Un excellent plan de communication est ce qui empêche un projet, un changement ou une campagne de partir en vrille. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la planification de la communication en commençant par un modèle de plan de communication gratuit, en le personnalisant avec vos directives de marque, puis en transformant le plan en mises à jour vidéo qui s’adaptent à différents publics.

Presque chaque post-mortem de projet contient une ligne sur la communication. Pas parce qu’il n’y en avait pas assez, en général, mais parce que les mauvaises personnes ont reçu les mauvaises informations au mauvais moment, tandis que celles qui devaient agir l’ont appris trop tard.

Un plan de communication corrige cela en prenant la décision une seule fois, en amont, au lieu de la refaire quarante fois sous pression. Ce modèle gratuit vous donne la matrice, ainsi que les éléments que la plupart des modèles omettent : la fréquence, les canaux de retour, et ce qui se passe quand quelque chose tourne mal.

Télécharger le modèle de plan de communication

Gratuit, modifiable, sans filigrane. La plupart des gens utilisent Word pour le plan et Excel pour la matrice, car l’un se lit et l’autre se travaille.

Le modèle de plan de communication

Huit colonnes. Les deux plus souvent manquantes sont Pourquoi, qui évite que le plan se remplisse de mises à jour dont personne n’a besoin, et Canal de retour, qui transforme la communication d’une diffusion à sens unique en quelque chose de bidirectionnel.

Qu’est-ce qu’un plan de communication ?

Un plan de communication précise qui doit savoir quoi, pourquoi il doit le savoir, comment il sera informé, à quelle fréquence, et qui est responsable de lui transmettre les informations.

Il sert à prévenir l’asymétrie d’information : la situation où les personnes qui doivent agir ne savent pas, tandis que celles qui n’ont pas besoin de détails se retrouvent noyées sous l’information. Ce sont deux défaillances de communication, et la seconde entraîne la première, car les personnes qui reçoivent trop d’informations finissent par ne plus lire.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de communication ?

Une matrice préconçue avec les colonnes déjà en place, de sorte que vous prenez des décisions sur les publics et la fréquence plutôt que de concevoir un tableau. Le modèle inclut aussi les sections que la plupart des gens oublient : l’escalade, les canaux de retour, et le point de revue où vous vérifiez si le plan fonctionne.

Pourquoi vous avez besoin d’un plan de communication

• La décision se prend une seule fois. Sans plan, chaque mise à jour devient un jugement à refaire à chaque fois sur qui inclure, décidé par la personne la plus occupée.

• Personne n’est oublié. Le public absent reste invisible jusqu’à ce qu’il se manifeste comme un problème, généralement trop tard.

• La sur-communication devient visible. Une matrice montrant un public qui reçoit cinq mises à jour hebdomadaires est plus facile à corriger qu’un sentiment vague de trop d’e-mails.

• La fréquence cesse d’être improvisée. Des mises à jour régulières et prévisibles réduisent les vérifications anxieuses qui consomment plus de temps que les mises à jour elles-mêmes.

• La responsabilité est explicite. La responsabilité partagée de la communication signifie qu’elle se fait de manière irrégulière, ou pas du tout.

• Le silence se remarque. Un plan transforme une mise à jour manquée en un manque observable, plutôt qu’en quelque chose dont personne ne se soucie jusqu’au moment où cela compte.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à modifier le modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’aperçu.

À partir de l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de vous assurer que le modèle apparaît exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de plan de communication, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la planification : évitez la page blanche avec une structure utilisée par des PM expérimentés et des responsables communication.

• Toucher les bons publics : l’analyse des parties prenantes intégrée garantit que chaque public reçoit le bon message.

• Rester conforme à votre marque : appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs grâce au brand kit de Trupeer.

• Déployer le message à grande échelle : transformez de longs e-mails en courtes mises à jour vidéo que tout le monde peut regarder.

• Suivre l’adoption : des indicateurs intégrés vous aident à mesurer si les messages atteignent leur cible.

• Toucher des équipes internationales : traduisez les mises à jour de communication en 65+ langues en un clic.

Un excellent plan de communication transforme le chaos en clarté. Utilisez ce modèle pour planifier, déployer et mesurer chaque communication avec confiance.

Les quatre directions de la communication

La plupart des plans traitent toutes les parties prenantes comme une seule liste. En pratique, la communication se fait dans quatre directions, et chacune a une fréquence, un canal et un mode d’échec différents. Trier vos publics de cette manière rend les lacunes évidentes.

Communiquer vers le haut

Vers les sponsors, les dirigeants et le conseil d’administration.

