La parte difficile dell'adozione del cloud non è la migrazione. È convincere i team a utilizzare effettivamente gli strumenti cloud. Ecco la strategia che funziona, con esempi reali.

Perché l'adozione del cloud non rende al massimo

Le migrazioni cloud spesso raggiungono i loro traguardi tecnici: i carichi di lavoro si spostano, gli account vengono creati, le licenze vengono assegnate. Tuttavia, una volta calmate le acque, i dati di utilizzo rivelano frequentemente una cruda realtà: i team sono ancora legati alle loro vecchie abitudini, utilizzando fogli di calcolo anziché cloud BI, unità condivise al posto dell'archiviazione cloud e script locali invece di servizi gestiti. L'ingente investimento nel cloud languisce a un mero 40% di utilizzo. Questo fallimento non è radicato nella tecnologia ma nella strategia di adozione, o nella sua mancanza. La sfida sta nell'aiutare i team a far transire i loro flussi di lavoro quotidiani per integrare i nuovi strumenti.

I team non rifiutano gli strumenti cloud per principio; resistono perché nessuno li ha guidati attraverso la transizione. Spesso, gli strumenti non si integrano fluidamente con le abitudini esistenti e i vecchi strumenti funzionano ancora adeguatamente. Una strategia proattiva di adozione del cloud è essenziale per prevenire questo ristagno. Prontezza pre-migrazione, contenuti formativi pre-lancio, guida in-app, documentazione consultabile e un rinforzo continuo costituiscono la spina dorsale di tale strategia. Di seguito, analizziamo la struttura che garantisce il successo.

Le 5 priorità dell'adozione del cloud

1. Strumenti di produttività cloud

Strumenti come Google Workspace, Microsoft 365, Notion, Slack e Zoom costituiscono il livello del flusso di lavoro quotidiano per la maggior parte dei team. La loro adozione influenza il modo in cui i team interagiscono con tutte le altre soluzioni basate su cloud. Senza un pieno coinvolgimento in questi strumenti fondamentali, qualsiasi ulteriore sforzo di adozione del cloud deve affrontare ostacoli significativi. Le organizzazioni devono dare priorità a sessioni di formazione complete e a scenari di utilizzo reali per garantire che questi strumenti diventino indispensabili per le operazioni quotidiane.

2. Archiviazione cloud e condivisione file

Piattaforme come OneDrive, Google Drive, Box e Dropbox sostituiscono le tradizionali unità condivise. Tuttavia, questa non è solo un'attività IT; è un'iniziativa di gestione del cambiamento. Le migrazioni di successo non implicano solo il trasferimento dei dati, ma anche lo stabilire nuove norme relative all'organizzazione dei file, alle autorizzazioni e alla collaborazione. Le organizzazioni dovrebbero concentrarsi sulla fornitura di linee guida chiare e sulla conduzione di sessioni di formazione che riflettano applicazioni reali.

3. Cloud BI e analisi dei dati

Looker, Tableau Cloud e PowerBI promettono insight potenti, ma solo se i team li utilizzano efficacemente. Se la transizione alla cloud BI è macchinosa, i team torneranno a Excel. Garantire un'esperienza senza attriti comporta la formazione degli utenti sulle funzionalità uniche della cloud BI, l'impostazione di modelli per attività comuni e la fornitura di un supporto continuo. L'obiettivo è rendere gli strumenti di cloud BI la via di minore resistenza per le decisioni basate sui dati.

4. DevOps e strumenti di ingegneria

Le piattaforme come le console AWS, Azure e GCP, insieme alle soluzioni CI/CD, richiedono un investimento deliberato nella formazione e nel cambiamento culturale. Il mantra "usa semplicemente il cloud" non è sufficiente. I team di ingegneria hanno bisogno di esperienze di onboarding su misura che affrontino flussi di lavoro specifici. Le organizzazioni dovrebbero investire in sessioni di formazione tecnica, creare SOP dettagliate e promuovere una comunità di pratica per incoraggiare la condivisione delle conoscenze.

5. Applicazioni SaaS

Applicazioni come Salesforce, Workday e HubSpot non riguardano solo la migrazione dei dati; riguardano l'integrazione di questi strumenti nel tessuto aziendale. I team devono padroneggiare queste applicazioni come parte di uno stack nativo del cloud. L'adozione richiede una combinazione di formazione degli utenti, reingegnerizzazione dei processi e supporto continuo per garantire che questi strumenti diventino parte integrante delle operazioni aziendali.

