Nella maggior parte delle implementazioni di sistema, i requisiti risiedono in un documento, i progetti in un altro, i casi di test in uno strumento di test e le SOP, i runbook e la formazione in cartelle che nessuno collega. Poi, quando un requisito cambia, appare un difetto o un auditor chiede come sia stato testato un controllo, nessuno sa dire dove sia finito quel requisito. Un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti risolve questo problema collegando ogni requisito, in un'unica tabella, a tutto ciò che lo realizza e ne dimostra il funzionamento.

Questo modello gratuito di matrice di tracciabilità dei requisiti collega ciascun requisito alla relativa sezione del documento dei requisiti funzionali (FRD), al design, alla configurazione o all'elemento di compilazione, alla SOP o al runbook che lo gestisce, ai casi di test che lo verificano, alla formazione che lo insegna e al suo stato attuale. Include un esempio compilato, i tipi di tracciabilità da utilizzare e un modo per mantenere la matrice aggiornata man mano che il progetto cambia. Copia la struttura sottostante o aprila in Trupeer e personalizzala per il tuo progetto.

Che cos'è un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti?

Un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti, spesso chiamato RTM (Requirements Traceability Matrix), è una tabella strutturata che collega ciascun requisito ai documenti e agli elementi di lavoro che lo realizzano e lo verificano. Ogni riga inizia con un requisito e lo traccia in avanti verso la specifica funzionale, la progettazione e lo sviluppo, la SOP o il runbook che le persone utilizzano per gestirlo, i casi di test che ne dimostrano il funzionamento e la formazione che prepara gli utenti. Può anche tracciare a ritroso, da un caso di test o SOP al requisito a cui serve.

Il risultato è un'unica vista che risponde alle domande che ogni progetto alla fine si pone: ogni requisito è coperto? Cosa viene influenzato se questo cambia? E come facciamo a sapere che funziona?

Perché utilizzare una matrice di tracciabilità dei requisiti?

• Nulla viene trascurato. Ogni requisito deve avere un design, un test e un responsabile.

• L'impatto dei cambiamenti è visibile. Quando un requisito cambia, puoi vedere ogni documento, test e SOP interessati.

• Il collaudo è completo. Ogni requisito è collegato ad almeno un caso di test e ogni caso di test rimanda a un requisito.

• Le operazioni sono pronte. I requisiti si collegano alle SOP e ai runbook che le persone useranno dopo il go-live, non solo allo sviluppo.

• Gli audit sono più semplici. Puoi mostrare come è stato progettato, testato e documentato un requisito di controllo.

• I passaggi di consegne sono più chiari. Il team operativo eredita una mappa di ciò che è stato costruito e del perché.

Chi utilizza un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti?

• Business analyst che gestiscono i requisiti e i relativi collegamenti.

• Project e programme manager che monitorano la copertura e l'impatto dei cambiamenti.

• Solution architect e consulenti funzionali che progettano e sviluppano in base ai requisiti.

• Test manager che confermano la copertura dei test.

• Team operativi e di supporto che gestiscono le SOP e i runbook dopo il go-live.

• Responsabili della formazione che si assicurano che ogni processo modificato preveda una formazione.

• Team di qualità, rischio e audit che necessitano di prove sui requisiti di controllo.

Anteprima del modello di matrice di tracciabilità dei requisiti

Il modello si apre con una sintesi del progetto e le convenzioni per gli ID. Segue la matrice principale, con una riga per requisito: ID, descrizione, fonte, priorità, sezione FRD, elemento di design o sviluppo, SOP o runbook, casi di test, stato del test, contenuto della formazione, proprietario e stato generale. Un riepilogo della copertura mostra i requisiti privi di design, test, SOP o formazione, e un registro delle modifiche registra ogni modifica a un requisito e il relativo impatto. Ogni colonna è modificabile, quindi puoi aggiungere riferimenti normativi, numeri di rilascio o collegamenti ai tuoi strumenti.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Fase 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Fase 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Fase 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Fase 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Fase 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima puoi continuare a apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti puoi:

• Dimostrare la copertura: vedi a colpo d'occhio quali requisiti sono progettati, sviluppati, testati e documentati.

