Une excellente stratégie ne vaut rien si personne ne la comprend. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la communication de la stratégie en commençant par un modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement gratuit, en le personnalisant avec votre identité de marque, puis en transformant les présentations de stratégie en mises à jour vidéo que chaque employé peut assimiler en quelques minutes.

Qu’est-ce qu’un modèle gratuit de plan de communication de stratégie et de déploiement ?

Un modèle gratuit de plan de communication de stratégie et de déploiement est une structure réutilisable pour planifier la manière dont une stratégie est communiquée à l’échelle d’une organisation et transformée en comportements différents à chaque niveau.

Les deux parties de cette expression font un travail différent, et seule l’une des deux est normalement planifiée. La communication de stratégie consiste à dire aux personnes quelle est la stratégie. Le déploiement, c’est chaque équipe qui comprend ce qui change pour elle et qui le met en œuvre.

Presque tous les plans produits sous cette rubrique couvrent la première partie de manière approfondie et la seconde à peine. Ils listent un événement de lancement, une vidéo, un pack de briefing, un ensemble d’affiches, un hub intranet et une newsletter, le tout planifié, le tout livré à l’heure, et le tout fonctionne exactement comme prévu. Les gens découvrent qu’une stratégie existe et peuvent en répéter le titre. Très peu peuvent dire ce que cela signifie pour la prochaine chose qu’ils feront.

Le modèle n’est pas le plan. Le tableau à cinq colonnes « audience, message, canal, responsable, date » se remplit en dix minutes. Ce qui fait la différence, c’est une sixième colonne, présentée ci-dessous.

Le format suit l’usage. Une version Excel gratuite du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement convient au plan lui-même : c’est un tableau avec de nombreuses lignes, qui doit être trié par date et par audience. Une version Word gratuite du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement convient au récit qui l’entoure : les objectifs, les messages clés et l’approche de mesure.

L’annonce n’est pas le déploiement

La distinction mérite d’être formulée avec précision, car les organisations pensent régulièrement qu’elles ont fait la deuxième chose alors qu’elles n’ont fait que la première.

Une annonce transmet une information. Elle dit à quelqu’un qu’une décision a été prise. C’est nécessaire, c’est peu coûteux, et c’est là que part presque tout l’effort de communication, car c’est visible, planifiable et facile à déclarer comme terminé.

Le déploiement change ce que quelqu’un fait le mardi. Il exige de savoir lequel de ses habitudes actuelles est désormais incorrect, par quoi la remplacer, s’il est autorisé à arrêter de faire quelque chose, et ce qui se passe s’il se trompe en apprenant.

Aucun de ces éléments n’est porté par un événement de lancement. Un événement de lancement peut créer de l’attention et un moment partagé, deux choses réellement utiles, mais il ne peut pas dire à un assistant de point de vente s’il doit désormais faire quelque chose de différent quand un client s’approche du comptoir.

Le « signal » se trouve dans le plan lui-même. Comptez les lignes. Dans la plupart des plans de communication de stratégie, la grande majorité décrit ce qui est dit aux personnes, et quelques lignes seulement décrivent ce qui se passe ensuite. Le ratio est le diagnostic.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à apporter des changements au modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué tous les changements nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Prévisualiser et affiner le modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez la Prévisualisation.

À partir de l’écran de prévisualisation, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle apparaît exactement comme vous le souhaitez.

Avec un plan de communication de stratégie et de déploiement, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la planification : évitez la page blanche grâce à une structure conçue pour la communication de stratégie.

• Faire cascade de manière claire : des champs intégrés garantissent que chaque audience reçoit le bon niveau de détail.

• Rester fidèle à votre marque : appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs grâce au brand kit de Trupeer.

• Aligner rapidement : transformez la stratégie en vidéo que les dirigeants, les managers et les équipes de terrain comprennent tous.

• Standardiser sur tous les déploiements : utilisez le même modèle pour chaque initiative stratégique.

