Il momento migliore per pianificare le comunicazioni di crisi è prima che si verifichi una crisi. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella preparazione alla crisi partendo da un modello di piano di comunicazione pre-crisi gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il piano in briefing video che i leader possono rivedere durante le esercitazioni simulate.

Che cos'è un modello di piano di comunicazione pre-crisi?

La comunicazione di crisi viene solitamente descritta in tre fasi: pre-crisi, ovvero tutto ciò che fai prima che accada qualcosa; la risposta stessa; e il recupero successivo.

Un piano di comunicazione pre-crisi copre la prima di queste fasi. Non è una descrizione di come risponderai. È l'insieme delle decisioni prese mentre tutti sono calmi, in modo che la risposta non debba attendere che vengano prese sul momento.

Questa distinzione è importante perché i due documenti falliscono in modi diversi. Un piano di risposta leggermente errato viene adattato sul momento da persone competenti. Un piano pre-crisi a cui mancano le decisioni non può essere affatto adattato, perché la parte mancante è l'autorità, e l'autorità non si improvvisa alle nove di una domenica sera.

Tre decisioni racchiudono quasi tutto il valore: cosa attiva l'attivazione, chi può parlare senza chiedere approvazione e cosa può essere detto prima che i fatti siano confermati. Tutto il resto in un piano di crisi è un elenco di contatti.

Perché la prima ora di una crisi serve a decidere

Leggendo la cronologia di qualsiasi organizzazione che ha risposto lentamente, raramente troverai qualcuno che si sia comportato in modo irragionevole. Troverai una sequenza di persone che compiono ciascuna un'azione sensata, che collettivamente richiede sei ore.

Qualcuno se ne accorge. Non sono sicuri che questo sia rilevante. Lo accennano a un manager. Il manager dice di tenerlo d'occhio. La cosa cresce. Qualcun altro se ne accorge in modo indipendente. Alla fine si trova qualcuno abbastanza anziano da autorizzare una dichiarazione, e a quel punto la domanda è passata da "cosa dovremmo dire" a "perché nessuno ha detto niente".

L'ostacolo non è la scrittura. Redigere una dichiarazione di attesa richiede venti minuti. L'ostacolo è la decisione di trattare qualcosa come una crisi, e quella decisione è socialmente costosa. Escalare significa affermare che si tratta di una cosa seria, davanti a persone che potrebbero non essere d'accordo, con il rischio di apparire allarmisti se poi si rivelasse un nulla di fatto.

Quindi le persone aspettano la certezza, e la certezza arriva dopo che la finestra si è chiusa.

Un piano pre-crisi elimina la decisione prendendola in anticipo, per iscritto, in base a condizioni osservabili piuttosto che a giudizi personali.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un piano di comunicazione pre-crisi puoi:

• Risparmiare ore quando conta: Le dichiarazioni pre-costruite riducono i tempi di risposta durante le crisi reali.

• Rispondere con disciplina: I percorsi di escalation integrati prevengono decisioni dettate dal panico sotto pressione.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, i caratteri e il tono utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Proteggere il brand: Comunicazioni coordinate proteggono la reputazione quando colpisce la crisi.

• Formare i leader prima delle crisi: Associa il piano a briefing video per esercitazioni simulate.

• Raggiungere gli stakeholder globali: Traduci le comunicazioni di crisi in oltre 65 lingue con un solo clic.

L'attivatore di attivazione che nessun modello di piano di crisi possiede

Se guardi i modelli di comunicazione di crisi in circolazione, ti forniranno una matrice degli stakeholder, un elenco di canali, un elenco di portavoce, principi per i messaggi e un albero dei contatti per l'escalation. Tutti utili. Quasi nessuno di essi dice quando inizia il piano.

Senza questo, il piano rimane inattivo proprio nelle ore in cui sarebbe più prezioso, perché attivarlo è una valutazione che qualcuno deve avere il coraggio di fare.

Un attivatore di attivazione sostituisce il giudizio con una condizione. Non "quando si verifica un incidente significativo", che è lo stesso giudizio espresso con parole diverse, ma qualcosa di osservabile da chiunque sia in servizio in quel momento.

