Un plan de projet est le document maître qui transforme une idée en réalité : il regroupe tout, du périmètre et du calendrier au budget et aux risques. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la planification en commençant par un modèle de plan de projet gratuit, en le personnalisant avec votre identité de marque, puis en transformant le plan en une visite vidéo qui aligne les parties prenantes rapidement.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de projet, et qu’est-ce que ce n’est pas ?

Un plan de projet précise ce qui sera livré, dans quel ordre, par qui, à quelle date, et sur quoi cela dépend. Il est rédigé une fois au départ, validé, puis utilisé comme référence à laquelle la réalité est comparée.

Un suivi (tracker) enregistre où en sont les choses actuellement. Il évolue chaque semaine, reflète la position la plus récente, et son rôle est d’indiquer le statut plutôt que de consigner une intention.

En recherchant un modèle de plan de projet, vous trouverez le plus souvent un tracker. Ce n’est pas une critique des modèles : c’est le reflet de ce dont les gens ont réellement besoin. La majorité des recherches associées à ce terme mentionnent explicitement Excel, Google Sheets ou un tracker.

Le problème, c’est que les deux finissent par être combinés dans un seul tableur, et cette combinaison détruit la seule chose pour laquelle un plan sert. Une fois qu’on modifie une date sur place, l’engagement initial disparaît, et la question « sommes-nous en retard ? » devient impossible à trancher.

La plupart des personnes qui cherchent un plan ont besoin d’un tracker

Il vaut la peine d’être direct à ce sujet, car cela détermine ce que vous devez construire.

Si votre question est de savoir ce qui doit se passer, dans quel ordre, et ce qui dépend de quoi, vous avez besoin d’un plan. Il est rédigé une fois, discuté, et implique un séquencement ainsi que des dépendances. Notre modèle de plan de projet IT couvre la construction d’un plan en tenant compte des contraintes externes que la plupart des modèles ignorent.

Si votre question est de savoir quel est le statut de chaque élément et ce qui est en retard, vous avez besoin d’un tracker. Il est mis à jour chaque semaine et il doit être beaucoup plus court que le plan.

La plupart des équipes ont besoin des deux, et la plupart des équipes construisent un seul tableur qu’elles appellent « le plan ». Ce tableur contient les tâches, le responsable, la date de début, la date de fin et le pourcentage d’avancement, et il est modifié en continu. C’est un tracker sans mémoire.

Le reste de cette page explique comment garder ces deux éléments séparés dans un seul fichier : c’est la réponse pratique pour presque tout le monde.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à apporter des changements au modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Une fois tous les changements nécessaires effectués, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

Depuis l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle apparaît exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de plan de projet, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la planification : évitez la page blanche grâce à une structure complète de plan de projet.

• Couvrir tous les aspects : des sections intégrées pour le périmètre, le calendrier, le budget, les risques et la communication.

• Rester fidèle à votre marque : appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs grâce au brand kit de Trupeer.

• Aligner les parties prenantes : transformez des plans denses en résumés vidéo que tout le monde peut regarder en 5 minutes.

• Standardiser d’un projet à l’autre : utilisez le même modèle de plan pour chaque initiative.

• Atteindre des équipes internationales : traduisez des plans de projet en 65+ langues en un clic.

Un plan de projet sans référence (baseline) est un tracker

Voici l’argument complet en une seule phrase : si les dates de votre plan sont les mêmes cellules que vous mettez à jour chaque semaine, vous n’avez pas de plan.

Une référence (baseline) correspond à l’ensemble des dates convenues, figées. Elle n’est jamais modifiée. Lorsqu’une date bouge, la prévision change, mais la référence ne change pas.

Cette seule discipline vous apporte trois éléments que vous ne pouvez pas obtenir autrement.

Que vous soyez en retard, et de combien. Pas un ressenti, un chiffre, par tâche et au total.

D’où vient le décalage. La plupart des retards dans un projet remontent à un petit nombre de causes racines, et tout ce qui suit les hérite. Sans baseline, tout ce que vous pouvez voir, c’est que de nombreuses tâches ont bougé, pas que quarante d’entre elles ont bougé parce qu’une seule décision a pris neuf semaines.

Si votre estimation est fiable. Une baseline comparée aux données réelles sur plusieurs projets est la seule boucle de retour dont une organisation dispose pour savoir si elle planifie de manière réaliste. Les équipes qui modifient sur place ne le découvrent jamais.

La re-baseline est, au passage, légitime, mais elle doit être une décision datée et motivée plutôt qu’un effet secondaire de la mise à jour d’un tableur. Conservez aussi la baseline d’origine.

