Ücretsiz Yapay Zekâ İşletme Rehberi Yazılımı

Trupeer, ekran kayıtlarından iş akışı dokümantasyonu üretir. Gerçek iş sırasında workflow’u bir kez kaydedin; AI, numaralı adımları, açıklamalı ekran görüntülerini ve eşleşen bir video anlatımını içeren yapılandırılmış bir playbook dokümanı oluşturur. Çıktı, indirme için PDF veya Word olarak sunulur; barındırma için Notion, Confluence, SharePoint veya Document360 içine gömülür ya da doküman başına görünürlük kontrolleri olan Trupeer’in Shared Page formatında yer alır.

Devam etmeden önce kategoriyle ilgili bir not. "Business playbook software" ifadesi iki farklı şeyi anlatmak için kullanılır. Birinci anlam: Trainual, Process Street, Whale ve Tango Workflows gibi workflow yürütme platformları. Bu platformlar playbook’ları barındırır ve ekip için atanan workflow’lar olarak çalıştırır. Sahiplere adımlar atanır, tamamlanma takibi yapılır, rol bazlı görünümler farklı kişilere farklı bölümler sunar ve analitikler hangi adımların tamamlandığını ya da atlandığını gösterir. Trupeer bu tür bir platform değildir.

İkinci anlam: Ekiplerin playbook’a girecek prosedürel içeriği üretmesine yardımcı olan araçlar. SOP’lar, eğitim kılavuzları, satış playbook prosedürleri, müşteri onboarding workflow’ları, operasyonel kontrol listeleri. Trupeer bu ikinci kategoriye uyar. AI, geleneksel olarak günler süren manuel yazma ve ekran görüntüleme işini üstlenir. Ardından içerik, ekiplerin playbook’ları zaten nerede çalıştırdığına göre barındırılır (ekip bu platformlardan birini kullanıyorsa Trainual veya Whale’de, ekip bir wiki kullanıyorsa Notion veya Confluence’ta, ekipte mevcut bir sistem yoksa Trupeer’in bilgi tabanında).

İş Playbook Yazılımı neden gerekli?

Çoğu ekibin yaşadığı desen. Kıdemli çalışanlar işi nasıl yaptıklarını bilir; çünkü bunu iki ya da üç yıldır yapmaktadırlar. Yeni çalışanlar bilmez; çünkü kimse playbook’u yazıya dökmemiştir. Bu yüzden onboarding 6-12 hafta sürer; yeni işe başlayanlar her prosedürü ya kıdemli birinin yanında izleyerek öğrenmek zorunda kalır ya da insanları "bekleyin, bunu nasıl yapıyoruz?" sorularıyla bölmek zorunda kalır. Kıdemli ekip üyesinin takvimi, altı ay önce farklı bir yeni işe başlayan için yaptığı aynı açıklamalarla dolar. Bunu departmanlar, lokasyonlar ve çeyrekler boyunca çoğaltın; maliyet hızla büyür. Bu nedenle, onboarding ve dokümantasyonun aynı kaynaktan geldiği business plan şablonları ile birlikte kullanmak çok uygundur.

Diğer desen. Playbook Trainual, Whale veya Notion’da vardır. Adımlar listelenmiştir. Sahipler atanmıştır. Ancak bir sahip, kendisine atanan adımı yürütmek için oturduğunda dokümantasyonu okur ve bunun 18 ay önce yazıldığını, değişmiş bir UI’ye atıf yaptığını ve o zamandan beri eklenen üç onay istemini atladığını fark eder. Dokümantasyon teknik olarak oradadır ama yanlıştır. Sahipler bunun yerine Slack’te sorar. Playbook, tamamlanmış gibi görünen bir dokümantasyon tiyatrosuna dönüşür; ama kimse ona güvenmez.