• Toucher des employés à l’échelle mondiale : traduisez la communication de stratégie en 65+ langues en un clic.

Rédigez le plan en comportements, pas en messages

Le changement consiste à ajouter une colonne obligatoire et à laisser celle-ci piloter le plan.

Pour chaque ligne, nommez le comportement que vous souhaitez produire. Pas le message, pas la prise de conscience : le comportement. Qu’est-ce que quelqu’un fera différemment, et comment le sauriez-vous.

Trois choses se produisent lorsque vous faites cela, et chacune est utile.

Les lignes sans comportement deviennent visibles. Certaines sont légitimes. Un événement de lancement existe réellement pour créer de l’attention et un point de référence partagé, et c’est un objectif valable à condition qu’il soit indiqué plutôt que supposé produire un changement à lui seul. Beaucoup d’autres lignes s’avèrent n’avoir aucun but, si ce n’est d’être du type de contenu que contiennent les plans de communication.

Le plan acquiert des lignes qui ne sont pas des communications. Une fois qu’on demande ce qui produit le comportement, les réponses honnêtes sont fréquemment une invite modifiée dans un système, une question différente dans le point quotidien, une mesure révisée sur le tableau d’équipe, ou un manager qui a une conversation spécifique avec un script. Tout cela doit figurer dans un plan de déploiement, même si personne ne l’appellerait « communication », et l’omettre explique pourquoi tant de plans pourtant bien exécutés ne changent rien.

L’équilibre se déplace dans l’organisation. Le changement de comportement est produit bien davantage par les managers de proximité que par la communication centrale ; ainsi, un plan rédigé en comportements finit par contenir la majorité de ses lignes sur ce que les managers font avec leurs équipes, plutôt que sur ce que le siège diffuse.

Ce troisième point est le plus inconfortable pour une fonction communication, car il signifie que la réussite du plan dépend largement de personnes que la fonction ne contrôle pas. Le nommer dans le plan est préférable à le découvrir dans les résultats d’enquête.

Ce que le modèle doit contenir

Neuf éléments. Les colonnes « comportement » et « preuves » sont celles qui font évoluer ce que le plan produit.

La ligne de mise en capacité des managers mérite sa propre ligne dans n’importe quel plan. Un pack de briefing en cascade envoyé à soixante managers produit soixante briefings différents, et la variation entre eux est généralement plus importante que la différence entre l’ancienne stratégie et la nouvelle.

Modèle gratuit de plan de communication de stratégie et de déploiement : la structure à copier

Rempli avec un exemple réel plutôt que des placeholders. L’organisation est un grossiste en matériaux de construction qui passe des transactions au comptoir aux relations avec des comptes professionnels.

Copiez à partir d’ici.

La stratégie en un paragraphe. Les mots utilisés par tout le monde.

Nous passons du fait de servir toute personne qui se présente à l’accueil à la construction de comptes professionnels avec des artisans locaux. La réussite correspond à une part plus importante des dépenses de chaque client, plutôt qu’à davantage de transactions. Cela change ce que signifie « bien faire » au comptoir.

Audiences, segmentées selon ce qui change.

Lignes du plan.

Dix lignes, dont quatre ne sont pas des communications au sens conventionnel. C’est précisément l’enjeu.

Mesures.

Prise de conscience, via un mini-sondage de deux questions. Compréhension, en demandant à un échantillon ce que cela change dans sa journée et en notant les réponses. Comportement, via les demandes de compte par point de vente et par semaine, qui est la seule mesure qui compte.

Séquence. Quatre semaines de préparation avant le lancement, principalement la mise en capacité des managers. Lancement à la semaine zéro. Douze semaines de déploiement ensuite, là où se trouvent neuf des dix lignes.

Copiez à partir d’ici.

Exemple : quatre-vingt un pour cent peuvent le nommer, vingt-trois pour cent peuvent l’appliquer

Le groupe Bexworth gère soixante-deux points de vente de matériaux de construction, avec environ deux mille cent employés. Il a adopté une stratégie consistant à passer des ventes transactionnelles au comptoir vers des relations avec des comptes professionnels : c’était une stratégie solide et un changement de comportement significatif pour les équipes des points de vente.

