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Software gratuito de playbook de IA para empresas
Crea y comparte manuales para la incorporación, las ventas y los procesos con IA.
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Trupeer crea documentación de manuales de procedimientos empresariales a partir de grabaciones de pantalla. Grabe el flujo de trabajo una vez durante el trabajo real y la IA generará un documento de manual de procedimientos estructurado con pasos numerados, capturas de pantalla anotadas y un tutorial en vídeo a juego. El resultado se envía en formato PDF o Word para su descarga, se incrusta dentro de Notion, Confluence, SharePoint o Document360 para su alojamiento, o bien permanece en el formato de página compartida de Trupeer con controles de visibilidad por documento.
Una nota sobre la categoría antes de seguir adelante. El término "software de manuales de procedimientos empresariales" se utiliza para referirse a dos cosas diferentes. El primer significado: plataformas de ejecución de flujos de trabajo como Trainual, Process Street, Whale y Tango Workflows. Estas alojan los manuales de procedimientos y los ejecutan como flujos de trabajo asignados para el equipo. Se asignan propietarios a los pasos, se realiza un seguimiento de la finalización, las vistas basadas en roles muestran diferentes secciones a diferentes personas y los análisis muestran qué pasos se están completando o saltando. Trupeer no es este tipo de plataforma.
El segundo significado: herramientas que ayudan a los equipos a producir el contenido procedimental que se incluye en un manual de procedimientos. SOP, guías de formación, procedimientos del manual de ventas, flujos de trabajo de incorporación de clientes, listas de comprobación operativas. Trupeer encaja en esta segunda categoría. La IA se encarga del trabajo de producción de contenidos que tradicionalmente requería días de redacción manual y captura de pantallas. A continuación, el contenido se aloja allí donde el equipo ya ejecute sus manuales de procedimientos (en Trainual o Whale si el equipo utiliza alguna de esas plataformas, en Notion o Confluence si utiliza una wiki, o en la base de conocimientos de Trupeer si el equipo no dispone de un sistema existente).
¿Por qué es necesario el software de manuales de procedimientos empresariales?
El patrón en el que caen la mayoría de los equipos. Los empleados más experimentados saben cómo se hace el trabajo porque llevan dos o tres años haciéndolo. Los nuevos empleados no lo saben, porque nadie puso por escrito el manual de procedimientos. Por tanto, la incorporación tarda entre 6 y 12 semanas porque las nuevas contrataciones tienen que aprender cada procedimiento siguiendo a alguien con más experiencia o interrumpiendo a la gente con preguntas de tipo "espera, ¿cómo hacemos esto?". El calendario de los miembros experimentados del equipo se llena con las mismas explicaciones que dieron hace seis meses a otra nueva contratación. Multiplique esto por departamentos, ubicaciones y trimestres, y el coste se acumula rápidamente. Por eso combina tan bien con las plantillas de planes de negocio: la incorporación y la documentación proceden de la misma fuente.
El otro patrón. El manual de procedimientos existe en Trainual, Whale o Notion. Se enumeran los pasos. Se asignan los propietarios. Pero cuando un propietario se dispone a ejecutar el paso asignado, lee la documentación y descubre que se redactó hace 18 meses, que hace referencia a una interfaz de usuario que ha cambiado y que se salta las tres indicaciones de confirmación que se han añadido desde entonces. Por tanto, técnicamente la documentación está ahí, pero es incorrecta. En su lugar, los propietarios preguntan por Slack. El manual de procedimientos se convierte en un simulacro de documentación: parece completo, pero nadie confía en él.
Ambos patrones comparten una causa común: el contenido procedimental que subyace a la estructura del manual de procedimientos debe ser preciso y estar actualizado, o el manual dejará de funcionar. Trupeer soluciona específicamente la producción de contenido procedimental. Grabe el procedimiento real y la IA generará la documentación. Cuando el procedimiento cambie, vuelva a grabar el paso afectado y la documentación se actualizará automáticamente. Así, el contenido procedimental del manual de procedimientos se mantiene en sintonía con la realidad.