Ils ont besoin de : l’avancement de ce qui les concerne, les décisions qu’ils doivent prendre, et les risques susceptibles de nécessiter leur intervention. Court, et mené par la conclusion.

Fréquence : régulière et prévisible, généralement toutes les deux semaines ou mensuelle, plus une escalade immédiate pour tout ce qui est significatif.

Mode d’échec : les surprises. Un dirigeant qui apprend un problème via quelqu’un d’autre perd la confiance dans le reporting, pas seulement dans le projet. La règle est que les mauvaises nouvelles remontent plus vite que les bonnes, pas plus lentement.

Ce qui fonctionne : un format cohérent à chaque fois, pour qu’ils sachent où regarder. Statut, décisions nécessaires, risques. Rien d’autre.

Communiquer vers le bas

Vers les équipes qui réalisent le travail, et leurs managers.

Ils ont besoin de : ce qui se passe, ce que cela signifie spécifiquement pour leur travail, ce qui a changé depuis la dernière fois, et ce qui est attendu d’eux.

Fréquence : fréquente, souvent hebdomadaire, plus une notification immédiate de tout changement qui impacte leur travail.

Mode d’échec : les managers qui apprennent en même temps que leurs équipes. Un manager qui ne peut pas répondre aux questions de son équipe perd de sa crédibilité, et le changement perd son défenseur le plus important. Les managers d’abord, toujours.

Ce qui fonctionne : traduire le général en spécifique. « La migration est sur la bonne voie » ne veut rien dire pour une équipe. « Vous ne pourrez pas saisir les factures jeudi après-midi » oui.

Communiquer en transversal

Vers les équipes et fonctions homologues concernées, mais pas impliquées.

Ils ont besoin de : ce qui va changer pour eux, quand, et ce qu’ils doivent faire à ce sujet.

Fréquence : aux moments où leur travail est touché, pas selon le rythme de votre projet.

Mode d’échec : la direction la moins planifiée. Les publics « de côté » sont impactés sans être consultés, ils découvrent trop tard pour se préparer, et deviennent un blocage au moment exactement le plus inopportun. Les équipes support et finance sont généralement les premières victimes.

Ce qui fonctionne : les identifier correctement dès le départ. Demandez quelles équipes touchent ce processus avant ou après nous, et lesquelles recevront les questions quand quelque chose change.

Communiquer vers l’extérieur

Vers les clients, les partenaires, les fournisseurs, et parfois le grand public.

Ils ont besoin de : ce qui change pour eux, quand, ce qu’ils doivent faire, et où trouver de l’aide.

Fréquence : planifiée volontairement, généralement moins souvent que en interne, et jamais avant que les publics internes soient prêts.

Mode d’échec : communiquer à l’extérieur avant que le support et les ventes n’aient été briefés. Les clients contactent alors des personnes qui ne savent rien, ce qui cause plus de dégâts qu’une annonce en retard.

Ce qui fonctionne : considérer la préparation en interne comme une porte d’entrée pour la communication externe. Si le support ne peut pas répondre aux questions, n’envoyez pas l’e-mail.

Pour toute communication externe spécifique à une campagne, utilisez le brand campaign communication plan ou le marketing communication plan.

Ce qu’un plan de communication doit inclure

• Objectif. À quoi sert ce plan et ce qu’il couvre.

• Publics, segmentés et triés par direction.

• Message par public, traduit en ce que cela signifie pour eux.

• La raison pour laquelle chaque public en a besoin. La colonne qui maintient le plan honnête.

• Canal, choisi en fonction de l’endroit où ils se trouvent déjà.

• Fréquence, exprimée comme une cadence plutôt que « régulièrement ».

• Responsable, une personne par ligne.

• Calendrier et séquence, y compris quelles communications conditionnent les autres.

• Canal de retour, pour que les personnes puissent répondre plutôt que recevoir uniquement.

• Parcours d’escalade pour tout ce qui est urgent.

• Point de revue, où vous vérifiez si le plan fonctionne.

Choisir la bonne cadence

Les erreurs de cadence causent plus de problèmes que les erreurs de canal.

Règle générale : le prévisible vaut mieux que le fréquent. Un public qui sait qu’une mise à jour arrive tous les deuxièmes mardis attendra. Un public qui reçoit des mises à jour irrégulières se mettra à courir après.

Choisir le bon canal

• E-mail pour tout ce qui doit pouvoir être relu. Peu adapté à tout ce qui nécessite une réponse.

• Chat pour la rapidité et les mises à jour sans enjeu. Tout ce qui est important publié uniquement dans le chat n’est, en pratique, pas communiqué.

