I rollout di Workday raggiungono regolarmente un tasso di adozione del 40-50% a sei mesi dal lancio. Ecco come creare una formazione che migliori concretamente questi numeri e quali strumenti supportano ogni fase.

Perché la formazione su Workday è complessa

Workday è ingannevolmente complesso. L'interfaccia utente sembra pulita, ma dietro di essa si nascondono centinaia di processi aziendali, attività specifiche per ruolo e configurazioni personalizzate che variano a seconda dell'organizzazione. I dipendenti non falliscono perché Workday è impossibile; falliscono perché la formazione generica (video della Workday Community, sessioni in aula) non corrisponde all'organizzazione reale che utilizzano. I problemi di adozione in Workday sono quasi sempre riconducibili a una formazione non allineata alla configurazione effettiva dell'azienda.

I team che gestiscono al meglio la formazione su Workday associano video di simulazione specifici per ruolo a una documentazione ricercabile dei flussi di lavoro effettivi dell'organizzazione, e utilizzano una guida in-app per le transazioni ad alto rischio. La formazione in aula diventa complementare, non l'evento principale. Questo approccio personalizzato garantisce che i dipendenti ricevano informazioni rilevanti e utili per le loro attività quotidiane, aumentando efficacemente la loro competenza e fiducia.

Le 6 priorità della formazione su Workday

1. Self-service per i manager

I manager devono essere autonomi nello svolgimento di attività essenziali come approvazioni, modifiche organizzative e azioni relative alle retribuzioni. Quando i manager non possono eseguire queste attività senza l'intervento delle risorse umane, si crea un collo di bottiglia per l'organizzazione. Una formazione efficace dovrebbe consentire ai manager di completare queste attività in autonomia, riducendo i ritardi e migliorando l'efficienza. Un tipico modulo di formazione potrebbe includere 3-5 video tutorial, ciascuno focalizzato su una specifica attività self-service, con un tempo di completamento inferiore a 30 minuti.

2. Self-service per i dipendenti

Attività come la richiesta di ferie, la gestione dei benefit e l'aggiornamento delle informazioni personali dovrebbero essere semplicissime per i dipendenti. L'obiettivo è che i dipendenti gestiscano queste attività entro 90 secondi, riducendo al minimo frustrazioni ed errori. La formazione dovrebbe includere guide interattive e brevi video di simulazione a cui i dipendenti possono accedere in qualsiasi momento, assicurando che siano pronti a gestire le funzioni self-service con facilità.

3. Flussi di lavoro degli HR Business Partner

Gli HR Business Partner gestiscono flussi di lavoro critici come assunzioni, licenziamenti e gestione delle posizioni. Gli errori in queste aree possono portare a problemi a catena che influenzano le buste paga e la conformità. La formazione deve essere approfondita e completa, spesso affiancata da SOP dettagliate e scenari di gioco di ruolo per simulare situazioni reali. Queste sessioni dovrebbero essere condotte nell'arco di più settimane, con valutazioni regolari per garantire la padronanza di processi complessi.

4. Finanza e procurement

Per le organizzazioni che utilizzano Workday Financial Management, i flussi di lavoro finanziari necessitano di una copertura specifica. La formazione dovrebbe concentrarsi su attività quali l'approvazione delle spese, le richieste di acquisto e i trasferimenti di budget, che sono fondamentali per mantenere l'integrità finanziaria. Un mix di moduli di e-learning e workshop pratici può fornire l'approfondimento necessario, garantendo che i team finanziari possano navigare in Workday con sicurezza e precisione.

5. Selezione del personale

Workday Recruiting è articolato e presenta sfide specifiche. La formazione dei recruiter richiede contenuti dedicati che affrontino le sfumature della gestione dei candidati, della pubblicazione delle offerte di lavoro e della pianificazione dei colloqui. Un programma di formazione strutturato che combina video tutorial, simulazioni interattive e apprendimento tra pari può aiutare i recruiter a padroneggiare il sistema e a migliorare l'efficienza delle assunzioni.

6. Report e dashboard

La creazione e l'interpretazione dei report è spesso un'area in cui si investe poco nella formazione. I manager e i professionisti delle risorse umane devono essere in grado di generare report che forniscano informazioni preziose sulle loro operazioni. La formazione dovrebbe includere guide dettagliate sulla creazione e l'analisi dei report, con esercitazioni pratiche che incoraggino gli utenti a esplorare diverse tecniche di visualizzazione dei dati. Questo focus può trasformare il modo in cui i dati vengono utilizzati all'interno dell'organizzazione, guidando un migliore processo decisionale.

