Guida alla formazione su Workday: come inserire e abilitare efficacemente i dipendenti

I rollout di Workday raggiungono regolarmente un'adozione del 40-50% dopo sei mesi. Ecco come creare una formazione che migliori davvero questi numeri e quali strumenti supportano ogni fase.

Perché la formazione su Workday è difficile

Workday è ingannevolmente complesso. L'interfaccia appare pulita, ma dietro ci sono centinaia di processi aziendali, attività specifiche per ruolo e configurazioni personalizzate che variano da un'organizzazione all'altra. I dipendenti non falliscono perché Workday sia impossibile; falliscono perché la formazione generica (video della Workday Community, sessioni in aula) non corrisponde all'organizzazione specifica che utilizzano. I problemi di adozione in Workday quasi sempre derivano da una formazione non allineata alla configurazione reale dell'azienda.

I team che fanno bene la formazione su Workday affiancano video walkthrough specifici per ruolo con documentazione ricercabile dei flussi di lavoro reali dell'organizzazione e usano indicazioni in-app per le transazioni ad alto rischio. La formazione in aula diventa complementare, non l'elemento principale. Questo approccio su misura garantisce che i dipendenti ricevano indicazioni pertinenti e operative sulle loro attività quotidiane, migliorando efficacemente competenza e fiducia.

Le 6 priorità della formazione su Workday

1. Self-service dei manager

I manager devono essere autonomi nello svolgere attività essenziali come approvazioni, modifiche organizzative e azioni retributive. Quando i manager non riescono a eseguire queste attività senza l'intervento delle Risorse Umane, si crea un collo di bottiglia per l'organizzazione. Una formazione efficace dovrebbe consentire ai manager di completare queste attività in modo indipendente, riducendo i ritardi e migliorando l'efficienza. Un modulo formativo tipico potrebbe includere 3-5 video tutorial, ciascuno focalizzato su un'attività specifica di self-service, con un tempo di completamento inferiore a 30 minuti.

2. Self-service dei dipendenti

Attività come richiedere ferie, gestire i benefit e aggiornare le informazioni personali dovrebbero essere semplici per i dipendenti. L'obiettivo è che i dipendenti completino queste attività in 90 secondi, riducendo al minimo frustrazione ed errori. La formazione dovrebbe includere guide interattive e brevi video walkthrough che i dipendenti possano consultare in qualsiasi momento, assicurando loro di essere pronti a gestire con facilità le funzioni di self-service.

3. Flussi di lavoro degli HR Business Partner

Gli HR Business Partner gestiscono flussi di lavoro critici come assunzioni, cessazioni e gestione delle posizioni. Gli errori in queste aree possono causare problemi a cascata che impattano su payroll e conformità. La formazione deve essere approfondita e completa, spesso coinvolgendo SOP dettagliate e scenari di role-playing per simulare situazioni reali. Queste sessioni dovrebbero svolgersi nell'arco di più settimane, con valutazioni regolari per garantire la padronanza di processi complessi.

4. Finanza e approvvigionamento

Per le organizzazioni che utilizzano Workday Financial Management, i flussi di lavoro finance richiedono una copertura specifica. La formazione dovrebbe concentrarsi su attività come approvazioni delle spese, requisizioni e trasferimenti di budget, che sono fondamentali per mantenere l'integrità finanziaria. Una combinazione di moduli e-learning e workshop pratici può fornire la profondità necessaria, garantendo che i team finance possano navigare in Workday con fiducia e precisione.

5. Recruiting

Workday Recruiting è complesso e presenta una propria serie di sfide. La formazione dei recruiter richiede contenuti dedicati che affrontino le sfumature della gestione dei candidati, degli annunci di lavoro e della pianificazione dei colloqui. Un programma di formazione strutturato che combini video tutorial, simulazioni interattive e apprendimento tra pari può aiutare i recruiter a padroneggiare il sistema e migliorare l'efficienza nelle assunzioni.

6. Report e dashboard

La creazione e l'interpretazione dei report è spesso un'area poco valorizzata nella formazione. I manager e i professionisti HR devono essere competenti nella generazione di report che forniscano insight preziosi sulle loro attività. La formazione dovrebbe includere guide dettagliate sulla creazione e l'analisi dei report, con esercizi pratici che incoraggino gli utenti a esplorare diverse tecniche di visualizzazione dei dati. Questo focus può trasformare il modo in cui i dati vengono utilizzati all'interno dell'organizzazione, favorendo decisioni migliori.