Confronto delle funzionalità: strumenti per l'adozione del cloud

Il framework di adozione del cloud

Passo 1: Valutare lo stato attuale

Prima di intraprendere un percorso di adozione del cloud, è fondamentale mappare il panorama esistente di strumenti e flussi di lavoro. Questo comporta molto più del semplice elenco degli strumenti attualmente utilizzati dai team. Richiede di capire perché vengono utilizzati e di identificare quali strumenti cloud sono destinati a sostituirli. Questa valutazione dettagliata può rivelare dipendenze nascoste e abitudini radicate che potrebbero resistere al cambiamento. Documentando lo stato attuale, le organizzazioni possono stabilire obiettivi realistici e identificare potenziali punti critici prima che diventino ostacoli.

Passo 2: Definire lo stato target

Definizioni chiare e specifiche di come appare il "successo" sono cruciali. Ciò significa determinare quali strumenti cloud diventeranno lo standard per ciascun flusso di lavoro. Gli obiettivi ambiziosi non sono sufficienti; lo stato target deve essere basato sulle realtà dei flussi di lavoro dell'organizzazione e sulle capacità delle risorse. Questa chiarezza aiuta ad allineare i team e le risorse, fornendo una visione condivisa che guida il processo di transizione e i parametri di riferimento per misurare il successo.

Passo 3: Selezionare i cloud champion

L'impiego di "cloud champion" all'interno di ciascuna unità aziendale può influire in modo significativo sui tassi di adozione. Questi utenti esperti agiscono come sostenitori interni e prima linea di supporto per i loro colleghi. Dovrebbero essere ben informati sia sui nuovi strumenti cloud sia sui processi aziendali che supportano. Il loro ruolo va oltre l'assistenza tecnica; aiutano anche a colmare il divario tra l'IT e gli utenti finali, garantendo che i cicli di feedback siano brevi ed efficaci.

Passo 4: Creare contenuti di abilitazione

La creazione di contenuti di abilitazione specifici per ciascun ruolo è fondamentale per facilitare l'adozione del cloud. Ciò include video, SOP e FAQ su misura per ciascun strumento cloud e ruolo utente. Affidarsi esclusivamente alla documentazione del fornitore è insufficiente in quanto spesso non è in linea con le configurazioni organizzative specifiche. Utilizzando strumenti come il creatore di SOP di Trupeer, le organizzazioni possono produrre contenuti che risuonano con i loro flussi di lavoro e le loro sfide uniche.

Passo 5: Pianificare la migrazione a fasi

Una migrazione cloud efficace non è un approccio valido per tutti. Al contrario, scagliona il processo per unità aziendale, consentendo intervalli di 30 giorni tra i rilasci. Questo approccio graduale riduce il rischio di sovraccaricare l'organizzazione e offre un'opportunità di apprendimento e adattamento. Supportare il go-live di ciascuna unità con orari di assistenza dedicati garantisce che eventuali problemi vengano affrontati tempestivamente, promuovendo la fiducia nei nuovi strumenti.

Passo 6: Dismettere i vecchi strumenti in modo deliberato

La tentazione di mantenere in funzione gli strumenti legacy insieme alle nuove soluzioni cloud può essere forte, ma questo approccio spesso porta a un utilizzo frammentato e complica il processo di adozione. Al contrario, stabilisci date di dismissione definitive per i vecchi strumenti, accompagnate da un preavviso adeguato e da sistemazioni per eccezioni critiche. In questo modo, le organizzazioni incoraggiano il pieno impegno verso i nuovi strumenti ed eliminano il sostegno dei vecchi sistemi.

Passo 7: Rinforzare per 6 mesi

L'adozione del cloud non è un evento una tantum ma un processo continuo. Per sei mesi dopo la migrazione, mantieni un piano di rinforzo che includa aggiornamenti regolari dei contenuti, orari di assistenza dei champion e la guida dei leader. La misurazione e il feedback dovrebbero essere continui per valutare i progressi e apportare le modifiche necessarie. Questo sforzo sostenuto è essenziale per consolidare le nuove pratiche e massimizzare l'investimento negli strumenti cloud.

Analisi approfondita: cosa separa un'adozione cloud di successo da una fallimentare

Il presupposto dell' "usa semplicemente il cloud"

Uno dei malintesi più diffusi nell'adozione del cloud è il presupposto che i dipendenti capiranno naturalmente i nuovi strumenti. Questo non potrebbe essere più lontano dalla verità. Gli strumenti cloud pongono sfide uniche in termini di rilevabilità, con molte funzionalità nascoste dietro menu complessi, e spesso richiedono modelli mentali diversi per attività come il controllo delle versioni, la collaborazione in tempo reale e le autorizzazioni. Senza un'abilitazione deliberata, i dipendenti tendono a utilizzare gli strumenti cloud in modi che imitano le app desktop, perdendo così gran parte del valore che questi strumenti offrono.