Confronto delle funzionalità: strumenti di formazione per Workday

Analisi degli strumenti

1. Trupeer

Trupeer si distingue come uno strumento versatile per la creazione di contenuti formativi personalizzati. Registrando qualsiasi schermata di Workday, anche con configurazioni personalizzate, Trupeer genera video tutorial accurati, SOP scritte e documentazione consultabile. Ciò consente agli amministratori HR di produrre in un solo giorno una quantità di contenuti specifici per ruolo equivalente a una settimana di lavoro. L'efficienza di Trupeer consente di aggiornare rapidamente i contenuti per tenere il passo con il ciclo di rilascio di Workday, garantendo che i materiali di formazione siano sempre aggiornati.

Pro: Creazione rapida di contenuti, funziona su configurazioni personalizzate, tariffe per utente.

Contro: Non è uno strumento di tooltip in tempo reale; da associare a WalkMe o Whatfix per l'applicazione dei tooltip.

2. Workday Learning

In quanto LMS nativo, Workday Learning eccelle nel monitoraggio della conformità e delle certificazioni. Tuttavia, le sue capacità di creazione di contenuti sono limitate. È ideale per scopi di monitoraggio, in cui l'integrazione con Workday garantisce un'esperienza fluida. Le organizzazioni spesso lo integrano con strumenti di authoring più solidi per creare contenuti formativi coinvolgenti.

Pro: Integrazione nativa con Workday.

Contro: UX di authoring obsoleta; ottimale per il monitoraggio, non per la creazione.

3. WalkMe

WalkMe offre la guida in-app più approfondita disponibile per Workday, fornendo tooltip, guide interattive e applicazione delle convalide. Sebbene le sue funzionalità complete abbiano un costo elevato, la profondità della guida offerta può migliorare significativamente l'adozione e la competenza degli utenti, rendendolo un investimento prezioso per le grandi aziende con esigenze complesse.

Pro: Profondità, maturità.

Contro: Costoso, ad alta intensità di servizi.

4. Whatfix

Whatfix offre una solida copertura di Workday a un costo più accessibile rispetto a WalkMe. La sua offerta include strumenti per video e contenuti, rendendolo una soluzione completa per le organizzazioni che desiderano migliorare i propri programmi di formazione senza sostenere spese elevate. Il periodo di implementazione varia da 1 a 3 mesi, durante i quali le organizzazioni possono personalizzare la piattaforma per soddisfare le proprie esigenze specifiche.

Pro: Prezzo equo, include strumenti per i contenuti.

Contro: Implementazione di 1-3 mesi.

5. Apty

Apty fornisce una piattaforma di adozione digitale conveniente con una buona copertura di Workday. È progettata per le aziende che cercano una soluzione accessibile che offra comunque una guida in-app essenziale. Sebbene la sua rete di partner sia più ridotta rispetto ad altri strumenti, Apty rimane un'opzione valida per le organizzazioni che danno priorità al valore e alla funzionalità.

Pro: Prezzo equo, pronto per l'azienda.

Contro: Rete di partner più ridotta.

6. Workday Community

Workday Community offre video generici e documentazione direttamente da Workday. Sebbene rappresenti un utile punto di riferimento per richieste di base, non è in grado di fornire la formazione specifica per l'organizzazione necessaria per un'adozione efficace. Le aziende dovrebbero utilizzarla come risorsa complementare insieme a materiali didattici più personalizzati.

Analisi approfondita: cosa rende efficace la formazione su Workday

Allinea la formazione alla tua configurazione

Le organizzazioni che utilizzano Workday differiscono notevolmente nelle loro configurazioni. Ogni azienda ha processi unici, campi personalizzati, catene di approvazione e integrazioni che rendono la propria configurazione di Workday distinta. La formazione generica è progettata per una configurazione standard di Workday, non per la tua configurazione specifica. Il divario tra queste due realtà è il punto in cui l'adozione spesso fallisce. I team di successo registrano le loro configurazioni reali e producono contenuti specifici per ruolo, ottenendo tassi di adozione superiori del 30-50% rispetto a chi si affida a materiali generici.

L'approccio pratico prevede la creazione di video di 3-7 minuti associati a SOP scritte per ogni flusso di lavoro dei processi aziendali. Queste risorse sono organizzate per ruolo e attività piuttosto che per modulo Workday, facilitando la ricerca della formazione pertinente da parte dei dipendenti. Archiviando queste risorse in una libreria consultabile accessibile direttamente da Workday, le organizzazioni possono estendere questo approccio a migliaia di dipendenti senza sovraccaricare le proprie risorse di formazione.