İki desenin de ortak kök nedeni şudur: playbook yapısının altındaki prosedürel içeriğin doğru ve güncel olması gerekir; aksi halde playbook çalışmayı bırakır. Trupeer, prosedürel içerik üretimini özellikle düzeltir. Gerçek prosedürü kaydedin; AI dokümantasyonu üretir. Prosedür değiştiğinde, etkilenen adımı yeniden kaydedin; dokümantasyon yerinde güncellenir. Böylece playbook’un prosedürel içeriği gerçeğe uyumlu kalır.

Bu İş Playbook Yazılımı ne yapar

Trupeer’in iş playbook dokümantasyon aracı, playbook’lara organize edilen prosedürel içeriği üretir. AI, tek bir işleme geçişinde üç işi bir arada yapar:

İlk olarak, kayıt içinden zaman damgalarıyla birlikte sıralı adımları çıkarır; her tıklamada açıklamalı ekran görüntülerini yakalar ve eşleşen yazılı prosedür dokümanını oluşturur. Yani "çeyreklik satış kapanışını nasıl yürütüyoruz" şeklindeki 6 dakikalık bir kayıt, her birinde ekran görüntüsü olan 12 numaralı adımlı yapılandırılmış bir dokümana dönüşür. Toplam yazma süresi: yaklaşık sıfır.

İkinci olarak, aynı prosedür için eşleşen bir video anlatım üretir. Yazılı dokümanı besleyen aynı kayıt, dolgu kelimeleri kaldırılmış, tıklama anlarına göre zamanlanmış yakınlaştırma efektleri uygulanmış ve marka kit’i otomatik olarak eklenmiş, cilalı video sürümünü üretir. Her iki format da aynı kaynaktan gelir.

Üçüncü olarak, dokümanlar Trupeer’in yerleşik bilgi tabanı yapısına; bölümler ve bölümler/chapters ile birlikte, doküman başına görünürlük ayarlarıyla (genel, yalnızca kuruluş, seçili domain’ler, davetle erişim) organize edilir. Böylece playbook dokümantasyonu, ekibin gezinebileceği yapılandırılmış bir kütüphanede yaşar ya da ekiplerin zaten kullandığı herhangi bir playbook barındırma platformuna dışa aktarılır.

Temel Yetenekler:

• Ekran kayıtlarından, ekran görüntüleri ve satır içi numaralı adımlarla yazılı prosedürel dokümanlar üretin

• Aynı kaynak kayıttan eşleşen video anlatımlar üretin

• Prosedürel dokümanları bölümler ve bölümler/chapters halinde düzenleyin; kütüphane genelinde arama yapın

• Doküman başına görünürlük ayarları: genel, yalnızca kuruluş, seçili domain’ler, davetle erişim

• Trupeer dışı barındırma için PDF, Word veya MP4 olarak dışa aktarın

• Ücretli katmanlarda dokümanları 65+ dile çevirin; hem yazılı kılavuza hem de video seslendirmesine uygulanır

Trupeer’in İş Playbook Yazılımı nasıl çalışır

Adım 1: Prosedürünüzü kaydedin

Tarayıcı tabanlı ekran kaydediciyi açın ve dokümante etmek istediğiniz prosedür boyunca ilerleyin. Yeni bir ekip üyesine öğretir gibi adımları anlatın. Ya da Loom, Zoom veya benzeri araçlardan mevcut bir kaydı yükleyin.

Adım 2: AI playbook içeriğini oluşturur

Platform, kayıttaki her adımı çıkarır, açıklamalı ekran görüntülerini yakalar, yazılı dokümantasyonu oluşturur ve eşleşen video anlatımını üretir. Dolgu kelimeleri kaldırılır, imleç titremesi yumuşatılır, marka kit’i uygulanır. Toplam AI işleme: genellikle kayıt uzunluğuna bağlı olarak 5-15 dakika.

Adım 3: Düzenleyin ve dağıtın

Otomatik oluşturulan dokümanı gözden geçirin, gerekli tüm düzenlemeleri yapın ve playbook yapınıza uyan bilgi tabanı bölümlerine göre düzenleyin. Shared Page bağlantısı üzerinden paylaşın, mevcut playbook platformunuza gömün veya PDF ya da Word olarak indirin.

