Un ottimo piano di comunicazione è ciò che impedisce a un progetto, a un cambiamento o a una campagna di sfuggire al controllo. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella pianificazione della comunicazione partendo da un modello di piano di comunicazione gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il piano in aggiornamenti video scalabili per diversi destinatari.

Quasi tutti i post-mortem di un progetto contengono una riga riguardante la comunicazione. Solitamente non si tratta del fatto che ce ne sia stata troppo poca, ma che le persone sbagliate abbiano ricevuto le informazioni sbagliate nel momento sbagliato, mentre le persone che dovevano agire lo hanno scoperto per ultime.

Un piano di comunicazione risolve questo problema prendendo la decisione una volta sola, in anticipo, invece di quaranta volte sotto pressione. Questo modello gratuito ti offre la matrice, oltre alle parti che la maggior parte dei modelli tralascia: cadenza, canali di feedback e cosa succede quando qualcosa va storto.

Scarica il modello di piano di comunicazione

Gratuito, modificabile, senza filigrana. La maggior parte delle persone usa Word per il piano ed Excel per la matrice, poiché l'uno si legge e con l'altro si lavora.

Il modello di piano di comunicazione

Otto colonne. Le due che mancano più spesso sono il "Perché", che evita che il piano si riempia di aggiornamenti di cui nessuno ha bisogno, e il "Canale di feedback", che è ciò che trasforma la comunicazione da una trasmissione unilaterale a un dialogo bidirezionale.

Cos'è un piano di comunicazione?

Un piano di comunicazione stabilisce chi deve sapere cosa, perché deve saperlo, come gli verrà detto, con quale frequenza e chi è responsabile di informarlo.

Esiste per prevenire l'asimmetria informativa: lo stato in cui le persone che devono agire non sanno nulla, mentre quelle che non hanno bisogno di dettagli ne sono sommerse. Entrambi sono fallimenti comunicativi e il secondo causa il primo, perché le persone che ricevono troppe informazioni smettono di leggere.

Cos'è un modello di piano di comunicazione?

Una matrice predefinita con le colonne già al loro posto, in modo da prendere decisioni sul pubblico e sulla cadenza anziché dover progettare una tabella. Il modello include anche le sezioni che la maggior parte delle persone dimentica: escalation, canali di feedback e il punto di verifica per controllare se il piano sta funzionando.

Perché hai bisogno di un piano di comunicazione

• La decisione viene presa una volta sola. Senza un piano, ogni aggiornamento richiede una nuova decisione su chi includere in copia, presa da chi è più impegnato in quel momento.

• Nessuno viene dimenticato. Il pubblico assente è invisibile finché non emerge come un problema, solitamente in ritardo.

• La sovracomunicazione diventa visibile. Una matrice che mostra un pubblico che riceve cinque aggiornamenti settimanali è più facile da correggere rispetto a una vaga sensazione di avere troppe email.

• La cadenza smette di essere ad hoc. Aggiornamenti regolari e prevedibili riducono le richieste ansiose di informazioni, che consumano più tempo di quanto ne richiederebbero gli aggiornamenti stessi.

• La responsabilità è esplicita. Una responsabilità di comunicazione condivisa significa che avviene in modo incoerente o non avviene affatto.

• Il silenzio si nota. Un piano rende un aggiornamento mancato una lacuna osservabile anziché qualcosa a cui nessuno pensa finché non diventa importante.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di piano di comunicazione puoi:

• Risparmiare ore di pianificazione: Evita la pagina bianca con una struttura utilizzata da PM e responsabili della comunicazione esperti.

• Raggiungere i destinatari giusti: L'analisi degli stakeholder integrata assicura che ogni pubblico riceva il messaggio corretto.

• Rimanere coerente con il brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Scalare i messaggi: Trasforma lunghe email in brevi aggiornamenti video che tutti possono guardare.

• Monitorare l'adozione: Le metriche integrate ti aiutano a misurare se i messaggi stanno arrivando a destinazione.

