Le guide passo-passo sono il modo più affidabile per insegnare a qualcuno come fare qualcosa, che si tratti dell'inserimento di un nuovo dipendente, della formazione di un cliente o dell'introduzione di un nuovo processo. Con Trupeer, puoi risparmiare ore di lavoro sulla documentazione partendo da un modello di guida passo-passo pronto all'uso, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando le tue istruzioni passo-passo in un video tutorial accattivante in pochi minuti.

Che cos'è un modello di guida passo-passo gratuito?

Un modello di guida passo-passo gratuito è una struttura riutilizzabile per guidare qualcuno attraverso un'attività in modo ordinato, da qualunque punto si trovi fino al risultato finale.

È la forma più comune in tutta la documentazione e quella scritta in modo più informale. La struttura sembra ovvia, quindi le persone scrivono passaggi numerati e considerano il lavoro finito; la maggior parte delle guide risultanti funziona adeguatamente per un lettore che si siede con una mezz'ora libera e completa l'intero processo.

Pochissimi lettori lo fanno.

Il modello non è la guida. Gli elenchi numerati non sono difficili. Ciò che separa una guida che viene completata da una che viene abbandonata è una decisione di progettazione relativa all'interruzione, e quasi nessuno la prende deliberatamente.

Il formato segue l'uso. Un file Word per un modello di guida passo-passo si adatta a guide che vengono revisionate ed emesse. Una versione in Google Documenti si adatta a guide che vengono modificate da più persone e che vengono collegate anziché inviate. Un PDF di una guida passo-passo è ciò che si distribuisce quando il layout è importante e il contenuto è definitivo.

I lettori si fermano a metà strada

Osservate chiunque segua una guida di più di circa sei passaggi e noterete che il pattern è coerente.

Iniziano. Da qualche parte nel mezzo qualcosa li interrompe: una telefonata, un collega, un sistema che impiega quattro minuti a rispondere, un passaggio che richiede qualcosa che non hanno a portata di mano, o semplicemente la fine del tempo che avevano a disposizione.

Tornano più tardi, a volte molto più tardi, e la prima domanda non è cosa devo fare dopo. È dove ero rimasto.

Se la guida non può rispondere a questa domanda, accadono tre cose, in ordine crescente di costo. Indovinano e continuano, il che di solito funziona. Ricominciano da capo, il che fa perdere tempo e occasionalmente annulla il lavoro già completato. Oppure lo abbandonano in uno stato parzialmente completato, che è il risultato peggiore, perché un sistema configurato a metà, un modulo compilato a metà o un account migrato a metà sono spesso peggiori di uno non toccato.

Quasi tutti i modelli passo-passo pubblicati ignorano completamente questo aspetto. I passaggi descrivono azioni e nulla descrive gli stati, quindi non c'è modo di guardare lo schermo davanti a sé e capire quale passaggio numerato sia stato completato.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor è possibile:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza in anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare a apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di guida passo-passo puoi:

• Risparmiare ore di documentazione: acquisisci istruzioni passo-passo in un formato pulito e strutturato, facile da compilare e condividere.

• Migliorare la memorizzazione: l'istruzione basata su video migliora il ricordo e la precisione rispetto al solo testo.

• Scalare la formazione: raggiungi centinaia di studenti con un solo video invece di doverti ripetere, ideale per i video di formazione e il successo dei clienti.

• Rimanere in linea con il brand: applica il tuo logo, font, colori e tono usando il brand kit di Trupeer.

• Localizzare a livello globale: traduci le guide in oltre 65 lingue con un solo clic.

• Rimanere aggiornato: modifica la guida e Trupeer rigenera automaticamente il video quando i processi cambiano.

Progettare per la ripresa

Quattro modifiche, nessuna delle quali costa più di una riga per passaggio.