Una richiesta di informazioni da parte della stampa nazionale. Un regolatore designato che si mette in contatto. Un post di un cliente che supera una soglia di coinvolgimento stabilita. Un rivenditore, distributore o cliente importante che chiede informazioni su un incidente. Un'interruzione del sistema che supera una durata stabilita. Un evento relativo alla sicurezza dei dipendenti in loco.

Scritta in questo modo, l'attivazione cessa di essere un'opinione. Il responsabile di turno non sta decidendo se si tratta di una crisi. Sta osservando che una condizione su un elenco è stata soddisfatta e sta seguendo l'istruzione accanto ad essa.

Come scrivere gli attivatori e rendere gratuito il rientro allo stato normale

La seconda parte è importante quanto la prima. Se l'attivazione è costosa e il rientro allo stato normale è imbarazzante, nessuno attiva.

Utilizza dei livelli, in cui quello più basso non costa quasi nulla.

Due regole fanno funzionare i livelli.

Il livello 1 è deliberatamente poco impegnativo. Notifica un piccolo gruppo e avvia il monitoraggio. Non convoca nessuno, non richiede un dirigente e non finisce nel curriculum di nessuno.

E il rientro allo stato normale non è esplicitamente un fallimento. Scrivi questa frase nel piano. Registra il numero di attivazioni di Livello 1 che sono rientrate senza ulteriori azioni e considera un numero elevato come prova del funzionamento del sistema, non come falsi allarmi. Un'organizzazione con zero rientri in un anno non è calma, semplicemente non sta attivando il piano.

Dichiarazioni di attesa pre-approvate per le crisi che puoi scrivere oggi stesso

Il secondo elemento pre-crisi di alto valore è un piccolo set di dichiarazioni di attesa, redatte e approvate prima che accada qualcosa.

L'argomento a loro favore è una semplice operazione aritmetica. Circa l'ottanta percento di una prima dichiarazione è sempre uguale: siamo a conoscenza, stiamo indagando, ecco cosa stiamo facendo, ecco dove ricevere aggiornamenti, ecco chi contattare. Cambiano solo i dettagli specifici. Redigere quell'ottanta percento sotto pressione, con l'ufficio legale nella stanza e un dirigente che legge da sopra le spalle, richiede ore. Redigerlo in un tranquillo martedì richiede quaranta minuti.

Scrivine una per ogni tipo di crisi che puoi realisticamente prevedere. Per la maggior parte delle organizzazioni si tratta di cinque o sei: un guasto a un prodotto o servizio, un incidente di sicurezza, una violazione dei dati, un'interruzione della fornitura o del servizio, una condotta scorretta di un dipendente e un evento relativo alla sede o alla struttura.

Ogni dichiarazione dovrebbe avere degli spazi vuoti per i fatti e nessuno spazio vuoto per la posizione ufficiale. Ciò che sei pronto a dire su quanto seriamente prendi la cosa, cosa stai facendo e dove le persone possono trovare aggiornamenti dovrebbe essere già stabilito e approvato.

Falle approvare da chiunque dovrebbe altrimenti approvarle in tempo reale e registra tale approvazione con una data. Una bozza non approvata non è una dichiarazione di attesa, è un documento che qualcuno dovrà comunque autorizzare.

Chi può parlare prima che qualcuno l'abbia approvato?

Indica una catena di comando, non una singola persona. Il fallimento più comune in un incidente reale è che il portavoce designato si trovi su un aereo, in ferie o sotto intervento chirurgico.

Tre nomi, in ordine, ciascuno con l'autorità di rilasciare una dichiarazione di attesa di Livello 1 o Livello 2 senza ulteriore approvazione. Messaggi scritti, concordati in anticipo con chi si assume il rischio e rivisti ogni volta che qualcuno nella catena cambia ruolo.

Separa l'autorità di dire qualcosa dall'autorità di dire qualunque cosa. La catena di comando può rilasciare la dichiarazione di attesa pre-approvata con i fatti inseriti. Andare oltre, assumersi un impegno, accettare la responsabilità o parlare davanti alle telecamere è una decisione diversa e rimane di competenza del dirigente.