Confronto delle funzionalità: strumenti per la formazione su Workday

Analisi degli strumenti

1. Trupeer

Trupeer si distingue come uno strumento versatile per creare contenuti formativi su misura. Registrando qualsiasi schermata di Workday, anche con configurazioni personalizzate, Trupeer genera video walkthrough rifiniti, SOP scritte e documentazione ricercabile. Questo consente agli amministratori HR di produrre in un solo giorno contenuti specifici per il ruolo che coprirebbero una settimana di lavoro. L'efficienza di Trupeer significa che i contenuti possono essere aggiornati rapidamente per tenere il passo con il ciclo di rilascio di Workday, garantendo materiali formativi sempre aggiornati.

Vantaggi: Creazione rapida dei contenuti, funziona con configurazioni personalizzate, prezzi per utente.

Svantaggi: Non è uno strumento di tooltip in tempo reale; abbinalo a WalkMe o Whatfix per l'applicazione dei tooltip.

2. Workday Learning

In quanto LMS nativo, Workday Learning eccelle nel tracciamento della conformità e delle certificazioni. Tuttavia, le sue capacità di creazione dei contenuti sono limitate. È meglio utilizzarlo per il monitoraggio, dove la sua integrazione con Workday offre un'esperienza fluida. Le organizzazioni spesso lo integrano con strumenti di authoring più solidi per creare contenuti formativi coinvolgenti.

Vantaggi: Integrazione nativa con Workday.

Svantaggi: UX di authoring datata; meglio per il tracciamento, non per la creazione.

3. WalkMe

WalkMe offre la guida in-app più approfondita disponibile per Workday, fornendo tooltip, walkthrough e applicazione delle validazioni. Sebbene le sue funzionalità complete abbiano un costo premium, la profondità della guida offerta può migliorare significativamente l'adozione e la competenza degli utenti, rendendolo un investimento prezioso per le grandi aziende con esigenze complesse.

Vantaggi: Profondità, maturità.

Svantaggi: Costo, molto orientato ai servizi.

4. Whatfix

Whatfix offre una copertura solida di Workday a un costo più accessibile rispetto a WalkMe. Le sue funzionalità includono strumenti video e per i contenuti, rendendolo una soluzione completa per le organizzazioni che vogliono migliorare i propri programmi di formazione senza sostenere costi elevati. Il periodo di implementazione va da 1 a 3 mesi, durante i quali le organizzazioni possono personalizzare la piattaforma in base alle proprie esigenze.

Vantaggi: Prezzi equi, include strumenti per i contenuti.

Svantaggi: Implementazione in 1-3 mesi.

5. Apty

Apty offre una piattaforma di digital adoption conveniente con una buona copertura di Workday. È progettato per le aziende che cercano una soluzione economica che offra comunque una guida in-app essenziale. Sebbene la sua rete di partner sia più piccola rispetto ad altri strumenti, Apty rimane un'opzione valida per le organizzazioni che danno priorità a valore e funzionalità.

Vantaggi: Prezzi equi, adatto alle aziende enterprise.

Svantaggi: Rete di partner più piccola.

6. Workday Community

Workday Community offre video e documentazione generici direttamente da Workday. Sebbene sia un utile punto di riferimento per domande di base, non è sufficiente a fornire la formazione specifica per l'organizzazione necessaria per un'adozione efficace. Le aziende dovrebbero usarlo come risorsa complementare insieme a materiali formativi più personalizzati.

Analisi approfondita: cosa rende efficace la formazione su Workday

Allinea la formazione alla tua configurazione

Le organizzazioni che usano Workday differiscono enormemente nelle loro configurazioni. Ogni azienda ha processi, campi personalizzati, catene di approvazione e integrazioni unici che rendono la propria configurazione di Workday distinta. La formazione generica è pensata per una configurazione standard di Workday, non per la tua specifica configurazione. Il divario tra queste due realtà è dove spesso fallisce l'adozione. I team di successo registrano le proprie configurazioni reali e producono contenuti specifici per ruolo, ottenendo tassi di adozione superiori del 30-50% rispetto a chi si affida a materiali generici.