• Tracciare i requisiti fino alle operazioni: collega ogni requisito alla SOP o al runbook che lo esegue dopo il go-live.

• Valutare rapidamente l'impatto dei cambiamenti: trova ogni documento, test e SOP interessati in pochi secondi.

• Supportare l'audit e la conformità: mostra come ogni requisito è stato implementato e verificato.

• Effettuare passaggi di consegne puliti: fornisci al team operativo una mappa completa del sistema.

Cosa deve contenere un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti

Modello gratuito di matrice di tracciabilità dei requisiti: la struttura da copiare

Copia la struttura sottostante nel tuo foglio di calcolo, oppure aprila in Trupeer e personalizzala.

1. Riepilogo del progetto. Progetto: [nome]. Sistema: [sistema e release]. Ambito: [processi]. Responsabile RTM: [business analyst o PMO]. Ultimo aggiornamento: [data].

2. Convenzioni ID. Requisiti: REQ-[processo]-[numero]. Sezioni FRD: FRD-[sezione]. Elementi di sviluppo: [ID di sviluppo o configurazione]. SOP e runbook: SOP-[numero] o RB-[numero]. Casi di test: TC-[numero] o UAT-[numero].

3. Matrice di tracciabilità.

4. Riepilogo della copertura. Requisiti senza una sezione FRD, senza un elemento di sviluppo, senza un caso di test, senza una SOP o runbook e senza formazione.

5. Registro delle modifiche. Data, ID requisito, modifica, motivo, elementi interessati e approvazione.

Esempio di matrice di tracciabilità dei requisiti: procure to pay

Ecco come potrebbe apparire parte di una RTM per il processo procure to pay in un'implementazione ERP. I dettagli sono a scopo illustrativo.

Ogni riga mostra non solo se il requisito è stato sviluppato e testato, ma anche come verrà gestito: la SOP per gli utenti aziendali e il runbook per i team di supporto.

Tipi di tracciabilità

Usa la tracciabilità bidirezionale nella maggior parte delle implementazioni di sistema. Consente di individuare test e documentazione mancanti, nonché lavori personalizzati e procedure che non rimandano più a un requisito.

La catena di tracciabilità lungo un'implementazione

La matrice collega documenti che di solito vengono prodotti da team diversi in momenti diversi. Ecco come si integrano tra loro:

Per i requisiti e le decisioni sui gap all'inizio della catena, utilizza il modello di analisi fit-gap.

Tracciabilità dei requisiti per processi regolamentati e controllati

Nei settori regolamentati e per i controlli finanziari, la tracciabilità non è facoltativa. Gli auditor e i team di validazione in genere desiderano vedere, per ciascun controllo o requisito regolamentato, la specifica, le prove di test e la procedura seguita dalle persone. Aggiungi una colonna per il riferimento normativo o di controllo, contrassegna quali requisiti sono controlli e allega le prove di test, come le registrazioni UAT, direttamente a quelle righe. Esamina i requisiti di controllo prima di ogni release, perché rimediare a una modifica che interrompe un controllo è molto più costoso dopo un riscontro di audit.

Perché tracciare i requisiti fino alle SOP e ai runbook?

La maggior parte delle matrici di tracciabilità si ferma ai test. Questo dimostra che il sistema funziona il giorno del test, ma non che le persone siano in grado di gestirlo in seguito. L'aggiunta di SOP e runbook colma questa lacuna:

• Gli utenti aziendali ottengono una SOP per ogni requisito che modifica il loro modo di lavorare.

• I team di supporto ottengono un runbook per ogni interfaccia, processo e requisito tecnico che dovranno monitorare.

• Le eccezioni presenti nel requisito appaiono nella tabella delle eccezioni della SOP e nelle fasi di risoluzione dei problemi del runbook.

