Le piattaforme di adozione digitale (DAP) possono trasformare il modo in cui gli utenti apprendono e adottano il software, a patto che vengano implementate nel modo giusto. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella pianificazione dell'implementazione del DAP partendo da un modello gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il piano in video-guide dettagliate che allineano gli stakeholder dietro al lancio.

Le piattaforme di adozione digitale falliscono raramente a livello tecnico. Falliscono perché nessuno ha stabilito quale problema la piattaforma dovesse risolvere, di conseguenza sono state create guide per qualsiasi cosa, diventate obsolete nel giro di tre mesi, e gli utenti hanno imparato a ignorarle.

Questo modello copre le sei decisioni che determinano se un'implementazione funziona, e successivamente le quattro fasi per realizzarla concretamente.

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Gratuito, modificabile, senza filigrana.

Prima di implementare: hai davvero bisogno di un DAP?

È una domanda che vale la pena farsi onestamente, perché i DAP sono costosi da acquistare e ancora più costosi da gestire male.

Un DAP è la risposta giusta quando si dispone di software complessi utilizzati da centinaia o migliaia di persone, un elevato turnover che comporta un costante ri-onboarding, processi in cui il costo di un errore è alto, o sistemi che i tuoi utenti non possono evitare e che non hanno scelto.

Un DAP è probabilmente eccessivo quando il software è utilizzato da poche decine di persone, i flussi di lavoro sono stabili, gli utenti sono motivati o il vero problema è che nessuno ha mai messo nulla per iscritto. In questi casi, la documentazione e i video di passaggi chiave risolvono gran parte del problema a una frazione del costo, e senza l'onere continuo di mantenere le guide in-app a fronte di un'interfaccia che cambia.

La prova del nove: il tuo problema è che le persone non riescono a trovare le istruzioni, o che non le leggono anche quando le trovano? Il primo è un problema di documentazione. Solo per il secondo serve una guida integrata nel prodotto.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor, puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per salvare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di implementazione DAP puoi:

• Risparmiare ore di pianificazione: evita la pagina bianca con una struttura creata appositamente per i lanci di DAP.

• Favorire un'adozione reale: i campi integrati assicurano che la strategia dei contenuti e la governance siano chiare.

• Rimanere in linea con il brand: applica il tuo logo, i tuoi font e i tuoi colori usando il brand kit di Trupeer.

• Comunicare il lancio: converti il piano in aggiornamenti video per gli stakeholder.

• Standardizzare su più applicazioni: usa lo stesso modello per ogni implementazione DAP.

• Raggiungere utenti globali: traduci i piani e i contenuti del DAP in oltre 65 lingue con un solo clic.

Le sei decisioni che determinano il successo

Prendile prima di configurare qualsiasi cosa.

Decisione 1: quale problema

Scegline uno. Ridurre i ticket di assistenza per un processo specifico, dimezzare il tempo di acquisizione delle competenze per i nuovi assunti, migliorare la qualità dei dati in un modulo specifico o spingere il completamento di un flusso di lavoro preciso.

Le implementazioni che iniziano con "migliorare l'adozione del nuovo sistema" producono guide su tutto senza portare valore in nessun ambito. La definizione del problema deve essere abbastanza specifica da poter capire entro tre mesi se c'è stato un miglioramento.

Decisione 2: quali flussi guidare

Il fattore singolo più determinante per stabilire se gli utenti tollereranno il DAP.

Guida i flussi che sono ad alto volume e soggetti a errori, quelli poco frequenti che le persone tendono a dimenticare, o quelli nuovi e non familiari. Lascia stare tutto ciò che gli utenti fanno quotidianamente e già eseguono correttamente.

Ogni tooltip superfluo abitua le persone a chiudere le guide senza leggerle, e una volta presa questa abitudine, la applicheranno anche alle indicazioni che contano davvero. Inizia con tre o cinque flussi, non trenta.