Descrivi lo stato dopo ogni passaggio, non solo l'azione. "Fai clic su Salva" non dice nulla a un lettore che ritorna. "Fai clic su Salva. Il record mostra ora un badge verde Salvato e un numero di riferimento" consente loro di guardare lo schermo e sapere esattamente dove si sono fermati. Questo è il singolo cambiamento più prezioso ed è a questo che serve la colonna dello stato nel modello qui sotto.

Segnala dove è sicuro fare una pausa. La maggior parte dei passaggi è sicura. Alcuni non lo sono affatto, e sono quelli che fanno male. Se i passaggi da undici a quattordici devono essere completati in un'unica soluzione perché il passaggio undici disabilita qualcosa che il passaggio quattordici sostituisce, indicalo prima del passaggio undici, specificando il tempo necessario. Un lettore che sa che sta per affrontare una procedura di quattro minuti aspetterà di avere quattro minuti a disposizione.

Numera i passaggi e non usare mai i punti elenco. I punti elenco non hanno una posizione. Un lettore non può dire con certezza di essere arrivato al quarto punto elenco e non può descrivere dove si trova a un collega o a un helpdesk.

Inserisci un breve riepilogo dello stato in alto. Tre o quattro righe che descrivono l'aspetto della situazione nelle fasi principali, in modo che chi ritorna possa identificarsi senza leggere l'intera guida. Questo costa un paragrafo ed evita la maggior parte dei riavvii da capo.

Il test è rapido. Apri la tua guida, scegli un passaggio nel mezzo e chiediti se un lettore che si è fermato lì ieri potrebbe capire dove si trovava da ciò che ha davanti oggi. Nella maggior parte delle guide la risposta è no.

Quanto deve essere grande un passaggio?

La dimensione del passaggio è l'altra decisione che le persone prendono per caso, e la ripresa del lavoro fornisce una regola al riguardo.

Un passaggio dovrebbe essere una singola azione, che produce un unico risultato osservabile, in un punto in cui il lettore potrebbe fermarsi.

Tre test pratici. Se il passaggio contiene la parola "e" che unisce due azioni, si tratta di due passaggi. Se non riesci a descrivere ciò che il lettore vedrà dopo, il passaggio non ha alcun risultato osservabile e deve essere diviso o riformulato. E se fermarsi a metà passaggio lasciasse le cose in uno stato che la guida non descrive, il passaggio sta facendo troppo.

L'errore opposto è reale ma più raro. Passaggi suddivisi così finemente che il lettore perde il filo, in genere un'interazione con l'interfaccia per passaggio su quaranta passaggi, producono una guida faticosa da seguire e nascondono la forma complessiva dell'attività. Raggruppa questi passaggi sotto un'intestazione per fase piuttosto che unirli.

Per la maggior parte delle attività, la scelta giusta è compresa tra sei e venti passaggi. Se superi i trenta, verifica se la guida copre due attività che dovrebbero essere separate, o se ciò che stai producendo è in realtà un manuale di guida passo-passo, che è un documento diverso con regole diverse.

Cosa deve contenere un modello di guida passo-passo

Otto componenti. Il terzo e il quarto sono quelli che la maggior parte dei modelli omette.

La stima del tempo nella seconda riga è più importante di quanto sembri. Un lettore che sa che un'attività richiede venti minuti la inizierà quando avrà venti minuti a disposizione. Un lettore che non lo sa inizierà avendone cinque a disposizione, diventando colui che si ferma al passaggio otto.

Modello di guida passo-passo gratuito: la struttura da copiare

Compilato con un esempio reale piuttosto che con segnaposto. L'attività consiste nel configurare l'autenticazione a più fattori su un account di lavoro.

Copia da qui.

Titolo. Configura l'autenticazione a più fattori sul tuo account di lavoro.

Cosa ti serve prima. Il tuo laptop aziendale, il tuo telefono cellulare, circa dieci minuti. I passaggi da undici a quattordici devono essere eseguiti insieme e richiedono circa quattro minuti, quindi non iniziare a meno che tu non possa finire.