• Raggiungere team globali: Traduci gli aggiornamenti di comunicazione in oltre 65 lingue con un solo clic.

Un ottimo piano di comunicazione trasforma il caos in chiarezza. Usa questo modello per pianificare, fornire e misurare ogni comunicazione con sicurezza.

Le quattro direzioni della comunicazione

La maggior parte dei piani tratta tutti gli stakeholder come un'unica lista. In pratica, la comunicazione si sviluppa in quattro direzioni, e ognuna ha una cadenza, un canale e modalità di insuccesso differenti. Ordinare i tuoi destinatari in questo modo rende evidenti le lacune.

Comunicare verso l'alto

A sponsor, dirigenti e al consiglio di amministrazione.

Hanno bisogno di: progressi rispetto a ciò che a loro interessa, decisioni che devono prendere e rischi che potrebbero richiedere il loro intervento. Breve e con la conclusione in primo piano.

Cadenza: regolare e prevedibile, solitamente bisettimanale o mensile, oltre a una notifica immediata per qualsiasi questione rilevante.

Modalità di insuccesso: le sorprese. Un dirigente che viene a conoscenza di un problema da qualcun altro perde fiducia nel reporting, non solo nel progetto. La regola è che le cattive notizie devono viaggiare verso l'alto più velocemente delle buone notizie, non più lentamente.

Cosa funziona: un formato coerente ogni volta, in modo che sappiano dove guardare. Stato, decisioni necessarie, rischi. Nient'altro.

Comunicare verso il basso

Ai team che svolgono il lavoro e ai loro manager.

Hanno bisogno di: cosa sta succedendo, cosa significa specificamente per il loro lavoro, cosa è cambiato dall'ultima volta e cosa ci si aspetta da loro.

Cadenza: frequente, spesso settimanale, oltre a un preavviso immediato per qualsiasi cosa cambi il loro lavoro.

Modalità di insuccesso: i manager che lo scoprono nello stesso momento dei loro team. Un manager che non sa rispondere alle domande del proprio team perde autorevolezza e il cambiamento perde il suo sostenitore più importante. Informa sempre prima i manager.

Cosa funziona: tradurre il generale nello specifico. "La migrazione sta procedendo come previsto" non significa nulla per un team. "Non potrete emettere fatture giovedì pomeriggio" invece sì.

Comunicare trasversalmente

A team di pari livello e funzioni che sono interessati ma non direttamente coinvolti.

Hanno bisogno di: cosa cambierà per loro, quando e cosa devono fare al riguardo.

Cadenza: nei momenti in cui il loro lavoro viene toccato, non sul ritmo del tuo progetto.

Modalità di insuccesso: la direzione meno pianificata. I destinatari laterali subiscono gli effetti senza essere consultati, lo scoprono troppo tardi per prepararsi e diventano un ostacolo proprio nel momento sbagliato. I team di supporto e l'amministrazione sono le solite vittime.

Cosa funziona: identificarli correttamente all'inizio. Chiedersi quali team toccano questo processo prima o dopo di noi e quali riceveranno le domande quando qualcosa cambia.

Comunicare verso l'esterno

A clienti, partner, fornitori e talvolta al pubblico.

Hanno bisogno di: cosa cambia per loro, quando, cosa devono fare e dove ottenere aiuto.

Cadenza: pianificata deliberatamente, solitamente meno frequente rispetto a quella interna, e mai prima che il pubblico interno sia pronto.

Modalità di insuccesso: andare all'esterno prima che il supporto e le vendite siano stati informati. I clienti contattano quindi persone che non ne sanno nulla, il che fa più danni di un annuncio ritardato.

Cosa funziona: considerare la preparazione interna come un vincolo per la comunicazione esterna. Se il supporto non sa rispondere alle domande, non inviare l'email.

Per comunicazioni esterne specifiche per una campagna, utilizza il piano di comunicazione della campagna del brand o il piano di comunicazione di marketing.

Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione

• Scopo. A cosa serve questo piano e cosa copre.

• Destinatari, segmentati e ordinati per direzione.