Abilitazione dei manager prima del lancio per i dipendenti

I manager sono fondamentali per il successo dell'adozione. Se gli HRBP e i manager di linea non hanno familiarità con Workday, non l'avranno nemmeno i loro team. Una strategia collaudata consiste nel formare gli HRBP due settimane prima dei manager, seguiti dalla formazione dei manager due settimane prima dei dipendenti. Questo approccio scaglionato assicura che ciascun gruppo apprenda in modo sufficientemente approfondito da poter guidare il gruppo successivo. I rollout affrettati che saltano questa sequenza si traducono spesso in mesi di confusione e in un aumento delle chiamate di supporto alle risorse umane, vanificando i guadagni di efficienza promessi da Workday.

Aggiornamento continuo dei contenuti in base al ciclo di rilascio

Workday rilascia aggiornamenti due volte l'anno, che possono modificare le schermate, perfezionare i flussi di lavoro e introdurre nuove funzionalità. I materiali formativi che risalgono a più di sei mesi prima sono probabilmente obsoleti. I programmi di formazione efficaci allineano l'aggiornamento dei contenuti al ciclo di rilascio di Workday, assicurando che gli aggiornamenti non comportino solo modifiche al codice, ma includano anche una formazione aggiornata. Strumenti come Trupeer, in grado di generare contenuti dalle registrazioni dello schermo abbastanza rapidamente da corrispondere alla cadenza di rilascio di Workday, sono essenziali per mantenere la formazione aggiornata e pertinente.

Le sfide affrontate dai team di formazione di Workday

La formazione in aula domina. Le tradizionali sessioni di mezza giornata spesso lasciano i dipendenti sovraccarichi e disimpegnati. Per migliorare l'apprendimento, passa a video tutorial asincroni e SOP a cui i dipendenti possono accedere su richiesta.

Mancanza di contenuti specifici per i manager. Quando i manager ricevono la stessa formazione generica dei dipendenti, questa non riesce a rispondere alle loro esigenze specifiche. Sviluppa un percorso dedicato ai manager per dotarli delle competenze necessarie a guidare i propri team in modo efficace.

La creazione di report viene ignorata. Molte organizzazioni trascurano la creazione di report nella formazione, lasciando che i manager tornino a utilizzare i fogli di calcolo. Integra tutorial sulla creazione di report che insegnino ai manager come utilizzare gli strumenti di reportistica di Workday per ottenere insight migliori.

L'esperienza mobile non viene formata. Poiché sempre più dipendenti si affidano all'app mobile di Workday, la formazione spesso presuppone un'esperienza desktop. Assicurati che la tua formazione copra esplicitamente i flussi di lavoro mobili per adattarsi alle diverse preferenze degli utenti e migliorare l'adozione.

I processi aziendali personalizzati non sono documentati. I processi aziendali personalizzati della tua organizzazione non sono coperti dalle risorse generiche della Workday Community. Documenta e fornisci formazione su questi processi specifici per garantire che i dipendenti possano eseguirli in modo accurato ed efficiente.

Funzionalità indispensabili per la formazione su Workday

• Contenuti specifici per l'organizzazione che corrispondono alla tua configurazione di Workday: una formazione personalizzata che rispecchia la configurazione unica della tua azienda migliora la pertinenza e l'adozione.

• Percorsi di apprendimento basati sul ruolo (manager, HRBP, dipendente, recruiter): percorsi personalizzati garantiscono che ogni ruolo riceva una formazione pertinente, aumentando la competenza e la sicurezza.

• Video + SOP per ogni flusso di lavoro chiave: la combinazione di istruzioni visive e scritte incontra i diversi stili di apprendimento e rafforza la comprensione.

• Libreria consultabile accessibile dall'interno di Workday: un hub di risorse centralizzato consente ai dipendenti di trovare rapidamente la formazione di cui hanno bisogno, riducendo i tempi di inattività.

• Capacità di aggiornamento al ciclo di rilascio: mantenere i materiali di formazione aggiornati con i rilasci semestrali di Workday garantisce accuratezza e pertinenza.

• Guida in-app sulle transazioni ad alto rischio: l'assistenza in tempo reale durante le attività critiche previene gli errori e aumenta la fiducia dell'utente.

• Copertura mobile se i dipendenti utilizzano Workday in mobilità: l'inclusione dei flussi di lavoro mobili garantisce un'esperienza di formazione coerente su tutti i dispositivi.