L'approccio pratico consiste nel creare video di 3-7 minuti abbinati a SOP scritte per ogni flusso di lavoro di processo aziendale. Queste risorse sono organizzate per ruolo e attività, non per modulo di Workday, rendendo più facile per i dipendenti trovare la formazione pertinente. Conservandole in una libreria ricercabile accessibile direttamente da Workday, le organizzazioni possono scalare questo approccio su migliaia di dipendenti senza sovraccaricare le risorse formative.

Abilitazione dei manager prima del rollout ai dipendenti

I manager sono fondamentali per un'adozione di successo. Se gli HRBP e i line manager non hanno fiducia in Workday, non l'avranno nemmeno i loro team. Una strategia collaudata consiste nel formare gli HRBP due settimane prima dei manager, seguiti dalla formazione dei manager due settimane prima dei dipendenti. Questo approccio scaglionato garantisce che ogni gruppo apprenda in profondità abbastanza da poter fare coaching al successivo. I rollout affrettati che saltano questa sequenza spesso portano a mesi di confusione e a un aumento delle chiamate di supporto HR, minando i guadagni di efficienza promessi da Workday.

Aggiornamento dei contenuti a ogni ciclo di rilascio

Workday rilascia aggiornamenti due volte all'anno, che possono modificare le schermate, ritoccare i flussi di lavoro e introdurre nuove funzionalità. I materiali formativi più vecchi di sei mesi sono probabilmente obsoleti. I programmi di formazione efficaci allineano l'aggiornamento dei contenuti al ciclo di rilascio di Workday, garantendo che gli aggiornamenti non comportino solo modifiche al codice ma includano anche formazione aggiornata. Strumenti come Trupeer, in grado di generare contenuti da registrazioni dello schermo abbastanza rapidamente da seguire il ritmo dei rilasci di Workday, sono essenziali per mantenere la formazione attuale e pertinente.

Sfide che i team di formazione Workday incontrano

La formazione in aula domina. Le tradizionali sessioni di mezza giornata spesso lasciano i dipendenti sopraffatti e poco coinvolti. Per migliorare la memorizzazione, orientati verso tutorial video asincroni e SOP che i dipendenti possano consultare su richiesta.

Nessun contenuto specifico per i manager. Quando i manager ricevono la stessa formazione generica dei dipendenti, non si affrontano le loro esigenze specifiche. Sviluppa un percorso dedicato ai manager per fornir loro le competenze necessarie a guidare efficacemente i propri team.

La creazione di report viene ignorata. Molte organizzazioni trascurano la creazione di report nella formazione, lasciando i manager a rifugiarsi nei fogli di calcolo. Integra tutorial sulla creazione di report che insegnino ai manager come usare gli strumenti di reporting di Workday per ottenere insight migliori.

L'esperienza mobile non viene formata. Poiché sempre più dipendenti si affidano all'app mobile di Workday, la formazione spesso presuppone un'esperienza desktop. Assicurati che la tua formazione copra esplicitamente i flussi di lavoro mobile per adattarsi alle diverse preferenze degli utenti e migliorare l'adozione.

BP personalizzati non documentati. I processi aziendali personalizzati della tua organizzazione non sono coperti dalle risorse generiche della Workday Community. Documenta e forma su questi processi specifici per garantire che i dipendenti possano eseguirli in modo accurato ed efficiente.

Funzionalità indispensabili per la formazione su Workday

• Contenuti specifici per l'organizzazione che corrispondono alla tua configurazione di Workday: una formazione su misura che rispecchia la configurazione unica della tua organizzazione migliora la pertinenza e l'adozione.

• Percorsi di apprendimento basati sul ruolo (manager, HRBP, dipendente, recruiter): percorsi personalizzati garantiscono che ogni ruolo riceva una formazione pertinente, migliorando competenza e fiducia.

• Video + SOP per ogni flusso di lavoro chiave: combinare istruzioni visive e scritte risponde a diversi stili di apprendimento e rafforza la comprensione.

• Libreria ricercabile accessibile dall'interno di Workday: un hub centralizzato di risorse consente ai dipendenti di trovare rapidamente la formazione di cui hanno bisogno, riducendo i tempi morti.

• Capacità di aggiornamento a ogni ciclo di rilascio: mantenere i materiali formativi aggiornati con i rilasci semestrali di Workday garantisce accuratezza e pertinenza.

• Guida in-app sulle transazioni ad alto rischio: l'assistenza in tempo reale durante le attività critiche previene errori e aumenta la fiducia degli utenti.

