Un plan de gestion de projet est le plan directeur qui permet de livrer un projet avec succès. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la planification en commençant par un modèle de plan de gestion de projet gratuit, en le personnalisant avec votre identité de marque, puis en transformant le plan en résumés vidéo qui alignent les parties prenantes rapidement.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de gestion de projet ?

Un plan de gestion de projet est le document qui décrit comment un projet spécifique sera géré : son périmètre, son calendrier, son coût, sa qualité, ses ressources, ses communications, ses risques, ses achats et son approche vis-à-vis des parties prenantes.

Dans une approche formelle, c’est le plan directeur : il contient ou renvoie à des plans subsidiaires pour chacun de ces domaines. C’est ce qui le distingue d’un plan de projet, qui, dans l’usage courant, signifie souvent uniquement le calendrier.

Un modèle pour cela fournit généralement l’ensemble complet des sections subsidiaires, c’est pourquoi les versions finalisées atteignent soixante pages et plus. Cette exhaustivité n’est pas le problème, et cette page n’est pas un argument pour négliger la gouvernance.

Le problème, c’est ce qui remplit les pages.

Le test de mise en évidence pour tout plan de gestion de projet

Prenez un plan de gestion de projet finalisé provenant de votre propre organisation. Mettez en évidence chaque phrase qui serait différente si c’était un autre projet.

Pas les phrases qui contiennent le nom du projet. Les phrases dont le contenu changerait : une contrainte spécifique, une dépendance nommée, une décision prise pour les circonstances de ce projet, une date qui ne pourrait pas être déplacée.

Ensuite, regardez quelle proportion du document est mise en évidence.

Dans la plupart des organisations, c’est entre quinze et trente pour cent. Les soixante-dix à quatre-vingt-cinq pour cent restants décrivent la manière dont l’organisation gère les projets en général, et apparaîtraient inchangés dans le plan suivant et celui d’après.

C’est la raison pour laquelle personne ne lit ces documents. Un lecteur qui cherche ce qui est spécifique à ce projet doit le trouver dans une quantité de matière quatre fois plus importante qui, elle, ne l’est pas.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir la mise en page complète et les détails clairement.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à apporter des changements au modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué tous les changements nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Prévisualiser et affiner le modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez la Prévisualisation.

À partir de l’écran de prévisualisation, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle apparaît exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de plan de gestion de projet, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la planification : Ignorez la page blanche avec une structure PM complète.

• Couvrir chaque domaine de connaissances : Des sections intégrées pour le périmètre, le calendrier, le coût, la qualité et les risques.

• Rester conforme à votre marque : Appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs grâce au kit de marque de Trupeer.

• Aligner les parties prenantes : Transformez des plans denses en résumés vidéo que tout le monde peut assimiler rapidement.

• Standardiser d’un projet à l’autre : Utilisez le même modèle pour chaque initiative.

• Atteindre des équipes internationales : Traduisez les plans en 65+ langues en un clic.

Pourquoi la majeure partie du document conviendrait à n’importe quel projet

Le contenu générique n’est pas là par paresse. Il y est parce que le modèle le demande et parce que la gouvernance exige que chaque domaine subsidiaire soit traité.

Ainsi, la section de gestion du périmètre indique que les changements de périmètre seront soumis sous forme de demandes de changement, évalués pour leur impact et approuvés par le comité de changement. C’est vrai, et c’est ainsi que fonctionne chaque projet dans cette organisation, mais cela ne dit rien au lecteur sur ce projet.

La section de gestion de la qualité décrit l’approche standard de revue et de tests. La section de gestion des communications indique que les parties prenantes recevront un rapport hebdomadaire. La section de contrôle des changements reformule le processus de contrôle des changements. Tout est exact, identique au dernier plan, et capte toute l’attention du lecteur.

Pendant ce temps, le contenu réellement spécifique au projet — celui que le plan existe pour consigner — est dispersé à l’intérieur. Une restriction d’accès au site. Un fournisseur en source unique. Une fenêtre qui ne peut pas être déplacée. Une partie prenante qui doit approuver personnellement. Chacun de ces éléments correspond à une ou deux phrases, et chacun est enfoui.

La solution n’est pas d’écrire moins. Il s’agit de déplacer la matière générique quelque part où elle peut être rédigée une seule fois.

Comment séparer la méthodologie du plan

Deux documents plutôt qu’un.

