Usa questo modello
La chiusura di fine mese è il momento in cui piccole lacune si trasformano in grandi ritardi. Una riconciliazione che nessuno ha preso in carico, un rateo che qualcuno ha dimenticato, una scrittura di giornale in attesa di approvazione mentre il revisore è in ferie. La maggior parte dei team finanziari non ha bisogno di compiere uno sforzo maggiore alla fine del mese; ha bisogno che tutti lavorino partendo dallo stesso elenco, nello stesso ordine, con responsabili e scadenze chiare. Un modello di checklist per la chiusura di fine mese ti fornisce quell'elenco, e la SOP sottostante spiega al team come eseguirla.
Questo modello gratuito di checklist per la chiusura di fine mese elenca ogni attività di chiusura per giorno lavorativo, con responsabili, scadenze, stato e firma, oltre a una breve SOP per l'esecuzione della chiusura e le attività extra per la fine del trimestre e della fine dell'anno. Copia la checklist qui sotto, adattala alle tue entità e ai tuoi sistemi, oppure registrati per esportarla come modello modificabile.
Cos'è un modello di checklist per la chiusura di fine mese?
Un modello di checklist per la chiusura di fine mese è un elenco già pronto delle attività che un team finanziario completa per chiudere i libri contabili alla fine di ogni mese. Raggruppa le attività per giorno lavorativo, dalla preparazione pre-chiusura alla revisione finale, e registra chi è responsabile di ciascuna attività, quando è prevista, il suo stato e chi l'ha firmata. Un buon modello di checklist per la chiusura di fine mese include anche una breve SOP che spiega come viene gestita la chiusura: chi la coordina, come vengono segnalati i ritardi e come viene approvata la chiusura.
La checklist dice alle persone cosa fare e quando farlo; la SOP dietro ogni attività spiega loro come farlo. Per la procedura completa dal record al report, consulta il modello SOP dal record al report.
Perché utilizzare una checklist per la chiusura di fine mese?
Non viene dimenticato nulla. Ogni attività ricorrente viene elencata, ogni mese.
La responsabilità è chiara. Ogni attività ha un responsabile nominato e una scadenza.
I ritardi emergono presto. Una vista condivisa dello stato rende visibili le attività in ritardo il giorno stesso, non alla fine.
La chiusura diventa più veloce. I team smettono di dover riscoprire l'ordine delle attività ogni mese.
I controlli sono più facili. Una checklist completata e firmata è la prova che la chiusura è stata eseguita e verificata.
Sostituire qualcuno è più semplice. Quando qualcuno è assente, un collega può vedere esattamente cosa è in sospeso.
Chi utilizza un modello di checklist per la chiusura di fine mese?
Controller finanziari e responsabili della chiusura che coordinano la chiusura.
Contabili del libro giornale e personale contabile che registrano i giornali e riconciliano i conti.
Team della contabilità fornitori (AP), clienti (AR), buste paga e cespiti che chiudono i loro libri ausiliari.
CFO e direttori finanziari che esaminano e firmano i risultati.
Proprietari di piccole imprese e contabili che chiudono i libri per una singola entità.
Servizi condivisi e team di contabilità in outsourcing che chiudono più entità o clienti.
Revisori dei conti che esaminano i controlli di chiusura.
Anteprima del modello di checklist per la chiusura di fine mese
Il modello si apre con un riepilogo della chiusura: periodo, entità, calendario di chiusura, responsabile della chiusura e approvazione. Segue la checklist, raggruppata per giorno lavorativo dalla pre-chiusura alla revisione finale, con colonne per attività, responsabile, giorno di scadenza, stato, revisore e note. Una breve SOP spiega come viene eseguita la chiusura, come vengono gestiti i ritardi e le eccezioni e come viene firmata la chiusura. Sezioni separate elencano le attività extra per la fine del trimestre e della fine dell'anno, e una sezione KPI traccia come sta migliorando la chiusura. Ogni sezione è modificabile, quindi puoi aggiungere attività, cambiare i giorni o creare una scheda per entità.
Come personalizzare questo modello in Trupeer
Fase 1: Apri la sezione Modelli
Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.