Comment garder la baseline et la prévision séparées

Deux séries de colonnes de dates sur la même ligne, et une règle.

La colonne « cause » est celle que les gens omettent, et celle qui transforme un rapport d’écart en quelque chose d’actionnable. Sans elle, vous savez que quarante tâches ont bougé. Avec elle, vous savez que trente d’entre elles ont bougé à cause de la même décision en amont, ce qui correspond à une conversation totalement différente.

Protégez les colonnes de baseline pour qu’elles ne puissent pas être modifiées accidentellement. Dans un tableur, cela signifie les verrouiller ; dans un logiciel de gestion de projet, cela signifie généralement une fonction de baseline explicite que les gens ne savent pas qu’elle existe.

Pourquoi le tracker a besoin de moins de lignes que le plan

Le deuxième échec, c’est le volume, et c’est ce qui fait abandonner le tracker plutôt que de le rendre faux.

Un plan contient raisonnablement toutes les tâches. Un tracker n’a besoin que des lignes dont le décalage compte : le chemin critique et toutes les dépendances avec quelqu’un en dehors du projet.

Trois cents lignes mises à jour chaque semaine par une seule personne prennent quatre-vingt-dix minutes et cessent d’être faites vers le quatrième mois. Quarante lignes prennent vingt minutes et tiennent dans la durée.

Les tâches qui sortent du tracker ne sont pas laissées sans gestion. Elles sont gérées par la personne qui possède ce workstream, dans sa propre liste, et elles n’apparaissent dans le tracker que si elles menacent quelque chose qui s’y trouve.

Le test pour savoir si une ligne doit figurer dans le tracker : si elle glisse de deux semaines, la date de fin du projet bouge-t-elle, ou faut-il prévenir quelqu’un en dehors du projet ? Si ce n’est pas le cas, elle appartient au plan et non à la mise à jour hebdomadaire.

Modèle de plan de projet gratuit : les colonnes à copier

Copiez depuis ici. Une feuille pour le plan et le tracker combinés, plus une deuxième feuille pour le récit.

Feuille 1, tâches. ID de tâche. Nom de la tâche, verbe en premier. Workstream. Responsable, une personne nommée. ID des tâches prédécesseurs. Début de la baseline. Fin de la baseline. Début de la prévision. Fin de la prévision. Début réel. Fin réelle. Écart en jours, calculé. Cause de l’écart. Statut : non démarré, en cours, terminé, bloqué. Sur le tracker : oui ou non. Notes.

Feuille 2, récit du plan. Objectif et critères de réussite, en faisant référence au project brief. Périmètre inclus et exclu. Hypothèses, chacune numérotée pour qu’une cause d’écart puisse y renvoyer. Dépendances externes, avec la partie concernée et la date convenue avec elle. Ressources. Risques clés avec des déclencheurs plutôt que des scores. Date de baseline et qui l’a approuvée.

Feuille 3, journal des écarts. Rempli à partir de la colonne « cause » : une ligne par cause racine, avec le nombre de tâches qu’elle a affectées et le nombre de jours qu’elle a ajoutés. C’est la feuille qui est lue lors d’une réunion de pilotage.

Copiez jusqu’ici. Le journal des écarts concentre la valeur, et il ne coûte rien car il est dérivé de données que vous saisissez déjà.

Le projet ERP qui ne pouvait pas dire s’il était en retard

Netherfield Foods, un fabricant agroalimentaire, a déployé un nouveau système d’entreprise. Le plan était un tableur avec trois cent quarante lignes : tâche, responsable, début, fin et pourcentage d’avancement. Il était mis à jour chaque semaine, sur place.

Quatorze mois plus tard, le sponsor a posé une question raisonnable. Sommes-nous en retard, et de combien ?

Personne n’a pu répondre. Le tableur affichait la prévision actuelle, qui prévoyait un go-live environ cinq mois après la date initiale, mais les dates d’origine avaient été écrasées une soixantaine de fois et il n’en existait aucune trace dans le fichier.

Ils ont reconstitué la baseline à partir d’un PDF du plan envoyé par e-mail le premier mois et qui se trouvait encore dans la boîte de réception du sponsor. Cela a pris trois jours.

La reconstitution a été plus utile que quiconque ne l’avait anticipé. Le plan initial durait onze mois et la prévision était désormais de seize. Sur les trois cent quarante tâches, soixante et une avaient bougé de plus de quatre semaines. Quarante-quatre de ces soixante et une étaient en aval de seulement trois retards : une dépendance de migration de données, une intégration avec un tiers, et une décision sur le plan comptable qui a pris neuf semaines.