• Messaggio per destinatario, tradotto in ciò che significa per loro.

• Il motivo per cui ogni destinatario ne ha bisogno. La colonna che mantiene onesto il piano.

• Canale, scelto in base a dove si trovano già.

• Frequenza, indicata come cadenza e non come "regolarmente".

• Responsabile, una persona per riga.

• Tempi e sequenza, compreso quali comunicazioni vincolano le altre.

• Canale di feedback, in modo che le persone possano rispondere anziché solo ricevere.

• Percorso di escalation per qualsiasi urgenza.

• Punto di verifica, dove si controlla se il piano sta funzionando.

Scegliere la cadenza giusta

Gli errori di cadenza causano più problemi rispetto agli errori di canale.

La regola generale: la prevedibilità batte la frequenza. Un pubblico che sa che un aggiornamento arriva ogni due martedì lo aspetterà. Uno che riceve aggiornamenti irregolari solleciterà continuamente.

Scegliere il canale giusto

• Email per qualsiasi cosa debba essere consultata in seguito. Poco efficace per tutto ciò che richiede una risposta.

• Chat per rapidità e aggiornamenti di minore importanza. Qualsiasi cosa importante pubblicata solo in chat è come se non fosse stata comunicata.

• Riunione quando hai bisogno di discussione o di una decisione. Uno spreco per informazioni unidirezionali.

• Documento scritto per dettagli che le persone consulteranno ripetutamente.

• Video per qualsiasi cosa dimostri un cambiamento nel modo di lavorare, dove il testo è sempre più ambiguo.

• Di persona o riunione plenaria per cambiamenti significativi, dove il fatto stesso di presentarsi trasmette parte del messaggio.

La prova sta nel capire se hai bisogno che il messaggio venga compreso, recepito o che si agisca di conseguenza. Questi richiedono canali diversi, e la maggior parte dei piani usa l'email per tutti e tre.

Esempio di piano di comunicazione compilato

Progetto: Sostituzione del processo di nota spese manuale con un nuovo sistema di rimborso. Data di lancio: 1 ottobre. Persone interessate: 340 persone in 4 sedi.

Regole di sequenza. I manager vengono informati prima dei loro team, sempre. Il supporto viene informato prima dell'invio delle comunicazioni di lancio. Gli amministratori di sede vengono contattati prima dell'annuncio a tutto lo staff, poiché sentirlo in gruppo renderebbe impossibile un dialogo onesto in seguito.

Canale di feedback. Domande a una casella di posta dedicata monitorata quotidianamente dal responsabile del cambiamento, con un riepilogo settimanale dei temi principali per il team di progetto. Qualsiasi cosa sollevata due volte diventa una voce delle FAQ.

Nota l'ufficio paghe e l'help desk di supporto in quella tabella. Nessuno dei due è coinvolto nel progetto ed entrambi verrebbero tralasciati da una lista di stakeholder creata partendo solo dal team di progetto. Sono emersi chiedendosi quali team riceveranno le domande quando questo cambierà.

Modello semplice di piano di comunicazione

Se la matrice completa è eccessiva rispetto alla situazione, quattro colonne sono sufficienti: pubblico, cosa devono sapere, con quale frequenza e chi ne è il responsabile.

Questo copre la maggior parte dei piccoli progetti e dei cambiamenti interni. Aggiungi la colonna Perché quando il piano inizia ad arricchirsi di righe che nessuno riesce a giustificare, e aggiungi la colonna Canale di feedback quando noti che la comunicazione è interamente unidirezionale.

Iniziare in modo semplice e aggiungere una colonna quando la sua assenza causa un problema è meglio che compilare otto colonne solo perché il modello le prevede.

Tipi di piano di comunicazione

Cosa rende un piano di comunicazione efficace

• Ogni riga ha una ragione d'essere. Se non sai spiegare perché un determinato pubblico ha bisogno di qualcosa, rimuovi la riga.

• I messaggi sono tradotti in base al pubblico anziché essere semplicemente copiati.