Fase 2: Seleziona e apri un modello
Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.
Fase 3: Espandi la visualizzazione del modello
Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente il layout completo e i dettagli.
Fase 4: Modifica il modello
Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.
All'interno dell'editor, puoi:
Aggiungere nuove sezioni
Definire o aggiornare le regole di formattazione
Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni
Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.
Fase 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello
Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.
Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.
Con un modello di checklist per la chiusura di fine mese puoi:
Chiudere nello stesso modo ogni mese: un elenco, un ordine e responsabili chiari.
Vedere lo stato a colpo d'occhio: sapere quali attività sono completate, in ritardo o bloccate.
Abbreviare la chiusura: eliminare i tempi di attesa e i rifacimenti tra le attività.
Mostrare ai revisori una chiusura verificata: conservare approvazioni e note per ogni attività.
Formare i nuovi membri del team più rapidamente: collegare ogni attività alla sua SOP e a un breve video.
Cosa deve contenere un modello di checklist per la chiusura di fine mese
Sezione | Cosa copre |
|---|---|
Riepilogo della chiusura | Periodo, entità, responsabile della chiusura, calendario di chiusura e approvazione finale |
Attività pre-chiusura | Termini di scadenza, giornali ricorrenti e preparazione prima della fine del periodo |
Chiusura del libro ausiliario | AP, AR, buste paga, inventario e cespiti chiusi e registrati |
Ratei e risconti | Scritture di fine periodo e storni |
Riconciliazioni | Riconciliazioni bancarie, dello stato patrimoniale e infragruppo con revisione |
Revisione e rettifiche | Revisione del bilancio di verifica, analisi dei flussi e rettifiche approvate |
Reporting | Rendiconto finanziario, report di gestione e distribuzione |
Colonne delle attività | Responsabile, giorno di scadenza, stato, revisore, data di completamento e note |
SOP di chiusura | Come la chiusura viene eseguita, segnalata e approvata |
Attività di fine trimestre e fine anno | Attività extra per periodi più lunghi |
KPI | Giorni necessari per la chiusura, attività in ritardo, rettifiche post-chiusura |
Modello gratuito di checklist per la chiusura di fine mese: la checklist da copiare
Copia la checklist sottostante in un foglio di calcolo o in un documento, oppure registrati per esportarla come modello modificabile. I giorni sono giorni lavorativi relativi alla fine del periodo; adattali al tuo calendario.
Riepilogo della chiusura. Periodo: [mese e anno]. Entità: [elenco]. Responsabile della chiusura: [nome]. Giorno di chiusura previsto: [giorno lavorativo]. Approvazione finale: [Controller finanziario].
Pre-chiusura (dal giorno -3 al giorno 0)
Attività | Responsabile | Scadenza | Stato | Revisore |
|---|---|---|---|---|
Inviare il calendario di chiusura e i solleciti per le scadenze | Responsabile della chiusura | Giorno -3 | [ ] | – |
Confermare i termini di scadenza con AP, AR, buste paga e inventario | Responsabile della chiusura | Giorno -2 | [ ] | – |
Registrare le scritture di prima nota ricorrenti | Contabile GL | Giorno -1 | [ ] | Revisore |
Bloccare le modifiche ai dati anagrafici | Contabile GL | Giorno 0 | [ ] | – |
Giorno 1: Libri ausiliari
Attività | Responsabile | Scadenza | Stato | Revisore |
|---|---|---|---|---|
Chiudere AP; registrare tutte le fatture approvate per il periodo | Responsabile AP | Giorno 1 | [ ] | Responsabile della chiusura |
Chiudere AR; registrare tutte le fatture e gli incassi ricevuti | Responsabile AR | Giorno 1 | [ ] | Responsabile della chiusura |