• Integrazione LMS (Workday Learning o esterno): un'integrazione fluida con i sistemi di gestione dell'apprendimento facilita il monitoraggio e la gestione dei progressi formativi.

Casi d'uso e profili

Rollout globale delle risorse umane: Yasmin, VP of People Operations, azienda di beni di consumo con 22.000 dipendenti

Yasmin ha guidato il lancio di Workday HCM in 14 paesi, un compito che ha richiesto una coordinazione meticolosa. Ha utilizzato Trupeer per produrre contenuti video specifici per ruolo in 6 lingue, rendendo la formazione inclusiva e accessibile a una forza lavoro diversificata. Implementando Whatfix su 15 transazioni critiche, come assunzioni, licenziamenti e azioni retributive, ha garantito che i dipendenti potessero navigare in questi processi con sicurezza. Il lancio strategico della formazione di Yasmin, che ha previsto di sequenziare la formazione degli HRBP e dei manager prima del lancio per i dipendenti, ha portato a un tasso di adozione del self-service a sei mesi del 76%, un aumento significativo rispetto al 43% del precedente lancio del sistema informativo HR. Questo è esattamente il caso in cui i video formativi per il go-live di Workday si rivelano utili ed è il tipo di contenuto che Trupeer può generare direttamente da una semplice registrazione dello schermo.

Self-service per i manager: Clarissa, HRIS Director, azienda fintech con 5.000 dipendenti

Clarissa ha dovuto affrontare una sfida comune: i manager si affidavano eccessivamente agli HRBP per le approvazioni a causa della mancanza di comprensione delle funzionalità self-service di Workday. Per risolvere questo problema, ha sviluppato una libreria di SOP specifica per i manager che copre 12 azioni comuni. Inserendo dei video negli annunci di Workday, Clarissa ha fornito ai manager un facile accesso alle risorse di formazione di cui avevano bisogno. Di conseguenza, i tassi di utilizzo del self-service da parte dei manager sono aumentati del 58% in due trimestri, liberando gli HRBP affinché potessero concentrarsi su iniziative più strategiche.

Rollout finanziario: Karim, Finance Systems Director, azienda di servizi con 3.500 dipendenti

Karim ha avuto il compito di implementare Workday Financial Management, un progetto critico per le operazioni finanziarie dell'azienda. Invece di affidarsi a video generici di Workday, Karim ha creato contenuti ad hoc basati sul piano dei conti e sulle catene di approvazione dell'azienda. Questo approccio ha garantito che il team finanziario ricevesse una formazione pertinente ai propri flussi di lavoro specifici. Entro 90 giorni, l'adozione da parte del team finanziario ha raggiunto l'85%, dimostrando l'efficacia di una formazione personalizzata. Per una prospettiva più ampia, esplora la nostra guida al change management, che fornisce ulteriori spunti per il successo dei lanci di software.

Best practice

I contenuti specifici per la configurazione battono quelli generici. Adattare la formazione alla configurazione unica di Workday della tua organizzazione aumenta la pertinenza e guida tassi di adozione più elevati. Concentrandosi sui flussi di lavoro e sui processi specifici, i dipendenti possono immedesimarsi più direttamente nel materiale formativo, con conseguente migliore memorizzazione e applicazione.

Forma i manager prima dei dipendenti. Dare la priorità alla formazione dei manager garantisce che abbiano la sicurezza e le conoscenze necessarie per guidare i propri team in modo efficace. Questo approccio strutturato crea un effetto a cascata, in cui i manager possono supportare i propri team, portando a transizioni più fluide e a un minor numero di colli di bottiglia durante il rollout.

Aggiorna la formazione a ogni rilascio di Workday. Mantenere i materiali formativi aggiornati con gli aggiornamenti semestrali di Workday è fondamentale. Aggiornamenti regolari assicurano che i dipendenti apprendano sempre dalle informazioni più accurate e aggiornate, prevenendo la confusione e gli errori che possono derivare da una formazione obsoleta.

Copri esplicitamente i flussi di lavoro mobili. Poiché sempre più dipendenti utilizzano Workday su dispositivi mobili, è essenziale includere una formazione specifica per il mobile. Affrontando le sfumature dei flussi di lavoro mobili, si garantisce un'esperienza utente coesa su tutte le piattaforme, a vantaggio del coinvolgimento e della soddisfazione generale.