Decisione 3: chi è il proprietario del contenuto

I contenuti del DAP invecchiano. Le interfacce cambiano, i processi cambiano e una guida che indica un pulsante che è stato spostato è peggio di non avere alcuna guida.

Individua una persona specifica, non un reparto, con del tempo dedicato a questo scopo. La causa più comune di abbandono di un DAP al secondo anno è che la persona che lo ha creato è passata ad altro e nessuno ne ha ereditato la gestione.

Decisione 4: cosa si intende per "adottato"

Definiscilo come risultato di un'attività, non come interazione con il DAP.

Le visualizzazioni delle guide, le impressioni dei tooltip e l'avvio dei walkthrough misurano la tua guida, non l'adozione. La metrica che conta è se l'attività sottostante viene completata in modo corretto e senza aiuto. Stabilisci questo aspetto prima del lancio e definisci un punto di partenza, perché ricostruirlo a posteriori è impossibile.

Decisione 5: creare o documentare

Per ogni flusso, decidi se ha un reale bisogno di una guida in-app o se una guida dettagliata documentata sia più adatta.

La guida in-app è ideale quando l'utente si trova già all'interno del prodotto e l'azione è sullo schermo. La documentazione e i video sono migliori quando l'utente deve comprendere un concetto prima di agire, quando il processo attraversa più sistemi o quando ha bisogno di fare riferimento a quelle informazioni in un secondo momento. La maggior parte delle implementazioni richiede entrambe le cose, e considerare il DAP come la risposta a tutto è ciò che rende i progetti costosi.

Decisione 6: come mantenerlo aggiornato

Decidi ora l'evento scatenante e il processo. Ogni rilascio di prodotto dovrebbe attivare una revisione della guida, con un responsabile designato e tempi di risposta definiti. Senza questo processo, il deterioramento è invisibile finché gli utenti non iniziano a lamentarsi, e a quel punto avranno già smesso di fidarsi dello strumento.

Il modello di implementazione

Fase 1: analisi e dati di partenza

Da due a quattro settimane.

• Conferma la definizione del problema e ottieni l'approvazione scritta dello sponsor.

• Rileva i dati di partenza. Volume dei ticket di assistenza per categoria, tassi di completamento delle attività, tempo di esecuzione, tassi di errore o di rielaborazione, tempo di onboarding per i nuovi assunti.

• Intervista gli utenti e osservali mentre lavorano. Ciò che le persone dicono di trovare difficile e ciò che in realtà le rallenta di solito sono due cose diverse.

• Crea l'inventario dei flussi: ogni potenziale processo, con volume, tasso di errore e chi lo esegue.

• Definisci le priorità in modo rigoroso, selezionando da tre a cinque flussi per la fase pilota.

• Conferma i prerequisiti tecnici: installazione dell'estensione del browser, single sign-on, accesso alle analisi, eventuali controlli di sicurezza.

• Definisci il modello di proprietà dei contenuti prima di iniziare lo sviluppo.

La verifica di sicurezza e l'approvazione IT sono i passaggi che più spesso vengono sottovalutati. In ambienti regolamentati, possono richiedere più tempo di tutto il resto dell'implementazione.

Fase 2: progetto pilota

Da quattro a sei settimane.

• Sviluppa le guide unicamente per i flussi del progetto pilota. Resisti all'espansione dell'ambito, che verrà richiesta quasi subito.

• Seleziona un gruppo pilota di utenti reali, idealmente un mix di persone autonome e altre in difficoltà, piuttosto che soli volontari, che sono sempre i più entusiasti.

• Porta avanti il pilota per un tempo sufficiente a osservare i comportamenti consolidati piuttosto che l'effetto novità. Due settimane non bastano.

• Misura i risultati rispetto ai dati di partenza, basandoti sull'esito dell'attività.

• Raccogli feedback qualitativi, in particolare sull'invasività delle guide. Gli utenti tollerano le guide che aiutano e rifiutano quelle che interrompono, ma raramente esprimono questa differenza a meno che non venga chiesto loro esplicitamente.

