Yapay Zeka İş Rehberi Yazılımı

Trupeer, ekran kayıtlarından iş oyun kitabı (business playbook) dokümantasyonu üretir. Gerçek çalışma sırasında iş akışını bir kez kaydedersiniz, yapay zeka numaralandırılmış adımlarla, açıklamalı ekran görüntüleriyle ve eşleşen bir videolu rehberle yapılandırılmış bir oyun kitabı belgesi oluşturur. Çıktı, indirilmek üzere PDF veya Word olarak sunulur, barındırılmak üzere Notion, Confluence, SharePoint veya Document360 içine yerleştirilir veya belge başına görünürlük kontrolleri olan Trupeer'in Paylaşılan Sayfa formatında yer alır.

Daha ileri gitmeden önce kategori üzerine bir not düşelim. "İş oyun kitabı yazılımı" (Business playbook software) ifadesi iki farklı anlama gelecek şekilde kullanılır. Birinci anlam: Trainual, Process Street, Whale ve Tango Workflows gibi iş akışı yürütme platformlarıdır. Bunlar oyun kitaplarını barındırır ve bunları ekibe atanmış iş akışları olarak çalıştırır. Adımlara sorumlular atanır, tamamlanma durumları takip edilir, rol tabanlı görünümler farklı insanlara farklı bölümleri gösterir ve analitikler hangi adımların tamamlandığını veya atlandığını gösterir. Trupeer bu tarz bir platform değildir.

İkinci anlam ise: ekiplerin bir oyun kitabına giren prosedürel içeriği üretmelerine yardımcı olan araçlardır. Standart İşletim Prosedürleri (SOP'lar), eğitim kılavuzları, satış oyun kitabı prosedürleri, müşteri ilk katılım (onboarding) iş akışları, operasyonel kontrol listeleri. Trupeer bu ikinci kategoriye uyar. Yapay zeka, geleneksel olarak günlerce manuel yazım ve ekran görüntüsü almayı gerektiren içerik üretim işini üstlenir. Ardından içerik, ekibin oyun kitaplarını halihazırda çalıştırdığı yerde barındırılır (ekip bu platformlardan birini kullanıyorsa Trainual veya Whale'de; ekip bir wiki kullanıyorsa Notion veya Confluence'da; ekibin mevcut bir sistemi yoksa Trupeer'in bilgi tabanında).

İş Oyun Kitabı Yazılımı Neden Gereklidir?

Çoğu ekibin karşılaştığı ilk senaryo: Kıdemli çalışanlar işin nasıl yapıldığını bilirler çünkü bunu iki veya üç yıldır yapmaktadırlar. Yeni çalışanlar ise bilmezler, çünkü kimse oyun kitabını yazıya dökmemiştir. Bu yüzden işe alıştırma (onboarding) 6-12 hafta sürer; çünkü yeni çalışanlar her prosedürü kıdemli birini gölgeleyerek veya insanları "durun, bunu nasıl yapıyorduk?" sorularıyla bölerek öğrenmek zorunda kalırlar. Kıdemli ekip üyesinin takvimi, altı ay önce farklı bir yeni çalışana yaptıkları açıklamaların aynısıyla dolar. Bunu departmanlar, konumlar ve çeyrekler genelinde katladığınızda, maliyet hızla büyür.

Diğer senaryo: Oyun kitabı Trainual, Whale veya Notion'da mevcuttur. Adımlar listelenmiştir. Sorumlular atanmıştır. Ancak sorumlu kişi kendisine atanan adımı uygulamak için bilgisayar başına geçtiğinde dokümantasyonu okur ve bunun 18 ay önce yazıldığını, değişmiş bir arayüze atıfta bulunduğunu ve o zamandan beri eklenen üç onay istemini atladığını fark eder. Yani dokümantasyon teknik olarak oradadır ama yanlıştır. Sorumlular bunun yerine Slack üzerinden soru sorarlar. Oyun kitabı bir dokümantasyon tiyatrosuna dönüşür; eksiksiz görünür ama kimse ona güvenmez.