• La cadenza è indicata come un ritmo e non con diciture come "secondo necessità".

• Un solo responsabile per riga.

• La sequenza e i vincoli sono espliciti, in particolare i manager prima dei team e l'interno prima dell'esterno.

• Il feedback ha un canale di ricezione e qualcuno si occupa di leggerlo.

• È lungo una o due pagine al massimo, in modo che le persone lo consultino davvero.

• Viene periodicamente rivisto. Un piano scritto una volta e mai più riesaminato smette di corrispondere alla realtà nel giro di poche settimane.

Chi dovrebbe usare un piano di comunicazione?

• Project manager durante l'esecuzione del progetto.

• Responsabili del cambiamento che gestiscono una trasformazione organizzativa.

• Product marketing per coordinare un lancio.

• Responsabili della comunicazione interna per gestire le comunicazioni continue con i dipendenti.

• Responsabili delle operazioni che introducono un nuovo processo.

• Fondatori e proprietari di piccole imprese, per i quali la versione semplice a quattro colonne è solitamente sufficiente.

• PMO, per standardizzare il modo in cui i progetti fanno report.

Quando usare un piano di comunicazione

• All'inizio di qualsiasi progetto che coinvolga più di un team.

• Prima di qualsiasi modifica al modo in cui le persone lavorano.

• Quando un pubblico è rimasto sorpreso da qualcosa che avrebbe dovuto sapere.

• Quando le persone chiedono aggiornamenti che pensavi di aver già fornito.

• Prima di un lancio o di un annuncio esterno.

• Quando un progetto ha più di circa cinque gruppi di stakeholder, momento in cui tenerlo a mente smette di funzionare.

Come creare un piano di comunicazione in 6 passaggi

1. Elenca tutti i destinatari, ordinati per direzione. Verso l'alto, verso il basso, trasversalmente, verso l'esterno. L'elenco trasversale è quello che rischierai di sottovalutare.

2. Per ciascuno, scrivi il perché ha bisogno di sapere. Tutto ciò che non riesci a giustificare viene rimosso dal piano.

3. Scrivi di cosa hanno bisogno, secondo i loro termini. Traduci il generale in ciò che cambia specificamente per loro.

4. Scegli il canale e la cadenza. Dove si trovano già, a un ritmo su cui possono fare affidamento.

5. Assegna un responsabile per riga e imposta le regole di sequenza. I manager prima dei team. L'interno prima dell'esterno.

6. Aggiungi il canale di feedback e il punto di verifica. Poi controlla la matrice per verificare se c'è un pubblico che riceve cinque comunicazioni a settimana o se manca del tutto qualcuno.

Come usare questo modello di piano di comunicazione

• Compila i destinatari prima di ogni altra cosa e ordinali per direzione man mano che procedi.

• Completa la colonna Perché per seconda. Ti porterà a eliminare delle righe, che è proprio lo scopo.

• Usa la versione Excel se hai più di quindici righe, così da poter filtrare per responsabile e individuare eventuali sovraccarichi.

• Ordina per frequenza e cerca i destinatari che ricevono troppe informazioni.

• Contrassegna esplicitamente le righe con vincoli di sequenza, in modo che un errore di sequenza sia visibile.

• Condividilo con i responsabili. Un piano che i responsabili non hanno visto è un piano di cose che non accadranno.

• Rivedilo al primo traguardo. La cadenza solitamente deve essere regolata dopo due o tre cicli.

Personalizzarlo per la tua organizzazione

Aggiungi le colonne di cui la tua organizzazione ha realmente bisogno e niente di più. Aggiunte comuni: una colonna di approvazione dove i messaggi richiedono il via libera, una colonna per la lingua per i team multilingue, una colonna per la posizione o la sede per le operazioni distribuite e un indicatore di riservatezza dove alcune informazioni sono limitate.

Rimozioni comuni: per i piccoli team, la colonna Perché può essere implicita e la colonna dello stato è solitamente non necessaria. Semplifica piuttosto che lasciare colonne vuote, perché le colonne vuote abituano le persone a scorrere velocemente senza leggere.