• Decidi se procedere, correggere o fermarti. Prevedere un'opzione di interruzione è ciò che mantiene onesto un progetto pilota.

Fase 3: lancio (rollout)

Da sei a dodici settimane, a scaglioni.

• Procedi al lancio per gruppi anziché tutti in una volta, in modo da poter correggere il tiro tra un'ondata e l'altra.

• Comunica prima del rilascio. Gli utenti che si trovano davanti a elementi in sovrimpressione non annunciati sul loro software penseranno che ci sia un problema tecnico.

• Informa prima i manager, così saranno pronti a rispondere alle domande.

• Rilascia le guide in ordine di priorità, non tutte contemporaneamente.

• Mantieni un canale aperto per i feedback e dimostra di agire di conseguenza.

• Monitora i tassi di chiusura delle guide. Un tasso elevato di chiusura per una determinata guida indica che la guida è sbagliata, non che gli utenti sono restii.

• Riferisci i risultati rispetto ai dati di partenza a ogni nuova fase di rilascio.

Fase 4: mantenimento (sustain)

Attività continua, ed è la fase che la maggior parte delle implementazioni trascura.

• Esamina le guide a ogni rilascio di prodotto, con un responsabile assegnato.

• Rimuovi le guide per i flussi che non ne hanno più bisogno. Le guide non sono permanenti; lasciarle attive dopo che gli utenti hanno imparato l'attività insegna loro a ignorarle del tutto.

• Aggiungi nuovi flussi in modo mirato, uno alla volta, seguendo gli stessi criteri di priorità.

• Invia report trimestrali sull'adozione in base alla definizione del problema originario.

• Aggiorna i dati di partenza annualmente, poiché il confronto perde valore con il mutare del contesto generale.

Esempio di implementazione compilato

Definizione del problema. L'invio delle note spese richiede modifiche nel 31% dei casi, generando 40 ticket di assistenza al mese e ritardando i rimborsi in media di nove giorni.

Misura del successo. Tasso di errore inferiore al 10% e ticket relativi alle note spese inferiori a 15 al mese, entro un trimestre dal lancio completo.

Ambito. Solo sistema note spese. Flussi di invio richieste, caricamento ricevute e approvazione. Tutti i 340 dipendenti. Fuori ambito: reportistica, configurazione amministratore, processi interni del team finanza.

Inventario dei flussi, ambito pilota.

Nota il secondo flusso: basso volume, tasso di errore molto alto. Questi sono i candidati ideali, perché l'impatto negativo per singolo caso è elevato e gli utenti non hanno modo di imparare con la ripetizione.

La checklist per l'implementazione

Prima dell'acquisto

• Problema definito in modo specifico, con un dato numerico

• Dati di partenza misurabili e misurati

• Proprietario dei contenuti individuato e con tempo dedicato a disposizione

• Analisi di sicurezza e IT definita

• Misura del successo definita come risultato dell'attività

Prima del progetto pilota

• Da tre a cinque flussi selezionati in base a volume e tasso di errore

• Gruppo pilota selezionato, con competenze miste e non composto solo da volontari

• Metodo di installazione testato

• Accesso ai dati analitici confermato

• Criteri di interruzione concordati

Prima del lancio (rollout)

• Risultati del pilota misurati rispetto ai dati di partenza

• Feedback sull'invasività raccolti e gestiti

• Piano di comunicazione concordato, partendo dai manager

• Piano delle ondate definito

• Canale di feedback attivo

Prima di considerare il lavoro concluso

• Evento di avvio della manutenzione e responsabile confermati

• Criteri di rimozione concordati per ciascuna guida

• Reportistica trimestrale programmata

• Data per il ricalcolo dei dati di partenza fissata

Misurare l'adozione digitale

Fai i tuoi report basandoti sulla definizione del problema, non sulle metriche della piattaforma. Un report trimestrale che mostra 40.000 visualizzazioni delle guide e nessun cambiamento nel tasso di errore rappresenta un'implementazione fallita descritta in modo positivo.