Le plan de communication comptait trente-quatre lignes : une conférence de lancement, une vidéo du PDG, un pack de briefing pour les points de vente, un ensemble d’affiches, un hub intranet, une newsletter mensuelle et une série de roadshows régionaux. Chaque ligne a été livrée à l’heure et avec un bon niveau de qualité. L’équipe communication a déclaré le plan terminé.

Six mois plus tard, une enquête a révélé que quatre-vingt un pour cent du personnel des points de vente pouvaient nommer correctement la stratégie. Vingt-trois pour cent pouvaient dire ce que cela changeait dans leur journée.

Les données sur le comportement confirmaient le deuxième chiffre. Les demandes de compte étaient stables et le mix des transactions au comptoir n’avait pas changé.

Quelqu’un a ensuite relu le plan en gardant une seule question en tête : pour chaque ligne, que doit faire quelqu’un différemment en conséquence.

Trente et une des trente-quatre lignes n’avaient pas de réponse. Elles décrivaient des choses dites aux personnes. Trois lignes concernaient ce qui se passait ensuite, et deux de ces trois lignes étaient de la « reporting ».

La réécriture a conservé la stratégie, les audiences et la plupart des messages. Elle a ajouté une colonne de comportement et l’a appliquée sans compromis. Dix-neuf lignes ont été supprimées ou fusionnées, car elles existaient pour informer une audience qui n’avait aucun changement de comportement et qui le savait déjà.

Onze nouvelles lignes ont été ajoutées, et c’est la partie instructive. Aucune n’était une communication, comme l’équipe l’avait envisagé. Une ouverture scriptée pour le point quotidien. Un guide 1:1 hebdomadaire révisé pour les managers de point de vente. Une mesure modifiée sur le tableau du point de vente pour que le volume de transactions cesse d’être l’élément célébré. Une invite en caisse au moment où la question était le plus souvent oubliée. Une checklist de visite en point de vente révisée pour les managers régionaux.

Neuf mois après la réécriture, la proportion de personnes capables de dire ce que cela changeait dans leur journée est passée de vingt-trois pour cent à soixante-sept pour cent. Les demandes de compte ont augmenté de quarante et un pour cent.

La stratégie n’avait jamais été mal communiquée. Elle avait été communiquée en profondeur, mais jamais déployée, et le plan ne comportait aucune colonne qui aurait révélé la différence.

Comment construire le plan en six étapes

1. Rédigez le paragraphe de stratégie une seule fois et figez-le. Chaque couche qui reformule introduit une dérive, et à la quatrième reformulation, le terrain a une stratégie différente.

2. Segmentez les audiences par changement de comportement, pas par département. Deux équipes qui font la même nouvelle chose ont besoin du même traitement, quel que soit l’endroit où elles se trouvent.

3. Rédigez le comportement avant le message. Pour chaque audience, que fait-elle différemment. Si la réponse est « rien », elles n’ont besoin que d’une prise de conscience, et une seule ligne suffira.

4. Demandez ce qui produirait réellement ce comportement. Souvent, la réponse n’est pas une communication, et ces actions doivent de toute façon figurer dans le plan.

5. Donnez aux managers quelque chose à exécuter, pas quelque chose à envoyer. Un script, trois questions, une démonstration. Un pack de briefing produit autant de briefings qu’il y a de managers.

6. Planifiez douze semaines après le lancement, pas quatre semaines avant. La préparation vaut la peine, et le déploiement est là que le changement réussit ou s’inverse.

L’étape trois est celle qui remodèle le plan. La plupart des plans sont rédigés du message vers l’extérieur, ce qui produit un calendrier de communication. Rédigé à partir du comportement en remontant, vous obtenez un plan de déploiement qui inclut, par hasard, des communications.