Registrare i giornali di busta paga | Buste paga | Giorno 1 | [ ] | Contabile GL |
Calcolare gli ammortamenti e confermare le registrazioni dei cespiti | Contabile cespiti | Giorno 1 | [ ] | Contabile GL |
Registrare le rettifiche di inventario e il costo del venduto | Contabile di magazzino | Giorno 1 | [ ] | Contabile GL |
Giorno 2: Ratei e infragruppo
Attività | Responsabile | Scadenza | Stato | Revisore |
|---|---|---|---|---|
Registrare i ratei per beni e servizi ricevuti ma non fatturati | Contabile GL | Giorno 2 | [ ] | Revisore |
Ammortizzare i risconti attivi | Contabile GL | Giorno 2 | [ ] | Revisore |
Registrare i differimenti o i ratei sui ricavi | Contabile ricavi | Giorno 2 | [ ] | Revisore |
Abbinare i saldi infragruppo con le controparti | Contabile infragruppo | Giorno 2 | [ ] | Responsabile della chiusura |
Giorno 3: Riconciliazioni
Attività | Responsabile | Scadenza | Stato | Revisore |
|---|---|---|---|---|
Riconciliare tutti i conti bancari | Contabile GL | Giorno 3 | [ ] | Revisore |
Riconciliare i libri ausiliari AP e AR con il libro giornale generale | Contabile GL | Giorno 3 | [ ] | Revisore |
Riconciliare i conti dello stato patrimoniale inclusi nell'ambito | Contabili GL | Giorno 3 | [ ] | Revisore |
Concordare e registrare le rettifiche infragruppo | Contabile infragruppo | Giorno 3 | [ ] | Responsabile della chiusura |
Giorno 4: Revisione e rettifiche
Attività | Responsabile | Scadenza | Stato | Revisore |
|---|---|---|---|---|
Esaminare il bilancio di verifica | Responsabile della chiusura | Giorno 4 | [ ] | Controller finanziario |
Eseguire l'analisi dei flussi sui conti chiave e spiegare gli scostamenti | Contabili GL | Giorno 4 | [ ] | Controller finanziario |
Registrare le rettifiche approvate | Contabile GL | Giorno 4 | [ ] | Revisore |
Convertire i saldi in valuta estera e consolidare le entità | Contabile di consolidamento | Giorno 4 | [ ] | Controller finanziario |
Bloccare il periodo | Responsabile della chiusura | Giorno 4 | [ ] | Controller finanziario |
Giorno 5: Report e approvazione
Attività | Responsabile | Scadenza | Stato | Revisore |
|---|---|---|---|---|
Preparare il rendiconto finanziario | Contabile per la reportistica | Giorno 5 | [ ] | Controller finanziario |
Preparare i report di gestione e i commenti | FP&A o reportistica | Giorno 5 | [ ] | Controller finanziario |
Rivedere i risultati con il CFO | Controller finanziario | Giorno 5 | [ ] | CFO |
Firmare la chiusura e archiviare la checklist | Controller finanziario | Giorno 5 | [ ] | – |
Dopo la chiusura
Attività | Responsabile | Scadenza | Stato | Revisore |
|---|---|---|---|---|
Tenere una breve retrospettiva sulla chiusura | Responsabile della chiusura | Giorno 6 | [ ] | – |
Aggiornare la checklist e le SOP per eventuali modifiche | Responsabile della chiusura | Giorno 7 | [ ] | – |
La SOP di chiusura di fine mese: come utilizzare la checklist
La checklist funziona meglio se accompagnata da una breve SOP che spiega come viene gestita la chiusura.
1. Ruoli. Il responsabile della chiusura è proprietario della checklist, monitora lo stato e segnala i ritardi. I responsabili delle attività completano i propri compiti entro il giorno di scadenza e li contrassegnano come completati. I revisori controllano e approvano. Il controller finanziario approva la chiusura finale.
2. Prima della chiusura. Il responsabile della chiusura pubblica il calendario di chiusura e ricorda ai responsabili dei libri ausiliari i termini di scadenza tre giorni lavorativi prima della fine del periodo.
3. Durante la chiusura. I responsabili delle attività aggiornano lo stato quotidianamente: non avviato, in corso, completato o bloccato. Il responsabile della chiusura tiene una breve riunione quotidiana di allineamento dal giorno 1 al giorno 5 per esaminare le attività in ritardo e bloccate.