Bu Trupeer İş Playbook Yazılımı kimin için

Trupeer’in iş playbook dokümantasyon aracı, playbook’ları için düzenli olarak prosedürel içerik üretmesi gereken ancak adanmış bir teknik yazarlık fonksiyonu olmayan ekiplere hizmet eder.

• Operasyon Yöneticileri: Ekip her çeyrekte çalıştığı yinelenen prosedürleri (kapanış, lansman, denetim hazırlığı, yeni işe başlayan onboarding) dokümante edin; böylece o çeyrekte kim yürütüyor olursa olsun aynı süreç aynı şekilde çalışır. Prosedürler geliştikçe güncellemeler, değişen tek bir adım yeniden kaydedilerek yapıldığı için playbook güncel kalır.

• Satış Operasyonları ve Satış Enablement: Tekrarlanabilir satış hareketlerini dokümante edin — demo prosedürleri, discovery call workflow’ları, onboarding devir adımları, anlaşma inceleme playbook prosedürleri. Aynı kaynak kayıt, yeni temsilci eğitimi için video anlatımı ve playbook’un barındırılan içeriği için yazılı referans dokümanını üretir.

• Müşteri Başarısı Liderleri: müşteri onboarding playbook prosedürlerini, hesap sağlığı inceleme workflow’larını, genişleme görüşmesi çerçevelerini ve çeyreklik iş değerlendirme prosedürlerini dokümante edin. Her prosedür; ekran görüntüleri, satır içi adımlar ve eşleşen video içeren kendi dokümanına sahiptir — hepsi ekibin mevcut playbook yapısından bağlantılıdır.

• İK ve E&D Uzmanları: çalışan onboarding prosedürlerini, yan haklar/benefits kayıt workflow’larını, performans değerlendirme döngülerini ve politika anlatımlarını dokümante edin. Yıllık playbook güncellemeleri, sistemler veya süreçler değiştiğinde tam yeniden inşa yerine, değişen tek bir adımın yeniden kaydedilmesiyle yapılır.

• Franchise ve Çok Lokasyonlu Operasyonlar: Her lokasyona gönderilen standartlaştırılmış prosedürel dokümantasyon üretin. Tek bir kaynak kayıttan yerel dillere çevirin. Marka kit’i, kaynağı kimin kaydettiğine bakılmaksızın her lokasyonun playbook dokümantasyonunun tutarlı görünmesini sağlar.

• Scale-Up Şirketleri: Prosedürel bilgiyi, ayrılmadan önce kıdemli çalışanlardan yakalayın. Normal iş sırasında gerçek prosedürleri kaydetmek, her zaman sarkan ayrı bir yazma projesi olarak değil; dokümantasyonu bir yan ürün olarak üretir.

Trupeer’in İş Playbook Yazılımının Öne Çıkan Özellikleri

• AI, kayıtlardan prosedürel içerik üretir: AI, kaydınızdaki tıklama sırasını izler ve satır içinde numaralı adımlar ile ekran görüntüleri içeren eşleşen yazılı dokümanı oluşturur. Yani 30 manuel ekran görüntüsü işlemi sıfıra iner. Yazar, yakalananı gözden geçirir, ayar gerektirenleri değiştirir ve gönderir.

• Aynı kaynaktan eşleşen video anlatım: Yazılı dokümanı oluşturan aynı kayıt, cilalı video sürümünü de üretir. Dolgu kelimeleri kaldırılır, imleç titremesi yumuşatılır, tıklama anlarına göre zamanlanmış yakınlaştırma efektleri uygulanır, marka kit’i stilleri eklenir. Her iki format da aynı kaynak kayıttan gelir.

• Bölümler ve bölümler/chapters içeren bilgi tabanı: Prosedürel dokümanları playbook’unuzla eşleşen yapıya göre düzenleyin. Her playbook kategorisi kendi bölümünü alır. Kütüphane genelinde arama, biri bir sorgu yazdığında doğru dokümanı getirir. 50 doküman sınırını geçtikten sonra, çoğu dokümantasyon sistemi burada bozulmaya başlar. Trupeer’in araması çalışmaya devam eder.