Includi la formazione sulla creazione di report. I manager devono capire come creare e interpretare i report all'interno di Workday per prendere decisioni informate. Fornire una formazione dedicata sulla creazione di report non solo migliora le loro capacità analitiche, ma consente loro anche di utilizzare i dati in modo efficace, guidando migliori risultati di business.

Rendi la formazione ricercabile dall'interno di Workday. L'integrazione di una libreria di formazione consultabile all'interno di Workday consente ai dipendenti di accedere alle risorse in modo rapido e semplice. Questa comodità riduce i tempi di inattività e migliora la produttività, poiché gli utenti possono trovare le risposte di cui hanno bisogno senza interrompere il proprio flusso di lavoro.

Domande frequenti

La Workday Community è sufficiente?

Per un riferimento generico, la Workday Community può essere un utile punto di partenza. Tuttavia, per le configurazioni e i flussi di lavoro specifici della tua organizzazione, spesso si rivela insufficiente. La natura generica delle risorse della Workday Community non consente di affrontare gli aspetti unici della tua configurazione, che sono invece fondamentali per una formazione e un'adozione efficaci. Per colmare questo divario, valuta la possibilità di associare le risorse della Workday Community a materiali formativi personalizzati che riflettano le esigenze specifiche della tua organizzazione.

Ho bisogno di Workday Learning?

Workday Learning è spesso incluso per il monitoraggio della conformità e può essere uno strumento prezioso per monitorare le certificazioni e i progressi della formazione. Tuttavia, quando si tratta di creazione di contenuti, le funzionalità di Workday Learning sono limitate. La maggior parte delle organizzazioni ritiene di doverlo integrare con uno strumento di authoring più solido per creare contenuti formativi coinvolgenti ed efficaci. Combinando Workday Learning con moduli aggiuntivi, è possibile ottenere una soluzione formativa completa che soddisfi sia le esigenze di monitoraggio che quelle di creazione di contenuti.

Qual è l'approccio più economico alla formazione su Workday?

Un approccio conveniente alla formazione su Workday prevede la creazione di una libreria di video e SOP utilizzando uno strumento come Trupeer. Questo metodo consente di creare contenuti formativi personalizzati che si riferiscono ai flussi di lavoro specifici della tua organizzazione senza sostenere costi elevati. Sebbene un livello di Digital Adoption Platform (DAP) possa aggiungere spese, è vantaggioso per i flussi di lavoro ad alto rischio dove è necessaria una guida in tempo reale. Concentrandosi sugli aspetti essenziali della formazione e investendo in modo mirato in strumenti aggiuntivi, è possibile massimizzare il valore riducendo al minimo i costi.

Quanto dovrebbe durare la formazione su Workday?

Per la maggior parte dei dipendenti, la formazione su Workday dovrebbe essere sintetica e mirata, in genere inferiore a 4 ore di apprendimento asincrono. Questo arco temporale consente ai dipendenti di acquisire le competenze necessarie senza sovraccaricarli. Per gli HRBP e i manager, potrebbe essere necessaria una formazione più lunga, poiché i loro ruoli spesso comportano flussi di lavoro e responsabilità più complessi. Personalizzando la durata della formazione in base alle esigenze di ciascun ruolo, è possibile garantire che tutti i dipendenti ricevano il livello di istruzione appropriato.

La formazione deve avvenire prima o dopo il go-live?

Idealmente la formazione dovrebbe avvenire prima della data di go-live, con opportunità di fare pratica in ambiente sandbox per consolidare l'apprendimento. La formazione prima del lancio consente ai dipendenti di familiarizzare con il sistema e di esercitarsi a usarlo in un ambiente controllato, riducendo al minimo le interruzioni durante il lancio effettivo. La formazione post-lancio dovrebbe concentrarsi sul consolidamento e sulla risoluzione di eventuali lacune identificate dopo il go-live. Pianificando strategicamente il calendario della formazione, è possibile garantire che i dipendenti siano preparati e sicuri al momento del go-live di Workday.

Considerazioni finali

La formazione su Workday ha successo quando è allineata alla tua configurazione specifica, quando prevede la formazione dei manager prima del lancio per i dipendenti e quando si aggiorna ad ogni rilascio. Il set di strumenti conta meno dell'approccio ai contenuti. Le aziende che investono in librerie di contenuti specifiche per ruolo registrano tassi di adozione che giustificano l'investimento in Workday; quelle che non lo fanno si limitano a distribuire Workday e a definirla formazione. Concentrandosi su una formazione su misura e specifica per ruolo e mantenendo aggiornati i materiali, è possibile ottenere tassi di adozione più elevati e massimizzare il valore del proprio investimento in Workday.