Qué hace este software de manuales de procedimientos empresariales
La herramienta de documentación de manuales de procedimientos empresariales de Trupeer genera el contenido procedimental que se organiza en los manuales de procedimientos. La IA se encarga de tres tareas en una sola pasada de procesamiento:
En primer lugar, extrae los pasos secuenciales de la grabación con marcas de tiempo, captura imágenes con anotaciones en cada clic y genera el documento del procedimiento escrito correspondiente. De este modo, una grabación de 6 minutos sobre "cómo realizamos el cierre de ventas trimestral" se convierte en un documento estructurado con 12 pasos numerados y capturas de pantalla en cada uno de ellos. Tiempo total de redacción: prácticamente cero.
En segundo lugar, produce un videotutorial correspondiente al mismo procedimiento. La misma grabación que sirvió para el documento escrito produce la versión en vídeo pulida, eliminando las muletillas, sincronizando los efectos de zoom con el momento del clic y aplicando automáticamente el estilo de la marca. Ambos formatos a partir de la misma fuente.
En tercer lugar, los documentos ligan con la estructura de base de conocimientos integrada de Trupeer, organizada en secciones y capítulos, con ajustes de visibilidad por documento (público, solo para la organización, dominios seleccionados, solo mediante invitación). De este modo, la documentación del manual reside en una biblioteca estructurada por la que el equipo puede navegar, o se exporta a cualquier plataforma de alojamiento de manuales de juego que el equipo ya utilice.
Capacidades principales:
Generar documentos de procedimientos escritos a partir de grabaciones de pantalla con capturas de pantalla y pasos numerados insertados en el texto
Producir videotutoriales correspondientes a partir de la misma grabación original
Organizar los documentos de procedimientos en secciones y capítulos con opción de búsqueda en toda la biblioteca
Ajustes de visibilidad por documento: público, solo para la organización, dominios seleccionados, solo mediante invitación
Exportar a PDF, Word o MP4 para su alojamiento fuera de Trupeer
Traducir documentos a más de 65 idiomas en los planes de pago, aplicándose tanto a la guía escrita como a la voz en off del vídeo
Cómo funciona el software de manuales de procedimientos empresariales de Trupeer
Paso 1: Registre su procedimiento
Abra el grabador de pantalla basado en el navegador y vaya realizando el procedimiento que desea documentar. Explique los pasos de la misma forma que se los enseñaría a un nuevo miembro del equipo. O bien suba una grabación existente de Loom, Zoom o herramientas similares.
Paso 2: La IA genera el contenido del manual de procedimientos
La plataforma extrae cada paso de la grabación, toma capturas de pantalla anotadas, genera la documentación escrita y produce el tutorial de vídeo correspondiente. Se eliminan las muletillas, se suaviza el temblor del cursor y se aplica la identidad de marca. Procesamiento total de la IA: normalmente de 5 a 15 minutos, según la duración de la grabación.
Paso 3: Organizar y distribuir
Revise el documento generado automáticamente, realice las modificaciones pertinentes y organícelo en las secciones de la base de conocimientos que coincidan con la estructura de su propio manual. Compártalo mediante un enlace de página compartida, incrústelo en su plataforma de manuales actual o descárguelo en PDF o Word.
A quién va dirigido este software de manuales de procedimientos empresariales de Trupeer
La herramienta de documentación de manuales de procedimientos de Trupeer sirve para equipos que necesitan producir contenidos de este tipo con regularidad pero que no cuentan con un redactor técnico dedicado.
Responsables de operaciones: Documentar los procedimientos recurrentes que realiza el equipo cada trimestre (cierre, lanzamientos, preparación de auditorías, formación de nuevas incorporaciones) para que el mismo proceso se ejecute de la misma forma, independientemente de quién lo realice en ese trimestre. El manual se mantiene al día a medida que evolucionan los procedimientos, ya que las actualizaciones se realizan volviendo a grabar un único paso modificado.