Trois causes racines expliquaient environ soixante-douze pour cent du mouvement, et rien de tout cela n’était visible, car chaque date avait été modifiée sur place et le tableur n’affichait que le présent.

Il y avait un deuxième problème, de la même origine. Trois cent quarante lignes signifiaient que la mise à jour hebdomadaire prenait environ quatre-vingt-dix minutes et était réalisée par une seule personne. Au neuvième mois, elle était faite toutes les deux semaines, et le pourcentage d’avancement sur environ cent quatre-vingt-dix lignes n’avait pas changé depuis trois mois.

Le décalage de cinq mois a coûté environ quatre cent quatre-vingt mille livres sterling en ressources internes et contractuelles étendues. Le coût le plus évitable était la décision sur le plan comptable, qui est restée sans escalade pendant six semaines tout en bloquant vingt-deux tâches en aval, parce que rien dans le tracker ne l’indiquait comme bloquant quoi que ce soit.

La phase suivante a changé deux choses. Les dates de baseline ont été figées dans leurs propres colonnes et verrouillées. Les dates de prévision étaient placées à côté, avec un écart calculé et une colonne « cause ». Et le tracker est passé de trois cent quarante lignes à quarante-sept : le chemin critique plus toutes les dépendances externes. Les tâches restantes sont restées dans le plan et ont été gérées par les responsables de workstream.

La mise à jour hebdomadaire est passée de quatre-vingt-dix minutes à environ vingt. La phase a été planifiée sur sept mois et livrée en sept mois et trois semaines. Les deux retards survenus ont été signalés dans la semaine, car un écart de deux semaines sur une ligne du chemin critique s’est affiché automatiquement, plutôt que d’être une cellule modifiée parmi trois cents.

Les éléments clés dont chaque plan de projet a besoin

Objectif et critères de réussite. À quoi sert le projet, et comment vous saurez que cela a fonctionné. Tiré du brief plutôt que créé ici.

Périmètre, inclus et exclu. La liste « exclu » évite les litiges.

Tâches avec des responsables. Des personnes nommées, pas des équipes.

Séquence et dépendances. Quelles tâches dépendent de quelles autres, car c’est ce qui donne un sens aux dates.

Dépendances externes. Tout ce qui repose sur une partie en dehors du projet, avec une date convenue avec elle plutôt qu’une date que vous avez supposée.

Dates de baseline. Convenues, figées, et approuvées par quelqu’un.

Hypothèses, numérotées. Ainsi, lorsqu’un élément glisse, la cause peut pointer vers l’hypothèse qui a échoué.

Ressources. Qui est disponible, pour quelle part de son temps, et ce qu’il ne fait pas à la place.

Risques avec déclencheurs. Une condition observable et une action, plutôt qu’un score de probabilité.

Les deux éléments les plus souvent manquants sont les hypothèses numérotées et les dates de dépendances externes convenues avec l’autre partie. Les deux sont peu coûteux à définir au moment de la planification, et les deux sont ce dont une analyse d’écart a besoin six mois plus tard.

Comment planifier un projet du début à la fin

Commencez par le brief, pas par une liste de tâches. Si vous ne pouvez pas formuler le problème et les critères de réussite, le plan deviendra une liste d’activités.

Listez les livrables avant les tâches. Les tâches dérivées des livrables sont complètes ; celles issues d’un brainstorming direct ont tendance à manquer des zones entières.

Séquencez-les et identifiez les dépendances, en particulier celles avec d’autres équipes et des fournisseurs. Notre modèle de plan de gestion des achats couvre les délais d’approvisionnement qui se trouvent fréquemment sur le chemin critique sans être remarqués.

Estimez avec les personnes qui feront le travail, et consignez l’estimation sous forme d’une fourchette lorsqu’elle est réellement incertaine.

Passez maintenant à la baseline. Faites approuver le tout par quelqu’un, enregistrez la date, puis verrouillez les colonnes.

Décidez quelles lignes doivent figurer dans le tracker hebdomadaire en utilisant le test des deux semaines ci-dessus.

Ensuite, définissez le rythme : mise à jour hebdomadaire de la prévision par les responsables de tâches, revue mensuelle des écarts avec les causes, et re-baseline uniquement comme décision explicite.

Variantes de plan de projet : Gantt, document et agile

Plan en diagramme de Gantt. Les mêmes données de tâches affichées sous forme de barres sur une chronologie. Excellent pour visualiser les dépendances et la marge, et c’est une vue plutôt qu’un document différent. Construisez d’abord le tableau, puis générez le diagramme à partir de celui-ci.

