I rollout di Workday raggiungono regolarmente un'adozione del 40-50% a sei mesi dal lancio. Ecco come strutturare una formazione che incida davvero su questi numeri e quali strumenti supportano ogni singola fase.

Perché la formazione su Workday è complessa

Workday è ingannevolmente complesso. L'interfaccia utente sembra pulita, ma dietro di essa si nascondono centinaia di processi aziendali, attività specifiche per ruolo e configurazioni personalizzate che variano a seconda dell'organizzazione. I dipendenti non falliscono perché Workday è impossibile da usare; falliscono perché la formazione generica (i video della Workday Community, le sessioni in aula) non corrisponde all'organizzazione reale in cui operano. I problemi di adozione in Workday sono quasi sempre riconducibili a una formazione non allineata alla configurazione effettiva dell'azienda.

I team che gestiscono al meglio la formazione su Workday abbinano video dimostrativi specifici per ciascun ruolo a una documentazione ricercabile dei flussi di lavoro reali dell'organizzazione, e utilizzano una guida in-app per le transazioni ad alto rischio. La formazione in aula diventa così supplementare, non l'evento principale. Questo approccio personalizzato garantisce che i dipendenti ricevano informazioni pertinenti e pratiche per le loro attività quotidiane, aumentandone l'efficacia, la competenza e la fiducia.

Le 6 priorità della formazione Workday

1. Self-service per i manager

I manager devono essere autonomi nello svolgimento di attività essenziali come approvazioni, modifiche organizzative e azioni relative alla retribuzione. Quando i manager non riescono a eseguire queste operazioni senza l'intervento delle risorse umane, si crea un collo di bottiglia per l'organizzazione. Una formazione efficace dovrebbe consentire ai manager di completare queste attività in autonomia, riducendo i ritardi e migliorando l'efficienza. Un tipico modulo di formazione potrebbe includere da 3 a 5 tutorial video, ciascuno focalizzato su una specifica attività self-service, con un tempo di completamento inferiore a 30 minutes.

2. Self-service per i dipendenti

Attività come la richiesta di ferie, la gestione dei benefit e l'aggiornamento delle informazioni personali dovrebbero essere semplicissime per i dipendenti. L'obiettivo è che i dipendenti gestiscano queste attività in meno di 90 secondi, riducendo al minimo frustrazioni ed errori. La formazione dovrebbe includere guide interattive e brevi video dimostrativi a cui i dipendenti possano accedere in qualsiasi momento, garantendo che siano attrezzati per gestire le funzioni self-service con facilità.

3. Flussi di lavoro degli HR Business Partner

Gli HR Business Partner gestiscono flussi di lavoro critici come assunzioni, licenziamenti e gestione delle posizioni. Gli errori in queste aree possono portare a problemi a cascata che influiscono sui libri paga e sulla conformità. La formazione deve essere approfondita e completa, spesso includendo procedure operative standard (SOP) dettagliate e simulazioni di scenari reali. Queste sessioni dovrebbero essere condotte nell'arco di più settimane, con valutazioni periodiche per garantire la padronanza di processi complessi.

4. Finanza e procurement

Per le organizzazioni che utilizzano Workday Financial Management, i flussi di lavoro finanziari necessitano di una copertura specifica. La formazione dovrebbe concentrarsi su attività quali l'approvazione delle spese, le richieste di acquisto e i trasferimenti di budget, che sono fondamentali per mantenere l'integrità finanziaria. Un mix di moduli di e-learning e workshop pratici può fornire l'approfondimento necessario, assicurando che i team finanziari possano navigare in Workday con sicurezza e precisione.

5. recruiting (Ricerca e Selezione)

Workday Recruiting è articolato, con una propria serie di sfide. La formazione dei recruiter richiede contenuti dedicati che affrontino le sfumature della gestione dei candidati, della pubblicazione degli annunci di lavoro e della pianificazione dei colloqui. Un programma di formazione strutturato che combini video tutorial, simulazioni interattive e apprendimento tra pari può aiutare i recruiter a padroneggiare il sistema e a migliorare l'efficienza delle attività di selezione.