Dove ero rimasto. Se stai tornando a questa guida, ritrova la tua posizione qui. Se sul tuo telefono non è installata alcuna app di autenticazione, ti trovi prima del passaggio quattro. Se l'app è installata ma non mostra alcun account, ti trovi tra i passaggi quattro e sette. Se l'app mostra il tuo account e genera un codice a sei cifre, hai superato il passaggio nove. Se non riesci più a ricevere codici via SMS, hai superato il passaggio undici e devi completare la guida oggi stesso.

Passaggi.

Se qualcosa va storto. Il codice QR è scaduto, quindi torna al passaggio tre e generane uno nuovo. Il codice viene rifiutato come errato, il che è quasi sempre dovuto al fatto che l'orologio del telefono non è sincronizzato, problema risolvibile abilitando l'orario automatico nelle impostazioni del telefono. Se hai perso l'accesso tra i passaggi undici e quattordici, è necessario rivolgersi al service desk e verificare l'identità di persona.

Versione e ultima verifica. Versione 3, seguita interamente il 12 giugno da una persona che non l'aveva mai fatto prima.

Copia fino a qui.

Esempio di guida passo-passo: sessantatré persone bloccate fuori

La Nantwich Building Society, con circa novecento dipendenti, ha introdotto l'autenticazione a più fattori utilizzando una guida self-service inviata via email a tutti.

La guida conteneva quattordici passaggi. Era accurata, scritta bene e ogni istruzione in essa contenuta era corretta.

Descriveva azioni e non stati, e non diceva nulla su dove fosse possibile fermarsi.

Il passaggio undici rimuoveva l'accesso tramite SMS. Il passaggio quattordici completava il nuovo metodo e confermava che funzionasse. Tra questi due, l'account non aveva un secondo fattore funzionante e la guida non forniva alcuna indicazione dell'importanza di questo aspetto.

Il personale ha iniziato a seguire la guida alla propria scrivania, il che significava essere soggetti a interruzioni. Un gran numero si è fermato tra i passaggi sette e undici, il che era innocuo, e in seguito non è stato più in grado di capire a che punto si trovasse. Molti hanno riavviato dal passaggio uno, il che ha invalidato la registrazione già completata e ha prodotto un errore confusionario.

Sessantatré persone si sono fermate tra il passaggio undici e il passaggio quattordici.

Quelle sessantatré persone non potevano più accedere affatto. Il ripristino di ciascuna di esse ha richiesto la verifica dell'identità di persona, poiché l'essenza stessa del controllo configurato è che non può essere reimpostato per telefono. La risoluzione media è stata di circa quaranta minuti, ovvero circa quarantadue ore di tempo IT, e ognuna di quelle persone non è stata in grado di lavorare nel frattempo.

Il service desk ha ricevuto duecentodiciassette chiamate nella prima settimana. Il rollout, previsto per due settimane, ne ha richieste sei.

La riscrittura non ha cambiato nulla di ciò che fa il lettore. Ha aggiunto una descrizione dello stato a ogni passaggio, un blocco "dove ero rimasto" in alto e un indicatore prima del passaggio undici in cui si specificava che i passaggi da undici a quattordici dovevano essere completati insieme e avrebbero richiesto circa quattro minuti.

La seconda ondata ha interessato quattrocento dipendenti. Trentuno chiamate al service desk, quattro blocchi.

Nulla dell'attività è diventato più facile. La guida ha semplicemente smesso di presumere che tutti l'avrebbero letta in un'unica sessione.

Come creare una guida passo-passo con immagini

Le immagini fanno la differenza tra una guida che le persone seguono e una che abbandonano, e gli approcci comuni sono entrambi errati.

Un'immagine per passaggio produce un documento in cui nessuno scorre e un carico di manutenzione che garantisce l'obsolescenza delle immagini. Nessuna immagine costringe il lettore a tradurre le tue parole nel proprio schermo, ed è qui che si verifica la maggior parte dei malintesi.