• Réunion lorsque vous avez besoin de discussion ou d’une décision. Inutile pour une information à sens unique.

• Document écrit pour les détails que les gens consulteront à plusieurs reprises.

• Vidéo pour tout ce qui démontre un changement dans la façon de travailler, car le texte est toujours plus ambigu.

• En présentiel ou all-hands pour un changement significatif, où le fait de se déplacer fait partie du message.

Le test consiste à savoir si vous avez besoin que ce soit compris, reconnu ou mis en œuvre. Ces besoins exigent des canaux différents, et la plupart des plans utilisent l’e-mail pour les trois.

Exemple de plan de communication complété

Projet : remplacer le processus manuel de frais par un nouveau système de demandes. Mise en production : 1 octobre. Concernés : 340 personnes sur 4 sites.

Règles de validation. Les managers sont briefés avant leurs équipes, à chaque fois. Le support est briefé avant l’envoi des communications de mise en production. Les administrateurs de site sont informés avant l’annonce à tous, car entendre l’information en groupe rendrait impossible ensuite une conversation honnête.

Canal de retour. Les questions envoyées à une boîte aux lettres nommée, surveillée quotidiennement par le responsable du changement, avec un récapitulatif hebdomadaire des thèmes pour l’équipe projet. Toute question soulevée deux fois devient une entrée de FAQ.

Notez la paie et le service support dans ce tableau. Aucun des deux n’est impliqué dans le projet, et les deux seraient oubliés par une liste de parties prenantes construite à partir de l’équipe projet. Ils ont été identifiés en demandant quelles équipes reçoivent les questions quand ce changement intervient.

Modèle de plan de communication simple

Si la matrice complète est plus que ce dont la situation a besoin, quatre colonnes suffisent : public, ce qu’ils doivent savoir, à quelle fréquence, et qui en est responsable.

Cela couvre la plupart des petits projets et des changements internes. Ajoutez la colonne Pourquoi lorsque le plan commence à s’allonger avec des lignes que personne ne peut justifier, et ajoutez la colonne Canal de retour quand vous constatez que la communication est entièrement à sens unique.

Commencer simple et ajouter une colonne quand son absence pose problème est mieux que de remplir huit colonnes parce que le modèle les contient.

Types de plan de communication

Qu’est-ce qui fait un bon plan de communication

• Chaque ligne a une raison. Si vous ne pouvez pas expliquer pourquoi un public a besoin de quelque chose, supprimez la ligne.

• Les messages sont traduits pour chaque public, plutôt que copiés.

• La cadence est exprimée comme un rythme, et non comme « au besoin ».

• Un responsable par ligne.

• La séquence et les règles de validation sont explicites, en particulier les managers avant les équipes et l’interne avant l’externe.

• Le retour a un canal, et quelqu’un le lit.

• Le plan tient sur une ou deux pages, pour que les gens le consultent réellement.

• Le plan est revu. Un plan rédigé une fois et jamais révisé ne correspond plus à la réalité en quelques semaines.

Qui doit utiliser un plan de communication ?

• Chefs de projet pendant la livraison.

• Responsables du changement pour piloter un changement organisationnel.

• Marketing produit pour coordonner un lancement.

• Communication interne pour gérer la communication continue avec les employés.

• Responsables des opérations pour déployer un nouveau processus.

• Fondateurs et propriétaires de petites entreprises, lorsque la version simple à quatre colonnes suffit généralement.

• PMO, pour standardiser la façon dont les projets rendent compte.

Quand utiliser un plan de communication

• Au début de tout projet impliquant plus d’une équipe.

• Avant tout changement dans la façon dont les gens travaillent.

• Quand un public a été surpris par quelque chose qu’il aurait dû savoir.

• Quand les gens demandent des mises à jour que vous pensiez déjà avoir fournies.

• Avant un lancement ou une annonce externe.

• Quand un projet compte plus d’environ cinq groupes de parties prenantes : à ce stade, le garder en tête ne fonctionne plus.

Comment créer un plan de communication en 6 étapes

1. Lister chaque public, trié par direction. Vers le haut, vers le bas, en transversal, vers l’extérieur. La liste « de côté » est celle que vous sous-estimerez.

2. Pour chacun, écrire pourquoi il doit savoir. Tout ce que vous ne pouvez pas justifier n’a pas sa place dans le plan.

3. Rédiger ce dont ils ont besoin, avec leurs mots. Traduire le général en ce qui change spécifiquement pour eux.

4. Choisir le canal et la cadence. Là où ils se trouvent déjà, selon un rythme sur lequel ils peuvent compter.

5. Attribuer un responsable par ligne et définir les règles de validation. Les managers avant les équipes. L’interne avant l’externe.