6. Report e dashboard

La creazione e l'interpretazione dei report è spesso un'area in cui si investe poco nella formazione. I manager e i professionisti delle risorse umane devono essere in grado di generare report che forniscano informazioni preziose sulle loro operazioni. La formazione dovrebbe includere guide dettagliate sulla creazione e l'analisi dei report, con esercizi pratici che incoraggino gli utenti a esplorare diverse tecniche di visualizzazione dei dati. Questo focus può trasformare il modo in care i dati vengono utilizzati all'interno dell'organizzazione, guidando un processo decisionale migliore.

Confronto delle funzionalità: strumenti di formazione Workday

Analisi dettagliata degli strumenti

1. Trupeer

Trupeer si distingue come uno strumento versatile per la creazione di contenuti formativi personalizzati. Registrando qualsiasi schermata di Workday, anche con configurazioni personalizzate, Trupeer genera video dimostrativi curati, SOP scritte e documentazione ricercabile. Ciò consente agli amministratori HR di produrre in un solo giorno contenuti specifici per ruolo equivalenti a una settimana di lavoro. L'efficienza di Trupeer consente di aggiornare rapidamente i contenuti per stare al passo con il ciclo di rilascio di Workday, garantendo che i materiali di formazione siano sempre aggiornati.

Pro: Creazione rapida di contenuti, funziona su configurazioni personalizzate, prezzo per utente.

Contro: Non è uno strumento di tooltip in tempo reale; va associato a WalkMe o Whatfix per l'applicazione dei tooltip.

2. Workday Learning

Come LMS nativo, Workday Learning eccelle nel tracciamento della conformità e delle certificazioni. Tuttavia, le sue capacità di creazione di contenuti sono limitate. È ideale per scopi di tracciamento, in cui la sua integrazione con Workday offre un'esperienza fluida. Le organizzazioni spesso lo integrano con strumenti di authoring più solidi per creare contenuti di formazione interattivi.

Pro: Integrazione nativa con Workday.

Contro: UX di authoring datata; ideale per il tracciamento, non per la creazione.

3. WalkMe

WalkMe offre la guida in-app più approfondita disponibile per Workday, fornendo tooltip, guide interattive e l'applicazione della convalida dei dati. Sebbene le sue funzionalità complete abbiano un costo elevato, il livello di guida offerto può migliorare significativamente l'adozione e la competenza degli utenti, rendendolo un investimento prezioso per le grandi aziende con esigenze complesse.

Pro: Profondità, maturità.

Contro: Costoso, ad alta intensità di servizi.

4. Whatfix

Whatfix offre una solida copertura di Workday a un costo più accessibile rispetto a WalkMe. La sua offerta include strumenti video e di contenuto, che lo rendono una soluzione completa per le organizzazioni che desiderano migliorare i propri programmi di formazione senza incorrere in spese elevate. Il periodo di implementazione varia da 1 a 3 mesi, durante i quali le organizzazioni possono personalizzare la piattaforma per soddisfare le proprie esigenze specifiche.

Pro: Prezzi equi, include strumenti per i contenuti.

Contro: Implementazione da 1 a 3 mesi.

5. Apty

Apty fornisce una piattaforma di adozione digitale conveniente con una buona copertura per Workday. È progettata per le aziende che cercano una soluzione conveniente che offra comunque la guida in-app essenziale. Sebbene la sua rete di partner sia più ridotta rispetto ad altri strumenti, Apty rimane un'opzione valida per le organizzazioni che danno priorità al valore e alla funzionalità.

Pro: Prezzo equo, pronto per l'azienda.

Contro: Rete di partner più ridotta.