Her iki senaryonun da ortak bir kök nedeni vardır: Oyun kitabı yapısının altındaki prosedürel içeriğin doğru ve güncel olması gerekir, aksi takdirde oyun kitabı çalışmayı durdurur. Trupeer özellikle prosedürel içerik üretimini çözer. Gerçek prosedürü kaydedersiniz, yapay zeka dokümantasyonu oluşturur. Prosedür değiştiğinde, etkilenen adımı yeniden kaydedersiniz ve dokümantasyon olduğu yerde güncellenir. Böylece oyun kitabının prosedürel içeriği gerçeklikle senkronize kalır.

Bu İş Oyun Kitabı Yazılımı Ne İşe Yarar?

Trupeer'in iş oyun kitabı dokümantasyon aracı, oyun kitaplarında organize edilen prosedürel içeriği üretir. Yapay zeka tek bir işlem geçişinde üç işi birden halleder:

İlk olarak, zaman damgalarıyla birlikte kayıttan ardışık adımları çıkarır, her tıklamada açıklamalı ekran görüntüleri yakalar ve eşleşen yazılı prosedür belgesini oluşturur. Böylece "çeyreklik satış kapanışını nasıl yapıyoruz" konulu 6 dakikalık bir kayıt, 12 numaralı adımdan oluşan ve her birinde ekran görüntüsü bulunan yapılandırılmış bir belgeye dönüşür. Toplam yazma süresi: kabaca sıfır.

İkinci olarak, aynı prosedürün eşleşen bir video rehberini üretir. Yazılı belgeyi besleyen aynı kayıt; gereksiz kelimelerin temizlendiği, yakınlaştırma efektlerinin tıklama anlarına göre zamanlandığı ve marka kiti stilinin otomatik olarak uygulandığı şık bir video versiyonu üretir. Aynı kaynaktan her iki format da elde edilir.

Üçüncü olarak, belgeler, belge başına görünürlük ayarlarıyla (herkese açık, yalnızca kuruluş, seçilen alan adları, yalnızca davetle) birlikte bölüm ve kısımlardan oluşan Trupeer'in yerleşik bilgi tabanı yapısında düzenlenir. Böylece oyun kitabı dokümantasyonu ekibin gezinebileceği yapılandırılmış bir kütüphanede yaşar veya ekibin halihazırda kullandığı oyun kitabı barındırma platformuna aktarılır.

Temel Yetenekler:

• Ekran görüntülü ve satır içi numaralandırılmış adımlara sahip ekran kayıtlarından yazılı prosedür belgeleri oluşturma

• Aynı kaynak kayıttan eşleşen video rehberleri üretme

• Prosedür belgelerini, kütüphane genelinde arama özelliğiyle birlikte bölüm ve kısımlar halinde düzenleme

• Belge başına görünürlük ayarları: herkese açık, yalnızca kuruluş, seçilen alan adları, yalnızca davetle

• Trupeer dışında barındırmak için PDF, Word veya MP4 formatında dışa aktarma

• Ücretli planlarda belgeleri 65'ten fazla dile çevirme, hem yazılı kılavuza hem de video seslendirmesine uygulama

Trupeer’in İş Oyun Kitabı Yazılımı Nasıl Çalışır?

Adım 1: Prosedürünüzü kaydedin

Tarayıcı tabanlı ekran kaydediciyi açın ve belgelemek istediğiniz prosedürü uygulayın. Adımları, yeni bir ekip üyesine öğretiyormuş gibi konuşarak anlatın. Veya Loom, Zoom veya benzeri araçlardan mevcut bir kaydı yükleyin.

Adım 2: Yapay zeka oyun kitabı içeriğini oluşturur

Platform, kayıttan her adımı çıkarır, açıklamalı ekran görüntüleri yakalar, yazılı dokümantasyonu oluşturur ve eşleşen video rehberini üretir. Dolgu kelimeler kaldırılır, imleç titremesi düzeltilir, marka kiti uygulanır. Toplam yapay zeka işleme süresi: kayıt uzunluğuna bağlı olarak genellikle 5-15 dakika sürer.

Adım 3: Düzenleyin ve dağıtın

Otomatik olarak oluşturulan belgeyi gözden geçirin, gerekli düzenlemeleri yapın, oyun kitabı yapınızla eşleşen bilgi tabanı bölümlerinde düzenleyin. Paylaşılan Sayfa bağlantısı aracılığıyla paylaşın, mevcut oyun kitabı platformunuza yerleştirin veya PDF ya da Word olarak indirin.