Operaciones de ventas y capacitación de ventas: Documentar acciones de ventas repetibles: procedimientos de demostraciones, flujos de trabajo de llamadas de descubrimiento, pasos para el traspaso en la incorporación de clientes, procedimientos de revisión de acuerdos. La misma grabación de origen produce tanto el videotutorial para la formación de nuevos representantes como el documento de referencia escrito para el contenido alojado del manual.
Líderes de Customer Success: Documentar los procedimientos del manual de incorporación de clientes, flujos de trabajo de revisión de la salud de la cuenta, marcos de conversación de expansión y procedimientos trimestrales de revisión del negocio. Cada procedimiento tiene su propio documento con capturas de pantalla, pasos insertados en el texto y un vídeo coincidente, todo ello enlazado desde la estructura de manuales existente del equipo.
Especialistas en recursos humanos y aprendizaje y desarrollo (L&D): Documentar los procedimientos de incorporación de empleados, los flujos de trabajo de inscripción en beneficios, los ciclos de evaluación de rendimiento y los recorridos por las políticas. El manual anual se actualiza volviendo a grabar únicamente el paso modificado, en lugar de rehacer todo el documento cuando cambian los sistemas o procesos.
Operaciones de franquicias y multizona: Producir documentación de procedimientos estandarizada con distribución a cada delegación. Traducir a idiomas locales a partir de una única grabación origen. El kit de marca garantiza que la documentación del playbook de cada ubicación se vea uniforme sin importar quién haya realizado la grabación origen.
Empresas en fase de crecimiento (scale-ups): Capturar el conocimiento procedimental de los empleados antiguos antes de que se marchen de la empresa. Grabar los procedimientos reales durante el trabajo habitual crea documentación por defecto, sin que suponga un proyecto de redacción aparte que siempre acaba posponiéndose.
Funciones clave del software de manuales de procedimientos empresariales de Trupeer
La IA genera contenido procedimental de grabaciones: La IA examina la secuencia de clics en tu grabación y genera el documento escrito correspondiente con pasos numerados y capturas de pantalla consecutivas. De este modo, se pasa de hacer 30 operaciones manuales de captura de pantalla a cero. El autor revisa lo capturado, cambia los elementos necesarios y lo publica.
Videotutorial coincidente de la misma grabación original: La misma grabación con la que se generó el documento escrito sirve para producir la versión en vídeo pulida. Se eliminan las muletillas, se suaviza el temblor del cursor, se sincronizan los efectos de zoom con el momento del clic y se aplica el diseño del kit de marca. Dos formatos con una única grabación.
Base de conocimientos con secciones y capítulos: Organice los documentos procedimentales siguiendo la estructura que se ajuste a su manual de juego. Cada categoría de manual tiene su propia sección. La búsqueda en toda la biblioteca muestra el documento preciso cuando alguien escribe una consulta. Al superar el límite de los 50 documentos, la mayoría de los sistemas de documentación empiezan a fallar. El buscador de Trupeer sigue rindiendo.
Visibilidad por documento: Los documentos operativos del manual de procedimientos siguen siendo exclusivos para la organización. Los pasos del manual dirigidos al cliente compartidos con su equipo obtienen visibilidad para dominios seleccionados. Los procedimientos sensibles de conformidad reglamentaria continúan siendo solo por invitación. Establezca la visibilidad de cada documento y modifíquela después sin necesidad de rehacer nada.
Actualización volviendo a grabar un solo paso modificado: Cuando cambie el procedimiento subyacente (actualización de UI del sistema, perfeccionamiento del flujo de trabajo), vuelva a grabar únicamente ese paso. La IA procesa de nuevo el fragmento. Tanto el vídeo como el documento escrito se actualizan in situ. Así, el contenido del manual de procedimientos continúa coincidiendo con la realidad a medida que cambian los sistemas y procesos.