6. Workday Community

Workday Community offre video generici e documentazione direttamente da Workday. Sebbene sia un utile punto di riferimento per domande di base, non è all'altezza quando si tratta di fornire la formazione specifica per l'organizzazione necessaria per un'adozione efficace. Le aziende dovrebbero utilizzarla come risorsa supplementare insieme a materiali di formazione più personalizzati.

Analisi approfondita: cosa rende efficace la formazione su Workday

Allinea la formazione alla tua configurazione

Le organizzazioni che utilizzano Workday differiscono notevolmente nelle loro configurazioni. Ogni azienda ha processi unici, campi personalizzati, flussi di approvazione e integrazioni che rendono distinta la propria configurazione di Workday. La formazione generica è pensata per una configurazione Workday standard, non per la tua configurazione specifica. Divario tra queste due realtà è il punto in cui spesso l'adozione fallisce. I team di successo registrano le loro configurazioni reali e producono contenuti specifici per ogni ruolo, ottenendo tassi di adozione superiori del 30-50% rispetto a chi si affida a materiali generici.

L'approccio pratico prevede la creazione di video da 3 a 7 minuti abbinati a SOP scritte per ciascun flusso di lavoro dei processi aziendali. Queste risorse sono organizzate per ruolo e attività piuttosto che per modulo Workday, rendendo più facile per i dipendenti trovare la formazione pertinente. Archiviando queste risorse in una libreria ricercabile accessibile direttamente all'interno di Workday, le organizzazioni possono estendere questo approccio a migliaia di dipendenti senza sovraccaricare le proprie risorse destinate alla formazione.

Abilitazione dei manager prima del rilascio ai dipendenti

I manager sono fondamentali per il successo dell'adozione. Se gli HRBP e i line manager non si sentono sicuri con Workday, non lo saranno nemmeno i loro team. Una strategia collaudata consiste nel formare gli HRBP due settimane prima dei manager, seguiti dalla formazione dei manager due settimane prima dei dipendenti. Questo approccio scaglionato assicura che ciascun gruppo apprenda in modo sufficientemente approfondito da poter istruire il successivo. I lanci affrettati che saltano questa sequenza spesso si traducono in mesi di confusione e in un aumento delle chiamate di supporto alle risorse umane, vanificando i guadagni di efficienza promessi da Workday.

Aggiornamento dei contenuti in base al ciclo di rilascio

Workday rilascia aggiornamenti due volte l'anno, che possono modificare le schermate, perfezionare i flussi di lavoro e introdurre nuove funzionalità. I materiali formativi che risalgono a più di sei mesi prima sono probabilmente obsoleti. I programmi di formazione efficaci allineano l'aggiornamento dei contenuti al ciclo di rilascio di Workday, assicurando che gli aggiornamenti non comportino solo modifiche al codice, ma includano anche una formazione aggiornata. Strumenti come Trupeer, in grado di generare contenuti da registrazioni dello schermo in modo sufficientemente rapido da corrispondere alla cadenza dei rilasci di Workday, sono essenziali per mantenere la formazione attuale e pertinente.

Sfide affrontate dai team di formazione di Workday

La formazione in aula domina. Le tradizionali sessioni di mezza giornata spesso lasciano i dipendenti sovraccarichi e disimpegnati. Per migliorare la memorizzazione dei concetti, passa a video tutorial asincroni e SOP a cui i dipendenti possano accedere su richiesta.

Mancanza di contenuti specifici per i manager. Quando i manager ricevono la stessa formazione generica dei dipendenti, questa non riesce a rispondere alle loro esigenze specifiche. Sviluppa un percorso dedicato ai manager per dotarli delle competenze necessarie a guidare i loro team in modo efficace.

La creazione di report viene ignorata. Molte organizzazioni trascurano la creazione di report nella formazione, lasciando che i manager tornino a utilizzare i fogli di calcolo. Integra tutorial sulla creazione di report che insegnino ai manager come utilizzare gli strumenti di reportistica di Workday per ottenere insight migliori.