Trupeer’in İş Oyun Kitabı Yazılımı Kimler İçindir?

Trupeer'in iş oyun kitabı dokümantasyon aracı, oyun kitapları için düzenli olarak prosedürel içerik üretmesi gereken ancak özel bir teknik yazarlık birimi olmayan ekiplere hizmet eder.

• Operasyon Yöneticileri: Ekibin her çeyrekte yürüttüğü tekrarlayan prosedürleri (kapanış, lansman, denetim hazırlığı, yeni işe alım eğitimi) belgeleyin, böylece o çeyrekte kimin uyguladığından bağımsız olarak aynı süreç aynı şekilde yürütülür. Prosedürler geliştikçe oyun kitabı güncel kalır çünkü güncellemeler değişen tek bir adımın yeniden kaydedilmesiyle gerçekleşir.

• Satış Operasyonları ve Satış Yetkilendirme: Tekrarlanabilir satış hareketlerini belgeleyin — demo prosedürleri, keşif araması iş akışları, ilk katılım devir adımları, anlaşma inceleme oyun kitabı prosedürleri. Aynı kaynak kayıt, hem yeni satış temsilcisi eğitimi için video rehberini hem de oyun kitabının barındırılan içeriği için yazılı referans belgesini üretir.

• Müşteri Başarısı Liderleri: Müşteri ilk katılım oyun kitabı prosedürlerini, hesap sağlığı inceleme iş akışlarını, genişleme görüşme çerçevelerini ve çeyreklik iş inceleme prosedürlerini belgeleyin. Her prosedürün kendi ekran görüntüleri, satır içi adımları ve eşleşen videosu olan kendi belgesi vardır — hepsi ekibin mevcut oyun kitabı yapısından bağlantılıdır.

• İK ve L&D (Öğrenme ve Gelişim) Uzmanları: Çalışan ilk katılım prosedürlerini, yan haklar kayıt iş akışlarını, performans değerlendirme döngülerini ve politika rehberlerini belgeleyin. Sistemler veya süreçler değiştiğinde tam yeniden yapılandırmalar yerine, değişen bir adımın yeniden kaydedilmesiyle yıllık oyun kitabı güncellenir.

• Franchise ve Çok Lokasyonlu Operasyonlar: Her lokasyona gönderilecek standart prosedür dokümantasyonunu üretin. Tek bir kaynak kayıttan yerel dillere çevirin. Marka kiti, kaynak kaydı kimin yaptığından bağımsız olarak her lokasyonun oyun kitabı dokümantasyonunun tutarlı görünmesini sağlar.

• Hızla Büyüyen (Scale-Up) Şirketler: Kıdemli çalışanlardan gelen prosedür bilgilerini, onlar ayrılmadan önce yakalayın. Gerçek prosedürleri normal çalışma sırasında kaydetmek, her zaman ertelenen ayrı bir yazım projesi olarak değil, işin bir yan ürünü olarak dokümantasyon oluşturur.

Trupeer’in İş Oyun Kitabı Yazılımının Temel Özellikleri

• Yapay zeka kayıtlardan prosedürel içerik üretir: Yapay zeka, kaydınızdaki tıklama sırasını izler ve numaralandırılmış adımlarla, ekran görüntülü yazılı belgeyi yan yana oluşturur. Böylece 30 manuel ekran görüntüsü alma işlemi sıfıra iner. Yazar neyin yakalandığını gözden geçirir, ayarlanması gerekenleri değiştirir ve yayınlar.

• Aynı kaynaktan eşleşen video rehberi: Yazılı belgeyi oluşturan aynı kayıt, şık video versiyonunu da üretir. Dolgu kelimeler kaldırılır, imleç titremesi düzeltilir, yakınlaştırma efektleri tıklama anlarına göre zamanlanır, marka kiti stili uygulanır. Her iki format da aynı kaynak kayıttan elde edilir.

• Bölüm ve kısımlara sahip bilgi tabanı: Prosedür belgelerini oyun kitabınıza uyan yapıda düzenleyin. Her oyun kitabı kategorisi kendi bölümünü alır. Kitaplık genelinde yapılan arama, birisi bir sorgu yazdığında doğru belgeyi döndürür. 50 belge sınırından sonra, çoğu dokümantasyon sisteminin çökmeye başladığı yer burasıdır. Trupeer'in araması çalışmaya devam eder.