• Copertura mobile se i dipendenti utilizzano Workday su mobile: affrontare i flussi di lavoro mobile garantisce un'esperienza formativa coerente su tutti i dispositivi.

• Integrazione LMS (Workday Learning o esterno): una perfetta integrazione con i sistemi di gestione dell'apprendimento facilita il tracciamento e la gestione dei progressi formativi.

Casi d'uso e persone

Rollout HR globale: Yasmin, VP People Operations, azienda di beni di consumo da 22.000 dipendenti

Yasmin ha guidato il go-live di Workday HCM in 14 paesi, un compito che richiedeva un coordinamento meticoloso. Ha usato Trupeer per produrre contenuti video specifici per ruolo in 6 lingue, rendendo la formazione inclusiva e accessibile a una forza lavoro diversificata. Implementando Whatfix su 15 transazioni critiche, come assunzioni, cessazioni e azioni retributive, ha assicurato che i dipendenti potessero navigare questi processi con sicurezza. Il rollout strategico della formazione di Yasmin, che prevedeva la sequenza HRBP e manager prima del rollout ai dipendenti, ha portato a un tasso di adozione del self-service del 76% dopo sei mesi, un aumento significativo rispetto al 43% del precedente rollout HRIS.

Self-service dei manager: Clarissa, direttrice HRIS, fintech da 5.000 dipendenti

Clarissa si è trovata di fronte a una sfida comune: i manager facevano eccessivo affidamento sugli HRBP per le approvazioni a causa di una scarsa comprensione delle capacità di self-service di Workday. Per affrontare il problema, ha sviluppato una libreria di SOP specifica per i manager che copre 12 azioni comuni. Integrando video negli annunci di Workday, Clarissa ha fornito ai manager un facile accesso alle risorse formative di cui avevano bisogno. Di conseguenza, i tassi di self-service dei manager sono aumentati del 58% in due trimestri, liberando gli HRBP per concentrarsi su iniziative più strategiche.

Rollout Finance: Karim, direttore dei sistemi finanziari, azienda di servizi da 3.500 dipendenti

Karim aveva il compito di implementare Workday Financial Management, un progetto critico per le operazioni finanziarie dell'azienda. Invece di affidarsi a video generici di Workday, Karim ha creato contenuti su misura per il piano dei conti e le catene di approvazione dell'azienda. Questo approccio ha garantito che il team finance ricevesse una formazione pertinente ai propri flussi di lavoro specifici. Entro 90 giorni, l'adozione da parte del team finance ha raggiunto l'85%, dimostrando l'efficacia della formazione personalizzata. Per una prospettiva più ampia, esplora la nostra guida al change management, che offre ulteriori spunti sui rollout software di successo.

Migliori pratiche

I contenuti specifici per la configurazione battono quelli generici. Adattare la formazione alla configurazione unica di Workday della tua organizzazione aumenta la pertinenza e favorisce tassi di adozione più elevati. Concentrandosi sui flussi di lavoro e sui processi specifici, i dipendenti possono collegare il materiale formativo in modo più diretto, ottenendo una migliore memorizzazione e applicazione.

Forma i manager prima dei dipendenti. Dare priorità alla formazione dei manager assicura che abbiano la fiducia e le conoscenze per guidare efficacemente i loro team. Questo approccio strutturato crea un effetto a cascata, in cui i manager possono supportare i propri team, favorendo transizioni più fluide e meno colli di bottiglia durante il rollout.

Aggiorna a ogni rilascio di Workday. Mantenere aggiornati i materiali formativi con gli aggiornamenti semestrali di Workday è fondamentale. Aggiornamenti regolari garantiscono che i dipendenti apprendano sempre dalle informazioni più accurate e aggiornate, prevenendo confusione ed errori che possono derivare da una formazione obsoleta.

Copri esplicitamente i flussi di lavoro mobile. Poiché sempre più dipendenti utilizzano Workday su dispositivi mobili, è essenziale includere una formazione specifica per il mobile. Affrontando le particolarità dei flussi di lavoro mobile, garantisci un'esperienza utente coerente su tutte le piattaforme, migliorando il coinvolgimento complessivo e la soddisfazione.