Esperienza mobile trascurata. Poiché sempre più dipendenti si affidano all'app mobile di Workday, la formazione spesso presuppone unicamente un'esperienza desktop. Assicurati che la tua formazione copra esplicitamente i flussi di lavoro mobili per soddisfare le diverse preferenze degli utenti e migliorare l'adozione.

Processi aziendali personalizzati non documentati. I processi aziendali personalizzati della tua organizzazione non sono coperti dalle risorse generiche della Workday Community. Documenta e fornisci formazione su questi processi specifici per garantire che i dipendenti possano eseguirli in modo accurato ed efficiente.

Funzionalità indispensabili per la formazione su Workday

• Contenuti specifici per l'organizzazione che corrispondano alla tua configurazione di Workday: una formazione personalizzata che rispecchi la configurazione unica della tua azienda migliora la pertinenza e l'adozione.

• Percorsi di apprendimento basati sui ruoli (manager, HRBP, dipendente, recruiter): percorsi personalizzati assicurano che ciascun ruolo riceva la formazione pertinente, migliorando la competenza e la sicurezza.

• Video + SOP per ogni flusso di lavoro chiave: la combinazione di istruzioni visive e scritte si adatta a diversi stili di apprendimento e ne rafforza la comprensione.

• Libreria ricercabile accessibile direttamente dall'interno di Workday: un hub di risorse centralizzato consente ai dipendenti di trovare rapidamente la formazione di cui hanno bisogno, riducendo i tempi di inattività.

• In grado di effettuare un aggiornamento in base al ciclo di rilascio: mantenere i materiali didattici aggiornati con i rilasci semestrali di Workday garantisce accuratezza e pertinenza.

• Guida in-app su transazioni ad alto rischio: l'assistenza in tempo reale durante le attività critiche previene gli errori e aumenta la fiducia degli utenti.

• Copertura per dispositivi mobili se i dipendenti utilizzano Workday mobile: affrontare i flussi di lavoro mobili garantisce un'esperienza formativa coerente su tutti i dispositivi.

• Integrazione LMS (Workday Learning o esterno): l'integrazione fluida con i sistemi di gestione dell'apprendimento facilita il tracciamento e la gestione dei progressi formativi.

Casi d'uso e Personas

Lancio globale delle risorse umane: Yasmin, VP of People Operations, azienda di beni di consumo con 22.000 dipendenti

Yasmin ha guidato il go-live di Workday HCM in 14 paesi, un compito che ha richiesto una coordinazione meticolosa. Ha utilizzato Trupeer per produrre contenuti video specifici per i vari ruoli in 6 lingue, rendendo la formazione inclusiva e accessibile a una forza lavoro diversificata. Implementando Whatfix su 15 transazioni critiche, come assunzioni, licenziamenti e azioni retributive, ha fatto sì che i dipendenti potessero navigare in questi processi con sicurezza. Il piano di formazione strategico di Yasmin, che ha previsto una sequenza di formazione per gli HRBP e i manager prima del rilascio ai dipendenti, ha portato a un tasso di adozione del self-service a sei mesi del 76%, con un aumento significativo rispetto al 43% del precedente rilascio dell'HRIS. Questo è esattamente il contesto in cui i video didattici per il go-live di Workday diventano utili ed è il tipo di contenuto che Trupeer può generare direttamente da una semplice registrazione dello schermo.

Self-service per i manager: Clarissa, Direttrice HRIS, fintech con 5.000 dipendenti

Clarissa si è trovata di fronte a una sfida comune: i manager si affidavano eccessivamente agli HRBP per le approvazioni a causa di una scarsa comprensione delle funzionalità self-service di Workday. Per risolvere questo problema, ha sviluppato una libreria di SOP specifica per i manager che copre 12 azioni comuni. Incorporando i video negli annunci di Workday, Clarissa ha fornito ai manager un facile accesso alle risorse di formazione di cui avevano bisogno. Di conseguenza, i tassi di utilizzo del self-service da parte dei manager sono aumentati del 58% in due trimestri, liberando gli HRBP per consentire loro di concentrarsi su iniziative più strategiche.