Un document de méthodologie de référence. La façon dont votre organisation gère les projets. Contrôle des changements, portes de qualité, rythme de reporting, circuits d’escalade, standards de documents, rôles et leurs responsabilités. Rédigé une fois, détenu par le bureau de projet, référencé par chaque plan, mis à jour lorsque la méthode change plutôt qu’à chaque démarrage de projet.

Un plan de gestion de projet. Uniquement ce qui est spécifique à ce projet. Chaque section pose une seule question : qu’est-ce qui change ici ?

La règle qui permet de garder cette séparation honnête est simple à appliquer. Toute phrase qui pourrait apparaître inchangée dans le plan d’un autre projet est supprimée et remplacée par une référence à la méthodologie.

En appliquant cette règle à un plan existant de soixante pages, on obtient généralement huit à douze pages. Ces pages constituent le plan. Et, pour la première fois, elles valent la peine d’être lues.

Deux objections reviennent, et les deux ont des réponses. Les auditeurs et les clients exigent parfois l’ensemble complet du contenu subsidiaire ; dans ce cas, le document de méthodologie le satisfait et le plan y fait référence, ce que les auditeurs acceptent généralement car la traçabilité est plus claire. Et certaines personnes craignent que le plan paraisse trop léger, ce qui est vrai… jusqu’au moment où quelqu’un doit l’utiliser.

Modèle de plan de gestion de projet gratuit : les sections à copier

Copiez à partir d’ici. Huit sections, huit à douze pages, chacune répondant à ce qui est différent dans ce projet.

En-tête. Projet, sponsor, chef de projet, budget, dates, version du document de méthodologie sous laquelle ce plan fonctionne.

Objectifs et critères de réussite. Ce que ce projet doit accomplir, sous forme de mesures plutôt que de livrables, tiré du cahier des charges plutôt que réinventé.

Périmètre et limites. Ce qui est inclus, ce qui est exclu, et plus précisément ce qui est exclu que les gens ont demandé. Référez-vous au processus de changement plutôt que de le décrire.

Contraintes immuables. Dates, fenêtres, gels, délais réglementaires, périodes de possession ou d’accès, dates d’avis contractuel. Tout ce que le projet ne peut pas déplacer, avec son propriétaire. Notre modèle de plan de projet IT couvre la façon de le faire correctement, et c’est la section la plus intéressante à extraire sur une seule page.

Ressources et capacité. Qui est engagé, pour quelle part de son temps, et ce qu’il ne fait pas à la place. Nommez les personnes dont la disponibilité dépend réellement du plan.

Approche d’achat. Ce qui est acheté, sur quelle base, avec quels délais. Notre modèle de plan de gestion des achats couvre cela comme un plan subsidiaire lorsque le projet le justifie.

Risques spécifiques au projet. Uniquement les risques propres à ce projet, chacun avec un déclencheur et un propriétaire. Les risques génériques appartiennent à la liste de risques de référence de la méthodologie.

Écarts par rapport à la méthodologie. Où ce projet fera quelque chose différemment de l’approche standard, et pourquoi cela a été convenu. Cette section est courte, et c’est celle que les auditeurs lisent en premier.

Copiez jusqu’ici. Les plans subsidiaires sont joints lorsque l’ampleur du projet les justifie, et référencés lorsqu’ils ne le sont pas.

Le responsable des voies ferrées dont la fenêtre de possession était à la page 41

Kelvedon Rail est une entreprise d’ingénierie d’infrastructures d’environ mille six cents personnes, qui gère chaque année une trentaine de projets au-dessus de son seuil de deux cent cinquante mille livres, et chacun nécessitait un plan de gestion de projet.

Le modèle comportait onze plans subsidiaires et les versions finalisées atteignaient en moyenne soixante-huit pages.

Quelqu’un a effectué le test de mise en évidence sur douze d’entre eux. Contenu mis en évidence médian : dix-neuf pour cent.

Les sections périmètre, qualité, communications et contrôle des changements étaient quasi identiques dans les douze, et dans neuf cas mot pour mot, car chaque auteur était parti du plan précédent. Deux des douze contenaient encore le nom d’un autre projet dans le corps du texte.

Le bureau de projet a également suivi les ouvertures de documents. Sur ces douze plans, le nombre médian de fois où quelqu’un a ouvert le document après approbation était de trois. Deux n’ont plus jamais été ouverts par qui que ce soit.