Questa divisione è ciò che consente a un'organizzazione di rispondere entro un'ora senza esporsi a rischi. La prima dichiarazione non ha quasi mai bisogno di dire nulla oltre alla presa d'atto del problema, e la pre-approvazione copre esattamente questo.

Indica anche chi parla con chi. Stampa, autorità di regolamentazione, clienti, dipendenti e fornitori sono cinque destinatari diversi con cinque primi messaggi diversi, e un piano che nomina un solo portavoce per tutti loro creerà immediatamente un collo di bottiglia.

Modello gratuito di piano di comunicazione pre-crisi: la struttura da copiare

Copia da qui. Mantienilo entro le quattro o cinque pagine e tieni separato un riepilogo di una sola pagina.

Intestazione. Proprietario. Versione e data. Data dell'ultimo test. Dove si trova la versione attuale, inclusa una copia offline.

Attivatori di attivazione. La tabella a livelli sopra riportata, con le tue condizioni e soglie.

Catena di autorità. Tre nomi in ordine, cosa ciascuno può rilasciare senza approvazione e cosa rimane di competenza del dirigente.

Gruppo principale. Chi viene convocato al Livello 2 e al Livello 3, con i numeri di cellulare e una previsione dichiarata di quanto velocemente debbano rispondere fuori dall'orario di lavoro.

Destinatari e primi messaggi. Stampa, autorità di regolamentazione, clienti, dipendenti, fornitori e qualsiasi ente specifico del settore. Una riga ciascuno su chi li contatta e cosa copre il primo messaggio.

Dichiarazioni di attesa. Cinque o sei, pre-approvate, con la data di approvazione su ciascuna.

Canali. Quali canali possiedi, chi ha accesso a ciascuno e il backup per ognuno. Includi cosa fai se il tuo sito web o la tua email sono fuori servizio.

Fatti di cui avrai bisogno. Un breve elenco delle informazioni che una prima dichiarazione richiede sempre e dove trovarle rapidamente. Record di lotto, registri degli incidenti, conteggio dei clienti interessati.

Cosa non faremo. Speculare sulle cause, fare nomi di individui, commentare questioni legali, incolpare un fornitore. Concordare questo in anticipo ne impedisce l'accaduto sotto pressione.

Rientro allo stato normale. Chi lo dichiara, cosa viene registrato e la dichiarazione esplicita che il rientro non è un fallimento.

Copia fino a qui.

Il produttore alimentare che ha impiegato undici ore per rispondere

Rothwell Foods produce prodotti refrigerati per i supermercati. Un sabato mattina un cliente ha pubblicato la fotografia di un oggetto estraneo trovato in uno dei suoi prodotti.

Rothwell aveva un piano di comunicazione di crisi. Trentaquattro pagine, scritto tre anni prima, rivisto annualmente, con una matrice degli stakeholder, un elenco di canali, un elenco di portavoce e un albero di escalation.

Non aveva un attivatore di attivazione, nessuna dichiarazione di attesa pre-approvata e nessuna autorità al di sotto dell'amministratore delegato per rilasciare dichiarazioni pubbliche.

Il post è stato pubblicato alle 07:33. Il responsabile della qualità di turno lo ha visto intorno alle otto e un quarto e non era sicuro che fosse rilevante. Ha chiamato il direttore operativo alle nove e mezza, il quale ha detto di monitorare la situazione. Alle dodici meno dieci, la redazione consumatori di un quotidiano nazionale ha inviato un'email alla casella di posta delle richieste generali. Alle tredici e venti il direttore operativo ha raggiunto il responsabile delle comunicazioni, che era in ferie all'estero. L'amministratore delegato è stato raggiunto alle sedici meno venti ed è stata convocata una chiamata. La prima dichiarazione pubblica è uscita alle diciotto e dieci di sera.

Undici ore e mezza dal primo post. A quel punto aveva raggiunto circa trecentoquarantamila visualizzazioni e due rivenditori si erano messi in contatto.