• Doküman başına görünürlük: Operasyonel playbook dokümanları yalnızca kuruluş içinde kalır. Müşteriye yönelik playbook adımları, müşterinin ekibiyle paylaşıldığında seçili domain görünürlüğü alır. Uyumluluk açısından hassas prosedürler davetle erişimde kalır. Görünürlüğü doküman başına ayarlayın; sonradan hiçbir şeyi yeniden inşa etmeden değiştirin.

• Değişen tek bir adımı yeniden kaydederek güncellemeler: Altta yatan prosedür kaydığında (sistem UI güncellemesi, workflow iyileştirmesi), yalnızca o adımı yeniden kaydedin. AI ilgili bölümü yeniden işler. Hem video hem de yazılı doküman yerinde güncellenir. Böylece sistemler ve süreçler değişse bile playbook’un prosedürel içeriği güncel kalır.

Trupeer, Trainual, Process Street, Whale ve playbook yürütme platformlarının yanında nerede konumlanır

İş playbook araçları alanında iki ayrı kategori vardır. Birincisi playbook yürütme platformlarıdır: Trainual, Process Street, Whale, SweetProcess, Tango Workflows ve benzeri araçlar. Bu platformlar playbook’ları barındırır ve atanan workflow’lar olarak çalıştırır. Sahiplere prosedürler atanır, tamamlanma takibi yapılır, rol bazlı erişim farklı ekip üyelerine farklı prosedürler sunar ve paneller hangi playbook’ların yürütüldüğünü hangilerinin atlandığını gösterir. Bu platformlar playbook’ların yürütme katmanı için tasarlanmıştır. Trupeer bu katman için üretilmemiştir ve bunu hedeflemez.

İkinci kategori, playbook’lar için prosedürel içerik üretimidir. Playbook yapılarının içine organize edilen dokümanları üreten araçlar. Trupeer, Scribe, Tango (tıklama yakalama aracı, Tango Workflows değil) ve Guidde bu kategoriye uyar. Satın alan genellikle operasyonlar, satış enablement, müşteri başarısı, İK veya E&D’dedir. Kullanım senaryosu: prosedürel içeriği manuel yazmanın izin verdiğinden daha hızlı ve daha doğru üretmek. Bu kategoride Trupeer’in özel konumlandırması şudur: tek bir kayıttan hem video hem de yazılı doküman, yerleşik marka kit’i ve 65+ dil çevirisi ve prosedürler değiştikçe prosedürel içeriği güncel tutan “bir adımı yeniden kaydet” güncelleme mekanikleri.

Çoğu ekibin sonunda benimsediği dürüst desen. Barındırma ve atama katmanı olarak bir playbook yürütme platformu (Trainual, Process Street, Whale) kullanın. İçerik üretim katmanı olarak Trupeer’i kullanın. Yürütme platformu, "hangi playbook adımına kim atanmış, kim tamamlamış, kime hatırlatma gerekiyor" gibi işleri yönetir. Trupeer ise "her adımın prosedürü gerçekte nasıl görünüyor; ekran görüntüleri ve video anlatımıyla" işini yönetir. İki aracı birlikte kullanan çoğu ekip, her aracın kendi katmanını iyi yapması nedeniyle eşleşmenin işe yaradığını görür. Mevcut bir yürütme platformu olmayan ve prosedürel dokümantasyonu bilgi tabanı yapısında organize etmek isteyen ekipler için Trupeer’in yerleşik bilgi tabanı, barındırma tarafını da kapsar. Her iki desen de çalışır.

İlgili Araçları Keşfedin

• Teknik Dokümantasyon Oluşturucu

• Kullanıcı Kılavuzu

• Bilgi tabanı yazılımı

• Doküman Yönetim Yazılımı

• Ürün Yayın Notu Oluşturucu

• Yazılım Süreci Oluşturucu

• Müşteri Hizmetleri AI Yazarı

• Muhasebe El Kitabı Oluşturucu