Casi d'uso comuni del DAP

• Lancio di un nuovo sistema. Guidare gli utenti attraverso flussi di lavoro non familiari durante una migrazione, per poi rimuovere la guida man mano che si acquisisce dimestichezza.

• Onboarding di nuovi dipendenti. Ridurre il tempo necessario per acquisire competenze sui sistemi, in particolare dove il turnover è elevato.

• Riduzione del volume di assistenza su attività specifiche, ripetitive e risolvibili in autonomia.

• Miglioramento della qualità dei dati guidando la compilazione dei moduli al momento dell'inserimento.

• Processi critici per la conformità in cui il costo di un errore è elevato e i passaggi sono poco frequenti.

• Adozione di funzionalità nel tuo stesso prodotto, dove il DAP è rivolto al cliente finale anziché essere a uso interno.

• Modifica dei processi, dove il sistema è rimasto invariato ma è cambiato il modo corretto di utilizzarlo.

Scegliere una piattaforma

Fai la tua scelta in base al caso d'uso reale piuttosto che all'elenco delle funzionalità.

Chiedi se funziona sulle tue applicazioni reali, poiché il supporto per sistemi desktop, legacy e fortemente personalizzati varia enormemente. Chiedi in che modo le guide resistono ai cambiamenti dell'interfaccia, perché questo determinerà l'onere di manutenzione molto più di qualsiasi presentazione commerciale. Chiedi quali analisi puoi ottenere sui risultati delle attività piuttosto che sul semplice coinvolgimento con le guide. Chiedi informazioni sull'installazione, poiché le estensioni del browser hanno implicazioni concrete per l'IT e la sicurezza. E chiedi chi crea i contenuti: se è richiesto l'intervento di uno sviluppatore, i tuoi contenuti non rimarranno aggiornati.

Poi chiedi un contatto di riferimento con un parco software simile e chiedi loro nello specifico come sono andate le cose a partire dal secondo anno.

Quando un DAP non è la soluzione

È bene essere diretti, perché è qui che le aziende sprecano la maggior parte del denaro.

Se i tuoi utenti non riescono a trovare le istruzioni, hai un problema di documentazione e di rintracciabilità delle informazioni, e la guida in-app è un modo costoso per risolverlo. Se il tuo processo è intrinsecamente confuso, la guida rende solo tollerabile un processo fatto male invece di correggerlo. Se il software viene usato occasionalmente da un piccolo gruppo di persone, le guide documentate costano una frazione e non smettono mai di funzionare quando l'interfaccia viene modificata. E se il tuo problema è che le persone devono comprendere un concetto anziché limitarsi a fare clic su qualcosa, una guida sovrapposta allo schermo è il mezzo completamente sbagliato.

Trupeer AI non è una piattaforma di adozione digitale e non applica guide in sovrimpressione nelle app. Ciò che fa è produrre documentazione e guide video narrate a partire da una singola registrazione dello schermo, coprendo una quota sostanziale di ciò che le aziende sperano di ottenere acquistando un DAP, ma senza l'onere dell'installazione, dell'estensione o della manutenzione. Per molti team, il percorso più sensato è documentare correttamente prima di tutto, misurare ciò che si risolve con questo passaggio e acquistare un DAP solo per la parte rimanente.

Best practice

• Un solo problema definito, con un dato numerico.

• Rileva i dati di partenza prima di creare qualsiasi cosa.

• Inizia con tre o cinque flussi.

• Assegna le priorità in base al tasso di errore, non solo al volume.

• Individua un responsabile dei contenuti con tempo dedicato.

• Definisci l'adozione in base al completamento delle attività.

• Comunica prima del rilascio.

• Considera i tassi elevati di chiusura delle guide come un feedback sulla qualità delle guide stesse.