Un rivenditore ha sospeso gli ordini per nove giorni in attesa di indagini, per un valore di circa duecentodiecimila sterline. Successivamente è stato confermato che l'oggetto non proveniva dal processo di Rothwell, una conclusione a cui si sarebbe potuto giungere dai record di lotto entro circa quattro ore.

L'indagine interna non ha riscontrato colpe da parte di nessuno. Ogni singola persona si era comportata in modo ragionevole in ogni momento. L'intero ritardo è dipeso dal decidere se la situazione meritasse un'escalation e nel trovare qualcuno autorizzato a parlare.

Le modifiche apportate sono state tutte relative alla fase di pre-crisi. Tre livelli di attivazione con attivatori osservabili. Livello 1 attivabile da qualsiasi responsabile di turno, a costo zero, esplicitamente non registrato a scapito di alcuno. Sei dichiarazioni di attesa approvate in anticipo dall'ufficio legale e dall'amministratore delegato. E una catena di comando designata di tre persone autorizzate a rilasciare una dichiarazione di Livello 1 o Livello 2 senza ulteriore approvazione.

Quattordici mesi dopo si è presentata una situazione simile, una domanda sull'etichettatura degli allergeni che stava guadagnando terreno sui social media. Il livello 1 è stato attivato da un responsabile di turno ventidue minuti dopo il primo post. Il livello 2 è stato attivato quando una testata di settore ha inviato un'email. La dichiarazione di attesa è stata rilasciata due ore e sette minuti dopo il primo post. Nessun rivenditore ha sospeso nulla e il post originale ha raggiunto circa undicimila interazioni invece di trecentoquarantamila.

Nello stesso periodo ci sono state nove attivazioni di Livello 1, di cui sette sono rientrate entro due ore senza ulteriori azioni. Quel rapporto era proprio l'obiettivo, piuttosto che un problema.

Come scrivere un piano di comunicazione di crisi, passo dopo passo

Elenca le crisi che puoi effettivamente prevedere, partendo dal registro dei rischi, dalla cronologia degli incidenti e dalle ultime notizie del tuo settore. Cinque o sei tipologie coprono la maggior parte delle organizzazioni.

Scrivi gli attivatori prima di ogni altra cosa, come condizioni osservabili piuttosto che come valutazioni soggettive, e testa ognuno di essi chiedendoti se un responsabile di turno alle due di notte sarebbe in grado di capire se la condizione è stata soddisfatta.

Imposta i livelli e rendi quello più basso davvero poco impegnativo.

Redigi le dichiarazioni di attesa e falle approvare, con le relative date.

Indica la catena di autorità, profonda tre livelli, e concorda la divisione tra il rilascio di una dichiarazione di attesa e il dire qualsiasi cosa oltre ad essa.

Costruisci le informazioni sui contatti e sui canali per ultime. È la parte con cui inizia ogni modello e quella che diventa obsoleta più rapidamente, quindi deve essere inserita in un'appendice che può essere aggiornata senza riapprovare il piano.

Quindi testalo, operazione descritta più avanti e che è il passaggio che quasi nessuno completa.

Esempi di piani di comunicazione di crisi per settore

La struttura rimane valida per tutti i settori, cambiano notevolmente gli attivatori.

Scuole e università. Gli attivatori sono solitamente la sicurezza, la tutela dei minori o un incidente nel campus, e il primo pubblico sono i genitori o gli studenti piuttosto che la stampa. La velocità di notifica interna conta più della dichiarazione esterna e il piano dei canali deve funzionare anche quando la rete del sito è fuori servizio.

Fornitori di servizi sanitari. Gli obblighi di notifica alle autorità di regolamentazione hanno spesso tempistiche proprie che corrono indipendentemente dalla comunicazione, e tali tempistiche dovrebbero figurare come attivatori a tutti gli effetti.

Alimentari e prodotti di consumo. Dominano le procedure di richiamo e la notifica ai rivenditori, e il pubblico dei distributori spesso conta di più dal punto di vista commerciale rispetto a quello dei consumatori.

Ospitalità e ristoranti. Gli incidenti sono fortemente locali e visivi, e la soglia di attivazione sul coinvolgimento social dovrebbe essere inferiore a quella impostata dalla maggior parte delle organizzazioni.