4. Revisioni. Ogni riconciliazione e scrittura manuale in prima nota viene esaminata da una persona diversa da chi l'ha preparata prima di essere contrassegnata come completata.
5. Eccezioni e segnalazione. Le attività in ritardo o bloccate seguono le regole sulle eccezioni riportate di seguito. Qualsiasi elemento che minacci la data di chiusura viene segnalato al controller finanziario il giorno stesso.
6. Approvazione. Quando ogni attività è stata completata ed esaminata, il controller finanziario firma la chiusura e la checklist viene archiviata insieme alle relative prove contabili.
7. Miglioramento continuo. Dopo ogni chiusura, il team prende nota di ciò che ha rallentato il processo e aggiorna la checklist e le SOP.
Eccezioni della chiusura di fine mese
Eccezione | Come riconoscerla | Azione | Responsabile della decisione | Inviare segnalazione a |
|---|---|---|---|---|
Attività in ritardo | Non completata entro il giorno di scadenza | Il responsabile fornisce una nuova tempistica; il responsabile della chiusura verifica l'impatto sulle attività successive | Responsabile della chiusura | Controller finanziario se la data di chiusura è a rischio |
Libro ausiliario non chiuso | AP, AR o buste paga ancora aperti dopo il giorno 1 | Segnalare; concordare una stima o una proroga del termine | Responsabile della chiusura | Controller finanziario |
Differenza di riconciliazione | Differenza inspiegabile superiore alla soglia | Indagare; correggere o documentare prima della firma | Contabile GL | Responsabile della chiusura |
Incongruenza infragruppo | I saldi non concordano con la controparte | Concordare e registrare la rettifica | Contabile infragruppo | Controller finanziario |
Rettifica dopo il blocco | Errore riscontrato dopo il blocco del periodo | Valutare la rilevanza; correggere nel periodo successivo o riaprire previa approvazione | Controller finanziario | CFO |
Revisore non disponibile | Revisore assegnato assente | Utilizzare il revisore di backup nominato | Responsabile della chiusura | Controller finanziario |
Integrazioni per la fine del trimestre e la fine dell'anno
Aggiungi queste attività alla checklist alla fine del trimestre e alla fine dell'anno:
Periodo | Attività aggiuntive |
|---|---|
Fine trimestre | Conteggi o verifiche dell'inventario, revisione dei crediti inesigibili e dei fondi rischi, aggiornamento delle imposte accantonate, reportistica trimestrale e pacchetti per il consiglio di amministrazione |
Fine anno | Conteggio fisico dell'inventario, verifica dei cespiti, revisione completa dei fondi, calcolo delle imposte, preparazione dei piani di audit, rendiconto finanziario annuale |
Checklist di chiusura di fine mese per le piccole imprese
Le piccole imprese e le società a singola entità possono utilizzare una versione più breve del modello di checklist per la chiusura di fine mese. Mantieni lo stesso ordine, ma unisci le attività:
Prima della fine del mese: inviare solleciti per fatture in sospeso e note spese.
Giorno 1-2: registrare tutte le fatture di vendita e dei fornitori, inserire le scritture delle buste paga e riconciliare i conti bancari e delle carte di credito.
Giorno 3: registrare ratei e risconti, verificare l'anzianità dei crediti e dei debiti e controllare il bilancio di verifica.
Giorno 4-5: esaminare il conto economico e lo stato patrimoniale rispetto al mese precedente e al budget, quindi firmare l'approvazione.
Anche se a gestire la chiusura sono solo una o due persone, una checklist e una breve SOP per ogni attività semplificano il passaggio delle consegne a un commercialista, un contabile o a un nuovo dipendente.
KPI per la chiusura di fine mese
Giorni alla chiusura: giorni lavorativi dalla fine del periodo alla firma.
Attività completate in tempo: percentuale di attività della checklist completate entro il giorno di scadenza.
Attività bloccate: numero di attività in attesa di un'altra attività o team.
Rettifiche post-chiusura: modifiche necessarie dopo l'approvazione finale.
Riconciliazioni con voci obsolete: riconciliazioni che presentano voci inspiegabili risalenti ai mesi precedenti.