Le problème de la cascade

La stratégie se dégrade en descendant dans une organisation, et le mécanisme, c’est la reformulation.

Chaque niveau reçoit la stratégie, l’interprète, puis transmet son interprétation. Quatre niveaux signifient quatre interprétations, et la version qui atteint le terrain entretient souvent un rapport lâche avec l’original. Personne n’a mal agi. Tout le monde a résumé.

Trois choses limitent ce phénomène.

Fixez les mots. Un paragraphe, rédigé au centre, utilisé à l’identique à chaque niveau. Les managers ajoutent du sens local autour, plutôt que de le réécrire.

Raccourcissez la chaîne. Dans la mesure du possible, le terrain entend la stratégie directement depuis le haut, en plus de la part de son manager, afin de disposer d’une version non filtrée à comparer.

Testez l’extrémité. Demandez aux personnes quatre niveaux plus bas quelle est la stratégie et ce qu’elle change. Tout ce qui revient correspond à ce que vous avez réellement communiqué, quel que soit ce qui a été envoyé.

La dernière option est le seul retour fiable disponible, et elle n’est presque jamais réalisée, car l’enquête qui est menée demande si les personnes ont entendu parler de la stratégie, plutôt que ce qu’elles pensent qu’elle signifie.

Mesurer si le changement a été compris

Trois mesures, et elles doivent être distinctes, car les fusionner, c’est ainsi que les organisations concluent que le déploiement a fonctionné.

Prise de conscience. Peuvent-ils la nommer. Facile à déplacer, facile à mesurer, et sans intérêt en soi. C’est le chiffre qui atteint 90 % et rassure tout le monde.

Compréhension. Peuvent-ils dire ce que cela change dans leur propre travail. Mesurée en posant une question ouverte à un échantillon et en notant les réponses : cela demande un effort et c’est la chose la plus informative que vous ferez.

Comportement. Est-ce que la chose a réellement changé. Demandes de compte, recommandations faites, tout ce que la stratégie est censée produire. La seule mesure qui tranche la question.

L’écart entre la première et la deuxième mesure correspond à l’écart de déploiement, et il est important dans presque toutes les organisations qui ne l’ont pas fermé volontairement. Présentez les trois mesures côte à côte : ne rapporter que la prise de conscience, c’est ce qui a permis à Bexworth de croire que le plan avait fonctionné.

Ce plan vs les autres plans de communication

Quatre documents liés, et se tromper de l’un d’eux est fréquent.

Un plan de communication général couvre la communication organisationnelle courante : qui doit entendre quoi, via quel canal, à quel rythme. Le modèle de plan de communication le couvre.

Un plan de communication de stratégie et de déploiement couvre un changement de direction spécifique et se juge sur le comportement plutôt que sur la portée. Cette page.

Un plan de communication de campagne couvre une campagne externe limitée dans le temps, avec des phases, et le plan de communication de campagne de marque couvre cette forme.

Un plan de communication situationnelle ou de gestion des risques couvre ce que vous dites quand quelque chose tourne mal, là où la vitesse et l’autorité de prise de parole dominent tout le reste. Couvert dans le plan de communication de gestion des risques.

Si vous cherchez un modèle de plan de communication en fichier Word ou un téléchargement gratuit de modèle de plan de communication Excel pour un usage général, le premier de ces quatre est celui que vous voulez. Cette page suppose que vous déployez un changement et que l’enjeu, c’est ce que les gens font ensuite.

Variantes

La structure reste, et l’équilibre se déplace.

Déploiement de la stratégie sur un réseau de points de vente ou de sites. L’exemple ci-dessus. Les managers de proximité portent presque tout, et la cohérence entre les sites est le principal risque.

Déploiement de politiques dans un contexte « lean ». Lorsque le déploiement de la stratégie signifie hoshin kanri, le plan de communication se place aux côtés du processus catchball et des matrices de déploiement. La colonne de comportement s’applique toujours, et la cascade est davantage formalisée.