È qui che soluzioni come le procedure dettagliate registrate diventano inestimabili. Ad esempio, un video conciso di 5 minuti che dimostra "come il nostro team finanziario utilizza OneDrive per la chiusura di fine mese" può sostituire ore di trasferimento di conoscenze tradizionale. Se moltiplicata per vari ruoli e strumenti cloud, una libreria di contenuti ben costruita può fungere da vero catalizzatore per la trasformazione, garantendo che i dipendenti utilizzino appieno le funzionalità delle soluzioni cloud.

Identità e accesso come bloccante silenzioso

La gestione delle identità e degli accessi emerge spesso come una barriera silenziosa per un'adozione del cloud di successo. I dipendenti potrebbero trovarsi impossibilitati ad accedere agli strumenti necessari, o potrebbero avere l'accesso ma non alle risorse corrette. Inoltre, le autorizzazioni negli ambienti cloud spesso funzionano in modo diverso rispetto ai sistemi on-premise, causando confusione e frustrazione. Questi punti di attrito spingono frequentemente i dipendenti a tornare a strumenti familiari, seppur obsoleti.

I rollout cloud di successo danno priorità a una gestione pulita delle identità fin dall'inizio. Ciò include l'implementazione del single sign-on (SSO), l'automazione del provisioning e l'impostazione di modelli di autorizzazione. Tali misure garantiscono che gli strumenti cloud siano pronti all'uso fin dal primo giorno, riducendo le barriere all'adozione e aumentando la soddisfazione degli utenti.

La migrazione delle unità condivise come indicatore

Il modo in che un'organizzazione gestisce la migrazione delle unità condivise è spesso indicativo di come si svilupperà la più ampia trasformazione del cloud. Una migrazione ben eseguita comporta un approccio graduale con una proprietà chiara, convenzioni di denominazione strutturate, una formazione completa sulle autorizzazioni e una data di transizione definitiva. Al contrario, una migrazione gestita male si traduce in un trasferimento caotico di file su piattaforme come OneDrive, lasciando i dipendenti impossibilitati a trovare documenti critici e trasformando la "migrazione al cloud" in un reclamo comune.

Le strategie che si rivelano efficaci per la migrazione delle unità condivise sono similmente applicabili a tutti gli aspetti dell'adozione del cloud. Stabilendo processi chiari e garantendo una formazione approfondita, le organizzazioni possono evitare le insidie di transizioni affrettate e preparare il terreno per un percorso cloud di successo.

Sfide nell'adozione del cloud

Utilizzo frammentato. I team ricorrono spesso all'uso di strumenti cloud per alcune attività, affidandosi al contempo a vecchi strumenti per altre. Questo approccio frammentato può ostacolare la produttività generale e creare confusione. Per combattere questo fenomeno, le organizzazioni dovrebbero stabilire scadenze precise per la graduale eliminazione degli strumenti legacy e garantire una formazione completa sui nuovi sistemi.

Shadow IT. Quando gli strumenti approvati non soddisfano le esigenze degli utenti, i team potrebbero introdurre le proprie soluzioni cloud, note come shadow IT. Ciò può comportare rischi per la sicurezza e silos di dati. Piuttosto che ignorare lo shadow IT, indaga su di esso per scoprire le reali esigenze degli utenti e valuta la possibilità di integrare queste soluzioni nel set di strumenti ufficiali, ove opportuno.

Debito formativo. I provider cloud aggiornano le loro funzionalità più rapidamente di quanto molte organizzazioni riescano a formare i propri dipendenti. Ciò crea un debito formativo in cui gli utenti non sono a conoscenza o non sono preparati per le nuove funzionalità. Aggiornamenti regolari della formazione e guide di riferimento rapido possono aiutare a colmare questo divario.

Sorprese sui costi. Con l'aumentare dell'adozione, aumentano anche i costi, spesso in modo inaspettato. Le organizzazioni dovrebbero coinvolgere la dirigenza nella definizione di budget realistici e monitorare attentamente le spese cloud per evitare sorprese finanziarie.

Lacune di sicurezza. Il passaggio al cloud apre nuove vulnerabilità di sicurezza. La formazione sulla sicurezza dovrebbe evolversi di pari passo con l'adozione degli strumenti per affrontare questi nuovi rischi in modo efficace. Un approccio proattivo alla sicurezza può prevenire potenziali violazioni e infondere fiducia nell'ambiente cloud.