Lancio finanziario: Karim, Direttore dei Sistemi Finanziari, azienda di servizi con 3.500 dipendenti

Karim ha avuto il compito di implementare Workday Financial Management, un progetto critico per le operazioni finanziarie dell'azienda. Invece di affidarsi a video generici di Workday, Karim ha creato contenuti su misura per il piano dei conti e i flussi di approvazione della società. Questo approccio ha garantito che il team finanziario ricevesse una formazione pertinente ai propri flussi di lavoro specifici. Entro 90 giorni, l'adozione da parte del team finanziario ha raggiunto l'85%, a dimostrazione dell'efficacia di una formazione personalizzata. Per una prospettiva più ampia, esplora la nostra guida alla gestione del cambiamento, che fornisce ulteriori spunti per il successo dei lanci di software.

Best practice

I contenuti specifici per la propria configurazione superano quelli generici. Personalizzare la formazione per riflettere la configurazione di Workday unica della tua organizzazione migliora la pertinenza e favorisce tassi di adozione più elevati. Concentrandosi sui propri flussi di lavoro e processi specifici, i dipendenti possono immedesimarsi più direttamente nel materiale formativo, con conseguente migliore memorizzazione e applicazione.

Forma i manager prima dei dipendenti. Dare priorità alla formazione dei manager assicura che abbiano la sicurezza e le conoscenze necessarie per guidare i propri team in modo efficace. Questo approccio strutturato crea un effetto a cascata, in cui i manager possono supportare i propri collaboratori, portando a transizioni più fluide e a una riduzione dei colli di bottiglia durante il rollout.

Aggiorna i contenuti a ogni rilascio di Workday. Mantenere i materiali di formazione aggiornati con i rilasci semestrali di Workday è fondamentale. Aggiornamenti regolari assicurano che i dipendenti imparino sempre sulla base di informazioni estremamente accurate e aggiornate, prevenendo la confusione e gli errori che possono derivare da una formazione obsoleta.

Copri esplicitamente i flussi di lavoro mobili. Poiché sempre più dipendenti utilizzano Workday su dispositivi mobili, è essenziale includere una formazione specifica per il mobile. Affrontando le sfumature dei flussi di lavoro mobili, assicuri un'esperienza utente coerente su tutte le piattaforme, con un conseguente aumento del coinvolgimento e della soddisfazione generale.

Includi la formazione sulla creazione di report. I manager devono capire come creare e interpretare i report all'interno di Workday per prendere decisioni informate. Fornire una formazione dedicata alla creazione di report non solo migliora le loro capacità analitiche, ma consente loro di utilizzare i dati in modo efficace, guidando migliori risultati di business.

Rendi la formazione ricercabile dall'interno di Workday. L'integrazione di una libreria di formazione ricercabile all'interno di Workday consente ai dipendenti di accedere alle risorse in modo rapido e semplice. Questa comodità riduce i tempi di inattività e migliora la produttività, poiché gli utenti possono trovare le risposte di cui hanno bisogno senza interrompere il proprio flusso di lavoro.

Domande frequenti

La Workday Community è sufficiente?

Per un riferimento generico, la Workday Community può essere un utile punto di partenza. Tuttavia, per le configurazioni e i flussi di lavoro specifici della tua organizzazione, spesso non è sufficiente. La natura generica delle risorse della Workday Community fa sì che non possano affrontare gli aspetti unici della tua configurazione, che sono invece cruciali per una formazione e un'adozione efficaci. Per colmare questo divario, valuta la possibilità di affiancare alle risorse della Workday Community materiali informativi personalizzati che riflettano le esigenze specifiche della tua organizzazione.