Imposta i tuoi obiettivi e stabilisci un punto di partenza di riferimento prima di modificare il processo.
Come chiudere più velocemente con la tua checklist di chiusura di fine mese
Anticipa il lavoro prima della fine del periodo. Registra in anticipo le scritture ricorrenti in prima nota e prepara le riconciliazioni.
Elimina i tempi di attesa. Cerca le attività che rimangono bloccate in attesa di un altro team e concorda passaggi di consegne anticipati.
Standardizza ogni attività con una SOP e un video, in modo che chiunque possa eseguirla nello stesso modo.
Automatizza le attività ripetitive, come le scritture ricorrenti di prima nota e il riscontro bancario; vedi come identificare le opportunità di automazione nei processi documentati.
Rivedi la checklist dopo ogni chiusura ed elimina le attività che non aggiungono più valore.
Come creare le tue SOP di chiusura a partire da registrazioni video
Scegli le attività che causano più ritardi o errori, come ratei, riconciliazioni bancarie o consolidamento.
Registra il contabile che esegue al meglio ciascuna attività, durante una vera chiusura, mentre descrive ogni passaggio e valutazione.
Genera la SOP e il video con Trupeer, quindi aggiungi le tue soglie e scadenze.
Collega ogni SOP alla rispettiva attività della checklist, in modo che le persone possano aprire le istruzioni con un solo clic.
Aggiorna le SOP ogni volta che il sistema o il processo cambia; vedi il controllo delle versioni delle SOP.
Formati per una checklist di chiusura di fine mese
Il foglio di calcolo è il formato più comune, con una scheda per entità e colonne per responsabile, giorno di scadenza, stato e approvazione.
Un documento con tabelle di checklist è adatto ai team più piccoli e si abbina naturalmente alla SOP di chiusura.
Uno strumento di gestione delle chiusure o di progetto è adatto ai team più grandi che necessitano di dipendenze, promemoria e dashboard.
Qualunque sia il formato utilizzato, collega ogni attività alla relativa SOP e conserva la checklist completata come prova.
Best practice per le checklist di chiusura di fine mese
Assegna a ogni attività un solo responsabile e un solo revisore.
Utilizza i giorni lavorativi, non le date del calendario, in modo che la checklist funzioni per ogni mese.
Nomina un revisore sostitutivo per ogni attività di revisione.
Effettua un breve allineamento quotidiano durante il periodo di chiusura.
Mantieni insieme la checklist e le SOP, con ogni attività collegata alle relative istruzioni.
Esegui una breve retrospettiva dopo ogni chiusura.
Errori comuni da evitare
Attività senza responsabili, per cui nessuno si accorge quando queste si accumulano.
Mancanza di un revisore, con il rischio che gli errori finiscano direttamente nei report finali.
Una checklist che non cambia mai, anche quando l'attività aziendale si evolve.
Stato monitorato solo a mente dalle persone invece che sulla checklist.
Assenza di SOP a supporto delle attività, per cui la chiusura dipende esclusivamente da poche persone esperte.
In che modo Trupeer ti aiuta a eseguire una chiusura più rapida e precisa
Sfida della chiusura | Come aiuta Trupeer |
|---|---|
Le attività di chiusura sono note solo a una o due persone | Registrale durante una vera chiusura e il creatore di SOP di Trupeer trasformerà ogni registrazione in una SOP dettagliata e in un video passo-passo |
I nuovi contabili impiegano mesi per imparare il processo di chiusura | Collega ogni attività della checklist a un breve video e a una guida che possono seguire |
Entità e uffici diversi lavorano in lingue diverse | Traduci SOP e video da un'unica fonte in oltre 65 lingue |
L'ERP o il processo di chiusura subisce modifiche | Aggiorna i video modificando lo script e sostituisci un singolo passaggio invece di registrare nuovamente da capo |
Le istruzioni sono sparse in varie cartelle | Pubblica ogni SOP di chiusura in un'unica knowledge base ricercabile |
Genpact ha utilizzato questo approccio incentrato sulla registrazione video per il rollout di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate in oltre 500 materiali di formazione per 20 flussi di lavoro in cinque lingue, destinati a 140.000 dipendenti in 40 paesi, il tutto in soli 3 mesi invece di 12. Leggi la storia di successo del cliente Genpact.