Best practice

• Informa i manager prima dei loro team, senza eccezioni.

• Non andare all'esterno finché i destinatari interni e il supporto non sono pronti.

• Indica chi è il responsabile di ogni riga, con un solo nome.

• Preferisci la prevedibilità alla frequenza.

• Traduci i messaggi in base al pubblico.

• Rendi possibile il feedback e occupati di leggerlo.

• Mantieni il piano entro le due pagine.

• Rivedi la cadenza dopo due cicli.

Errori comuni

• Trattare tutti gli stakeholder come un'unica lista, in modo che i destinatari trasversali vengano dimenticati.

• Nessuna colonna Perché, così il piano si riempie di aggiornamenti di cui nessuno ha bisogno.

• Messaggi identici inviati a ogni tipo di pubblico.

• Cadenza descritta come "regolare", il che significa che non avverrà.

• Responsabilità condivise tra più persone, col risultato che nulla viene inviato.

• Manager e relativi team informati contemporaneamente.

• Comunicazione esterna effettuata prima che il supporto sia stato informato.

• Solo comunicazione unidirezionale, senza possibilità di fare domande.

• Scritto una volta e mai più riesaminato.

• Utilizzo dell'email come unico canale, indipendentemente dal fatto che il messaggio debba essere compreso, recepito o che richieda un'azione.

Mostra alle persone tutto ciò che cambia il loro modo di lavorare

Apri il modello in Trupeer AI, applica il tuo brand kit in modo che le comunicazioni appaiano coerenti ovunque arrivino, e modifica direttamente qualsiasi sezione. La configurazione si trova nella guida del modello.

Le righe più difficili in qualsiasi piano di comunicazione sono quelle che dicono alle persone che il loro lavoro sta cambiando. Le istruzioni scritte che descrivono un nuovo processo sono sempre più ambigue rispetto al vederlo fare, ed è per questo che quelle righe generano il maggior numero di domande e di rifacimenti.

Registra il nuovo processo una volta sola e Trupeer AI produrrà la guida scritta e una panoramica video narrata dallo stesso passaggio, in modo che una singola riga nel tuo piano offra qualcosa che le persone possano effettivamente seguire. Traducilo in oltre 65 lingue, il che per un pubblico internazionale e dislocato in più sedi trasforma una singola comunicazione in qualcosa che tutti ricevono correttamente. Conservalo nella tua knowledge base in modo che la risposta sia disponibile quando qualcuno farà domande al terzo mese, e scopri come i team gestiscono questo aspetto nel change management.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Domande frequenti

Esiste un modello di piano di comunicazione gratuito in Word?

Sì. Word è il formato che la maggior parte dei team utilizza per il piano scritto, con la matrice sotto forma di tabella insieme a sezioni per lo scopo, le regole di sequenza e i canali di feedback. Scaricalo gratuitamente, senza registrazione e senza filigrana.

Posso scaricare un modello di piano di comunicazione gratuito in Word?

Sì. Ogni formato è scaricabile gratuitamente senza necessità di creare un account ed è riutilizzabile per tutti i progetti di cui hai bisogno.

C'è un modello di piano di comunicazione in formato Word doc?

Sì, è inclusa una versione .doc insieme a quella .docx per i sistemi di gestione dei documenti e le librerie più vecchi.

Esiste un modello di piano di comunicazione gratuito in Excel?

Sì, ed Excel è la scelta migliore una volta superate le quindici righe. Puoi filtrare per responsabile per individuare chi è sovraccarico, ordinare per frequenza per trovare i destinatari troppo sollecitati e contrassegnare le righe di sequenza per rendere visibili gli errori di precedenza.

Esiste un modello di piano di comunicazione gratuito in PPT o PowerPoint?

Sì. La versione PowerPoint serve per presentare il piano agli sponsor o a un comitato di controllo, con una diapositiva sulla mappa degli stakeholder, una panoramica sulla cadenza e la matrice suddivisa su più diapositive in base alla direzione del pubblico. Conserva la versione Word o Excel come documento di lavoro.