La conséquence s’est révélée sur un projet. Une fenêtre de possession de voie, une date réellement immuable convenue des mois à l’avance avec le propriétaire de l’infrastructure, a été consignée à la page quarante et un du plan et nulle part ailleurs. L’équipe de livraison a planifié le travail pour une semaine pendant laquelle l’accès n’était pas disponible. Trois semaines ont été perdues, pour un coût estimé à cent quatre-vingt-six mille livres.

L’information avait été documentée. Elle avait été approuvée. Elle se trouvait dans soixante-huit pages, dont quatre cinquièmes décrivaient comment Kelvedon gère les projets en général.

La refonte a produit deux documents. Un document de méthodologie d’environ quarante pages, rédigé une fois et détenu par le bureau de projet. Et un modèle de plan de gestion de projet en huit sections, ciblant huit à douze pages, où chaque section ne demande que ce qui est différent dans ce projet.

Sur les vingt et un projets suivants, la longueur médiane des plans était de onze pages et le nombre médian d’ouvertures après approbation était de quatorze. Le test de mise en évidence sur huit d’entre eux a renvoyé une médiane de quatre-vingt et un pour cent de contenu spécifique au projet.

Les contraintes immuables se trouvent désormais aussi dans une annexe d’une page, extraite du plan et diffusée séparément, car la leçon tirée de la fenêtre de possession est que les dates importantes ne devraient pas être retrouvables uniquement en lisant.

Les plans subsidiaires, et lesquels vous avez réellement besoin

La position honnête est que la plupart des projets ont besoin de deux ou trois de ces éléments en tant que documents distincts, et de référencer le reste. Produire les dix parce que le modèle en liste dix, c’est ce qui génère un plan de soixante pages que personne n’ouvre.

Comment créer un plan de gestion de projet, étape par étape

Commencez par le cahier des charges : ainsi, le plan répond à un problème convenu plutôt que de reformuler une approche.

Rédigez d’abord les contraintes immuables. Elles déterminent ce qui est possible et c’est la section la plus susceptible de changer le reste.

Complétez chaque section restante en répondant uniquement à ce qui est différent ici. Si la réponse honnête est « rien », écrivez la référence et passez à la suite.

Nommez les personnes dès lors que le plan dépend de la disponibilité d’une personne, puis vérifiez avec elles.

Décidez quels plans subsidiaires justifient des documents distincts à l’aide du tableau ci-dessus, et référencez les autres.

Rédigez la section sur les écarts en dernier, une fois que vous savez où ce projet s’écarte de l’approche standard.

Ensuite, appliquez le test de mise en évidence à votre brouillon avant de le diffuser. Tout ce qui n’est pas mis en évidence est un candidat à la suppression.

Les phases clés qu’un plan de gestion de projet doit couvrir

Le plan doit dire quelque chose de spécifique au projet pour chaque phase, et pour la plupart des projets, cette chose doit être courte.

Démarrage. Qu’est-ce qui a autorisé le projet et selon quels critères de réussite.

Planification. Les contraintes, les ressources et les décisions d’approche. C’est là que se trouve la majeure partie du contenu du plan.

Exécution. Ce qui est différent dans la manière dont ce projet sera livré, y compris tout écart par rapport à la méthode standard.

Suivi et pilotage. Ce qui sera surveillé et qui est inhabituel pour ce projet, plutôt que le rythme de reporting standard.

Clôture et passation. Qui reçoit la production et de quoi il a besoin pour l’accepter, ce que couvre notre modèle de checklist de passation de projet, et il vaut mieux en convenir dès la planification plutôt qu’au moment de la clôture.

La phase où les plans sont les plus faibles est la dernière, car elle est la plus éloignée au moment où le plan est rédigé. Nommer l’équipe destinataire et ses critères d’acceptation dès la planification est la chose la plus précieuse que la section de clôture puisse contenir.

Méthodologies courantes de gestion de projet, et ce qui change

La forme du plan évolue selon la méthode, et le test de mise en évidence s’applique à toutes.

Waterfall ou stage-gate. L’ensemble complet des plans subsidiaires est conventionnel ici, et la discipline de séparer la méthodologie du plan est ce qui compte le plus, car les modèles sont les plus lourds.