Crea formazione sui report. I manager devono capire come creare e interpretare i report in Workday per prendere decisioni informate. Fornire una formazione dedicata alla creazione di report non solo migliora le loro capacità analitiche, ma consente anche di usare i dati in modo efficace, ottenendo risultati aziendali migliori.

Rendi la formazione ricercabile dall'interno di Workday. Integrare una libreria di formazione ricercabile all'interno di Workday consente ai dipendenti di accedere alle risorse in modo rapido e semplice. Questa comodità riduce i tempi morti e migliora la produttività, poiché gli utenti possono trovare le risposte di cui hanno bisogno senza interrompere il proprio flusso di lavoro.

Domande frequenti

La Workday Community è sufficiente?

Per un riferimento generico, Workday Community può essere un utile punto di partenza. Tuttavia, per le configurazioni e i flussi di lavoro specifici della tua organizzazione, spesso non basta. La natura generica delle risorse Workday Community significa che non possono affrontare gli aspetti unici della tua configurazione, fondamentali per una formazione e un'adozione efficaci. Per colmare questa lacuna, considera di affiancare le risorse Workday Community a materiali formativi personalizzati che riflettano le esigenze specifiche della tua organizzazione.

Mi serve Workday Learning?

Workday Learning è spesso incluso per il tracciamento della conformità e può essere uno strumento utile per monitorare certificazioni e progressi formativi. Tuttavia, per quanto riguarda la creazione dei contenuti, le capacità di Workday Learning sono limitate. La maggior parte delle organizzazioni scopre di doverlo integrare con uno strumento di authoring più solido per creare contenuti formativi coinvolgenti ed efficaci. Combinando Workday Learning con strumenti aggiuntivi, puoi ottenere una soluzione formativa completa che risponde sia alle esigenze di tracciamento sia a quelle di creazione dei contenuti.

Qual è l'approccio più economico alla formazione su Workday?

Un approccio conveniente alla formazione su Workday prevede la costruzione di una libreria video e SOP usando uno strumento come Trupeer. Questo metodo consente di creare contenuti formativi su misura che affrontano i flussi di lavoro specifici della tua organizzazione senza costi elevati. Sebbene un livello di Digital Adoption Platform (DAP) possa aggiungere costi, è utile per i flussi di lavoro critici in cui è necessaria una guida in tempo reale. Concentrandoti sugli aspetti essenziali della formazione e investendo selettivamente in strumenti aggiuntivi, puoi massimizzare il valore riducendo al minimo i costi.

Quanto dovrebbe durare la formazione su Workday?

Per la maggior parte dei dipendenti, la formazione su Workday dovrebbe essere concisa e focalizzata, tipicamente inferiore a 4 ore di apprendimento asincrono. Questo intervallo consente ai dipendenti di acquisire le competenze necessarie senza sovraccaricarli. Per HRBP e manager, la formazione potrebbe dover essere più lunga, poiché i loro ruoli spesso comportano flussi di lavoro e responsabilità più complessi. Adattando la durata della formazione alle esigenze di ciascun ruolo, puoi assicurarti che tutti i dipendenti ricevano il livello di istruzione appropriato.

La formazione dovrebbe avvenire prima o dopo il go-live?

La formazione dovrebbe idealmente svolgersi prima della data di go-live, con opportunità di pratica in sandbox per rafforzare l'apprendimento. La formazione pre-lancio consente ai dipendenti di familiarizzare con il sistema e fare pratica in un ambiente controllato, riducendo al minimo le interruzioni durante il rollout effettivo. La formazione post-lancio dovrebbe concentrarsi sul rinforzo e sulla correzione di eventuali lacune individuate dopo il go-live. Pianificando strategicamente il calendario formativo, puoi assicurarti che i dipendenti siano preparati e sicuri quando Workday entrerà in funzione.

Parola finale

La formazione su Workday ha successo quando si allinea alla tua configurazione specifica, anticipa l'abilitazione dei manager rispetto al rollout ai dipendenti e si aggiorna a ogni rilascio. Lo stack di strumenti conta meno dell'approccio ai contenuti. Le aziende che investono in librerie di contenuti specifiche per ruolo vedono numeri di adozione che giustificano l'investimento in Workday; quelle che non lo fanno si limitano a fornire Workday e chiamarlo formazione. Concentrandoti su una formazione su misura, specifica per ruolo, e mantenendo i materiali aggiornati, puoi ottenere tassi di adozione più elevati e massimizzare il valore del tuo investimento in Workday.