Usa le immagini dove il riconoscimento supera la descrizione. Quattro casi coprono la maggior parte di questa situazione. Quando il lettore deve trovare un controllo tra molti simili. Quando una schermata non è familiare e deve confermare di trovarsi nel posto giusto. Quando lo stato finale corretto è difficile da descrivere ma ovvio da vedere. E quando qualcosa sembra sbagliato ma non lo è, come un messaggio di avviso previsto.

Quattro regole le fanno funzionare. Scrivi le annotazioni direttamente sull'immagine, perché uno screenshot non contrassegnato di una schermata densa di elementi è un rompicapo piuttosto che un'istruzione. Ritaglia con precisione l'area pertinente, poiché un'acquisizione a schermo intero ridotta per adattarsi a una pagina è illeggibile. Mostra lo stato dopo l'azione piuttosto che una mano che sta per eseguirla. E inserisci la data, perché un'immagine che mostra un'interfaccia che non esiste più mina l'intero documento.

L'ostacolo pratico non è mai l'acquisizione della prima serie. È la riacquisizione dopo ogni modifica, argomento trattato più avanti.

Esempi di guide passo-passo che vale la pena studiare

Tre fonti sono più utili dei modelli pubblicati, perché sono state scritte per lettori reali che avrebbero potuto lamentarsi.

Le guide di configurazione dei produttori per l'hardware di consumo, che sono rigorose riguardo alle dimensioni dei passaggi e alla descrizione dello stato perché i loro costi di assistenza dipendono da questo.

La guida ai servizi del settore pubblico, in particolare i servizi governativi digitali, che è scritta per un pubblico realmente universale e tende a essere la scrittura didattica più chiara disponibile.

La tua pagina di aiuto di maggior successo, misurata dal traffico senza un ticket di supporto associato. Qualunque cosa faccia quella pagina, fanne di più.

Quando guardi un esempio di guida passo-passo, controlla due cose. Se saresti in grado di capire dove ti trovi se ti fermassi nel mezzo e se la dimensione del passaggio è coerente. La granularità incoerente, dove il passaggio tre è un clic e il passaggio quattro è un sotto-processo di quindici minuti, è l'errore più comune in guide altrimenti buone.

I generatori di guide passo-passo funzionano?

La categoria è migliorata ed è utile capire cosa fa e cosa non fa.

Un generatore di guide passo-passo registra ciò che fai sullo schermo e produce un documento numerato con screenshot. Ciò che elimina è la parte noiosa: catturare, ritagliare, annotare e inserire immagini, e scrivere la sequenza di clic che altrimenti faresti a memoria. Questa è effettivamente la maggior parte del tempo di produzione, e cattura anche i passaggi che esegui automaticamente e che avresti omesso.

Ciò che la generazione non fornisce è la capacità di giudizio. Non sa tra quali passaggi è pericoloso fermarsi, di cosa ha bisogno il lettore prima di iniziare, cosa va comunemente storto o quale delle quaranta schermate acquisite necessitasse effettivamente di un'immagine. Queste sono le parti che rendono una guida di qualità e richiedono a una persona circa quindici minuti in più.

L'uso sensato è generare lo strato meccanico e poi aggiungere i quattro elementi sopra menzionati. Una guida generata e pubblicata senza modifiche è una trascrizione di clic, che è meglio di niente e notevolmente peggiore di una guida vera e propria.

Guida passo-passo, guida pratica o istruzioni di lavoro?

Tre documenti strettamente correlati, che si distinguono principalmente per il lettore e il contesto.

Una guida passo-passo è la forma generale: istruzioni ordinate per completare un'attività, destinate a un lettore che potrebbe non avere familiarità con essa.

Una guida pratica (how-to) è essenzialmente lo stesso documento all'interno di un set di documentazione, solitamente una tra tante, e organizzata intorno a ciò che il lettore sta cercando di ottenere.

Una istruzione di lavoro è la forma aziendale, che comporta obblighi aggiuntivi: chi è autorizzato a eseguirla, contenuti relativi alla sicurezza, controllo delle versioni e approvazione. Il modello di istruzioni di lavoro copre questi aspetti e qualsiasi cosa riguardi attrezzature o pericoli appartiene a quel contesto piuttosto che a questo.