• Belge başına görünürlük: Operasyonel oyun kitabı belgeleri yalnızca kuruma özel kalır. Müşterinin ekibiyle paylaşılan müşteri odaklı oyun kitabı adımları, seçilen alan adları görünürlüğü alır. Uyumluluğa duyarlı prosedürler yalnızca davetli olarak kalır. Belge başına görünürlüğü ayarlayın, daha sonra hiçbir şeyi yeniden oluşturmadan değiştirin.

• Değişen tek bir adımı yeniden kaydederek güncellemeler: Temel prosedür değiştiğinde (sistem arayüzü güncellemesi, iş akışı iyileştirmesi), yalnızca o adımı yeniden kaydedin. Yapay zeka o bölümü yeniden işler. Hem video hem de yazılı belge yerinde güncellenir. Böylece sistemler ve süreçler değiştikçe oyun kitabının prosedürel içeriği güncel kalır.

Trupeer'in Trainual, Process Street, Whale ve oyun kitabı yürütme platformlarının yanındaki yeri

İş oyun kitabı araç alanı iki belirgin kategoriye sahiptir. Birincisi oyun kitabı yürütme platformlarıdır: Trainual, Process Street, Whale, SweetProcess, Tango Workflows ve benzeri araçlar. Bunlar oyun kitaplarını barındırır ve bunları atanmış iş akışları olarak çalıştırır. Prosedürlere sorumlular atanır, tamamlanma durumları takip edilir, rol tabanlı erişim farklı prosedürleri farklı ekip üyelerine gösterir, gösterge panelleri hangi oyun kitaplarının yürütüldüğünü ve hangilerinin atlandığını gösterir. Bu platformlar oyun kitaplarının yürütme katmanı için tasarlanmıştır. Trupeer bu katman için tasarlanmamıştır ve öyle olma iddiası yoktur.

İkinci kategori, oyun kitapları için prosedürel içerik üretimidir. Oyun kitabı yapılarında organize edilen belgeleri oluşturan araçlar. Trupeer, Scribe, Tango (Tango Workflows değil, tıklama yakalama aracı) ve Guidde bu kategoriye girer. Alıcı genellikle operasyon, satış yetkilendirme, müşteri başarısı, İK veya öğrenme ve gelişim (L&D) alanlarındadır. Kullanım senaryosu: prosedürel içeriği manuel yazımın izin verdiğinden daha hızlı ve daha doğru üretmek. Trupeer'in bu kategori içindeki özel konumu: tek bir kayıttan hem video hem de yazılı belge, yerleşik marka kiti ve 65'ten fazla dil çevirisi ve prosedürler değiştikçe prosedürel içeriği güncel tutan tek adımı yeniden kaydetme güncelleme mekaniğidir.

Çoğu ekibin benimsediği dürüst model: Barındırma ve atama katmanı olarak bir oyun kitabı yürütme platformu (Trainual, Process Street, Whale) kullanın. Trupeer'i ise onu besleyen içerik üretim katmanı olarak kullanın. Yürütme platformu "kimin hangi oyun kitabı adımına atandığı, kimin bunu tamamladığı, kimin hatırlatmalara ihtiyacı olduğu" konularını yönetir. Trupeer ise "ekran görüntüleri ve videolu bir rehberle birlikte her adımın prosedürünün gerçekte neye benzediğini" yönetir. Her iki aracı da çalıştıran çoğu ekip, her araç kendi özel katmanını iyi yaptığı için bu eşleştirmenin işe yaradığını görmektedir. Mevcut bir yürütme platformu olmayan ve yalnızca bir bilgi tabanı yapısında organize edilmiş prosedür dokümantasyonuna ihtiyaç duyan ekipler için, Trupeer'in yerleşik bilgi tabanı barındırma tarafını da kapsar. Her iki model de çalışır.

İlgili Araçları Keşfedin

• Teknik Dokümantasyon Oluşturucu

• Kullanım Kılavuzu Rehberi

• Bilgi tabanı yazılımı

• Belge Yönetim Yazılımı

• Ürün Sürüm Notu Oluşturucu

• Yazılım Süreç Oluşturucu

• Müşteri Hizmetleri Yapay Zeka Yazarı

• Muhasebe El Kitabı Oluşturucu