• Rimuovi le guide una volta che l'attività è stata appresa.

• Effettua una verifica a ogni rilascio di prodotto.

Errori comuni

• Acquistare prima ancora di aver definito il problema.

• Guidare qualsiasi cosa, portando gli utenti a ignorare tutto.

• Misurare le visualizzazioni delle guide e considerarla adozione.

• Nessun dato di partenza, rendendo impossibile dimostrare i miglioramenti.

• Proprietà dei contenuti non assegnata, con conseguente decadimento delle guide entro sei mesi.

• Guide lasciate attive in modo permanente, abituando gli utenti a ignorarle.

• Gruppo pilota composto da soli volontari, che non sono mai rappresentativi del pubblico reale.

• Lancio simultaneo per tutti, col risultato che un eventuale problema colpisce chiunque nello stesso momento.

• Sottovalutare i controlli IT e di sicurezza.

• Usare un DAP per mascherare un processo aziendale inefficiente.

• Nessun piano pronto per quando cambierà l'interfaccia dell'applicazione.

Documenta prima, poi decidi cosa necessita di una guida

Apri il modello in Trupeer AI, applica il tuo brand kit affinché i documenti di implementazione rispecchino i tuoi standard, e modifica qualsiasi sezione direttamente. La configurazione si trova nella guida del modello.

Ogni implementazione DAP richiede che i flussi vengano documentati prima di poter essere inseriti in una guida, e la maggior parte dei team scopre proprio durante l'analisi che la documentazione è la vera lacuna. Registra ogni flusso una volta sola e Trupeer AI genererà sia la guida scritta sia una video-guida narrata a partire dalla stessa registrazione, fornendoti l'inventario dei contenuti necessario per l'implementazione e, spesso, risolvendo diversi flussi senza bisogno di alcuna guida aggiuntiva.

Traducila in oltre 65 lingue, una soluzione che di solito è più economica rispetto alle guide in-app multilingue. Conserva il set di documenti nella tua knowledge base come livello di riferimento sottostante al DAP, e usalo per l'onboarding e la formazione. Scopri come i team affrontano il lancio dei sistemi nella sezione dedicata al change management.

Registra. Personalizza col brand. Traduci. Usa Trupeer.

Domande Frequenti

Esiste un modello gratuito di implementazione per piattaforme di adozione digitale?

Sì, in questa pagina, nei formati Excel, Word, PowerPoint e PDF. Copre le sei decisioni preliminari all'implementazione, le quattro fasi con i criteri di conclusione, l'inventario dei flussi, una matrice RACI, il tracciatore dell'adozione e la checklist per il lancio. Gratuito, senza registrazione, senza filigrana.

Cos'è una piattaforma di adozione digitale (DAP)?

Un software che si integra sopra le tue altre applicazioni e guida gli utenti nello svolgimento delle attività al loro interno, utilizzando guide dettagliate, tooltip, checklist e assistenza contestuale. L'obiettivo è fare in modo che le persone imparino a usare il software mentre lo utilizzano, anziché formarsi separatamente in precedenza.

Come si implementa una piattaforma di adozione digitale?

Definisci un problema specifico con un dato numerico di partenza, seleziona da tre a cinque flussi ad alto tasso di errore, individua un responsabile dei contenuti con del tempo dedicato, effettua un progetto pilota con un gruppo misto di utenti reali, misura i risultati rispetto ai dati di partenza basandoti sul completamento delle attività, quindi procedi al lancio a scaglioni comunicando prima di ogni fase. Infine, mantieni aggiornato il sistema a ogni rilascio di prodotto, che è la fase solitamente più trascurata.

Quanto tempo richiede l'implementazione di un DAP?

In genere da tre a sei mesi dalla decisione al lancio definitivo: da due a quattro settimane di analisi, da quattro a sei settimane di pilota e da sei a dodici settimane di lancio graduale. Gli ambienti aziendali più grandi con verifiche di sicurezza e sistemi complessi richiedono più tempo, e il controllo di sicurezza è la fase che viene quasi sempre sottovalutata.