Agile. Une grande partie de ce qu’un plan traditionnel documente se trouve plutôt dans la façon de travailler. Le plan doit toutefois contenir les contraintes immuables, l’engagement en ressources, l’approche d’achats et les écarts. Ce dont il n’a pas besoin, en revanche, c’est d’un plan de gestion du périmètre pour un périmètre délibérément émergent.

PRINCE2. La documentation de démarrage du projet joue ce rôle et sa structure est prescrite. La séparation de la méthodologie s’applique toujours, car PRINCE2 attend explicitement un ajustement, et c’est précisément ce que le lecteur doit voir.

Hybride. La réalité la plus courante, et celle où la section sur les écarts mérite sa place, car un projet hybride, par définition, s’écarte d’une méthode standard de façons spécifiques qui doivent être consignées.

Quelle que soit la méthode, le travail du plan est le même : consigner ce qui est particulier à ce projet. La méthode détermine où vit la matière générique, pas si elle appartient au plan.

Simple ou complet : quelle durée doit avoir le plan ?

Les deux extrêmes apparaissent dans ce que les gens recherchent, ce qui suggère que la question n’est pas vraiment tranchée : certains veulent un modèle simple d’une page, d’autres veulent un document de plan complet.

La résolution est qu’ils veulent des moitiés différentes de la même chose. Un modèle simple de gestion de projet correspond généralement au calendrier et à la liste des tâches, ce qui est un artefact opérationnel. Un plan complet de gestion de projet est le document de gouvernance. Les deux sont valides et aucun n’est l’autre.

Pour le plan, spécifiquement : huit à douze pages pour un projet conséquent, deux ou trois pour un petit, plus les plans subsidiaires qui justifient réellement des documents distincts. Si votre gouvernance exige davantage, produisez le document de méthodologie et faites-y référence : cela satisfait l’exigence sans produire un document que personne ne lit.

Le nombre à suivre n’est pas le nombre de pages. C’est le nombre d’ouvertures après approbation, que la plupart des systèmes de documents indiquent et que presque personne ne consulte.

Plan de gestion de projet ou plan de projet ?

Les termes sont utilisés de manière interchangeable, et la distinction vaut la peine d’être conservée.

Un plan de gestion de projet décrit comment le projet sera géré : l’approche, les contraintes, la gouvernance, les plans subsidiaires. C’est un document de gouvernance, approuvé une fois et révisé en cas de changement.

Un plan de projet, dans l’usage courant, signifie généralement le calendrier : tâches, dépendances, durées et propriétaires. C’est un artefact opérationnel, mis à jour chaque semaine.

Les confondre produit deux échecs familiers. Un document de gouvernance avec un diagramme de Gantt, qui est déjà obsolète en l’espace de deux semaines. Ou un calendrier présenté comme un plan, qui ne contient aucune contrainte, aucun engagement en ressources et aucun critère d’acceptation.

Gardez-les séparés et laissez chacun être mis à jour selon son propre cycle. Notre modèle de plan de projet IT couvre la partie planification, y compris le calendrier des contraintes, et notre modèle de documentation de projet couvre quels documents issus de ce processus valent la peine d’être conservés après la clôture.

Puis-je obtenir un modèle de plan de gestion de projet dans Excel ?

Excel convient aux artefacts qui sont des tableaux et qui doivent être mis à jour : le calendrier, l’engagement en ressources par personne, le registre des risques, la liste des contraintes avec les propriétaires et les dates, ainsi que la liste des lots d’achats avec les délais.

Word ou Google Docs pour le plan lui-même, qui est un texte décrivant des décisions et qui est approuvé plutôt que suivi.

PDF pour la version approuvée, exportée et datée. Comme le plan est ce que les gens citent lorsqu’un point est contesté, une version approuvée figée est importante.

La plupart des organisations finissent avec le plan dans un document et quatre ou cinq tableurs liés, ce qui est le bon arrangement. Ce qui ne fonctionne pas, c’est l’un ou l’autre des extrêmes : un plan entièrement dans un tableur fait perdre les décisions, et un plan entièrement dans un document signifie que les tableaux deviennent obsolètes.

Comment garder le contenu spécifique au projet visible

La leçon tirée de l’exemple traité ne concerne pas vraiment la longueur. Elle est que le contenu important spécifique au projet devient invisible lorsqu’il est entouré de matière générique, et qu’aucune qualité d’écriture ne corrige cela.