Elementi indispensabili

• Mappa dello stato attuale degli strumenti e dei flussi di lavoro esistenti. Questa mappa dovrebbe evidenziare le dipendenze e le aree in cui i sistemi legacy potrebbero resistere all'integrazione con le nuove soluzioni cloud.

• Definizione dello stato target per gli strumenti cloud canonici. Definizioni chiare aiutano ad allineare gli obiettivi organizzativi e a garantire che tutti lavorino per raggiungere gli stessi traguardi.

• Cloud champion per unità aziendale. Questi champion dovrebbero essere ben formati ed entusiasti, fungendo da ponte tra l'IT e gli utenti finali.

• Contenuti di abilitazione specifici per il ruolo. Adattare i contenuti a ruoli specifici garantisce che i dipendenti ricevano una formazione pertinente che risponda alle loro esigenze uniche.

• Automazione di identità e accessi. L'automazione di questi processi riduce il rischio di problemi di accesso e garantisce la coerenza in tutta l'organizzazione.

• Piano di migrazione a fasi. Suddividere la migrazione in fasi gestibili per ridurre la complessità e consentire un miglioramento iterativo.

• Date di dismissione definitive per gli strumenti legacy. Comunicare chiaramente queste date per gestire le aspettative e incoraggiare l'adozione tempestiva dei nuovi strumenti.

• Piano di rinforzo di 6 mesi. Il rinforzo continuo aiuta a consolidare le nuove pratiche e previene il ritorno alle vecchie abitudini.

Casi d'uso e personas

Migrazione della suite di produttività: Emre, CIO di una società di servizi finanziari con 6.000 dipendenti

Emre ha guidato una importante migrazione dai sistemi di posta elettronica legacy e dalle condivisioni di file a Microsoft 365 nella sua azienda. Riconoscendo la complessità di una tale transizione, ha utilizzato il software di documentazione dei processi di Trupeer per creare una libreria completa di contenuti che copre 30 flussi di lavoro specifici per ruolo. La migrazione è stata scaglionata per unità aziendale, consentendo un supporto su misura e transizioni più fluide. Emre ha anche implementato orari di assistenza settimanali dei champion per rispondere a qualsiasi domanda o dubbio. Di conseguenza, l'adozione della suite di produttività ha raggiunto un impressionante 91% entro 90 giorni, superando significativamente il 58% ottenuto nei rollout precedenti.

Adozione della BI: Ayaka, Head of Data presso un'azienda SaaS di 1.200 persone

Il team di Ayaka ha dovuto affrontare sfide con il lancio iniziale di Looker, con un utilizzo che è rimasto bloccato al 22% dopo tre mesi. Per risolvere questo problema, ha sviluppato video formativi mirati per manager e analisti, concentrandosi rispettivamente sulla creazione di dashboard e sull'esplorazione dei dati. Ayaka ha implementato i tooltip di Whatfix per guidare gli utenti attraverso i flussi di lavoro chiave e ha istituito orari di assistenza settimanali per un supporto personalizzato. Questi sforzi hanno dato i loro frutti, poiché l'utilizzo dell'analisi dei dati è salito al 68% entro 90 giorni, dimostrando il potere di strategie di abilitazione personalizzate.

Piattaforma DevOps: Eduardo, Platform Engineering Lead, team di 300 ingegneri

Eduardo ha guidato il lancio di una nuova piattaforma interna per sviluppatori per il suo team di 300 ingegneri. Ha creato video dettagliati sull'architettura e contenuti di onboarding utilizzando Trupeer, assicurando che gli ingegneri fossero ben preparati per la transizione. Gli orari di assistenza settimanali sulla piattaforma hanno fornito un forum per il supporto continuo e la condivisione delle conoscenze. Eduardo ha anche utilizzato i feature flag per scaglionare il rollout, consentendo una distribuzione e un feedback controllati. Questi sforzi strategici hanno permesso al team di ingegneri di raggiungere gli obiettivi di adozione in soli 60 giorni, evidenziando l'importanza di rollout strutturati in ambienti complessi.

Best practice

Valutare lo stato attuale prima di pianificare. Una comprensione approfondita degli strumenti e dei flussi di lavoro esistenti è essenziale per identificare potenziali barriere e stabilire obiettivi realistici. Questa valutazione informa la strategia generale e aiuta a evitare trappole comuni.

Investire prima in identità e accessi. Garantire un accesso agevole agli strumenti cloud è un passaggio fondamentale che previene gli ostacoli all'adozione. Affrontare tempestivamente i problemi di identità e accesso riduce l'attrito e favorisce la fiducia degli utenti.