Esiste un modello di piano di comunicazione gratuito in PDF?

Sì. Il PDF è la versione approvata per la circolazione e si stampa in modo pulito se stai analizzando i destinatari su carta insieme a un team.

Esiste un modello di piano di comunicazione semplice?

Sì. La versione semplice ha quattro colonne: pubblico, cosa devono sapere, con quale frequenza e chi ne è il responsabile. È sufficiente per piccoli progetti e cambiamenti interni; aggiungere colonne prima di averne bisogno tende a produrre un piano che le persone scorrono rapidamente invece di usare.

Cos'è un piano di comunicazione?

Un documento che stabilisce chi deve sapere cosa, perché, attraverso quale canale, con quale frequenza e chi è responsabile di informarlo. Il suo scopo è prevenire l'asimmetria informativa, in cui le persone che devono agire non sanno nulla mentre altre ricevono più di quanto possano leggere.

Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione?

Scopo, pubblico segmentato, il messaggio per ciascun pubblico, il motivo per cui ogni pubblico ne ha bisogno, canale, frequenza, un unico responsabile per riga, tempistiche e regole di sequenza, un canale di feedback, un percorso di escalation e un punto di verifica.

Qual è la differenza tra un piano di comunicazione e una strategia di comunicazione?

Una strategia stabilisce obiettivi, posizionamento e messaggi chiave. Un piano trasforma questi elementi in righe datate con destinatari, canali e responsabili. Se stai scrivendo cadenze e assegnando responsabili, sei nella fase di piano. Se stai discutendo su quale debba essere il messaggio, sei ancora nella fase di strategia.

Con quale frequenza bisognerebbe aggiornare un piano di comunicazione?

Rivedilo dopo i primi due o tre cicli, poiché la cadenza richiede quasi sempre di essere regolata, e successivamente a ogni traguardo importante. Aggiornalo immediatamente ogni volta che compare un nuovo pubblico o qualcuno rimane sorpreso da qualcosa che avrebbe dovuto sapere, poiché entrambi indicano che il piano non è più corretto.

Chi dovrebbe essere il proprietario del piano di comunicazione?

Una sola persona indicata per nome, solitamente il responsabile del progetto o del cambiamento. Le singole righe hanno i propri responsabili, ma se la proprietà generale è condivisa tra più persone, nessuno noterà un aggiornamento mancato.

Quanto deve essere dettagliato un piano di comunicazione?

Abbastanza dettagliato da consentire a qualcun altro di eseguire una riga senza doverti chiedere cosa significhi. Oltre a ciò, un eccesso di dettagli riduce le probabilità che qualcuno lo legga davvero. Da una a due pagine per la maggior parte dei progetti.

Come faccio a identificare gli stakeholder della comunicazione?

Inizia con le quattro direzioni: chi è sopra questo lavoro, chi lo sta svolgendo, chi si trova a fianco e chi è all'esterno. Poi fatti due domande che intercettano coloro che normalmente vengono dimenticati: quali team toccano questo processo prima o dopo di noi e chi riceverà le domande quando qualcosa cambia. Help desk di supporto, finanza e ufficio paghe sono le risposte abituali, e le solite omissioni.

Posso personalizzare questo modello di piano di comunicazione?

Sì, tutte le versioni sono completamente modificabili. Aggiungi una colonna per l'approvazione, la lingua o la sede se la tua organizzazione ne ha bisogno, e rimuovi tutto ciò che lasceresti vuoto. In Trupeer AI puoi anche applicare il tuo brand kit in modo che tutto ciò che invii sia graficamente coerente.

Modelli correlati

• Piano di comunicazione della campagna del brand

• Piano di comunicazione di marketing

• Piano di comunicazione della strategia e della diffusione

• Piano di comunicazione pre-crisi

• Piano di comunicazione situazionale e di gestione del rischio

• Modello di piano di change management

• Modello di piano di project management

• Modello di piano di progetto

• Modello di piano d'azione