Una procedura operativa standard (SOP) si colloca al di sopra di tutte e tre, descrivendo un intero processo tra vari ruoli piuttosto che una singola attività. Il modello SOP la copre.

La scelta conta meno di quanto si pensi. Ciò che conta è che il documento sia scritto per qualcuno che verrà interrotto.

Cosa non può risolvere un modello di guida passo-passo gratuito

Un'attività che è realmente troppo difficile. Se una guida richiede quaranta passaggi e sei avvisi, il processo o l'interfaccia sottostante stanno creando il danno. Scrivi la guida e segnala l'osservazione a chiunque possa cambiare la cosa.

Prerequisiti mancanti. Nessun modello di guida passo-passo gratuito e nessun download gratuito di modelli di guida per l'utente passo-passo in Word ti diranno di cosa ha bisogno il tuo lettore prima di iniziare, ed è il motivo più comune per cui le persone si fermano.

Immagini che non corrispondono più. Ogni screenshot è un impegno a riacquisirlo. La maggior parte delle guide diventa obsoleta prima di tutto qui.

Non testarlo mai. Ogni domanda posta da un lettore alla prima lettura è un difetto. Rispondi nel documento anziché di persona, o dovrai rispondere di nuovo la settimana successiva.

Mostra i passaggi anziché descriverli

Tutta l'argomentazione in questa pagina si basa su un documento con una descrizione dello stato e un'immagine nei punti che contano. Questo richiede più lavoro rispetto a un elenco numerato, e il lavoro extra è esattamente ciò che viene tagliato quando qualcuno scrive una guida alla fine di una settimana intensa.

Trupeer AI elimina la maggior parte di questo sforzo. Qualcuno esegue l'attività una volta durante la registrazione e l'output è una guida passo-passo scritta con screenshot già acquisiti, annotati e inseriti, insieme a un video, con il tuo branding. Poiché registra un'esecuzione reale, cattura i clic che le persone dimenticano di menzionare e le schermate che danno per scontato che tutti riconoscano.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Ne conseguono tre aspetti importanti in questo contesto. La guida scritta e il video si rivolgono a lettori realmente diversi, e un lettore che si è fermato a metà di solito preferisce quella scritta perché può scorrere fino alla propria posizione anziché dover scorrere un video. Registrare nuovamente dopo una modifica dell'interfaccia è più rapido rispetto alla riacquisizione di un set di screenshot, che è ciò che decide se le immagini rimangono accurate. E quando i lettori parlano più lingue, la stessa registrazione produce la stessa guida in ciascuna di esse, in modo che nessuno segua una versione obsoleta della verità.

Ciò che aggiungi ancora tu stesso è il livello di giudizio: di cosa ha bisogno il lettore prima di iniziare, dove non è sicuro fare una pausa e cosa va comunemente storto. Quindici minuti, ed è la differenza tra una trascrizione di clic e una guida.

Il materiale risiede nella tua knowledge base e funge anche da formazione. La coerenza tra i tuoi documenti è questione di impostare il brand kit una volta sola, e la configurazione è trattata nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste una versione Word del modello di guida passo-passo?

Word si adatta a guide che vengono revisionate ed emesse, e la tabella dei passaggi sopra riportata si trasferisce direttamente. Costruisci il file Word del modello di guida passo-passo come una tabella a quattro colonne: numero, azione, cosa dovresti vedere e se è sicuro fare una pausa.

Due impostazioni della tabella evitano un problema specifico. Ripeti la riga di intestazione su ogni pagina e disattiva la divisione delle righe tra le pagine, perché un passaggio interrotto a causa dell'interruzione di pagina è il passaggio che le persone leggono male.

Esiste una versione gratuita in Word del modello di guida per l'utente passo-passo?