Selezionare i cloud champion. Abilitare persone competenti all'interno di ciascuna unità aziendale affinché fungano da champion può migliorare significativamente i tassi di adozione. Questi champion forniscono supporto tra pari e fungono da collegamento tra l'IT e gli utenti finali, aiutando a colmare le lacune di comprensione e ad affrontare tempestivamente i dubbi.

Creare contenuti specifici per il ruolo. Materiali di formazione su misura che rispondono a ruoli e flussi di lavoro specifici garantiscono che i dipendenti ricevano una guida pertinente e applicabile. Questo approccio aumenta il coinvolgimento e facilita una transizione più fluida ai nuovi strumenti.

Dismettere gli strumenti legacy in una data certa. Stabilire e comunicare date definitive di dismissione per i vecchi strumenti incoraggia la piena adozione delle nuove soluzioni. Questo approccio previene l'utilizzo frammentato e aiuta a integrare gli strumenti cloud nelle operazioni quotidiane.

Rinforzare oltre i 6 mesi. Un rinforzo continuo tramite formazione continua, aggiornamenti dei contenuti e la guida dei leader aiuta a sostenere l'adozione e previene regressioni. Questo impegno a lungo termine è fondamentale per realizzare appieno i vantaggi dell'adozione del cloud.

Domande frequenti

Qual è il più grande errore nell'adozione del cloud?

L'errore più significativo commesso dalle organizzazioni è presumere che i dipendenti capiranno naturalmente come utilizzare i nuovi strumenti cloud. Questa ipotesi trascura la complessità e le sfumature degli ambienti cloud. Un'abilitazione deliberata attraverso una formazione strutturata e il supporto è fondamentale per superare questa sfida e garantire un'adozione di successo.

Dovrei lasciare che lo shadow IT continui?

Invece di liquidare lo shadow IT a priori, è importante indagarne le cause profonde. Lo shadow IT spesso evidenzia esigenze degli utenti non soddisfatte che gli strumenti ufficiali non stanno affrontando. Comprendendo queste esigenze, le organizzazioni possono prendere decisioni informate sull'integrazione di soluzioni shadow IT popolari nel loro set di strumenti autorizzati, migliorando la soddisfazione generale e la conformità.

Quanto tempo richiede l'adozione del cloud?

Le tempistiche di adozione del cloud possono variare in modo significativo in base alla complessità dell'organizzazione e alla portata della trasformazione. L'adozione aziendale su larga scala richiede in genere 12-18 mesi, con trasformazioni più complesse che potenzialmente si estendono oltre questo periodo. La pazienza e la persistenza sono fondamentali, poiché il processo spesso comporta cambiamenti culturali e una formazione approfondita.

Ho bisogno di formazione per gli strumenti di produttività cloud?

Assolutamente sì. Presumere che la familiarità con strumenti come Gmail o Outlook si traduca direttamente in competenze per gli strumenti di produttività cloud è una strategia fallimentare. Questi strumenti offrono una gamma di funzionalità e capacità avanzate che richiedono una formazione specifica affinché gli utenti possano trarne il massimo vantaggio. Una formazione completa è essenziale per sbloccare l'intero potenziale delle soluzioni di produttività cloud.

E per quanto riguarda la sicurezza nel cloud?

La sicurezza nel cloud non dovrebbe essere un elemento secondario; deve scalare di pari passo con l'adozione degli strumenti. Man mano che le organizzazioni migrano al cloud, possono emergere nuove vulnerabilità di sicurezza. Per affrontarle, integra la formazione sulla sicurezza nella strategia di adozione generale, assicurando che i dipendenti siano consapevoli delle best practice e dei potenziali rischi. Questo approccio proattivo riduce al minimo le lacune di sicurezza e aiuta a salvaguardare i dati aziendali.

Cosa funziona per favorire l'adozione di un rollout di Salesforce?

L'adozione aumenta quando gli utenti ricevono guide dettagliate specifiche per il loro ruolo basate sui loro flussi di lavoro reali, non una presentazione generica. Con Trupeer registri ogni flusso di lavoro e generi un video di guida dettagliata; il nostro software di guide interattive del prodotto si occupa del resto.

Parola finale

Un'adozione del cloud di successo richiede di trattare il processo come un'iniziativa di gestione del cambiamento globale, piuttosto che semplicemente come una migrazione tecnica. Valutando lo stato attuale, pianificando strategicamente, abilitando gli utenti, organizzando le migrazioni con attenzione, stabilendo date definitive di dismissione per i vecchi strumenti e rinforzando gli sforzi nel tempo, le organizzazioni possono raggiungere il ROI del cloud promesso dai loro business case. Coloro che trascurano questi elementi chiave rischiano di pagare per software inutilizzati su scala massiccia.