Deux habitudes aident. Extraire les contraintes immuables sur une page unique et les diffuser séparément, car ce sont les éléments dont l’absence coûte le plus cher. Et garder le document de méthodologie réellement à jour, car dès qu’il ne l’est plus, les gens recommencent à le reformuler dans les plans.

Trupeer AI est utile pour la deuxième de ces habitudes. Le document de méthodologie décrit des processus, et les processus changent : un nouvel outil de contrôle des changements, un autre circuit de reporting, un chemin d’approbation révisé. Consigner le processus une seule fois produit une procédure écrite avec les étapes et les écrans déjà capturés, ce qui permet de maintenir la méthodologie exacte à moindre coût, plutôt que de la laisser dériver jusqu’à ce que personne ne lui fasse plus confiance.

Consignez-le. Mettez-le en marque. Traduisez-le. Trupeerisez-le.

C’est important car toute la séparation dépend du fait que la méthodologie soit fiable. Un plan qui fait référence à une méthodologie que personne ne croit à jour commencera à la reformuler dès le deuxième projet. Le créateur de SOP couvre ces procédures et elles vivent dans votre base de connaissances avec une identité de marque cohérente. Les instructions de configuration se trouvent dans le guide de configuration du modèle de document.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle gratuit de plan de gestion de projet dans Excel ?

Excel convient aux tableaux dont le plan dépend : calendrier, engagement en ressources, registre des risques, contraintes avec les propriétaires, délais d’achats. Il n’y a pas de téléchargement verrouillé et pas de formulaire. Conservez le plan lui-même en tant que document et liez les feuilles, car les deux sont mis à jour sur des cycles différents.

Existe-t-il un modèle gratuit de plan de gestion de projet dans Word ?

La structure en huit sections ci-dessus se colle directement dans Word ou Google Docs. Appliquez le test de mise en évidence à votre premier brouillon avant de le diffuser : l’exercice supprime généralement plus de contenu qu’il n’en ajoute, et produit la version que les gens ouvriront réellement.

Existe-t-il un modèle gratuit de plan de gestion de projet en PDF ?

Exportez le plan approuvé et conservez la version de travail modifiable. Le plan est le document cité lorsque le périmètre ou l’approche est contesté ; une version figée datée vaut donc la peine d’être disponible à côté de la version en cours.

Où puis-je trouver un plan complet de gestion de projet en PDF ?

Les exemples publiés avec l’ensemble complet des plans subsidiaires sont faciles à trouver, y compris auprès d’organismes publics et d’universités, et ils sont utiles pour voir la structure conventionnelle. Lisez-en un et appliquez-y le test de mise en évidence : la plupart des exemples publiés sont essentiellement une reformulation de la méthodologie, ce qui est exactement la raison pour laquelle ils sont sûrs à publier.

Existe-t-il un modèle simple de gestion de projet dans Excel ?

Oui, et il s’agit généralement du calendrier et de la liste des tâches plutôt que du plan. Les deux valent la peine d’être conservés. Le calendrier suit le travail ; le plan consigne les contraintes, l’engagement en ressources et les décisions d’approche. Chercher le modèle simple quand vous avez besoin du plan, c’est ainsi que les projets se retrouvent sans trace de ce qui a été convenu.

Ai-je besoin d’un logiciel de plan de projet ?

Pas pour rédiger le plan, qui est un document. Le logiciel a sa place pour le calendrier une fois que vous dépassez environ trente tâches en cours avec des dépendances changeantes et plus d’une poignée de personnes qui mettent à jour le statut. En dessous de ce seuil, un tableur est plus rapide et tout le monde en a déjà un.

Qui doit rédiger le plan de gestion de projet ?

Le chef de projet, avec le sponsor qui approuve et le bureau de projet qui confirme quels plans subsidiaires sont requis. Lorsqu’un plan subsidiaire couvre le travail d’une autre fonction, comme les achats, cette fonction doit le rédiger plutôt que le chef de projet ne devine ses délais.

À quelle fréquence faut-il mettre à jour le plan de gestion de projet ?

En cas de changement plutôt que selon un cycle. Quand une contrainte bouge, quand les ressources changent, quand l’approche s’écarte de ce qui a été approuvé, ou quand le périmètre change. Le calendrier est mis à jour chaque semaine et le plan ne l’est pas : c’est la raison pratique de les conserver comme documents distincts.