6. Ajouter le canal de retour et le point de revue. Ensuite, vérifiez la matrice : un public qui reçoit cinq éléments par semaine, et toute personne qui manque totalement à l’appel.

Comment utiliser ce modèle de plan de communication

• Renseignez les publics avant toute autre chose, puis triez-les par direction au fur et à mesure.

• Complétez la colonne Pourquoi en deuxième. Elle vous amènera à supprimer des lignes : c’est précisément l’objectif.

• Utilisez la version Excel si vous avez plus d’environ quinze lignes, afin de filtrer par responsable et repérer les surcharges.

• Trier par fréquence une fois, puis repérer les publics qui reçoivent trop d’informations.

• Marquez explicitement les lignes soumises à validation, pour qu’une erreur de séquence soit visible.

• Partagez-le avec les responsables. Un plan que les responsables n’ont pas vu est un plan de choses qui ne se produiront pas.

• Relisez-le au premier jalon. La cadence nécessite généralement d’être ajustée après deux ou trois cycles.

Personnaliser pour votre organisation

Ajoutez uniquement les colonnes dont votre organisation a réellement besoin. Et pas plus. Ajouts fréquents : une colonne de validation lorsque les messages doivent être approuvés, une colonne de langue pour les équipes multilingues, une colonne de localisation ou de site pour les opérations multi-sites, et un marqueur de confidentialité lorsque certaines informations sont restreintes.

Suppressions fréquentes : pour les petites équipes, la colonne Pourquoi peut être implicite et la colonne Statut est généralement inutile. Simplifiez plutôt que de laisser des colonnes vides, car les colonnes vides apprennent aux gens à survoler.

Bonnes pratiques

• Brief des managers avant leurs équipes, sans exception.

• Ne pas communiquer à l’extérieur tant que les publics internes et le support ne sont pas prêts.

• Dire qui est responsable de chaque ligne, avec un seul nom.

• Préférer le prévisible au fréquent.

• Traduire les messages par public.

• Rendre le retour possible et le faire lire.

• Le limiter à deux pages.

• Revoir la cadence après deux cycles.

Erreurs courantes

• Traiter toutes les parties prenantes comme une seule liste, ce qui fait que les publics « de côté » sont oubliés.

• Pas de colonne Pourquoi, donc le plan se remplit de mises à jour dont personne n’a besoin.

• Messages identiques pour chaque public.

• Cadence décrite comme « régulière », ce qui signifie qu’elle ne se produira pas.

• Responsables partagés entre plusieurs personnes, donc rien n’est envoyé.

• Managers et leurs équipes informés en même temps.

• Communication externe avant que le support ne soit briefé.

• À sens unique uniquement, sans canal pour les questions.

• Rédigé une fois et jamais révisé.

• Chaque canal est un e-mail, quel que soit le besoin : compréhension, accusé de réception ou action.

Pour tout ce qui change la façon dont les gens travaillent, montrez-leur

Ouvrez le modèle dans Trupeer AI, appliquez votre brand kit pour que les communications aient un rendu cohérent partout où elles sont diffusées, puis modifiez directement n’importe quelle section. La configuration se trouve dans le template guide.

Les lignes les plus difficiles de tout plan de communication sont celles qui indiquent aux gens que leur travail change. Des instructions écrites décrivant un nouveau processus sont toujours plus ambiguës que le fait de le voir, c’est pourquoi ces lignes génèrent le plus de questions et le plus de retouches.

Enregistrez le nouveau processus une seule fois et Trupeer AI produit le guide écrit ainsi qu’une vidéo de présentation commentée à partir du même enregistrement, de sorte qu’une seule ligne de votre plan livre quelque chose que les gens peuvent réellement suivre. Traduisez-le en 65+ langues : pour les publics multi-sites et internationaux, une seule communication devient quelque chose que tout le monde reçoit correctement. Conservez-le dans votre base de connaissances pour que la réponse existe quand quelqu’un pose la question au troisième mois, et observez comment les équipes gèrent cela dans change management.

Enregistrez-le. Mettez-le à votre marque. Traduisez-le. Trupeer it.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de plan de communication gratuit dans Word ?

Oui. Word est le format le plus utilisé par les équipes pour le plan rédigé, avec la matrice sous forme de tableau, plus des sections pour l’objectif, les règles de validation et les canaux de retour. Téléchargement gratuit, sans inscription, sans filigrane.

Puis-je télécharger un modèle de plan de communication gratuit dans Word ?

Oui. Chaque format est un téléchargement gratuit, sans compte requis, réutilisable sur autant de projets que vous en avez besoin.