Sì, e la maggior parte di quelli pubblicati sono un elenco numerato con un titolo. Un download gratuito di un modello di guida per l'utente passo-passo in Word ti fornisce la struttura, che non è mai stata la parte difficile.

Le due colonne che vale la pena aggiungere sono la descrizione dello stato e l'indicatore di pausa. Nessuna delle due compare in alcun modello generale che io abbia visto, e insieme sono ciò che consente a una guida di sopravvivere all'essere posata e ripresa in mano.

Esiste una versione Google Documenti del modello di guida passo-passo?

Google Documenti si adatta a guide gestite da più persone e condivise tramite link anziché allegato, il che descrive la maggior parte delle guide interne. Un file Google Documenti per un modello di guida passo-passo funziona bene a questo scopo.

Due funzionalità meritano di essere utilizzate deliberatamente. I commenti consentono alla persona che esegue l'attività di correggere chi l'ha scritta, che è il miglior meccanismo di qualità disponibile. E la cronologia delle versioni ti consente di vedere quando un passaggio è stato modificato l'ultima volta, il che è utile quando qualcuno segnala che una guida non corrisponde più alla realtà.

Esiste un formato PDF per una guida passo-passo che valga la pena utilizzare?

Il formato PDF si adatta a una guida definitiva, ampiamente distribuita o stampata. Esporta un PDF della guida passo-passo quando il contenuto è definitivo e il layout è importante, con la versione e la data visibili sulla pagina.

Non usarlo come copia di lavoro. Le guide che descrivono i software cambiano spesso, e un formato che scoraggia la modifica produce un documento che smette silenziosamente di essere vero anziché rimanere stabile.

Qual è un buon generatore di guide passo-passo?

La categoria si sta muovendo rapidamente, quindi la cosa utile è su cosa valutarne uno piuttosto che quale scegliere.

Chiediti se acquisisce e annota le immagini automaticamente, se produce un documento modificabile piuttosto che uno protetto e con quale rapidità puoi rigenerarlo dopo una modifica dell'interfaccia. Quest'ultima domanda è quella che conta di più nel tempo. Ciò che nessun generatore di guide passo-passo fornisce è il livello di giudizio: prerequisiti, punti di pausa non sicuri ed errori comuni, che aggiungerai in circa quindici minuti.

Dove posso trovare esempi di guide passo-passo?

Le guide di configurazione dei produttori e le linee guida per i servizi governativi digitali sono le due migliori fonti pubbliche, perché entrambe sono scritte per lettori che non possono essere formati prima ed entrambe comportano un costo di supporto diretto in caso di insuccesso.

Studia gli esempi di guide passo-passo per la granularità piuttosto che per il design. Una dimensione coerente dei passaggi, un'azione ciascuno, con un risultato descritto, è ciò che distingue una guida che viene completata. Il design è la parte che si trasferisce meno.

Come posso creare una guida passo-passo con immagini senza che ci vogliano giorni?

Registra l'attività una volta anziché acquisire gli screenshot singolarmente. Acquisire, ritagliare, annotare e inserire immagini una alla volta è ciò che richiede giorni, ed è anche il motivo per cui le guide vengono abbandonate a metà della produzione.

Poi sii selettivo. Imparare a creare correttamente una guida passo-passo con immagini significa soprattutto imparare a usarne meno: nei punti in cui il lettore deve riconoscere qualcosa piuttosto che a ogni passaggio.

Un manuale passo-passo è diverso da una guida?

Un manuale passo-passo è un formato più lungo che copre molte attività correlate in sequenza, più vicino a un manuale d'uso che a una singola guida, e solitamente destinato a essere seguito interamente piuttosto che consultato all'occorrenza.

Le regole di progettazione si invertono. Un manuale presuppone che il lettore proceda al suo interno, quindi i riferimenti incrociati tra i capitoli sono ragionevoli. Una singola guida presuppone che qualcuno arrivi a una singola attività, quindi deve essere autonoma. Mescolare i due presupposti è ciò che produce guide che hanno senso solo se si è letta la sezione precedente.