Communication de déploiement d’un système ou d’un logiciel. Le changement de comportement est concentré et datable, puisque les personnes passent à un nouveau système à une date connue. La mise en capacité des managers compte moins, et la formation ainsi que les parcours de support comptent davantage.

Refonte ou changement de modèle opérationnel. Dans la plupart des juridictions, cela implique des obligations de droit du travail et de consultation, et la séquence de communication peut être légalement contrainte. Demandez conseil avant d’écrire le plan : une séquence de communication bien conçue qui enfreint les exigences de consultation est un plan coûteux.

Fusion ou intégration. Deux organisations avec deux vocabulaires. La règle « fixez les mots » compte davantage ici qu’ailleurs.

Petite organisation. Le problème de la cascade disparaît en grande partie en dessous d’environ cinquante personnes, et la colonne de comportement conserve sa place.

Ce qu’un modèle gratuit de plan de communication de stratégie et de déploiement ne peut pas corriger

Une stratégie que personne ne comprend en haut. Si l’équipe de direction la décrit de trois manières différentes, aucune cascade ne produira de la clarté en dessous.

Des managers qui ne peuvent pas ou ne veulent pas l’exécuter. Le plan dépend des managers de proximité, et s’ils ne sont pas convaincus, le déploiement s’arrête à leur niveau, quel que soit ce que le siège envoie.

Des mesures qui récompensent encore l’ancien comportement. Les tableaux de point de vente de Bexworth célébraient le volume de transactions pendant les six premiers mois d’une stratégie sur les comptes. Aucune communication ne surmonte une incitation.

La communication des résultats de prise de conscience. Aucun téléchargement gratuit de modèle gratuit de plan de communication de stratégie et de déploiement, et aucun téléchargement gratuit de modèle gratuit de plan de communication de stratégie et de déploiement en fichier Word, ne vous empêchera de mesurer la portée et de l’appeler « succès ». Seule la déclaration des trois mesures ensemble le fera.

Montrer le changement plutôt que le décrire

Les lignes d’un plan de déploiement qui produisent un comportement sont celles où quelqu’un voit la nouvelle façon de faire plutôt que d’en lire la description. C’est ce que permet un atelier manager, et c’est pourquoi l’atelier fonctionne, contrairement au pack de briefing.

Le défi, c’est qu’un atelier touche uniquement les personnes qui y assistent, et qu’un réseau de points de vente de soixante-deux sites avec des plannings en rotation et du personnel à temps partiel signifie qu’une part substantielle des personnes dont le comportement doit changer n’a jamais été dans la salle.

Trupeer AI rend la démonstration reproductible. Quelqu’un exécute le nouveau processus une fois tout en enregistrant, et le résultat est une visite guidée écrite avec des captures d’écran déjà capturées et placées, aux côtés d’une vidéo, dans votre propre branding. Cela devient une ligne du plan à part entière, disponible pour tout le monde, quel que soit le poste, le site ou le moment où ils ont rejoint l’entreprise.

Enregistrez-le. Mettez-le en marque. Traduisez-le. Trupeerisez-le.

Deux points suivent spécifiquement pour le déploiement. La cohérence dans les premières semaines détermine si le changement s’ancre ou s’inverse, et un enregistrement donne à chaque site la même version plutôt que soixante-deux interprétations d’un pack de briefing. Et les personnes qui rejoignent après le lancement n’ont assisté à rien : une démonstration enregistrée est donc la manière dont un changement survit à la première année de turnover du personnel.

Le contenu se trouve dans votre base de connaissances et sert aussi de formation. Lorsque la nouvelle façon de faire devient la norme, elle appartient au modèle SOP. La cohérence entre vos documents consiste à définir le brand kit une seule fois, et la configuration est couverte dans le guide de configuration du modèle de document.

Questions fréquentes

Existe-t-il une version Excel gratuite du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement ?

Excel convient au plan lui-même, car c’est un tableau avec de nombreuses lignes que vous voudrez trier par date, par audience et par responsable. Un fichier Excel gratuit du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement est le bon format de travail.