• Le modifiche a un requisito mostrano esattamente quali SOP e runbook devono essere aggiornati.

Per un formato di procedura operativa già pronto, utilizza il modello di runbook.

Come creare una matrice di tracciabilità dei requisiti passo dopo passo

1. Concorda le convenzioni per gli ID di requisiti, sezioni FRD, elementi di sviluppo, SOP, runbook e test.

2. Elenca ogni requisito con la sua fonte, collegandolo alle prove dello stato attuale laddove disponibili; vedi raccolta dei requisiti ERP dalle registrazioni dei processi.

3. Collega ogni requisito alla sua sezione FRD e all'elemento di design o sviluppo.

4. Collega i casi di test man mano che vengono scritti, inclusi gli script UAT; utilizza il modello di script di test UAT.

5. Collega le SOP, i runbook e la formazione per ciascun requisito prima del go-live.

6. Aggiorna lo stato dei test dopo ogni ciclo di test.

7. Esamina il riepilogo della copertura in corrispondenza di ogni stage gate e colma le lacune.

8. Registra ogni modifica a un requisito con il relativo impatto e approvazione.

Come mantenere aggiornata la matrice

• Assegna la responsabilità della RTM a una sola persona, di solito il business analyst principale o il PMO.

• Aggiornala nell'ambito di ogni richiesta di modifica, non a posteriori.

• Verifica la copertura a ogni stage gate: approvazione del design, fine dei test e prontezza per il go-live.

• Consegnala al team operativo al momento del go-live, identificando i responsabili per ogni SOP e runbook.

• Mantieni la gestione delle versioni per le SOP e i runbook collegati, in modo che la matrice punti sempre alla procedura corrente; vedi controllo delle versioni delle SOP.

Formati per una matrice di tracciabilità dei requisiti

Il foglio di calcolo è il formato più comune, con filtri per stato, proprietario e lacune.

Lo strumento di gestione dei requisiti o dei test è adatto a programmi di grandi dimensioni che necessitano di collegamenti e dashboard automatizzati.

Il documento è adatto a un riepilogo firmato della copertura in corrispondenza di ciascun stage gate.

Qualunque formato utilizzi, mantieni un'unica matrice principale e inserisci i relativi collegamenti nei documenti di progetto.

Best practice per la tracciabilità dei requisiti

• Usa ID stabili e univoci che non vengano mai riutilizzati.

• Scrivi un solo requisito per riga, evitando di combinare più requisiti.

• Collega alle prove concrete, come le registrazioni del processo as-is, non solo agli appunti dei workshop.

• Traccia fino alle operazioni, con SOP e runbook, non solo fino ai test.

• Esamina regolarmente il riepilogo della copertura, non solo alla fine.

• Mantieni la matrice sufficientemente snella in modo che le persone la aggiornino effettivamente.

Errori comuni da evitare

• Costruire la matrice alla fine del progetto solo per soddisfare un audit.

• Fermarsi ai casi di test, senza alcun collegamento a SOP, runbook o formazione.

• Combinare diversi requisiti in un'unica riga, rendendo la copertura poco chiara.

• Mancanza di un responsabile, con il risultato che la matrice diventa obsoleta.

• Non registrare le modifiche, impedendo di tracciare l'impatto.

Checklist della matrice di tracciabilità dei requisiti

• Le convenzioni per gli ID sono concordate per ogni tipo di elemento.

• Ogni requisito ha una fonte, una priorità e un responsabile.

• Ogni requisito si collega a una sezione FRD e a un elemento di sviluppo.

• Ogni requisito si collega ad almeno un caso di test, con lo stato attuale.

• Ogni requisito che modifica il modo di lavorare delle persone si collega a una SOP o a un runbook e alla formazione.

• Il riepilogo della copertura non mostra lacune inspiegabili.

• Le modifiche vengono registrate insieme al loro impatto e alla relativa approvazione.