Organizzazioni non profit. La notifica ai finanziatori e ai membri del consiglio di amministrazione sono destinatari che i modelli commerciali omettono del tutto, ed entrambi di solito necessitano di essere contattati prima della dichiarazione pubblica.

Tecnologia e servizi. La durata dell'interruzione è l'attivatore naturale, e la pagina dello stato è un canale che deve funzionare indipendentemente dai sistemi che sono fuori servizio.

Qualunque sia il settore, le decisioni pre-crisi sono identiche. Cambiano solo le condizioni degli attivatori e l'ordine dei destinatari.

Di cosa hanno bisogno le fasi di risposta e recupero della crisi

Questa pagina copre la preparazione. Vale la pena dichiarare due cose sulle fasi prima e dopo di essa.

Durante la risposta, il compito del piano è essere rintracciabile e breve. Chiunque lo prenda in mano potrebbe non averlo scritto, potrebbe essere a casa e potrebbe non avere accesso alla rete. Un riepilogo di una pagina, stampato e memorizzato anche offline, contenente i livelli, la catena di autorità e la posizione delle dichiarazioni di attesa, vale più dell'intero documento.

Successivamente, esegui una revisione entro due settimane mentre la cronologia è ancora ricostruibile. Ricostruiscila minuto per minuto dai messaggi e dai registri piuttosto che a memoria, perché la scoperta utile è quasi sempre un intervallo di tempo tra due eventi piuttosto che la decisione di qualcuno. Quindi aggiorna gli attivatori, poiché un incidente reale è la migliore prova che potrai mai avere per capire se le tue soglie sono state impostate correttamente.

Per la comunicazione continua che segue una crisi, ovvero la ricostruzione di un messaggio con i clienti e il mercato, il nostro piano di comunicazione per campagne del brand e il nostro modello di piano di comunicazione di marketing coprono la parte pianificata di quel lavoro.

Posso ottenere un modello di piano di comunicazione di crisi in Word o Excel?

Word per il piano, e stampalo. Questo è uno dei pochi documenti in cui una copia cartacea non è una scelta sentimentale: se l'incidente coinvolge la tua rete, il tuo edificio o la tua email, una pagina intranet è inaccessibile esattamente nel momento in cui ne hai bisogno. Conserva una copia stampata insieme ai turni di reperibilità e una copia sui dispositivi personali.

Excel per due cose. La matrice dei contatti, ovvero destinatari, proprietari, canali e numeri fuori orario, che cambia costantemente e necessita di essere ordinata. E il registro delle attivazioni, che registra ogni livello 1 e superiore con l'attivatore soddisfatto, chi lo ha attivato e l'esito. Quel registro è ciò che ti dice se le tue soglie sono corrette.

PDF per la versione approvata e per il riepilogo di una pagina, che dovrebbe essere l'elemento che le persone portano effettivamente con sé.

Come mantenere utilizzabile il piano di crisi quando nessuno lo legge

Ogni piano di crisi ha lo stesso problema di fondo. Viene scritto una volta, archiviato e letto per la prima volta durante un incidente da qualcuno che non lo ha mai aperto.

Due abitudini risolvono la maggior parte di questo problema, ed entrambe sono economiche.

Testalo due volte all'anno, come una simulazione al tavolo di trenta minuti piuttosto che come un'esercitazione completa. Leggi uno scenario, chiedi al responsabile di turno quale livello si applica e verifica se riesce a trovare la dichiarazione di attesa. La maggior parte dei fallimenti emerge nei primi dieci minuti e quasi tutti sono problemi di localizzazione e autorità piuttosto che problemi di contenuto.