Cosa dovrebbe includere un piano di implementazione DAP?

Una definizione specifica del problema con dati di partenza, la misura del successo definita come risultato delle attività, l'ambito e le esclusioni esplicite, i nomi dello sponsor e del proprietario dei contenuti, un inventario dei flussi con volumi e tassi di errore, le scadenze delle fasi con criteri di superamento, i rischi, il piano di manutenzione e i punti di verifica programmati.

Come si misura l'adozione digitale?

Sui risultati delle attività: tasso di completamento, tasso di errore o di rielaborazione, tempo di esecuzione, ticket di assistenza per categoria e tempo di onboarding per i nuovi assunti. Le visualizzazioni delle guide e le impressioni dei tooltip misurano la tua guida anziché l'effettiva adozione, e presentarle come indicatori di successo è il modo più comune per far passare un'implementazione fallita per un successo.

Quali processi dovresti guidare con un DAP?

Flussi ad alto volume e soggetti a errori, attività poco frequenti che le persone rischiano di dimenticare e flussi di lavoro completamente nuovi. Non toccare ciò che gli utenti fanno quotidianamente e già eseguono correttamente, perché le guide inutili abituano gli utenti a ignorare qualsiasi indicazione, comprese quelle fondamentali.

Perché le implementazioni di un DAP falliscono?

Quasi sempre a causa di decisioni prese prima della configurazione. Mancanza di un problema specifico, col risultato che si creano guide per tutto. Mancanza di un responsabile dei contenuti, col risultato che le guide diventano obsolete in sei mesi. Adozione misurata come interazione con le guide, per cui nessuno si accorge che il sistema non funziona. E nessuna pianificazione per le modifiche all'interfaccia, per cui le guide iniziano a indicare pulsanti che sono stati spostati.

Quanto costa una piattaforma di adozione digitale?

I prezzi variano molto in base al fornitore, al numero di utenti e alle applicazioni coperte, e le tariffe pubbliche sono rare in questo settore. Il costo maggiore per la maggior parte delle aziende è la manutenzione continua dei contenuti, un aspetto solitamente sottovalutato nel business case e il motivo principale per cui i progetti si bloccano al secondo anno.

Ho bisogno di un DAP o di una documentazione migliore?

Chiediti se i tuoi utenti non riescono a trovare le istruzioni o se non le leggono. Se non riescono a trovarle, si tratta di un problema di documentazione e di rintracciabilità delle informazioni, e una guida in-app è una soluzione inutilmente costosa. Se invece non le leggono pur avendole a disposizione, allora una guida in-app è la risposta giusta. La maggior parte delle aziende ha un mix di entrambi i problemi, e creare prima la documentazione ti permette di capire quali flussi hanno davvero bisogno di essere guidati.

Trupeer AI è una piattaforma di adozione digitale?

No. Trupeer AI non inserisce elementi di guida visiva all'interno delle tue applicazioni. Produce invece documentazione e guide video parlate partendo da una registrazione dello schermo, coprendo una parte significativa di ciò che i team sperano di ottenere con l'acquisto di un DAP, ma senza i problemi di installazione o manutenzione legati ai cambiamenti di interfaccia. Per un DAP completo con guide in-app e analisi del comportamento degli utenti avrai bisogno di una piattaforma dedicata, e questa pagina ti aiuterà a implementarla nel modo migliore.

Posso personalizzare questo modello di implementazione DAP?

Sì, ogni versione è completamente modificabile. Adatta le fasi ai tuoi processi decisionali, aggiungi passaggi di controllo e modifica le metriche per adattarle alla definizione del tuo problema. In Trupeer AI puoi anche applicare il tuo brand kit affinché i documenti di implementazione siano coordinati con la restante documentazione di progetto.

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