Se stai migliorando il processo di chiusura nell'ambito di un programma più ampio, consulta la roadmap della trasformazione finanziaria.
Scarica il modello gratuito di checklist per la chiusura di fine mese
Registrati per esportare la checklist completa per la chiusura di fine mese e la relativa SOP come modello modificabile, aggiungi le tue entità, responsabili e scadenze e condividila con il tuo team finanziario. Ottieni il modello gratuito di checklist per la chiusura di fine mese.
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Domande frequenti
Cos'è un modello di checklist per la chiusura di fine mese?
È un elenco già pronto delle attività necessarie per chiudere i libri contabili ogni mese, raggruppate per giorno lavorativo, con responsabili, giorni di scadenza, stato, revisori e approvazione finale, oltre a una breve SOP per l'esecuzione della chiusura.
Cosa dovrebbe includere una checklist per la chiusura di fine mese?
Attività di pre-chiusura, chiusura dei libri ausiliari, ratei e risconti, operazioni infragruppo, riconciliazioni, revisione e rettifiche del bilancio di verifica, reportistica e approvazione finale, con indicazione di responsabile, giorno di scadenza, stato e revisore per ogni attività.
Quali sono i passaggi della chiusura di fine mese?
Preparare e definire i termini di scadenza, chiudere i libri ausiliari, registrare ratei e risconti, riconciliare i conti infragruppo e dello stato patrimoniale, rivedere e rettificare il bilancio di verifica, bloccare il periodo, produrre i report e firmare l'approvazione.
Quanto tempo dovrebbe richiedere la chiusura di fine mese?
Dipende dalle dimensioni e dalla complessità dell'azienda, dal numero di entità e dal livello di automazione. Monitora i giorni necessari alla chiusura e usa la checklist per ridurli nel tempo.
Qual è la differenza tra una checklist di chiusura e una SOP di chiusura?
La checklist elenca cosa deve essere fatto, da chi e entro quando. La SOP spiega come eseguire ciascuna attività e in che modo la chiusura viene gestita, segnalata e approvata.
Esiste un modello di checklist per la chiusura di fine mese in Excel?
Sì. Un foglio di calcolo funziona molto bene per la checklist, strutturato con una scheda per ciascuna entità e colonne per responsabile, giorno di scadenza, stato e approvazione. Registrati per esportare il modello o copia la struttura descritta sopra su Excel.
Esiste un modello di checklist per la chiusura di fine mese in Word o PDF?
Sì. Per i team più piccoli, puoi mantenere la SOP e la checklist in un unico documento ed esportare un PDF della checklist firmata come prova dell'avvenuta chiusura.
Il modello di checklist per la chiusura di fine mese è gratuito?
Sì. Registrati gratuitamente per esportare la checklist e la SOP come modello modificabile.
Cosa occorre aggiungere alla fine del trimestre e alla fine dell'anno?
La fine del trimestre richiede verifiche aggiuntive come i fondi rischi, le imposte e la reportistica trimestrale. La fine dell'anno prevede in più i conteggi fisici di magazzino, la verifica dei cespiti, il calcolo delle imposte, i prospetti di audit e i bilanci annuali.
Come si accorciano i tempi della chiusura di fine mese?
Anticipando le attività prima della fine del periodo, eliminando i tempi di attesa tra i team, standardizzando i compiti con SOP e video, automatizzando i processi ripetitivi e rivedendo la checklist dopo ogni chiusura.
Chi dovrebbe essere il proprietario della checklist per la chiusura di fine mese?
Un responsabile della chiusura o un controller finanziario, che mantiene aggiornata la checklist, monitora lo stato di avanzamento durante la chiusura e firma l'approvazione finale.
Posso creare SOP di chiusura partendo da registrazioni dello schermo?
Sì. Registra i contabili mentre eseguono le attività di chiusura nel tuo ERP e Trupeer trasformerà i video in SOP passo-passo e guide visive che potrai collegare a ogni attività della checklist.