Document de plan. La version narrative : objectifs, périmètre, approche, hypothèses, risques et ressources, avec le calendrier joint plutôt qu’intégré. C’est ce qui est approuvé, et notre modèle de vue d’ensemble du projet couvre la version plus courte que vous montrez aux personnes en dehors du projet.

Plan agile. Des sprints ou des incréments plutôt qu’un calendrier au niveau des tâches, avec un périmètre variable et des dates fixées. Une baseline s’applique toujours, mais elle est établie par rapport aux résultats et aux dates de publication, plutôt que par rapport aux tâches.

Plan simple ou sur une page. Jalons, responsables et dates uniquement. Vraiment suffisant pour les petits projets et nettement meilleur qu’un tableur de trois cents lignes non maintenu.

Plan de programme. Plusieurs projets avec des dépendances croisées. La discipline de baseline compte davantage ici, pas moins, car l’écart intéressant se situe toujours aux interfaces.

Plan de projet, brief ou vue d’ensemble : de quoi avez-vous besoin ?

Trois documents qui sont confondus, car les trois sont présentés aux sponsors.

Le brief décrit le problème et autorise le travail. Rédigé en premier, figé, puis remplacé par le plan. Notre modèle de project brief le couvre.

Le plan explique comment le travail sera livré. Il est établi avec une baseline puis suivi : c’est ce que cette page décrit.

La vue d’ensemble résume la situation actuelle pour les personnes en dehors du projet, et elle est réécrite chaque mois. Notre modèle de vue d’ensemble du projet le couvre, y compris pourquoi une couleur de statut ne dit rien au lecteur.

Lorsque vous avez besoin de conditions de passage plutôt que d’un calendrier, notre modèle de checklist de projet indique quand chaque élément est réellement actionnable, et pour ce qui doit survivre au projet, notre modèle de documentation de projet couvre l’ensemble à conserver.

Puis-je obtenir un modèle de plan de projet dans Excel ou Google Sheets ?

Excel ou Google Sheets, et pour la plupart des projets, c’est la bonne réponse plutôt qu’un compromis. La feuille de tâches est un tableau avec des colonnes calculées et elle nécessite des formules.

Trois choses à configurer une seule fois. Verrouillez les colonnes de baseline pour qu’elles ne puissent pas être modifiées. Ajoutez une formule d’écart et une mise en forme conditionnelle qui signale tout ce qui dépasse un seuil, deux semaines étant un réglage par défaut raisonnable. Et ajoutez un filtre sur la colonne « sur le tracker », afin que la vue de mise à jour hebdomadaire contienne quarante lignes plutôt que trois cents.

Google Sheets présente un avantage qui vaut la peine d’être noté : l’historique des versions est automatique, ce qui signifie qu’une baseline peut être récupérée même si quelqu’un a modifié sur place. Ce n’est pas un bon substitut au verrouillage des colonnes, mais cela a permis de sauver des projets.

Word ou Google Docs pour le récit du plan, qui est un texte et qui est approuvé.

PowerPoint pour le plan que vous présentez, qui doit contenir des jalons et des dépendances plutôt qu’une liste de tâches.

PDF pour la version avec baseline au moment de la validation, datée. Conserver ce fichier est ce dont dépend la reconstitution de l’exemple ci-dessus.

Quand arrêter d’utiliser un tableur et passer à un logiciel

Un tableur cesse d’être le bon outil à un moment assez prévisible, et c’est plus tard que ce que suggèrent les éditeurs de logiciels.

Trois conditions réunies sont le signal : plus d’environ cent tâches suivies, plus de quatre ou cinq personnes qui mettent à jour le même fichier, et des dépendances qui changent suffisamment souvent pour que recalculer la séquence à la main soit source d’erreurs.

En dessous de ce seuil, une feuille bien configurée avec des baselines verrouillées vaut mieux qu’un logiciel de gestion de projet auquel personne ne se connecte.

Au-dessus, les éléments spécifiques que le logiciel vous apporte sont le recalcul automatique des dépendances, une vraie fonction de baseline, la mise à niveau des ressources entre projets, et une piste d’audit. L’élément spécifique qu’il retire, c’est que des personnes en dehors du projet ne peuvent plus l’ouvrir, c’est pourquoi de nombreuses organisations finissent par maintenir les deux et ne devraient pas.

Si vous passez quand même à un logiciel, exportez une copie avec baseline vers un tableur à chaque re-baseline, car la capacité à lire le plan dans cinq ans ne devrait pas dépendre d’une licence.