Dónde encaja Trupeer junto a Trainual, Process Street, Whale y plataformas de ejecución de manuales de juego
El espacio de herramientas para manuales de procedimientos empresariales cuenta con dos categorías diferenciadas. La primera son las plataformas de ejecución de manuales de procedimientos: Trainual, Process Street, Whale, SweetProcess, Tango Workflows y herramientas similares. Estas alojan los manuales y los ejecutan como flujos de trabajo asignados. Se asignan propietarios a los procedimientos, se hace un seguimiento de la finalización, el acceso según el rol muestra distintos procedimientos a los diferentes miembros del equipo y los paneles de control indican qué manuales se están ejecutando y cuáles se pasan por alto. Estas plataformas están diseñadas para la capa de ejecución de los manuales. Trupeer no se ha diseñado para esta capa ni pretende serlo.
La segunda categoría es la producción de contenidos de procedimientos para manuales de juego. Herramientas que generan los documentos que se estructuran en los manuales de juego. Trupeer, Scribe, Tango (la herramienta de captura de clics, no Tango Workflows) y Guidde encajan en esta categoría. El comprador suele pertenecer a operaciones, capacitación de ventas, Customer Success, recursos humanos o formación y desarrollo. Su fin: generar contenidos procedimentales con mayor rapidez y precisión de lo que consiguen las redacciones manuales. El posicionamiento característico de Trupeer en esta categoría: tanto vídeo como documento escrito a partir de una única grabación, kit de marca e integración de traducción a más de 65 idiomas, y un mecanismo de actualización que vuelve a grabar un único paso para actualizar el contenido de forma constante ante cualquier cambio de los procedimientos.
El patrón real que adoptan la mayoría de los equipos consiste en utilizar una plataforma de ejecución de manuales (como Trainual, Process Street o Whale) como la capa de alojamiento y asignación, y usar Trupeer como la capa de producción de contenidos que los alimenta. La plataforma de ejecución se encarga de determinar "quién tiene asignado cada paso del manual, quién lo ha completado y quién necesita recordatorios". Trupeer se ocupa de "cómo es en la práctica el procedimiento para cada paso, ilustrado con capturas de pantalla y un videotutorial". La mayoría de los equipos que combinan ambas herramientas descubren que el tándem da buenos resultados porque cada herramienta destaca en su capa específica. Para aquellos equipos que no disponen de una plataforma de ejecución y que solo necesitan su documentación de procedimientos estructurada en una base de conocimientos, la base de conocimientos integrada de Trupeer se ocupa también de la parte del alojamiento. Cualquiera de los dos esquemas funciona perfectamente.
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Beneficios de usar el software de playbooks empresariales de Trupeer
Playbooks generados por IA
Crea manuales empresariales pulidos en minutos usando automatización con IA.
Integración multimedia
Añade avatares de IA, locuciones y elementos visuales para el aprendizaje interactivo en equipo.
Conocimiento empresarial centralizado
Mantén todas las estrategias, los flujos de trabajo y los procesos en un centro accesible.
Crea un manual de estrategias empresariales con Trupeer
Paso 1
Sube o redacta tus procesos
Paso 2
La IA mejora y estructura el contenido.
Paso 3
Compartir y capacitar equipos
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es Business Playbook Software?
Es una herramienta para documentar y compartir, de forma estructurada, los procesos, estrategias y flujos de trabajo clave de tu empresa.
2. ¿Cómo ayuda Trupeer a crear playbooks?
Trupeer usa IA para crear, organizar y mejorar playbooks con elementos interactivos como avatares y guías de video.
3. ¿Puedo crear un playbook de ventas con Trupeer?
Sí, Trupeer es perfecto para documentar guiones de ventas, estrategias y flujos de trabajo de formación.
4. ¿Es Trupeer adecuado para startups?
Absolutamente. Las startups pueden usar Trupeer para documentar los procesos desde el principio y escalar sin problemas.
5. ¿Puedo actualizar los playbooks fácilmente?
Sí, Trupeer te permite editar y actualizar los playbooks en cualquier momento, asegurando que sigan siendo relevantes.
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