E fai in modo che il piano sia qualcosa che le persone abbiano visto prima di averne bisogno. Una breve presentazione registrata di cosa succede a ciascun livello, chi viene chiamato e dove si trovano le dichiarazioni, funziona notevolmente meglio che chiedere alle persone di leggere trentaquattro pagine. L'IA di Trupeer trasforma quella presentazione in una guida scritta e in un video da una singola registrazione, così il personale reperibile può guardare quattro minuti di video invece di promettere di leggere il piano più tardi.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Lo stesso materiale risiede nella tua knowledge base con un branding coerente, e laddove l'incidente raggiunga direttamente i clienti, il nostro modello di risposta dell'help desk copre la formulazione in prima linea che deve corrispondere a qualunque cosa dica la dichiarazione di attesa. Per la governance ad essa correlata, i nostri modelli di policy e procedure coprono l'approvazione e la revisione. Le istruzioni di configurazione si trovano nella guida alla configurazione dei modelli di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello di piano di comunicazione di crisi gratuito in Word?

La struttura sopra riportata si incolla direttamente in Word o Google Docs, inclusi i livelli di attivazione e la catena di autorità che i modelli standard omettono. Non c'è nessun download vincolato e nessun modulo da compilare. Stampa la versione completata e conserva il riepilogo di una pagina insieme ai turni di reperibilità, perché lo scenario in cui non riesci a raggiungere la intranet è un'eventualità reale.

Esiste un modello di piano di comunicazione di crisi gratuito in PDF?

Esporta il piano approvato e il riepilogo di una pagina in PDF e memorizzali entrambi in un luogo raggiungibile senza la rete aziendale. Mantieni modificabile la versione di lavoro, perché i dettagli di contatto e le soglie cambiano diverse volte all'anno e un elenco di contatti obsoleto è il fallimento pratico più comune.

Esiste un modello di piano di comunicazione di crisi gratuito in Excel?

Excel è più adatto per la matrice dei contatti e il registro delle attivazioni che per il piano stesso. Il registro conta più di quanto le persone si aspettino: una riga per attivazione con l'attivatore soddisfatto, chi lo ha attivato, il livello e l'esito. Rivederlo annualmente ti dice se le tue soglie sono impostate troppo alte, che è la tendenza abituale.

Dove posso trovare un esempio di piano di comunicazione di crisi in PDF?

Diversi enti pubblici, aziende di servizi pubblici e sistemi universitari pubblicano i loro, e vale la pena leggerli per comprenderne la struttura. Leggili per l'ordine dei destinatari e la formulazione degli attivatori piuttosto che per il contenuto, perché le soglie in qualsiasi esempio pubblicato appartengono al profilo di rischio di quell'organizzazione e non al tuo.

Qual è la differenza tra pre-crisi e comunicazione di crisi?

La fase di pre-crisi è la preparazione: attivatori, autorità, dichiarazioni di attesa, canali e test. La comunicazione di crisi è la risposta stessa. Vale la pena mantenere questa distinzione perché la preparazione è dove risiede quasi tutto il miglioramento realizzabile, ed è la parte che può essere svolta con calma e a basso costo.

Chi dovrebbe essere il proprietario del piano di comunicazione di crisi?

L'ufficio comunicazioni è proprietario del documento, mentre un dirigente è proprietario delle decisioni di autorità al suo interno. Questa divisione è importante, perché le parti che fanno funzionare il piano, ovvero chi può parlare e cosa può dire, non possono essere delegate a una funzione di comunicazione. Se nessun dirigente ha firmato la catena di autorità, il piano non funzionerà.

Ogni quanto tempo deve essere testato il piano di crisi?

Due volte all'anno come breve simulazione al tavolo, oltre a una revisione dopo ogni attivazione reale. Le esercitazioni su vasta scala sono preziose ma rare; le simulazioni di scenari di trenta minuti individuano la maggior parte degli stessi problemi e vengono effettivamente pianificate. Aggiorna l'appendice dei contatti trimestralmente, poiché è la parte che diventa obsoleta più rapidamente.

Quanto dovrebbe essere lungo un piano di comunicazione di crisi?

Quattro o cinque pagine più le appendici, con un riepilogo di una pagina che riporti i livelli, la catena di autorità e il luogo in cui risiedono le dichiarazioni di attesa. I piani di trenta pagine sono comuni e non vengono letti da nessuno durante un incidente. Se deve sopravvivere una sola pagina, fai in modo che sia il riepilogo.