Comment garder le plan connecté à ce que fait l’équipe

Un plan décrit des tâches. Le fait que ces tâches soient réalisées comme le plan l’avait supposé est invisible dans le calendrier, et l’écart se manifeste généralement par une tâche qui reste à quatre-vingts pour cent d’avancement pendant un mois.

La raison la plus courante est qu’une tâche s’est révélée impliquer un travail que personne n’avait décrit, et que la personne qui la réalise invente désormais un processus tout en étant suivie par rapport à une date.

Trupeer AI aide à ce moment-là. Quiconque réalise le travail enregistre le processus une fois, et la sortie est un guide écrit avec les étapes et les écrans capturés, ce qui signifie que la prochaine occurrence est plus rapide et que l’estimation est réelle. Cela vous donne aussi quelque chose de concret à associer à une cause d’écart : cela a pris trois fois plus de temps parce que l’étape impliquait quatre systèmes au lieu d’un.

Enregistrez-le. Marquez-le. Traduisez-le. Trupeer-le.

Ces enregistrements deviennent ensuite le support de passation et de formation, de sorte que l’effort ne sert pas uniquement à rendre compte. Le contenu vit dans votre base de connaissances avec une identité de marque cohérente, et lorsque le projet remet quelque chose à la fin, notre modèle de passation de projet couvre ce dont l’équipe qui reçoit a réellement besoin. Les instructions de configuration se trouvent dans le guide de configuration du modèle de document.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de plan de projet gratuit dans Excel ?

Excel est le bon format pour la plupart des projets et l’ensemble de colonnes ci-dessus s’intègre dans une seule feuille. Il n’y a pas de téléchargement verrouillé et pas de formulaire. Les deux modifications à apporter à n’importe quel modèle que vous utilisez déjà sont de verrouiller un ensemble de colonnes de dates de baseline et d’ajouter une colonne « cause » à côté de la colonne « écart ».

Existe-t-il un modèle de plan de projet gratuit dans Word ?

Word convient au récit du plan : objectifs, périmètre, hypothèses, dépendances, risques et ressources. Conservez le calendrier dans un tableur et faites-y référence, car un tableau de tâches dans Word ne peut pas calculer les écarts et devient ingérable au-delà d’environ trente lignes.

Existe-t-il un modèle de plan de projet gratuit dans Google Sheets ?

Oui, et Google Sheets a un avantage réel par rapport à Excel ici : l’historique des versions est automatique, ce qui signifie qu’une baseline peut être récupérée même si quelqu’un a modifié sur place. Utilisez-le comme filet de sécurité plutôt que comme mécanisme, et verrouillez de toute façon les colonnes de baseline.

Existe-t-il un modèle de plan de projet gratuit dans PowerPoint ?

Utilisez des diapositives pour le plan que vous présentez plutôt que pour le plan que vous exécutez. Jalons, dépendances externes et chemin critique. Présenter une liste de tâches de trois cents lignes est une façon fiable de passer une heure à discuter de la ligne quarante-sept.

Existe-t-il un modèle de plan de projet gratuit en PDF ?

Exportez la version avec baseline au moment de la validation, datée, et conservez ce fichier. Dans l’exemple travaillé ci-dessus, un PDF envoyé par e-mail du plan d’origine était le seul enregistrement conservé de la baseline, et il a fallu trois jours pour le reconstituer à partir de celui-ci.

Où puis-je trouver un modèle de tracker de projet dans Excel ?

Le tracker est la même feuille, filtrée sur les lignes qui comptent : chemin critique plus dépendances externes, ce qui, pour la plupart des projets, représente quarante à soixante lignes plutôt que trois cents. Construisez d’abord le plan, puis déduisez le tracker avec un filtre, plutôt que de maintenir deux fichiers qui divergent en l’espace de deux semaines.

Combien de lignes un tracker de projet doit-il avoir ?

Quarante à soixante pour un projet conséquent. Le test pour chaque ligne consiste à savoir si un décalage de deux semaines déplacerait la date de fin du projet ou obligerait à prévenir quelqu’un en dehors du projet. Si ce n’est pas le cas, elle appartient au plan et non à la mise à jour hebdomadaire, ce qui permet de limiter la mise à jour à vingt minutes plutôt qu’à quatre-vingt-dix.

Quelle est la différence entre un plan de projet et un calendrier ?

Le calendrier correspond aux dates et à la séquence. Le plan correspond au calendrier plus tout ce qui le rend significatif : objectifs, périmètre, hypothèses, dépendances, ressources et risques. Un calendrier sans hypothèses consignées ne peut pas expliquer pourquoi cela a glissé : c’est précisément la différence que les colonnes de baseline et de cause existent pour combler.