un software di documentazione dei processi?

Trupeer segue un processo semplificato in cinque passaggi che trasforma una registrazione del lavoro in una documentazione che le persone possono seguire.​

Passaggio 1: Registra il processo così come viene effettivamente eseguito

Fai clic su Avvia registrazione e scegli una scheda di Chrome, una finestra o l'intero schermo, consentendo l'accesso al microfono se desideri narrare. Lascia che la persona che esegue il processo lo svolga normalmente, quindi fai clic su Interrompi condivisione. Questo è il passaggio che colma il divario tra ideale e reale, perché cattura il metodo reale anziché quello ricordato.​

Passaggio 2: Genera la documentazione e il video

Fai clic su Genera contenuto AI, apri Configura opzioni di output per scegliere un documento, un video o entrambi, e imposta la lingua di input. Trupeer scrive il testo dei passaggi a partire dalle azioni osservate e produce la trascrizione, in modo che la procedura scritta e il video dimostrativo provengano da un'unica acquisizione anziché essere gestiti separatamente.​

Passaggio 3: Correggi i passaggi e la terminologia

Apri Modifica, seleziona un passaggio da modificare e fai clic su Mantieni modifiche, oppure utilizza la riscrittura AI con le tue istruzioni per applicare la terminologia della tua organizzazione. Fai clic su Aggiorna voce fuori campo per rigenerare la narrazione e scegli una voce e un accento in Voce AI. Questo è anche il momento in cui prendi nota delle soluzioni alternative emerse dalla registrazione che la mappa ufficiale non ha mai mostrato.​

Passaggio 4: Evidenzia le schermate

Usa lo Zoom per impostare il livello di zoom, la posizione e la velocità in modo che il testo fitto dell'interfaccia rimanga leggibile, e Aggiungi testo per etichettare l'esatto campo o controllo in ogni passaggio. Un diagramma può dire "Inserisci centro di costo". Questo mostra quale dei quattro campi simili sia effettivamente quello corretto.​

Passaggio 5: Pubblica, traduci e mantieni aggiornato

Pubblica in una knowledge base ricercabile sul tuo sottodominio, dove le persone possono usare Chiedi all'AI per porre domande in linguaggio naturale, oppure condividi tramite link con il tuo logo e una chiamata all'azione. Traduci fino a cinque lingue di destinazione contemporaneamente tra le oltre 65 supportate, esporta in PDF o Word per i sistemi di gestione documentale controllati e usa la Cronologia versioni per confrontare e ripristinare le versioni precedenti. I report sull'aggiornamento dei contenuti segnalano tutto ciò che non viene toccato da più di 90 giorni.​

Esempi di mappatura dei processi da copiare

Gli esempi di mappatura dei processi più utili sono i processi ordinari in cui l'esercizio trova quasi sempre qualcosa da migliorare. Vale la pena iniziare con questi.​

• Dal ciclo passivo al pagamento (Purchase to pay):
  dalla richiesta di acquisto attraverso l'approvazione fino al pagamento. Uno dei classici esempi di mappatura dei processi aziendali, perché i cicli di approvazione e i controlli duplicati emergono quasi sempre

• Dall'assunzione al pensionamento (Hire to retire):
  l'intero ciclo di vita del dipendente che coinvolge HR, IT e il responsabile delle assunzioni. Una mappa del processo dall'assunzione al pensionamento evidenzia le lacune nei passaggi di consegna che costano ai nuovi assunti la loro prima settimana di lavoro

• Dall'ordine all'incasso (Order to cash):
  dal preventivo attraverso la fattura fino alla riscossione, dove i ritardi si traducono direttamente in capitale circolante

• Onboarding dei clienti:
  dalla registrazione al primo valore ottenuto, idealmente mappato in corsie (swimlane) perché i passaggi di consegna tra vendite, success e assistenza sono i punti in cui i clienti si bloccano. Associalo a uno strumento di onboarding del cliente

• Dall'incidente alla risoluzione:
  come si sposta un problema di assistenza e dove si ferma. In questo caso, i simboli di ritardo contano più dei singoli passaggi

• Chiusura di fine mese:
  il processo più ripetuto e meno documentato dell'amministrazione, nonché quello più esposto al rischio legato all'uscita di una singola persona

Best practice per la mappatura dei processi

La mappatura può fallire in modi prevedibili. Queste pratiche sono ciò che distingue una mappa che introduce un cambiamento reale da un diagramma che decora semplicemente un wiki.​

• Mappa il processo reale, non quello descritto nelle linee guida:
  siediti accanto a chi svolge effettivamente il lavoro. La differenza tra i due è di solito la scoperta più preziosa dell'intero esercizio

• Definisci l'ambito prima di disegnare qualsiasi cosa:
  stabilisci esplicitamente il primo e l'ultimo passaggio. L'estensione incontrollata dell'ambito è ciò che trasforma una mappa di una pagina in un poster illeggibile

• Usa le corsie (swimlane) quando sono coinvolti più di due team:
  i passaggi di consegna sono i punti in cui si nascondono i ritardi, e solo le corsie li rendono visibili

• Mantienila all'interno di una sola pagina leggibile:
  se non ci sta, stai mappando alla quota sbagliata. Suddividila e inserisci dei collegamenti