Ajoutez la colonne de comportement comme champ obligatoire plutôt que comme option. Une ligne avec une cellule de comportement vide correspond soit à un élément de prise de conscience légitime, qui doit le dire, soit à quelque chose qui n’a pas besoin d’être dans le plan.

Existe-t-il une version Word gratuite du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement ?

Word convient au récit autour du tableau : le paragraphe de stratégie, l’analyse des audiences, l’approche de mesure et les conseils aux managers. Un fichier Word gratuit du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement fonctionne bien pour cela.

Conservez le plan détaillé ligne par ligne dans un tableur et faites-y référence. Le fait de tout regrouper dans un seul document signifie que le plan est constamment modifié et que le récit n’est plus lu.

Existe-t-il une version Word doc gratuite du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement ?

Oui, et un fichier Word doc gratuit du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement est identique à un fichier Word avec une extension plus ancienne.

La décision la plus utile concerne ce que vous mettez dans le pack managers. Les managers ont besoin de quelque chose à exécuter plutôt que de quelque chose à envoyer : un script pour la première conversation, trois questions pour les 1:1, et idéalement une démonstration qu’ils peuvent lancer plutôt que décrire.

Existe-t-il un téléchargement gratuit Word du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement ?

Disponible largement, et presque tous sont un tableau à cinq colonnes : audience, message, canal, responsable et date.

Ce tableau convient et il s’agit d’un calendrier de communication. Un téléchargement gratuit du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement en Word n’inclura pas de colonne de comportement, et en ajouter une prend une minute et change l’objectif du plan.

Existe-t-il un téléchargement gratuit du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement qui vaut la peine d’être utilisé ?

Le tableau prend dix minutes à construire : un téléchargement gratuit du modèle de plan de communication de stratégie et de déploiement vous fait gagner très peu.

Évaluez n’importe lequel avec une seule question. Y a-t-il un endroit pour enregistrer ce que quelqu’un fera différemment en conséquence de chaque ligne ? Essentiellement aucun ne l’a, et sans cela, un plan de déploiement et un calendrier de communication sont le même document.

Où puis-je obtenir un fichier Word de modèle de plan de communication pour un usage général ?

Pour la communication organisationnelle courante plutôt qu’un déploiement, le document général est celui dont vous avez besoin. Un fichier Word de modèle de plan de communication couvrant les audiences, les canaux, la fréquence et les responsables fera l’affaire, et notre page de plan de communication couvre cette structure.

Utilisez la version générale lorsque vous planifiez une communication continue. Utilisez la structure de cette page lorsque vous cherchez à changer ce que les gens font.

Où puis-je obtenir un téléchargement gratuit Excel d’un modèle de plan de communication ?

Excel est le format naturel pour tout plan de communication, car ce sont essentiellement des tableaux. Un téléchargement gratuit Excel d’un modèle de plan de communication vous donnera les colonnes et vous permettra de trier et filtrer, ce qui correspond à l’essentiel de ce dont vous avez besoin.

La distinction qui compte n’est pas le format, mais l’objectif. Un plan courant suit ce qui est envoyé. Un plan de déploiement suit ce qui change et nécessite une colonne supplémentaire pour le faire.

Existe-t-il un téléchargement gratuit d’un modèle de plan de communication qui couvre à la fois l’usage courant et le déploiement ?

En pratique, ce sont deux documents différents, et les combiner a tendance à produire un plan qui ne fait bien ni l’un ni l’autre, car la communication courante est planifiée selon un rythme, tandis que la communication de déploiement est séquencée autour d’un changement.

Un téléchargement gratuit d’un modèle de plan de communication est généralement construit pour le cas courant, qui correspond au besoin le plus fréquent. Si vous déployez une stratégie, partez de ce tableau et ajoutez la colonne de comportement, les lignes de mise en capacité des managers et les actions non liées à la communication, ce qui correspond à peu près à ce que décrit cette page.