In che modo Trupeer ti aiuta a completare la catena di tracciabilità

Per i team di supporto, il generatore di runbook AI di Trupeer trasforma le registrazioni delle attività tecniche in runbook che puoi collegare dalla matrice.

Genpact ha utilizzato questo approccio incentrato sulle registrazioni per un'implementazione di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali formativi in 20 flussi di lavoro e cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in soli 3 mesi invece di 12. Leggi la storia del cliente Genpact.

Scarica il modello gratuito di matrice di tracciabilità dei requisiti

Apri il modello in Trupeer, aggiungi i tuoi requisiti, collega il tuo FRD, gli elementi di sviluppo, le SOP, i runbook e i test e condividilo con il tuo team di progetto. Ottieni il modello gratuito di matrice di tracciabilità dei requisiti.

Modelli correlati

• Modello di documento dei requisiti aziendali (BRD)

• Modello di flusso di processo

• Modello di piano di test

• Modello di SOP con eccezioni

• Modello di matrice RACI

Domande Frequenti

Che cos'è un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti?

È una tabella strutturata che collega ciascun requisito ai documenti e agli elementi di lavoro che lo realizzano e lo verificano, come la sezione FRD, l'elemento di design o sviluppo, la SOP o il runbook, i casi di test e la formazione, con indicazione di stato e responsabile.

Cosa dovrebbe includere una matrice di tracciabilità dei requisiti?

ID requisito, descrizione, fonte, priorità, sezione FRD, elemento di design o sviluppo, SOP o runbook, casi di test, stato del test, contenuto della formazione, proprietario, stato e cronologia delle modifiche, oltre a un riepilogo della copertura.

Qual è la differenza tra tracciabilità in avanti e a ritroso?

La tracciabilità in avanti segue un requisito attraverso la progettazione, lo sviluppo, i test e la documentazione. La tracciabilità a ritroso parte da un test, una SOP o un elemento di sviluppo e risale al requisito a cui serve.

Perché collegare i requisiti alle SOP e ai runbook?

Perché i test dimostrano che il sistema funziona sul momento, mentre le SOP e i runbook provano che le persone sono in grado di gestirlo successivamente. Collegarli mostra quali procedure devono essere aggiornate quando un requisito cambia.

Chi è il proprietario della matrice di tracciabilità dei requisiti?

In genere il business analyst principale o il PMO, mentre i proprietari dei singoli requisiti mantengono aggiornate le proprie righe e il team operativo ne assume la gestione al momento del go-live.

Quando si dovrebbe creare una matrice di tracciabilità dei requisiti?

All'inizio del progetto, durante la raccolta dei requisiti, aggiornandola poi in ogni fase: progettazione, sviluppo, test e go-live.

Esiste un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti in Excel?

Sì. La matrice funziona molto bene in Excel, grazie ai filtri per stato, proprietario e lacune di copertura. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo, oppure copia la struttura direttamente in Excel.

Esiste un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti in Word o PDF?

Sì. Utilizza Word o PDF per i riepiloghi firmati della copertura in corrispondenza degli stage gate, mantenendo la matrice di lavoro attiva in un foglio di calcolo o strumento dedicato.

Il modello di matrice di tracciabilità dei requisiti è gratuito?

Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.

Come viene utilizzata una RTM nelle implementazioni ERP?

Collega i requisiti di fit-gap alle specifiche funzionali, agli elementi di configurazione e sviluppo, agli script UAT, alle SOP, ai runbook e alla formazione, consentendo al programma di dimostrare la copertura e gestire il cambiamento.

Come si mantiene aggiornata una matrice di tracciabilità?

Individua un unico responsabile, aggiornala per ogni richiesta di modifica, verifica la copertura a ogni stage gate e mantieni il controllo di versione per le SOP e i runbook collegati.

Una matrice di tracciabilità può supportare gli audit?

Sì. Per i requisiti di controllo, mostra il design, le prove di test e la procedura operativa, che è esattamente ciò che gli auditor solitamente richiedono.