Ho bisogno di Workday Learning?

Workday Learning è spesso incluso per il tracciamento della conformità e può essere uno strumento prezioso per monitorare le certificazioni e i progressi della formazione. Tuttavia, quando si tratta di creazione di contenuti, le capacità di Workday Learning sono limitate. La maggior parte delle organizzazioni ritiene necessario integrarlo con uno strumento di authoring più solido per creare contenuti formativi coinvolgenti ed efficaci. Combinando Workday Learning con strumenti aggiuntivi, puoi ottenere una soluzione di formazione completa in grado di rispondere sia alle esigenze di tracciamento che a quelle di creazione di contenuti.

Qual è l'approccio più economico alla formazione su Workday?

Un approccio conveniente alla formazione su Workday prevede la creazione di una libreria di video e SOP utilizzando uno strumento come Trupeer. Questo metodo consente di creare contenuti formativi su misura che rispondono ai flussi di lavoro specifici della tua organizzazione senza incorrere in costi elevati. Sebbene l'aggiunta di una Digital Adoption Platform (DAP) possa comportare spese supplementari, essa risulta vantaggiosa per i flussi di lavoro ad alto rischio in cui è necessaria una guida in tempo reale. Concentrandoti sugli aspetti essenziali della formazione e investendo in modo selettivo in strumenti aggiuntivi, puoi massimizzare il valore riducendo al minimo i costi.

Quanto dovrebbe durare la formazione su Workday?

Per la maggior parte dei dipendenti, la formazione su Workday dovrebbe essere concisa e mirata, in genere sotto le 4 ore di apprendimento asincrono. Questa tempistica consente ai dipendenti di acquisire le competenze necessarie senza sovraccaricarli. Per gli HRBP e i manager, la formazione potrebbe dover essere più lunga, poiché i loro ruoli spesso comportano flussi di lavoro e responsabilità più complessi. Personalizzando la durata della formazione in base alle esigenze di ciascun ruolo, puoi garantire che tutti i dipendenti ricevano il livello di istruzione appropriato.

La formazione dovrebbe avvenire prima o dopo il go-live?

Idealmente, la formazione dovrebbe avvenire prima della data del go-live, con opportunità di fare pratica in un ambiente di prova (sandbox) per consolidare l'apprendimento. La formazione pre-lancio consente ai dipendenti di familiarizzare con il sistema e di esercitarsi a usarlo in un ambiente controllato, riducendo al minimo le interruzioni durante il rollout effettivo. La formazione post-lancio dovrebbe concentrarsi sul consolidamento delle competenze e sulla risoluzione di eventuali lacune identificate dopo il go-live. Pianificando la tua tabella di marcia formativa in modo strategico, puoi assicurarti che i dipendenti siano preparati e sicuri al momento del go-live di Workday.

Come si crea un programma di formazione per i nuovi dipendenti?

Inizia da un piano basato sui ruoli, associa una guida o un video a ciascuna milestone e monitora il completamento del percorso. Con il modello di onboarding per neoassunti di Trupeer, ogni processo viene acquisito una sola volta e pubblicato per essere seguito da ogni nuova risorsa.

Considerazioni finali

La formazione su Workday ha successo quando è allineata alla tua specifica configurazione, quando scagliona l'abilitazione dei manager prima del rilascio ai dipendenti e quando si aggiorna a ogni nuova release. Lo stack tecnologico conta meno dell'approccio ai contenuti. Le aziende che investono in librerie di contenuti specifici per i vari ruoli vedono tassi di adozione che giustificano l'investimento fatto in Workday; quelle che non lo fanno si limitano a distribuire Workday definendola formazione. Concentrandoti su una formazione mirata e specifica per ogni ruolo e mantenendo i materiali aggiornati, puoi ottenere tassi di adozione più elevati e massimizzare il valore del tuo investimento in Workday.