• Registra i ritardi, non solo i passaggi:
  la maggior parte delle opportunità di miglioramento risiede nei tempi di attesa, e la maggior parte delle mappe omette del tutto le attese

• Decidi chi ne sarà il proprietario prima del termine del workshop:
  le mappe senza proprietario diventano obsolete nel giro di un trimestre, senza eccezioni

• Associa alla mappa le istruzioni operative:
  la mappa serve per comprendere e la documentazione serve per agire. Pubblicare una sola delle due cose è il motivo per cui le persone tornano a chiedere informazioni a un collega

Scelta del software di mappatura dei processi

Le valutazioni per i migliori software di mappatura dei processi aziendali spesso confrontano solo le librerie di forme. Domande più utili da porsi:​

• Chi deve leggere l'output e dispone di una licenza?:
  una mappa bloccata dietro licenze di cui il team più ampio non dispone è invisibile. Questo criterio elimina più strumenti di qualsiasi confronto di funzionalità

• I non specialisti possono modificarla?:
  se l'aggiornamento della mappa richiede l'intervento dell'unica persona che conosce lo strumento, la mappa non verrà aggiornata

• "Gratuito" significa effettivamente utilizzabile?:
  i software gratuiti di mappatura dei processi spesso pongono limiti al numero di documenti o bloccano l'esportazione. Verifica cosa puoi fare effettivamente con una mappa completata

• Si integra con gli strumenti che già possiedi?:
  molti team che si informano sulla mappatura dei processi con Visio o su strumenti di mappatura gratuiti per Microsoft dispongono già di licenze che vale la pena verificare prima di procedere all'acquisto

• Come farà la mappa a rimanere aggiornata?:
  poniti esplicitamente questa domanda, perché nessuno strumento la risolve da solo; la risposta deve risiedere in una persona e in una frequenza di aggiornamento prestabilita

• Cosa produce le istruzioni operative?:
  gli strumenti di mappatura dei processi disegnano diagrammi. Qualcos'altro deve documentare i passaggi effettivi, e decidere cosa utilizzare prima di iniziare evita inutili rilavorazioni

Chi utilizza la mappatura e la documentazione dei processi?

Questi due artefatti hanno solitamente proprietari diversi all'interno della stessa organizzazione, ed è in parte per questo che tendono ad allontanarsi nel tempo.​

• Operations e miglioramento continuo:
  mappano per trovare gli sprechi, quindi documentano il metodo migliorato in modo che il vantaggio ottenuto si mantenga, spesso sotto forma di una procedura operativa standard

• Qualità e conformità:
  dove la mappa dimostra l'esistenza di un processo controllato e la documentazione dimostra come viene eseguito

• Analisti aziendali (Business Analyst):
  mappano lo stato attuale e futuro durante le implementazioni di sistema e la riprogettazione dei processi

• HR e team People:
  mappano i processi HR relativi a onboarding, prestazioni e offboarding, dove i passaggi di consegna interessano diversi sistemi

• Finance e servizi condivisi:
  documentano le attività ripetitive di chiusura e riconciliazione che sono ad alto rischio e raramente scritte

• IT e abilitazione interna:
  dove le attività di sistema richiedono istruzioni a livello di schermata piuttosto che un diagramma, solitamente tramite uno strumento di documentazione del flusso di lavoro

Funzionalità chiave di Trupeer per la documentazione dei processi

• Registrazione dello schermo basata su browser:
  acquisisci una scheda, una finestra o l'intero schermo senza installare nulla​

• Passaggi e trascrizione generati dall'AI:
  il testo dei passaggi viene scritto a partire dalle azioni osservate nella registrazione, con ogni riga modificabile​

• Screenshot dei passaggi con didascalie:
  documentazione costruita attorno alle immagini di ogni schermata anziché a paragrafi che le descrivono​

• Video narrato dalla stessa acquisizione:
  la spiegazione video e la procedura scritta provengono da un'unica registrazione, quindi non possono contraddirsi a vicenda​

• Zoom e annotazioni di testo:
  imposta il livello di zoom, la posizione e la velocità, ed evidenzia il campo esatto su cui concentrarsi in ogni passaggio​

• Cronologia delle versioni con confronto e ripristino:
  sfoglia le versioni con timestamp e torna indietro con un clic​

• Report sull'aggiornamento dei contenuti:
  qualsiasi contenuto non modificato per più di 90 giorni viene contrassegnato come obsoleto, con un dato medio sull'aggiornamento​

• Knowledge base ricercabile con Chiedi all'AI:
  pubblica sul tuo sottodominio dove le persone possono porre domande in linguaggio naturale​

• Traduzione in oltre 65 lingue:
  fino a cinque lingue di destinazione contemporaneamente sia per i formati scritti che per quelli video

• Esportazione in PDF e Word:
  produci documenti controllati per sistemi di qualità e file di audit​

• Ruoli e controlli di visibilità:
  ruoli di amministratore e redattore dell'area di lavoro, con contenuti limitati a persone specifiche o aperti tramite link​

• Analisi di utilizzo e ricerca:
  visualizzazioni, ricerche e una percentuale di mancata risoluzione che mostra le domande a cui la tua documentazione non ha saputo rispondere​

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