Existe-t-il un modèle de plan de communication au format Word (.doc) ?

Oui : une version .doc est incluse en plus de .docx pour les systèmes et bibliothèques de documents plus anciens.

Existe-t-il un modèle de plan de communication gratuit dans Excel ?

Oui, et Excel est le meilleur choix une fois que vous dépassez environ quinze lignes. Vous pouvez filtrer par responsable pour repérer qui porte trop de charge, trier par fréquence pour identifier les publics sur-informés, et marquer les lignes soumises à validation pour que les erreurs de séquence soient visibles.

Existe-t-il un modèle de plan de communication gratuit dans PPT ou PowerPoint ?

Oui. La version PowerPoint sert à présenter le plan aux sponsors ou à un comité de pilotage, avec une diapositive de cartographie des parties prenantes, un aperçu de la cadence et la matrice répartie sur des diapositives par direction de public. Conservez la version Word ou Excel comme document de travail.

Existe-t-il un modèle de plan de communication gratuit en PDF ?

Oui. Le PDF est la version validée pour diffusion, et il s’imprime proprement si vous travaillez avec une équipe sur papier en parcourant les publics.

Existe-t-il un modèle de plan de communication simple ?

Oui. La version simple comporte quatre colonnes : public, ce qu’ils doivent savoir, à quelle fréquence, et qui en est responsable. Cela suffit pour les petits projets et les changements internes, et l’ajout de colonnes avant d’en avoir besoin a tendance à produire un plan que les gens survolent plutôt qu’ils n’utilisent.

Qu’est-ce qu’un plan de communication ?

Un document qui précise qui doit savoir quoi, pourquoi, via quel canal, à quelle fréquence, et qui est responsable de le leur communiquer. Son objectif est de prévenir l’asymétrie d’information : les personnes qui doivent agir ne savent pas, tandis que d’autres reçoivent plus que ce qu’elles peuvent lire.

Que doit inclure un plan de communication ?

Objectif, publics segmentés, message par public, pourquoi chaque public en a besoin, canal, fréquence, un responsable par ligne, calendrier et règles de validation, canal de retour, parcours d’escalade et point de revue.

Quelle est la différence entre un plan de communication et une stratégie de communication ?

Une stratégie fixe des objectifs, un positionnement et des messages clés. Un plan transforme ces éléments en lignes datées avec des publics, des canaux et des responsables. Si vous rédigez des cadences et des responsables, vous êtes dans le plan. Si vous discutez de ce que le message doit être, vous êtes encore dans la stratégie.

À quelle fréquence faut-il mettre à jour un plan de communication ?

Relisez-le après les deux ou trois premiers cycles, car la cadence nécessite presque toujours d’être ajustée, puis à chaque jalon majeur. Mettez-le à jour immédiatement dès qu’un nouveau public apparaît ou que quelqu’un est surpris par quelque chose qu’il aurait dû savoir, car les deux indiquent que le plan est désormais incorrect.

Qui doit être responsable du plan de communication ?

Une personne nommée, généralement le chef de projet ou le responsable du changement. Les lignes individuelles ont leurs propres responsables, mais une responsabilité globale partagée entre plusieurs personnes signifie que personne ne remarque une mise à jour manquée.

À quel niveau de détail doit être un plan de communication ?

Suffisamment détaillé pour que quelqu’un d’autre puisse exécuter une ligne sans vous demander ce que cela signifie. Au-delà, un excès de détails réduit les chances que quelqu’un le lise. Une à deux pages pour la plupart des projets.

Comment identifier les parties prenantes en communication ?

Commencez par les quatre directions : qui est au-dessus de ce travail, qui le réalise, qui est à côté de ce travail, et qui est en dehors. Ensuite, posez deux questions qui permettent de repérer ceux qu’on oublie normalement : quelles équipes touchent ce processus avant ou après nous, et qui recevra les questions quand quelque chose change. Les réponses habituelles sont les services support, la finance et la paie, ainsi que les omissions habituelles.

Puis-je personnaliser ce modèle de plan de communication ?

Oui, toutes les versions sont entièrement modifiables. Ajoutez une colonne de validation, de langue ou de site si votre organisation en a besoin, et supprimez tout ce que vous laisseriez vide. Dans Trupeer AI, vous pouvez aussi appliquer votre brand kit pour que tout ce que vous envoyez ait un rendu cohérent.

Modèles associés

• Brand campaign communication plan

• Marketing communication plan

• Strategy and deployment communication plan

• Pre-crisis communication plan

• Situational and risk management communication plan

• Change management plan template

• Project management plan template

• Project plan template

• Action plan template